Lijst van te vernietigen archiefbescheiden Algemene Rekenkamer

Koninklijk besluit van 3 februari 1995, nr. 95.000844

Wij Beatrix, bij de Gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, A. Nuis, gedaan mede namens Onze Minister van Binnenlandse Zaken van 26 januari 1995, nr. DGCZ/DBC-U-95369, in overeenstemming met de Algemene Rekenkamer;

Gelet op artikel 3, derde lid, onderdeel a, van het Archiefbesluit en op het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden;

Gezien het advies van de Raad voor het cultuurbeheer van 2 februari 1994, nr. 420;

Hebben goedgevonden en verstaan:

Artikel 1

Vastgesteld wordt de lijst van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer, deel uitmakend van de bij dit besluit gevoegde ’Lijst van handelingen van de Algemene Rekenkamer’.

Artikel 2

Het koninklijk besluit van 14 mei 1884, nr. 22¹ wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het is geplaatst.

Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat in de Staatscourant zal worden geplaatst.

’s-Gravenhage, 3 februari 1995.
Beatrix. De Staatssecretaris van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen,
A. Nuis. De Minister van Binnenlandse Zaken,
H. F. Dijkstal.

¹Laatstelijk gewijzigd bij Besluit van 17 juli 1946, nr. 14.

Bijlage

Toelichting

Inleiding

De Archiefwet 1962¹ en de daarop gebaseerde regelgeving verplichten de overheid archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren. Onderdeel van deze verplichting is een regelmatige, verantwoorde vernietiging van archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is de ’lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden’ (hierna: lijst) het geëigende instrument.

Artikel 3 van het Archiefbesluit² regelt de vaststellingsprocedure voor lijsten. Het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden³ geeft aanwijzingen voor het ontwerpen van een lijst. Hierin is aangegeven dat bij de vervaardiging van een lijst met het blijvend belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens rekening dient te worden gehouden in het kader van de cultuur-historische functie.⁴ Daarnaast zijn er aan de bedoelde gegevens ook tijdelijke belangen te koppelen: het tijdelijk belang voor de bedrijfsvoering en het tijdelijk belang voor de verantwoording. Met al deze belangen is in deze lijst rekening gehouden.

Afgestapt is van het op basis van reeds gevormde archiefbescheiden omschrijven van groepen van archiefbescheiden: gekozen is voor het formuleren van de handelingen die de Algemene Rekenkamer verricht.⁵ Voordeel hiervan is dat alle potentiële gegevens zijn opgenomen in de lijst. Slechts bij wijzigingen in de regelgeving ten aanzien van de Algemene Rekenkamer is aanpassing noodzakelijk.

Bij de omschrijving van de handelingen is gestreefd naar het uniek omschrijven van activiteiten welke voortvloeien uit het takenpakket. Daarbij wordt vermeld op grond waarvan de handeling wordt verricht.

Ter voldoening aan de vormvereisten gesteld in artikel 4 van het Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden zijn de omschrijvingen van de handelingen omgezet in groepen van archiefbescheiden. Elke groep is voorzien van een uniek nummer opgenomen in deze Lijst van handelingen, mede omvattende een lijst van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.

Inrichting van de Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer is een Hoog College van Staat. Haar positie, taken en bevoegdheden zijn geregeld in de Grondwet⁶, de Comptabiliteitswet⁷ en een aantal specifieke wetten⁸.

De Algemene Rekenkamer bestaat uit drie leden in gewone dienst die te zamen het college vormen, alsmede uit drie leden in buitengewone dienst. De president wordt uit de leden in gewone dienst bij koninklijk besluit benoemd.⁹

Aan de Algemene Rekenkamer wordt toegevoegd een secretaris die op voordracht van de Rekenkamer bij koninklijk besluit wordt benoemd en ontslagen¹⁰. De secretaris is het hoofd van het ambtelijk apparaat. Op de ambtenaren van de Algemene Rekenkamer is van toepassing de Ambtenarenwet 1929¹¹, met dien verstande dat voor zover aanstelling of ontslag geschiedt bij koninklijk besluit, de Algemene Rekenkamer daartoe een voordracht doet en in de overige gevallen de Algemene Rekenkamer haar ambtenaren aanstelt of ontslaat. De bevoegdheid tot aanstellen is door het college gemandateerd aan de secretaris¹².

De Algemene Rekenkamer kent een Reglement van Orde¹³. Hierin zijn voornamelijk de besluitvorming en de werkzaamheden van het College geregeld.

Voor een schematisch overzicht van de Algemene Rekenkamer met het bijbehorende ambtenarenapparaat wordt verwezen naar bijlage 1, het organogram.

Taken van de Algemene Rekenkamer

De Grondwet belast de Algemene Rekenkamer met het onderzoek van de ontvangsten en uitgaven van het Rijk. De Comptabiliteitswet onderscheidt twee hoofdtaken:

1. het onderzoeken van het door Onze ministers gevoerde financiële beheer en de jaarlijkse financiële verantwoording daarover (het zogenaamde rechtmatigheidsonderzoek)¹⁴;

2. het wijden van aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en het gevoerde beleid van het Rijk (het zogenaamde doelmatigheidsonderzoek)¹⁵.

ad 1: controle-objecten zijn het gevoerde financiële beheer bij de ministeries, de fondsen en de staatsbedrijven en de financiële verantwoording daarover. Het onderzoek richt zich daarbij met name op opzet en werking van de beheerssystemen die aan de uitgaven en ontvangsten van het Rijk ten grondslag liggen. Deze taak geeft geen ruimte aan de Algemene Rekenkamer voor eigen prioriteitsstellingen.

ad 2:

– met ’doelmatigheid van beheer’ worden bedoeld alle mogelijke aspecten van de bedrijfsvoering;

– onderzoek naar ’doelmatigheid van de organisatie’ richt zich op de gehanteerde structuren, procedures en werkmethoden, waarbij het gaat om de relatie tussen de ingezette middelen voor een activiteit en de uitkomsten daarvan;

– onderzoek naar de ’doelmatigheid van het gevoerde beleid’ houdt in onderzoek waarbij de mate van doelbereiking, de effecten en/of effectiviteit van het beleid, alsmede de efficiëntie van de uitvoering ervan, centraal staan.

De Algemene Rekenkamer kan hierbij zelf prioriteiten stellen.

Behalve de taken en bevoegdheden ten aanzien van het Rijk heeft de Algemene Rekenkamer ook controlebevoegdheden (en deels een aparte taak) ten aanzien van:

– naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, waarvan de Staat het gehele of nagenoeg het gehele geplaatste aandelenkapitaal houdt;

– naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, waarvan de Staat tenminste 5% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, indien daarmee een belang van f 1.000.000,– of meer is gemoeid;

– rechtspersonen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma waaraan de Staat of een derde voor rekening of risico van de Staat rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verleend;

– rechtspersonen voor zover die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen;

– rechtspersonen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma, voor zover die ingevolge de statuten van de bedrijfsvereniging waarbij zij als werkgever zijn aangesloten, het risico van de wettelijke ziekengeldverzekering dragen.

Deze bevoegdheden/aparte taak zijn/is in artikel 59 van de Comptabiliteitswet geregeld.

Verder zijn in enige specifieke wetten nog controletaken/bevoegdheden aan de Algemene Rekenkamer opgedragen. Deze zijn opgevoerd in de lijst, onder subtaakgebied 5: Handelingen voortvloeiend uit specifieke wetten, waarin aan de Algemene Rekenkamer controletaken/bevoegdheden zijn opgedragen.

De Algemene Rekenkamer rapporteert aan de regering en aan de Staten-Generaal. De Algemene Rekenkamer maakt bij haar onderzoek gebruik van de resultaten van de door anderen verrichte controles. De departementale accountantsdiensten verrichten ten behoeve van de betreffende minister controlewerkzaamheden op de departementale administraties, op het beheer van de middelen, op het stelsel van interne controlemaatregelen en op de jaarlijkse financiële verantwoording van het betreffende ministerie. Het verschil met de Algemene Rekenkamer zit in het feit dat de Algemene Rekenkamer onafhankelijk onderzoek pleegt terwijl de departementale accountantsdienst in opdracht en ten behoeve van de betreffende minister werkt.

