Privacyreglement Cliënt-Volgsysteem Jeugdcriminaliteit

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de registratie: het informatiesysteem Cliënt-Volgsysteem Jeugdcriminaliteit (CVS-JC);

b. houder van de registratie: de Minister van Justitie;

c. beheerder: de Directeur van de Centrale Justitiële Documentatie (CJD);

d. autorisatiebesluit: het besluit van de Directeur-Generaal Preventie, Jeugd en Sanctiebeleid, genomen namens de houder, waarin wordt vastgelegd welke functionarissen bevoegd zijn handelingen met betrekking tot de regi-stratie te verrichten, op welk deel van de registratie die handelingen betrekking hebben alsmede de aard en het doel van die handelingen.

e. leverancier: de functionaris of instantie, die bevoegd is personalia, zaakgegevens, verwijsgegevens en historische gegevens aan de registratie te leveren;

f. afnemer: de functionaris of instantie die bevoegd is de registratie te raadplegen;

g. beheerreglement: het besluit van de beheerder, genomen namens de houder, waarin onder meer is opgenomen welke functionarissen van de organisatie van de beheerder bevoegd zijn handelingen met betrekking tot de registratie te verrichten, op welke delen van de registratie deze handelingen betrekking hebben, alsmede de aard en het doel van de handelingen;

h. persoonsregistratie: registratie in de zin van de Wet Persoonsregistraties;

i. persoonsregister: register in de zin van de Wet Politieregisters;

j. verwijsgegeven: een referentienummer waaronder een persoon is geregistreerd in een persoonsregistratie of persoonsregister van een leverancier, een identificatie van die leverancier alsmede de datum waarop de verwijzing is opgenomen.

Artikel 2 Doelstelling

Het CVS-JC heeft ten doel

- de ondersteuning van de uitvoering van de taken van de politie, het Openbaar Ministerie en de raad voor de kinderbescherming, ter voorkoming en bestrijding van jeugdcriminaliteit, alsmede in het kader van hulpverlening ter voorkoming en bestrijding van jeugdcriminaliteit door middel van het geven van een objectief, feitelijk historisch overzicht van de contacten van de betrokkene met voornoemde partijen, en

- het verwijzen van de met bovenstaande taken belaste functionarissen van de politie, het Openbaar Ministerie en de raad voor de kinderbescherming naar de relevante persoonsregistratie of het relevante persoonsregister van een leverancier en de genoemde functionarissen aldus in staat te stellen op effectieve en efficiënte wijze noodzakelijke actie te ondernemen.

Artikel 3 Functies

a. De registratie heeft de volgende functies:

b. het opslaan, ordenen en toegankelijk maken van personalia, zaak-, verwijs- en historische gegevens betreffende jeugdigen in de leeftijd tot 18 jaren en personen in de leeftijd van 18 tot 21 jaar die zijn geregistreerd in een persoonsregistratie of persoonsregister van een leverancier;

c. het verwijzen van de afnemers naar de relevante persoonsregistratie of het relevante persoonsregister van een leverancier;

d. het verstrekken van personalia, zaak-, verwijs- en historische gegevens;

e. het verschaffen van niet op individuele personen herleidbare gegevens in de vorm van statistische en andere overzichten voor beheers- en beleidsdoeleinden.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

1. De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de registratie en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging ter voorkoming van het maken van misbruik van de gegevens conform het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst.

2. De uitvoering van het beheer wordt geregeld in een schriftelijk overeenkomst tussen houder en beheerder, waarin met name wordt bepaald, dat de beheerder slechts handelt in opdracht van de houder en dat de in lid 1 van dit artikel bedoelde verplichtingen ook op de beheerder rusten

3. De beheerder is namens de houder belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden en de behandeling van de verzoeken als bedoeld in de artikelen 13 tot en met 15.

4. De beheerder wijst in het beheerreglement de personen en/of instanties aan die zijn belast met het dagelijks beheer dan wel het technisch beheer van de registratie.

5. De leveranciers zijn en blijven verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de aan de registratie geleverde gegevens.

