Regeling van de algemeen directeur van de Raad voor de Kinderbescherming houdende verlening van ondermandaat en het doorgeven van volmacht en machtiging aan de regiodirecteuren (Mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2009)

15 juli 2009

De algemeen directeur van de Raad voor de Kinderbescherming,

Gelet op:

• het Organisatiebesluit Raad voor de Kinderbescherming 2006;

• de Organisatieregeling Ministerie van Justitie 2007;

• de Mandaatregeling Ministerie van Justitie 2005;

• de aanpassing van de Mandaatregeling Ministerie van Justitie 2005 aan de Organisatieregeling ministerie van justitie 2007;

• de Mandaatregeling directoraat-generaal Preventie, Jeugd en Sancties Justitie 2002;

• het besluit van de Minister voor Jeugd en Gezin van 20-09-07 houdende regeling van mandaat, volmacht en machtiging;

• het Algemeen Rijksambtenarenreglement artikel 4, eerste lid;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) algemeen directeur:

de algemeen directeur van de Raad voor de Kinderbescherming en bij waarneming een lid van de landelijke directie;

b) regiodirecteur:

de directeur van een regio van de Raad voor de Kinderbescherming en de directeur van het landelijk bureau;

c) mandaat:

de bevoegdheid om in naam van de algemeen directeur besluiten te nemen;

d) volmacht:

de bevoegdheid om in naam van de algemeen directeur privaatrechtelijke handelingen te verrichten;

e) machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de algemeen directeur handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke handeling zijn.

Artikel 2

Van het ingevolge artikel 1 onder e, van de mandaatregeling directoraat-generaal Preventie, Jeugd en Sancties Justitie 2002 verleende ondermandaat wordt ondermandaat verleend aan de regiodirecteuren ten aanzien van de aangelegenheden die hun regio betreffen binnen het door de algemeen directeur vastgesteld regiobudget voorzover deze aangelegenheden naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij door de algemeen directeur behoren te worden afgedaan.

Artikel 3

Aan de algemeen directeur blijft voorbehouden de bevoegdheid om besluiten te nemen of privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen te verrichten indien deze betreffen:

• a. de rechtspositie van medewerkers van een regio van de Raad voor de Kinderbescherming, die zijn ingedeeld in een organieke functie met niveau S13 dan wel zijn ingedeeld in een organieke functie met een lager niveau dan S13 doch conform S13 of hoger worden bezoldigd;

• b. de in bijgevoegde mandaatmatrix onder AD (= algemeen directeur) vermelde bevoegdheid op personeelsgebied;

• c. huisvesting zoals huur-, gebruikersvergoeding en investering;

• d. schadeloosstelling van materiele schade ex artikel 69 ARAR;

• e. overige schadeclaims boven € 2500.

Artikel 4

De regiodirecteuren worden ieder voor zich aangewezen als ‘hoofd van dienst’ in de zin van artikel 4 lid 1 van het ARAR en als ‘bestuurder’ in de zin van artikel 1, lid 1 van de WOR en als ‘werkgever’ in de zin van artikel 1 lid 1 van de ARBOwet ten aanzien van de onder hen ressorterende medewerkers.

Artikel 5

De regiodirecteuren zijn gehouden de hun toegekende bevoegdheden uit te oefenen met inachtneming van:

• a) wettelijke bepalingen;

• b) de voor de gehele rijksdienst dan wel het Ministerie van Justitie en het Ministerie van Jeugd en Gezin vastgestelde regels;

• c) de mandaatregeling Ministerie van Justitie 2005 en de aanpassing 2007;

• d) de besluiten van de algemeen directeur.

Artikel 6

Bij verhindering van de regiodirecteur (met uitzondering van de directeur van het landelijk bureau) is de regiodirecteur van een andere regio bevoegd, daartoe schriftelijk aangewezen door de algemeen directeur. Bij kortdurende verhindering van de regiodirecteur (met uitzondering van de directeur van het landelijk bureau) is een zo mogelijk op diens voorstel door de algemeen directeur aan te wijzen regiodirecteur van een andere regio bevoegd.

