Procuratieregeling CWI

CWI 2002/011

De Raad van Bestuur van de Centrale Organisatie Werk en Inkomen,

Overwegende dat het wenselijk is een regeling te treffen inzake de vertegenwoordigingsbevoegdheid van leidinggevenden;

Gelet op

• de inrichting van de Centrale organisatie werk en inkomen alsmede de toedeling van verantwoordelijkheden, zoals neergelegd in het Organisatiebesluit CWI

• de binding van de leidinggevende aan het hem/haar toegekende budget (managementcontract)

• het uitgangspunt dat voor de gehele organisatie centraal goederen/diensten worden ingekocht op basis van bestelling door leidinggevenden

• de binding van de leidinggevende aan de functionele beleidskaders die zijn vastgesteld;

Besluit:

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. de CWI: de Centrale organisatie werk en inkomen als bedoeld in artikel 2 en afdelingshoofdstuk 4 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

b. leidinggevende: de leidinggevende van een organisatie-onderdeel genoemd in het organisatiebesluit CWI;

c. budget: het aan de leidinggevende door de Raad van bestuur beschikbaar gestelde budget respectievelijk het aan de directeur BKWI door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid beschikbaar gestelde budget;

d. beheerskosten: alle kosten die voortvloeien uit het inkopen of bestellen van roerende zaken met een economische levensduur van korter dan een jaar;

e. investeringen: alle zaken met een aanschafwaarde van € 2.500,00 of meer en een economische levensduur van langer dan een jaar;

f. kantoorruimte: kantoorgebouwen of delen daarvan ten behoeve van gebruik door de vestiging, de afdeling, het bureau;

g. ICT: informatie- en communicatietechnologie.

Artikel 2. Vertegenwoordigingsbevoegdheid

1. De leidinggevende is gevolmachtigd alle handelingen te verrichten die nodig zijn voor een goed verloop van de voorbereiding en uitvoering van de taken van zijn afdeling, waaronder het aangaan van financiële verplichtingen binnen de kaders van deze regeling.

2. Het aangaan van verplichtingen die verder reiken dan hetgeen de leidinggevende in deze regeling is toebedeeld, is voorbehouden aan een lid van de Raad van bestuur.

Artikel 3. Beheerskosten

1. De leidinggevende is gevolmachtigd om beheerskosten te maken door binnen de kaders van een raamovereenkomst, bestellingen te doen tot een maximum van € 2500,00 per bestelling.

2. In afwijking van het eerste lid zijn:

a. de vestigingsmanager en het districtshoofd juridische zaken gevolmachtigd bestellingen te doen binnen het beschikbare budget tot een maximum van € 15.000,00 per bestelling;

b. de districtsmanager, de manager van de afdeling juridische zaken en de directeur BKWI gevolmachtigd bestellingen te doen binnen het beschikbare budget tot een maximum van € 50.000,00 per bestelling.

3. Als een raamovereenkomst bedoeld in het eerste lid ontbreekt is de leidinggevende, met inachtneming van zijn in het eerste en tweede lid genoemde financiële ruimte, gevolmachtigd tot aankoop bij een externe leverancier, na overleg met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities.

Artikel 4. Investeringen

1. De leidinggevende is gevolmachtigd om binnen de kaders van een raamovereenkomst bestellingen te doen voor de, in de door de Raad van bestuur vastgestelde en door de Minister van Sociale zaken en werkgelegenheid goedgekeurde investeringsbegroting, specifiek genoemde investeringen.

2. Als de raamovereenkomst bedoeld in het eerste lid ontbreekt, is de leidinggevende, met inachtneming van zijn in het eerste lid genoemde bevoegdheid, gevolmachtigd tot aankoop bij een externe leverancier, na overleg met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facillities.

Artikel 5. Onderhoud gehuurde kantoorruimte

1. De leidinggevende is gevolmachtigd om, binnen de kaders van een raamovereenkomst, diensten in te kopen voor het onderhoud van de gehuurde kantoorruimte voor zover de daaruit voortvloeide verplichtingen een looptijd hebben van ten hoogste een jaar en passen binnen het beschikbare budget.

2. Als een raamovereenkomst bedoeld in het eerste lid ontbreekt is de leidinggevende, na overleg met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities, gevolmachtigd diensten in te kopen voor het onderhoud van de gehuurde kantoorruimte voorzover de daaruit voortvloeiende verplichtingen op jaarbasis vallen binnen het beschikbare budget en de looptijd van de verplichting ten hoogste een jaar is.

Artikel 6. Automatiseringskosten

1. De leidinggevende van de afdeling Informatiemanagement en de directeur BKWI zijn gevolmachtigd om binnen de kaders van een raamovereenkomst, bestellingen te doen op het terrein van ICT binnen het beschikbare budget met een maximum van € 50.000,00 per bestelling.