§ 2 Registratie en herkomst van gegevens

Artikel 5 Personen omtrent wie gegevens zijn opgenomen

In de registratie worden uitsluitend personalia, zaakgegevens, verwijsgegevens, historische gegevens alsmede gegevens omtrent strafbare feiten en de afhandeling van deze feiten, opgenomen over de volgende categorieën van personen:

jeugdigen in de leeftijd tot 18 jaren die als verdachte worden aangemerkt in de zin van artikel 27 Wetboek van Strafvordering;

a. jeugdigen in de leeftijd tot 18 jaren die een proces-verbaal van de politie hebben gekregen;

b. jeugdigen, jonger dan twaalf jaar, die een feit hebben gepleegd waarvoor zij, indien zij ouder waren geweest dan twaalf jaar, een proces-verbaal van de politie zouden hebben gekregen;

c. jeugdigen in de leeftijd van 18 jaren die een HALT-aanbod hebben gekregen (artikel 77e Wetboek van strafrecht);

d. jeugdigen, vanaf de leeftijd van 8 jaar, met betrekking tot wie de raad voor de kinderbescherming een verzoek heeft gedaan of een advies heeft gegeven betreffende ondertoezichtstelling, ontzegging of ontheffing;

e. personen in de leeftijd van 18 tot 21 jaar die hebben voldaan aan de criteria zoals genoemd in dit artikel, onderdelen a tot en met e.

Artikel 6 Opgenomen gegevens

1. Ten aanzien van de in artikel 5, onder a tot en met f, bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:

a. personalia:

CVS-JC-nummer;

Administratienummer (A-nummer) van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA);

VIPS-nummer (Verwijs Index Personen Strafrechtsketen);

achternaam;

voorvoegsels;

voornamen;

geboortedatum;

geslachtsaanduiding;

straatnaam, huisnummer en huisnummertoevoeging;

postcode en woonplaats;

geboorteplaats en geboorteland;

datum van overlijden.

b. zaakgegevens:

advies of verzoek betreeffende ondertoezichtstelling, ontzetting of ontheffing;

c. verwijsgegevens:

datum verwijzing (datum waarop de verwijzing in de registratie is opgenomen);

verwijzende instantie (instantie die de verwijzing in de registratie heeft doen opnemen);

registratienummer van de leverancier

d. aanleiding:

aanleiding voor opname in CVS-JC;

pleegdatum van het strafbare feit;

proces-verbaalnummer;

e. afhandeling:

afhandeling door de raad voor de kinderbescherming, OM of politie;

uitspraak van de rechter;

voeging van de zaak (parketnummer van de gevoegde zaak);

overdracht van de zaak (parketnummer van de overgedragen zaak).

2. Gegevens die zich hebben voorgedaan nadat de jeugdigen, bedoeld in artikel 5, de leeftijd van 18 jaren hebben bereikt, worden niet in de regi-stratie opgenomen.

Artikel 7 Herkomst van de gegevens en wijze van verkrijging

De gegevens die in de registratie zijn opgenomen zijn afkomstig van de volgende leveranciers:

a. de politie

De volgende gegevens worden aangeleverd door middel van de bedrijfsprocessensystemen BPS (Bedrijfs Processen Systeem) Genesys en Xpol:

geslachtsnaam;

voornaam, voorletter en voorvoegsel;

geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland;

A-nummer;

verwijsgegevens;

gegevens inzake aanleiding;

gegevens inzake afhandeling.

b. het OM

In het Besluit Inlichtingen Justitiële Documentatie is COMPAS (Communicatiesysteem Openbaar Ministerie - Parket Administratie Systeem) gemachtigd de volgende gegevens aan te leveren:

geslachtsnaam;

voornaam, voorletter en voorvoegsel;

geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland;

A-nummer;

verwijsgegevens;

gegevens inzake aanleiding;

gegevens inzake afhandeling.

c. de raad voor de kinderbescherming

De volgende gegevens kunnen worden aangeleverd door middel van de persoonsregistratie KIS (Kinderbescherming Informatie Systeem):

voornaam, voorletter en voorvoegsel;

geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland;

eindbeslissing omtrent civiele afdoening, leidend tot ondertoezichtstelling, ontzetting of ontheffing;

A-nummer;

verwijsgegevens;

gegevens inzake aanleiding;

gegevens inzake afhandeling.

d. De GBA

De volgende gegevens kunnen worden aangeleverd door middel van de GBA:

A-nummer;

voornamen, voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsnaam;

geboorteplaats, geboorteland;

geslachtsaanduiding;

gemeente van inschrijving, straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode;

datum overlijden

§ 3 Invoer, bewerking en verwijdering van gegevens

Artikel 8 Invoer en bewerken van gegevens

1. De elektronische invoer van de in de registratie opgenomen gegevens geschiedt uitsluitend door de leveranciers vanuit de volgende systemen: BPS, Xpol, Genesys, KIS, COMPAS en GBA. De invoer beperkt zich in die gevallen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie.

