Werken met een tolk

IND-werkinstructie nr. 2004/24 (KAO)

Aan:

‐ Directeuren primair proces IND

‐ Directeur GC KAO

‐ Directeur SUB

Van: Hoofddirecteur IND

Datum: 15 december 2004 /aangepast 28 april 2006

Onderwerp: Werken met een tolk

Inleiding

Vreemdelingen die toelating tot Nederland wensen of die Nederland moeten verlaten, beheersen in veel gevallen het Nederlands niet. Als van de vreemdeling redelijkerwijs verlangd kan worden dat hij de Nederlandse taal voldoende beheerst - wat in elk geval zo is als een vreemdeling in het bezit is gesteld van een verblijfsvergunning en reeds vijf jaar legaal in Nederland verblijft - draagt de IND er geen zorg voor dat de vreemdeling zich verstaanbaar kan maken bij gesprekken met IND-medewerkers. In overige gevallen dient de IND er veelal wel zorg voor te dragen voor dat de vreemdeling zich verstaanbaar kan maken bij gesprekken met IND-medewerkers. Daarnaast zijn er situaties waarbij de IND ervoor kan kiezen een tolk in te schakelen. Of het inschakelen van een tolk bij een gesprek verplicht is, wordt nader aangegeven in de Vc.

Om een vreemdeling in staat te stellen zich verstaanbaar te maken bij een gesprek met een IND-medewerker dient de IND een onafhankelijke tolk in te schakelen. Deze tolk dient een ander te zijn dan de IND-medewerker die het gesprek afneemt. In deze werkinstructie wordt beschreven welke kaders van toepassing zijn bij het inzetten van en het werken met tolken.

De coördinator tolken (zie bijlage 1) is verantwoordelijk voor een juiste en eenduidige uitvoering van het tolkenbeleid. Daarom kan alleen van het gestelde in deze werkinstructie worden afgeweken nadat de coördinator tolken hiermee vooraf heeft ingestemd. Deze werkinstructie is van toepassing op alle gesprekken waarbij tolken worden ingezet door de IND, dus zowel bij proces asiel, als regulier, als terugkeer.

Een tolk is een zelfstandig ondernemer (en geen ambtenaar) die per opdracht wordt ingehuurd door de IND. Interne informatie is derhalve niet voor tolken bestemd.

Algemeen

Gezien de aard van de werkzaamheden waarbij een tolk wordt ingezet en de belangen die ermee gemoeid zijn, is het van groot belang dat ook een tolk integer en betrouwbaar is en zich nauwgezet en op juiste wijze van zijn taak kwijt. De coördinatoren tolken waarborgen zoveel als mogelijk dat de IND over voldoende goede en betrouwbare tolken kan beschikken. Daartoe is van belang dat zij goed geïnformeerd zijn over de wijze waarop een tolk in de praktijk werkt. Van degene die werkt met een tolk wordt verwacht dat hij de coördinator tolken hierover informeert op eigen initiatief (bijvoorbeeld omdat er de tolk zich heel goed of heel slecht van zijn taak heeft gekweten) of op verzoek van de coördinator tolken. Het kan daarbij zowel om positieve, als negatieve ervaringen gaan, zowel betreffende de tolkwerkzaamheden, als bereikbaarheid of beschikbaarheid van de tolk en de mate waarin hij tolkdiensten annuleert. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het evaluatieformulier tolken (zie bijlage 2).

Inschakeling van een tolk

Voor het benaderen van tolken dient gebruik gemaakt te worden van het IND-tolkenbestand of de proeftolkenlijst, waarbij vermeld is voor welke taal of talen een tolk benaderd mag worden.

Volgorde van benaderen:

Tolken die opgenomen zijn in het Kwaliteitsregister Tolken en Vertalers (KTV) van het Ministerie van Justitie, hebben de voorkeur bij het verlenen van opdrachten.

Hoewel het gehele IND-tolkenbestand benut kan worden voor alle tolkopdrachten van de IND, dient vanuit efficiëntieoogpunt zoveel mogelijk gekozen te worden voor een tolk die in de tolkregio - die gedefinieerd is aan de hand van de postcode - woonachtig is waar de opdracht uitgevoerd zal worden (zie bijlage 2 voor de regio-indeling). Is geen tolk uit de tolkregio bereikbaar of beschikbaar, dan kunnen de overige tolken benaderd worden. Met inachtneming van de voorkeurspositie van geregistreerde tolken dienen tolken per taalgebied in de betreffende tolk regio zo evenredig mogelijk te worden benaderd voor opdrachten.

Het is mogelijk dat het principe van evenredigheid van inzet per taalgebied doorkruist wordt, indien een tolk beschikbaar is die meerdere talen beheerst. Indien de betrokken vreemdeling hierom verzoekt, kan zo mogelijk specifiek een vrouwelijke of mannelijke tolk benaderd worden voor het verrichten van een tolkdienst.

