Reglement Persoonregistraties Rijksarchiefdienst

De algemene rijksarchivaris;

Gelet op artikel 17 jo. 19, eerste lid, van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665), alsook op de Besluit voorschriften informatiebeveiliging rijkdienst (Stcrt. 1994, 173), houdende regels voor de exclusiviteit, integriteit en beschikbaarheid van informatiesystemen;

Gelet op artikel 3 van het Statuut agentschap rijksarchiefdienst (Stcrt 1996, 35);

De Commissie van Toezicht registratieregelingen OCenW gehoord;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. De in dit reglement voorkomende begrippen hebben dezelfde betekenis als de begrippen in de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665), tenzij anders is aangegeven.

2. In dit reglement wordt verstaan onder:

de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

het ministerie: het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

de registratie: de registratie, bedoeld in artikel 2;

de Commissie van Toezicht: de commissie, bedoeld in de Beschikking Commissie van Toezicht registratieregelingen O. en W. 1985 (Stcrt. 1986, 56);

de wet: de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665);

de Registratiekamer: de Registratiekamer, bedoeld in paragraaf 8 van de wet;

de houder: degene die zeggenschap heeft over de registratie;

beheerder: degene die binnen de organisatie van de houder namens de houder is belast met het beheer van de registratie;

derden: personen en instanties die niet behoren tot de organisatie van de houder met uitzondering van geregistreerde.

geregistreerde: een ieder over wie gegevens in de registratie zijn opgenomen;

belanghebbende: de geregistreerde, zijn wettelijk vertegenwoordiger of zijn gemachtigde.

Artikel 2. Reikwijdte

1. Dit reglement is van toepassing op de registratie van gegevens met betrekking tot personen die gebruik maken of kenbaar maken gebruik te willen maken van de voorzieningen van de rijksarchiefdienst.

Artikel 3. Doel van de registratie

1. De registratie heeft naast communicatiedoeleinden en voorkoming van strafbare feiten tot doel de in de rijksarchiefbewaarplaatsen aanwezige archiefbescheiden en andere aldaar voor het publiek beschikbare bescheiden in zo goed mogelijke staat te behouden.

2. Het doel, bedoeld in het eerste lid, kan met behulp van de registratie als volgt worden bereikt:

a. identificatie van de betrokkene in geval van vermissing, misbruik of beschadiging van archief- of andere bescheiden.

b. verstrekking van persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten, indien er vermoedens van een strafbaar feit door een gebruiker terzake van de voorzieningen van de rijksarchiefdienst zijn gerezen;

c. afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

d. het treffen van beveiligingsmaatregelen als bijvoorbeeld bedoeld in het Bezoekers reglement rijksarchiefdienst;

e. communicatie met de geregistreerden;

f. communicatie met archiefdiensten en soortgelijke instellingen.

Artikel 4. Houder

1. Houder van de registratie is de algemene rijksarchivaris zoals bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995.

2. De houder stelt tezamen met dit reglement een beheersinstructie vast en zendt hiervan een afschrift aan de Commissie van Toezicht. In deze instructie zijn de hoofdlijnen van het beheer van de registratie vastgelegd. De beheersinstructie is erop gericht dat de in de registratie opgenomen gegevens juist en volledig zijn en dat voorkomen wordt, dat gegevens in handen komen van personen die niet tot kennisneming van de gegevens bevoegd zijn.

3. Op de houder rust de zorgplicht voor een adequate beveiliging van de registratie en voor eventueel noodzakelijke afstemming met personen of instanties buiten de organisatie van de houder die verantwoordelijkheid dragen voor een adequate beveiliging van de registratie.

Artikel 5. Categorieën van personen

De registratie bevat gegevens uitsluitend omtrent personen die gebruikmaken of kenbaar maken gebruik te willen maken van de voorzieningen van de rijksarchiefdienst.

Artikel 6. Opneming van gegevens

Omtrent de personen bedoeld in artikel 5 worden de volgende gegevens opgenomen,waarbij de gegevens bedoeld in lid 4 en 5 op vrijwillige basis worden opgenomen:

1. naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;

2. soort en nummer van een legitimatiebewijs;

3. soort en eventueel nummer van adreslegitimatie.

4. geboorteplaats en -datum, geslacht, leeftijd, opleiding, beroep en nationaliteit;

5. doel van de raadpleging;

6. een registratienummer;

7. binnen of buiten de rijksarchiefdienst bestaande redelijke vermoedens van het plegen van een strafbaar feit of andere ongeoorloofde activiteiten, alsmede andere negatieve ervaringen van de rijksarchiefdienst of andere soortgelijke instellingen met de geregistreerde;

8. beslissingen op verzoeken als bedoeld in de artikelen 15, derde lid, en 17, tweede lid, van de Archiefwet 1995

9. beslissingen genomen op grond van het Bezoekersreglement rijksarchiefdienst

10. data van bezoeken;

11. de aangevraagde, gereserveerde en geraadpleegde archiefbescheiden, bekend onder aanduiding archiefbewaarplaats, archiefbloknummer en inventarisnummer;

12. datum en tijdstip waarop een aanvraag dan wel reservering is ingediend en indien van toepassing ook de (gewenste) raadpleegdatum.

