Inzage- en correctieregeling CWI

24 juni 2003

Nr. CWI 2003/006

De Raad van Bestuur van de Centrale organisatie werk en inkomen,

Gelet op hoofdstuk 6 Wet bescherming persoonsgegevens;

Besluit:

§ 1. Definities

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;

b. CWI: de Centrale organisatie werk en inkomen als bedoeld in artikel 2 en hoofdstuk 4 van de Wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

c. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

d. verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

e. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

f. verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

g. verzoek om inzage: een verzoek om aan verzoeker mede te delen of, en zo ja welke, hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt, conform artikel 35 e.v. van de wet;

h. verzoek om correctie: een verzoek van betrokkene om, conform artikel 36 e.v. van de wet, zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;

i. verzoeker: degene die een verzoek indient bij de CWI;

j. legitimatiebewijs: een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht.

§ 2. Indiening en behandeling verzoeken

Artikel 2. Indiening van verzoeken

1. De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen een schriftelijk verzoek om inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens in te dienen.

2. Een schriftelijk ingediend verzoek wordt ondertekend, en bevat ten minste:

a. de volledige naam en voorletters en het adres van verzoeker;

b. diens geboortedatum;

c. diens sofi-nummer;

d. een kopie van een geldig legitimatiebewijs;

e. een omschrijving van de (veronderstelde) aanleiding op grond waarvan CWI zijn persoonsgegevens verwerkt.

3. In aanvulling op het tweede lid bevat een verzoek om correctie de aan te brengen wijzigingen.

4. Het verzoek moet worden ingediend bij de vestiging binnen wiens werkgebied het woonadres van betrokkene is gelegen.

Artikel 3. Kosten van verzoeken

Aan een verzoek om inzage en een verzoek om correctie zijn geen kosten verbonden.

Artikel 4. Behandeling van verzoeken

De vestigingsmanager behandelt een verzoek om inzage dan wel correctie.

Artikel 5. Geen verplichting tot behandeling

1. CWI betrekt bij de behandeling van een verzoek om inzage slechts die verwerkingen waarvoor zij is aan te merken als verantwoordelijke.

2. Een verzoek om inzage wordt geweigerd voor zover dit in het belang is van:

a. de veiligheid van de staat;

b. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

c. gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;

d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c, of

e. de bescherming van de betrokkene of de rechten en vrijheden van anderen.

3. CWI neemt een verzoek om correctie slechts in behandeling nadat betrokkene gebruik heeft gemaakt van zijn recht op inzage.

Artikel 6. Ontvangstbevestiging

1. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt CWI een ontvangstbevestiging.

2. De ontvangstbevestiging bevat tenminste een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek.

§ 3. Procedure verzoek om inzage

Artikel 7. Procedure verzoek om inzage

1. CWI deelt verzoeker schriftelijk binnen vier weken mee of CWI zijn persoonsgegevens verwerkt en of het verzoek om inzage wordt ingewilligd.

2. Indien zodanige persoonsgegevens worden verwerkt en het verzoek is ingewilligd, stelt CWI binnen de in het eerste lid bedoelde termijn de volgende gegevens ter beschikking:

o een volledig overzicht van de verwerkte gegevens;

o een omschrijving van:

- het doel of de doeleinden van de verwerking;

- de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;

- de ontvangers of categorieën ontvangers;

o alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

3. Desgevraagd verschaft CWI tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

4. Als het overzicht persoonsgegevens van een derde bevat die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen verstrekking ervan aan betrokkene, wordt die derde, voor verstrekking aan betrokkene, in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.

§ 4. Procedure verzoek om correctie

Artikel 8. Procedure verzoek om correctie

1. CWI kan een verzoek om correctie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.

2. CWI deelt betrokkene schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

3. CWI voert een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk uit.

4. Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, treft CWI de voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker(s) van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, ondanks het feit dat er grond is voor aanpassing van de gegevens op grond van artikel 36 van de wet.

5. Indien de gegevens naar aanleiding van het verzoek zijn verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, brengt CWI derden aan wie de gegevens voorafgaand daaraan zijn verstrekt, daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.

