Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| Ministerie van Economische Zaken | Staatscourant 2001, 190 pagina 13 | Besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Regeling vrijwillig telewerken medewerkers EZ
29 september 2001
POI/A&R/01032994
De Minister van Economische Zaken;
Gelet op artikel 67 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement en artikel 9 van de Raamregeling Telewerken;
Gehoord het Departementaal Georganiseerd Overleg bij het Ministerie van Economische Zaken,
Besluit:
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. ministerie: Ministerie van Economische Zaken;
b. medewerker: medewerker van het ministerie;
c. hoofd van dienst: hoofd van het dienstonderdeel of de dienst waar de medewerker werkzaam is;
d. telewerken: het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de dienst in de woning van de medewerker waarbij gebruik wordt gemaakt van informatie- en telecommunicatietechnologie;
e. woning: de gelegenheid waar de medewerker blijkens verklaringen uit de gemeentelijke basisadministratie woont;
f. telewerker: de medewerker aan wie het is toegestaan te telewerken;
g. afspraken: hetgeen daaronder wordt verstaan in de Raamregeling telewerken.
1. De medewerker die op vrijwillige basis een of meer dagen per week wil telewerken kan daartoe bij het hoofd van dienst onder opgave van redenen een aanvraag indienen met gebruikmaking van het formulier dat is vastgesteld in bijlage 1 bij deze regeling.
2. In de aanvraag wordt vermeld op welke dag of dagen de medewerker wil telewerken.
1. Een aanvraag kan worden ingewilligd indien het belang van de dienst daarbij gebaat is.
2. De aanvraag kan uitsluitend worden ingewilligd als de medewerker voor het telewerken gebruik zal maken van een eigen PC die voldoet aan de door EZ gestelde minimale hardware configuratie-eisen en software en de werkplek in de woning voldoet aan de eisen gesteld bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998.
In samenhang met de inwilliging van de aanvraag worden afspraken gemaakt over telewerken. Deze worden vastgelegd met gebruikmaking van het formulier dat is vastgesteld in bijlage 2 bij deze regeling. De afspraken worden bij het besluit gevoegd.
De telewerker die op het tijdstip van de aanvraag korter dan een jaar in dienst is bij EZ en geen gebruik maakt van de EZ PC-regeling ontvangt gedurende het eerste jaar dat hij in dienst is een vrije vergoeding van f 50,00 (€ 22,69) per maand.
1. De telewerker ontvangt bij een dag, respectievelijk twee of meer dagen, telewerken per week een vrije vergoeding van ten hoogste f 35,00 (€ 15,88), respectievelijk f 70,00 (€ 31,76), per maand als vergoeding voor telefoon- en internetkosten volgens onderstaande tabel:
2. Om voor een vergoeding van abonnementskosten internetprovider en een vergoeding extra abonnementskosten tweede telefoonaansluiting in aanmerking te komen dient de telewerker aan te tonen dat hij voor de totstandkoming van de verbinding met het EZ netwerk gebruik maakt van een betaald internetabonnement en dat er een tweede telefoonaansluiting c.q. een ISDN-lijn aanwezig is.
3. De telewerker ontvangt bij een dag, respectievelijk twee of meer dagen, telewerken per week een vrije vergoeding van f 30,00 (€ 13,61), respectievelijk f 60,00 (€ 27,23), per maand als vergoeding voor de telefoon- en internetkosten indien hij kan aantonen dat hij voor de totstandkoming van de verbinding met het EZ netwerk gebruik maakt van kabelinternet.
De telewerker die met een of meer op naam gestelde, gedagtekende facturen kan aantonen dat hij kosten heeft gemaakt om de werkplek in de woning in te richten overeenkomstig de eisen gesteld bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998, kan daarvoor een vrije vergoeding ontvangen van maximaal f 4000,00 (€ 1815,12). De facturen dienen gelijktijdig te worden ingediend en mogen op de datum van indiening niet ouder zijn dan een jaar.
Het hoofd van dienst kan het besluit waarin toestemming is verleend om te mogen telewerken, intrekken:
a. als blijkt dat de telewerkplek - in tegenstelling tot de verklaring die de medewerker op het aanvraagformulier heeft ondertekend - niet voldoet aan de eisen gesteld bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998;
b. als de medewerker bij een tijdig aangekondigd onderzoek de Arbo-deskundige de toegang tot zijn woning weigert;
c. als de afspraken over telewerken door de medewerker niet worden nagekomen;
d. als de medewerker van functie verandert;
e. op verzoek van de medewerker.
1. De medewerker is verplicht tot terugbetaling van de restwaarde van de in dit kader aangeschafte meubilair, dat door EZ is vergoed:
a. bij beëindiging van het telewerken zoals bedoeld in artikel 8 van deze regeling;
b. bij beëindiging van het dienstverband bij EZ op verzoek van de medewerker;
c. bij beëindiging van het dienstverband bij EZ indien dit te wijten is aan eigen schuld of toedoen.
