Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders | Staatscourant 2004, 33 pagina 19 | Overig |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Gedragscode gerechtsdeurwaarders ter bescherming persoonsgegevens
Het bestuur van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders.
Overwegende,
dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302) regels stelt inzake de bescherming van persoonsgegevens;
dat artikel 25 van voornoemde wet aan een organisatie die voornemens is een gedragscode vast te stellen de mogelijkheid biedt het College bescherming persoonsgegevens te verzoeken te verklaren dat de daarin opgenomen regels een juiste uitwerking vormen van voornoemde wet of van andere wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens;
dat het gewenst is te komen tot een Gedragscode teneinde een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te bevorderen en te waarborgen.
Gehoord het advies van de Ledenraad en de Algemene Ledenvergadering van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders.
Besluit:
de Gedragscode gerechtsdeurwaarders ter bescherming van persoonsgegevens als volgt vast te stellen.
In deze gedragscode wordt verstaan onder:
a. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
b. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c. gerechtsdeurwaarder: de als zodanig benoemde openbaar ambtenaar, de als zodanig benoemde waarnemend openbaar ambtenaar en de toegevoegd-kandidaat-gerechtsdeurwaarder als bedoeld in artikel 1 onder e Gerechtsdeurwaarderswet, verantwoordelijke in de zin van de Wbp, die zelf of op wiens aanwijzing of onder wiens verantwoordelijkheid of medeverantwoordelijkheid persoonsgegevens worden verwerkt;
d. opdrachtgever: degene die aan de gerechtsdeurwaarder een opdracht bedoeld in artikel 2, eerste lid, of artikel 20 Gerechtsdeurwaarderswet verstrekt;
e. wederpartij: de natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en ten laste van wie de gerechtsdeurwaarder een opdracht uitvoert;
f. derde: ieder, niet zijnde de wederpartij, de gerechtsdeurwaarder of de persoon die onder rechtstreeks gezag van de gerechtsdeurwaarder gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
g. toestemming van de wederpartij: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de wederpartij aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
h. verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
i. Wbp : Wet bescherming persoonsgegevens;
j. verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens door de gerechtsdeurwaarder geschiedt ten behoeve van:
a. de uitoefening van ambtelijke taken als bedoeld in artikel 2, eerste lid Gerechtsdeurwaarderswet;
b. de uitoefening van niet ambtelijke werkzaamheden als bedoeld in artikel 20 Gerechtsdeurwaarderswet.
Artikel 3. Categorieën van wederpartijen
De persoonsgegevens die verwerkt worden en die onder deze Gedragscode vallen, hebben betrekking op de wederpartijen van opdrachtgevers en personen die tot die categorie hebben behoord.
Artikel 4. Categorieën van gegevens
1. De verwerking van persoonsgegevens kan betrekking hebben op:
a. naam, adres, postbusnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, titulatuur, telefoonnummer, telefaxnummer, e-mail-adres;
b. GBA-nummer, Sofi-nummer en andere identificerende gegevens;
c. gegevens omtrent inkomen, bezittingen en schulden;
d. gegevens met betrekking tot het in het verleden verrichte of lopende acties of transacties in zaken welke van invloed kunnen zijn op respectievelijk voortvloeien uit de bij of krachtens wet of door de opdrachtgever opgedragen taken en werkzaamheden;
e. gegevens omtrent de in die zaken van de wederpartij ontvangen bedragen en op hem verhaalbare kosten;
f. andere voor het doel van de verwerking noodzakelijke niet te categoriseren gegevens.
2. Tenzij de persoonsgegevens bedoeld in het eerste lid onder b. tot en met d. en f. van de wederpartij, diens gemachtigde of uit openbare bronnen zijn verkregen, is het de gerechtsdeurwaarder behoudens rechtvaardigingsgrond niet toegestaan deze gegevens te verwerken indien de verwerking van persoonsgegevens geschiedt ten behoeve van de uitoefening van niet ambtelijke werkzaamheden als bedoeld in artikel 2 onder b. van deze code.
Artikel 5. Herkomst en verkrijging
1. De persoonsgegevens genoemd in artikel 4 kunnen worden verkregen:
a. van de opdrachtgever van de gerechtsdeurwaarder;
b. van de wederpartij zelf of diens gemachtigde;
c. van een derde, die deze in het kader van de Wet heeft verstrekt;
d. uit openbare bronnen;
e. van informatiebureaus;
f. uit eigen waarneming van (werknemers van) de gerechtsdeurwaarder;
g. door combinatie van de op de wederpartij betrekking hebbende gegevens;
h. uit bronnen waar de gerechtsdeurwaarder in het kader van de uitoefening van zijn ambtelijke of niet-ambtelijke praktijk kennis van neemt;
2. De gerechtsdeurwaarder draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens die worden verwerkt, voor zover redelijkerwijs mogelijk is, op hun juistheid en volledigheid worden gecontroleerd.