Systematiek van de lijst

De lijst is verdeeld in 6 subtaakgebieden¹⁶. Deze subtaakgebieden sluiten aan op de taken die de Comptabiliteitswet aan de Algemene Rekenkamer opdraagt. Een uitzondering hierop vormt subtaakgebied 6 (Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering / ondersteunende processen). De hieronder opgenomen handelingen (overigens voldoen deze handelingen niet volledig aan de gegeven definitie van het begrip ’handeling’) vloeien niet voort uit een taak van de Algemene Rekenkamer, maar zijn omwille van volledigheid van de lijst opgenomen.

Selectie-uitgangspunten

Namens de Algemene Rijksarchivaris is onderzoek verricht naar het takenpakket van de Algemene Rekenkamer. Naar aanleiding van dit onderzoek is besloten het archief van de Algemene Rekenkamer volledig te bewaren. Buiten deze volledige bewaring kunnen echter blijven die bescheiden die betrekking hebben op de interne bedrijfsvoering en de ondersteunende processen van de Algemene Rekenkamer. Deze groepen van archiefbescheiden zijn opgenomen in subtaakgebied 6. Een groot deel van deze bescheiden komen te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking. Het betreft hierbij voornamelijk personele en comptabele bescheiden. Uit dit subtaakgebied blijven wel bewaard de bescheiden die betrekking hebben op de inrichting van de Algemene Rekenkamer dan wel die de verschillende bevoegdheden binnen de Algemene Rekenkamer tot onderwerp hebben.

Voor wat betreft de groepen van archiefbescheiden 27 en 28, betrekking hebbende op enige internationale activiteiten van de Algemene Rekenkamer, geldt, dat deze, behoudens het Nederlandse aandeel daarin, kunnen worden vernietigd omdat de verdere hieruit voortkomende bescheiden elders bewaard blijven.

Daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden kan slechts plaatsvinden na afloop van de gestelde termijnen. Daarbij dient er rekening mee gehouden te worden, dat die termijn pas aanvangt op het moment dat de afhandeling van de aangelegenheid waarvan de documentaire neerslag vernietigbaar is voltooid is. Dit geldt ook voor (interne) regelgeving: de vernietigingstermijn begint zodra een zaak is afgehandeld.

Deze lijst laat onverlet het gestelde in artikel 5 van het Privacyreglement voor de geautomatiseerde personeelsinformatieverwerking van de Algemene Rekenkamer 1988 (vastgesteld 31 oktober 1988, nr. 1587 d). Dit artikel schrijft voor dat alle vertrouwelijke gegevens opgenomen in de geautomatiseerde administratie van gegevens van personen werkzaam bij de Algemene Rekenkamer uit de geautomatiseerde administratie verwijderd worden uiterlijk in de maand januari van het tweede jaar, volgende op het kalenderjaar waarin de betrokkene opgehouden is werkzaam te zijn bij de Algemene Rekenkamer of waarin de betrokkene gesolliciteerd heeft bij de Algemene Rekenkamer.

Voorts zal, bij wijze van uitzondering, binnen op zich vernietigbare administratieve neerslag toch tot de permanente bewaring van bepaalde bescheiden overgegaan moeten worden indien blijkt dat de betreffende bescheiden essentieel onderdeel vormen van zaken die te zijner tijd voor overbrenging naar de Rijksarchiefdienst in aanmerking komen.

¹ Wet van 19 juli 1962 houdende een nieuwe regeling van het archiefwezen (Staatsblad 1962, 313).

² Besluit van 26 maart 1968 houdende regelen ter uitvoering van de artikelen 2, 5, 7, 9, 10, 18, 19, 25, 26, 33 en 38 van de Archiefwet 1962 (Staatsblad 1968,200), zoals nadien gewijzigd.

³ Besluit van 19 mei 1972, no. 7, houdende algemene richtlijnen, die bij het vaststellen van vernietigingslijsten in acht genomen moeten worden (Staatscourant 1972, 109).

⁴ Hiermee wordt bedoeld het blijvend belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen, de recht- of bewijszoekenden en het historisch onderzoek.

⁵ Een handeling is een omschrijving van een proces dat voorkomt uit een gestelde taak en dat leidt tot een serie gelijke produkten van een bepaald organisatieniveau aan andere (overheids-)instellingen en/of de samenleving.

⁶ Grondwet voor het Koninkrijk der Nederlanden (Staatsblad 1987, 458), artikel 76–78, 105.

⁷ Comptabiliteitswet (Staatsblad 1992, 351), artikelen 39–63, 67, 68.

⁸ Deze wetten zijn opgenomen in subtaakgebied 4.

⁹ Comptabiliteitswet artikel 39.

¹⁰ Comptabiliteitswet artikel 41.

¹¹ Wet van 12 december 1929 houdende regelen betreffende den rechtstoestand van ambtenaren (Staatsblad 1929, 530), zoals nadien gewijzigd.

¹² Besluit van het college d.d. 8 september 1992 (nr. 909 R).

¹³ Vastgesteld bij besluit afd. 30 juni 1992, nr. 743a. Geplaatst in de Staatscourant van 14 juli 1992, nr. 133.

¹⁴ Comptabiliteitswet artikelen 51–56.

¹⁵ Comptabiliteitswet artikel 57.

¹⁶ Voor de benaming subtaakgebied in plaats van taakgebied is gekozen in verband met het gebruik van de laatste term bij de institutionele onderzoeken die momenteel bij PIVOT/de Rijksarchiefdienst plaatsvinden. Eén van de taakgebieden daar is de Comptabiliteitswet.

Lijst van handelingen, mede omvattende een lijst van voor bewaring en vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden

Subtaakgebied 1: Handelingen voortvloeiend uit de taak rechtmatigheidsonderzoek

1. Stukken betreffende het doen van onderzoek naar en het beoordelen van het gevoerde financiële beheer door de ministers en de verantwoording daarover.

Comptabiliteitswet, artikel 67 lid 2-3: Bewaren.

Procedure:

1. het beoordelen of de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en met andere wettelijke regelingen.

Comptabiliteitswet, artikel 51 lid 2.

2. het beoordelen of door de ministers is zorggedragen voor een ordelijk en controleerbaar financieel beheer.

Comptabiliteitswet, artikel 51 lid 2.

3. het beoordelen van de financiële verantwoordingen van de ministers inzake het deugdelijk weergeven van het gevoerde financiële beheer en het opstellen van deze verantwoordingen overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften.

Comptabiliteitswet, artikel 51 lid 3

4. het vastleggen van de bevindingen en het oordeel over het gevoerde financiële beheer en de verantwoording daarover in de rapporten, bedoeld in artikel 67 lid 3 van de comptabiliteitswet.

Comptabiliteitswet, artikel 51 lid 4.

5. het eventueel aan de betrokken minister meedelen van bezwaar met betrekking tot het door de minister gevoerde financiële beheer of de verantwoording daarover.

Comptabiliteitswet, artikel 55 lid 1.

6. het kennis nemen van het antwoord van de betrokken minister van hetgeen tot opheffing van het bezwaar van de Rekenkamer kan leiden.

Comptabiliteitswet, artikel 55 lid 2.

7. het meedelen aan de betrokken minister van de eindbeslissing van de Rekenkamer.

Comptabiliteitswet, artikel 55 lid 3.

8. indien het bezwaar niet is opgeheven het meedelen aan de minister van Financiën van het gehandhaafde bezwaar.

Comptabiliteitswet, artikel 55 lid 3.