6. Indien betrokkene daarom vraagt, doet CWI hem opgave van de derden aan wie de mededeling is gedaan.

§ 5. Slotbepalingen

Artikel 9: Bezwaar en bemiddeling

1. CWI wijst verzoeker in zijn beslissing op de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen besluiten die zij op grond van deze regeling neemt.

2. CWI wijst verzoeker in de beslissing op bezwaar op de mogelijkheid daartegen beroep aan te tekenen dan wel een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij het College bescherming persoonsgegevens.

Artikel 10: Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als `Inzage- en correctieregeling CWI'.

Artikel 11: Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de tweede dag na de datum, waarop zij is gepubliceerd in de Staatscourant en vervangt alle op dat moment nog geldende inzage- en correctieregelingen van CWI en diens rechtsvoorgangers.

Amsterdam, 24 juni 2003.
Centrale organisatie werk en inkomen,
R. de Groot, voorzitter Raad van Bestuur.

Toelichting

Algemeen

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) kent betrokkene een aantal rechten toe waardoor hij controle kan uitoefenen op het gebruik van zijn persoonsgegevens door een verantwoordelijke. Nu CWI voor diverse verwerkingen van persoonsgegevens is aan te merken als verantwoordelijke in de zin van de Wbp (deze zijn - tenzij zij vallen onder het Vrijstellingenbesluit - aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens), zal betrokkene zijn rechten ook richting CWI kunnen uitoefenen. Zo komt hem het recht op inzage en het recht op correctie toe.

De inzage- en correctieregeling CWI heeft enerzijds tot doel betrokkenen een houvast te geven bij het uitoefenen van deze rechten. Anderzijds verschaft de regeling duidelijkheid over de procedure die CWI hanteert bij het afhandelen van dergelijke verzoeken.

Mogelijkheid van `informele inzage'

De regeling die CWI heeft vastgesteld, sluit aan bij de regeling uit de Wbp. Dat betekent dat zij alleen van toepassing is op schriftelijke verzoeken om inzage of correctie.

In de praktijk kan een betrokkene op een eenvoudigere - zij het niet volledige - manier inzage in zijn gegevens krijgen. Desgevraagd kan hij dan - met een adviseur werk & inkomen van het CWI - op een beeldscherm meekijken in de gegevens die CWI over hem heeft opgenomen. Omdat een adviseur niet geautoriseerd is voor alle systemen die binnen CWI worden ingezet, betekent dit wel dat betrokkene op dat moment geen volledig inzicht kan worden gegeven. Om de belangen van eventuele derden te beschermen, krijgt hij op dat moment verder alleen inzage in die gegevens die niet ook persoonsgegevens van derden bevatten.

Een adviseur raadpleegt bij de uitvoering van zijn taken echter ook veelvuldig het Suwinet. Door mee te kijken kan betrokkene ook gegevens inzien die UWV en gemeenten van hem verwerken (uiteraard voor zover deze via Suwinet zijn te raadplegen). Omdat CWI niet de verantwoordelijke is voor deze gegevens zal betrokkene worden doorverwezen naar UWV of gemeente als hij volledige inzage in of correctie van de daar opgenomen gegevens verlangt.

Desgevraagd kan betrokkene die gebruik maakt van het hier beschreven `informele inzagerecht', een uitdraai van de verwerkte gegevens ontvangen. Als hij een volledige opgave wenst van de verwerkte gegevens, ontvangers, doeleinden van de verwerking en herkomst van de gegevens, zal hij een schriftelijk verzoek om inzage moeten indienen.

Artikelsgewijs

Artikel 2 (indiening van verzoeken)

Dit artikel bevat de vereisten die aan een verzoek om inzage en / of correctie worden gesteld. Het verzoek dient in elk geval die zoeksleutels te bevatten, waarmee CWI betrokkene in zijn systemen terug moet kunnen vinden. Voor zover hier het sofi-nummer wordt gevraagd, dient dit uitsluitend voor dit doel.

Hoewel het - in artikel 2, tweede lid onder e - opgenomen vereiste om een omschrijving te geven van de (veronderstelde) aanleiding op grond waarvan CWI zijn persoonsgegevens verwerkt, formeel niet gesteld kan worden, heeft CWI toch aanleiding gezien deze op te nemen. De reden hiertoe is de volgende.

