Besluit mandaat, volmacht en machtiging EVD 2001

De directeur EVD;

Gelet op artikel 18 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ,

Besluit:

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. directeur: de directeur EVD;

b. plaatsvervangend directeur: de plaatsvervangend directeur EVD;

c. divisiehoofden:

- het hoofd van de divisie Beleid en Beheer (B&B);

- het hoofd van de divisie Informatie (INF);

- het hoofd van de divisie Voorlichting en Promotie (V&P);

d. het hoofd van een afdeling resulterend onder een divisie;

e. het managementteam (bestaande uit de directeur, de plaatsvervangend directeur, het hoofd van de divisie Beleid en beheer, het hoofd van de divisie Informatie, het hoofd van de divisie Voorlichting en Promotie.

Paragraaf 2. Taakverdeling

Artikel 2

Aan de directeur is voorbehouden: het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het verrichten van andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling zonder financiële beperkingen.

Aan de plaatsvervangend directeur is voorbehouden: het nemen van besluiten, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het verrichten van andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling tot EURO 250.000 (tot 1-1-2002 moet onder 250.000 EURO NLG 500.000 worden verstaan)

Artikel 3

Aan de divisiehoofden wordt, ieder voor zich, mandaat, volmacht en machtiging verleend op aangelegenheden op zijn werkterrein.

Artikel 4

1. Aan de hoofden en hun plaatsvervangers wordt, ieder voor zich, voor aangelegenheden op zijn werkterrein, mandaat, volmacht en machtiging verleend voor het afhandelen van verzoeken tot betaling, voortvloeiend uit een aangegane verplichting.

2. Aan de hoofden wordt volmacht en machtiging verleend voor het verlenen van vakantie en kort buitengewoon verlof.

3. In uitzondering op het eerste en tweede lid geldt het mandaat, de volmacht en machtiging voor de hoofden niet voor aangelegenheden waarvan:

a. de directeur in een incidenteel geval mededeling heeft gedaan dat deze zaak zelf door hem behandeld wordt, of

b. die gevallen die aan de directeur ter afhandeling worden voorgelegd, omdat zij naar het oordeel van het hoofd door de directeur moeten worden behandeld, tenzij zij naar het oordeel van de directeur door een ander moeten worden behandeld.

Artikel 5

Aan de senior productmanager, junior productmanager, projectmanager, projectleider, 1e medewerker exportinformatiecentrum, private sector liaison officer, projectmedewerker, projectmedewerker startende bedrijven en assistent projectmanager afdeling collectieve marktbewerking wordt, ieder voor zich, volmacht en machtiging verleend voor aangelegenheden op zijn werkterreinvoor en het afhandelen van verzoeken tot betaling, voortvloeiende uit eerder aangegane verplichtingen.

Artikel 6

1. Aan het hoofd van de afdeling Personeel en Organisatie (P&O) wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend voor:

a. het aangaan van verplichtingen inzake de opleiding van personeel overeenkomstig het door de directeur daartoe vastgestelde opleidingsplan(nen);

b. het goedkeuren van opleidingen in dienstopdracht;

c. het aangaan van verplichtingen met betrekking tot het aantrekken van tijdelijk personeel;

d. het aangaan van verplichtingen m.b.t. overige personeelsactiviteiten, die binnen de aangelegenheden van artikel 18, tweede lid, van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ vallen.

2. Aan de personeelsfunctionaris die belast is met de coördinatie van opleidingen en het aangaan van verplichtingen met uitzendbureau's wordt volmacht en machtiging verleend voor:

a. het aangaan van verplichtingen, inzake de opleiding van personeel overeenkomstig het door de directeur daartoe vastgestelde opleidingsplan;

b. het goedkeuren van opleidingen in dienstopdracht;

c. het aangaan van verplichtingen m.b.t. uitzendbureau's.

Paragraaf 3. Vervanging

Artikel 7

De uit dit besluit voor de directeur voortvloeiende bevoegdheden gaan in geval van afwezigheid over op zijn plaatsvervanger. Bij afwezigheid van zowel de directeur als zijn plaatsvervanger gaan de uit dit besluit voortvloeiende bevoegdheden over op een door de directeur aangewezen lid van het betrokken managementteam.