2. Als een raamovereenkomst bedoeld in het eerste lid ontbreekt zijn de leidinggevende van de afdeling Informatiemanagement en de directeur BKWI, met inachtneming van de in het eerste lid genoemde financiële ruimte, gevolmachtigd tot aankoop bij een externe leverancier, na overleg met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities.

Artikel 7. Personeelskosten

1. De leidinggevende is gevolmachtigd om binnen de kaders van een raamovereenkomst, derden, waaronder begrepen uitzend- of inleenkrachten, in te huren binnen het beschikbare budget.

2. Als een raamovereenkomst bedoeld in het eerste lid ontbreekt is de leidinggevende, na overleg met de afdeling HRM, gevolmachtigd de inhuur te realiseren indien de kosten daarvan vallen binnen het beschikbare budget.

3. De leidinggevende is gevolmachtigd declaraties en voorschotbetalingen op declaraties van zijn medewerkers, hemzelf uitgezonderd, te accorderen binnen het beschikbare budget.

4. De leidinggevende is gevolmachtigd om binnen de kaders van een raamovereenkomst verplichtingen aan te gaan voor het opleiden van zijn medewerkers, hemzelf uitgezonderd, binnen het beschikbare budget en met een maximum van € 2500,00 per medewerker per kalenderjaar.

5. In afwijking van het vierde lid zijn:

a. de vestigingsmanager en het districtshoofd juridische zaken gevolmachtigd de in het vierde lid bedoelde verplichtingen aan te gaan binnen het beschikbare budget tot een maximum van € 5.000,00 per medewerker per kalenderjaar;

b. de districtsmanager, de manager van de afdeling juridische zaken en de directeur BKWI gevolmachtigd de in het vierde lid bedoelde verplichtingen aan te gaan binnen het beschikbare budget tot een maximum van € 10.000,00 per medewerker per kalenderjaar.

6. Als een raamovereenkomst bedoeld in het vierde lid ontbreekt is de leidinggevende, met inachtneming van zijn in het vierde en vijfde lid genoemde financiële ruimte, gevolmachtigd de verplichting aan te gaan bij een externe leverancier, na overleg met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facillities.

7. De leidinggevende is gevolmachtigd om, voorzover van toepassing binnen de kaders van een raamovereenkomst, ten behoeve van zijn medewerkers uitvoering te geven aan personele regelingen zoals beschreven in de CAO-CWI en het Regelingenboek. De toepassing van de regeling bovenwettelijke uitkering bij werkloosheid, alsmede de toekenning van een financiële schadeloosstelling bij beëindiging van het dienstverband zijn hiervan uitgezonderd.

Artikel 8. Aanvullende bevoegdheden directeur Financiën en Control

1. De directeur Financiën en Control is gevolmachtigd tot het doen van aangiften loonheffing bij de belastingdienst, het UWV en het pensioenfonds en het doen van hiermee samenhangende afdrachten.

2. De directeur Financiën en Control is gevolmachtigd tot het geven van betaalopdrachten.

3. De directeur Financiën en Control is gevolmachtigd tot het sluiten van verzekeringsovereenkomsten binnen het beschikbare budget.

Artikel 9. Geen gebruik van bevoegdheden

De leidinggevende maakt op een verantwoorde en efficiënte wijze gebruik van de verleende bevoegdheden. Dit betekent onder meer dat de leidinggevende bij het gebruik van de verleende bevoegdheden steeds afweegt of er redenen zijn die de uitoefening daarvan onwenselijk maken en waar nodig overleg pleegt.

Artikel 10. Bevoegdheden bij plaatsvervanging

Degene die, met inachtneming van hetgeen in het Organisatiebesluit CWI over plaatsvervanging is bepaald, tijdens de afwezigheid van een leidinggevende diens taken en bevoegdheden waarneemt, heeft voor de duur van de waarneming in principe de op grond van deze regeling aan die leidinggevende toekomende bevoegdheden.

Artikel 11. Doorverlening van bevoegdheden

1. De manager van een centrum voor werk en inkomen kan zijn bevoegdheden bedoeld in dit besluit, met uitzondering van zijn bevoegdheden genoemd in artikel 5, lid 1, artikel 6, lid 1 en artikel 8, lid 1, doorverlenen aan een teamcoördinator binnen zijn CWI.

2. Doorverlening van bevoegdheden op grond van lid 1 van dit artikel wordt vastgelegd in het centraal register dat wordt bijgehouden op de afdeling financiën en control.

