Besluit van de Nationale ombudsman van 24 augustus 2009, nr. P&F 2009.1151, tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt

De Nationale ombudsman,

• Handelend in overeenstemming met het Kabinetsbesluit van 4 juli 2003 tot oprichting van een Shared Service Center HRM voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie;

• Gelet op artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht, en artikel 2 van het mandaatbesluit, nr. 2006 1432 van 12 december 2006, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de directeur;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Nationale ombudsman:

dr A.F.M. Brenninkmeijer;

b. P-Direkt:

de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de minister van Financiën van 11 februari 2009;

c. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de Nationale ombudsman handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2

• 1. De directeur P-Direkt wordt gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van P-Direkt aan de Nationale ombudsman.

• 2. Met betrekking tot de Wet bescherming persoonsgegevens:

  • a. De directeur P-Direkt wordt gemachtigd om in het kader van de dienstverlening aan de Nationale ombudsman verwerkingen van persoonsgegevens uit te voeren als bewerker in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e, van de Wet bescherming persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig het Normenkader Informatiebeveiliging.

    De machtiging wordt geacht te gelden als bewerkersovereenkomst in de zin van artikel 14, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • b. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging tot uitvoering van artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens dan na een besluit van of namens de Nationale ombudsman.

• 3. Met betrekking tot de Archiefwet 1995 wordt de directeur van P-Direkt gemachtigd:

  • a. om op basis van het daartoe strekkende besluit van de Nationale ombudsman papieren documenten door reproducties te vervangen teneinde de aldus vervangen papieren documenten te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • b. om papieren documenten te scannen en de gescande documenten aan het digitale dossier toe te voegen, waarbij de originele papieren documenten worden bewaard totdat vervanging als bedoeld in het derde lid, onder a, is toegestaan;

  • c. om op basis van een daartoe strekkend besluit van of namens de Nationale ombudsman de archiefbescheiden te vernietigen overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995.

• 4. Voor de toepassing van artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur worden documenten die berusten bij P-Direkt geacht te berusten bij de Nationale ombudsman. De directeur P-Direkt heeft geen machtiging namens de Nationale ombudsman verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur zonder tussenkomst van of namens de Nationale ombudsman af te handelen.

Artikel 3

De uitoefening van de machtiging, bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 4

De directeur P-Direkt kan met betrekking tot zijn bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, machtiging verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 5

• 1. De machtiging geldt voor de duur van de dienstverlening van P-Direkt aan de Nationale ombudsman.

• 2. De uitoefening van de machtiging vindt plaats vanaf de datum waarop de Nationale ombudsman gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt.

Artikel 6

De machtiging die is verleend aan het Facilitair SalarisCentrum ten behoeve van salarisbetalingen aan ambtenaren van de Nationale ombudsman wordt vanaf het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit geacht te zijn verleend aan P-Direkt.

Artikel 7

• 1. Dit besluit zal in de Staatscourant worden gepubliceerd.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

• 3. Alle besluiten van voor inwerkingtreding van dit besluit, inhoudende een machtiging aan P-Direkt of zijn rechtsvoorganger tot het verrichten van feitelijke handelingen op het gebied van personeels- en salarisadministratie, worden ingetrokken per datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Den Haag, 24 augustus 2009

De Nationale ombudsman,

A.F.M. Brenninkmeijer.

De Algemeen directeur,

G. Bekman.

TOELICHTING

Algemeen

P-Direkt is een baten-lastendienst, die ondergebracht is bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Staatscourant 4 maart 2009, nr. 43). Het is het Shared Service Centrum op het gebied van personeels- en salarisadministratie (P&S) en andere e-hrm diensten voor de ministeries en Hoge College's van Staat (exclusief het ministerie van Defensie).

• In de periode 2009–2011 (2^e fase P-Direkt) verwerkt en beheert P-Direkt (personeels)gegevens inzake:

• salarissen, inclusief aanverwante personele regelingen;

• overige financiële vergoedingen aan personeel (zoals declaraties voor reis- en studiekosten);

• verlof;

• ziekteverzuim;

• aanstellingen;

• formatie- en organisatie.

Verder levert P-Direkt:

• actuele informatie over rijksbrede P&S-gerelateerde wet- en regelgeving en arbeidsvoorwaarden.