Artikel 6. Toegang tot de gegevens
Verwerking van persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt, toegestaan aan alle werknemers van de gerechtsdeurwaarder die zijn belast met de behandeling van zaken. De gerechtsdeurwaarder verplicht zijn werknemers tot geheimhouding.
Artikel 7. Verstrekking van gegevens
1. Tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de wederpartij, worden diens persoonsgegevens uitsluitend aan de volgende personen of instanties verstrekt:
a. aan de opdrachtgever voor zover nodig in het kader van de verstrekte opdracht en ter verantwoording van verrichte werkzaamheden;
b. aan de andere wederpartij van de opdrachtgever in éénzelfde of nauw verwante zaak, voor zover nodig bij het verrichten van de bij of krachtens de wet of door de opdrachtgever opgedragen taken en werkzaamheden;
c. aan rechterlijke instanties en andere derden voor zover noodzakelijk voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;
d. aan bij de zaak betrokken derden, waaronder gerechtsdeurwaarders, openbare registers, banken, één en ander uitsluitend voor zover nodig bij het verrichten van de bij of krachtens de wet of door de opdrachtgever opgedragen taken en werkzaamheden.
2. Verstrekking van gegevens vindt niet plaats indien de gerechtsdeurwaarder weet of redelijkerwijs kan aannemen dat degene aan wie de gegevens zullen worden verstrekt, deze in ruimere kring bekend zal maken of dat deze zullen worden benut voor een doel niet in overeenstemming met het doel van de verwerking.
3. Verstrekking van gegevens vindt niet plaats voor zover dit in strijd zou komen met de geheimhoudingsplicht van de gerechtsdeurwaarder.
Overeenkomstig artikel 13 Wbp draagt de gerechtsdeurwaarder er zorg voor dat de persoonsgegevens die door hem in het kader van zijn praktijkuitoefening worden verwerkt op zodanige wijze beveiligd zijn dat verlies of onrechtmatige verwerking daarvan wordt voorkomen.
1. De gerechtsdeurwaarder brengt iedere wederpartij van wie persoonsgegevens worden verwerkt hiervan op de hoogte, tenzij deze gegevens bij de wederpartij zelf worden verkregen.
2. Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt plaats:
a. op het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, of
b. wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.
3. De verplichting tot kennisgeving als bedoeld in het eerste lid geldt niet:
a. indien de wederpartij van de verwerking reeds op de hoogte is;
b. indien de vastlegging van persoonsgegevens of de verstrekking daarvan bij of krachtens wet is voorgeschreven, in welk geval de gerechtsdeurwaarder de wederpartij op diens verzoek dient te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens heeft geleid;
c. indien een gewichtig belang van anderen, de verantwoordelijke daaronder begrepen, zich daartegen verzet;
d. voor zover het achterwege laten van de mededeling noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de Staat of de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
e. wanneer mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt, in welk geval de gerechtsdeurwaarder de herkomst van de gegevens vastlegt.
4. Voordat persoonsgegevens worden verkregen bij de wederpartij zelf deelt de gerechtsdeurwaarder hem zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking mede.
5. De gerechtsdeurwaarder verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de wederpartij een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
Artikel 10. Verstrekken van overzichten
1. De gerechtsdeurwaarder verstrekt de wederpartij overeenkomstig artikel 35 Wbp op diens schriftelijk verzoek en na deugdelijke vaststelling van diens identiteit, binnen vier weken nadat het verzoek is gedaan, een overzicht van de van hem verwerkte gegevens.
2. De in lid 1 opgenomen verplichting geldt niet indien gewichtige belangen van anderen, de gerechtsdeurwaarder daaronder begrepen, zich tegen de verstrekking verzetten.
3. De gerechtsdeurwaarder is, met inachtneming van het bij of krachtens artikel 39, eerste lid Wbp bepaalde, gerechtigd aan de wederpartij voor het op diens verzoek verstrekken van de gegevens met betrekking tot de verwerking, een vergoeding van kosten te vragen, welke vergoeding wordt teruggegeven in geval tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van verwerkte persoonsgegevens is overgegaan.
Artikel 11. Correctie en verzet
1. De wederpartij aan wie overeenkomstig artikel 10 een overzicht is verstrekt van de van hem verwerkte gegevens, kan de gerechtsdeurwaarder schriftelijk verzoeken om de verwerkte persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift in de verwerking voor komen. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De gerechtsdeurwaarder bericht de wederpartij binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan zijn verzoek wordt voldaan. De gerechtsdeurwaarder draagt er voor zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig wordt uitgevoerd. Een weigering wordt met redenen omkleed.
3. Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, dan treft de gerechtsdeurwaarder de voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming ondanks het feit dat er grond is voor aanpassing van de gegevens op grond van dit artikel.
