Samenwerkingsovereenkomst tussen de Gemeente Almere en de Gemeente Amsterdam, Dienst Economische Zaken inzake de Pilot Samenwerking Expatcenter Amsterdam Area

9 februari 2010

De ondergetekenden:

Gemeente Almere, gevestigd Stadhuisplein 1 te 1315 HR Almere, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Almere, mevrouw A. Jorritsma,

En

Gemeente Amsterdam, gevestigd Amstel 1, te 1011 PN Amsterdam, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester van de gemeente Amsterdam, de heer mr M.J. Cohen,

Overwegende dat:

• De Gemeente Almere en de Gemeente Amsterdam gezamenlijk een optimale dienstverlening willen organiseren voor expats (kennismigranten) die in Almere gaan wonen en/of werken;

• In Almere het Expat Information Services Center (EISC) is opgericht om te dienen als full-service contactpunt voor kennis- en arbeidsmigranten in de regio Flevoland, Gooi- en Eemland;

• De IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) vooralsnog besloten heeft geen diensten aan te bieden in Almere wegens het relatief lage aantal expats en het Expatcenter Amsterdam (hierna te noemen Expatcenter) heeft aangeboden een rol te spelen bij de verlening aan de Almeerse Expat van de op het Expatcenter beschikbare overheidstaken;

• Samenwerking tussen beide gemeentes in het kader van het Expatcenter en in het kader van Amsterdam in Business in elkaars natuurlijke verlengde liggen;

• De Gemeente Amsterdam het Expatcenter zal onderbrengen bij de Dienst Economische Zaken;

Komen als volgt overeen:

Artikel 1 Verplichtingen Gemeente Amsterdam

De Gemeente Amsterdam (de Dienst EZ):

• a. zal de IND in staat stellen om frontoffice taken (verstrekking verblijfspas, vergunning, EU-sticker, IND-sticker, informatie over het proces) op de Expatcenter locatie te verrichten. Daarbij zorgt de backoffice van het Expatcenter voor:

  • 1. Administratieve verwerking van de procedureaanvragen voor Almeerse kennismigranten die via de IND op het Expatcenter binnenkomen;

  • 2. Agendaplanning klantcontacten t.b.v. deze individuele aanvragen;

  • 3. Verzending van bevestigingsbrieven naar individuele aanvragers/werkgevers met daarin datum en tijd van de afspraak op het Expatcenter. In het schriftelijke of telefonische contact zal worden gewezen op het bestaan van het Expat Information Services Center (EISC) in het WTCAA (World Trade Center Almere Area) en een afspraak daarmee zal worden gemaakt en bevestigd. Informatiemateriaal van het WTCAA/ESIC zal worden bijgesloten;

  • 4. Communicatie met Burgerzaken Almere over agendaplanning afspraken;

  • 5. Bijhouden aantallen Almeerse expats in klantencontact-systeem;

  • 6. Toezending periodieke overzichten Almeerse expats naar Almere en ten behoeve van de Stuurgroep;

• b. Opzet en instandhouding op het Expatcenter van een personele en organisatorische backoffice faciliteit die voldoende is uitgerust om de frontoffice en de daarin vertegenwoordigde partners naar behoren te laten functioneren;

• c. Het Expatcenter neemt in dit kader de volgende taken op zich: algemeen management, budgettering, personeelsmanagement, coördinatie en planning van het klantenproces, receptietaken;

• d. nstandhouding van het digitale loket via iamsterdam.com/living, in coördinatie met de deelnemende partijen waaronder de Gemeente Almere;

• e. Instandhouding en verzorging van de fysieke kantoorfaciliteit van het Expatcenter;

• f. Draagt zorg voor het secretariaat en voorzitterschap van de Stuurgroep en de Operationele groep.

Artikel 2 Verplichtingen Gemeente Almere

De Gemeente Almere verplicht zich tot het volgende:

• a. Beschikbaarstelling zonder meerkosten voor de Dienst EZ van personele capaciteit op het Expatcenter ten behoeve van de aan de Gemeente Almere gerelateerde frontoffice werkzaamheden. De omvang van deze capaciteit wordt door de Gemeente Almere jaarlijks vastgesteld na overleg met het Expatcenter en rekeninghoudend met de omvang van het Almeerse klantenbestand op het Expatcenter. De Gemeente Almere is verantwoordelijk voor opleiding en beoordeling van het eigen personeel. Wijziging van de omvang van de personele capaciteit geschiedt na overleg en instemming met het Expatcenter;

• b. Inhoudelijke aansturing van het op het Expatcenter gefaciliteerde klantenproces, voor zover het de Almeerse taken aangaat;

• c. Deelname aan het informerend strategisch overleg in de Stuurgroep Expatcenter;

• d. Deelname aan het informerend operationeel overleg in de Operationele Groep Expatcenter.

Artikel 3 Rol van het Expat Information Services Center (EISC)

Partijen komen ten behoeve van WTCAA/EISC overeen dat het EISC in het kader van deze samenwerking wordt gepositioneerd als het centrale punt voor Expats in Almere. Bij de vormgeving en invulling van de samenwerking op het Expatcenter zal met de bijzondere positie van het EISC rekening worden gehouden. Het EISC zal zich bezig houden met het ontwikkelen en uitvoeren van (persoonlijke) diensten voor expats en (internationale) ondernemingen en het opbouwen van een sociaal netwerk van en voor expats in Almere Area (Flevoland/Gooi- en Eemland). Het WTCAA zal met het Expatcenter in overleg treden met als doel om na ondertekening van onderhavige overeenkomst tot een side letter te komen waarin zaken worden geregeld die buiten de scope van dit convenant vallen, maar die betrekking hebben op de verschillende posities van Expatcenter en EISC binnen de ‘lifetime’ van de expat in Almere. Het WTCAA en het Expatcenter zullen gezamenlijk er naar streven om deze side letter voor 1 april 2010 geregeld te hebben.

Artikel 4 Kosten

De kostentoedeling van de backoffice faciliteit bedraagt voor het jaar 2010 16.159,20 euro. Voor de periode na 2010 zal de kostentoedeling onderwerp zijn van een separaat document dat ter goedkeuring voorligt aan de Stuurgroep Expatcenter.

Artikel 5 Tijdsduur en evaluatie

• a. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een pilotperiode van 9 februari 2010 tot en met 31 december 2010. Tijdspad voor vervolg: uiterlijk 1 oktober 2010 wordt besloten over de voortzetting van de samenwerking op basis van een door partijen op te stellen evaluatie.

• b. Bij tussentijdse beëindiging geldt een opzegtermijn van zes maanden.

Artikel 6 Afdwingbaarheid

Deze overeenkomst is niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 7 Publicatie

Binnen 3 maanden na inwerkingtreding van deze overeenkomst wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

Amsterdam, 9 februari 2010

Gemeente Almere

de burgemeester van Almere,

A. Jorritsma.

Gemeente Amsterdam

de burgemeester van Amsterdam,

M.J. Cohen.