Privacyreglement Strafgriffie Administratiesysteem (SAS)

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. de registratie: Strafgriffie Administratie Systeem (SAS), bestaande uit de volgende deelsystemen:

- beslagzakenregister;

- appelregister;

- raadkameradministratie;

- gratieregister;

- vonnisregister;

- verificatieregister;

- perszittingslijstregister.

b. houder van de registratie: De Directeur Gerechtelijke Ondersteuning van het arrondissement, waartoe de strafsector behoort.

c. vaste gebruiker: een derde aan wie routinematig, in overeenstemming met het doel van de registratie gegevens worden verstrekt en die als zodanig in het reglement is vermeld;

d. autorisatiebeschikking: de beschikking van de houder van de registratie waarin is opgenomen welke functionarissen bevoegd zijn handelingen met betrekking tot de registratie te verrichten, op welk deel van de registratie die handelingen betrekking hebben alsmede de aard en het doel van die handelingen.

Artikel 2 Doelstelling

De registratie heeft tot doel het ondersteunen van de strafgriffie bij:

a. de registratie voortgang en afdoening van zaken met betrekking tot in beslag genomen voorwerpen (beslagzakenregister);

b. de registratie, voortgang en afdoening van appelzaken (appelregister);

c. de registratie, voortgang en afdoening van zaken, die worden behandeld door de raadkamer bijzondere verrichtingen (raadkameradministratie);

d. de registratie, voortgang en afdoening van ter griffie ontvangen gratieverzoeken (gratieregister);

e. het verwerken en exporteren van vonnisgegevens (vonnisregister);

f. het controleren van advocatendeclaraties (verificatieregister);

g. het aanmaken van zittingslijsten voor de pers (perszittingslijstregister).

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

1. De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de registratie en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging.

2. De houder kan een onder hem ressorterende functionaris belasten met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden en de behandeling van verzoeken als bedoeld in de artikelen 11, 12 en 13.

3. De houder wijst bij autorisatiebeschikking één of meer personen aan die zijn belast met het lokale beheer van de registratie.

4. De Centrale Systeembeheer Organisatie (CSO) te Zeist is verantwoordelijk voor de instandhouding van de programmatuur ten behoeve van SAS en de verbindingen met het in artikel 4, tweede lid, genoemde systeem.

Artikel 4 Invoeren, bewerken en verwijderen van gegevens

1. De houder wijst bij autorisatiebeschikking één of meer functionarissen aan die zijn belast met de invoer, bewerking en verwijdering van de in de registratie opgenomen gegevens.

2. Electronische invoer van gegevens geschiedt vanuit het Communicatiesysteem Openbaar Ministerie - Parket Administratiesysteem (COMPAS). De invoer van gegevens beperkt zich in die gevallen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie.

§ 2 Registratie en herkomst van gegevens

Artikel 5 Personen omtrent wie gegevens zijn opgenomen

In registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over de volgende categorieën natuurlijke personen of rechtspersonen:

a. verdachten en veroordeelden;

b. klagers, verzoekers en bezwaarden;

c. raadslieden, getuigen en andere betrokken personen, gevolmachtigden, rechthebbenden, derdenbeslagenen, officieren van justitie, verkeersschouten, comparanten;

d. rechters, beslissers, leners inbeslaggenomen voorwerpen, medewerkers, griffiers, beheerders, gebruikers.

Artikel 6 Opgenomen gegevens

1. Ten aanzien van de in artikel 5, onder a, bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de gegevens opgenomen met betrekking tot:

a. naam, adres, woon, of vestigingsplaats;

b. geboorte (incl. geboorteland);

c. (GB)A-nummer;

d. inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel;

e. detentie;

f. inbeslaggenomen voorwerpen;

g. rechtsmiddelen;

h. de zitting;

i. het vonnis of de beslissing;

j. het schriftuur;

k. de akte en de betekening;

l. toegekende bedragen;

m. gratieverzoeken en -adviezen;

n. ad informandum gevoegde feiten;

o. interne registratienummers betreffen-de de zaak, zoals parketnummers, pv-nummers, volgnummers.

2. Ten aanzien van de in artikel 5, onder b, bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de gegevens opgenomen met betrekking tot:

a. naam, adres, woonplaats;

b. geboortegegevens (incl. geboorteland);

c. (GB)A-nummer;

d. de schriftuur;

e. de zitting;

f. de beslissing;

g. de akte en de betekening;

h. toegekende bedragen;

i. rechtsmiddelen;

j. interne registratienummers.

3. Ten aanzien van de in artikel 5, onder c, bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:

- naam, adres, woon-, vestigingsplaats;

- geboortegegevens;

- rol, titel;

- interne identificatienummers;

- de lening van een inbeslaggenomen voorwerp;

- inbeslaggenomen voorwerpen;

- de zitting;

- de schriftuur;

- de afdoening.