9. het meedelen aan de Tweede Kamer dat door de betrokken minister niet binnen de gestelde termijn van twee maanden een voorstel van wet tot opheffing van het bezwaar aan de Tweede Kamer is gezonden.

Comptabiliteitswet, artikel 56 lid 2.

Bevoegdheden:

1. het gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles bij het uitoefenen van de taak.

Comptabiliteitswet, artikel 53 lid 1.

2. bij de ministers opvragen van controleprogramma’s van hen die met de controle belast zijn alsmede het opvragen van inlichtingen omtrent de resultaten van de controle.

Comptabiliteitswet, artikel 53 lid 2.

3. het opnemen van kassen bevattende de gelden en geldswaardige papieren als bedoeld in artikel 19 lid 1 van de Comptabiliteitswet, voor zover de ministers met het beheer daarvan zijn belast.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1a.

4. het opnemen van voorraden niet-geldelijke zaken als bedoeld in artikel 19 lid 3 van de Comptabiliteitswet.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1b.

5. het onderzoeken van administraties, documenten en andere informatiedragers.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1c.

6. het vragen van inlichtingen aan ministers.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 2.

(Half)produkten:

– rapporten financiële verantwoording en eventueel daaraan voorafgaande mededelingen aan de betrokken minister, de minister van Financiën en de Staten-Generaal.

– bureaunota’s;

– lange termijn planningsnota’s;

– review departementale accountantsdienst;

– rapporten vervolgonderzoek;

– aanvullend onderzoek;

– speciaal onderzoek financieel beheer;

– verwerking departementale accountantsdienst;

2. Stukken betreffende het goedkeuren van de rekening en de saldibalans van het Rijk.

Comptabiliteitswet, artikel 68: Bewaren.

Procedure:

1. de Rekenkamer onderzoekt of de rekening en de saldibalans aansluiten op de financiële verantwoordingen van de ministeries, van de begrotingsfondsen en van de staatsbedrijven.

Comptabiliteitswet, artikel 52 lid 1 onder a.

2. de Rekenkamer onderzoekt of alle voorstellen van wet als bedoeld in artikel 10 van de Comptabiliteitswet over het betrokken jaar wet zijn geworden.

Comptabiliteitswet, artikel 52 lid 1 onder b.

3. de Rekenkamer onderzoekt of deze stukken overeenkomstig de daarvoor geldende voorschriften zijn opgesteld.

Comptabiliteitswet, artikel 52 lid 1 onder c.

4. de Rekenkamer legt haar oordeel vast in haar verklaring van goedkeuring bij deze stukken.

Comptabiliteitswet, artikel 52 lid 2.

5. Eventueel het plaatsen van een aantekening bij de rekening van het Rijk.

Comptabiliteitswet, artikel 56 lid 3.

Subtaakgebied 2: Handelingen voortvloeiend uit de taak doelmatigheidsonderzoek

3. Stukken betreffende het doen van onderzoek naar de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en het gevoerde beleid van het Rijk.

Comptabiliteitswet, artikel 57 lid 1: Bewaren.

Procedure en bevoegdheden:

1. het kennisnemen van door de ministers ingestelde doelmatigheidsonder-zoeken en de resultaten daarvan.

Comptabiliteitswet, artikel 57 lid 2.

2. het gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles bij het uitoefenen van de eigen taak.

Comptabiliteitswet, artikel 53 lid 1.

3. het verrichten van onderzoek in administraties, documenten en andere informatiedragers.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1c.

4. het opnemen van kassen bevattende de gelden en geldswaardige papieren als bedoeld in artikel 19 lid 1 van de Comptabiliteitswet, voor zover de ministers met het beheer daarvan zijn belast.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1a.

5. het opnemen van voorraden niet-geldelijke zaken als bedoeld in artikel 19 lid 3 van de Comptabiliteitswet.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 1b.

6. het vragen van inlichtingen aan ministers.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 2.

(Half)produkten:

– lange termijn planningsnota’s;

– planningsnota’s;

– oriëntatieonderzoek;

– vlakteonderzoek;

– diepteonderzoek;

– tussentijds rapport;

– jaarverslag.

Subtaakgebied 3: Handelingen voortvloeiend uit artikel 59 van de Compta-biliteitswet

4. Stukken betreffende het doen van onderzoek naar de rechtmatigheid en doelmatigheid bij die organisaties die vallen onder artikel 59 lid 1 van de Comptabiliteitswet.

Comptabiliteitswet, artikel 59: Bewaren.

Toelichting:

Van overeenkomstige toepassing is Comptabiliteitswet artikel 53 lid 2 en artikel 54 lid 1.

Procedure en bevoegdheden:

1. het kennisnemen van jaarrekeningen en overige bescheiden.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 2.

2. het inwinnen van nadere inlichtingen bij de minister wie het aangaat dan wel bij die instelling die is belast met het uitoefenen van controle.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 2.

3. het inwinnen van nadere inlichtingen bij de te onderzoeken organisatie.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 3.

4. het vorderen van het overleggen van bescheiden, bedoeld in artikel 59 lid 2 van de Comptabiliteitswet.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 3.

5. het in kennis stellen van de minister wie het aangaat van het voornemen tot het instellen van een onderzoek.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 3.

6. het instellen van een onderzoek bij de derde die in opdracht van de te onderzoeken organisatie de administratie van die organisatie voert.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 3.

7. het verkrijgen van inlichtingen van instellingen, die zijn belast met het uitoefenen van controle op rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 8.

8. toezending aan de minister wie het aangaat van afschriften van de brieven die de Rekenkamer toezendt aan de te onderzoeken organisatie.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 10.

9. het doen van mededelingen die de Rekenkamer naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht aan de minister wie het aangaat en aan de onderzochte instelling.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 11.

10. verstrekken van mededelingen die de Rekenkamer in het algemeen belang nodig oordeelt aan de minister van Financiën, aan de minister wie het aangaat en aan de Staten-Generaal.

Comptabiliteitswet, artikel 59 lid 12.

(Half)produkten:

– planningsnota’s;

– oriëntatieonderzoek;

– vlakteonderzoek;

– diepteonderzoek;

– tussentijds rapport;

– jaarverslag.

Subtaakgebied 4: Handelingen voortvloeiend uit overige taken en bevoegd-heden

5. Stukken betreffende het meedelen van het resultaat van zijn bevindingen met betrekking tot de begrotingsartikelen ’geheim’ door de president aan de minister wie het aangaat.

Comptabiliteitswet, artikel 54 lid 3, 4: Bewaren.

6. Stukken betreffende het instellen van bepaalde onderzoeken op verzoek van één der kamers van de Staten-Generaal.

Comptabiliteitswet, artikel 58: Bewaren.

Produkt:

– tussentijds rapport.

7. Stukken betreffende het instellen van een onderzoek bij derden (buiten het rijk) aan wie, met toepassing van artikel 21 lid 2 van de Comptabiliteitswet, de zorg voor een administratie is uitbesteed.

Comptabiliteitswet, artikel 60: Bewaren.

Toelichting:

Het betreft hier bevoegdheden t.a.v. derden in tegenstelling tot artikel 59 Comptabiliteitswet waar sprake is van bevoegdheden t.a.v. derden met een

financiële band met de Staat.

8. Stukken betreffende het mededelen aan de ministers wie het aangaan van de opmerkingen en bedenkingen die naar aanleiding van uitgevoerde werkzaamheden van belang worden geacht.

Comptabiliteitswet, artikel 61 lid 1: Bewaren.

9. Stukken betreffende het voeren van overleg, naar aanleiding van uitgevoerde werkzaamheden, met de betrokken ministers, de minister van Financiën en met de Staten-Generaal.

Comptabiliteitswet, artikel 61 lid 2: Bewaren.

10. Stukken betreffende het vervaardigen van het jaarverslag van haar werkzaamheden.

Comptabiliteitswet, artikel 62 lid 1: Bewaren.