4. De gerechtsdeurwaarder die overeenkomstig het tweede lid van dit artikel persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is verplicht om aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt, een onevenredige inspanning kost of de wederpartij de gerechtsdeurwaarder schriftelijk van deze plicht ontslaat. De gerechtsdeurwaarder verstrekt aan de wederpartij desgevraagd een opgave van degenen aan wie hij kennis heeft geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming.
5. Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 8, onder e. en f. Wbp, kan de wederpartij daartegen bij de gerechtsdeurwaarder te allen tijde verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheid.
6. De gerechtsdeurwaarder beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is en beëindigt terstond de verwerking indien het verzet gerechtvaardigd is.
7. De gerechtsdeurwaarder is, met inachtneming van het bij of krachtens artikel 40, derde lid Wbp bepaalde, gerechtigd aan de wederpartij voor het in behandeling nemen van een verzet een vergoeding van kosten te vragen, welke vergoeding wordt teruggegeven in geval het verzet gegrond wordt bevonden.
Op eerste verzoek wordt aan éénieder een afschrift van deze Gedragscode ter beschikking gesteld.
Deze Gedragscode treedt in werking op de veertiende dag nadat deze (met toelichting) in de Staatscourant is geplaatst.
Deze gedragscode wordt aangehaald als: Gedragscode gerechtsdeurwaarders ter bescherming persoonsgegevens.
Baarn, 12 december 2003.
Het bestuur van de Koninklijke Beroepsorganisatie
van Gerechtsdeurwaarders,
F.J.M. van der Meer, voorzitter.
Toelichting op de gedragscode ex art. 25 WBP
De Koninklijke Vereniging van Gerechtsdeurwaarders heeft ter uitvoering van de Wet Persoonsregistraties (WPR) in haar Algemene Vergadering op 27 april 1996 het reglement Persoonsgegevens vastgesteld. Aansluitend hebben de gerechtsdeurwaarderskantoren hun administratie bij - toen nog - de Registratiekamer aangemeld en daarmee voldaan aan de in die wet opgenomen meldingsplicht.
Per 1 september 2001 is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in werking getreden. Art. 25 van de Wbp biedt organisaties die voornemens zijn een gedragscode vast te stellen de mogelijkheid het College bescherming persoonsgegevens (CBP) te verzoeken te verklaren dat de in de gedragscode opgenomen regels een juiste uitwerking vormen van de Wbp of andere wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens. In die gedragscode kunnen, naast algemene bepalingen, ook branche- of beroepsspecifieke bepalingen worden opgenomen. De gedragscode dient aan te sluiten op de Wbp en een juiste uitwerking te zijn van deze wet en van andere wettelijke bepalingen waarin de verwerking van persoonsgegevens aan de orde is.
In aansluiting op het onder het regiem van de WPR vastgestelde reglement heeft de ledenraad van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders een Gedragscode vastgesteld.
Deze Gedragscode onderstreept het belang om de uitwerking van de Wbp op juiste wijze vorm te geven, waardoor het voor degene wiens gegevens door de gerechtsdeurwaarder verwerkt worden duidelijk is dat deze verwerking zorgvuldig plaatsvindt.
In deze toelichting wordt met name aandacht besteed aan de uitwerking van de uitgangspunten die voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, vastgelegd in de administratie van de gerechtsdeurwaarderspraktijk, van belang zijn. Daarbij is ook gerefereerd aan de uitkomsten die in de afgelopen jaren en in het bijzonder de laatste maanden van 2001 uit het overleg tussen de KBvG en het College bescherming persoonsgegevens zijn gevolgd.
De grondslag voor de Wbp wordt gevormd door de volgende beginselen:
1. rechtmatigheidsbeginsel (artikel 6 Wbp): verkrijging van gegevens op rechtmatige.
2. doelbinding (artikel 7 Wbp): de verwerking van gegevens dient overeenkomstig het doel van de verkrijging plaats te vinden.
Om te illustreren de volgende - door het College bescherming persoonsgegevens aangereikte - voorbeelden:
a. een cockpit voice-recorder dient de verkeersveiligheid, maar middels deze voice-recorder is een beroepsfout van een piloot ontdekt. Deze beroepsfout is in zijn dossier genoteerd en een disciplinaire straf is het gevolg. Het primaire doel van de voice-recorder was een vergroting van de (luchtverkeers)veiligheid. Het CBP heeft geoordeeld dat het gebruik van de gegevens in dit geval verenigbaar was met het doel van het hebben van een cockpit voice-recorder;
b. de vraag werd aan het CBP voorgelegd of het gebruik van een database met daarin opgenomen de personalia van asielzoekers mocht worden gebruikt voor het opsporen van criminelen. De politie had naast de database met vingerafdrukken van criminelen, ook de database met geregistreerde asielzoekers geraadpleegd. Het CBP kwam tot de conclusie dat de database met daarin opgenomen de gegevens van asielzoekers niet voor het gebruikte doel is aangelegd; het 'matchen' van de gegevens werd derhalve niet toegestaan.
