Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriekDatum ondertekening
Algemene RekenkamerStaatscourant 1995, 97 pagina 8Overig

Standaardreglement persoonsregistraties Algemene Rekenkamer

10 mei 1995

Nr. 449

De Algemene Rekenkamer

Gelet op de artikelen 19 en 20 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665);

Besluit:

voor de persoonsregistraties die de Algemene Rekenkamer ten behoeve van haar onderzoek voert, de volgende bepalingen vast te stellen.

Begripsomschrijving

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd;

b persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;

c houder: degene die de zeggenschap heeft over een persoonsregistratie;

d beheerder: degene die onder de verantwoordelijkheid van de houder belast is met het toezicht op de dagelijkse zorg voor de persoonsregistraties;

e onderzoeker: degene die is belast met de leiding en/of uitvoering van het onderzoek waarvoor een of meer persoonsregistraties zijn of worden gevoerd.

Bereik

Artikel 2

1 De tekst van dit besluit, aangevuld met de over een persoonsregistratie opgenomen informatie in het reglemen-terend register bedoeld in lid 2, is aan te merken als het reglement in de zin van de Wet persoonsregistraties voor die persoonsregistratie die de Algemene Rekenkamer ten behoeve van onderzoek voert.

2 De houder houdt een reglementerend register bij van de persoonsregistraties die hij voert ten behoeve van onderzoek.

3 In het reglementerend register wordt van elke afzonderlijke persoonsregistratie ten minste aangegeven:

– het doel;

– de categorieën van personen over wie gegevens worden opgenomen;

– de soorten van gegevens die worden opgenomen.

4 Het reglementerend register wordt jaarlijks gepubliceerd in de Staatscourant.

Doel en aard

Artikel 3

1 De persoonsregistraties hebben ten doel het systematisch verzamelen, vastleggen, bewerken en direct ter beschikking hebben van gegevens ten behoeve van onderzoek dat de Algemene Rekenkamer verricht op grond van haar wettelijke taken.

2 De gegevens in de persoonsregistraties worden uitsluitend gebruikt voor de in lid 1 bedoelde onderzoeken.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 4

1 De Algemene Rekenkamer is de houder van de persoonsregistraties.

2 De houder treft de nodige maatregelen ter beveiliging van de persoonsre-gistratie tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 5

1 De beheerder van de persoonsregistratie is het hoofd van de directie van de Algemene Rekenkamer onder wiens verantwoordelijkheid het onderzoek plaatsvindt, waarvoor de persoonsregistratie wordt aangehouden.

2 De beheerder ziet er op toe dat nieuwe persoonsregistraties worden opgenomen in het in artikel 2, lid 2 van dit besluit bedoelde reglementerend register.

3 De beheerder ziet toe op de naleving van de in artikel 4 lid 2 bedoelde maatregelen.

Artikel 6

Met in achtneming van artikel 4 lid 2 bedoelde maatregelen draagt de onderzoeker zorg voor:

a de opzet en instandhouding van de persoonsregistratie en voor de invoer, wijziging en verwijdering van de gegevens;

b de integriteit, de exclusiviteit en de continuïteit van de persoonsregistratie;

c de bewaring en archivering van de aan hem toevertrouwde persoonsregistratie.

Artikel 7

De persoonsregistraties kunnen in bewaring worden gegeven bij de instelling waarvan de gegevens zijn verkregen of bij een derde.

Artikel 8

1 Tot de persoonsregistratie hebben uitsluitend toegang de houder, de beheerder en de onderzoeker.

2 De beheerder en de onderzoeker zijn bevoegd tot het zelfstandig raadplegen en reproduceren van de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens voorzover dit noodzakelijk is in het kader van het onderzoek.

Herkomst en aard opgenomen gegevens

Artikel 9

1 In de persoonsregistraties kunnen zijn opgenomen gegevens die voorkomen in één of meer registraties van de Rijksoverheid, van instellingen bedoeld in artikel 59 van de Comptabiliteitswet en gegevens die de Algemene Rekenkamer uit andere bronnen heeft verkregen of afgeleid.