De tolk mag niet meer dan 8 uur per dag, danwel 24 uur per week voor tolkwerkzaamheden worden gepland. Een tolk dient maximaal tien weken voor de opdracht uitgevoerd moet worden, benaderd te worden voor een opdracht. Indien meerdere locaties op hetzelfde tijdstip gebruik willen maken van dezelfde tolk, moeten zij in goed overleg bepalen welke opdracht de tolk gevraagd wordt uit te voeren, waarbij in het oog gehouden moet worden dat de voortgang van het primaire proces in de aanmeldcentra prioriteit geniet.

Vastleggen afspraak

Nadat met de tolk datum, aanvangstijdstip en locatie van een door de tolk te verrichten tolkdienst is overeengekomen, wordt deze afspraak vastgelegd in een geautomatiseerde agenda (GAAS) en schriftelijk bevestigd door de planner, onder vermelding van de aard van het gesprek¹ met daarbij een routebeschrijving en informatie over de parkeergelegenheid. Indien een tolk benaderd wordt voor een opdracht, maar hij niet bereikbaar of beschikbaar is, dient dit eveneens vastgelegd te worden in de geautomatiseerde agenda (GAAS).

Annuleren afspraak

Indien de tolkdienst geen doorgang vindt, dient de tolk zo spoedig mogelijk hierover geïnformeerd te worden en wordt de geautomatiseerde agenda aangepast (zie ook ‘opstellen van declaraties’).

Een gesprek voeren met behulp van een tolk

(zie ook w.i. 2003/10 AUB, nader gehoor)

Een tolk vervult bij een gesprek met een vreemdeling de rol van intermediair: hij is als het ware een ‘instrument’ dat het mogelijk maakt dat ambtenaar en vreemdeling elkaar verstaan. De tolk dient dus niet te worden beschouwd als gesprekspartner. Voor het goed functioneren van de tolk is het van belang dat hierover bij de gesprekspartners geen onduidelijkheid bestaat. Van de tolk wordt verwacht dat hij zich opstelt volgens de Gedragscode Tolken en Vertalers IND (zie bijlage 3), waarin eveneens is vastgelegd dat de tolk zich dient te beperken tot het vertalen van hetgeen in een gesprek wordt gezegd door IND-medewerker en vreemdeling (een tolk is bijvoorbeeld ook geen taalanalist). Uiteraard mag de tolk niet gevraagd worden te handelen in strijd met deze Gedragscode. Hieronder volgt een nadere uitwerking van wat er van een tolk mag worden verwacht.

De IND-medewerker ziet er - als gespreksleider - op toe dat de tolk zich op de juiste wijze van zijn taak kwijt en spreekt hem er op aan als dit niet zo is. De opmerkingen van de IND-medewerker dienen te worden vastgelegd op een evaluatieformulier (zie ook onder algemeen). Ook positieve opmerkingen over de tolk kunnen uiteraard op een evaluatieformulier worden aangegeven. Het evaluatieformulier wordt aan de coördinator tolken en in kopie aan de eigen unitmanager gegeven.

Zorg dat de tolk op een positie zit waar hij goed kan horen en gehoord kan worden, zodat de tolk ‘tussen’ de gesprekspartners in zit. Geef de tolk de gelegenheid om schriftelijke aantekeningen te maken, zodat hij een accurate vertaling kan geven van hetgeen gezegd wordt. Aantekeningen van de tolk worden in het interne dossier gevoegd.

Aan de vreemdeling worden geen gegevens van de tolk verstrekt. De achternaam en de intialen van de tolk dienen wel vermeld te worden in het rapport/verslag, tenzij de tolk een goede reden geeft om hiervan af te zien. Of de naam van de tolk achterwege blijft, dient (bij voorkeur) vooraf te zijn goedgekeurd door de coördinator tolken. Indien het verzoek van de tolk om zijn naam niet te laten vermelden in rapporten van het gesprek wordt ingewilligd, wordt op een andere wijze in het digitale dossier en in het interne dossier van de vreemdeling aangegeven wie de tolkdienst heeft verricht, zodat dit altijd te achterhalen is.

Verifieer bij de tolk of de opgegeven taal inderdaad de taal is die gesproken wordt door tolk en vreemdeling. Spreek nadrukkelijk af dat er alleen in de opgegeven taal gesproken wordt, ook in het geval de vreemdeling al enige tijd in Nederland verblijft en enkele Nederlandse woorden kan spreken en verstaan. Als het gesprokene een mengelmoes wordt van Nederlands en een andere taal kan dit snel tot verwarring of onduidelijkheid leiden. De tolk is er niet voor niets.

