Samenwerkingsovereenkomst Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

De inspecteur-generaal van de VROM-Inspectie van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), daartoe gemachtigd door de Minister van VROM enerzijds en de voorzitter van het Veiligheidsbestuur i.o. namens de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland anderzijds;

Overwegende dat:

• het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) een samenwerkingsverband op rijksniveau is, zonder rechtspersoonlijkheid met als doel ondersteuning te bieden aan rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties bij het inschatten, voorkomen en beperken van schadelijke gevolgen van (dreigende) ernstige milieuongevallen voor mens en milieu;

• de crisisbeheersing op regionaal niveau gestalte krijgt door de Veiligheidsregio: een samenwerkingsverband tussen de regionale brandweer, de Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en de GGD, in de vorm van een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• in 2005 het project ‘De Nieuwe BOT-mi Organisatie’ is afgerond dat invulling heeft gegeven aan de verdere professionalisering en formalisering tussen de betrokken departementen, deskundigeninstituten en de klanten van het BOT-mi in de praktijk, namelijk het bevoegd gezag en de hulpverleningsinstanties in de regio;

• in dat kader behoefte bestaat aan een samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de veiligheidsregio betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met chemische stoffen;

• dit samenwerkingsprotocol wordt aangegaan tussen enerzijds de Minister van VROM als systeemverantwoordelijke voor de inrichting, werking en kwaliteitsborging van het BOT-mi, zoals vastgelegd in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten 7 december 2005, nr. VI/CM 2005199604, tot herziening van samenstelling, taken en bevoegdheden van de Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (Staatscourant 15 december 2005, nr. 244) en anderzijds de Veiligheidsregio;

Zijn overeengekomen dat:

het BOT-mi en de hierboven genoemde veiligheidsregio de werkafspraken nader hebben vastgelegd in het als bijlage 1 bijgevoegde samenwerkingsprotocol.

Deze samenwerkingsafspraken treden in werking nadat de samenwerkingsovereenkomst door beide partijen is ondertekend en worden voor onbepaalde tijd aangegaan. Elke partij kan de overeenkomst, zonder opgaaf van redenen, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand schriftelijk opzeggen. Aanpassing van deze overeenkomst en van de bijbehorende bijlage kan plaatsvinden op ieder tijdstip, zodra partijen daaromtrent overeenstemming hebben bereikt. Namen, adressen en telefoonnummers van contactpersonen worden te allen tijde geactualiseerd door de operationeel manager BOT-mi, na overleg met de veiligheidsregio. De zakelijke inhoud van deze overeenkomst wordt binnen een maand na ondertekening door beide partijen gepubliceerd in de Staatscourant en gedurende vier weken na publicatie in de Staatscourant ter inzage gelegd bij het secretariaat van Crisismanagement bij VROM.

8 februari 2007.
Namens de Minister van VROM (het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten),
de inspecteur-generaal VROM-Inspectie,
G.J.R. Wolters.
Namens de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland,
de voorzitter van het Veiligheidsbestuur i.o.,
J. Cohen.

Bijlage 1. Samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

Opgesteld in samenwerking met:

C. Kappetein (Regionale Brandweer)

N. Nijhuis (GHOR)

Doel van het samenwerkingsprotocol

Het doel van dit protocol is het beschrijven, uitvoeren en bewaken van de wederzijdse afspraken tussen het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en de regio Amsterdam-Amstelland betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met gevaarlijke stoffen.

Het BOT-mi vindt zijn juridische grondslag in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten van 7 december 2005 (Staatscourant 15 december 2005, nr. 244).

De missie van BOT-mi is beschreven in het Beleidsplan BOT-mi van 21 september 2005 en komt neer op het bevorderen van een optimale beoordeling en behandeling van (dreigende) ongevallen en incidenten met gevolgen voor het milieu en de volksgezondheid. De werkwijze van het BOT-mi is beschreven in het basisplan incidentbestrijding BOT-mi. Dit maakt onderdeel uit van het Handboek BOT-mi. In het Handboek is voor iedere regio een samenwerkingsprotocol opgenomen.

Het is een dynamische en flexibele procedure die in wederzijds overleg, kan worden aangepast aan nieuwe inzichten, ontwikkelingen en ervaringen.

Meer informatie over het BOT-mi, zijn rollen, de organisatie en de werkwijze kan worden verkregen uit het basisplan incidentbestrijding BOT-mi.

Dit samenwerkingsprotocol is tevens opgenomen in het Regionaal Operationeel Handboek van de regionale brandweer Amsterdam en omstreken.