2 De persoonsregistratie bevat alleen gegevens die nodig zijn voor het onderzoek.

3 Ten behoeve van onderzoek kunnen de gegevens uit verschillende persoons-registraties met elkaar in verband worden gebracht of samengevoegd.

4 De Algemene Rekenkamer verkrijgt de gegevens op een door haar aan te geven wijze.

Verstrekking aan derden

Artikel 10

1 De persoonsgegevens worden niet verstrekt aan anderen dan aan de instellingen bedoeld in artikel 9, lid 1 van dit besluit waarvan de gegevens zijn verkregen. De Algemene Rekenkamer verstrekt alleen persoonsgegevens aan laatst bedoelde instellingen indien zij dit ter vervulling van haar taak nodig oordeelt.

2 De publikaties van de Algemene Rekenkamer zijn zodanig ingericht dat geen tot individuele natuurlijke personen herleidbare informatie wordt gegeven, tenzij zij dit ter vervulling van haar taak nodig oordeelt.

Geheimhouding en vernietiging

Artikel 11

Ieder die is ingeschakeld bij de verkrijging en verwerking van de gegevens en ieder die toegang heeft tot de registratie is tot geheimhouding verplicht conform de bepalingen in artikel 125 a, derde lid van de Ambtenarenwet.

Artikel 12

1 Persoonsregistraties worden niet langer gevoerd dan noodzakelijk is.

2 De houder besluit wanneer een persoonsregistratie wordt vernietigd.

3 De beheerder ziet toe op een tijdige en volledige uitvoering van het besluit van de houder.

Rechten geregistreerden

Artikel 13

1 Op grond van de belangen genoemd in artikel 30 van de Wet persoonsregistraties zal de Algemene Rekenkamer van geval tot geval bepalen of uitvoering zal worden gegeven aan de bepalingen genoemd in de artikelen 28 en 29 van de wet.

2 Verzoeken tot wijziging conform artikel 31 van de Wet persoonsregistraties worden door de Algemene Rekenkamer in behandeling genomen in overleg met de instellingen bedoeld in artikel 9 lid 1 van dit besluit waarvan de gegevens zijn verkregen.

Openbaarmaking, inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 14

1 Het besluit wordt bekend gemaakt in de Staatscourant.

2 Het besluit ligt voor een ieder ter inzage bij De Algemene Rekenkamer

’s-Gravenhage

3 Een afschrift van het besluit wordt verzonden naar de minister van Binnenlandse Zaken en de Registratiekamer

Artikel 15

Het besluit treedt in werking met ingang van de dag na de plaatsing in de Staatscourant.

Artikel 16

Het besluit kan worden aangehaald als ’Standaardreglement persoonsregistraties Algemene Rekenkamer’.


’s-Gravenhage, 10 mei 1995.
M.B. Engwirda, wnd. president.
T.A.M. Witteveen, secretaris.

Toelichting bij het Besluit voor de persoonsregistraties ten behoeve van onderzoek bij de Algemene Rekenkamer

Algemeen – De Wet persoonsregistraties (WPR) geeft een ruime omschrijving van het begrip persoonsregistratie en stelt aan de houder van die registratie bepaalde eisen die de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden moeten beschermen. Zo verlangt de WPR onder meer dat voor iedere persoonsregistratie een (apart) reglement wordt opgesteld dat kenbaar moet worden gemaakt. Aan de geregistreerden moet worden gemeld dat gegevens van hen in het register zijn opgenomen.

Bij de Rekenkamer ontstaan regelmatig nieuwe persoonsregistraties die aan de definitie van de WPR voldoen. De Rekenkamer heeft één algemeen geldend besluit ontworpen voor alle huidige en toekomstige persoonsregistraties. Dit besluit wordt aangevuld met een reglementerend register waarin de persoonsregistraties die de Algemene Rekenkamer voert worden opgenomen. Dit reglementerend register wordt jaarlijks gepubliceerd.

Voor een afzonderlijke registratie vormen de vermelding in het reglementerend register en het standaard regelement tezamen het privacyreglement als bedoeld in de wet.