3. grondslag voor verwerking (artikel 8 Wbp): Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien dit noodzakelijk is op grond van enkele nader in artikel 8 WBP genoemde gronden.
4. verenigbaarheid (artikel 9 Wbp): Persoonsgegevens mogen niet worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen.
5. transparantiebeginsel (artikel 33 en 34 Wbp): het moet voor de debiteur duidelijk zijn welke gegevens, door wie en met welk doel verwerkt worden.
6. kwaliteitsbeginsel en beveiliging (artikel 11 tot en met 13 Wbp): men moet instaan voor de kwaliteit van de gegevens en de gegevens moeten adequaat beveiligd zijn. Door gebruik te maken van `privacy enhancing technologies' (PET) wordt gegarandeerd dat niet meer gegevens verstrekt worden dan noodzakelijk.
7. waarborg: de rechten van de betrokkenen moeten gewaarborgd worden.
De gerechtsdeurwaarder en verantwoordelijke zijn om begrijpelijke redenen samengevoegd. In het kader van de Gedragscode is het de gerechtsdeurwaarder onder wiens verantwoordelijkheid verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. Hij is dus steeds de verantwoordelijke.
De gerechtsdeurwaarder voert zowel een ambtelijke als een niet-ambtelijke praktijk. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats zowel in de uitvoering van de ambtelijke werkzaamheden als omschreven in art. 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet, als in de uitvoering van niet-ambtelijke werkzaamheden, bedoeld in art. 20 van de Gerechtsdeurwaarderswet.
Wanneer de gerechtsdeurwaarder zich presenteert dient hij dit zorgvuldig en in overeenstemming met de eisen van zijn beroep te doen, hetgeen onder meer impliceert dat hij dient zorg te dragen voor een juiste en volledige presentatie en dat hij in zijn contacten misverstanden dient te vermijden over de hoedanigheid waarin hij optreedt (artikel 12 Verordening Beroeps- en gedragsregels gerechtsdeurwaarders).
Art. 3 Categorieën van wederpartijen
De categorie van wederpartijen is in vergelijking met het vroegere reglement Persoonsgegevens teruggebracht tot één groep van personen, te weten de wederpartij(en) van opdrachtgevers. Dit is de categorie personen tegen wie de gerechtsdeurwaarder een zaak in behandeling heeft. De aanvulling betreft de zaken die afgewikkeld zijn en waarin persoonsgegevens bewaard dienen te worden.
De natuurlijke personen/opdrachtgevers vallen niet onder de werking van deze Gedragscode, aangezien er van uitgegaan dient te worden dat de persoonsgegevens met instemming van deze natuurlijke personen/opdrachtgevers door de gerechtsdeurwaarder worden verwerkt.
Op grond van art. 15 van het Besluit Vrijstellingen (Staatsblad 2001, 250) valt de verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen/opdrachtgevers wel onder de Wbp, de verwerking ervan is vrijgesteld van melding.
Art. 4 Categorieën van gegevens
De meest voorkomende elementen die bij gegevensverwerking aan de orde komen zijn vermeld. Het geheel van deze gegevens vormt het 'plaatje' van de debiteur van de opdrachtgever met behulp waarvan de gerechtsdeurwaarder zijn werkzaamheden verricht.
Incidenteel kan het voorkomen dat de gerechtsdeurwaarder informatie als omschreven in art. 16 juncto art. 22 Wbp verwerkt. Dat zal het geval zijn wanneer de gerechtsdeurwaarder een vonnis ter tenuitvoerlegging in behandeling krijgt, waarin naast de informatie die betrekking heeft op de veroordeling tot betaling, ook aspecten die te maken hebben met een strafzaak zijn vermeld.
Tot de categorie onder f vermeld kan, als voorbeeld, ook worden gerangschikt informatie die te maken heeft met risico's die worden gelopen bij het benaderen van de debiteur. Bescherming van de eigen persoon is van vitaal belang. Vanuit dat oogpunt is het gerechtvaardigd om in voorkomend geval deze informatie over personen te verwerken.
Ook het bedrijfsbelang kan reden zijn bepaalde gegevens te verzamelen, tenzij de schending van de privacy van de betrokkene daar niet tegenop weegt. De betrouwbaarheid en de accuratesse van de verzamelde informatie is van groot belang.
Het is de gerechtsdeurwaarder in beginsel niet toegestaan persoonsgegevens als bedoeld onder b. tot en met d. en f, te verwerken indien deze verwerking geschiedt ten behoeve van de uitoefening van niet ambtelijke werkzaamheden (veelal incassowerkzaamheden) als bedoeld in artikel 20 van de Gerechtsdeurwaarderswet, tenzij deze gegevens worden verkregen van de wederpartij zelf, diens gemachtigde dan wel uit openbare bronnen.