2. De leverancier verbetert onjuiste gegevens of vult deze aan.

3. Behoudens het gestelde in het tweede lid, vergelijkt de beheerder tenminste een maal per jaar de gegevens in het CVS-JC elektronisch met de gegevens in de aanleverende systemen van de leveranciers.

4. De beheerder draagt zorg dat de, door de leverancier, bewerkte gegevens correct in de registratie worden verwerkt.

5. De houder maakt werkafspraken met de leveranciers over het gebruik van de gegevens.

Artikel 9 Verwijdering en vernietiging van opgenomen gegevens

1. Verwijdering van de in artikel 6 genoemde gegevens vindt plaats door de leverancier:

a. indien de gegevens in de persoonsregistratie of het persoonsregister van de leverancier verwijderd worden;

b. indien de gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie.

2. Verwijdering van de in artikel 6 genoemde gegevens vindt plaats door de beheerder:

a. indien de geregistreerde de leeftijd van 21 jaren heeft bereikt, voor zover niet eerder de laatste termijn van lid b, c en d is verlopen;

b. na verloop van vijf jaren na de pleegdatum van het laatste feit waarvoor een proces-verbaal of een HALT-aanbod is geregistreerd;

c. na verloop van twee jaren na de pleegdatum van het laatste feit waarvoor een politiesepot of reprimande is geregistreerd, voor zover lid b niet van toepassing is;

d. na verloop van twee jaren na de pleegdatum van het laatste feit waarvoor een 12-min registratie is opgenomen, voor zover lid b en c niet van toepassing zijn;

e. in het geval van artikel 5, onder e, na verloop van twee jaren na het jaar waarin een laatste gegeven is geregi-streerd indien de politie geen bericht met betrekking tot betrokkene in het CVS-JC heeft geplaatst;

f. daarnaast in die gevallen dat de leverancier de beheerder door middel van een schriftelijk verwijderbericht opdracht geeft gegevens te verwijderen.

3. De beheerder draagt zorg voor de vernietiging van verwijderde gegevens.

§ 4 Toegang tot en verstrekking van gegevens uit de registratie

Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de registratie

1. Rechtstreekse toegang tot de regi-stratie hebben de functionarissen van de beheerorganisaties die zijn belast met het onderhoud van de registratie of de controle op de juiste werking ervan, voor zover zij de gegevens behoeven voor de uitoefening van hun taak in overeenstemming met het doel van de registratie.

2. Rechtstreekse toegang tot de registratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan de volgende afnemers:

a. De politie;

b. De Raad voor de Kinderbescherming;

c. Het Openbaar Ministerie.

3. De afnemers, bedoeld in lid 2, zijn verantwoordelijk voor het toekennen van autorisaties ten behoeve van het raadplegen van de registratie met inachtneming van het gestelde in het autorisatiebesluit, aan bij hen in vaste dienst zijnde functionarissen.

4. De in het eerste en tweede lid bedoelde personen en instanties hebben slechts toegang tot het in het beheerreglement of het autorisatiebesluit aangegeven deel van de registratie.

5. De gegevens van personen als bedoeld in de artikelen 5, onder e, worden voor de afnemers van politie en Openbaar Ministerie niet eerder zichtbaar dan wanneer de politie een CVS-JC bericht met betrekking tot betrokkene heeft geplaatst;

6. Er worden geen gegevens verstrekt aan andere organisaties of personen dan bedoeld in lid 1 en lid 2.

Artikel 11 Overige verstrekking

1. Verstrekking door organisaties en/of personen die rechtstreekse toegang tot de registratie hebben aan anderen dan de organisatie waartoe zij behoren, is niet toegestaan, tenzij de goede uitvoering van hun taak daartoe noodzaakt.

2. Verstrekking van niet op individuele personen herleidbare gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en ten behoeve van het verkrijgen van beleidsinformatie kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de houder en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden.

§ 5 Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens

Artikel 12 Kennisgeving van registratie aan de geregistreerde

Ingevolge het gestelde in artikel 28 van de Wet persoonsregistraties doet de politie de Raad voor de Kinderbescherming, het OM schriftelijk mededeling aan de geregistreerde voordat betrokkene in het CVS-JC geregistreerd wordt.

