Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 14 juni 2011, nr. CZW/WBI 2011-2000223491, houdende wijziging van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 en de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 in verband met het wijzigen van de bewaartermijn van vingerafdrukken in de reisdocumentenadministratie

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op de artikelen 59 en 65, vierde lid, van de Paspoortwet;

Besluit:

ARTIKEL I

Aan artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 5. In afwijking van het vierde lid worden de in de reisdocumentenadministratie opgenomen vingerafdrukken, bedoeld in artikel 28a, bewaard tot het moment dat de uitreiking van het aangevraagde reisdocument dan wel de reden voor het niet uitreiken daarvan, in het reisdocumentenstation is geregistreerd.

ARTIKEL II

Aan artikel 82 van de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 5. In afwijking van het vierde lid worden de in de reisdocumentenadministratie opgenomen vingerafdrukken, bedoeld in artikel 42a, bewaard tot het moment dat de uitreiking van het aangevraagde reisdocument dan wel de reden voor het niet uitreiken daarvan, in het reisdocumentenstation is geregistreerd.

ARTIKEL III

Op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling eindigt de in artikel 72, vierde lid, van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 en in artikel 82, vierde lid, van de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 genoemde bewaartermijn van gegevens, voor zover het betreft de vingerafdrukken die in de reisdocumentenadministratie zijn opgenomen in verband met reisdocumenten die voor dat tijdstip zijn uitgereikt.

ARTIKEL IV

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J.P.H. Donner.

TOELICHTING

Inleiding

In de reisdocumentenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen die bij de aanvraag van een reisdocument van een aanvrager worden verlangd. Naast personalia als naam en geboortedatum betreft dit ook de foto en de vingerafdrukken die van betrokkene worden opgenomen. Het bewaren van deze gegevens in een reisdocumentenadministratie heeft met name tot doel om bij de aanvraag van een nieuw reisdocument na te kunnen gaan of er al eerder een reisdocument aan betrokkene is verstrekt en of de daarbij destijds opgenomen gegevens overeenkomen met de nieuwe gegevens. Ook kan bij een vermoeden van fraude met een reisdocument worden geverifieerd of de daarin vermelde gegevens overeenkomen met de in de reisdocumentenadministratie opgenomen gegevens.

Sinds juni 2009 worden vingerafdrukken opgenomen in de reisdocumenten en in de reisdocumentenadministratie. In het licht van de tot dusver beperkte voortgang van de technische ontwikkeling is geconcludeerd dat gebruik van de vingerafdrukken voor doeleinden van verificatie en identiteitsvaststelling niet mogelijk is zonder een te hoog percentage gevallen waarin een ‘misser’ wordt aangegeven bij een rechtmatige houder van het reisdocument. Om die reden is geoordeeld dat het beter is om voor nu te stoppen met de opslag van de vingerafdrukken in de decentrale reisdocumentenadministratie.¹ Als uitvloeisel van deze beslissing wordt een wijziging van de Paspoortwet voorbereid, waardoor de wettelijke grondslag om vingerafdrukken in de reisdocumentenadministratie op te slaan, komt te vervallen vanaf het moment dat een reisdocument is uitgereikt of definitief niet meer wordt uitgereikt.

In afwachting van de wijziging van de Paspoortwet wordt in de Paspoortuitvoeringsregelingen de bewaartermijn van dit persoonsgegeven gewijzigd. Het beëindigen van de bewaartermijn betekent dat raadpleging of verstrekking van de desbetreffende vingerafdrukken niet meer aan de orde is. De verwijdering van deze persoonsgegevens dient te geschieden met inachtneming van de bepalingen van de Archiefwet. In de praktijk gebeurt dit door de digitaal opgeslagen vingerafdrukken uit de decentrale reisdocumentenadministraties te verwijderen. Daarvoor moet de programmatuur van het reisdocumentenstation worden aangepast. Zodra de aanpassing van deze programmatuur gereed is, zal de verwijdering ter hand worden genomen. Voorafgaand aan de wijziging van de programmatuur voor de verwijdering van de vingerafdrukken zal vanaf het moment van inwerkingtreding van deze regeling programmatuur worden uitgerold om ervoor te zorgen dat de vingerafdrukken die voor nieuwe aanvragen zijn opgenomen niet meer in de administratie kunnen worden geraadpleegd. De betrokken instanties zullen daarover nog nader worden geïnformeerd.