Artikel 7. Herkomst van gegevens

1. De in artikel 6 bedoelde gegevens worden als volgt verkregen:

a. 1 tot en met 5 worden door de geregistreerde verstrekt;

b. 6 tot en met 12 worden door de rijksarchiefdienst aangemaakt.

2. De gegevens bedoeld in artikel 6, sub 7, kunnen ook worden verkregen van politie of justitie of van de bedoelde soortgelijke instellingen.

Artikel 8. Opnemingsduur

1. Onverminderd artikel 31 van de wet worden de gegevens na zes jaar uit de registratie verwijderd, dan wel zoveel eerder als in overeenstemming is met het doel van de registratie.

2. Onverminderd het overig in lid 1 bepaalde, vangt dDe termijn bedoeld in het eerste lid vangt aan na het laatste bezoek en stopt op het moment dat er een redelijk vermoeden van een strafbaar feit of ander ongeoorloofde activiteit is gerezen. Nadat de termijn is gestopt, vangt een nieuwe termijn van zes jaar aan.

3. De Commissie van Toezicht kan toestaan dat de in het eerste lid bedoelde duur wordt verlengd indien het doel van de registratie dat vordert en daaraan uit het oogpunt van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer geen overwegende bezwaren zijn verbonden.

Artikel 9. Verwijdering en vernietiging

1. Na het verstrijken van de uit artikel 8 voortvloeiende periode gedurende welke de gegevens ten hoogste in de registratie blijven opgenomen, dan wel zoveel eerder als het doel van de registratie toelaat, worden de in artikel 6 bedoelde gegevens uit de registratie verwijderd.

2. De gegevens worden na verwijdering bewaard. Voor kennisneming van de gegevens is de toestemming van de houder, de Commissie van Toezicht gehoord, vereist.

3. De vernietiging van de gegevens geschiedt door de beheerder van de betreffende rijksarchiefbewaarplaats in overeenstemming met artikel 5 van de Archiefwet 1995.

In geval van oorlog of buitengewone omstandigheden waarin ernstig gevaar dreigt dat persoonsgegevens in handen vallen van instanties die deze gegevens kunnen gebruiken in strijd met het doel van de registratie, zullen deze worden vernietigd conform de in de beheerinstructie omschreven procedure.

Artikel 10. Gegevensverstrekking aan een derde

1. Gegevensverstrekking aan derden vindt niet plaats, tenzij deze:

a. geschiedt op rechterlijk bevel;

b. wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;

c. voortvloeit uit het in artikel 3 omschreven doel van de registratie;

d. plaatsvindt met toestemming van de geregistreerde of

e. geschiedt op voet van artikel 18, derde lid, van de wet of

f. op basis van dringende en noodzakelijke redenen die voortvloeien uit de wet.

2. De in artikel 6 bedoelde gegevens waaraan informatie omtrent individuele personen kan worden ontleend, kunnen worden verstrekt aan de autoriteiten die zijn belast met het opsporen van strafbare feiten, alsmede ter voorkoming van strafbare feiten aan de instellingen als bedoeld in het vierde lid van dit artikel.

3. Aan de in het tweede lid bedoelde autoriteiten kunnen slechts gegevens worden verstrekt, indien en voorzover deze voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn.

4. Op de voet van punt c van het eerste lid mogen ter voorkoming van strafbare feiten terzake van de voorzieningen van archiefdiensten en soortgelijke instellingen uitsluitend de gegevens bedoeld in artikel 6, sub 1, 8 en 9, worden verstrekt aan deze diensten en instellingen.

5. Gegevens kunnen slechts aan andere personen of instanties dan genoemd in dit artikel worden verstrekt indien de geregistreerde gegevens op zodanige wijze zijn bewerkt, dat de te verstrekken informatie direct, noch indirect op de persoon herleidbaar is.

Artikel 11. Toegang tot de registratie

1. Tot de in de registratie opgenomen gegevens hebben uitsluitend recht-streeks toegang:

a. de houder;

b. de beheerder en de door de beheerder aangewezen personen voor wie de toegang met het oog op de dagelijkse zorg voor, en het goed functioneren van de registratie noodzakelijk is;

c. de met het oog op controledoeleinden door de minister aangewezen personen;

d. de leden van de Commissie van Toezicht en de door deze commissie voor controledoeleinden aangewezen personen;

e. de Registratiekamer.

2. Personen die uit hoofde van hun functie kennis nemen van geregistreerde persoonsgegevens zijn gehouden deze niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie nodig is en deze gegevens niet aan onbevoegden mede te delen.