4. Ten aanzien van de in artikel 5, onder d, bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:

- naam;

- voortgangsoverzichten gratieverzoeken.

Artikel 7 Herkomst van de gegevens en wijze van verkrijging

1. De gegevens genoemd in artikel 6, eerste lid, onder a tot en met d en o en in artikel 6, tweede lid, onder a tot en met c en j kunnen afkomstig zijn van het parket van de officier van justitie, hetzij schriftelijk, hetzij langs electronische weg ingelezen vanuit COMPAS.

2. De gegevens genoemd in artikel 6, eerste en tweede lid, kunnen afkomstig zijn van:

a. een verzoek, een bezwaarschrift, een klaagschrift, een akte;

b. de organisatie van de houder.

3. De persoonsgegevens van geregistreerden kunnen afkomstig zijn van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, indien en voorzover de houder daartoe is geautoriseerd op grond van het besluit van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken tot autorisatie van de Minister van Justitie voor de systematische verstrekking van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens en het vestigingsregister in verband met het uitvoeren door de Hoge Raad, de arrondissementsrechtbanken, de ressortsparketten en de arrondissements-parketten van de bij wet aan hen opgedragen zaken terzake van strafzaken en tot het verlenen van toestemming aan de Minister van Justitie tot het uitvoeren van de regels omtrent de verzending en de ontvangst van berichten in verband met deze systematische verstrekking;

4. De gegevens genoemd in artikel 6, eerste lid, onder a en d, kunnen afkomstig zijn van de Kamer van Koophandel en worden alsdan verkregen door middel van schriftelijke informatie.

5. De gegevens genoemd in artikel 6, derde en vierde lid, kunnen afkomstig zijn van:

a. aktes, brieven en andere informatie van de betrokken geregistreerden;

b. de organisatie van de houder.

6. De gegevens die afkomstig zijn van COMPAS kunnen worden gewijzigd of verbeterd door daartoe in de autorisatiebeschikking aangewezen functionarissen van de organisatie van de houder.

§ 3 Verwijdering van gegevens

Artikel 8 Verwijdering van opgenomen gegevens

1. De gegevens bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder a (met uitzondering van de naam) tot en met n, en in artikel 6, tweede lid, onder a (met uitzondering van de naam) tot en met i, worden verwijderd uiterlijk vijf jaar na afdoening van de zaak, met dien verstande dat de gegevens na het eerste jaar nog slechts voor statistische doeleinden mogen worden gebruikt.

De gegevens bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder a, voor zover het de naam betreft, en onder o, en artikel 6, tweede lid, voor zover het de naam betreft, en onder j, blijven na verwijdering van de overige gegevens bewaard als ingangsregister op de archieven.

2. De gegevens bedoeld in artikel 6, derde en vierde lid, worden verwijderd zodra de geregistreerde de hoedanigheid heeft verloren op grond waarvan hij in de betreffende categorie was opgenomen en er geen enkele relatie meer bestaat met enige geregistreerde zaak.

3. Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist dan wel onvolledig in de registratie zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd.

§ 4 Toegang tot en verstrekking van gegevens uit de registratie

Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de registratie

1. Rechtstreekse toegang tot de registratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voorzover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan de volgende personen en instanties:

a. de houder;

b. de beheerder(s);

c. de medewerkers van de griffie van de arrondissementsrechtbank te Breda;

d. andere, bepaaldelijk daartoe door of namens de houder gemachtigde personen of instanties, die zijn belast met het onderhoud van de registratie of de controle op de juiste werking daarvan;

e. anderen, niet tot de organisatie van de houder behorend, die namens de minister van justitie zijn belast met het toezicht op de registratie, of voor wie raadpleging noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijke verplichting, waaronder officieren van justitie.

2. De in het eerste lid onder b en c bedoelde personen en instanties hebben met inachtneming van de in dat lid gestelde beperkingen toegang tot de registratie, indien en voorzover dit is vastgelegd in de autorisatiebeschikking.

Artikel 10 Personen aan wie gegevens worden verstrekt

1. Uit de registratie worden persoonsgegevens verstrekt:

a. aan de volgende vaste gebruikers:

- aan officieren van justitie voorzover nodig voor de uitoefening van hun taak;

- aan rechters voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak;

- aan de pers, uitsluitend voor zover het gaat om zittingslijsten voor de pers;

- raadslieden, uitsluitend voor zover het gaat om de belangenbehartiging van een geregistreerde cliënt;

b. aan de Minister van Justitie.

2. Verstrekking van gegevens uit het deelsysteem appelregister aan belanghebbenden vindt plaats zoals geregeld in artikel 451, vijfde lid, van het Wetboek van Strafvordering.

3. Verstrekking van persoonsgegevens aan andere dan in het eerste lid bedoelde personen, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de Minister van Justitie en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden.

