Reglement voor de raad van toezicht van het COA

9 december 2011

bedrijfsonderdeel: Strategie & Bestuur

Reglement voor de raad van toezicht van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers

Overwegende dat op grond van artikel 10, lid 6 van de Wet COA, laatstelijk gewijzigd bij Wet van 20 mei 2010, de raad van toezicht een reglement vaststelt, dat in ieder geval voorziet in zijn werkwijze en de wijze van zijn besluitvorming en de mogelijkheid tot instelling van commissies;

overwegende dat in aanvulling op de bepalingen in de Wet van 2 november 2006 houdende regels betreffende zelfstandige bestuursorganen (Kaderwet zelfstandige bestuursorganen) en de Wet COA betreffende de taken en inrichting van de raad van toezicht aanvullende bepalingen noodzakelijk zijn;

heeft de raad van toezicht op 9 december het volgende Reglement vastgesteld en heeft de minister dit Reglement goedgekeurd op 24 december 2011:

Artikel 1 Taken en bevoegdheden

• 1. De raad van toezicht richt zich bij de vervulling van de taak als bedoeld in artikel 11, lid 1 van de Wet COA naar het belang van het COA en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij het COA betrokkenen en het algemeen belang af.

• 2. Het bestuur legt in ieder geval ter goedkeuring dan wel instemming aan de raad van toezicht voor de besluiten van het bestuur bedoeld in artikel 11, lid 2, onderdelen e. en f. van de Wet COA betreffende het doen van investeringen of desinvesteringen en het aangaan van meerjarige exploitatieovereenkomsten waarvan het geldelijk belang een bedrag van € 10 miljoen te boven gaat.

• 3. De raad van toezicht en de leden afzonderlijk hebben een eigen verantwoordelijkheid om van het bestuur alle informatie te verlangen die de raad van toezicht nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitvoeren. Het bestuur van het COA verstrekt de raad van toezicht tijdig alle voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. Indien de raad van toezicht dit nodig acht kan hij door tussenkomst van het bestuur informatie inwinnen van/bij functionarissen en externe adviseurs van het COA. Dit geschiedt na overleg met het bestuur, tenzij er sprake is van zwaarwegende redenen hiervan af te zien.

Artikel 2 Samenstelling raad van toezicht, deskundigheid en onafhankelijkheid

• 1. De raad van toezicht stelt een getrapt rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat leden tegelijk aftreden. Het rooster is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van het COA.

• 2. Bij het doen van een voordracht voor een nieuw te benoemen lid aan de minister, stelt de raad van toezicht de volgende eisen:

  • a. Elk lid van de raad van toezicht dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de raad van toezicht worden door de raad van toezicht vastgesteld.

  • b. Elk lid beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak, binnen zijn rol in het kader van de profielschets van de raad van toezicht.

  • c. Minimaal één lid van de raad van toezicht is een financieel expert, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op financieel administratief/accounting terrein bij een grote rechtspersoon.

  • d. Minimaal één lid van de raad van toezicht is een jurist, die ervaring en kennis heeft opgedaan in een voor het COA relevante werkomgeving.

  • e. De raad van toezicht moet zodanig zijn samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur, de minister en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Een (her)benoeming van een lid vindt slechts plaats na zorgvuldige overweging en met inachtneming van de genoemde profielschets. Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad van toezicht.

• 3. Alle leden van de raad van toezicht zijn onafhankelijk in de zin dat de volgende afhankelijkheidscriteria niet op hen van toepassing zijn:

  • in de drie jaar voorgaande aan de benoeming was het lid werknemer of bestuurder van het COA;

  • het lid was in het jaar voorafgaande aan de benoeming ambtenaar of politiek ambtsdrager op het departement waaronder het COA ressorteert;

  • het lid was in het jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie van het COA, waaronder ook verstaan dient te worden een adviseurschap van het COA.

• 4. Alle leden van de raad van toezicht volgen na hun benoeming een introductieprogramma. Jaarlijks beoordeelt de raad van toezicht op welke onderdelen leden gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training. Het COA speelt hierin een faciliterende rol en draagt hiervan de kosten.

• 5. Het verslag van de raad van toezicht in het jaarverslag vermeldt onverminderd artikel 18 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen:

  • de hoogte van de individuele beloningen en onkostenvergoedingen van de leden van de raad van toezicht;

  • per lid of voldaan is aan het onafhankelijkheidsvereiste als vermeld in lid 3 van dit artikel.

