PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Drenthe

Instructie voor de griffier provincie Drenthe
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van het presidium van 5 november 2025;
gelet op: artikel 97, 104 en 104a van de Provinciewet;
BESLUITEN:
vast te stellen de Instructie voor de griffier provincie Drenthe:
Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
griffier: de functionaris bedoeld in de artikelen 97 en 104 Provinciewet;
- b.
griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
- c.
adjunct-griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d, lid 1, van de Provinciewet. Bij afwezigheid van de griffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;
- d.
Staten: de Provinciale Staten van de provincie Drenthe;
- e.
Statencommissie(s): een commissie zoals bedoeld in artikel 80 van de Provinciewet;
- f.
bijzonder commissielid: een lid van een Statencommissie zoals gedefinieerd in artikel 1, onder 2, van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Statencommissie;
- g.
werkgeverscommissie: de door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;
- h.
presidium: de groep bestaande uit de vicevoorzitter van de Staten, de fractievoorzitters en de adviseur, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van Provinciale Staten;
- i.
commissie van onderzoek: de door de Staten bij besluit van 21 december 2011 opgerichte commissie van onderzoek, die richting de griffie het opdrachtgeverschap van de Staten behartigt en representeert, ten behoeve van de versterking van de (strategische) informatiepositie van de Staten;
- j.
commissaris van de Koning: de politieke ambtsdrager bedoeld in hoofdstuk 11 van de Provinciewet;
- k.
provinciesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 103 Provinciewet.
Artikel
1

Positionering
De griffier is de eerste adviseur van Provinciale Staten (PS) en de eindverantwoordelijke functionaris voor de Statengriffie. In het duale bestuur vervult de Statengriffier de rol van strategische belangenbehartiger van PS in de centrale afstemming van het proces tussen PS, Gedeputeerde Staten (GS) en de provincieorganisatie. Het duale bestuur wordt binnen die bestuurlijke driehoek, samen met de commissaris van de Koning en de provinciesecretaris, op basis van gelijkwaardigheid van rollen vanuit de verschillende posities, vormgegeven.
De griffier is griffier voor PS, de door PS ingestelde Statencommissies en het Presidium. De griffier ondersteunt de commissaris in zijn rol als voorzitter van PS en draagt samen met provinciesecretaris zorg voor en stimuleert actief een goede scheiding van rollen en verantwoordelijkheden binnen het provinciaal bestuur (PS en GS) en de provincieorganisatie (Statengriffie en ambtelijke organisatie).
De griffier ondersteunt en positioneert PS als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging, die in verbinding met de samenleving bestuurt, en bevordert de transparantie en kwaliteit van de politiek-bestuurlijke besluitvorming.
Artikel
2

Algemene taken en bevoegdheden griffier
1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de Staten, hun leden en aan alle door de Staten ingestelde commissies, de bijzondere commissieleden, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de Staten.
3.
De griffier stimuleert de ontwikkeling en realisatie van de (strategische) agenda van de Staten, gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek.
4.
De griffier adviseert gevraagd en ongevraagd Provinciale Staten en hun organen bij de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol door onder andere de inzet van wettelijke instrumenten.
5.
De griffier ondersteunt Provinciale Staten bij de (digitale) toegankelijkheid van de Staten voor de inwoners en de communicatie over vergaderingen en besluitvorming.
6.
De griffier bevordert integer handelen van Statenleden en ondersteunt hierbij de commissaris in de uitvoering van zijn zorgplicht uit artikel 175, lid 2, van de Provinciewet. De griffier heeft hierbij een vertrouwensfunctie zoals vastgelegd in de Gedragscode integriteit Provinciale Staten van de provincie Drenthe. Tevens heeft de griffier een adviserende rol bij vragen met betrekking tot stemverboden zoals bedoeld in artikel 28 van de Provinciewet.
7.
De griffier ziet toe op de naleving van het stelsel van geheimhouding en vertrouwelijkheid zoals die volgt uit hoofdstuk VA van de Provinciewet.
8.
De griffier begeleidt het proces inzake de (her)benoeming van de commissaris van de Koning. Hij of zij is secretaris van de vertrouwenscommissie (her)benoeming commissaris van de Koning. De griffier begeleidt in die rol tevens het proces rondom de klankbordgesprekken met de commissaris.
9.
De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de Raad van Advies van de Noordelijke Rekenkamer wanneer het secretariaat bij de provincie Drenthe berust.
Artikel
3