11. Stukken betreffende het vervaardigen van een tussentijds rapport wanneer de werkzaamheden daartoe aanleiding geven.

Comptabiliteitswet, artikel 62 lid 2: Bewaren.

12. Stukken betreffende het voeren van overleg met de minister wie het aangaat over de bij of krachtens de wet te stellen regels die betrekking hebben op de taken en bevoegdheden van de Rekenkamer.

Comptabiliteitswet, artikel 63 lid 1: Bewaren.

13. Stukken betreffende het voeren van overleg met de minister van Financiën inzake de krachtens de Comptabiliteitswet te stellen regels, met uitzondering van de regels bedoeld in artikelen 15 en 69.

Comptabiliteitswet, artikel 63 lid 2: Bewaren.

14. Stukken betreffende het kennis nemen van accountantsrapporten, controleprogramma’s, begrotingen, jaarverslagen, jaarrekeningen, wijzigingen in statuten etc.: 10 jaar.

Toelichting:

Alhoewel er voor de Rekenkamer niet direct handelingen uit voortkomen toch opnemen opdat duidelijk is dat hieruit vernietigd kan worden.

In ieder geval betreft het hier niet een procedurestap om te komen tot beoordeling financieel beheer of beoordeling doelmatigheid van een organisatie.

Subtaakgebied 5: Handelingen voortvloeiend uit specifieke wetten, waarin aan de Algemene Rekenkamer controletaken/bevoegdheden zijn opgedragen

15. Bewaren: stukken betreffende het vastleggen van onderzoeksbevindingen naar de rechtmatigheid en/of doelmatigheid van:

– de Stichting Nationaal Lucht- en Ruimtevaartlaboratorium.

Wet van den 31sten Mei 1937 tot omzetting van den Rijksstudiedienst voor de Luchtvaart in een Stichting, alsmede vaststelling van een regeling, als bedoeld in artikel 89a van de Comptabiliteitswet 1927 (Staatsblad No. 259) ten aanzien van die Stichting artikel 4 (Staatsblad 1937, 523).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boeken en verstrekt alle daaromtrent gevraagde inlichtingen.

– de Stichting voor Nederlands-Belgische Culturele Samenwerking.

Wet van 3 Maart 1948, houdende regelen betreffende de geldelijke aansprakelijkheid van het Rijk voor het beheer van de Stichting voor Nederlands-Belgische Culturele Samenwerking, gevestigd te ’s-Gravenhage, artikel 3 (Staatsblad 1948, I 82).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boeken en bescheiden en verstrekt die inlichtingen, welke nodig worden geacht om een juist inzicht te krijgen in de financiële toestand der stichting.

– de Stichting voor Nederlands-Franse Culturele Samenwerking.

Wet van 9 Juni 1949, houdende regelen betreffende de geldelijke aansprakelijkheid van het Rijk voor het beheer van de Stichting voor Nederlands-Franse Culturele Samenwerking, artikel 3 (Staatsblad 1949, J 235).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boeken en bescheiden en verstrekt die inlichtingen, welke nodig worden geacht om een juist inzicht te krijgen in de financiële toestand der stichting.

– de Nederlandse Kastelenstichting.

Wet van 30 december 1949, betreffende de regeling van de geldelijke aansprakelijkheid van het Rijk voor het beheer van de Nederlandse Kastelenstichting, gevestigd te ’s-Gravenhage, artikel 3 (Staatsblad 1949, J 618).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boeken en bescheiden en verstrekt die inlichtingen, welke nodig worden geacht om een juist inzicht te krijgen in de financiële toestand der stichting.

– de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V.

Wet van 21 Augustus 1950, houdende nadere regeling van de verhouding tussen het Rijk en de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V., Bijlage I, artikel 7 (Staatsblad 1950, K 366).

Toelichting:

De Rekenkamer is door de minister van Verkeer en Waterstaat uitgenodigd op een nader overeen te komen wijze controle op het financieel beheer uit te oefenen; de K.L.M. aanvaardt deze controle.

– de Stichting Nationaal Lucht- en Ruimtevaartgeneeskundig Centrum.

Wet van 12 Maart 1953, houdende vaststelling van een regeling, als bedoeld in artikel 89a van de Comptabiliteitswet (Staatsblad 1927, 259), ten aanzien van de Stichting Nationaal Luchtvaartgeneeskundig Centrum, artikel 4 (Staatsblad 1953, 149).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boekhouding en verstrekt alle daaromtrent gevraagde inlichtingen.

– het Jachtfonds.

Jachtwet, artikel 34 (Staatsblad 1954, 523).

Toelichting:

Het fonds geeft inzage in de boeken en bescheiden. Alle inlichtingen worden verstrekt, welke de Rekenkamer voor een juist inzicht in het financieel beheer van het Jachtfonds nodig acht.

– de Stichting Nederlands Instituut voor Vliegtuigontwikkeling en Ruimtevaart.

Wet van 24 Februari 1955, houdende bekrachtiging van de oprichting van de Stichting Nederlands Instituut voor Vliegtuigontwikkeling, alsmede vaststelling van een regeling als bedoeld in artikel 89a van de Comptabiliteitswet 1927 (Staatsblad 259) ten aanzien van deze Stichting, artikel 4 (Staatsblad 1955, 107).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boekhouding en verstrekt alle daaromtrent gevraagde inlichtingen.

– de Stichting tot verzorging en afwikkeling van pensioenaangelegenheden betreffende gewezen overheidspersoneel van Indonesië en hun nagelaten betrekkingen.

Wet van 21 April 1955, houdende vaststelling van een regeling, als bedoeld in artikel 89a van de Comptabiliteitswet (Staatsblad 1927, No. 259), ten aanzien van de Stichting tot verzorging en afwikkeling van pensioenaangelegenheden betreffende gewezen overheidspersoneel van Indonesië en hun nagelaten betrekkingen, artikel 4 lid 1,2 (Staatsblad 1955, 189).

Toelichting:

De stichting geeft inzage in de boeken en in de daaraan ten grondslag liggende bescheiden, verstrekt alle voor de controle nodige inlichtingen en geeft gelegenheid voor het opnemen van kasgelden en andere vermogensbestanddelen.

– het Landbouw-Egalisatiefonds.

Landbouwwet, artikel 11, artikel 12 (Staatsblad 1957, 342), zoals nadien gewijzigd.

Toelichting:

De Rekenkamer controleert de rekeningen en brengt haar bevindingen ter kennis van de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en de minister van Financiën. Tevens houdt de Rekenkamer toezicht op de juistheid der bedragen, welke ten laste en ten bate van het fonds worden gebracht. De

Rekenkamer onderzoekt de boeken, andere bewijzen en overige bescheiden zoals zij dat nodig acht.

– de Organisatie ter verbetering van de binnenvisserij

Visserijwet, artikel 44 lid 2 (Staatsblad 1963, 312).

Toelichting:

De organisatie geeft inzage van boeken en bescheiden en verstrekt alle inlichtingen welke de Rekenkamer nodig acht om een juist inzicht te krijgen in het financieel beheer.

– de Nationale Stichting tot Exploitatie van Casinospelen in Nederland.

Wet op de kansspelen, artikel 27z, (Staatsblad 1964, 483) zoals nadien gewijzigd.

Organisatiebeschikking Casinospelen (Staatscourant 1975, 252) zoals nadien gewijzigd.

Toelichting:

De Rekenkamer oefent controle uit op het financieel beheer van de stichting. De stichting geeft inzage van de boeken en bescheiden en verstrekt de Rekenkamer alle inlichtingen welke deze nodig acht. Bij haar controle kan de Rekenkamer gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichtte controles. De Rekenkamer kan naar aanleiding van de controle overleg plegen met de Raad voor de Casinospelen. De

Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, de

organisatie en de funktionering van de stichting. De Rekenkamer deelt aan de ministers van Justitie en Economische Zaken de opmerkingen en bedenkingen mee die zij, naar aanleiding van de verrichtte controle, van belang acht. Tevens deelt zij aan de ministers van Justitie, Economische Zaken en Financiën en aan de Staten-Generaal mee wat zij in ’s Rijks belang nodig oordeelt; zij kan naar aanleiding daarvan nader overleg met hen plegen.