Melding door de regio

Bij incidenten met gevaarlijke stoffen wordt de AGS en/of de GAGS gealarmeerd door de Regionale Alarmcentrale / Centrale Post Ambulance. Eén van deze functionarissen beoordeelt de situatie en adviseert de eerst verantwoordelijke in deze situatie. In geval van de brandweer is dit de OVD. Indien meldingen over medisch-toxicologische zaken gaan zal het contact primair via de GAGS verlopen. De GAGS zal in overleg met een leidinggevende GHOR-functionaris (bijv. de HS-GHOR) beslissen of het BOT-mi gebeld wordt. Indien er een OT operationeel wordt, wordt dit besluit in overleg met het OT genomen.

De melding van een incident aan het BOT-mi loopt via de regionale alarmcentrale.

Melding naar BOT-mi vanuit de regio zal primair plaatsvinden via het Meldpunt VROM (070 3832425).

Na de melding wordt de Dienstdoend Ambtenaar VROM (DDA) door het meldpunt gesemafoneerd. De DDA belt terug naar de AGS/GAGS (de functionaris die het incident gemeld heeft) voor verificatie van de melding, het verzamelen van relevante informatie en indien nodig, het vastleggen van vragen van de Regio aan BOT-mi.

Hierna activeert de DDA een teamleider. De teamleider wordt dan het aanspreekpunt voor de Hulpverleningsdienst (zie Contact met BOT-mi)

Eerste contact door BOT-mi

Wanneer BOT-mi zelf contact wil opnemen met de regio, bijvoorbeeld voor verificatie van een bericht, neemt de teamleider contact op met de AGS/GAGS (de functionaris die de melding heeft gedaan).

AGS: 020-5556555 of 020-5556556 of 020-5556557

GAGS:020-5555290 of 020-5555050 (Centrale Post Ambulance)

Contact met BOT-mi

Het contact tussen BOT-mi en de regio als het BOT-mi is geactiveerd verloopt in eerste instantie exclusief tussen de BOT-mi teamleider en de AGS/GAGS (afhankelijk van welke functionaris het contact heeft geïnitieerd).

Wanneer wordt opgeschaald naar een OT, verloopt het contact tussen BOT-mi en de regio in eerste instantie via de staffunctionaris brandweer in het OT. In voorkomende situaties kan ook de GHOR de grootste ‘probleemeigenaar’ zijn, dan is de HS-GHOR het aanspreekpunt binnen het OT.

De regionale contactpersoon treedt op als contactpersoon voor alle betrokken regionale (hulpverlenings)diensten.

De belangrijkste communicatie en back-up communicatiemiddelen zijn telefoon, fax en e-mail. Omdat een (R)OT op verschillende plaatsen bijeen kan komen is het niet mogelijk vaste nummers te geven.

De nummers kunnen worden verkregen via de Regionale alarmcentrale (020-5556555 / 020-5556556 / 020-5556557).

Contact met andere nationale instituten en organisaties

Voordat een incident aan BOT-mi is gemeld of BOT-mi geactiveerd is, werkt de regio vaak rechtstreeks samen met één of meerdere landelijke (BOT-mi) instituten. Deze samenwerking zal ook na de melding zoveel mogelijk blijven bestaan.

Als BOT-mi volledig operationeel is verklaard, vindt advisering door het BOT-mi exclusief plaats door de teamleider. Echter wanneer gespecialiseerde responsteams van een van de instituten al in het incidentgebied actief zijn (bijv. de Milieu Ongevallen Dienst van het RIVM), houdt de regio rechtstreeks contact met deze responsteams voor de uitwisseling van technische, operationele informatie. Het betrokken responsteam stelt de informatie actief ook direct beschikbaar aan het BOT-mi.

Dit kan als volgt worden weergegeven:

Figuur: Gegevensuitwisseling tussen BOT-mi en de regio

Informatie van de regio naar BOT-mi

BOT-mi kan de regio alleen ondersteunen als zij regelmatig actuele informatie ontvangt over de incidentsituatie. Informatie zoals sitraps, actuele ontwikkelingen, meetresultaten, stoffenlijsten, rampenbestrijdingsplannen worden aan het BOT-mi verstrekt indien beschikbaar.

Nadat het BOT-mi is gealarmeerd voorziet de regio het BOT-mi van alle periodieke informatie die wordt opgesteld en verspreid, via de sitraps tussen CORT en OT. Dit gebeurt door BOT-mi toe te voegen aan de gehanteerde distributielijst(en).

Wanneer aanvullende informatie beschikbaar is in de regio en relevant is voor BOT-mi wordt urgente aanvullende informatie per telefoon doorgegeven en daarna aangeleverd via de wijze (schriftelijk) waarop de periodieke informatie wordt verstrekt.

In het contact tussen de teamleider en de AGS/GAGS worden de contactgegevens uitgewisseld.