Artikel 12. Intrekken van bevoegdheden

1. De Raad van bestuur kan een leidinggevende een of meer van zijn op grond van deze regeling verleende bevoegdheden ontnemen indien omstandigheden het gebruik van die bevoegdheid door die leidinggevende onwenselijk maken.

2. De hogere leidinggevende is bevoegd de leidinggevende aanwijzingen te geven voor de uitoefening van zijn bevoegdheden.

Artikel 13. Citeertitel en inwerkingtreding

1. Deze regeling kan worden aangehaald als: Procuratieregeling CWI.

2. De regeling treedt in werking op de tweede dag na publicatie van dit besluit in de Staatscourant en werkt terug tot en met 1 januari 2002.

Zoetermeer, 24 september 2002.
Centrale Organisatie Werk en Inkomen,
R. de Groot, voorzitter Raad van bestuur.

Toelichting

Algemeen

Het Organisatiebesluit CWI, het Mandaatbesluit CWI en deze Procuratieregeling CWI vormen een drie-eenheid waar het gaat om het neerleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie.

Het Organisatiebesluit geeft aan waar de verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn belegd, en hoe de verschillende verantwoordelijkheden zich tot elkaar verhouden.

Het Mandaatbesluit geeft aan wie binnen de organisatie bevoegd is tot het nemen van publiekrechtelijke beslissingen. Daarbij moet met name gedacht worden aan het nemen van besluiten in het kader van de uitvoering van de wettelijke taken, alsmede de verdediging hiervan in bezwaar- en beroepsprocedures. Daarnaast geeft het Mandaatbesluit aan wie bevoegd is de organisatie te vertegenwoordigen in civielrechtelijke geschillen.

De Procuratieregeling geeft aan wie binnen de organisatie bevoegd is tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, zoals het aankopen van goederen en het inhuren van diensten.

Leidinggevende (art. 1, sub b)

In het Organisatiebesluit CWI worden limitatief de organisatie-onderdelen van de CWI genoemd. Alleen de bij die organisatie-onderdelen genoemde verantwoordelijke is een leidinggevende in de zin van deze Procuratieregeling. Andere personen kunnen weliswaar een leidinggevende positie binnen de organisatie bekleden, maar zijn geen leidinggevende in de zin van de Procuratieregeling en ontlenen derhalve geen (directe) bevoegdheden aan de regeling. Wel is het mogelijk dat een leidinggevende in de zin van deze regeling (een deel van) zijn bevoegdheden op grond van de regeling doorverleent.

Raamovereenkomsten en de rol van de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities

In een aantal bepalingen is neergelegd dat het doen van bestellingen of het aangaan van verplichtingen moet plaatsvinden binnen de kaders van een raamovereenkomst. Voor een groot aantal produkten en diensten zijn of worden raamovereenkomsten gesloten. Doel van deze raamovereenkomsten is het verhogen van de kwaliteit van de produkten/dienstverlening tegen een lagere prijs. Het sluiten van deze raamovereenkomsten wordt voorbereid door de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities.

Indien voor een produkt of dienst geen raamovereenkomst is gesloten, verplicht de Procuratieregeling de leidinggevende om voorafgaand aan de bestelling of het aangaan van de verplichting, overleg te plegen met de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities. Dit overleg ziet enerzijds op het informeren van de afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities. Anderzijds waarborgt het dat de leidinggevende op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen op het terrein van het contracteren van de instelling die het gewenste produkt/dienst aanbiedt (bijv. de voorbereidingen voor een raamoverenkomst). De afdeling Vastgoed, Inkoop en Facilities heeft uitdrukkelijk geen rol bij de beoordeling of een bepaald produkt of dienst wenselijk of noodzakelijk is.

Geen gebruik van bevoegdheden (art. 8)

In de regeling wordt aan de leidinggevende een groot aantal bevoegdheden verleend. De leidinggevende wordt geacht op een verantwoorde en efficiënte wijze gebruik te maken van zijn bevoegdheden. Het gebruik van de bevoegdheden is geen vanzelfsprekendheid. Er kunnen zich omstandigheden voordoen die het uitoefenen van de bevoegdheid onwenselijk maken of die vragen om voorafgaand overleg. In deze gevallen wordt de leidinggevende geacht geen gebruik te maken van zijn bevoegdheid c.q. pas na overleg.

Het gebruikmaken van een bevoegdheid kan bijvoorbeeld onwenselijk zijn als de omstandigheden zodanig afwijkend van de normale omstandigheden zijn (bijv. het betreft een politiek zeer gevoelige kwestie), dat er van kan worden uitgegaan dat de bevoegdheidstoedeling niet bedoeld is voor de aan de orde zijnde situatie.