De tolk wordt geacht consecutief (dus nadat de spreker ‐ IND-medewerker of vreemdeling ‐ heeft gesproken) te vertalen. Geef de tolk voldoende gelegenheid om te vertalen. Spreek niet te lang aan één stuk (maximaal een minuut) en zorg dat de gesprekspartner dit evenmin doet. Spreek in afgeronde zinnen. Laat partijen niet door elkaar praten, ook niet indien de emoties oplopen. Houd zelf de leiding van het gesprek. Verwacht niet van de tolk dat hij alles letterlijk kan vertalen, maar voorkom dat de tolk samenvattend vertaalt. Houdt rekening met culturele aspecten, vooral als het om een beladen onderwerp als seksuele contacten of bedreigingen gaat.

Spreek de vreemdeling altijd direct aan, richt niet het woord tot de tolk als eigenlijk de vreemdeling aangesproken wordt (kijk naar de vreemdeling, niet naar de tolk). Spreek als vragensteller op het niveau van de vreemdeling en verwacht niet van de tolk dat hij de zinnen mooier maakt dan ze gezegd zijn. Gebruik daarbij duidelijke taal en vermijd afkortingen en ambtelijke taal, zodat de tolk en de vreemdeling begrijpen wat er gezegd wordt. Verwacht niet dat de vreemdeling het beleid kent, maar leg uit, ook al is de tolk wel op de hoogte. Vergeet anderzijds niet dat ook als de gesprekspartijen op de hoogte zijn van het onderwerp, de tolk waarschijnlijk niet bekend is met de individuele achtergrond.

De tolk wordt geacht zodanig te vertalen dat het is alsof zijn woorden uit de mond van de gesprekspartner komen. De tolk spreekt dus - net als de spreker - in ‘ik’-vorm. Dit betekent dat niet van de tolk verwacht mag worden dat hij als gesprekspartner optreedt. Een tolk wordt geacht geen eigen inbreng te leveren. Als de tolk het idee heeft dat hij niet begrepen heeft wat er bedoeld wordt met wat er gezegd is, dient hij dit aan de IND-medewerker aan te geven. Ook als de vertaling van het gezegde moeilijk is omdat een goed equivalent in de andere taal ontbreekt, of als de boodschap of vraag, ondanks juiste vertaling, wellicht niet is begrepen, of om aan te geven dat er omstandigheden zijn waardoor hij zijn werk niet goed kan uitvoeren (doordat bijvoorbeeld een gesprekspartner te zacht spreekt), dient hij dit aan de IND-medewerker aan te geven. Van de tolk mag geen andere rol verwacht worden.

Het werk van een tolk vergt een goede concentratie. Het is van belang dat de tolk ongeveer iedere twee uur een korte pauze kan nemen. Na vijf uur tolken moet de tolk een half uur kunnen pauzeren. De tolk wordt niet geacht alleen te blijven met de vreemdeling en moet dus altijd de hoorruimte verlaten als de ambtenaar dit doet. Om te voorkomen dat de vreemdeling de tolk en de hoormedwerker als één ‘partij’ ziet, is het goed om de reden hiervoor duidelijk uit te leggen aan de vreemdeling.

Afbreken gesprek

Het is mogelijk dat het gesprek niet naar wens verloopt. Las een pauze in als de indruk bestaat dat de tolk zijn rol niet naar behoren vervult. Buiten aanwezigheid van de vreemdeling kan dan met de tolk besproken worden wat er niet goed gaat en op welke wijze verbetering in de situatie gebracht kan worden (dit laat onverlet dat een gesprek met een vreemdeling ook stroef kan verlopen terwijl de tolk zijn werk goed verricht). Als verbetering niet mogelijk lijkt, dient het gesprek voor dat moment beëindigd te worden. Het is ook mogelijk dat de tolk aangeeft niet verder te willen gaan. Deze wens dient gerespecteerd te worden. Breng wel de coördinator tolken hiervan op de hoogte.

Opstellen van declaraties

Voor vergoeding van de door de tolk geleverde diensten dient de tolk een declaratie in. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om de tolk niet zelf zijn declaraties op te laten stellen, maar dit met behulp van een geautomatiseerd systeem door een IND-medewerker te laten doen (GAAS). De tolk krijgt hiervoor periodiek een overzicht toegestuurd met het aantal uren dat hij kan declareren bij de IND. De tolk dient de originele declaratie vervolgens ondertekend in bij de IND en behoudt een kopie. Het periodieke overzicht voor de declaratie wordt opgesteld overeenkomstig het gestelde in de Regeling Tolkenvergoeding IND (zie bijlage 4). Bij verschil van inzicht over het periodieke overzicht voor de declaratie wordt de tolk doorverwezen naar de coördinator tolken.