De gerechtsdeurwaarder is gehouden persoonsgegevens die hij verkrijgt te vermelden in zijn administratie, waarbij de datum waarop de gegevens zijn verkregen, het doel en het gebruik ervan dient te worden vastgelegd (artikel 1 Administratieverordening gerechtsdeurwaarders).
Door aldus de verwerking van persoonsgegevens vast te leggen is te allen tijde een controle op een juiste en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens mogelijk.
In de praktijkvoering van de gerechtsdeurwaarder zal er echter sprake zijn van een zekere informatie overloop. Dat wil zeggen dat informatie die in het ene dossier tegen een debiteur is verkregen, ook in een ander dossier tegen diezelfde debiteur, wordt gebruikt. Ter verduidelijking in welke gevallen deze overloop van informatie in ieder geval toegestaan is, hebben KBvG en CBP een aantal voorbeelden besproken waarin de ambtshalve verkregen informatie voor de niet-ambtelijke praktijk wordt gebruikt. In de besproken voorbeelden heeft het Cbp aangegeven dat de uiteengezette overloop van informatie in ieder geval toegestaan is.
De gerechtsdeurwaarder krijgt opdracht een vordering te incasseren. In vrijwel alle gevallen wordt de schuldenaar na ontvangst van de opdracht schriftelijk tot betaling aangemaand. Indien van de debiteur geen reactie wordt verkregen zal de volgende stap veelal zijn dat tot dagvaarding moet worden overgegaan. De gerechtsdeurwaarder verifieert het adres van de schuldenaar middels een GBA-informatieverzoek.
Blijkt uit de informatie GBA dat het aangegeven en in de aanmaning gebruikte adres juist is, dan zal tot dagvaarding worden overgegaan.
Blijkt uit de informatie dat het adres niet juist is, dan zal, voordat tot rechtsmaatregelen (dagvaarding) kan worden overgegaan, eerst aan het juiste adres moeten worden aangemaand ter voorbereiding van een - mogelijke - procedure. Wordt op deze aanmaning niet gereageerd dan zal tot dagvaarding worden overgegaan.
Wordt verificatie achterwege gelaten dan is er de kans dat de dagvaarding op een onjuist adres wordt betekend. Daarmee wordt dan op onjuiste wijze een procedure gestart. Dit heeft weer tot gevolg dat nodeloos kosten worden gemaakt. Als niet wordt aangemaand dan zou er rauwelijks worden gedagvaard. Die handelwijze brengt voor de opdrachtgever een extra kostenrisico met zich mee.
Voorbeeld II: parallelle dossiers en adresgegevens
In de praktijk is de situatie vaak dat een gerechtsdeurwaarder tegen één en dezelfde schuldenaar meerdere zaken in behandeling heeft. Die verschillende zaken verkeren vaak in verschillende stadia. Als voorbeeld dient het geval waarbij de gerechtsdeurwaarder tegen schuldenaar A reeds voor één crediteur een procedure is gestart en vervolgens nog een vordering op schuldenaar A in behandeling krijgt. Wanneer blijkt dat in de laatst aangeleverde zaak er van een foutief adres uitgegaan wordt, dan zal de gerechtsdeurwaarder met de wetenschap van het juiste adres van de schuldenaar uit het eerst vermelde dossier, dat - juiste - adres ook hanteren in de laatst aangeleverde zaak.
Een andere werkwijze, het bewust op een onjuist adres aanmanen van de schuldenaar en het vervolgens verifiëren van het adres en het daarna opnieuw moeten versturen van een aanmaning, zal alleen leiden tot vertraging in de behandeling van het dossier en verhoging van kosten. Dat gaat dan ten nadele van de justitiabele. Een dergelijke handelwijze leidt tot een niet juist en inefficiënt functionerende gang van zaken. Het werkt ook contraproductief voor wat betreft het doel van de wetgeving, te weten de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Deze wordt door het verzenden van de aanmaning naar een derde juist geschaad.
Voorbeeld III: parallelle dossiers en verhaalinformatie
In de loop van de behandeling van een dossier kan en mag de gerechtsdeurwaarder diverse informatiebronnen raadplegen. De informatie die op deze wijze wordt verkregen zal de gerechtsdeurwaarder gebruiken in het dossier waarin deze werd gevraagd, maar ook in andere dossiers die tegen dezelfde schuldenaar in behandeling zijn. Daarmee wordt voorkomen dat nodeloos kosten worden gemaakt.