Bij verhindering van de directeur van het landelijk bureau is één van de afdelingshoofden van het landelijk bureau bevoegd, daartoe schriftelijk aangewezen door de algemeen directeur. Bij kortdurende verhindering van de directeur van het landelijk bureau is een zo mogelijk op diens voorstel door de algemeen directeur aan te wijzen afdelingshoofd van het landelijk bureau bevoegd.

Artikel 7

De regiodirecteuren zijn ten aanzien van personeelszaken bevoegd besluiten te nemen, indien deze betreffen de bevoegdheid welke in de bijgevoegde mandaatmatrix onder RD (= regiodirecteur) staat vermeld.

Artikel 8

De regiodirecteuren wordt toegestaan ondermandaat te verlenen aan de medewerkers, zijnde teamleiders van een locatie en hoofden van een afdeling van het landelijk bureau, voorzover betrekking hebbend op aangelegenheden van het team of afdeling inzake onderdelen van personeelsbeheer en voorzover vermeld in de bijgevoegde mandaatmatrix onder DL (= direct leidinggevende) en inzake onderdelen van financieel beheer, zoals vermeld in afdeling 1, art. 8 van bijgaand besluit ex art. 5.

Artikel 9

De regiodirecteuren dragen zorg voor het opstellen van de besluiten tot individuele ondermandaatverlening en het bijhouden van de openbare registers betreffende mandaten die zijn verleend aan de onder hen ressorterende teamleiders en aan hoofden van een afdeling van het landelijk bureau.

Artikel 10

De Mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2008 wordt bij inwerkingtreding van onderstaand besluit ingetrokken.

Artikel 11

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2009.

Artikel 12

Dit besluit treedt in werking op 1 augustus 2009.

Utrecht, 15 juli 2009

Algemeen Directeur,

M.L. van Kleef.

TOELICHTING

Gezien de organisatieregeling van het Ministerie van Justitie 2007, de aanpassing van de mandaatregeling van Ministerie van Justitie 2007 en de regeling mandaat, volmacht en machtiging jeugd en Gezin 2007 is aanpassing van de onderhavige mandaatbesluiten noodzakelijk.

Ten aanzien van de inhoud en vormgeving van deze regeling is zoveel mogelijk aangesloten bij de mandaatregeling van het Ministerie van Justitie.

Ten aanzien van bevoegdheidsvoorbehouden moge verwezen worden naar bovengenoemde regelingen.

Enkele voorbeelden van bevoegdheidsvoorbehoud, zijnde besluiten die in het echelon boven de algemeen directeur van de Raad voor de Kinderbescherming genomen worden, zijn:

• besluiten betreffende rechtspositie van schaal 14 en hoger;

• dienstopdrachten voor buitenlandse reizen buiten Europa en Turkije (bevoegdheid de SG Ministerie van Justitie);

• dienstopdrachten voor buitenlandse reizen binnen Europa (bevoegdheid DG PJS);

• besluiten en handelingen inzake de Nationale Ombudsman;

• besluiten op grond van art.69 ARAR terzake immateriële schade en terzake materiële schade boven een bedrag van € 10.000,–;

• besluiten in het kader van de wet Openbaarheid van Bestuur, indien inwilliging of afwijzing daarvan belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kan hebben.

De aanpassing van het mandaatbesluit 2008 en van de daarop betrekking hebbende besluiten betreft wijzigingen op gebied van personeelbeheer en financieel beheer en de vervanging van de directeur landelijk bureau bij diens afwezigheid en de mogelijkheid tot doormandatering door de directeur landelijk bureau naar de afdelingshoofden van het landelijk bureau om verplichtingen aan te gaan tot € 15.000,–.

Besluit conform artikel 5 lid d van de Mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2009

15 juli 2009

De algemeen directeur van de Raad voor de Kinderbescherming,

Gelet op de mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2009;

Besluit:

AFDELING I FINANCIEEL BEHEER

Artikel 1

• a) Binnen het door de algemeen directeur jaarlijks vastgestelde regiobudget, is de regiodirecteur bevoegd besluiten te nemen en verplichtingen aan te gaan;

• b) Naast het onder het vorige lid vermelde is de directeur landelijk bureau bevoegd ten aanzien van de jaarlijks door de algemeen directeur vastgestelde landelijke beheerbegroting verplichtingen aan te gaan namens de algemeen directeur met inachtneming van de artikelen 3, 4, 5,en 6.

