Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
Kanselarij der Nederlandse OrdenStaatscourant 1998, 247 pagina 5Overig

Privacyreglement Kanselarij der Nederlandse Orden

De Kanselier der Nederlandse Orden,

Overwegende dat het noodzakelijk is een privacyreglement vast te stellen met betrekking tot de gegevens betreffende gedecoreerden en personen die voor een onderscheiding zijn voorgesteld;

Gelet op de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 655);

Besluit:

vast te stellen het navolgende reglement.

Artikel 1 Doel en houder van de registratie

1. Doel van de registratie waarop dit reglement van toepassing is de vastlegging van gegevens betreffende gedecoreerde personen en personen die voor een onderscheiding zijn voorgesteld.

2. Houder van de registratie is de Kanselier der Nederlandse Orden.

Artikel 2 Toepasselijkheid van dit reglement

1. Dit reglement is van toepassing op gegevens in decoratievoorsteldossiers die aan het Kapittel voor de civiele orden of het Kapittel der Militaire Willems-Orde zijn voorgelegd, op de ten behoeve van de behandeling van deze decoratievoorstellen geregistreerde gegevens alsmede op de van gedecoreerde personen geregistreerde gegevens. De gegevens worden ontleend aan de aan de Kanselarij der Nederlandse Orden toegezonden voorstellen en besluiten tot verlening van een onderscheiding. De gegevens worden uit de registratie verwijderd door overdracht aan het Algemeen Rijksarchief of door vernietiging op grond van de daarvoor vastgestelde vernietigingslijsten.

2. Dit reglement is niet van toepassing op de interne informatieverstrekking binnen de Kanselarij der Nederlandse Orden en de verstrekking van gegevens aan het Kapittel voor de civiele orden en het Kapittel der Militaire Willems-Orde, een en ander voor zover deze gegevensverstrekking samenhangt de wettelijke taak van de genoemde kapittels of met de ambtelijke werkzaamheden.

3. Onder verstrekking van gegevens wordt verstaan iedere vorm van informatieverstrekking, zowel schriftelijk als mondeling of in enige andere vorm, ongeacht of daartoe een verzoek is gedaan.

4. Onder registers worden verstaan de op grond van een wet, Koninklijk besluit of ministeriële regeling bij de Kanselarij der Nederlandse Orden aangehouden register van gedecoreerde personen.

5. Onder registerkaart wordt verstaan een in de kaartsystemen van de Kanselarij der Nederlandse Orden voorkomende kaart waarop persoonsgegevens van de gedecoreerde personen staan vermeld.

6. Onder ’Decor’ wordt verstaan het ter Kanselarij aangehouden geautomatiseerde systeem houdende gegevens betreffende decoratievoorstellen en gedecoreerden.

Artikel 3 Categorieën van gegevens

De volgende categorieën van gegevens worden onderscheiden:

a. het gegeven of al dan niet een decoratievoorstel ten behoeve van een bepaalde persoon is ingediend;

b. gegevens zoals vermeld op een registratiekaart (zie bijlage a) en gegevens zoals vermeld in Decor in het scherm Onderhoud Personen (zie bijlage b);

c. gegevens zoals vermeld in Decor in het scherm Onderhoud Aanvraag Decoratie (zie bijlage c);

d. alle overige zich in het decoratievoorsteldossier bevindende gegevens;

e. besluiten houdende benoemingen in de Nederlandse ridderorden of de verlening van Nederlandse onderscheidingen;

f. registers van gedecoreerde personen.

Artikel 4 Personen aan wie gegevens mogen worden verstrekt

1.Onderscheiden worden de volgende personen en instanties waaraan informatie kan worden verstrekt:

a. de indiener van een decoratievoorstel, niet zijnde de burgemeester of de commissaris van de Koningin die over het voorstel advies uitbrengt;

b. personen of instanties (de burgemeester, de commissaris van de Koningin of de minister die het aangaat) die betrokken zijn bij de behandeling van het decoratievoorstel en diegenen die hen vertegenwoordigen;

c. het bestuur van de Koninklijke Vereniging van Leden van Nederlandse Ridderorden en de Stichting tot instandhouding van het Museum van de Kanselarij der Nederlandse Orden;

d. derden.

2. Aan personen bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, worden geen andere gegevens verstrekt dan de gegevens bedoeld in artikel 3, onderdelen a en f, en artikel 3, onderdeel e, echter eerst nadat de onderscheiding is uitgereikt. Daarnaast kan worden medegedeeld aan welke minister het advies van het betrokken Kapittel omtrent het decoratievoorstel is verzonden.

3. Aan personen bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, worden geen andere gegevens verstrekt dan de gegevens bedoeld in artikel 3, onderdelen a tot en met f, zulks met uitzondering van de in het scherm Onderhoud Aanvraag Decoratie opgenomen gegevens betreffende het preadvies.

4. Aan de instanties als bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, worden geen andere gegevens verstrekt dan die bedoeld in artikel 3, onderdelen b, e en f, mits de betrokken persoon is gedecoreerd en de onderscheiding tenminste zes weken voor de verstrekking van de gegevens is uitgereikt.

5. Aan personen als bedoeld in het eerste lid, onderdeel d, worden uitsluitend gegevens verstrekt als bedoeld in artikel 3, onderdelen e en f, echter eerst nadat de onderscheiding is uitgereikt.

6. Het vierde lid is ten aanzien van artikel 3, onderdeel b, niet van toepassing indien een gedecoreerde persoon binnen zes weken na de datum van uitreiking van de onderscheiding schriftelijk aan de Kanselarij der Nederlandse Orden, postbus 30436, 2500 GK ’s-Gravenhage, te kennen heeft gegeven bezwaar te hebben tegen verstrekking van op hem of haar betrekking hebbende gegevens.

Artikel 5 Overgangs- en slotbepalingen

1. Personen die reeds zijn gedecoreerd op het moment van inwerkingtreding van dit Reglement, zijn bevoegd binnen zes weken na publicatie van dit Reglement in de Staatscourant bezwaar te maken tegen verdere verstrekking van gegevens aan de instanties bedoeld in artikel 4, eerste lid, onderdeel c. Artikel 4, zesde lid, is van overeenkomstige toepassing.

2. De Kanselier der Nederlandse Orden is bevoegd in bijzondere gevallen te bepalen dat van het bepaalde in dit reglement wordt afgeweken.

3. De Kanselier der Nederlandse Orden stelt nadere regels vast inzake de bevoegdheden van medewerkers van de Kanselarij der Nederlandse Orden tot verstrekking van gegevens als bedoeld in dit reglement.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit Reglement treedt in werking met ingang van de vijfenveertigste dag na de datum van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

2. Dit Reglement wordt ter inzage gelegd bij de Kanselarij der Nederlandse Orden, waarvan schriftelijk mededeling wordt gedaan aan de Registratiekamer.

3. Dit Reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Kanselarij der Nederlandse Orden.

Aldus vastgesteld op 8 december 1998.
De Kanselier der Nederlandse Orden,
R. Spiekerman van Weezelenburg.

Bijlage a

stcrt-1998-247-p5-SC16958-1.gif

Bijlage b

stcrt-1998-247-p5-SC16958-2.gif

Bijlage c

stcrt-1998-247-p5-SC16958-3.gif