Deze mededeling moet informatie verstrekken over de beheerder, het doel van de registratie, de opgenomen gegevens, de gebruikers en het recht op kennisneming van deze gegevens.

Artikel 13 Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens

1. De geregistreerde of - indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld - diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de beheerder verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende persoonsgegevens zijn opgenomen.

2. Een zodanig verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan de beheerder van de registratie, directeur van de CJD, Postbus 337, 7600 AH te Almelo, die namens de houder een beslissing omtrent het verzoek neemt.

3. Bij het verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens kan verzoeker de beheerder tevens vragen de herkomst van de opgenomen gegevens mede te delen.

4. De beheerder beantwoordt het verzoek binnen 1 maand na ontvangst. Indien de beheerder het verzoek positief beoordeelt, krijgt de geregistreerde hierover schriftelijk bericht.

5. Aan een verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens wordt, in het bijzonder gelet op de doelstelling van de registratie, geen gehoor gegeven voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Een weigering op het verzoek wordt door de beheerder met redenen omkleed. Hierbij wordt aangegeven waar, op welke wijze en tegen welke kosten tegen de beslissing van de beheerder kan worden opgekomen.

6. Voordat aan het verzoek wordt voldaan, dient verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren. Als legitimatiebewijs wordt geaccepteerd de in artikel 1 van de Wet op de Identificatieplicht genoemde documenten.

7. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door de wettelijk vertegenwoordiger van geregi-streerde. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 14 Correctierecht van geregi-streerde m.b.t. opgenomen persoonsgegevens

1. Degene aan wie overeenkomstig artikel 13 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de beheerder schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.

2. De beheerder zendt het verzoek door naar de leverancier die verantwoordelijk is voor het aanleveren van de gegevens conform artikel 7.

3. De houder draagt zorg dat de, door de leverancier, gecorrigeerde gegevens in de registratie worden verwerkt. De correctie van gegevens door de leverancier vindt plaats conform het privacyreglement van de betreffende persoonsregistratie of het persoonsregister van de leverancier.

4. De beheerder beantwoordt het correctieverzoek binnen 1 maand aan de hand van het door de leverancier opgestelde correctierapport.

5. Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur.

Een correctieverzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door diens wettelijk vertegenwoordiger. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 15 Kennisneming van verstrekking van gegevens

1. De geregistreerde of - indien deze de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld - diens wettelijke vertegenwoordiger kan de beheerder tevens verzoeken hem mede te delen of er op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de registratie aan personen of organisaties zijn verstrekt.

2. Voor de indiening van een zodanig verzoek is artikel 13, tweede tot en met zevende lid, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16 Vergoeding van kosten

Voor de berichten bedoeld in de artikelen 13 en 15 is een vergoeding verschuldigd van 10 gulden. Deze vergoeding wordt teruggegeven in geval een in genoemde artikelen bedoeld verzoek wordt geweigerd, of indien het verzoek leidt tot daadwerkelijke correctie van de betreffende gegevens.

§ 6 Slotbepalingen

Artikel 17 Verbanden met andere registraties

De registratie staat in verband met COMPAS, BPS, Xpol, Genesys, KIS en GBA, in die zin dat de in artikel 7 onderscheiden gegevens elektronisch worden aangeleverd.

Artikel 18 Openbaarmaking en terinzagelegging

1. Dit reglement wordt bekend gemaakt door openbaarmaking in de Staatscourant.

2. Het reglement ligt voor een ieder ter inzage bij:

- elk regiobureau van politie;

- elke vestiging van de Raad voor de Kinderbescherming;

- elk arrondissementsparket;

- de Centrale Justitiële Documentatie, Egbert Gorterstraat 6, Almelo;

- het Ministerie van Justitie, Centrale Bibliotheek van het ministerie, Schedeldoekshaven 100, Den Haag.

Artikel 19 Inwerkingtreding, citeer-titel

1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het reglement openbaar wordt gemaakt.

2. Het reglement kan worden aangehaald als: ‘Privacyreglement Cliënt-Volgsysteem Jeugdcriminaliteit’.

Vastgesteld d.d. 7 maart 2000.

H.C.J.L. Borghouts, wnd. directeur-generaal Preventie, Jeugd en Sancties.