PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Zuid-Holland

Algemeen accountantsprotocol verantwoording van subsidies vanaf € 125.000,00 provincie Zuid-Holland
Gedeputeerde staten van Zuid-Holland,
Gelet op artikel 4.3, vierde lid, van de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland en artikel 23, zesde lid, van de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland 2013;
Overwegende dat gedeputeerde staten normen wensen vast te stellen ten aanzien van de door hen gewenste reikwijdte, het object en de diepgang van de door de subsidie-ontvanger bij de financiële verantwoording te overleggen controleverklaring en de daaraan ten grondslag liggende accountantscontrole door de accountant van de subsidie-ontvanger, teneinde een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie.
Besluiten vast te stellen:
Algemeen accountantsprotocol verantwoording van subsidies vanaf € 125.000,00 provincie Zuid-Holland
1.

Algemene uitgangspunten
1.1

Inleiding
Dit accountantsprotocol vormt een uitwerking van artikel 4.3, tweede en derde lid, van de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland (Asv) en artikel 23, derde en vierde lid, van de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland 2013 (Asv 2013). Hierbij is rekening gehouden met de ‘Schrijfwijzer accountantsprotocollen’ van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de ‘Handleiding Subsidiecontroles’ van de SAC (Subsidy Audits Community).
Dit accountantsprotocol geldt vanaf 1 januari 2025. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de subsidie-ontvanger. De subsidie-ontvanger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig ter kennis stellen van dit protocol aan de accountant. In het accountantsprotocol wordt telkens in eerste instantie verwezen naar de (nieuwe) Asv en de vergelijkbare bepaling uit de (oude) Asv 2013 staat hier vervolgens tussen haakjes achter vermeld. Wij verwijzen in dit verband naar artikel 7.5 uit de Asv waarin het overgangsrecht aangaande de Asv 2013 is opgenomen.
Het accountantsprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant, die belast is met de controle van de, door de subsidie-ontvanger, bij de provincie Zuid-Holland in te dienen aanvraag voor subsidievaststelling.
Een verklaring van een accountant wordt slechts verplicht gesteld vanaf een subsidiebedrag dat gelijk of hoger is dan € 125.000,00 (per subsidieverlening). Volgens de Asv moet de financiële verantwoording bij subsidies vanaf € 125.000,00 van een verklaring van een accountant worden voorzien, tenzij in de nadere regels bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, van de Asv (artikel 3, tweede lid, van de Asv 2013), of in de verleningsbeschikking als het een begrotingssubsidie of incidentele subsidie betreft, door gedeputeerde staten is bepaald dat de aanvraag voor subsidievaststelling andere specifieke gegevens en stukken bevat waarmee de betrouwbaarheid van de financiële verantwoording kan worden vastgesteld. De hoogte van het maximaal verleende subsidiebedrag is hierbij leidend en niet de hoogte van de daadwerkelijk gerealiseerde lasten. Eventueel kan – voor zover de subsidie-ontvanger hierom expliciet heeft verzocht – naar aanleiding van een tijdig (binnen de projectduur) ingediend wijzigingsverzoek, het maximaal verleende subsidiebedrag naar beneden worden bijgesteld.
Aangezien voor het vaststellen van de subsidie een redelijke mate van zekerheid dient te worden verkregen over historische financiële informatie wordt als algemeen uitgangspunt gevraagd om een controleverklaring en geen ander accountantsproduct.
Indien voor de van toepassing zijnde subsidieregeling een afwijkend accountantsprotocol van toepassing is en eventueel een ander accountantsproduct wordt gevraagd, is dit bepaald in de betreffende subsidieregeling en vermeld in de beschikking bij de verlening.
1.2