Binnen CWI vinden verschillende verwerkingen plaats die veelal niet aan elkaar zijn gekoppeld, noch geografisch, noch naar taakuitoefening. Hierdoor is het bijvoorbeeld voor een medewerker in een van de Noordelijke provincies die zich richt op de arbeidsbemiddelende taak van CWI niet mogelijk om na te gaan of - en zo ja: welke - andere persoonsgegevens door CWI worden verwerkt in het midden van het land. Evenmin heeft hij - om bij dit voorbeeld te blijven - inzage in gegevens die worden verwerkt in de automatiseringssystemen die worden gebruikt in het kader van tewerkstellingsvergunningen of ontslagaanvragen. Door als verzoeker enig houvast te bieden, wordt de kans op een succesvol beroep op het inzagerecht (en een tijdige afhandeling daarvan) aanzienlijk vergroot.

Het spreekt overigens voor zich, dat een verzoek om inzage zonder de hier gevraagde aanwijzingen, altijd in behandeling wordt genomen en niet om deze reden niet-ontvankelijk zal worden verklaard.

Is de betrokkene jonger dan 16 jaren of onder curatele gesteld, dan moet het verzoek, op grond van artikel 38 lid 2 Wbp, door de wettelijke vertegenwoordiger worden gedaan. Het antwoord wordt in dat geval ook gericht aan de wettelijke vertegenwoordiger. Een wettelijk vertegenwoordiger die een verzoek indient, dient zich te legitimeren en aan te kunnen tonen dat hij als zodanig bevoegd is het verzoek namens betrokkene in te dienen.

Indien betrokkene zich laat vertegenwoordigen dient hierbij een door betrokkene ondertekende machtiging, een kopie van zijn legitimatiebewijs, alsmede een kopie van het legitimatiebewijs van de gemachtigde (tenzij deze advocaat is) te worden overlegd.

Artikel 3 (kosten van verzoeken)

Hoewel de wet de mogelijkheid biedt om een vergoeding te vragen, brengt CWI geen kosten in rekening bij een verzoek om inzage. Op grond van artikel 2 van de regeling heeft betrokkene het recht om met redelijke tussenpozen een verzoek om inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens in te dienen. Wanneer hij meerdere malen binnen een kort tijdsbestek hierom vraagt, zal CWI langs deze weg inzage of correctie weigeren.

Artikel 5 (geen verplichting tot behandeling)

Indien betrokkene inzage en / of correctie van zijn persoonsgegevens wenst, moet hij zich tot de verantwoordelijke van de betreffende verwerking wenden. De verantwoordelijke is de aangewezen instantie om zijn verzoek in behandeling te nemen.

Een bijzondere positie neemt in dit kader het Suwinet in. Via het Suwinet worden persoonsgegevens van een drietal organisaties met elkaar uitgewisseld: CWI, UWV en gemeenten. Deze zijn - iedere partij voor die gegevens die het in het Suwinet heeft geplaatst - als verantwoordelijke in de zin van de Wbp aan te merken. Met andere woorden, CWI is verantwoordelijke voor de gegevens die vanuit CWI afkomstig zijn, UWV voor de gegevens die vanuit UWV afkomstig zijn en de gemeenten voor de informatie die van hen afkomstig is. Een beroep op inzage bij CWI heeft - tenzij de informele variant wordt gekozen die in de inleiding is beschreven - daarom alleen betrekking op de gegevens waarvoor CWI verantwoordelijke is.

Artikel 7 en 8 (procedure verzoek om inzage en correctie)

Deze artikelen sluiten volledig aan bij de hierover handelende artikelen hierover in de Wbp. Als gegevens zijn gecorrigeerd, dient de betrokkene een belang te hebben bij het, na verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens, inlichten van derden aan wie de gegevens hieraan voorafgaand zijn verstrekt. Ontbreekt dit belang, dan kan gesproken worden van een onevenredige inspanning voor CWI om deze derden op de hoogte te brengen van de aangebrachte wijzigingen en kan de mededeling derhalve achterwege blijven.