• 6. Indien naar het oordeel van de raad van toezicht een lid tussentijds dient af te treden wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid voor de vervulde functie dan wel wegens andere zwaarwegende in de persoon van betrokkene gelegen redenen, doet de raad van toezicht een voordracht voor ontslag van het desbetreffende lid van de raad van toezicht aan de minister. Ingeval er geen voordracht als bedoeld in artikel 10, lid 5 Wet COA is gedaan of het niet mogelijk is een dergelijke voordracht te doen, stelt de minister de raad in de gelegenheid zijn gevoelen over een voorgenomen schorsing of ontslag kenbaar te maken aan de minister conform artikel 10, lid 5 Wet COA.

• 7. Indien leden frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van toezicht, worden zij daarop aangesproken. De aan- en afwezigheid wordt in het jaarverslag vermeld.

• 8. Het lidmaatschap van de raad van toezicht eindigt door het verstrijken van de benoemingstermijn behoudens ingeval sprake is van herbenoeming, door overlijden of door ontslag, al dan niet op eigen verzoek.

Artikel 3 Voorzitter van de raad van toezicht

• 1. De voorzitter is namens de raad van toezicht het eerste aanspreekpunt voor het bestuur en voor de minister.

• 2. De voorzitter van de raad van toezicht ziet erop toe dat:

  • door de raad van toezicht de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen;

  • de raad van toezicht en eventuele commissies behoorlijk functioneren;

  • voldoende tijd bestaat voor de beraadslaging en besluitvorming door de raad van toezicht;

  • de raad van toezicht een vicevoorzitter kiest;

  • de raad van toezicht een secretaris kiest, die erop toe ziet dat de juiste procedures worden gevolgd en dat wordt gehandeld in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen;

  • de bestuurders en leden van de raad van toezicht jaarlijks worden beoordeeld op hun functioneren;

  • de contacten van de raad van toezicht met het bestuur, de minister en ondernemingsraad naar behoren verlopen.

• 3. De voorzitter van de raad van toezicht wordt in zijn rol ondersteund door het COA, waarbij de onafhankelijkheid van de raad van toezicht ten opzichte van het bestuur van het COA in voldoende mate gewaarborgd is.

Artikel 4 Kerncommissies van de raad van toezicht

• 1. De raad van toezicht heeft een auditcommissie en kan uit zijn midden een remuneratiecommissie, een selectie- en benoemingscommissie en andere commissies, met een specifieke door de raad van toezicht toegekende taak, instellen.

• 2. Voor ieder van de commissies stelt de raad van toezicht een werkwijze vast waarin wordt aangegeven wat de rol en verantwoordelijkheid van de betreffende commissie is, haar samenstelling en op welke wijze zij haar taak uitoefent.

• 3. Het verslag van de raad van toezicht vermeldt de samenstelling van de afzonderlijke commissies, het aantal vergaderingen van de commissies, alsmede een weergave van de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen.

• 4. De raad van toezicht ontvangt van elk van de commissies een verslag van beraadslagingen en bevindingen.

Artikel 5 Werkwijze en wijze van besluitvorming

• 1. De raad van toezicht wordt ondersteund door het COA. De ondersteuning bestaat in ieder geval uit de organisatie van de raad van toezicht, zoals secretariële ondersteuning, informatievoorziening, agendering, evaluatie, opleidingsprogramma etc. Daarnaast kan de raad van toezicht desgevraagd een beroep op het bestuur doen tot bijstand bij andere aangelegenheden.

• 2. De raad van toezicht vergadert bij voorkeur op het hoofdkantoor van het COA te Rijswijk. De oproeping voor de vergadering geschiedt schriftelijk door middel van een agenda met bijbehorende stukken. Van het ter besloten vergadering besprokene worden door de secretaris notulen gemaakt die bij de volgende vergadering door de raad van toezicht worden vastgesteld. De documenten van de raad van toezicht zijn openbaar in overeenstemming met de Wet openbaarheid van bestuur. De raad van toezicht vergadert minimaal vier keer per jaar, of zoveel vaker als voor de uitoefening van zijn functie nodig is. Het bestuur is op uitnodiging van de raad van toezicht bij de vergaderingen van de raad van toezicht aanwezig. Het bestuur is afwezig bij de in artikel 7, lid 1 van dit Reglement bedoelde vergaderingen.