Paragraaf 4. Slotbepalingen

Artikel 8

De Mandaatregeling EVD van 18 juni 1996 wordt ingetrokken.

Artikel 9

Een afschrift van dit besluit wordt gezonden aan de secretaris-generaal, de directeur Wetgeving en Juridische Zaken, de directeur Financieel Economische Zaken, de directeur Personeel, Organisatie en Informatiemanagement, de directeur van de Accountantsdienst, de Algemene Rekenkamer en aan degenen aan wie krachtens dit besluit mandaat, volmacht en machtiging is verleend.

Artikel 10

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot 1 oktober 2001.

Artikel 11

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht en machtiging voor de EVD 2001.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

's-Gravenhage, 1 oktober 2001.
D.V.F.J. Bauduin, directeur EVD.

Tegen dit besluit kan degene wiens belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken binnen 6 weken na de dag van dagtekening van deze Staatscourant een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de minister van Economische Zaken, directie Wetgeving en Juridische Zaken, Postbus 20101, 2500 EC 's-Gravenhage.

Toelichting

Algemeen

In verband met de reorganisatie is door de minister bij besluit van 29 maart jl. een nieuw Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ vastgesteld, waarin mandaat, volmacht en machtiging wordt verleend aan de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal en de hoofden van dienst. In dat besluit wordt bij het verlenen van mandaat steeds het verlenen van volmacht en van machtiging voor het verrichten van andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling mede betrokken. Daartoe noopte de derde tranche van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), die met ingang van 1 januari 1998 in werking is getreden. Daarbij zijn onder meer bepalingen over mandaat, machtiging en volmacht (artikelen 10:1 tot en met 10:12) ingevoerd. In de oude Mandaatregeling 1988 was niet voorzien in volmacht voor het verrichten van privaatrechtelijke handelingen en machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, zoals artikel 10:12 Awb voorschrift. Het nieuwe Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ, en in navolging daarvan het onderhavige besluit, voorziet daar wel in.

Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 Awb verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. En besluit is ingevolge artikel 1:3 Awb: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. De Minister van Economische Zaken is een bestuursorgaan. Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een voorbeeld daarvan is het sluiten van een overeenkomst. De gevolmachtigde handelt niet namens een (bestuurs)orgaan, zoals bij mandaat, maar namens een rechtspersoon. Het Ministerie van Economische zaken is géén rechtspersoon. Dat is in dit geval de Staat der Nederlanden.

Overeenkomsten worden dus aangegaan door de Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Economische Zaken. Is volmacht verleend, dan wordt getekend door de gevolmachtigde ambtenaar, namens de minister. Volmacht is geregeld in Boek 3, titel 3, van het Burgerlijk Wetboek (BW). De daarin opgenomen bepalingen gelden echter voor volmacht aan ondergeschikten van de minister slechts voor zover zij niet in strijd zijn met de artikelen 10:2 t/m 10:11 Awb.

Bij andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling kan gedacht worden aan niet-schriftelijke beslissingen en aan feitelijke handelingen. Voorbeelden daarvan zijn: het opmaken en verzenden van andere schriftelijke stukken dan besluiten, het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken en het doen van mededelingen.

De verlening van mandaat, volmacht en machtiging in dit besluit kan uiteraard alleen betrekking hebben op aangelegenheden ten aanzien waarvan de directeur bevoegd is. De directeur ontleent zijn bevoegdheden aan het besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ. Daaruit vloeien een aantal beperkingen op het mandaat van de directeur voort. Dat geldt ook voor de bepalingen in de Awb over mandaat. Een en ander brengt met zich mee, dat de artikelen 3 en 4 van het besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ mede van toepassing zijn op ondermandaat, volmacht en machtiging ingevolge het onderhavige besluit.

Dat betekent dat ook voor ondermandaat geldt dat het zich niet kan uitstrekken tot aangelegenheden die aan de minister zijn voorbehouden, dat het te alle tijde kan worden ingetrokken, dat de mandaatgever altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, dat de mandaatgever aan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven en dat de gemandateerde op verzoek van de mandaatgever inlichtingen dient te verschaffen.