– het Emigratiebestuur.

Emigratiewet, artikel 13 lid 2 (Staatsblad 1967, 659).

Toelichting:

Het bestuur geeft inzage van de boeken en bescheiden.

– het Havenschap Vlissingen.

Gemeenschappelijke regeling tot oprichting van het havenschap Vlissingen, artikel 34 (bijlage bij de Wet Havenschap Vlissingen, Staatsblad 1970, 457).

Toelichting:

De Rekenkamer kan het geldelijk beheer en de boekhouding onderzoeken. Alle nodige inlichtingen moeten daarvoor door het havenschap worden verstrekt.

– het Havenschap Terneuzen.

Gemeenschappelijke regeling tot oprichting van het Havenschap Terneuzen, artikel 34 (bijlage bij de Wet Havenschap Terneuzen, Staatsblad 1971, 252).

Toelichting:

De Rekenkamer kan het geldelijk beheer en de boekhouding onderzoeken. Alle nodige inlichtingen moeten daarvoor door het havenschap worden verstrekt.

– het schadefonds geweldsmisdrijven.

Wet voorlopige regeling schadefonds geweldsmisdrijven, artikel 19 lid 2 (Staatsblad 1975, 382).

Toelichting:

Het fonds geeft inzage van boeken en bescheiden en geeft alle inlichtingen die de Rekenkamer nodig acht om een juist inzicht te krijgen in het beheer van het fonds.

– het bureau beheer landbouwgronden.

Wet agrarisch grondverkeer, artikel 35 lid 2 (Staatsblad 1981, 248).

Toelichting:

Het bureau geeft inzage van boeken en bescheiden en geeft alle inlichtingen die de Rekenkamer nodig acht om een juist inzicht te krijgen in het beheer van het bureau.

– de Nederlandse Taalunie.

Rijkswet van 24 juni 1981, houdende goedkeuring van het op 9 september 1980 te Brussel tot stand gekomen Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Koninkrijk België inzake de Nederlandse Taalunie (Staatsblad 1981, 453).

Verdrag gepubliceerd in Tractatenblad 1980, 147.

Regeling financieel beheer van de Nederlandse Taalunie, artikel 24.

Toelichting:

De Rekenkamer heeft het recht van controle op de rechtmatigheid van het financiële beheer en op de doelmatigheid van het beleid, de organisatorische structuur en het functioneren van de Taalunie.

– de Open Universiteit.

Wet op de Open Universiteit, artikel 52 lid 6, 9 (Staatsblad 1984, 573).

Toelichting:

De Open Universiteit geeft inzage in de boeken en bescheiden en geeft alle inlichtingen, die de Rekenkamer nodig oordeelt. De Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, van de organisatorische structuur en van het funktioneren van de Open Universiteit. De Rekenkamer deelt aan de minister van Onderwijs en Wetenschappen en aan het College van Bestuur de opmerkingen en bedenkingen mee die zij van belang acht. De Rekenkamer verstrekt aan de ministers van Onderwijs en Wetenschappen en Financiën en de Staten-Generaal de mededelingen die zij in ’s-Rijks belang nodig oordeelt; zij kan naar aanleiding daarvan nader overleg met hen plegen.

– de universiteiten, academische ziekenhuizen bij de openbare universiteiten en academische ziekenhuizen bij de bijzondere universiteiten.

Wet op het wetenschappelijk onderwijs, artikel 188 lid 3, 6; artikel 204 lid 3, 6 en artikel 208, zoals deze is gewijzigd bij de Wet van 26 juni 1986 (Staatsblad 1986, 414).

Toelichting:

De instellingen geven inzage in de boeken en bescheiden en geven alle inlichtingen, die de Rekenkamer nodig oordeelt. De Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, van de organisatorische structuur en van het funktioneren van de instellingen. De Rekenkamer deelt aan de minister van Onderwijs en Wetenschappen en aan het College van Bestuur de opmerkingen en bedenkingen mee die zij van belang acht. De Rekenkamer verstrekt aan de ministers van Onderwijs en Wetenschappen en Financiën en de Staten-Generaal de mededelingen die zij in ’s-Rijks belang nodig oordeelt; zij kan naar aanleiding daarvan nader overleg met hen plegen.

– de Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO.

TNO-wet, artikel 26 lid 3, 4 (Staatsblad 1985, 762).

Toelichting:

TNO geeft inzage van boeken en bescheiden en verstrekt alle inlichtingen, welke de Rekenkamer nodig acht om een juist inzicht te verkrijgen in het financieel beheer. De Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, van de organisatorische structuur en van het funktioneren. De Rekenkamer deelt aan de minister van Onderwijs en Wetenschappen en aan de Raad van bestuur de opmerkingen en bedenkingen mee die zij van belang acht. De Rekenkamer verstrekt aan de minister van Financiën en de Staten-Generaal de mededelingen die zij in ’s-Rijks belang nodig oordeelt; zij kan naar aanleiding daarvan nader overleg met hen plegen.

Het verstrekken van inlichtingen blijft achterwege voorzover het betreft in opdracht uit te voeren dan wel uitgevoerd onderzoek, waarover TNO met een opdrachtgever geheimhouding is overeengekomen en voorzover het betreft gegevens die door natuurlijke of rechtspersonen vertrouwelijk aan deze Organisatie zijn meegedeeld (TNO-wet, artikel 24 lid 2).

– het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds.

Algemene burgerlijke pensioenwet, artikel M 4, M 5 (Staatsblad 1987, 568).

Toelichting:

De Rekenkamer controleert het fonds.

– Privaatrechtelijke rechtspersonen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma waarin het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds recht streeks of middellijk:

a. meer dan de helft van het geplaatste kapitaal houdt; dan wel

b. een overwegende zeggenschap kan uitoefenen.

Algemene burgerlijke pensioenwet, artikel M 6 (Staatsblad 1987, 568).

Toelichting:

De Rekenkamer controleert de genoemde privaatrechtelijke rechtspersonen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma. Hiertoe kan de Rekenkamer bij de betrokken rechtspersonen, commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma de overlegging van de stukken vorderen en bij deze daarover nadere inlichtingen inwinnen. Indien de stukken of inlichtingen binnen een naar het oordeel van de Rekenkamer redelijke termijn achterwege blijven of indien zij de verkregen inlichtingen niet bevredigend acht, is de Rekenkamer bevoegd bij de rechtspersoon, commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma een onderzoek in te stellen.

– de Stichting bureau architectenregister.

Wet op de architectentitel, artikel 8 lid 1 (Staatsblad 1987, 347).

Toelichting:

De stichting geeft inzage van de boeken en bescheiden en verstrekt alle inlichtingen die de Rekenkamer nodig acht om een juist inzicht te krijgen in het geldelijk beheer van het bureau.

– de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek.

Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, artikel 25 lid 3, artikel 27 (Staatsblad 1987, 369).

Toelichting:

De organisatie geeft inzage in de boeken en bescheiden en verstrekt alle informatie, die de Rekenkamer nodig oordeelt. De Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, van de organisatorische structuur en van het funktioneren van de organisatie. De Rekenkamer deelt aan de minister van Onderwijs en Wetenschappen en aan het algemeen bestuur de opmerkingen en bedenkingen mee die zij van belang acht. De Rekenkamer verstrekt aan de ministers van Onderwijs en Wetenschappen en Financiën en de Staten-Generaal de mededelingen die zij in ’s-Rijks belang nodig oordeelt; zij kan naar aanleiding daarvan nader overleg met hen plegen.

– het Fonds Luchtverontreiniging.

Wet milieubeheer, artikel 15.28 (Staatsblad 1992, 551).