Artikel 1 – Het besluit is gebaseerd op de WPR, derhalve zijn de daarin opgenomen begrippen zoveel mogelijk gehandhaafd. Toegevoegd zijn de begrippen ’beheerder’ en ’onderzoeker’ die in de organisatie van de Rekenka-mer van belang zijn. De beheerder ziet toe op de naleving van interne voorschriften. De onderzoeker richt de persoonsregistratie ten behoeve van het onderzoek in en onderhoudt deze (zie ook toelichting bij artikel 5). Met het uitvoeren van een onderzoek kunnen meer personen worden belast. Ook door de Algemene Rekenkamer ingehuurde externe deskundigen vallen onder het bij e bedoelde begrip 'onderzoeker'. In voorkomende gevallen zal contractueel worden vastgelegd dat deze de bepalingen in dit besluit dient na te leven.

Artikel 2 – Alle persoonsregistraties die de Algemene Rekenkamer ten behoeve van haar onderzoek nu voert en in de toekomst zal voeren zijn onderworpen aan de bepalingen van dit besluit. Van iedere registratie worden een aantal belangrijke kenmerken opgenomen in het reglementerend register. Het besluit vormt tezamen met de informatie over een persoonsregistratie het vereiste reglement voor die persoonsregistratie.

Artikel 3 – De persoonsregistraties dienen alleen voor onderzoeken van de Rekenkamer. De Rekenkamer verricht die onderzoeken op grond van de Comptabiliteitswet en een aantal specifieke wetten. De gegevens worden uitsluitend voor de in het reglementerend register aangegeven onderzoeksdoeleinden gebruikt.

Artikelen 4 tot en met 8 – De Algemene Rekenkamer is houder van de persoonsregistraties. Met de Algemene Rekenkamer wordt bedoeld: de leden van de Algemene Rekenkamer zoals aangeduid in artikel 39 van de Comptabiliteitswet.

In lid 2 van artikel 4 worden beveiligingsmaatregelen aangekondigd. Deze maatregelen zijn gebundeld in gedragsregels voor alle betrokkenen. In die gedragsregels voor intern gebruik zijn ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de in deze artikelen genoemde personen nader omschreven. De houder zorgt voor de verspreiding van deze gedragsregels. De beheerder houdt toezicht op consequente en juiste uitvoering van de maatregelen.

De onderzoeker is ondermeer belast met de zorg voor de integriteit, de exclusiviteit en de continuïteit van de persoonsregistratie. Onder integriteit wordt verstaan de juistheid en de volledigheid van gegevens. Met de term ’zorg voor de exclusiviteit’ wordt bedoeld het uitsluitend toegang geven aan bevoegden tot persoonsregistraties met het oog op het raadplegen, wijzigen of verwijderen van gegevens.

Het is mogelijk dat de Rekenkamer een persoonsregistratie in bewaring geeft bij een derde. Bedoeld is, een extern rekencentrum zoals het RCC. In die gevallen worden passende afspraken gemaakt over de te waarborgen zorgvuldigheid bij die bewaring.

Artikel 9 – In dit artikel is de herkomst en de aard van de gegevens aangegeven.

De Rekenkamer verkrijgt haar gegevens in het algemeen van de instellingen die zij op grond van haar wettelijke taken onderzoekt. Het gaat in de persoonsregistraties om gegevens die herleidbaar zijn tot natuurlijke personen. Gedacht kan worden aan persoonsgegevens zoals: naam, voorvoegsels, voornamen, voorletters, geboor- tedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, sociaal-fiscaal nummer. Daaronder vallen ook gegevens die nodig zijn om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden. Dit zijn de gegevens die onderzocht worden omdat zij bijvoorbeeld het gebruik door een geregistreerde van een overheidsdienst aangeven. Ook kunnen in de registratie gegevens opgenomen worden die de onderzoeker uit andere bronnen of als tussen- of eindresultaat van onderzoek heeft toegevoegd of afgeleid.

Aangeleverde gegevens waarvan op voorhand duidelijk is dat zij niet nodig zijn voor het onderzoek zullen worden verwijderd.