2. De afschrijvingstermijn wordt gesteld op vijf jaar.
3. In het in het eerste lid, onder a, bedoelde geval wordt de restwaarde in twaalf maandelijkse termijnen ingehouden op het nettosalaris. In de in het eerste lid, onder b en c, bedoelde gevallen wordt de restwaarde op het nettosalaris ingehouden. Als het bedrag hoger is dan een maandsalaris betaalt de medewerker het verschil terug binnen 1 maand na beëindiging van het dienstverband.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vrijwillig telewerken medewerkers EZ.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlagen, die ter inzage worden gelegd. Van deze terinzagelegging zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant1.
1 De terinzagelegging geschiedt bij de directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement van het Ministerie van Economische Zaken en de personeelsfunctionarissen van de dienstonderdelen en diensten van het Ministerie van Economische Zaken.
Toelichting
Met deze regeling wordt invulling gegeven aan de in artikel 9 van de Raamregeling Telewerken (verder te noemen: Raamregeling) neergelegde bevoegdheid tot het stellen van nadere regels voor de uitvoering van de Raamregeling.
In de Raamregeling wordt een onderscheid gemaakt tussen de medewerker die uit hoofde van zijn functie verplicht is om te telewerken en de medewerker die op vrijwillige basis één of meer werkdagen per week telewerkt, de zogenaamde vrijwillige telewerker. Omdat er bij EZ geen medewerkers zijn die uit hoofde van hun functie verplicht zijn om te telewerken worden er alleen nadere regels vastgesteld voor de vrijwillige telewerker.
In dit artikel is de aanvraagprocedure opgenomen. Voor de aanvraag moet de medewerker gebruik maken van het formulier dat is vastgesteld in bijlage 1 van de regeling.
Op het aanvraagformulier verklaart de medewerker uitdrukkelijk dat zijn werkplek voldoet aan de Arbo-eisen en dat hij in overeenstemming met de geldende Arbo-voorschriften zijn werkzaamheden zal verrichten. Daarnaast moet betrokkene zich akkoord verklaren met het feit dat in opdracht van het hoofd van dienst de werkplek onderzocht kan worden door een deskundige op het gebied van arbeidsomstandigheden.
De reden hiervan is dat op grond van de Arbeidsomstandighedenwet 1998 de werkgever de plicht heeft om te zorgen dat de werkplek van de telewerker aan de Arbo-eisen voldoet en dat de betrokken medewerker ook thuis werkt in overeenstemming met de daarvoor geldende Arbo-voorschriften. De werkgever kan daartoe niet continu direct toezicht houden op de telewerkplek. Goede voorlichting aan de medewerker is derhalve vereist.
De telewerker moet in staat zijn om op een veilige en gezonde manier thuis te werken en de kans op lichamelijke klachten als gevolg van een foutieve werkhouding of verkeerde inrichting van de werkplek moet tot een minimum beperkt worden.
Om toestemming te verkrijgen om te telewerken dient de medewerker te beschikken over een eigen PC. De medewerker dient om die reden bij de aanvraag te verklaren dat hij gebruik maakt van een eigen PC. EZ stelt de medewerker in de gelegenheid om voor de aanschaf van de PC gebruik te maken van de EZ PC-regeling. Daarnaast wordt er geen aparte vergoeding voor het gebruik van de eigen PC toegekend. De PC moet voldoen aan de door EZ gestelde minimale hardware configuratie-eisen en software in het jaar van aanmelding.
In verband met het vaststellen van de hoogte van de vrije vergoeding voor telefoon- en internetkosten dient hij tevens aan te geven of hij voor de totstandkoming van de verbinding met het EZ-netwerk gebruik maakt van een gratis internet, betaald interabonnement of kabelinternet; een eventuele factuur moet worden toegevoegd. Daarnaast moet hij op het aanvraagformulier aangeven of er al dan niet een tweede telefoonaansluiting - dit kan ook een mobiele telefoon zijn - c.q. een ISDN-lijn aanwezig is.
Het hoofd van dienst zal de afweging moeten maken of het dienstbelang erbij gebaat is dat de medewerker gaat telewerken. In de toelichting van de Raamregeling is vastgelegd dat het bevoegd gezag - bij EZ is dat het hoofd van dienst - daarbij in ieder geval rekening moet houden met:
- de financiële consequenties van telewerken voor de werkgever;
- de effecten van telewerken op de kwaliteit en kwantiteit van het afgeleverde werk;
- de invloed van telewerken op de motivatie van het personeel;
- de invloed van telewerken op de continuïteit van de organisatie;
- het gegeven of de functie zich leent voor telewerken;
- de persoonskenmerken van betrokkene;
- de thuissituatie van betrokkene;
- privacy en beveiligingsaspecten.