In artikel 3 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ is bepaald waarop mandaat, volmacht en machtiging ingevolge dat besluit géén betrekking hebben. daarbij gaat het om gevallen waarin mandaat altijd uitgesloten moet worden geacht. Dat betekent dat uitsluitend de minister bevoegd is.

Genoemd worden:

a. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling met betrekking waartoe een wettelijk voorschrift zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;

b. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet of die genoemd zijn in artikel 10:3, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Als voorbeelden van aangelegenheden waarvan de aard zich in ieder geval tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet, zijn onder meer genoemd:

1°. beslissingen die belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kunnen hebben;

2°. beslissingen omtrent politieke beleidswijzigingen en omtrent de uitbreiding of beperking van de bemoeienissen van de minister;

3°. beslissingen waaruit belangrijke financiële consequenties voor het rijk voortvloeien, behoudens voor zover een beslissing een rechtstreeks gevolg is van de bestaande aard en omvang van de regeringsbemoeienis op economische gebied;

4°. het vaststellen van ministeriële regelingen en beleidsregels;

5°. delegatie van bevoegdheden.

Deze opsomming is niet limitatief. Steeds dient te worden nagegaan, of de aard van de aan de orde zijnde aangelegenheid zich niet tegen mandaat verzet. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een bevoegdheid zó ingrijpend is, dat niet wel denkbaar is dat bij anders dan op het hoogste (politieke) niveau wordt uitgeoefend. Is dat het geval, dan strekt ook een met dit besluit verleend ondermandaaat zich niet tot die aangelegenheid uit en is uitsluitend de minister bevoegd.

Tenslotte is in artikel 3 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ ook bepaald dat mandaat, volmacht en machtiging in de zin van dat besluit geen betrekking heeft op het afdoen van stukken bestemd voor:

a. de Koningin en het Kabinet der Koningin;

b. de raad van ministers of de daaruit gevormde vaste colleges;

c. een minister of een staatssecretaris;

d. de voorzitter van de Eerste of de Tweede Kamer der Staten-Generaal of de voorzitter van een uit een van die kamers gevormde commissie;

e. de Raad van State, behoudens voor zover het betreft bestuursrechtelijk procedures of het aanbieden van documenten van louter informatieve aard;

f. de Algemene Rekenkamer behoudens voor zover het betreft door het Bureau Economische Zaken gevraagde inlichtingen of gedane verzoeken op het aanbieden van documenten van louter informatieve aard;

g. een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges;

h. autoriteiten in binnen- of buitenland, in rang gelijk aan of hoger dan een minister of staatssecretaris.

Deze opsomming is als zodanig wel limitatief. Dat betekent echter niet dat stukken, geadresseerd aan anderen dan de in dit lid genoemden, nooit door de minister behoeven te worden afgedaan. Integendeel, het zal regelmatig voorkomen dat stukken die bestemd zijn voor anderen dan de in het derde lid genoemden door de minister worden afgedaan, bij voorbeeld omdat het gaat om aangelegenheden waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet (zie hiervoor).

Daarnaast zijn er de gevallen waarin mandaat niet ten principale uitgesloten is, mar het handelen krachtens mandaat in een concreet geval niet toegestaan moet worden geacht. Daarover gaat artikel 4 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ. Ingevolge dit artikel heeft een bij krachtens dit besluit verleend mandaat, volmacht en machtiging geen betrekking op:

a. het beslissen op een bezwaarschrift door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen;

b. aangelegenheden waarbij de gemandateerde belanghebbende is;

c. andere aangelegenheden ten aanzien waarvan de gemandateerde weet of moet begrijpen dat de omstandigheden van het geval zich ertegen verzetten dat hij handelt krachtens mandaat, volmacht of machtiging.