Voorbeeld IV: parallelle dossiers, verhaalsinformatie en bekendheid geven aan derden
In de loop van de behandeling van een dossier kan en mag de gerechtsdeurwaarder diverse informatiebronnen raadplegen. De informatie die op die wijze wordt verzameld zal de gerechtsdeurwaarder gebruiken in het dossier waarin deze werd gevraagd, maar ook in andere dossiers die tegen dezelfde schuldenaar in behandeling zijn. Blijkt uit informatie dat verdere maatregelen tegen een schuldenaar geen zin hebben (bijvoorbeeld omdat verhaalsmogelijkheden ontbreken) dan heeft de gerechtsdeurwaarder de verplichting dat te melden aan de opdrachtgever. Daarmee wordt voorkomen dat een gerechtsdeurwaarder tot verdere maatregelen tegen een schuldenaar overgaat terwijl op dat moment al bekend is dat verhaalsmogelijkheden ontbreken en dus dat verdere maatregelen niet anders betekenen dan dat nodeloos kosten worden gemaakt. Uiteraard zal de gerechtsdeurwaarder daarbij volstaan met de noodzakelijk informatie.
Art. 5 Herkomst en verkrijging
Bij de uitoefening van zijn praktijk kan de gerechtsdeurwaarder uit vele informatiebronnen putten. Daarbij is het van belang onderscheid te maken tussen openbare en niet openbare bronnen. Voorts is de hoedanigheid waarin de gerechtsdeurwaarder opereert bij de beantwoording van de vraag of de gerechtsdeurwaarder de gegevens mag verwerken van belang (zie artikel 4, tweede lid Gedragscode).
Wanneer een opdrachtgever bij het aanleveren van de incasso-opdracht gegevens omtrent de werkkring/uitkering van de debiteur verstrekt, dan mag de gerechtsdeurwaarder deze gegevens bij de behandeling van de zaak gebruiken wanneer hij de overtuiging heeft of mag hebben dat de opdrachtgever de gegevens op juiste wijze heeft verkregen.
Wanneer informatie desgevraagd en op grond van een wettelijke bepaling aan de gerechtsdeurwaarder wordt verstrekt, wordt die informatie feitelijk verstrekt door een niet openbare bron. De bron is - op grond van een wettelijke bepaling - alleen toegankelijk voor de gerechtsdeurwaarder.
Een werkgever mag niet zomaar, dat wil zeggen anders dan wanneer aan een wettelijke verplichting wordt voldaan, zonder instemming van de werknemer gegevens verstrekken. Hij kan dat alleen doen wanneer de gerechtsdeurwaarder informatie vraagt met verwijzing naar de wettelijke bepalingen die hem legitimeren de informatie te vragen en die de derde, werkgever of uitkerende instantie, legitimeren de gevraagde informatie te verstrekken.
Dat geldt ook voor het benaderen van de GBA. De GBA is een niet openbare bron. Afscherming van de in de GBA opgeslagen informatie heeft plaatsgevonden omdat de gegevens van iedere burger daarin wettelijk verplicht zijn opgenomen. De GBA is alleen voor geautoriseerde personen, waaronder gerechtsdeurwaarders, toegankelijk. Ook de informatie opgeslagen in de database van het UWV is alleen voor degenen die geautoriseerd zijn toegankelijk en is dus niet openbaar.
Openbare bronnen zijn onder meer: het Handelsregister, de telefoongids, Internet, Kadaster, Faillissementsregister, de buren, opdrachtgevers, `de kapper' e.a.
In zijn algemeenheid geldt dat onder een openbare bron moet worden verstaan: een voor ieder toegankelijke bron.
Wanneer de gerechtsdeurwaarder een handelsinformatiebureau inschakelt moet hij er van overtuigd zijn dat het bureau handelt in overeenstemming met de Wbp. De gerechtsdeurwaarder dient bij voorkeur, om te waarborgen dat daarover geen onduidelijkheid bestaat, afspraken over werkwijze en levering van informatie met het handelsinformatiebureau vast te leggen. Het ingeschakelde handelsinformatiebureau dient de - eventueel - vereiste mededeling aan de schuldenaar te doen.
Door de eigen waarneming van de gerechtsdeurwaarder en diens medewerkers wordt informatie verkregen. De gerechtsdeurwaarder is aan het werk en ontvangt informatie over een bepaalde persoon. Dat kan bijvoorbeeld gaan om de werkgever of uitkerende instantie van een debiteur. De gerechtsdeurwaarder zal deze informatie verifiëren en eventueel beslag leggen. Wat geldt voor de gerechtsdeurwaarder geldt ook voor diens medewerkers. Ook zij zullen uit eigen waarneming informatie verkrijgen.
Het 'naast elkaar leggen' of combineren van gegevens zal sporadisch plaatsvinden. In de praktijkvoering zal het steeds gaan om informatie die op een bepaalde persoon betrekking heeft.