Artikel 2

Uitgezonderd geoormerkte posten kan de regiodirecteur naar keuze iedere post binnen het regiobudget aanwenden, afgestemd op het geheel van afspraken in het managementcontract tussen de algemeen directeur en regiodirecteur.

Artikel 3

De regiodirecteur is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot een waarde van € 133.000 (excl. BTW) per verplichting. De regiodirecteur is hierbij gehouden aan de vastgestelde aanbestedingsregels. Verplichtingen boven de € 133.000 (excl. BTW) worden aangegaan door de algemeen directeur, welke hierbij bovendien gehouden is aan de Europese Aanbestedingsregels geldend boven dit bedrag.

Artikel 4

De regiodirecteur is gehouden aan de Justitie- en Raadsbreed afgesloten mantelcontracten. Alleen de Algemeen Directeur is bevoegd tot het sluiten van Raadsbrede mantelcontracten, voor zover er geen Justitie mantelcontract is afgesloten.

Artikel 5

De regiodirecteur is in verband met de functiescheiding gehouden aan het inkoop- en bestelproces, conform de vigerende versie van de circulaire Inkoop en contractbeheer en Inkoop & bestelproces Landelijk Bureau en landelijke projecten.

Artikel 6

Het buiten invordering stellen of kwijtschelden van een privaatrechtelijke vordering van meer dan € 2500 geschiedt onder inachtneming van de door de Minister van Financiën gestelde voorwaarden en alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Algemeen Directeur.

Artikel 7

• a) Het aangaan van verplichtingen van minder dan € 5000 kan door de regiodirecteur (met uitzondering van de directeur van het landelijk bureau) schriftelijk worden doorgemandateerd aan teamleiders binnen de eigen regio. Onder mandaat wordt ook volmacht en machtiging verstaan.

• b) De directeur van het landelijk bureau kan het aangaan van verplichtingen van minder dan € 15.000 schriftelijk doormandateren aan de afdelingshoofden. Onder mandaat wordt ook volmacht en machtiging verstaan.

• c) Deze ondermandaatbesluiten worden door de regiodirecteur en de directeur van het landelijk bureau aan de algemeen directeur ter beschikking gesteld en zonodig ieder jaar aangepast.

AFDELING II PERSONEELSBEHEER

Artikel 1

De bevoegdheden in personeelszaken staan vermeld in bijgaande mandaatmatrix.

Artikel 2

Besluiten conform artikel 77, 81, 91, 92, 96 t/m 104a ARAR (ordemaatregelen, disciplinaire straffen en ontslag anders dan op verzoek), voorzover niet door een hoger echelon voorbehouden, dienen periodiek in het kader van de viermaandsrapportage door de regiodirecteur te worden gemeld aan de algemeen directeur.

AFDELING III ARBO

Artikel 1

De regiodirecteur treedt op als werkgever in de zin van de ARBO-wet in aangelegenheden van de regio; de bevoegdheden van de regiodirecteur in ARBO-zaken zijn vermeld in bijgevoegde mandaatmatrix.

Artikel 2

De regiodirecteur zal met inachtneming van het vastgesteld ARBO-beleid en binnen het regiobudget een op iedere locatie aangepast meerjarenplan en een jaarplan vaststellen en is daartoe bevoegd om besluiten te nemen en (rechts-)handelingen te verrichten.

Artikel 3

De zorgverplichtingen van artikel 3 ARBO-Wet liggen bij de regiodirecteur, voorzover dit de immateriële aspecten van de arbeidsomstandigheden betreft. Voor de materiële aspecten met uitzondering van werkplekinrichting en klein onderhoud is de algemeen directeur verantwoordelijk.

AFDELING IV KLACHTEN EN BEZWAREN

Artikel 1

Voor de plichten en bevoegdheden van de regiodirecteuren en de werkwijze in klachten- en bezwarenprocedures wordt verwezen naar het klachtbesluit Raad voor de Kinderbescherming 2006 en naar de circulaire inzake procedure bezwaar en beroep 2009.

