De Raad van Toezicht voor het Nederlands Vaccin Instituut, gelet op artikel
8 van het Instellingsbesluit Raad van Toezicht NVI, besluit vast te stellen
het navolgende reglement.
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. De minister: de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS);
2. Het NVI: het Nederlands Vaccin Instituut;
3. De Raad: de Raad van Toezicht voor het NVI.
Artikel 2. Oproeping
1. De Raad vergadert zo vaak als de voorzitter dit wenselijk acht.
2. De vergaderingen vinden plaats met inachtneming van de Planning &
Control cyclus van het NVI.
3. De oproeping tot de raadsvergadering vindt schriftelijk (brief, e-mail
of fax) plaats.
4. De oproeping bevat de te behandelen onderwerpen.
5. De termijn van oproeping is tenminste twee werkweken.
6. Als in spoedgevallen een oproeping niet voor de vereiste termijn is
gedaan, dan is vereist dat alle leden ter vergadering, of vooraf schriftelijk
(brief, e-mail of fax), instemmen met de verkorte termijn.
Artikel 3. Quorum
De Raad kan besluiten nemen als tenminste drie leden aanwezig zijn.
Artikel 4. Stemmen
1. Elk raadslid heeft één stem.
2. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de stemmen van
de aanwezige raadsleden.
3. Bij staking van de in het tweede lid bedoelde stemmen is het voorstel
verworpen. De voorzitter kan een op deze wijze verworpen voorstel opnieuw
in bespreking nemen, en vervolgens opnieuw in stemming brengen.
4. Tenzij de voorzitter anders beslist worden stemmen over zaken en over
personen mondeling uitgebracht.
Artikel 5. Besluiten zonder vergadering
De Raad kan op voordracht van de voorzitter ook besluiten zonder een vergadering
te houden, met dien verstande dat dan een besluit alleen wordt geacht te zijn
genomen, indien alle leden van het Raad zich schriftelijk (brief, e-mail of
fax) voor het voorstel hebben uitgesproken.
Artikel 6. Leiding vergadering
De vergaderingen worden geleid door de voorzitter met dien verstande dat
ingeval van diens ontstentenis of afwezigheid de vergadering zelf in haar
leiding voorziet.
Artikel 7. Aanwezigheid derden
1. De Directie van het NVI is bij voorkeur, al of niet voltallig, aanwezig
bij de raadsvergaderingen.
2. Voorts kan de voorzitter naar aanleiding van gewenste expertise beslissen
om een niet-lid tot de vergadering of een deel daarvan toe te laten.
Artikel 8. Geheimhouding
1. Elk raadslid verplicht zich, tijdens de duur en na het einde van de
advieswerkzaamheden, tot strikte geheimhouding van alles wat hem/haar omtrent
het NVI of zijn cliënten bekend wordt.
2. Elk raadslid verklaart dat alle informatie die hem/haar door of vanwege
het NVI ter beschikking is gesteld of nog zal worden gesteld of, in het kader
van advisering, voor het NVI wordt gegenereerd, eigendom is respectievelijk
wordt van het NVI en dat daaraan door hem/haar geen enkel recht, van welke
aard dan ook, kan worden ontleend.
3. De voorzitter ziet erop toe dat elk raadslid een verklaring overeenkomstig
voorgaande clausules voor akkoord ondertekent.
Artikel 9. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als `Reglement van Orde Raad van Toezicht
NVI'.
Aldus vastgesteld door de Raad op 17 mei 2004.