Privacyreglement Regeling koopkrachttoeslag 1997

«Wet persoonsregistratie»

11 juni 1997

nr. BZ/UK/97/7782D

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

gelet op de bepalingen van de Wet persoonsregistraties;

Besluit vast te stellen het Privacyreglement bescherming persoonsregistratie Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar.

Paragraaf 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1 - Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:

- de wet: de Wet persoonsregistraties;

- de minister: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

- persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

- persoonsregistratie: persoonsregistratie genoemd in artikel 2;

- de houder: degene die zeggenschap heeft over de registratie, zijnde de minister;

- de beheerder: de functionaris aan wie de taken en bevoegdheden van de houder met betrekking tot de persoonsregistratie zijn gemandateerd;

- bewerker: degene die, niet behorend tot de organisatie van de houder, het geheel of een deel van de apparatuur onder zich heeft waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd;

- verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen;

- verstrekken van gegevens aan een derde: verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van het verstrekken aan de bewerker of de geregistreerde;

- registratieformulier: aanhangsel bij dit reglement dat een integraal deel vormt van dit reglement en dat nadere gegevens bevat met betrekking tot de registratie.

Artikel 2 - De registratie; beheerder; bewerker

1. Dit reglement is van toepassing op de persoonsregistratie Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar.

2. Voor de toepassing van dit reglement geldt een naar toepassing of beheer onderscheiden deel van de persoonsregistratie als een afzonderlijke persoonsregistratie.

3. In het registratieformulier bij dit reglement zijn voor deze persoonsregistratie de gegevens vermeld van de houder en de beheerder. In een voorkomend geval worden tevens de naam, de vestigingsplaats en de taken van de bewerker vermeld.

Artikel 3 - Doel

De persoonsregistratie heeft tot doel:

- het voeren van een administratie van gegevens die nodig is voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar;

- het bieden van operationele informatie ter ondersteuning van die uitvoering;

- het bieden van managementinformatie ten behoeve van controle en bijsturing van de uitvoering van de bedoelde Regeling en ter ondersteuning van beslissingen op strategisch en tactisch niveau;

- het verstrekken van verantwoordingsinformatie aan interne en externe belanghebbenden.

Paragraaf 2 - Inhoud; verbanden met andere persoonsregistraties

Artikel 4 - Geregistreerden; opgenomen gegevens; wijze van verkrijging

De persoonsregistratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over de in het registratieformulier vermelde categorie(ën) van personen. Over de geregistreerden worden ten hoogste de daarbij genoemde soorten gegevens in de registratie opgenomen. De persoonsgegevens zijn verkregen op de in het registratieformulier aangegeven wijze.

Artikel 5 - Verwijderen en vernietigen van gegevens

1. In het registratieformulier wordt voor de persoonsregistratie aangegeven in welke gevallen de (soorten) gegevens met het oog op de doelstelling van de persoonsregistratie hun betekenis hebben verloren, en de termijn waarbinnen zij daaruit wordt verwijderd.

2. De verwijderde archiefbescheiden worden ten hoogste gedurende de daarbij vermelde termijn bewaard alvorens zij worden vernietigd of overgedragen aan het Rijksarchief.

Artikel 6 - Verbanden met andere registraties

In het registratieformulier wordt voor de persoonsregistratie vermeld welke verbanden bestaan met andere regi-

straties.

Paragraaf 3 - Verstrekking van gegevens, rechtstreekse toegang

Artikel 7 - Structurele verstrekking van gegevens binnen organisatie van beheerder en houder

1. Binnen de organisatie van de beheerder en van de houder vinden geen structurele verstrekkingen plaats buiten de verstrekkingen die voor deze persoonsregistratie zijn omschreven in het registratieformulier bij dit reglement.

2. Onder een structurele verstrekking binnen de organisatie van de beheerder en de houder wordt mede verstaan een koppeling tussen twee of meer persoonsregistraties of een koppeling tussen een persoonsregistratie en één of meer andere registraties gehouden binnen de organisatie van de beheerder onderscheidenlijk de houder.

Artikel 8 - Rechtstreekse toegang tot de registratie

In het registratieformulier is voor de persoonsregistratie vermeld welke van de functionarissen bedoeld in artikel 7, eerste en tweede lid, rechtstreeks

toegang hebben tot de persoonsregistratie of een deel daarvan.