Artikel 2

Voor zover het bezwaren betreft tegen besluiten van de regiodirecteur als werkgever geldt:

• 1) De regiodirecteur draagt er zorg voor dat bezwaren van medewerkers worden doorgeleid naar EC-aj (voor zover daar niet reeds rechtstreeks ingediend) en naar het bezwarensecretariaat bij de afdeling P&O op het landelijk bureau.

• 2) De regiodirecteur ziet erop toe dat behandeling van het bezwaar plaatsvindt conform de Justitiecirculaire over behandeling van bezwaren d.d. 1 oktober 2008 en dat altijd de bezwarenadviescommissie wordt ingeschakeld, tenzij anders is voorgeschreven.

• 3) Voor zover het gaat om bezwaar of beroep tegen besluiten die in de regio bevoegdelijk zijn genomen, is de regiodirecteur bevoegd namens verweerder mondeling en/of schriftelijk verweer te (doen) voeren. Bij verweer door anderen dan medewerkers van de Raad of van EC-aj is voorafgaande toestemming van de AD nodig.

• 4) De regiodirecteur is bevoegd tot het nemen van de beslissing op bezwaar, tenzij 1) sprake was van een onbevoegd genomen primair besluit, of 2) de regiodirecteur de primaire beslisser was, of 3) de regiodirecteur anderszins direct betrokken was bij het primaire besluit.

AFDELING V PRIMAIR PROCES

Artikel 1

Tot het nemen van beslissingen betreffende casuïstiek, zoals in een multi-disciplinair overleg, voortgang van het onderzoek, ondertekening van rapporten, adviezen, rekesten, beslissingen afgifte verklaringen van geen bezwaar, toestemming tot inzage of afgifte van (dossier-)stukken is de teamleider bevoegd; nadere invulling hiervan is bepaald in Normen 2000 voor zaken welke bij de Raad zijn binnengekomen vóór 1 januari 2009 en in het Kwaliteitskader voor zaken welke bij de Raad zijn binnengekomen na 1 januari 2009.

Dit besluit treedt in werking op gelijke datum als de Mandaatregeling regiodirecteuren Raad voor de Kinderbescherming 2009.

Utrecht, 15 juli 2009

Algemeen Directeur,

M.L. van Kleef.

BIJLAGE. MANDAATMATRIX

Uitgangspunten:

• De regiodirecteur wordt voor de eigen regio aangemerkt als ‘hoofd van dienst’ in de zin van art. 4 lid 1 ARAR, als ‘bestuurder’ in de zin van art. 1 lid 1 WOR en als ‘werkgever’ in de zin van art. 1 lid 1 Arbowet. Voor de directeur Landelijk Bureau geldt hetzelfde ten aanzien van het Landelijk Bureau. Voor de Algemeen Directeur geldt hetzelfde ten aanzien van de Landelijke Directie.

• Voor de regiodirecteuren en de directeur Landelijk Bureau geldt dat de bevoegdheid tot het nemen van personele beheersbeslissingen zich beperkt tot medewerkers in de eigen regio die maximaal overeenkomstig schaal 12 worden bezoldigd, dan wel een functie bezetten waaraan maximaal schaal 12 is verbonden.

• Voor de direct leidinggevenden geldt dat het nemen van personele beheersbeslissingen zich beperkt tot medewerkers uit eigen (dan wel waargenomen) team of afdeling, zichzelf uitgezonderd.

• Waar sprake is van ‘regio’ wordt ook bedoeld het Landelijk Bureau c.q. de Landelijke Directie.

• In de matrix wordt de bevoegdheid op het laagste niveau weergegeven. Er kan geen verder ondermandaat gegeven worden. Het hogere niveau blijft bevoegd.

• De aan de regio verstrekte formatie kan door de regiodirecteur over bestaande functies verdeeld worden; er mogen geen nieuwe functies ingesteld worden.

• De bevoegdheid wordt altijd uitgeoefend met inachtneming van regelgeving en aanwijzingen.