Toelichting:

Het fonds geeft inzage van de boeken en bescheiden en verstrekt alle inlichtingen die de Rekenkamer nodig acht.

– de Arbeidsvoorzieningsorganisatie.

Arbeidsvoorzieningswet, artikel 114 lid 1-7 (Staatsblad 1990, 402).

Toelichting:

De Rekenkamer oefent controle uit op het financieel beheer van de organisatie. De organisatie geeft inzage van de boeken en bescheiden en verstrekt alle inlichtingen die de Rekenkamer nodig acht. De Rekenkamer wijdt aandacht aan de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en de funktionering van de organisatie. De Rekenkamer deelt de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de organisatie de opmerkingen en bedenkingen mee die zij van belang acht. De Rekenkamer verstrekt de ministers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en van Financiën en aan de Staten-Generaal de mededelingen die zij in ’s-Rijks belang nodig oordeelt; zij kan daarover met hen overleg plegen.

– de ingevolge artikel 99 van de Arbeidsvoorzieningswet door de Arbeidsvoorzieningsorganisatie gesubsidieerde rechtspersonen.

Arbeidsvoorzieningswet, artikel 114 lid 8 (Staatsblad 1990, 402).

Toelichting:

De rechtspersonen geven toegang tot boeken en bescheiden en verstrekken kosteloos inlichtingen en verlenen overigens alle medewerking.

– de Stichting Exploitatie Nederlandse Staatsloterij.

Wet op de kansspelen, artikel 12 (Staatsblad 1964, 483, zoals gewijzigd bij de Wet Stichting Exploitatie Nederlandse Staatsloterij (Staatsblad 1992, 282).

Toelichting:

De Rekenkamer kan het financiële beheer dat door de stichting gevoerd is en de jaarlijkse financiële verantwoording daarover onderzoeken.

16. Bewaren: stukken betreffende het voeren van overleg met de betrokken minister inzake aanwijzing van een accountant, die wordt belast met de controle van de jaarrekening van:

– de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V.

Wet van 21 Augustus 1950, houdende nadere regeling van de verhouding tussen het Rijk en de Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V., Bijlage I, artikel 7 (Staatsblad 1950, K 366).

– de Open Universiteit.

Wet op de Open Universiteit, artikel 52 lid 6 (Staatsblad 1984, 573).

– Universiteiten, academische ziekenhuizen bij de openbare universiteiten en academische ziekenhuizen bij de bijzondere universiteiten.

Wet op het wetenschappelijk onderwijs, artikel 188 lid 3, artikel 204 lid 3 en artikel 208 (Staatsblad 1985, 562), zoals deze is gewijzigd bij de Wet van 26 juni 1986, Staatsblad 388).

– de Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO.

TNO-wet, artikel 26 lid 2 (Staatsblad 1985, 762).

– de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek.

Wet op de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek, artikel 25 lid 2 (Staatsblad 1987, 369).

– het fonds Luchtverontreiniging.

Besluit Fonds Luchtverontreiniging 1990, artikel 15 (Staatsblad 1990, 569).

Subtaakgebied 6: Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende processen

Handelingen voortvloeiend uit instelling, ontwikkeling en opheffing

17. Stukken betreffende wijziging van de organisatie en de vaststelling van de taakstelling van de diverse afdelingen, bijvoorbeeld:

– Centrale Staf- en Ontwikkelingsafdeling.

Besluit College 27 februari 1989.

– Interne Dienstverlening.

Herstructureringsnota, besluit College 26 februari 1991: Bewaren.

18. Stukken betreffende het plegen van overleg met de minister van Binnenlandse Zaken inzake de bezoldiging van de leden in gewone dienst en de vergoeding voor leden in buitengewone dienst: Bewaren.

19. Stukken betreffende het vervaardigen van een aanbevelingslijst voor de Tweede Kamer inzake benoemingen van het College.

Comptabiliteitswet, artikel 39: 20 jaar.

20. Stukken betreffende het oproepen door de President van leden in buitengewone dienst.

Comptabiliteitswet, artikel 40 lid 1: 5 jaar.

21. Stukken betreffende benoeming, eeds- c.q. belofteaflegging, schorsing en ontslag van de secretaris.

Comptabiliteitswet, artikel 41, artikel 44: Bewaren.

22. Stukken betreffende het verlenen van ontheffing aan de leden ten aanzien van het vervullen van andere (openbare) functies.

Comptabiliteitswet, artikel 42 lid 2-3: Bewaren.

23. Stukken betreffende het openbaarmaken door de President van nevenfuncties van de leden van betrekkingen buiten hun ambt.

Comptabiliteitswet, artikel 42 lid 4: 5 jaar.

24. Stukken betreffende het vaststellen van instructies voor de secretaris.

Comptabiliteitswet, artikel 50 lid 1: Bewaren.

25. Stukken betreffende het vaststellen van mandaatbesluiten op materieel- en personeelsgebied: Bewaren.

26. Stukken betreffende deelneming aan een onderzoek samenwerking facilitaire diensten van Hoge Colleges van Staat: 5 jaar.

Handelingen voortvloeiend uit betrekkingen met andere lichamen

27. Stukken betreffende het afstemmen van activiteiten met de Europese Rekenkamer.

– Stukken betreffende het Nederlandse aandeel: Bewaren.

Overige stukken: 20 jaar.

Toelichting:

In 1960 is op een EG-bijeenkomst een gedragslijn vastgesteld welke de Rekenhoven van de landen der Europese Gemeenschap met betrekking tot hun toekomstige internationale contacten zullen volgen. De belangrijkste hieromtrent genomen besluiten zijn, dat de zes Rekenhoven der E.E.G.-landen om de drie jaar een colloquium zullen organiseren, dat een permanente contact-commissie is ingesteld en dat documentatiemateriaal zal worden uitgewisseld.

28. Stukken betreffende het afstemmen van activiteiten met zusterinstellingen voortvloeiend uit het INTOSAI-lidmaatschap.

Stukken betreffende het Nederlandse aandeel: Bewaren.

Overige stukken: 20 jaar.

Toelichting:

INTOSAI = International Organisation for Supreme Audit Institutions.

Uitwisseling van ervaring, kennis van controle-instellingen van openbare financiën. Het eerste congres vond plaats in Cuba 1953. De statuten zijn vastgesteld in Lima 1977, opnieuw

vastgesteld 18 augustus 1992 in

Washington.

29. Stukken betreffende het deelnemen van een ambtenaar van de Rekenkamer aan het Interdepartementaal Overlegorgaan Departementale Accountantsdiensten.

Instellingsbesluit IODAD, artikel 6: Vergaderstukken 10 jaar.

Handelingen voortvloeiend uit privaatrechtelijke rechtshandelingen en materieel beheer

30. Stukken betreffende het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Comptabiliteitswet, artikel 27 lid 3.

Besluit aanbesteding van werken 1973:

Overeenkomsten 20 jaar conform Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel 306.

De aanbesteding van werken door derden uit te voeren voor zover niet gegund 10 jaar.

31. Stukken betreffende het overdragen van overtollige rijksgoederen aan de dienst der Domeinen.

Besluit beheer overtollige rijksgoederen: 5 jaar.

32. Stukken betreffende het in bruikleen verkrijgen van kunstvoorwerpen: overeenkomst en processen-verbaal 1 jaar nadat het (de) betreffende kunstvoorwerp(en) teruggegaan zijn naar de bruikleengever.

33. Stukken betreffende het materieel beheer van inventarisgoederen.

Comptabiliteitswet, artikel 19 lid 3: Verouderde inventarissen vernietigen nadat een nieuwe inventaris is opgemaakt.

34. Stukken betreffende het vervaardigen van nieuwbouwplannen voor de Rekenkamer.

Besluit College van 18 december 1987: Vernietigen nadat de noodzaak tot bewaring voor het onderhoud van gebouwen vervallen is.