Omdat het hierbij gaat om gevallen waarin de aard van de bevoegdheid niet ten principale aan mandaat in de weg staat, maar het handelen krachtens mandaat in een concreet geval niet toegestaan moet worden geacht, is het in het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ zodanig geformuleerd, dat het ook geldt indien krachtens dat besluit ondermandaat wordt verleend, zoals bij het onderhavige besluit. Indien een in dit artikel beschreven geval zich voordoet met betrekking tot een functionaris waaraan ondermandaat is verleend, betekent dat in eerste instantie dus slechts dat hij niet krachtens mandaat kan handelen. Dat sluit niet uit dat de directeur die het ondermandaat heeft verleend dat wèl kan. Dat zal met name het geval zijn indien de positie van de gemandateerde een belemmering oplevert zoals in het onder b genoemde geval bij voorbeeld uit een oogpunt van integriteit. Bij de onder c bedoelde gevallen daarentegen is het zeer wel mogelijk dat in tweede instantie ook de directeur tot het inzicht komt, dat de omstandigheden zich ertegen verzetten dat hij krachtens mandaat handelt. In die gevallen is uitsluitend die minister bevoegd en zal de taak aan de minister moeten worden voorgelegd.

Overigens geldt voor het beslissen op bezwaarschriften dat de directeur en de door hem ondergemandateerden nimmer bevoegd zijn tot het beslissen op bezwaarschriften, omdat daarvoor in de artikelen 6, tweede lid, onder e, 10, 11 en 13 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ , mandaat is verleend aan respectievelijk de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeur Wetgeving en Juridische Zaken, de algemeen directeur van Senter en de directeur-generaal van de Nederlandse mededingingsautoriteit.

Mandaat, volmacht en machtiging passen bij uitstek bij de figuur van de ministeriële verantwoordelijkheid. Daarom wordt ook steeds bij besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen tot uitdrukking gebracht dat de ondertekenende ambtenaar dit doet namens de minister (artikel 10:10 Awb en artikel 15 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ). De minister is steeds verantwoordelijk voor al hetgeen wordt gedaan door zijn ambtenaren, in het bijzonder ook wanneer hij hen mandaat, volmacht en machtiging heeft verleend. Daarom zijn zij ook gehouden om de minister inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden en om door de minister gegeven instructies op te volgen (artikel 10:6 Awb). Die instructies kunnen algemeen zijn op per geval gegeven worden.

Het verlenen van mandaat betekent niet, dat de mandaatgever niet meer bevoegd zou zijn de betrokken bevoegdheid uit te oefenen en dat nog slechts de gemandateerde die bevoegdheid zou hebben. Dat geldt zowel voor de minister als voor de directeur, die ondermandaat verleent. De mandaatgever blijft altijd bevoegd de bevoegdheid zelf uit te oefenen (artikel 10:7 Awb). De mandaatgever kan het mandaat ook te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb).

In dit besluit is steeds algemeen mandaat, volmacht en machtiging aan de orde. Daarnaast is ook(onder)mandaat, volmacht en machtiging voor een bepaald geval mogelijk.

Uiteraard is daarvoor een uitdrukkelijke beslissing van de directeur vereist. In beginsel zal die in geval van mandaat en volmacht steeds schriftelijk worden gegeven.

Het besluit, mandaat, volmacht en machtiging EZ bevat ook instructies over de uitvoering van mandaat en volmacht. Artikel 15 bepaald dat mandaat en volmacht worden uitgeoefend met inachtneming van:

a. ter zake geldende algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, Aanwijzingen voor de rijksdienst en andere van toepassing zijnde regelingen circulaires en instructies;

b. de in de beschrijving van de administratieve organisatie voorgeschreven medeparaafprocedures alsmede andere afspraken omtrent afstemming en coördinatie;

c. artikel 2, tweede lid, van het Besluit Taak FEZ.

Deze instructie zijn beperkt tot enkele algemene aspecten en de wijze van ondertekening van stukken. Dit laat uiteraard onverlet dat nog tal van nadere instructies gegeven kunnen worden, met name ook op inhoudelijk terrein. Ingevolge artikel 10:6 Awb kunnen deze instructies zowel per geval als in het algemeen gegeven worden. Niet vereist is, dat zij schriftelijk worden gegeven; het kan dus ook mondeling.

De onder a en b genoemde aspecten spreken voor zich. Uiteraard dienen het geldende recht, bestaande aanwijzingen en (medeparaaf)procedures in acht genomen te worden. Bij twijfel omtrent het geldende recht kan daarover worden ingewonnen bij de directie Wetgeving en Juridische Zaken.