De toegang tot registraties die de Rekenkamer op grond van haar wettelijke taken, heeft maakt het mogelijk registraties van verschillende instanties met elkaar in verband te brengen of samen te voegen. De gegevens kunnen worden vastgelegd in een nieuwe persoonsregistratie.

De Rekenkamer kan die gegevens op grond van artikel 54 van de Comptabiliteitswet verkrijgen op een door haar aan te geven wijze (bijvoorbeeld door middel van het zelfstandig overzetten van gegevens uit geautomatiseerde bestanden naar een eigen bestand).

Artikel 10 – De Rekenkamer verstrekt geen persoonsgegevens aan derden. Het kan echter voorkomen dat de Rekenkamer, bijvoorbeeld als bewijs bij haar onderzoeksbevindingen, persoonsgegevens verstrekt aan de instelling waarvan de gegevens zijn verkregen. De overdracht van deze gegevens zal met extra zorg zijn omgegeven om te verhinderen dat onbevoegden zich toegang tot deze gegevens verschaffen.

Indien onderzoeksbevindingen worden gepubliceerd zullen de gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele natuurlijke personen. Van deze regel wordt afgeweken als de Rekenkamer dat voor de vervulling van haar taak nodig acht. Ambtelijke functies van de verantwoordelijken voor gevoerd beleid kunnen wel steeds in de publikaties worden opgenomen.

Artikel 11 – De geheimhoudingsplicht die hier wordt opgelegd sluit aan bij de wettelijke regeling dienaangaande.

Artikel 12 – Om te voorkomen dat persoonsregistraties onnodig lang in stand blijven, heeft de Algemene Rekenkamer een vernietigingsbeleid dat nader is uitgewerkt in de eerder genoemde gedragsregels. Persoonsregistraties worden zo spoedig mogelijk vernietigd. Dit kan op verschillende wijzen en momenten geschieden. Persoonsregistraties worden vernietigd nadat door de houder is vastgesteld dat de gegevens geen onderzoeksdoelen meer zullen dienen. Persoonsregistraties worden vernietigd in de loop van of bij de afloop van het onderzoek zodra vast staat dat de gegevens niet meer nodig zijn. Het kan noodzakelijk zijn bij de beantwoording van vragen van de Tweede Kamer ook de persoonsregistratie paraat te hebben. Dan worden persoonsregistraties bewaard totdat de behandeling in de Tweede Kamer geheel is afgerond.

Artikel 13, lid 1 – Het zijn met name de onder d en e van artikel 30 van de WPR genoemde belangen (van inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen of van andere organen met een publiekrechtelijke taak en gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker) die het voor de Rekenkamer veelal noodzakelijk maken geen uitvoering te geven aan de in artikelen 28 en 29 van de WPR genoemde rechten van geregistreerden. Vanwege die belangen zal de Rekenkamer degenen die worden opgenomen in de registratie daarvan geen mededeling doen. In de gevallen dat geregistreerden verzoeken tot kennisneming van gegevens aan de Rekenkamer richten zal een afweging van belangen van geregistreerden en van de Rekenkamer plaatsvinden om te bezien in hoeverre aan de verzoeken kan worden voldaan.

Lid 2 – De Rekenkamer acht de instelling waar de persoonsgegevens vandaan komen de eerst verantwoordelijke voor de juistheid en volledigheid in eerste aanleg. Die instelling zal verzoeken van geregistreerden om inzicht in wat van betrokkene is geregistreerd en eventuele correctie of verwijdering van gegevens, ingevolge de WPR in behandeling moeten nemen. Indien geregistreerden dergelijke verzoeken richten aan de Rekenkamer zal zij daarom verwijzen naar die instellingen. Wanneer verzoeken leiden tot wijzigingen bij die instelling, zal de Rekenkamer die wijzigingen overnemen.

Wellicht ten overvloede wijst de Rekenkamer belanghebbenden op de mogelijkheid een beroep te doen op artikel 34 van de WPR. Betrokkenen kunnen zich wenden tot de Arrondissements-rechtbank of de Registratiekamer als zij zich in hun belangen geschaad achten.