• Indien de P&O-portal een bevoegdheid veronderstelt bij een leidinggevende die volgens de matrix niet bevoegd is, mag die leidinggevende in de portal alleen muteren of fiatteren na toestemming van de wel bevoegde (hogere) leidinggevende.

AD = Algemeen Directeur, RD = Regiodirecteur, DLB = Directeur Landelijk Bureau, DL = direct leidinggevende

Taak	AD	RD/DLB	DL
1. Formatiebeheer
Vaststellen organisatie- en formatierapport (binnen mandaat)	X
Vaststellen bandbreedte formatie <> bezetting	X
Beslissingen over de door de algemeen directeur verstrekte formatie		X
Uitvoeringsbeslissingen over de invulling van de door de regiodirecteur verstrekte formatie			X
Vaststelling functiebeschrijvingen, functiestramienen en competentieprofielen	X
2. Werving en selectie
Vaststellen beleid werving en selectie	X
Openstelling vacature		X
Werven en selecteren medewerkers		X
Werven en selecteren teamleiders primair proces en afdelingshoofden: aanstelling door RD c.q. DLB nadat hij/zij in de SAC samen met een andere integrale manager (collega RD of directielid) de kandidaten heeft gewogen		X
Vaststellen van individuele arbeidsvoorwaarden/aanstellingsvoorwaarden		X
Besluit tot afnemen van een psychologisch onderzoek		X
3. Introductie en inwerken
Afleggen eed of belofte		X
Tekenen geheimhoudingsverklaring		X
4. Inhuren/uitlenen personele capaciteit
Inhuren externe adviseurs (binnen nader te stellen kaders)		X
Inhuren uitzendkrachten (binnen nader te stellen kaders)		X
Besluit tot openstelling stageplaats		X
Afsluiting stageovereenkomst met stagiaire en opleidingsinstituut		X
Detacheren medewerkers (in- en uitleen)		X
5. Beloningsbeleid
Bevordering		X
Toekennen extra periodiek(en) of onthouden periodiek		X
Individuele besluiten in het kader van bewust belonen tot en met schaal 12, (Individuele Besluiten in het kader van bewust belonen schaal 13 zijn voorbehouden aan de algemeen directeur)		X
Toekennen waarnemingstoelage, B&B-toelage, mobiliteitstoeslag, overwerkvergoeding		X
6. Andere werkzaamheden of andere functie
Ontheffing van werkzaamheden		X
Opdragen van tijdelijke werkzaamheden		X
Opdragen van tijdelijke werkzaamheden van korte duur			X
Opdragen van andere functie		X
7. Vorming, opleiding en ontwikkeling
Vaststellen opleidingsbeleid	X
Vaststellen regionaal opleidingsplan		X
Vaststellen MD-beleid	X
Toekennen van scholings- of loopbaanfaciliteiten (op basis van advies van DL)		X
8. Beoordelingen en functioneringsgesprekken
Vaststellen beleid	X
Optreden als beoordelingsautoriteit		X
Optreden als beoordelaar			X
Voeren van functionerings- en loopbaangesprekken			X
9. Straf- en ordemaatregelen (in alle gevallen is consultatie van P&O verplicht)
Ontzegging toegang tot de dienstlokalen		X
Disciplinaire maatregelen ex art. 81 ARAR, uitgezonderd ontslag		X
Disciplinair ontslag	X
Schorsing ex art. 91 ARAR		X
Inhouding bezoldiging ex art. 92 ARAR		X
10. Dienst- en werktijden
Vaststellen kader voor dienst- en werktijden	X
Vaststellen openingstijden van het gebouw , binnen het kader		X
Vaststellen locale collectieve sluitingsdag(en), binnen het kader		X
Besluit over individuele arbeidsduur		X
Vaststelling individuele werktijdregeling			X
Opdragen overwerk			X
Schriftelijke aanwijzing bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst		X
11. Ziekte en verlof
Vaststellen beleid betreffende ziekte en/of verlof	X
Opnemen vakantieverlof			X
Beslissingen betreffende ouderschapsverlof, adoptieverlof en zorgverlof		X
