Reglement bescherming persoonsgegevens Gewenningssubsidieregeling Eigen-woningbezit

«Wet persoonsregistraties»

1 december 1997

Nr. DGVH/RAC/UVR-06

Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting

Regeling tot vaststelling van een reglement als bedoeld in artikel 19 van de Wet persoonsregistraties voor de directie Reken- en Administratiecentrum, Afdeling Uitvoering Volkshuisvestingsregelingen

De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,

overwegende dat ten behoeve van de uitvoering van de Gewenningssubsidieregeling eigen-woningbezit persoonsgegevens worden opgeslagen;

Gelet op artikel 19 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665);

Besluit:

Privacyreglement bescherming persoonsregistratie Gewenningssubsidieregeling eigen-woningbezit

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:

- de wet: de Wet persoonsregistraties;

- de regeling: de Regeling persoonsregistraties VROM;

- de minister: de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;

- persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

- persoonsregistratie: persoonsregistratie genoemd in artikel 2;

- de houder: degene die zeggenschap heeft over de registratie, zijnde de minister;

- de beheerder: de functionaris aan wie de taken en bevoegdheden van de houder met betrekking tot de persoonsregistratie zijn gemandateerd;

- bewerker: degene die, niet behorend tot de organisatie van de houder, het geheel of een deel van de apparatuur onder zich heeft waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd;

- verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

- verstrekken van gegevens aan een derde: verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van het verstrekken aan de bewerker of de geregistreerde;

- registratieformulier: aanhangsel bij dit reglement dat een integraal deel vormt van dit reglement en dat nadere gegevens bevat met betrekking tot de registratie.

Artikel 2 De registratie; beheerder; bewerker

1. Dit reglement is van toepassing op de hierboven, achter ’Besluit:’ genoemde persoonsregistratie.

2. Voor de toepassing van dit reglement geldt een naar toepassing of beheer onderscheiden deel van de persoonsregistratie als een afzonderlijke persoonsregistratie.

3. In het registratieformulier bij dit reglement zijn voor deze persoonsregistratie de gegevens vermeld van de houder en de beheerder. In een voorkomend geval worden tevens de naam, de vestigingsplaats en de taken van de bewerker vermeld.

Artikel 3 Doel en subdoelen

1. De persoonsregistratie heeft tot doel:

- het op doelmatige wijze voorzien in de administratieve en organisatie gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen en de beheersprocessen van het ministerie;

- het bieden van operationele informatie ter ondersteuning van die processen;

- het bieden van managementinformatie ten behoeve van controle en bijsturing en ter ondersteuning van beslissingen op strategisch en tactisch niveau;

- het verstrekken van verantwoordingsinformatie aan interne en externe belanghebbenden.

2. De (sub)doelstellingen zijn voor deze persoonsregistratie omschreven in het registratieformulier van dit reglement.

Paragraaf 2 Inhoud; verbanden met andere persoonsregistraties

Artikel 4 Geregistreerden; opgenomen gegevens; wijze van verkrijging

De persoonsregistratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over de in het registratieformulier vermelde categorie(ën) van personen. Over de geregistreerden worden ten hoogste de daarbij genoemde soorten gegevens in de registratie opgenomen. De persoonsgegevens zijn verkregen op de in het registratieformulier aangegeven wijze.

Artikel 5 Verwijderen en vernietigen van gegevens

1. In het registratieformulier wordt voor de persoonsregistratie aangegeven in welke gevallen de (soorten) gegevens met het oog op de doelstelling van de persoonsregistratie hun betekenis hebben verloren, en de termijn waarbinnen zij daaruit wordt verwijderd.

2. De verwijderde archiefbescheiden worden ten hoogste gedurende de daarbij vermelde termijn bewaard alvorens zij worden vernietigd of overgedragen aan het Rijksarchief.

Artikel 6 Verbanden met andere registraties

In het registratieformulier wordt voor de persoonsregistratie vermeld welke verbanden bestaan met andere registraties.

Paragraaf 3 Verstrekking van gegevens, rechtstreekse toegang

Artikel 7 Structurele verstrekking van gegevens binnen organisatie van beheerder en houder

1. Binnen de organisatie van de beheerder en van de houder vinden geen structurele verstrekkingen plaats buiten de verstrekkingen die voor deze persoonsregistratie zijn omschreven in het registratieformulier bij dit reglement.

2. Onder een structurele verstrekking binnen de organisatie van de beheerder en de houder wordt mede verstaan een koppeling tussen twee of meer persoonsregistraties of een koppeling tussen een persoonsregistratie en één of meer andere registraties gehouden binnen de organisatie van de beheerder onderscheidenlijk de houder.

Artikel 8 Rechtstreekse toegang tot de registratie

In het registratieformulier is voor de persoonsregistratie vermeld welke van de functionarissen bedoeld in artikel 7, eerste en tweede lid, rechtstreeks toegang hebben tot de persoonsregis-tratie of een deel daarvan, en waar (in welke autorisatietabel) hun bevoegdheden zijn vastgelegd.

Artikel 9 Structurele verstrekking van gegevens aan derden

1. Aan derden vinden geen structurele verstrekkingen uit de persoonsregistratie plaats buiten de verstrekkingen die zijn omschreven in het registratieformulier bij dit reglement.