• management- en beleidsondersteunende informatie binnen het aandachtsgebied P&S.

In feite gaat het om de gehele administratieve en registratieve functie op P&S-gebied (zie hierover het dienstverleningsmodel 2009-2011).

Om deze dienstverlening mogelijk te maken maakt P-Direkt gebruik van een aantal geavanceerde ICT-systemen, zoals SAP-portaal (P-Direkt-portaal), SAP HR, SAP Payroll en Documentum (een centrale record management applicatie (cRMA), waarin personeelsdossiers digitaal zijn opgeslagen). Tevens onderhoudt P-Direkt de content van de HRM-informatie op Rijksweb. De activiteiten van P-Direkt werden voorheen op de departementen uitgevoerd door departementale medewerkers met gebruikmaking van departementale systemen.

De dienstverlening door P-Direkt brengt met zich mee dat door P-Direkt een groot aantal feitelijke uitvoeringshandelingen wordt verricht:

• handelingen die voortvloeien uit en samenhangen met een concreet besluit cq. concrete actie van een departementale manager of medewerker via het P-Direkt-portaal. Denk bijvoorbeeld aan nabewerking van mutaties;

• handelingen die niet (rechtstreeks) voortvloeien uit het P-Direkt-portaal maar wel verband houden met personeels- en salarisadministratie, bv. betalingen en inhoudingen, informatieverstrekking aan departementen en derden, uitvoeren collectieve mutaties (bijvoorbeeld naar aanleiding van wijziging arbeidsvoorwaarden), uitvoeren spaarloon en levensloop, deblokkeren spaarloon, aanvragen WIA-uitkeringen, verstrekken werkgeversverklaringen, verstrekken verklaringen ten behoeve van de sociale verzekeringsbank (SVB), indienen van claims op basis van verhaalswet ongevallen ambtenaren (indienen bij loyalis), aanvragen en verwerken vangnetsituaties (UWV);

• handelingen die erop gericht zijn om zogenaamde mergefiles te vervaardigen, op basis waarvan Nationale ombudsmans schriftelijke documenten kunnen genereren in die gevallen waarin (nog) een schriftelijk besluit is vereist;

• inzien van (daarvoor in aanmerking) stukken in de cRMA, ondermeer ten behoeve van de beantwoording van vragen van medewerkers;

• toevoegen van stukken aan de cRMA, hetzij langs elektronische weg, hetzij langs fysieke weg (via scannen), bijvoorbeeld kopieën van aanvragen van vergoedingen op basis van de Ziektewet (vangnetters) of op basis van de Wazo (Wet arbeid en zorg);

• vernietigen van papieren stukken die door P-Direkt (volgens de daarvoor geldende standaard) worden gedigitaliseerd en aan de cRMA worden toegevoegd;

• beheren van het interdepartementaal vastgestelde basisselectiedocument (BSD), waarin bewaar- en vernietigingstermijnen zijn vastgelegd;

• vernietigen van in de cRMA opgeslagen stukken aan de hand van het BSD.

Tot het verrichten van deze feitelijke handelingen dient P-Direkt gemachtigd te worden door de opdrachtgevers, zijnde de ministers, temeer die opdrachtgevers ook eigenaar van de data blijven. Het onderhavige besluit voorziet daarin en voorkomt dat telkens om een (deel)machtiging moet worden verzocht, hetgeen weinig doelmatig zou zijn. In voorkomende gevallen zal P-Direkt overigens wel expliciet toestemming vragen bij voorgenomen handelingen, bijvoorbeeld indien:

• P-Direkt voornemens is om tot vernietiging over te gaan van digitale documenten die op grond van het basisselectie-document daarvoor in aanmerking komen; P-Direkt zal, alvorens het tot daadwerkelijke vernietiging overgaat, een zgn. vernietigingslijst ter verificatie en goedkeuring aan het departement sturen.

• P-Direkt voornemens is om over te gaan tot niet-reguliere informatieverstrekking.

P-Direkt zal overigens geen papieren documenten die het onder zich heeft vanwege artikel 2, lid 3 onder b vernietigen voordat een besluit als bedoeld in artikel 2, lid 3 onder a is genomen.