Belangenbehartiger van Provinciale Staten
1.
De griffier maakt deel uit van de bestuurlijke driehoek van commissaris van de Koning, griffier en provinciesecretaris die zorgt voor voldoende onderlinge afstemming.
2.
De griffier en de provinciesecretaris voeren periodiek overleg over de planning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Provinciale Staten en college.
3.
De griffier voert als ambtelijk opdrachtgever periodiek overleg met de provinciale accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.
4.
De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter en/of de vice-voorzitter en voor zover nodig met het Presidium over het bestuurlijke besluitvormingsproces en over de huishouding van de Staten.
5.
De griffier vertegenwoordigt Provinciale Staten in interne en externe overlegsituaties.
6.
De griffier draagt desgewenst zorg voor juridische advisering van Provinciale Staten en hun leden.
7.
De griffier ziet toe op de toepassing van de Regeling grote projecten wanneer aan de orde.
8.
De griffier zet zich in om de (toezichthoudende) rol van Provinciale Staten richting gemeenschappelijke regelingen, verbonden partijen en relevante netwerkorganisaties te versterken.
Artikel
4

Arbeidsovereenkomsten en leidinggeven
1.
De griffier is bevoegd, namens de Staten, besluiten te nemen tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met, alsmede tot de uitoefenen van het werkgeverschap ten aanzien van, op de griffie werkzame ambtenaren, zoals dit door de Staten aan de griffier is gemandateerd.
2.
De cao provinciale sector en het personeelshandboek van de provincie Drenthe zijn van toepassing op de op de griffie werkzame ambtenaren. Indien de griffier van oordeel is dat toepassing van het personeelshandboek binnen de Statengriffie een ongewenste of onredelijke situatie zou opleveren, kan de griffier gemotiveerd besluiten hiervan af te wijken.
3.
De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers en is materieel leidinggevende van medewerkers van de ambtelijke organisatie voor zover en zolang de ambtenaar bijstand verleent aan de Staten. Tevens is de griffier opdrachtgever bij inhuur via externe opdrachtnemers.
4.
De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van) werkzaamheden van de griffie, aan de hand van het griffieplan. Het griffieplan wordt in ieder geval iedere vier jaar geactualiseerd.
5.
De griffier beheert de werkbudgetten van de Staten, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de Staten desgewenst over de wijze van omgang hiermee via de reguliere rapportages.
6.
De griffier ziet toe op het strategische informatiebeheer ten behoeve van de Staten, waaronder het voorzien in wettelijke verantwoordelijkheden van de Staten op het terrein van informatieveiligheid, in samenwerking met de ambtelijke organisatie.
Artikel
5

Medezeggenschap
1.
De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
2.
De griffie voert samen met de ambtelijke organisatie een gemeenschappelijke ondernemingsraad zoals bedoeld in artikel 3 Wet op de ondernemingsraden.
3.
De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
4.
De griffier kan met de provinciesecretaris afspraken maken over het overleg met de ondernemingsraad, alsmede de uitoefening van eventuele overige in de Wet op de ondernemingsraden aan de bestuurder overgedragen bevoegdheden.
5.
De op de griffie werkzame ambtenaren hebben actief en passief stemrecht in de gemeenschappelijke ondernemingsraad.
Artikel
6