De informatie voor dit periodieke overzicht wordt geleverd door per opdracht ingevulde werkbriefjes. Het is dus van belang dat per opdracht accuraat een werkbriefje wordt ingevuld. De IND-medewerker die het werkbriefje invult, dient dit voor akkoord te ondertekenen. Het werkbriefje wordt vervolgens aan de tolk voorgelegd, die deze op juistheid controleert.

De duur van een tolkdienst wordt zonder afronding berekend in minuten. De tolk dient voor de tijd waarop hij volgens afspraak aanwezig en beschikbaar is voor het uitvoeren van de tolkdienst, vergoeding te ontvangen (dus vanaf de met de IND afgesproken aanvangstijd tot het einde van de werkzaamheden, danwel totdat de IND-medewerker te kennen geeft dat de dienst van de tolk niet langer nodig is). Korte (koffie en thee-)pauzes worden doorbetaald, langere (eet-)pauzes worden niet vergoed. De duur van een pauze bepaalt de IND-medewerker die het gesprek leidt in overleg met de tolk. De tijd die tussen twee afspraken met de IND voor een te verrichten tolkdienst zit, wordt niet vergoed, tenzij de tolk zich op verzoek van een IND-medewerker in die tijd beschikbaar houdt. Een tolk wordt niet aangemerkt als beschikbaar voor een tolkdienst indien hij tezelfdertijd reeds een andere (telefonische) tolkdienst verricht.

Reiskosten

De tolk heeft recht op vergoeding voor reistijd en reiskosten voor het verrichten van een tolkdienst in persoon. Voor het verrichten van een telefonische tolkdienst worden geen reistijd of reiskosten vergoed. Als uitgangspunt voor de berekening van de te vergoeden reistijd en -afstand geldt altijd het woonadres van de tolk of een andere IND-locatie. De te vergoeden reistijd en -afstand wordt berekend met behulp van een routeplanner, uitgaande van de postcodes, of op basis van de kosten voor werkelijke kosten OV 2e klas. Vertragingen, vervoersabonnementen, omwegen, tolheffingen, veerkosten, parkeerkosten, boetes en dergelijke worden niet door de IND vergoed.

Wachttijd²

Wanneer een gesprek niet begint op de afgesproken tijd, maar de tolk wel vanaf bedoelde tijd aanwezig is, wordt er wachtgeld uitbetaald vanaf de geplande aanvangstijd tot het moment dat het gesprek begint - met een maximum van een uur en op voorwaarde dat de tolk zich gedurende die tijd beschikbaar houdt. Wanneer de tolk gevraagd wordt langer beschikbaar te zijn dan één uur na de geplande aanvangstijd wordt de wachttijd na het eerste uur uitbetaald als werktijd. Wanneer de tolk gevraagd wordt om te wachten en deze stemt daar niet mee in, krijgt hij wachttijd uitbetaald voor de periode tussen de afgesproken begintijd en het moment waarop hij aangeeft niet langer te willen wachten, met een maximum van een uur. Als de tolk op verzoek van een IND-medewerker reeds langer dan een uur gewacht heeft, krijgt hij voor het eerste uur wachttijd en voor de uren daarna werktijd uitbetaald.

Bij annulering

Indien de met de tolk gemaakte afspraak voor het verrichten van een tolkdienst 3 uur of meer vóór de met de IND overeengekomen aanvangstijd wordt geannuleerd door de IND, ontvangt de tolk geen vergoedingen voor de geannuleerde afspraak. Indien de met de tolk gemaakte afspraak voor het verrichten van een tolkdienst minder dan 3 uur vóór de met de IND overeengekomen aanvangstijd wordt geannuleerd door de IND, zal de tolk vergoeding voor reiskosten en reistijd alsmede een half uur werktijd ontvangen, ook als de tolk (nog) niet op de gesprek locatie is gearriveerd, tenzij de tolk een andere opdracht door de IND aangeboden krijgt met dezelfde aanvangstijd als die waarop de geannuleerde afspraak zou plaatsvinden.

Wanneer het gesprek ná de geplande aanvangstijd, maar voordat het eerste uur verstreken is, geannuleerd wordt, zal de tolk naast vergoeding voor de reiskosten en -tijd een vol uur wachttijd ontvangen wanneer de tolk op de geplande tijd aanwezig was. Hierbij doet de reden voor annulering niet ter zake. Mocht de tolk later dan de geplande tijd verschenen zijn, dan wordt de wachttijd berekend vanaf de aankomst van de tolk tot het moment waarop maximaal een uur na de geplande begintijd van het gesprek . Dit betekent dat van het uur wachttijd wordt afgetrokken de tijd die zit tussen het tijdstip waarvoor de tolk besteld was en de tijd waarop hij is aangekomen. Indien de tolk langer dan een uur gewacht heeft op verzoek van een IND-medewerker voordat de afspraak wordt geannuleerd, wordt de tijd na het eerste uur vergoed als werktijd.