Onder c is een bijzondere medeparaaf procedure met name genoemd. In artikel 2, tweede lid van het besluit taak FEZ is bepaald dat stukken omtrent zaken, die financiële gevolgen hebben of kunnen hebben, de medeparaaf behoeven van de directeur FEZ. Indien deze bezwaren heeft, pleegt hij overleg met het betrokken hoofd van dienst. Wanneer dat overleg niet tot overeenstemming leidt, brengt hij zijn bezwaren ter kennis van de minister.

Artikel 16 schrijft de ondertekening van stukken krachtens mandaat en volmacht voor. Ondertekening geschiedt als volgt:

De Minister van Economische Zaken,

namens deze:

(handtekening)

(naam functionaris)

(functie)

Dit artikel is beperkt tot mandaat en volmacht. Bij machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn is het uitdrukkelijk vermelden dat de ambtenaar handelt namens de Minister van Economische Zaken niet altijd praktisch en in veel gevallen ook reeds evident. Niettemin is het van belang dat een ieder zich er voortdurend van bewust is, dat hij handelt onder ministeriële verantwoordelijkheid. In bepaalde gevallen zal het ook aangewezen zijn om uitdrukkelijk kenbaar te maken - mondeling of schriftelijk - dat men handelt namens de minister. Uiteraard is daarbij steeds vereist dat machtiging is verleend, ingevolge dit besluit, een besluit tot verlening van ondermandaat, volmacht en machtiging of ingevolge een machtiging voor een bijzonder geval.

De in artikel 16 voorgeschreven formulering voor de ondertekening van stukken is het voorheen gebruikelijke `voor deze' vervangen door `namens deze'. Dat geeft de mandaatverhouding duidelijker weer. Bij ondertekening krachtens ondermandaat of volmacht, wordt niet vermeld dat het om ondermandaat of volmacht van de directeur gaat. Ingevolge artikel 2 van dit besluit dient in de deze formulering `De Minister van Economische Zaken' te worden vervangen door `De Staatssecretaris van Economische Zaken' indien het gaat om aangelegenheden waarmee de staatssecretaris is belast.

Artikelen

Artikelen 3, 4 en 5

In artikel 3 wordt ondermandaat, volmacht en machtiging verleend aan de divisiehoofden. Dit moet in nauwe samenwerking worden gelezen met artikel 2, waarin is geregeld welke aangelegenheden aan de directeur zijn voorbehouden.

Uitgangspunt is dat de divisiehoofden ondermandaat hebben voor aangelegenheden op hun werkterrein. Daarop gelden echter als gevolg van de samenhang met het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ en artikel 4 van het onderhavige besluit een aantal uitzonderingen.

In de eerste plaats geldt, zoals reeds in het algemeen deel van deze toelichting uiteengezet, het mandaat niet voor aangelegenheden die aan de minister zijn voorbehouden. Voorts ook niet voor de aangelegenheden waarvoor aan de secretaris-generaal en de plaatsvervangende secretaris-generaal mandaat is verleend of de aangelegenheden die aan een ander hoofd van dienst zijn opgedragen. De uitzondering voor aangelegenheden waarvoor aan de secretaris-generaal mandaat is verleend kan ook betrekking hebben op aangelegenheden op het werkterrein van de directeur, ten aanzien waarvan de secretaris-generaal heeft meegedeeld dat zij door hem zullen worden behandeld.

In de tweede plaats moeten de divisiehoofden steeds beoordelen of aangelegenheden op hun werkterrein door de minister, de secretaris-generaal of de directeur moeten worden behandeld. Indien dat het geval is moeten zij die aangelegenheden aan de directeur voorleggen en hebben zij daarvoor geen ondermandaat.

In de derde plaats kan de directeur incidenteel aan een divisiehoofd meedelen dat een aangelegenheid door hem zal worden behandeld. Ook in dat geval heeft een divisiehoofd geen ondermandaat.

Tenslotte zij erop gewezen dat de mandaatverlening aan de divisiehoofden zich niet uitstrekt tot het verlenen van ondermandaat. De bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat, volmacht en machtiging is in artikel 18 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ alleen verleend aan de hoofden van dienst.

Naar boven