Bestuurlijk en ambtelijk overleg
1.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de rol van de griffier als leidinggevende ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren.
2.
De griffier heeft als lid van de bestuurlijke driehoek periodiek afstemmingsoverleg met de commissaris van de Koning en de provinciesecretaris inzake de coördinatie van beleids- en besluitvormingsprocessen, de zorgplicht goed bestuur (artikel175, lid 1, van de Provinciewet) en de strategische opgaven van het provinciebestuur.
3.
De griffier en de provinciesecretaris, of zijn vervangers, hebben periodiek overleg over het beleid ten aanzien van HRM en organisatieontwikkeling, provinciale communicatie- en participatiebeleid, de kwaliteit van de (bestuurlijke) informatievoorziening, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen Staten en college.
4.
De griffier overlegt (via de auditcommissie) met de accountant over het gewenste normenkader bij de controle op de jaarrekening.
5.
De griffier, of zijn vervanger, neemt deel aan het periodieke participatieoverleg binnen de provincie, voor zover aan de orde.
6.
De griffier neemt deel aan de (strategische) voorbereiding van het (in)formatieproces rondom provinciale verkiezingen, voor zover dit het functioneren van de Staten als bestuursorgaan betreft.
Artikel
7

Agendering
1.
De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de Staten en de Statencommissie(s). De griffier verspreidt en publiceert de voorlopige agenda, gelijktijdig met de oproep tot vergadering.
2.
De griffier ziet toe op de opstelling van behandeladviezen vanuit griffie voor het presidium met betrekking tot ingediende en te agenderen voorstellen.
Artikel
8

Bestuurlijke besluitvorming
1.
De griffier adviseert de Staten over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2.
De griffier draagt bij aan het politieke ambacht van Staten- en commissieleden door middel van het stimuleren van de ontwikkeling van kennis en vaardigheden.
3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt waar nodig betrokkenen aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Staten.
4.
De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de commissaris aan de Staten, onder andere in relatie tot het individuele vragenrecht zoals bedoeld in artikel 167 van de Provinciewet.
5.
De griffier bewaakt de afdoening van aangenomen moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
Artikel
9

Onderzoek
1.
De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van de commissie van onderzoek.
2.
De griffier draagt desgewenst zorg voor de ondersteuning van fracties bij de voorbereiding van opdrachten voor eigen extern onderzoek.
3.
De griffier draagt daarnaast zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de Staten kunnen instellen op grond van artikel 151a van de Provinciewet.
Artikel
10

Communicatie, voorlichting en contact met de Provincie
1.
De griffier adviseert de Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de Staten.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van Statenbesluiten en de agenda's en verslagen van vergaderingen van de Staten en de Statencommissie(s).
3.
De griffier geeft voorlichting aan inwoners over het spreek- en agenderingsrecht.
4.
De griffier draagt zorg voor de actualiteit van het democratieprogramma van de Staten en de uitvoering daarvan, waardoor zij concreet invulling kunnen geven aan de verbinding met de Drentse samenleving.
Artikel
11

Vervanging en verhindering
1.
Indien de griffier, buiten de recesperiodes van de Staten, meer dan veertien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij of zij daarvan tijdig mededeling aan de commissaris, de werkgeverscommissie en binnen de driehoek.
2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de adjunct-griffier.
Artikel
12

Uitleg instructie
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Bij twijfel omtrent de toepassing van deze instructie beslist de voorzitter van de werkgeverscommissie op voorstel van de griffier.
Artikel
13

Intrekking
De Verordening Statengriffie Drenthe, vastgesteld bij Statenbesluit van 20 mei 2020 (Provinciaal blad 2020, 3439), wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.
Artikel
14

Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking de dag na bekendmaking in het Provinciaalblad.
Artikel
15

Citeertitel
Deze instructie wordt aangehaald als “Instructie voor de griffier provincie Drenthe ”.
Provinciale Staten voornoemd,
drs. J. Klijnsma, voorzitter
mr. drs. S. Buissink, griffier
Assen, 12 november 2025
Kenmerk SG/2025001540