Uitbetalingen

De IND draagt er zorg voor dat uiterlijk in de maand volgend op de maand waarin de declaratie is ingediend, de verschuldigde vergoedingen worden betaald. Aan de belastingdienst wordt jaarlijks een financieel overzicht van de inkomsten van de tolk beschikbaar gesteld.

Vertaling van stukken

Uit artikel 4:5 tweede lid Awb volgt dat in beginsel de vreemdeling die een aanvraag heeft ingediend verantwoordelijk is voor vertaling van stukken voorzover dit noodzakelijk is voor de beoordeling van die aanvraag. Gezien het belang van de stukken voor de beoordeling van de aanvraag, moet de vertaling in principe door een beëdigd vertaler worden geleverd. Is een noodzakelijke vertaling niet voorshands bijgeleverd, dient in beginsel de vreemdeling in de gelegenheid gesteld te worden om binnen een redelijke termijn alsnog een vertaling te leveren.

In het belang van de voortgang van de 48-uurs-procedure wordt door de IND een uitzondering gemaakt op vorenstaande in de hierna volgende situatie. Indien een vreemdeling tijdens de 48-uurs-procedure documenten/stukken overlegt wordt gevraagd aan de vreemdeling welke van deze documenten/stukken relevant zijn voor de asielaanvraag. Voor de vertaling van deze relevante documenten/stukken zal de IND zorg dragen. Derhalve zal van de op het aanmeldcentrum aanwezige tolk een vertaling gevraagd worden. Hierbij gaat de voorkeur uit naar een tolk die tevens beëdigd vertaler is.

Mocht in een later stadium van de procedure blijken dat een van de documenten/stukken welke tijdens de 48-uurs-procedure zijn overgelegd alsnog relevant is, dan zal de IND alsnog zorg dragen voor de vertaling van het document. Dit geldt tevens voor vertalingen die niet binnen de 48-uurs-procedure vertaald kunnen worden. In beide gevallen zal gehandeld dienen te worden conform de Handleiding contracten Vertaaldiensten (bijlage VI).

Voor de vertaling van documenten/stukken welke na de 48-uurs-procedure door een vreemdeling worden overgelegd, zal de vreemdeling zelf binnen een redelijke termijn zorg dienen te dragen voor een correcte vertaling.

Het is overigens wel mogelijk dat stukken die buiten de 48-uurs-procedure tijdens een gehoor worden overgelegd tijdens het gehoor (globaal) door de tolk wordt vertaald.

Indien een tolk gevraagd wordt om op kosten van de IND een vertaling te leveren, dient dit zoveel mogelijk te geschieden in de tijd waarop een tolk beschikbaar is op een aanmeldcentrum. Indien de vertaling op een andere moment door de tolk wordt uitgevoerd, dient door de planner en de tolk vooraf overeengekomen te worden hoeveel werktijd de tolk maximaal in rekening mag brengen voor de vertaling. De vertaalopdracht en de overeengekomen maximumvergoeding dient schriftelijk te worden vastgelegd voor de IND en de tolk. Uitgangspunt voor het bepalen van de maximumvergoeding is de lengte van de Nederlandse tekst in lettergrootte 9. Een volledig beschreven pagina bevat doorgaans tussen de 500 en 600 Nederlandse woorden. Een maximale vergoeding van drie uur geldt daarvoor als redelijk. Indien een pagina minder woorden bevat, wordt minimaal een half uur werktijd vergoed. Het vorengaande is alleen dan van toepassing indien de vertaalbureaus waarmee de IND een mantelovereenkomst heeft de gewenste vertaling niet kan leveren. Die vertalingen dienen uitsluitend aan een tolk voorgelegd te worden door tussenkomst van de coördinator Tolken op de betreffende IND locatie.

Bijlage 1

Verantwoordelijk voor het tolkenbeleid is Directeur Gemeenschappelijk Centrum Kennis Advies en Opleidingen (GC KAO)

- Frank Hendriks

tel. 070 - 370 3110

- Mark van Elzakker

Hoofd Frontoffice

tel. 070 - 370 3253

Bij GC KAO zit het landelijk aanspreekpunt tolken:

- Susanne van der Kleij

stafmedewerker directeur GC KAO

tel. 070 - 370 3449

fax 070 - 370 3824

De coördinatoren tolken zijn:

- Peter Bruin, AC Schiphol en BK Hoofddorp

tel. 020 - 889 7993

- Marjan Michels, AC Ter Apel en BK Zwolle

tel. 038 - 888 6612

- Hetty Klinker, BK Zevenaar

tel. 0316 - 741 746

- Peter Sonneveldt, BK Rijswijk

tel. 070 - 370 3845

- Inge Biermans. BK Rijsbergen en BK Den Bosch

tel. 073 - 888 3130

Bijlage II

De regioverdeling is als volgt³:

Locaties Schiphol, Rijswijk en Hoofddorp

Postcode beginnend met:

• 1000 t/m 2599 (uitgezonderd Texel, postcode 1790 t/m 1799)

• 2700 t/m 2899

• 3400 t/m 3699

Locatie Rijsbergen

Postcode beginnend met:

• 2600 t/m 2699

• 2900 t/m 3399

• 4200 t/m 4499

• 4600 t/m 5199

Locaties Zevenaar en Den Bosch

Postcode beginnend met:

• 5200 t/m 6099

• 6500 t/m 6699

• 6900 t/m 7599

Locaties Ter Apel en Zwolle

Postcode beginnend met:

• 3700 t/m 4199

• 6700 t/m 6899

• 7600 t/m 8799

• 9200 t/m 9999

Postcodegebieden die niet tot een locatie behoren:

Postcode beginnend met:

• 1790 t/m 1799

• 4500 t/m 4599

• 6100 t/m 6499

• 8800 t/m 9199

Bijlage III

Ministerie van Justitie

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Gedragscode tolken en vertalers IND

September 2002

1. De tolk zal na acceptatie van een tolkopdracht van de IND deze in eigen persoon uitvoeren. Indien de tolk niet in staat is de opdracht naar behoren uit te voeren, zal hij⁴ de opdracht onverwijld teruggeven aan de afdeling die hem de opdracht heeft verstrekt, of aan de coördinator tolken, zodat de IND de opdracht aan een andere tolk kan verlenen.

2.De tolk dient tijdig aanwezig te zijn voor de tevoren afgesproken aanvang van een gesprek.

3.De tolk dient zich voor de aanvang van een tolkdienst te legitimeren, danwel op verzoek van de IND-medewerker die het gesprek leidt.

4.Van de tolk wordt verwacht dat hij het gesprek waarbij hij optreedt als tolk niet eerder verlaat dan nadat dit is afgerond. De tolk dient hier niet onevenredig door benadeeld te worden.

5.De tolk dient van onbesproken gedrag en integer te zijn.

6.De tolk neemt nimmer enige beloning in welke vorm dan ook- aan van een partij ten behoeve waarvan hij in opdracht van de IND tolkdiensten verricht. Wanneer de tolk een dergelijke beloning krijgt aangeboden, stelt hij de coördinator tolken daarvan onverwijld op de hoogte.

7.De tolk dient te allen tijde een professionele werkwijze te tonen. Dit betekent onder meer dat hij zijn werk objectief en zorgvuldig verricht in overeenstemming met de kwaliteitseisen van het Ministerie van Justitie en dat hij een correcte houding jegens de IND-medewerker(s), de vreemdeling(en) en overige aanwezigen heeft.

8.De tolk dient eerlijk te zijn en strikte geheimhouding te bewaren omtrent alle aangelegenheden die hem in de hoedanigheid van tolk ter kennis worden gesteld, of uit hoofde van zijn werkzaamheden worden verkregen. Kennis, contacten en informatie die de tolk uit hoofde van zijn werkzaamheden als tolk voor de IND heeft verworven dient hij nimmer ten eigen bate of ten behoeve van derden te benutten. Evenmin zal de tolk aanleiding geven tot gebruik of misbruik daarvan door anderen.

9.Indien de vreemdeling die gehoord wordt een familielid of een bekende van de tolk is, dient de tolk dit onverwijld te melden bij de IND-medewerker die het gesprek leidt. Indien de vreemdeling ten behoeve van wie de IND de tolk gevraagd heeft te vertalen een andere taal spreekt dan de taal waarvoor de IND de tolk gevraagd heeft de tolkopdracht uit te voeren, dient de tolk dit eveneens onverwijld te melden bij de IND-medewerker die het gesprek leidt, ook in het geval de tolk deze taal eveneens beheerst. De tolk zal zich houden aan de aanwijzingen van de IND-medewerker die het gesprek leidt.

10.De tolk is zich bewust van de verantwoordelijkheid die zijn taak met zich meebrengt. Derhalve dient de tolk na aanvang van het gesprek de IND-medewerker die het gesprek leidt en de coördinator tolken, direct op de hoogte te brengen, indien hij zich niet in staat acht de tolkdienst naar behoren te verrichten (bijvoorbeeld wegens het gebruik van onbekende vaktermen, ziekte of vermoeidheid). Dit geldt eveneens indien de tolk-/vertaaldienst niet (geheel) bevredigend is verlopen naar zijn oordeel.