35. Stukken betreffende het inkopen van ge- en verbruiksgoederen: 10 jaar.

36. Stukken betreffende het verzorgen van de magazijns- en voorraadadministratie.

Comptabiliteitswet, artikel 19 lid 3: 10 jaar.

Handelingen voortvloeiend uit financiële administratie

37. Stukken betreffende het maken van afspraken met de minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot het begrotingsbeheer.

Comptabiliteitswet, artikel 16 lid 2: Bewaren.

38. Stukken betreffende het openen van een bankrekening.

Beschikking Kasbeheer, artikel 27: 10 jaar.

39. Stukken betreffende het vervaardigen van begrotingen.

Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir).

Handboek Administratieve Organisatie vastgesteld bij besluit van het College van 22 oktober 1992: 10 jaar.

40. Stukken betreffende het verwerken van facturen

Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir).

Handboek Administratieve Organisatie vastgesteld bij besluit van het College van 22 oktober 1992: 10 jaar.

41. Stukken betreffende het muteren van grootboekaantekeningen.

Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir).

Handboek Administratieve Organisatie vastgesteld bij besluit van het College van 22 oktober 1992: 10 jaar.

42. Stukken betreffende het vervaardigen van de financiële maandverantwoording.

Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir).

Handboek Administratieve Organisatie vastgesteld bij besluit van het College van 22 oktober 1992: 10 jaar.

43. Stukken betreffende het vervaardigen van een Handboek Administratieve Organisatie: 5 jaar na inwerkingtreding nieuwe versie.

44. Stukken betreffende het beheren van de kas.

Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (Hafir): 5 jaar na accountantscontrole.

Handelingen voortvloeiend uit de uitoefening van de dienst

45. Stukken betreffende het opstellen en uitvoeren van een bedrijfszelfbeschermingsplan.

Besluit Bedrijfszelfbescherming 1958:

De plannen na vaststellen van een nieuw bedrijfszelfbeschermingsplan, overige bescheiden 1 jaar.

46. Stukken betreffende het opstellen van huisregels: Na vervanging.

47. Stukken betreffende het voeren van intern werkoverleg: 10 jaar.

Handelingen voortvloeiend uit beleidsbepaling. Regeling, vaststelling en vastlegging van de bestuurs- en beheershandelingen

48. Stukken betreffende het vaststellen van een reglement van orde voor de werkzaamheden.

Comptabiliteitswet, artikel 45: Bewaren.

49. Stukken betreffende de besluitvorming van het College.

Reglement van Orde (Staatscourant 1992, 133): Bewaren.

Toelichting:

Hieronder o.a. de notulen van vergaderingen van het College.

50. Stukken betreffende het vaststellen van instructies voor de planning en vooronderzoeken.

Besluit College van 9 november 1981: Bewaren.

51. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot opleidingen.

Besluit College van 8 december 1986: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

52. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot planning en organisatie.

Besluit College van 27 februari 1989: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

53. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot vaktechniek.

Besluit College van 16 mei 1988: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

54. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot informatievoorziening en automatisering.

Besluiten College van 4 november 1986 en 19 december 1989: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

55. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot kwaliteitsevaluatie.

Besluiten College van 16 mei 1988, 19 december 1989 en 27 november 1990: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

56. Stukken betreffende beleidsontwikkeling met betrekking tot de controleaanpak voortvloeiend uit artikel 59 van de Comptabiliteitswet: Basisdocumenten/nota’s bewaren, overige stukken 5 jaar na totstandkoming basisdocument/nota.

Handelingen voortvloeiend uit de wijze van uitoefenen van de bestuurs- en beheerstaak

57. Stukken betreffende het vervaardigen van voorschriften voor rechtmatigheidsonderzoek.

Besluit College van 5 december 1989: 10 jaar na vervallen.

58. Stukken betreffende het vervaardigen van handleidingen voor onderzoeken.

Besluit College van 17 januari 1986: Eerste handleiding bewaren

Overige 5 jaar na totstandkoming nieuwe handleiding.

59. Stukken betreffende het verstrekken van interne voorlichting.

Besluit College van 20 juli 1987: 10 jaar.

Produkten:

– nota’s e.d.;

– personeelsblad;

– interne brochures;

– etc.

60. Stukken betreffende het verstrekken van externe voorlichting.

Besluit College van 20 juli 1987: Persberichten en belangrijke toespraken bewaren.

Correspondentie 3 jaar.

61. Stukken betreffende het beantwoorden van schriftelijke verzoeken.

Grondwet, artikel 5 (Staatsblad 1987, 458): Bewaren.

62. Stukken betreffende de coördinatie en/of begeleiding van activiteiten op het terrein van publikatie en voorlichting.

Besluit College 20 juli 1987: 5 jaar.

Produkten:

– nota’s e.d.

– communicatiemiddelen als folders

– redactie van publicaties.

Handelingen voortvloeiend uit personeelsbeheer

N.B. Bewaard dienen te blijven stukken behorende tot dossiers van personeelsleden, die een bijzondere of belangrijke invloed hebben gehad op het beleid van het onderhavige orgaan, dan wel anderszins op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, voor zover die stukken daadwerkelijk licht werpen op die invloed en/of betekenis van het individuele personeelslid.

63. Stukken betreffende de ARBO-verslaglegging van de afdeling Personeelszaken.

Arbeidsomstandighedenwet, art. 10: 10 jaar.

Toelichting:

Zie voor overige verslaglegging nr. 47.

64. Stukken betreffende de werving van ambtenaren.

Besluit werving en selectie: Stukken betreffende niet-benoemden: 1 jaar na definitieve afwijzing.

Stukken betreffende benoemden: 75 jaar na geboortedatum.

Psychologisch advies onmiddellijk na beslissing over al dan niet in dienst nemen.

65. Stukken betreffende de aanstelling van ambtenaren, met alle besluiten tot wijziging of aanvulling van de akte van aanstelling.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 5-12c,

51. Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 24.

Comptabiliteitswet, artikel 44 en 50 lid 2: 75 jaar na geboortedatum.

66. Stukken betreffende het vaststellen van instructies voor de ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement artikel 12c.

Comptabiliteitswet, artikel 50 lid 1: Bewaren.

67. Stukken betreffende het verlenen van de machtiging tot het bekleden van een uit provinciale, gemeentelijke of andere openbare kas bezoldigd ambt, de tijdelijke opheffing van de eigen functie en de toekenning van een non-activiteitswedde.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 16, artikel 20.

Non-activiteitswet van 1923: 10 jaar na verlaten dienst.

68. Stukken betreffende vaststelling van aard en niveau van functies.

Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 5-5a.

Regeling bezwarenprocedure functiewaardering Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren 1984: 10 jaar na vervallen.

69. Stukken betreffende het toekennen van het salaris.

Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 6, 7, 12: 10 jaar na verlaten dienst.

70. Stukken betreffende het toekennen van toelagen.

Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 12b, 14, 18b, 19, 22a.

Besluit waarnemingstoelagen 1987: 10 jaar na verlaten dienst.

71. Stukken betreffende het toekennen van overwerkvergoedingen.

Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 23: 5 jaar na toekennen vergoeding.

72. Stukken betreffende het uitvoeren van kortingen op de bezoldiging c.q. loonbeslag.

Ambtenarenwet 1929, artikel 117-122: 10 jaar na verlaten dienst.

73. Stukken betreffende vakantie van individuele ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 22-24: Vaststellen, opnemen en overboeken 1 jaar nadat de vakantie volledig is opgenomen.

Uitbetaling van niet-opgenomen c.q. terugbetaling van teveel genoten vakantie 10 jaar.

74. Stukken betreffende het verlenen van buitengewoon verlof.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 32b-34d: 75 jaar na geboortedatum.

75. Stukken betreffende het vaststellen van richtlijnen melding ziekte en ongeval.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 35 lid 2: 1 jaar na het vaststellen van nieuwe richtlijnen.