Gegevensverstrekking door anderen, bijvoorbeeld door buren en naamgenoten valt in een grijs gebied. Opvragen van gegevens bij buren en naamgenoten is in principe geen probleem wanneer het gaat om informatie met behulp waarvan de gerechtsdeurwaarder in contact kan komen met de betrokkene, de zogenaamde contactinformatie. Het op deze wijze verkrijgen van verhaalsinformaties is niet toegestaan.
De gerechtsdeurwaarder zal er steeds van uit moeten kunnen gaan dat de verwerkte gegevens juist zijn. Constateert hij dat verwerkte gegevens niet juist zijn, dan zal hij deze gegevens uit eigen beweging moeten corrigeren.
Art. 6 Toegang tot de gegevens
De gevoeligheid van de informatie die de gerechtsdeurwaarder verwerkt maakt het nodig dat deze informatie alleen toegankelijk is voor de gerechtsdeurwaarder en zijn medewerkers. Uiteraard moet de verwerking ook toegankelijk zijn voor derden die in het kader van het uitvoeren van een controle de gegevens moeten kunnen raadplegen.
In de relatie met zijn medewerkers zal de gerechtsdeurwaarder vastgelegd hebben dat op de medewerkers een geheimhoudingsplicht rust.
Van toegang tot verwerkte gegevens is ook sprake wanneer een lopende zaak is afgewikkeld en deze zaak gearchiveerd wordt. Het zal dan gedurende zekere tijd nodig zijn dat de informatie wordt bewaard en toegankelijk is. In de wet zijn voor het verwijderen van gegevens geen termijnen opgenomen. In zijn algemeenheid geldt dat wanneer gegevens op grond van wettelijke bepalingen bewaard moeten blijven, bijvoorbeeld voor het opstellen van de jaarrekening, het uitvoeren van controles door de accountant, het verrichten van audits door een derde partij of op grond van fiscale regels, gegevens niet verwijderd dienen te worden.
Ontbreekt een wettelijke bepaling voor het bewaren van gegevens dan dient bekeken te worden wat op grond van een redelijke bedrijfsvoering een acceptabele of noodzakelijke termijn is voor het bewaren van gegevens. Bij dit alles spelen zowel externe factoren als interne factoren een rol. In de Administratieverordening Gerechtsdeurwaarders zal - nadat een onderzoek met betrekking tot de bewaarplicht is afgerond - dienaangaande een bepaling worden opgenomen.
Art. 7 Verstrekken van gegevens
De gerechtsdeurwaarder zal de gegevens die hij verwerkt alleen aan derden verstrekken wanneer dat in het kader van de uitoefening van zijn werkzaamheden nodig is.
In de gerechtsdeurwaarderspraktijk komt het veelvuldig voor dat een collega vraagt of het nemen van rechtsmaatregelen tegen een schuldenaar, uit het oogpunt van verhaalsmogelijkheden, verantwoord is. Het is, ook gezien de gebruiken in de praktijkvoering van de gerechtsdeurwaarder, toegestaan dat in het kader van een dergelijke vraag de relevante gegevens worden verstrekt.
Binnen de gerechtsdeurwaarderspraktijk komt het met regelmaat voor dat derden, met name advocaten, de gerechtsdeurwaarder benaderen om informatie omtrent een wederpartij teneinde te inventariseren of er steunvorderingen bestaan waardoor een faillissementsaanvraag - op verzoek van een opdrachtgever van die derde - kan worden ingediend (artikel 7, eerste lid onder c. van de Gedragscode). De gerechtsdeurwaarder dient in voorkomend geval terughoudend op te treden. Het is hem in beginsel toegestaan de strikt voor de beantwoording van de vraag noodzakelijke informatie ter kennis van de derde te brengen.
Verstrekking dient achterwege te blijven (artikel 7, tweede lid) indien de gerechtsdeurwaarder het vermoeden heeft of gevoeglijk kan aannemen dat de te verstrekken gegevens door de derde in ruimere kring bekend zullen worden gemaakt of zullen worden benut voor een ander doel dan waarvoor de desbetreffende gegevens zijn verkregen. Hierbij valt met name te denken aan verstrekking van gegevens aan journalisten, handelsinformatiebureaus, detectivebureaus, etcetera. Informatieverstrekking dient alsdan achterwege te blijven.
Het beschikken over persoonsgegevens brengt met zich mee dat de gerechtsdeurwaarder er voor dient te zorgen dat deze gegevens adequaat beveiligd zijn. In art. 13 Wbp is de basis voor die beveiligingsverplichting gelegd. De verplichting betekent dat bestanden waarin gegevens zijn vastgelegd niet voor iedereen bereikbaar mogen zijn.
De toegang tot de database waarin de gegevens zijn opgeslagen zal minimaal door middel van een user-ID en wachtwoord beveiligd moeten zijn. Dat voorkomt ook dat 'toevallige passanten' op een gerechtsdeurwaarderskantoor zondermeer de database waarin de informatie is opgeslagen, kunnen raadplegen.