Artikel 9 - Structurele verstrekking van gegevens aan derden

1. Aan derden vinden geen structurele verstrekkingen uit de persoonsregistratie plaats buiten de verstrekkingen die zijn omschreven in het registratieformulier bij dit reglement.

2. Onder een structurele verstrekking aan derden wordt mede verstaan een koppeling tussen twee of meer persoonsregistraties of een koppeling tussen een persoonsregistratie en één of meer andere registraties, indien ten minste één van de gekoppelde registraties gevoerd wordt buiten de organisatie van de houder.

Artikel 10 - Overige verstrekkingen

1. De beheerder kan buiten de gevallen bedoeld in de artikelen 7 en 9 besluiten tot het verstrekken van bepaalde gegevens uit de persoonsregistratie. Het verzoek daartoe wordt schriftelijk ingediend bij de beheerder en vermeldt ten minste het doel waarvoor de gevraagde gegevens zullen worden gebruikt.

2. De beheerder verstrekt de in het voorgaande lid bedoelde persoonsgegevens, dan wel een deel daarvan, niet dan nadat hij heeft vastgesteld dat aan de wettelijke voorwaarden voor verstrekking is voldaan.

3. Een besluit van de beheerder om een verzoek niet of niet geheel in te willigen is met redenen omkleed.

Artikel 11 - Protocol

1. De verstrekkingen bedoeld in artikel 10 legt de beheerder vast in een protocol, waarin wordt vermeld aan wie, op welke datum en welke persoonsgegevens zijn verstrekt. Uit het protocol dient de toestemming van de geregistreerde te blijken, indien deze toestemming is vereist voor de verstrekking van de desbetreffende gegevens.

2. Het protocol wordt ten minste twee jaar bewaard.

Paragraaf 4 - Rechten van geregistreerden

Artikel 12 - Kennisgeving van eerste opname

1. De schriftelijke kennisgeving, bedoeld in artikel 28 van de wet, aan een geregistreerde over wie voor de eerste keer gegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen, vermeldt tevens de plaats van terinzagelegging van het reglement.

2. De verplichting, bedoeld on het eerste lid, geldt niet indien de betrokkene weet of redelijkerwijs kan weten dat een dergelijke opname heeft plaatsgevonden.

Artikel 13 - Verzoeken van geregistreerde

1. Verzoeken van een geregistreerde om kennisneming, om aanvulling, verbetering of verwijdering of om mededeling van verstrekking aan derden van over hem in de persoonsregistratie opgenomen gegevens, als bedoeld in paragraaf 7 van de wet, worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

2. De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De vaststelling geschiedt aan de hand van de in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (Stb. 1993, 660) aangewezen documenten.

Artikel 14 - Verzoek om heroverweging; indienen klacht

1. Indien een beheerder niet of niet geheel aan een verzoek als bedoeld in artikel 13, eerste lid, voldoet, stelt hij de betrokkene tevens in kennis van de procedure voor indiening van een verzoek om heroverweging bij de minister.

2. Een betrokkene kan een klacht indienen bij de minister, indien naar zijn oordeel zijn persoonlijke levenssfeer is of wordt aangetast. Een klacht wordt schriftelijk ingediend. De minister neemt binnen zes weken na ontvangst daarvan een besluit.

Artikel 15 - Adressering verzoek of klacht; kosten

1. Een verzoek als bedoeld in de artikel 14, eerste lid, wordt gericht aan de beheerder genoemd in artikel 2, derde lid.

2. Een verzoek om heroverweging, als bedoeld in artikel 14, eerste lid, dan wel een klacht, als bedoeld in artikel 14, tweede lid, wordt gericht aan:

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Postbus 90801, 2509 LV ’s-Gravenhage.

3. Aan geregistreerden worden geen kosten in rekening gebracht.

Paragraaf 5 - Hoofdlijnen beheer

Artikel 16 - Beheer en beveiliging

1. In het registratieformulier is voor deze persoonsregistratie vermeld welke procedures zijn vastgesteld ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van opgenomen persoonsgegevens.

2. Elke bij de werking van de persoonsregistratie betrokken functionaris is op de hoogte gesteld van de in het voorgaande lid bedoelde procedures en de plaats waar de vastgestelde procedures voor hem ter inzage liggen.

3. In het registratieformulier is voor deze persoonsregistratie vermeld welke voorzieningen van technische en organisatorische aard zijn getroffen ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking.