Informatie van BOT-mi naar regio

BOT-mi levert:

• (technische) informatie (meteogegevens, meetresultaten en analyses);

• risicoanalyses/-beoordelingen;

• verspreidings-/modelberekeningen;

• (medische) behandelingsadviezen;

• (deel)adviezen;

• samengesteld advies.

Zodra sprake is van risico’s die een advies vergen, is alleen de teamleider van het BOT-mi bevoegd om met de regio hierover te communiceren.

Een BOT-mi advies laat onverlet dat de verantwoordelijkheden en daarbij inbegrepen beslisbevoegdheden onveranderd bij het bevoegd gezag blijven (conform de Wet rampen en zware ongevallen).

Regio- of landsgrensoverstijgende incidenten

Wanneer een regio wordt geconfronteerd met een incident dat effecten heeft in een aangrenzende regio of land, wordt deze aangrenzende locatie van informatie, risicobeoordelingen en advies voorzien volgens de bestaande afspraken van de regio Amsterdam en Omstreken met de omliggende regio’s.

Zodra het incident/effectgebied de regio overstijgt, zal BOT-mi ook de regio’s waar de effecten merkbaar zijn gevraagd en ongevraagd adviseren conform het protocol met de effectregio. Dit conform haar wettelijke verplichting vanuit het Besluit BOT-mi. Beide regio’s worden geïnformeerd over het contact tussen hen en BOT-mi.

Afschalen en nazorg

Wanneer het BOT-mi of de regio besluit om de crisismanagementorganisatie af te schalen, wordt eerst besloten, na overleg met de lokale contactpersoon, of verdere samenwerking noodzakelijk is in de nazorgfase en hoe deze vorm krijgt.

De nazorgbehoefte en daarmee de rol van BOT-mi kan van incident tot incident sterk verschillen. Als er meer dan één BOT-mi instituut tijdens de nazorgfase actief is blijft het BOT-mi actief. De regio wijst een contactpersoon aan voor het BOT-mi. Dit kan een andere functionaris zijn dan in de repressiefase.

Evaluatie

Na afloop van het incident worden nadere afspraken gemaakt over de evaluatie van het incident tussen de contactpersoon vanuit de regio en de contactpersoon vanuit het BOT-mi. BOT-mi voert bij iedere inzet een interne evaluatie uit. Exemplaren van die evaluatie worden gestuurd naar de leidinggevende, verantwoordelijk voor de regionale evaluatie en in overleg met hem, naar het betrokken Bevoegd Gezag conform de Wrzo.

Daarnaast kan op basis van de resultaten van de evaluatie door BOT-mi besloten worden dat een daar op gebaseerd advies richting één of meer van de in het risico- en veiligheidsbeleid betrokken actoren wordt gegeven. Dit gebeurt na overleg met de betrokken regionaal contactpersoon.

ICT faciliteiten en gegevensuitwisseling

Dit kan een onderdeel worden van de samenwerking en tussen het BOT-mi en een regio. De eventuele afspraken tussen het BOT-mi en de regio zijn afhankelijk van het nog vast te stellen BOT-mi ICT- en informatie-uitwisselingsbeleid en binnen de regio aanwezige ICT.

Gebruik van informatie

Het BOT-mi heeft tot taak de deelnemende departementen op verzoek of eigener beweging te voorzien van informatie met betrekking tot het BOT-mi advies met het oog op de bestrijding of beoordeling van incidenten, vallende onder hun beleidsverantwoordelijkheid. Ook voor de deelnemende departementen geldt dat zij discreet met de informatie omgaan.

Indien de informatie in de respons- of nazorgfase buiten BOT-mi verband moet worden aangewend, informeert het BOT-mi direct de regio via de afgesproken kanalen.

BOT-mi heeft geen rechtstreeks contact met de media. Risico- en crisiscommunicatie blijft de verantwoordelijkheid van de regionale rampbestrijdingsorganisatie of de betrokken departementen.

Revisie

Jaarlijks of naar aanleiding van een incident worden deze afspraken geevalueerd en eventueel bijgesteld. Het beheer van het samenwerkingsprotocol door BOT-mi valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Crisismanagement van het Ministerie van VROM. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via secretariaatCM@minvrom.nl.

Begrippenlijst

AGS	Adviseur Gevaarlijke Stoffen
BOT-mi	Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten
DDA	Dienstdoend Ambtenaar VROM
GAGS	Gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen
GRIP	Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings-Procedure
ICT	Informatie Communicatie Technologie
MMK	Medisch Milieukundige
MOD	Milieu Ongevallen Dienst
MPL	Meetplanleider
OT	Operationeel Team
RIVM	Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu
SITRAP	Situatierapport
VROM	Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
Wrzo	Wet rampen en zware ongevallen
WVD	Waarschuwings- en Verkenningsdienst