Uitgangspunt van de bepaling is dat de gerechtsdeurwaarder aan degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, daarvan mededeling doet. Die mededeling behoeft niet plaats te vinden wanneer de gegevens door de schuldenaar worden verstrekt en hij weet dat hij deze aan de gerechtsdeurwaarder verstrekt en in het kader waarvan dat gebeurt. Als voorbeeld: de gerechtsdeurwaarder betekent een exploot en spreekt bij die gelegenheid de schuldenaar zelf. Deze verstrekt aan de gerechtsdeurwaarder informatie over zijn lastige financiële positie, over het feit dat door een andere schuldeiser beslag op zijn salaris bij bedrijf X is gelegd en dat hij daarom graag een betalingsregeling wil treffen. Melding van de gerechtsdeurwaarder van de verwerking van de aldus door de schuldenaar aan hem verstrekte gegevens behoeft niet plaats te vinden. De identiteit van de gerechtsdeurwaarder (degene aan wie de gegevens worden verstrekt) en de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt (komen tot afwikkeling van de betreffende zaak) zijn de schuldenaar bekend.
De mededeling aan de schuldenaar conform art. 34 Wbp dient overigens steeds plaats te vinden wanneer de gegevens mogelijkerwijs ook zullen worden gebruikt voor vervolg- of parallelle acties. Volstaan kan worden met een voetnoot in de correspondentie (alleen aanmaning) waarin vermeld wordt dat de gegevens verwerkt zullen worden in de gerechtsdeurwaarders- en in de incassopraktijk.
De mededeling behoeft niet plaats te vinden wanneer de eerste actie bestaat uit het verrichten van een ambtshandeling (alsdan weet de wederpartij immers dat verwerking heeft plaatsgevonden en/of zal plaatsvinden); ook hier geldt echter weer dat wanneer in het kader van vervolg- of parallelle acties gebruik van de gegevens zal worden gemaakt, mededeling wel nodig is. Niet medegedeeld behoeft te worden voor welke vervolg- of parallelle acties de gegevens verwerkt zullen worden.
Daarnaast kan de mededeling achterwege blijven in de overige gevallen vermeld in art. 9 lid 3 van de Gedragscode.
Art. 10 Verstrekken van overzichten
In de artt. 35 e.v. Wbp is vastgelegd dat degene wiens persoonsgegevens zijn verwerkt een recht op het verkrijgen van een overzicht bevattende de ten aanzien van hem verwerkte gegevens en ook dat hij een verzoek tot correctie kan indienen.
Het artikel is grotendeels rechtstreeks uit de Wbp overgenomen, waarbij de terminologie specifiek is toegesneden en aangepast aan die van de onderhavige code.
De vergoeding die de gerechtsdeurwaarder terzake in rekening mag brengen bedraagt maximaal (equivalent van f 10.-) € 4,50.
De verplichting tot het verstrekken van overzichten geldt niet indien gewichtige belangen zich daartegen verzetten. Hierbij valt met name te denken aan de vrees voor verduistering en het beschermen van persoonsgegevens van andere betrokken partijen.
Is degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt van oordeel dat de verwerkte gegevens niet correct zijn, dan heeft hij het recht correctie van deze gegevens door middel van aanvulling dan wel verwijdering te vragen. De gerechtsdeurwaarder dient het schriftelijk verzoek van de wederpartij tot correctie door middel van aanvulling en/of verwijdering in overeenstemming met deze bepalingen af te handelen.
Wanneer degene die het verzoek heeft gedaan niet instemt met het oordeel van de gerechtsdeurwaarder op het gedane verzoek, dan staan hem de mogelijkheden als omschreven in de artt. 45 en 46 Wbp ter beschikking. Daarenboven kan degene terzake een klacht formuleren en deze ter beoordeling voorleggen aan de Kamer van Gerechtsdeurwaarders te Amsterdam. Is de beslissing gegeven door een gerechtsdeurwaarder als bestuursorgaan dan kan het geschil bovendien worden voorgelegd aan de Bestuursrechter. In andere gevallen kan het geschil aan de arrondissementsrechtbank voorgelegd worden.
Ten slotte kan het College bescherming persoonsgegevens ambtshalve of op verzoek van een belanghebbende een onderzoek instellen naar de wijze waarop ten aanzien van gegevensverwerking toepassing wordt gegeven aan het bepaalde bij of krachtens de Wbp.
Art. 12 en 13 Tekst en Inwerkingtreding
Nadat deze Gedragscode is vastgesteld zal deze (op het KBvGnet (publieke en private deel) alsmede) in de Staatscourant worden gepubliceerd. Uiteraard zal de gerechtsdeurwaarder aan wie een verzoek tot het verstrekken van een exemplaar van deze Gedragscode wordt gedaan, deze op eerste verzoek verstrekken.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2004-33-p19-SC63821.html