In de Raamregeling telewerken is vastgelegd dat de afspraken die moeten worden vastgelegd in ieder geval betrekking hebben op:
a. de eisen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998;
b. de bereikbaarheid van betrokkene;
c. de wijze van terugkoppeling met de organisatie;
d. de te verrichten werkzaamheden;
e. de aan betrokkene te verlenen telewerkvoorzieningen;
f. de wijze waarop de telewerkvoorzieningen worden verleend;
g. de periode waarin betrokkene telewerkt;
h. het aantal dagen per week en de dagen waarop betrokkene telewerkt;
i. de wijze van en de gronden voor beëindiging van het telewerken;
j. de gevolgen die beëindiging van het telewerken heeft voor de verleende telewerkvoorzieningen;
k. informatiebeveiliging;
l. privacy-aspecten.
Voor het vastleggen van deze afspraken is een formulier ontwikkeld dat als bijlage 2 bij deze regeling is opgenomen.
Voor de nieuwe medewerker die al een eigen PC heeft en geen gebruik maakt van de EZ PC-regeling geldt een overgangsregeling. Het eerste jaar dat hij in dienst is, komt hij als telewerker in aanmerking voor een vrije vergoeding van f 50,00 (€ 22,69) per maand.
In dit artikel is vastgelegd welke vrije vergoeding de telewerker ontvangt voor internet per telefoon of kabelinternet. Uit de tabel blijkt dat de vergoeding voor internet per telefoon is opgebouwd uit een aantal componenten. Voor het vaststellen van de hoogte van de vergoeding dient de medewerker op het aanvraagformulier aan te geven of hij voor de totstandkoming van de verbinding met het EZ-netwerk gebruik maakt van een gratis internet, betaald interabonnement of kabelinternet; een eventuele factuur moet worden toegevoegd. Tevens moet hij op het aanvraagformulier aangeven of er al dan niet een tweede telefoonaansluiting - dit kan ook een mobiele telefoon zijn - c.q. een ISDN-lijn aanwezig is.
Stel dat een medewerker die een dag telewerkt per week heeft aangegeven dat hij gebruik maakt van gratis internet en de beschikking heeft over een tweede telefoonaansluiting dan komt hij voor een maandelijkse vrije vergoeding in aanmerking van f 17,50 (€ 7,94) + f 7,50 (€ 3,40) = f 25,00 (€ 11,34).
Om het telewerken verder te stimuleren bestaat er sinds 1 januari 1998 de mogelijkheid om een belastingvrije vergoeding voor de inrichting van de telewerkplek te verstrekken.
Aan deze faciliteit wordt door de fiscus de voorwaarde gesteld dat men gedurende de gebruikelijke werkdagen tenminste een gehele werkdag per week thuis werkt; dit om te voorkomen dat men een dagdeel thuis werkt en het andere dagdeel naar kantoor gaat zodat per saldo niet minder woon-werkkilometers worden gemaakt.
De faciliteit geldt voor een maximale verstrekking of vergoeding van f 4.000,- over een periode van vijf jaar. Onder deze faciliteit vallen onder meer een bureautafel, een bureaustoel, bureauverlichting en accessoires als een documenthouder of voetensteun, als ook andere kleine aanpassingen van de werkplek ingevolge de Arbowetgeving. Bij dit laatste kan men bijvoorbeeld denken aan het deugdelijk wegwerken van elektrische kabels door middel van kabelgoten.
De medewerker schaft het geschikte meubilair zelf aan en krijgt de vergoeding aan de hand van de factuur of facturen. Er wordt een handzame instructie aan de medewerker verstrekt, waarin is aangegeven aan welke Arbo-normen het meubilair moet voldoen.
In dit artikel is opgenomen op welke gronden de toestemming kan worden ingetrokken. Het is een discretionaire bevoegdheid van het hoofd van dienst die zal moeten beoordelen of in het concrete geval ook daadwerkelijk tot intrekken van de toestemming moet worden overgegaan.
Zo kan het niet nakomen van afspraken een reden zijn om de toestemming in te trekken maar dat is uiteraard afhankelijk van de ernst van de gedraging en of eenmalig dan wel structureel de afspraken niet worden nagekomen. Het besluit om de toestemming in te trekken zal schriftelijk en gemotiveerd aan betrokkene moeten worden meegedeeld.
Als de medewerker na een korte periode van telewerken een andere baan accepteert buiten EZ of het telewerken wordt - binnen de afschrijvingstermijn van vijf jaar - beëindigd, dan beschouwt de fiscus de restwaarde van het meubilair als loon. Voor deze situatie is een terugbetalingsregeling opgenomen.
De Minister van Economische Zaken,
A. Jorritsma-Lebbink.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2001-190-p13-SC31133.html