2. Onder een structurele verstrekking aan derden wordt mede verstaan een koppeling tussen twee of meer persoonsregistraties of een koppeling tussen een persoonsregistratie en één of meer andere registraties, indien ten minste één van de gekoppelde registraties gevoerd wordt buiten de organisatie van de houder.

Artikel 10 Overige verstrekkingen

1. De beheerder kan buiten de gevallen bedoeld in de artikelen 7 en 9 besluiten tot het verstrekken van bepaalde gegevens uit de persoonsregistratie. Het verzoek daartoe wordt schriftelijk ingediend bij de beheerder en vermeldt ten minste het doel waarvoor de gevraagde gegevens zullen worden gebruikt.

2. De beheerder verstrekt de in het voorgaande lid bedoelde persoonsgegevens, dan wel een deel daarvan, niet dan nadat hij heeft vastgesteld dat aan de wettelijke voorwaarden voor verstrekking is voldaan [en nadat hij een verklaring, ondertekend door verzoeker, heeft ontvangen dat de verstrekte persoonsgegevens niet aan anderen ter beschikking of ter inzage zullen worden gegeven en zullen worden vernietigd zodra zij niet langer voor het opgegeven doel zijn vereist].

3. Een besluit van de beheerder om een verzoek niet of niet geheel in te willigen is met redenen omkleed.

Artikel 11 Protocol

1. De verstrekkingen bedoeld in artikel 10 legt de beheerder vast in een pro-tocol, waarin wordt vermeld aan wie, op welke datum en welke persoons-gegevens zijn verstrekt. Uit het protocol dient de toestemming van de geregistreerde te blijken, indien deze toestemming is vereist voor de verstrekking van de desbetreffende gegevens.

2. Het protocol wordt ten minste twee jaar bewaard.

Paragraaf 4 Rechten van geregistreerden

Artikel 12 Kennisgeving van eerste opname

1. De schriftelijke kennisgeving, bedoeld in artikel 28 van de wet, aan een geregistreerde over wie voor de eerste keer gegevens in de persoons-registratie zijn opgenomen, vermeldt tevens de plaats van terinzagelegging van het reglement.

2. De verplichting, bedoeld in het eerste lid, geldt niet indien de betrokkene weet of redelijkerwijs kan weten dat een dergelijke opname heeft plaats-gevonden.

Artikel 13 Verzoeken van geregis-treerde

1. Verzoeken van een geregistreerde om kennisneming, om aanvulling, verbetering of verwijdering of om mededeling van verstrekking aan derden van over hem in de persoonsregistratie opgenomen gegevens, als bedoeld in paragraaf 7 van de wet, worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

2. De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De vaststelling geschiedt aan de hand van de in de Wet op de identificatieplicht aangewezen documenten (Staatsblad 1993, 660 artikel 1).

Artikel 14 Verzoek om heroverweging; indienen klacht

1. Indien een beheerder niet of niet geheel aan een verzoek als bedoeld in artikel 13, eerste lid, voldoet, stelt hij de betrokkene tevens in kennis van de procedure voor indiening van een verzoek om heroverweging bij de minister, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de regeling.

2. Een betrokkene kan een klacht indienen bij de minister, indien naar zijn oordeel zijn persoonlijke levenssfeer is of wordt aangetast. Een klacht wordt schriftelijk ingediend. De minister neemt binnen zes weken na ontvangst daarvan een besluit.

Artikel 15 Adressering verzoek of klacht; kosten

1. Een verzoek als bedoeld in de artikel 14, eerste lid, wordt gericht aan de beheerder genoemd in artikel 2, derde lid.

2. Een verzoek om heroverweging, als bedoeld in artikel 14, eerste lid, dan wel een klacht, als bedoeld in artikel 14, tweede lid, wordt gericht aan:

De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Postbus 20951, 2500 EZ ’s-Gravenhage.

3. Aan geregistreerden worden geen kosten in rekening gebracht.

Paragraaf 5 Hoofdlijnen beheer

Artikel 16 Beheer en beveiliging

1. In het registratieformulier is voor deze persoonsregistratie vermeld welke procedures zijn vastgesteld ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van opgenomen persoonsgegevens.

2. Elke bij de werking van de persoonsregistratie betrokken functionaris is op de hoogte gesteld van de in het voorgaande lid bedoelde procedures en de plaats waar de vastgestelde procedures voor hem ter inzage liggen.

3. In het registratieformulier is voor deze persoonsregistratie vermeld welke voorzieningen van technische en organisatorische aard zijn getroffen ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking.

4. Het bepaalde in het tweede lid is voor zover nodig van overeenkomstige toepassing.

Paragraaf 6 Overige bepalingen

Artikel 17 Onvoorziene omstandig-heden

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de beheerder.

Artikel 18 Inwerkingtreding, bekendmaking

1. In het registratieformulier van dit reglement is de datum van inwerkingtreding opgenomen. Hierbij is tevens vermeld hoe de regeling kan worden aangehaald.

2. De plaats(en) van terinzagelegging zijn in het registratieformulier opge-nomen.

3. Het eventueel vervallen verklaren van een terzake voorgaand reglement wordt expliciet in het registratieformulier vermeld.

Den Haag, 1 december 1997.
De Staatssecretaris van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,
voor deze:
De Directeur-Generaal van de Volkshuisvesting
op last
Het Hoofd van de afdeling Uitvoering Volkshuisvestingsregelingen,
A.J.F.M. Warffemius.