4. Het bepaalde in het tweede lid is voor zover nodig van overeenkomstige toepassing.

Paragraaf 6 - Overige bepalingen

Artikel 17 - Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de beheerder.

Artikel 18 - Inwerkingtreding, bekendmaking

1. In het registratieformulier van dit reglement is de datum van inwerkingtreding opgenomen. Hierbij is tevens vermeld hoe de regeling kan worden aangehaald.

2. De plaats(en) van terinzagelegging zijn in het registratieformulier opgenomen.

3. Het eventueel vervallen verklaren van een terzake voorgaand reglement wordt expliciet in het registratieformulier vermeld.

Den Haag, 11 juni 1997. De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
Namens deze:
De Directeur Bijstandszaken
W. Smid.

Bijlage

Registratieformulier bij Privacyreglement Regeling koopkrachttoeslag 1997

ALGEMENE GEGEVENS BETREFFENDE DE PERSOONSREGISTRATIE

Deze aanmelding betreft eerste aanleg van een persoonsregistratie

1. Benaming of aanduiding van de persoonsregistratie:

Privacyreglement bescherming persoonsregistratie Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar.

2. De persoonsregistratie is geautomatiseerd en handmatig

3. Houder van de persoonsregistratie is

naam: Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

adres: Anna van Hannoverstraat 4

postcode en plaats: 2509 LV Den Haag

postadres: Postbus 80901

postcode en plaats: 2509 LV Den Haag

telefoonnummer: (070) 333 4444

faxnummer: (070) 333 4015

4. Beheerder van de persoonsregistratie is

functie: Directeur Financieel-Economische Zaken

adres: Anna van Hannoverstraat

postcode en plaats: 2509 LV Den Haag

postadres: Postbus 80901

postcode en plaats: 2509 LV Den Haag

telefoonnummer: (070) 333 4444

faxnummer: (070) 333 4015

5. Bewerker van de persoonsregistratie is

naam: RCC Informatieservices BV

adres: Fauststraat 1

postcode en plaats: 7300 HN Apeldoorn

telefoonnummer: (055) 5778822

faxnummer: (055) 5215960

naam: Primatekst Gooiland Combinatie

adres: Leeuwenveldseweg 3

postcode en plaats: 1382 LV Weesp

telefoonnummer: (0294) 419292

faxnummer: (0294) 416919

GEGEVENS BETREFFENDE DE TERIN-ZAGELEGGING VAN HET REGLEMENT

6. Datum terinzagelegging (alleen bij reglementsplichtige registraties):

13 juni 1997

GEGEVENS BETREFFENDE DE INHOUD VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

7. Omschrijving van het doel van de persoonsregistratie

- het voeren van een administratie van gegevens die nodig is voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar;

- het bieden van operationele informatie ter ondersteuning van die uitvoering;

- het bieden van managementinformatie ten behoeve van controle en bijsturing van de uitvoering van de bedoelde Regeling en ter ondersteuning van beslissingen op strategisch en tactisch niveau;

- het verstrekken van verantwoordingsinformatie aan interne en externe belanghebbenden.

8. De registratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over de volgende categorie(ën) van personen. Over de geregistreerden worden ten hoogste de daarbij genoemde soorten van persoonsgegevens in de registratie opgenomen. De persoonsgegevens zijn verkregen op de onder 9. aangegeven wijze.

personen soort gegevens

rechthebbende correspondentienummer, naam, voorletter(s), adresgegevens, bank- of gironummer, tenaamstelling betaalrichting, hoogte van betaalde bedrag, betaaldatum, statuscode, mailpiece + datum, kaartnummer.

Hierbij verklaart ondergetekende bevoegd te zijn om deze aanmelding te doen en dat de hiervoor gegeven informatie juist is,

plaats: Den Haag

datum: 11 juni 1997

naam: Drs. W. Smid

functie: De Directeur Bijstandszaken

AANVULLENDE GEGEVENS

INHOUD; VERBANDEN MET ANDERE PERSOONSREGISTRATIES

9. Wijze van verkrijging

De in de registratie opgenomen gegevens, zoals vermeld bij 8 hierboven, zijn afkomstig of afgeleid van:

a. het huursubsidiesysteem van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer verkregen en vastgelegd in het kader van de Wet Individuele Huursubsidie;

b. gegevens op de door rechthebbende ingevulde en ondertekende antwoordkaart;

c. door rechthebbende gezonden correspondentie;

d. in incidentele gevallen van andere dan onder a tot en met c bedoelde personen en instanties, mits deze informatie op deugdelijke wijze is gecontroleerd.