11.De tolk dient zich uitsluitend als intermediair op te stellen bij werkzaamheden die hij voor de IND uitvoert in het kader van het horen van een vreemdeling, niet zijnde een familielid of een bekende van de tolk. Dit houdt in dat de tolk zich zal beperken tot het vertalen van datgene dat de IND-medewerker en de vreemdeling tegen elkaar zeggen.

De tolk dient noch op eigen initiatief, noch desgevraagd andere informatie te verstrekken dan een vertaling. De tolk dient niet in discussie te gaan over de inhoud van een gehoor. De tolk dient alles te vertalen wat de vreemdeling tijdens het gesprek opmerkt, ook indien het geen reactie op een vraag van de IND-medewerker betreft, of indien de vreemdeling het woord rechtstreeks tot de tolk richt.

12.Indien een uitspraak van een vreemdeling niet letterlijk in het Nederlands vertaald kan worden, zoals een uitdrukking of gezegde, dient deze nader omschreven te worden. De tolk meldt dan aan de IND-medewerker die het gesprek leidt, dat er geen sprake is van een letterlijke vertaling, maar van een omschrijving.

13.De tolk zal noch voor, noch tijdens, danwel na het verrichten van een tolkdienst een gesprek aangaan met de vreemdeling(en) voor wie als tolk wordt opgetreden. Om deze situatie te voorkomen, zal de tolk zich niet in de wachtruimte van de vreemdeling begeven en zal hij de gehoorruimte verlaten wanneer de IND-medewerker dit doet.

14.Van de tolk kan verlangd worden dat hij tijdens een gesprek een vertaling à vue levert.

15.Tijdens het uitvoeren van een tolkopdracht, is het de tolk toegestaan zijn mobiele telefoon aan te houden op de trilstand. De IND-medewerker die het gesprek leidt kan ‐ indien hij daar een dringende reden toe heeft ‐ de tolk verzoeken zijn mobiele telefoon uit te schakelen onder opgaaf van die reden en in goed overleg met de tolk.

16.De tolk stelt aantekeningen die hij maakt ten behoeve van het uitvoeren van zijn werkzaamheden ter beschikking aan de IND-medewerker die het gesprek leidt.

17.Indien de tolk heeft aangegeven als (beëdigd) vertaler opdrachten uit te kunnen voeren, kunnen hem documenten ter vertaling worden aangeboden. Vertalingen dienen zorgvuldig gemaakt en van goede kwaliteit te zijn. Indien een begrip of woord niet letterlijk in het Nederlands vertaald kan worden, dient dit nader omschreven te worden. De tolk dient dan expliciet aan te geven dat er geen sprake is van een letterlijke vertaling, maar van een omschrijving.

18.Indien er over de tolk een klacht wordt ingediend met betrekking tot de taalbeheersing van de vreemde taal van de tolk, zonder dat de tolk middels een certificaat of diploma kan aantonen over voldoende taalbeheersing van die taal conform de eisen die gelden in het Kwaliteitstraject te beschikken, kan de IND op advies van de KACT of naar aanleiding van een gegrond bevonden klacht van de tolk verlangen dat hij deelneemt aan een taaltest.

19.Indien de tolk niet conform deze gedragscode handelt, kan de coördinator tolken de tolk hierop aanspreken. Dit kan leiden tot beperking van de opdrachtverstrekking aan de tolk voor bepaalde of onbepaalde tijd, opdrachtverstrekking op door de coördinator tolken aangegeven voorwaarden, of verwijdering van zijn gegevens uit het IND-tolkenbestand voor bepaalde of onbepaalde tijd. Het niet handelen conform deze gedragscode en de eventuele maatregel die daaruit voortvloeide, kan gemeld worden aan het Kwaliteitsbureau Tolken en Vertalers.

20.Voor informatie, bij problemen of conflicten in welke vorm dan ook inzake het verrichten van tolkdiensten voor de IND, dient de tolk zich te richten tot de coördinator tolken.

Bijlage IV

Ministerie van Justitie

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Regeling tolkenvergoeding IND

In werking getreden op 1 april 1995 (20 maart 1995/486677/95/IND), zoals gewijzigd

- per 1 oktober 1997 (3 oktober 1997/654972/97/IND),

- per 1 november 1998 (23 oktober 1997/724222/98/IND),

- per 1 oktober 2000 (21 augustus 2000/DU/00/092),

- per 13 oktober 2000 (12 oktober 2000/DU/00/108),

- per 15 juni 2001 (28 mei 2001/DU/01/029/IND),

- per 18 maart 2002, terugwerkend tot 1 januari 2002 (6 maart 2002/HD/02/04),

- per 1oktober 2002 (18 september 2002/HD/02/116/IND)

- per 1 oktober 2003 (29september2003/HKUIT03/BOH/4766)

- per 1 januari 2005 (20 december 2004/INDUIT04/7875)

Artikel 1

Voor de toepassing van deze Regeling wordt verstaan onder tolken: zij die door de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie worden ingeschakeld bij het horen van vreemdelingen in het kader van de Vreemdelingenwet 2000.