• 3. Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem. De raad van toezicht neemt zijn besluiten bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarbij ten minste de helft van het aantal in functie zijnde leden van de raad van toezicht aanwezig is. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De voorzitter en de overige leden van de raad van toezicht onthouden zich van het beraadslagen en medestemmen over zaken welke henzelf, hun echtgenoten of hun bloed- en aanverwanten tot de derde graad besloten, persoonlijk aangaan.

• 4. In spoedeisende gevallen kan buiten de vergadering van de raad van toezicht worden ingestemd met de besluiten van het bestuur, mits alle leden van de raad van toezicht in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, per e-mail of telefonisch hun mening te uiten. Het voorstel is aangenomen, indien de meerderheid van de leden van de raad van toezicht zich voor het voorstel uitspreekt. Indien de stemmen staken, heeft de voorzitter de beslissende stem.

• 5. Bij ontstentenis of belet van één of meer leden van de raad van toezicht, waardoor de in het derde of vierde lid voorgeschreven vorm van overleg niet mogelijk is, worden de taken van de raad van toezicht vervuld door de wel beschikbare leden/het wel beschikbare lid van de raad van toezicht.

Artikel 6 Tegenstrijdige belangen

• 1. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de leden van de raad van toezicht en het COA wordt vermeden. Er worden geen besluiten genomen waarbij tegenstrijdige belangen en/of voordelen van leden van de raad van toezicht spelen, die van materiële betekenis zijn voor het COA en/of voor de betreffende leden.

• 2. Een lid van de raad van toezicht handelt integer en zal niet in concurrentie met het COA treden, geen schenkingen van het COA vorderen of aannemen, ten laste van het COA geen ongerechtvaardigde voordelen verschaffen en geen zakelijke kansen die aan het COA toekomen benutten.

• 3. Een lid van de raad van toezicht meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor het COA en/of voor zichzelf op eigen initiatief terstond aan de leden van de raad van toezicht en verschaft daarover gevraagd en ongevraagd alle relevante informatie.

• 4. De raad van toezicht besluit buiten aanwezigheid van het betrokken lid of sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang bestaat in ieder geval wanneer het COA voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:

  • waarin een lid persoonlijk een materieel financieel belang houdt;

  • waarvan een bestuurslid een familierechtelijke verhouding heeft met een lid van de raad van toezicht van het COA, of

  • waarbij een lid van de raad van toezicht van het COA een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

• 5. Een lid van de raad van toezicht neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft, of waarbij sprake zou kunnen zijn van de schijn van belangenverstrengeling.

Artikel 7 Governance

• 1. De raad van toezicht bespreekt ten minste een keer per jaar met de minister, in afwezigheid van het bestuur, zowel zijn eigen functioneren als van het bestuur en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden.

• 2. De raad van toezicht bespreekt ten minste een keer per jaar, in afwezigheid van het bestuur, het functioneren van de individuele leden van het bestuur en van de raad van toezicht.

• 3. De relatie tussen de raad van toezicht en het bestuur wordt versterkt door regelmatig contact tussen de voorzitters van beide organen.

Artikel 8 Bezoldiging of schadeloosstelling

• 1. De minister stelt de hoogte van de bezoldiging of schadeloosstelling van de voorzitter en de leden van de raad van toezicht vast.¹ De bezoldiging of schadeloosstelling wordt ten laste gebracht van het COA, conform de geldende regels van de Belastingdienst.

• 2. Vergoeding van onkosten en binnenlandse reiskosten vindt plaats door middel van declaratie op basis van werkelijk gemaakte kosten, conform de geldende regels van de Belastingdienst.

Artikel 9 Inwerkingtreding, publicatie, geldigheid

• 1. Dit Reglement treedt in werking op het tijdstip waarop het is gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Dit Reglement vervangt – samen met het Reglement voor het bestuur van het COA – het bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers uit 1994.

• 3. Bij verschillen tussen de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, de Wet COA, de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners en dit Reglement gaat de wet voor. Het Reglement gaat voor de Code Goed Bestuur Publieke Dienstverleners.

---

1 Vooralsnog wordt hierbij uitgegaan van de Regeling bestuursvergoeding Centraal Orgaan opvang asielzoekers 1996.