10. Verwijderen en vernietigen van gegevens

De op de aanvrager betrekking hebbende gegevens worden uiterlijk 6 jaren na de afloop van het tijdvak waarop de aanvraag betrekking heeft uit de registratie verwijderd, met uitzondering van die gegevens die betrekking hebben op aanvragen terzake waarop nog niet definitief is beschikt, dan wel aanvragen die betrekking hebben op beschikkingen naar aanleiding waarvan een terugvordering is ontstaan of een nog niet voltooide betalingsregeling is getroffen.

In ieder geval worden de gegevens verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie.

11. Verbanden met andere registraties

registratie

a. Individuele Huursubsidie Systeem

b. Gemeentelijke Basis Administratie

c. documentatiesysteem Megadoc van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer.

d. mutatiesysteem van SNT Telefoondiensten BV

e. bestanden scanbureau Primatekst Gooiland Combinatie

VERSTREKKING VAN GEGEVENS; RECHTSTREEKSE TOEGANG

12. Structurele verstrekking van gegevens binnen organisatie van beheerder en houder

1. Binnen de organisatie van beheerder worden aan de volgende functionarissen geen andere dan de hieronder genoemde soorten van gegevens uit de registratie verstrekt:

1. Funcionaris: Functionarissen die verantwoordelijk dan wel betrokken zijn bij de uitvoering van de Regeling koopkrachttoeslag 1997 IHS-gerechtigden jonger dan 65 jaar

Soort gegevens: alle gegevens

2. Functionaris: Functionarissen belast met informatie verstrekking aan geregistreerden

Soort gegevens: alle gegevens

3. Functionaris: Functionarissen belast met controle van de rechtmatigheid van de toekenning

Soort gegegevens: alle gegevens

13.Rechtstreekse toegang tot de registratie

Rechtstreekse toegang tot de persoonsregistratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan:

a. de houder;

b. de beheerder;

c. medewerkers van de beheerder, die door de houder bevoegd zijn verklaard tot kennisneming van de registratie;

d. de bewerker, inclusief de door de bewerker daartoe aangewezen medewerkers.

14. Structurele verstrekking van gegevens aan derden

Aan de navolgende instanties worden geen andere dan de daarbij genoemde soorten van gegevens uit de registratie verstrekt:

Personen/instanties: 1. De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

Soort gegevens: alle gegevens

Personen/instanties: 2. Aan een derde, niet zijnde een persoon voorgaand genoemd, worden uit de registratie gegevens verstrekt ingevolge een wettelijk voorschrift

Soort gegevens: alle gegevens

Personen/instanties: 3. Uit de registratie kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad

Soort gegevens: alle gegevens

Personen/instanties: 4. Ten behoeve van wetenschappelijk of statistisch onderzoek dan wel op grond van dringende en gewichtige redenen, kunnen desgevraagd gegevens uit de registratie worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De houder kan aan het verstrekken van deze gegevens nadere voorwaarden verbinden

Soort gegevens: alle gegevens

HOOFDLIJNEN BEHEER

15. Beheer en beveiliging

1. Ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van opgenomen persoonsgegevens zijn procedures vastgesteld en neergelegd in:

- Dossier afspraken en procedures RCC Print en Mail;

- Dossier afspraken en Procedures Scanbureau;

- AO procedures Projectgroep Koopkrachttoeslag 1997 jonger dan 65 jaar

2. De voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistraties tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking zijn vastgelegd in:

- de onder 1 genoemde DAP’s;

- contracten VROM- RCC, RCC - Scanbureau

OVERIGE BEPALINGEN

16. Inwerkingtreding, bekendmaking

1. Dit reglement treedt in werking op 16 juni 1997 en kan worden aangehaald als: Privacyreglement koopkrachttoeslag 1997.

2. Het reglement wordt ter inzage gelegd in de Bibliotheek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

3. Van de vaststelling van dit reglement alsmede van wijziging of intrekking daarvan, wordt mededeling gedaan in de Staatscourant. Daarbij wordt de aard van de persoonsregistratie vermeld alsmede de plaats waar het reglement ter inzage is gelegd.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Namens deze:

De Directeur Bijstandszaken,

W. Smid.