Verkorting van de bewaartermijn in het aanvraag- en uitgifteproces

De regeling voorziet in de eerste plaats in een verkorting van de bewaartermijn van de vingerafdrukken die in het kader van een aanvraag voor een reisdocument worden opgenomen in de reisdocumentenadministratie. Artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 en artikel 82 van de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 zijn uitgebreid met een vijfde lid. Daarin wordt geregeld dat in tegenstelling tot de andere gegevens die in de reisdocumentenadministratie zijn opgenomen, waarvoor een bewaartermijn geldt van 11 jaar, de opgenomen vingerafdrukken worden bewaard tot het moment dat de uitreiking van het aangevraagde reisdocument dan wel de reden voor het niet uitreiken daarvan, in het reisdocumentenstation is geregistreerd.

De noodzaak om tot uitreiking van het reisdocument de opgenomen vingerafdrukken te bewaren houdt verband met de wijze waarop het aanvraag- en uitgifteproces is ingericht. Indien het reisdocument, bijvoorbeeld als gevolg van beschadiging tijdens het transport of de opslag, niet kan worden uitgereikt, kan met de nog aanwezige aanvraaggegevens, waaronder de vingerafdrukken, een heraanvraag worden gedaan. Het is dan niet nodig dat de aanvrager opnieuw een aanvraag indient, waarbij weer vingerafdrukken zouden moeten worden opgenomen. Op het moment dat de uitreiking van het reisdocument wordt geregistreerd in het reisdocumentenstation is er geen behoefte meer om de vingerafdrukken nog langer te bewaren en eindigt de bewaartermijn.

Het bewaren van de bij de aanvraag opgenomen vingerafdrukken is ook niet meer nodig als duidelijk is dat er geen uitreiking van het reisdocument meer zal plaatsvinden. Dat kan al het geval zijn wanneer is besloten de aanvraag buiten verdere behandeling te laten wegens het niet voldoen aan de wettelijke voorwaarden voor een aanspraak op het reisdocument of wanneer het reisdocument wordt geweigerd op een van de gronden voor weigering of vervallenverklaring die in de Paspoortwet zijn opgenomen. Het is echter ook mogelijk dat een reisdocument is verstrekt en gereed ligt voor uitreiking, maar niet wordt opgehaald door de aanvrager. Op grond van artikel 42, vierde lid, van de Paspoortwet wordt een reisdocument dat niet binnen drie maanden nadat het voor uitreiking beschikbaar is gesteld, door de aanvrager in ontvangst is genomen, door de daartoe bevoegde autoriteit definitief aan het verkeer onttrokken. Al deze omstandigheden zijn redenen voor het niet uitreiken van het aangevraagde reisdocument. Zodra een dergelijke reden in het reisdocumentenstation is geregistreerd, bestaat er geen noodzaak meer om de opgenomen vingerafdrukken nog langer te bewaren.

Verkorting van de bewaartermijn bij reeds uitgereikte reisdocumenten

In de brief van 19 mei 2011 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal² is aangekondigd dat ook de vingerafdrukken die sinds juni 2009 zijn opgeslagen in de reisdocumentenadministratie daaruit zullen worden verwijderd. Daartoe is in deze regeling vastgelegd dat de in artikel 72, vierde lid, van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 en in artikel 82, vierde lid, van de Paspoortuitvoeringsregeling Buitenland 2001 genoemde bewaartermijn van gegevens eindigt op het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling, voor zover het betreft de vingerafdrukken die in de reisdocumentenadministratie zijn opgenomen in verband met reisdocumenten die voor dat tijdstip zijn uitgereikt.

Gelet op de in de brief van 19 mei 2011 gedane toezegging aan de Tweede Kamer om op korte termijn de bewaartermijn voor vingerafdrukken te wijzigen, treedt deze regeling in afwijking van de vaste inwerkingtredingdata in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J.P.H. Donner.

---

1 Brief van 26 april 2011 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Kamerstukken II, 2010/11, 25 764, nr. 46.

2 Kamerstukken II 2010/11, 25 764, nr. 48.