Artikel 2

1. Aan tolken wordt voor de duur van verrichte tolkwerkzaamheden op of na 1 oktober 2003 een vergoeding van € 43,89 per uur toegekend.

2. In afwijking van het onder lid 1 gestelde, wordt aan tolken die korter dan een half jaar tolkwerkzaamheden ten behoeve van de Immigratie- en Naturalisatiedienst verrichten voor tolkwerkzaamheden een vergoeding van € 30,22 per uur toegekend.

Artikel 3

vervallen.

Artikel 3A

vervallen

Artikel 4

De vergoeding voor tolkwerkzaamheden als bedoeld in artikel 2 wordt met de helft verhoogd voor werkzaamheden die worden verricht op:

a. zaterdag;

b. zondag;

c. een in artikel 3 van de Algemene termijnenwet genoemde algemeen erkende feestdag of een bij of krachtens dat artikel daarmee gelijkgestelde dag.

Artikel 5

Voor tolkwerkzaamheden bij bezwaarschriftprocedures geldt een minimumvergoeding van een half uur.

Artikel 6

Voor wachttijd wordt maximaal een uur per dag vergoed. Deze vergoeding wordt berekend op basis van 50% van het uurtarief, waarvoor de tolk werkt.

Artikel 7

Voor het totaal aantal reisuren, verminderd met één uur, tussen de woonplaats van de tolk en de plaats van gehoor van de vreemdeling, geldt per reisuur een vergoeding van 50% van het tarief waarvoor de tolk werkt. Ook indien de tolk op één dag op meerdere plaatsen van gehoor werkzaam is, wordt voor die dag maximaal één uur in mindering gebracht op het totaal aantal reisuren.

Artikel 8

Indien de reisuren als bedoeld in artikel 7 in de weekeinden en op algemeen erkende feestdagen worden gemaakt, geldt dat de bedragen waarop de tolk recht heeft ingevolge artikel 7 worden verhoogd met 50%.

Artikel 9

De reiskostenvergoeding is gebaseerd op de maximale fiscale vrijstelling per kilometer, danwel de werkelijke kosten op basis van openbaar vervoer tweede klasse.

Artikel 10

1. De bedragen genoemd in deze Regeling worden verhoogd met de omzetbelasting voor zover de tolk deze uit hoofde van de Wet op de omzetbelasting 1968 verschuldigd is en hij voorafgaand aan het indienen van de declaratie zijn BTW-nummer heeft opgegeven.

2. De tolk die BTW-plichtig is en aan wie nog geen BTW-nummer is toegekend, verstrekt dit BTW-nummer binnen dertig dagen na toekenning aan de IND.

3. De IND is niet aansprakelijk voor een naheffingsaanslag BTW die aan de tolk wordt opgelegd indien de tolk zijn BTW-plichtigheid en zijn BTW-nummer niet op de voorgeschreven wijze kenbaar heeft gemaakt.

Artikel 11

1. Declaraties dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na het verrichten van de tolkwerkzaamheden waarop de declaratie betrekking heeft, te worden ingediend bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie. Over de vorm en de inhoud waaraan declaraties dienen te voldoen, kunnen nadere richtlijnen worden gegeven.

2. Declaraties worden slechts betaalbaar gesteld indien opdracht tot het verrichten van tolkwerkzaamheden is verkregen van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie.

Artikel 12

vervallen

Artikel 13

De Regeling tolkenvergoeding Immigratie- en Naturalisatiedienst van 22 maart 1994 wordt ingetrokken.

Artikel 14

Deze Regeling kan worden aangehaald als: Regeling tolkenvergoeding Immigratie- en Naturalisatiedienst.

Artikel 15

Deze Regeling treedt in werking op 1 april 1995 en zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Bijlage V

Evaluatieformulier tolken

¹ Met gesprek wordt iedere activiteit van een IND-medewerker bedoeld waarbij een tolk wordt ingezet voor vertaling van hetgeen gezegd wordt, bijvoorbeeld eerste gehoor, nader gehoor, taalanalyse, bezwaarzitting, vertrekgesprek of calamiteitengesprek

² Hiermee komt de interne memo van 9 april 2001 betreffende wachttijd tolken te vervallen.

³ Als de werkzaamheden buiten één van de genoemde locaties worden verricht, wordt voor de benadering van een tolk uitgegaan van de locatie waar de opdracht wordt gepland.

⁴ Het betreft hier het taalkundige hij. Vanzelfsprekend kan de persoon ook vrouwelijk zijn.