Voorts zal P-Direkt waar nodig vooraf overleg voeren met betrokken (inter)departementale onderdelen of gremia. Denk bijvoorbeeld aan bureau staatschuld en schatkistbankieren van het ministerie van Financiën, waar het gaat om wijziging van rekeningnummers.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Lid 1

In het eerste lid is bepaald dat de machtiging wordt verleend aan de directeur van P-Direkt en zich uitstrekt tot het verrichten van feitelijke handelingen, voor zover die handelingen verband houden met de dienstverlening van de Nationale ombudsman door P-Direkt.

Er wordt een indicatieve en geen limitatieve opsomming van de feitelijke handelingen gegeven. Gezien de veelheid en diversiteit van de te verrichten feitelijke handelingen is het niet doenlijk om die allemaal op te sommen en in een regel te vatten. Daar komt bij dat een limitatieve opsomming het risico heeft dat een bepaalde handeling ‘buiten de boot valt’, waardoor die alsnog aan de opsomming moet worden toegevoegd. Dit heeft als nadeel dat iedere aanpassing van de opsomming een wijziging van de machtiging vergt.

Om deze redenen wordt volstaan met het stellen van de voorwaarde dat de feitelijke handelingen verband moeten houden met de dienstverlening aan de Nationale ombudsman door P-Direkt, daaronder begrepen wijzigingen of aanvullingen die voortvloeien uit nieuwe of aanvullende afspraken met de gezamenlijke ministeries of individuele ministeries. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan specifieke dienstverlening die in het kader van het afsluiten van een zogenaamd overdrachtsprotocol eventueel kan worden overeengekomen.

Lid 2

Onder a

Het tweede lid heeft betrekking op de machtiging tot het verwerken van persoonsgegevens waarop de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing is. De uitvoering van de dienstverlening aan de Nationale ombudsman brengt namelijk met zich mee, dat P-Direkt persoonsgegevens van medewerkers van dat van de Nationale ombudsman verwerkt als bewerker in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e, de Wbp. Daarbij wordt gehandeld overeenkomstig het Normenkader Informatiebeveiliging, dat door de opdrachtgevers is opgesteld en aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging.

Bij bewerkerschap schrijft artikel 14, tweede lid, van de Wbp voor dat de uitvoering van de verwerkingen door de bewerker wordt geregeld in een overeenkomst of een andere rechtshandeling, waardoor een verbintenis ontstaat tussen de bewerker en de minister als verantwoordelijke in de zin van de Wbp. Hiertoe wordt geen aparte bewerkersovereenkomst aangegaan. De onderhavige machtiging aan P-Direkt tot het verwerken van persoonsgegevens geeft duidelijk aan dat P-Direkt de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in het kader van de dienstverlening aan de Nationale ombudsman. Daarbij dient P-Direkt te voldoen aan de technische en organisatorische beveiligingsvoorschriften, zoals vastgelegd in het Normenkader Informatiebeveiliging. Hiermee wordt de verhouding tussen de Nationale ombudsman als verantwoordelijke en P-Direkt als bewerker in de zin van de Wbp afdoende geregeld. Om deze reden is bepaald dat de machtiging tot verwerking van persoonsgegevens door P-Direkt wordt geacht te gelden als een bewerkersovereenkomst in de zin van artikel 14, tweede lid, van de Wbp.

Onder b

Op grond van artikel 36 van de Wbp kan de betrokkene correctie verzoeken indien de gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het derde lid verplicht de verantwoordelijke de verbeteringen aan te brengen.

Het vierde lid van de Wbp voorziet in dit opzicht in een bijzondere regeling. Sommige gegevens worden verwerkt op gegevensdragers die technisch geen wijzigingen toelaten, bijvoorbeeld op microfiche of CD-ROM. De betrokkene kan echter niet van zijn rechten worden ontbloot louter op grond van de beslissing van de verantwoordelijke inzake de door hem te gebruiken techniek.

De handelingen die genoemd worden in het derde en vierde lid van artikel 36 Wbp zijn zodanig specifiek dat een algemene machtiging aan P-Direkt hierin niet voldoet, maar een gerichte specifieke opdracht moet leiden tot de feitelijke handelingen.