Toekennen kort verlof (maximaal 5 werkdagen) op grond van art. 33 e ARAR in bijzondere individuele gevallen			X
Toekennen kort verlof (maximaal 5 werkdagen) op andere grond dan art. 33 e ARAR			X
Toekennen middellang of lang verlof		X
Toekennen onbetaald verlof		X
Begeleiding bij ziekte en reïntegratie			X
Rechtspositionele beslissingen betreffende ziekte en re-integratie		X
12. Arbeidsomstandigheden
Vaststelling arbobeleid	X
Vaststelling plan van aanpak arbo voor de eigen regio/locatie		X
Maatregelen i.h.k.v. de zorgverplichting ex art. 3 Arbowet (betreffende immateriële arbeidsomstandigheden, werkplekinrichting en klein onderhoud)		X
Afspraken met arbodienst over extra arbodienstverlening t.b.v. de regio (binnen landelijk kader)		X
Vaststellen model voor uitvoeren RI&E	X
Actualiseren RI&E		X
Vaststellen ontruimingsplan lokatie/regio		X
Instellen BHV-organisatie lokatie/regio		X
Bijhouden (bijna) ongevallenregistratie lokatie/regio		X
Vaststellen of sprake is van een beroepsziekte, dienstongeval of beroepsincident (na consultatie AD en P&O)		X
13. Uitstroombeleid
Voorstel ontslag art. 99 ARAR aan SG	X
Verlenen ontslag waaraan niet het predikaat ‘eervol’ is verbonden	X
Verlenen ontslag waaraan het predikaat ‘eervol’ is verbonden		X
Vaststellen beëindigingsovereenkomst (na toestemming AD)		X
Voeren van exitgesprekken (kan in overleg met betrokkene ook worden uitgevoerd door naasthogere leidinggevende en/of P&O-adviseur)			X
14. Organisatieontwikkeling en reorganisatie
Toekenning voorzieningen fase 1 SFB (voor zover niet elders in deze matrix anders aangegeven)		X
Aanwijzing van medewerkers die vallen onder fase 2 SFB (in beginsel landelijk, kan worden doorgemandateerd aan RD/DLB)	X
Toekenning voorzieningen fase 2 SFB (idem)	X
Aanwijzing HPK fase 3 SFB (idem)	X
Toekenning voorzieningen fase 3 SFB (idem)	X
Herplaatsingbegeleiding (idem; uitvoering kan worden opgedragen aan een herplaatsingsfunctionaris)	X
15. Overige taken
Individuele beslissingen i.h.k.v. IKAP		X
Opleggen verhuisplicht		X
Opleggen/ontheffen van de verplichting om in of nabij de standplaats te wonen		X
Individuele besluiten inzake reis-, verblijf- en verplaatsingskosten (binnenland),anders dan verlenen van toestemming voor en fiatteren van declaraties van dienstreizen binnenland		X
Verlenen van toestemming voor dienstreizen binnenland			X
Fiatteren van declaraties dienstreizen binnenland			X
Verzoeken van toestemming voor buitenlandse dienstreizen aan DG/SG	X
Besluit inzake nevenwerkzaamheden (art. 61 ARAR)		X
Ontheffing van het verbod deel te nemen aan aannemingen en leveringen (art. 62 ARAR).		X
Verlenen van toestemming voor het aannemen van giften en beloningen (art. 64 ARAR)		X
Verhaal van schade op de medewerker (art. 66 ARAR)	X
Besluit tot schadeloosstelling van de medewerker (art. 69 ARAR) voor materiële schade tot €10.000,–	X
Kwijtschelden van een privaatrechtelijke vordering op de medewerker tot € 2500,–		X
Vaststellen carrièrelijn/loopbaanplan (art. 13 ARAR)	X
16. Klachten en bezwaren
Vaststellen werkwijze voor behandeling van bezwaren betreffende personele beheersbeslissingen	X
Vaststellen van een regeling voor behandeling van klachten in de zin van hoofdstuk 9 Awb	X
Aanstellen van vertrouwenspersonen met betrekking tot integriteit en sexuele intimidatie	X
Vaststellen van een regeling betreffende de taken en werkwijze van vertrouwenspersonen integriteit en sexuele intimidatie (ook wel genoemd: vertrouwenspersonen respectvol gedrag)	X