4. Van elke verstrekking van gegevens aan de in artikel 10, eerste lid, onder b bedoelde personen of instanties en van eventuele andere, incidentele verstrekkingen wordt deugdelijk aantekening gehouden. De aantekeningen worden dertien maanden bewaard.

5. Niet op individuele personen herleidbare gegevens uit de registratie worden verstrekt op verzoek aan het Centraal Bureau voor de Statistiek.

§ 5 Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens

Artikel 11 Recht op kennisneming door geregistreerde van opgenomen persoonsgegevens

1. De geregistreerde kan de houder verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende persoonsgegevens zijn opgenomen.

2. Bij het verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens kan verzoeker de houder tevens vragen de herkomst van de opgenomen gegevens mede te delen.

3. Het verzoek kan, indien de geregistreerde de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld, worden gedaan door diens wettelijk vertegenwoordiger.

4. het verzoek kan, door middel van een daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens betrokkene worden gedaan door een advocaat, een procureur of door een ander.

5. Het verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan De Directeur Gerechtelijke Ondersteuning, Postbus 90110, 4800 RA Breda onder vermelding van naam, voornamen, geboortedatum, woonplaats en parketnummer c.q. appelnummer c.q. gratienummer c.q. zittingsdatum.

6. Bij het verzoek worden gevoegd een fotokopie van een identiteitsbewijs van de verzoeker en, indien van toepassing, van de wettelijk vertegenwoordiger of de gemachtigde.

Bewijsstukken waaruit de hoedanigheid van de wettelijk vertegenwoordiger blijkt, worden bijgevoegd indien het derde lid van toepassing is. De schriftelijke machtiging wordt bijgevoegd indien het vierde lid van toepassing is.

7. Ter vaststelling van de identiteit kan de houder van de verzoeker, de gemachtigde of de wettelijk vertegenwoordiger verlangen dat die in persoon bij de arrondissementsrechtbank verschijnt.

8. De houder beantwoordt het verzoek schriftelijk binnen een maand na ontvangst.

9. Aan een verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens wordt, in het bijzonder gelet op de doelstelling van de registratie, geen gehoor gegeven voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

10. Mededelingen aan een gemachtigde als bedoeld in het tweede lid vinden niet plaats indien kan worden aangenomen dat de gemachtigde mede een zelfstandig belang heeft bij de mee te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

11. Een weigering op het verzoek dan wel een weigering tot het in schriftelijke vorm antwoorden wordt door de houder met redenen omkleed. Hierbij geeft de houder aan waar, op welke wijze en tegen welke kosten de verzoeker tegen de beslissing van de houder bezwaar kan maken.

Artikel 12 Correctierecht van geregistreerde m.b.t. opgenomen persoonsgegevens

1. Degene aan wie overeenkomstig artikel 11 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de houder schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen.

2. Naast de in artikel 11, vijfde lid genoemde gegevens, dient het verzoek de aan te brengen wijziging te bevatten. Artikel 11, derde tot en met zevende lid zijn van overeenkomstige toepassing.

3. Binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek bericht de houder schriftelijk in hoeverre hij daaraan voldoet. Artikel 11, negende tot en met elfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

4. De houder draagt zorgt dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 13 Kennisneming van verstrekking van gegevens

1. De geregistreerde kan de houder verzoeken hem mee te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de registratie aan derden zijn verstrekt.

2. Artikel 11, derde tot en met elfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14 Vergoeding van kosten

Voor de berichten bedoeld in de artikelen 11 en 13 is een vergoeding verschuldigd van f 10,-¹. Deze vergoeding wordt teruggegeven als een bericht wordt geweigerd, of indien het verzoek leidt tot daadwerkelijke correctie van de betreffende gegevens.

§ 6 Slotbepalingen

Artikel 15 Verbanden met andere registraties

De registratie staat in verband met COMPAS, in die zin dat daartoe aangewezen gegevens langs electronische weg kunnen worden ingelezen.

Artikel 16 Bekendmaking en terinzagelegging

1. De terinzagelegging van dit modelreglement wordt openbaar gemaakt in de Staatscourant.

2. het reglement ligt voor een ieder ter inzage bij de Centrale Informatiebalie van de arrondissementsrechtbank te Breda.

Artikel 17 Inwerkingtreding korte aanduiding

1. Dit reglement treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant, waarin de terinzagelegging wordt openbaar gemaakt.

2. Het reglement kan worden aangehaald als ’privacyreglement Strafgriffie Administratie Systeem (SAS), arrondissementsrechtbank Breda’.

¹ Zie Besluit van 5 juli 1989, Stb. 281 houdende vaststelling van de maximale vergoeding van de kosten van een bericht als bedoeld in de artikelen 29 en 32 van de Wet persoonsregistraties.