Lid 3

Onder a

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft de Nationale ombudsman de bevoegdheid om papieren documenten te digitaliseren of te scannen, waarna de oorspronkelijke papieren documenten vernietigd mogen worden. De digitale of gescande documenten vervangen dan de papieren documenten. Dit geldt voor zowel op termijn vernietigbare stukken als stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Als de Nationale ombudsman tot vervanging van papieren documenten wil overgaan, moet hij volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 een besluit daartoe nemen. In het derde lid, onder a, is bepaald dat P-Direkt pas tot vervanging en vernietiging van de papieren documenten zal overgaan als de Nationale ombudsman daartoe een besluit heeft genomen.

Onder b

Het derde lid, onder b, bevat de machtiging aan P-Direkt om papieren documenten wel te scannen, maar niet te vernietigen zolang de Nationale ombudsman nog geen besluit tot vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft genomen. Door deze machtiging kan het beheer van de personeels- en salarisadministratie door P-Direkt zich richten op de gescande documenten.

Onder c

Het derde lid, onder c, voorziet in de machtiging aan P-Direkt om archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verlopen te vernietigen.

Lid 4

Artikel 3, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bepaalt, dat een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.

In artikel 4 van de Wob is bepaald, dat indien het verzoek betrekking heeft op gegevens in documenten die berusten bij een ander bestuursorgaan dan dat waarbij het verzoek is ingediend, de verzoeker zo nodig naar dat orgaan wordt verwezen. Is het verzoek schriftelijk gedaan, dan wordt het doorgezonden onder mededeling van de doorzending aan de verzoeker.

Hieruit kan worden afgeleid dat P-Direkt zelf kan worden aangesproken te reageren op een Wob-verzoek. Dat is minder wenselijk en wordt dan ook door het vierde lid uitgesloten.

Artikel 3

Voor de uitvoering van de feitelijke handelingen waarvoor machtiging is verleend, gelden regels en voorschriften.

Benadrukt wordt dat de uitoefening van de machtiging aan P-Direkt plaatsvindt met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en richtlijnen. In dit verband wordt genoemd het Normenkader Informatiebeveiliging, dat door de opdrachtgevers is opgesteld en aangeeft hoe P-Direkt bij de verwerking van persoonsgegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging. Bij de uitoefening van de machtiging handelt P-Direkt conform dat normenkader. Tevens is P-Direkt gehouden aan de afspraken die jaarlijks interdepartementaal worden gemaakt in het kader van het zogenaamde informatiestatuut, aan de hand waarvan departementen en Hoge Colleges van Staat informatie ter beschikking stellen aan BZK als sectorwerkgever ten behoeve van beleidsvoorbereiding en rapportage in het sociaal jaarverslag Rijk 2009.

Artikel 4

Dit artikel bepaalt dat de directeur P-Direkt de onder hem ressorterende functionarissen kan machtigen de feitelijke handelingen te verrichten. Daaronder vallen niet alleen ambtenaren werkzaam bij P-Direkt, maar ook personen die werkzaam zijn op basis van een uitzendovereenkomst, detachering, opdracht en stage. De bevoegdheid tot het verrichten van de feitelijke handelingen vloeit voort uit de aanstelling, de uitzendovereenkomst, detacheringsovereenkomst, opdracht of stageovereenkomst en omvat alle feitelijke handelingen die uit hoofde daarvan worden verricht. Hiermee wordt ook de overgangssituatie afgedekt waarin, bijvoorbeeld:

• handelingen worden uitgevoerd door bij P-Direkt gedetacheerde medewerkers of externen die in opdracht van P-Direkt werken;

• handelingen worden uitgevoerd door bij het project migratie SAP-HR (MSHR) te werk gestelde medewerkers.

Artikel 5

De machtiging heeft betrekking op het verrichten van feitelijke handelingen die voortkomen uit de dienstverlening die P-Direkt aan de Nationale ombudsman levert. Hoever de machtiging zich uitstrekt, is dus afhankelijk van de duur en de omvang van de dienstverlening die de Nationale ombudsman met P-Direkt is overeengekomen.

De uitoefening van de machtiging aan P-Direkt vindt plaats vanaf het moment dat de Nationale ombudsman gebruik maakt van de dienstverlening van P-Direkt. In sommige gevallen zal dat geleidelijk verlopen, waarbij de machtiging dus na verloop van tijd ten volle zal worden benut.