76. Stukken betreffende het houden van bedrijfsgeneeskundige onderzoeken.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 36-37: 10 jaar na ontslag.

77. Stukken betreffende het onderwerpen van ambtenaren aan onderzoeken ter beantwoording van de vraag, of volledige dienstuitoefening al dan niet blijvend uitgesloten moeten worden geacht.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 38 lid 1: 10 jaar na ontslag.

78. Stukken betreffende het doen van verzoeken aan het Algemeen burgerlijk pensioenfonds tot het nemen van beslissingen inzake blijvende ongeschiktheid van ambtenaren voor de vervulling van de dienstbetrekking wegens ziekte of gebrek.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 38 lid 2: 10 jaar na ontslag.

79. Stukken betreffende aanspraken op bezoldiging in geval van ziekte.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 39-41, 42 lid 1-4, 8-9: 75 jaar na geboortedatum.

80. Stukken betreffende verlening van toestemming door de bedrijfsgeneeskundige dienst tot het hervatten van de dienst door ambtenaren, die wegens ziekte verhinderd zijn dienst te verrichten.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 39 lid 5: 10 jaar na volledig hervatten van de dienst.

81. Stukken betreffende het verlenen van een zwangerschaps- en bevallingsuitkering na beëindiging van het dienstverband.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 42 lid 5: 75 jaar na geboortedatum.

82. Stukken betreffende het verlenen van een uitkering bij overlijden.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 42 lid 7, artikel 102: 10 jaar na verlenen uitkering.

83. Stukken betreffende het verlenen van tegemoetkomingen in ziektekosten in bijzondere gevallen of omstandigheden.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 43-44: 10 jaar na verlening van de tegemoetkoming.

84. Stukken betreffende het toekennen van een uitkering boven het invaliditeitspensioen.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 45: 75 jaar na geboortedatum.

85. Stukken betreffende het toekennen van zwangerschaps-/ bevallingsverlof.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 46: 5 jaar na toekenning.

86. Stukken betreffende melding door ambtenaren van verhindering tot het verrichten van de dienst.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 54: 5 jaar na hervatten dienst.

87. Stukken betreffende het bedrijfsmaatschappelijk werk: 10 jaar; jaarverslagen bewaren.

88. Stukken betreffende het opleggen van een verplichting aan ambtenaren tot het gaan of blijven wonen in of nabij de gemeente die hem als standplaats is aangewezen of waartoe zijn standplaats behoort.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 55: 75 jaar na geboortedatum.

89. Stukken betreffende het al dan niet op verzoek opdragen van een andere betrekking aan een ambtenaar.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 57 lid 1-3: 75 jaar na geboortedatum.

90. Stukken betreffende het verplichten van ambtenaren tot het tijdelijk verrichten van andere werkzaamheden dan die, welke hij gewoonlijk verricht.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 58: 75 jaar na geboortedatum.

91. Stukken betreffende het vaststellen van bepalingen ten aanzien van het aanvaarden van nevenbetrekkingen c.q. het verrichten van nevenwerkzaamheden dan wel het bedrijven van nering of handel door ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 61 lid 1: 1 jaar na wijziging.

92. Stukken betreffende het verlenen van vergunningen aan ambtenaren tot het deelnemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van openbare diensten.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 62 lid 1: 10 jaar na verlaten dienst.

93. Stukken betreffende het opleggen van verboden aan ambtenaren of bepaalde groepen van ambtenaren tot het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot, aandeelhouder of lid van vennootschappen, stichtingen of verenigingen welke geregeld in aanraking (kunnen) komen met de Rekenkamer.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 63: 10 jaar na verlaten dienst.

94. Stukken betreffende het verlenen van toestemming aan ambtenaren tot het aannemen, vorderen of verzoeken van vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 64: 10 jaar na verlaten dienst.

95. Stukken betreffende het opleggen van een verplichting tot het vergoeden van door de dienst aan de ambtenaar te wijten geleden schade.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 66: 10 jaar na afhandeling.

96. Stukken betreffende het invorderen van kosten voor opleiding.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 66a.

Studiefaciliteitenregeling rijkspersoneel, artikel 5.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 75: 10 jaar na verlaten dienst.

97. Stukken betreffende de vergoeding wegens reis- en verblijfkosten ter zake van dienstreizen door ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 68.

Reisbesluit 1971.

Reisbesluit Binnenland.

Reisregeling Binnenland.

Reisbeschikking Buitenland: 5 jaar na accountantscontrole.

98. Stukken betreffende het houden van funktioneringsgesprekken.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 71.

Besluit functioneringsgesprekken Algemene Rekenkamer 1988: Na onherroepelijk worden van de volgende beoordeling dan wel, indien voor de betreffende ambtenaar geen beoordeling (meer) wordt opgemaakt, na het opmaken van de gespreksnotitie van het nieuwe funktioneringsgesprek.

99. Stukken betreffende het opmaken en vaststellen van beoordelingen.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 71.

Beoordelingsvoorschrift Burgerlijk Rijkspersoneel 1985.

Beoordelingsvoorschrift Algemene Rekenkamer 1988: 10 jaar na verlaten dienst.

100. Stukken betreffende het instellen van veiligheidsonderzoeken ten aanzien van ambtenaren die met een vertrouwensfunctie worden belast.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 71a: 10 jaar na ontheffing van de vertrouwensfunctie.

101. Stukken betreffende het ontheffen van rekenplichtige ambtenaren van de plicht tot aanzuivering van een tekort Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 73: 10 jaar na verlaten dienst.

102. Stukken betreffende het verlenen c.q. intrekken van studiefaciliteiten aan ambtenaren.

Studiefaciliteitenregeling rijkspersoneel, artikel 2-4

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 75: 10 jaar na verlaten dienst.

103. Stukken betreffende het ontzeggen aan ambtenaren van de toegang tot de dienstlokalen, dienstgebouwen of het werk, dan wel het verblijf aldaar.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 77 lid 1: 10 jaar na beëindiging van de ontzegging c.q. 10 jaar na ontslag.

104. Stukken betreffende het verlenen van gratificaties.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 79.

Bezoldigingsbesluit Rijksambtenaren, artikel 12a: 10 jaar na verlaten dienst.

105. Stukken betreffende het disciplinair bestraffen dan wel schorsen van ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 80-84, 90-92: 10 jaar na verlaten dienst.

106. Stukken betreffende het verlenen van ontslag aan ambtenaren.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 93-99: 75 jaar na geboortedatum.

107. Stukken betreffende het voeren van overleg met de bijzondere commissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 115-122: 20 jaar.

108. Stukken betreffende de dienstcommissie:

a. het doen van verzoeken aan de minister tot het uitsluiten van deelname aan de werkzaamheden van de dienstcommissie van leden van de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 124f: 10 jaar na verlaten dienst.

b. Stukken betreffende het medebepalen van het aantal uren dat voor leden van de dienstcommissie beschikbaar is voor het voorbereiden van vergaderingen.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 126b lid 3-5: 1 jaar na wijziging.

c. Stukken betreffende het ontvangen en beoordelen van een opgave van de scholings- en vormingsactiviteiten van de leden van de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 126b lid 6: 10 jaar na ontvangst en beoordeling.

d. Stukken betreffende het toestaan van het gebruik van voorzieningen aan de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 126c: 1 jaar na wijziging.

e. Stukken betreffende het verstrekken van inlichtingen en gegevens aan de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 126e: 20 jaar.

f. Stukken betreffende het verlenen van ontheffing van de geheimhoudingsplicht aan (gewezen) leden van de dienstcommissie of aan geraadpleegde deskundigen.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 126f lid 2: 10 jaar.

g. Stukken betreffende het voeren van overleg met de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 127-127c: 20 jaar.

h. Stukken betreffende het inwinnen van advies van de dienstcommissie.

Algemeen Rijksambtenarenreglement, artikel 127d-127g: 20 jaar.