Artikel 12. Invoer, wijziging en verwijdering van gegevens

1. Met het invoeren, wijzigen of verwijderen van gegevens zijn belast de in artikel 11 onder b bedoelde en uit hoofde van hun functie daartoe aangewezen personen.

2. Van personen die uit hoofde van hun functie geen toegang meer tot de gegevens behoeven te hebben, wordt de bevoegdheid daartoe onverwijld ingetrokken.

Artikel 13. Verbanden en koppelingen met andere gegevensverzamelingen

Indien van toepassing kan er uitsluitend een koppeling bestaan met het protocol waarin wordt aangetekend dat incidentele gegevensverstrekking heeft plaatsgevonden.

Artikel 14. Verzoek om kennisneming en verbetering/aanvulling/ verwijdering van gegevens en om kennisneming van ver-strekking van gegevens aan een derde

1. De belanghebbende die toepassing van de artikelen 29 (kennisneming), 31 (correctie) en 32 (derdenverstreking) van de wet verlangt, vermeldt in zijn daartoe strekkend schriftelijk en ondertekend verzoek naam, adres, woonplaats, geboortedatum en indien bij de geregistreerde bekend het registratienummer. Op verzoek van de houder verschaft de belanghebbende zo mogelijk andere gegevens die voor de afhandeling van het verzoek van belang kunnen zijn.

2. Verzoeken bedoeld in het eerste lid worden schriftelijk gericht aan de algemene rijksarchivaris, Postbus 90520, 2509 LM ’s-Gravenhage.

3. De belanghebbende legitimeert zich door het meezenden van een kopie van een geldig legitimatiebewijs, voorzien van de handtekening van belanghebbende.

4. Verzoeken van belanghebbenden die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt en van belanghebbenden die onder curatele zijn gesteld, kunnen alleen door hun wettelijk vertegenwoordiger worden ingediend.

5. Op grond van artikel 30 van de wet wordt geen mededeling gedaan van de in artikel 6 genoemde binnen of buiten de rijksarchiefdienst bestaande vermoedens van het plegen van een strafbaar feit of andere ongeoorloofde activiteiten.

Artikel 15. Kennisneming van gegevens en van verstrekking daarvan aan een derde

1. Bij inwilliging van een verzoek om toepassing van artikel 29 van de wet kan de belanghebbende, na voldoening van een bedrag van f 10,-, als volgt kennis nemen van de gegevens die over hem in de registratie zijn opgenomen, en van de herkomst daarvan:

a. doordat hem afschrift wordt toegezonden van de hem betreffende gegevens met een aanduiding van de herkomst;

b. doordat de hem betreffende gegevens in een andere dan schriftelijke vorm worden medegedeeld, doordat zij voor hem ter inzage liggen of doordat hij de registratie kan raadplegen, een en ander indien een gewichtig belang van de geregistreerde als bedoeld in artikel 29, derde lid, van de wet, dit vereist.

2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing bij inwilliging van een verzoek om toepassing van artikel 32 van de wet.

3. De houder zorgt ervoor dat alle incidentele gegevensverstrekkingen afzonderlijk in een protocol worden aangetekend teneinde de uit de vorige leden van dit artikel voortvloeiende activiteiten te kunnen verrichten.

Artikel 16. Het beheer en de bewerking van de registratie

De registratie bestaat uit afzonderlijke delen. Elk deel heeft betrekking op een bepaalde rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 26, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 1995. De beheerder van de rijksarchiefbewaarplaats is zowel beheerder als bewerker van het deel van de registratie dat betrekking heeft op de rijksarchiefbewaarplaats waarvan hij de beheerder is. Hij neemt bij zijn beheer de instructies van de houder in acht en hij ziet er op toe dat de bewerking van de gegevens overeenkomstig de door de minister gestelde eisen geschiedt.

Artikel 17. Toezicht op naleving van dit reglement

De Commissie van Toezicht is belast met het toezicht op de naleving van dit reglement.

Artikel 18. Terinzagelegging en bekendmaking

1. Dit reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd in de bibliotheek van het ministerie te Zoetermeer, alsmede in de studiezaal van iedere rijksarchiefbewaarplaats.

2. De houder van de registratie maakt dit reglement bekend door publikatie in de Nederlandse Staatscourant.

3. Afschrift van dit reglement wordt gezonden aan de Commissie van Toezicht en aan de centrale privacy-officer van het ministerie.

4. Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van wijziging of intrekking van dit reglement.

5. De mededeling aan de Registratiekamer bedoeld in artikel 19, derde lid, van de wet, geschiedt door middel van het daarvoor bestemde formulier.

6. Wijziging van het postadres van de houder dient conform artikel 19, vierde lid van de wet aan de Registratiekamer te worden gemeld.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking in de Nederlandse Staatscourant, bedoeld in artikel 18, tweede lid.

2. Het kan worden aangehaald als Reglement persoonsregistraties rijksarchiefdienst.

De algemene rijksarchivaris,
M.W. van Boven.