Definities
Accountant
Een accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek (BW), aan wie de subsidie-ontvanger de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren. Het kan hierbij gaan om een registeraccountant (RA-accountant) of een accountant-administratieconsulent (AA-accountant) ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep (Wab).
In beginsel wordt uitgegaan van een openbaar accountant, maar het is ook toegestaan dat de verklaring wordt opgesteld door een intern accountant of overheidsaccountant als wordt voldaan aan het gestelde in artikel 2:393, eerste lid BW.
De accountant moet in alle gevallen voldoen aan de voorwaarden zoals die zijn vereist in de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten’ (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijksheidsregels in Nederland. Ook voldoet de accountant vanzelfsprekend aan alle geldende gedrags- en beroepsregels, te weten de ‘Verordening gedrag- en beroepsregels accountants’ (VGBA) en de ‘Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden’ (NV COS).
Begroting
Het gaat hier om de begroting van baten en lasten die is ingediend bij de subsidieaanvraag. Deze begroting wordt door of namens gedeputeerde staten goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen – zoals niet-subsidiabele kosten – worden benoemd. De begroting kan in voorkomende gevallen – naar aanleiding van een wijzigingsverzoek – tussentijds worden geactualiseerd, voor zover gedeputeerde staten (of namens hen) hiermee hebben ingestemd.
Boekjaar
Dit is in principe een kalenderjaar, namelijk van 1 januari t/m 31 december van één jaar, tenzij sprake is van een gebroken boekjaar. Het eerste boekjaar van een net opgerichte vennootschap kan langer of korter zijn. Ook het laatste boekjaar (bij liquidatie van de vennootschap) kan een afwijkende periode beslaan. Afwijkingen van een gebruikelijk boekjaar, dat gelijk is aan een kalenderjaar, moeten duidelijk worden vermeld.
Controleverklaring
Een schriftelijke verklaring van een onafhankelijk accountant inhoudende een oordeel over de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie bij de aanvraag tot subsidievaststelling. De accountant controleert hierbij op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid.
Financiële verantwoording
De financiële verantwoording bestaat in beginsel uit een separaat financieel verslag, maar mag ook worden aangeleverd als onderdeel van de (geconsolideerde) jaarrekening of als bijlage bij de (geconsolideerde) jaarrekening. Bij verantwoording via de jaarrekening spreken we over de ‘integrale aanlevering’. Het separaat financieel verslag, dan wel de jaarrekening bij integrale aanlevering, dienen te zijn voorzien van een verklaring van een accountant.
Er kan geen BTW (omzetbelasting) die verrekenbaar of compensabel is, als subsidiabele lasten worden opgenomen.
Indien toestemming is gegeven om een reserve te vormen, dient de financiële verantwoording ook inzicht te geven in het begin- en eindsaldo van de reserve. Reservevorming is alleen toegestaan bij boekjaarsubsidies en dient te voldoen aan de voorwaarden die staan genoemd in artikel 5.4 van de Asv (artikel 36 van de Asv 2013). Voor het vormen van een reserve dient expliciet toestemming te zijn gevraagd en het doel van deze reserve moet in het verzoek om de reserve te vormen zijn aangegeven.
Financieel verslag
Een separaat financieel verslag met de daadwerkelijke baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidie-aanvraag (of indien daarvan sprake is: met de laatst gewijzigde versie van de begroting waarmee door of namens gedeputeerde staten is ingestemd).
Inhoudelijk verslag
In het inhoudelijk verslag (ook wel aangeduid als activiteitenverslag) wordt aangegeven in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht overeenkomstig de verleningsbeschikking (inclusief goedgekeurde wijzigingsverzoeken) en de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In het geval activiteiten niet (of niet volledig) zijn uitgevoerd, dient toelichting te worden gegeven van de redenen, alsmede hetgeen is ondernomen om de activiteiten alsnog te kunnen uitvoeren.
Het inhoudelijke verslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole. De accountant stelt alleen vast of dit verslag verenigbaar is met het separaat financieel verslag of de jaarrekening (bij integrale verantwoording) en geen materiële afwijkingen bevat.
Jaarrekening
De jaarrekening dient te worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. Bij een integrale aanlevering middels de jaarrekening, is de jaarrekening voorzien van een accountantsverklaring.
De jaarrekening bevat tenminste een balans, een resultatenrekening (ook wel staat
van baten en lasten genaamd of exploitatierekening) en een toelichting op deze twee onderdelen. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.
Rechtmatigheid
Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van dit accountantsprotocol gaat het om financiële rechtmatigheid en die wordt gedefinieerd als de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een (mogelijk) financieel effect, zoals vastgelegd in de Asv, de subsidieregeling en/of het openstellingsbesluit en de subsidiebeschikking. Indien een subsidie-ontvanger een aanbestedende dienst betreft en onder de Wet Normering Topinkomens (WNT) valt, handelt deze alleen rechtmatig als ook wordt voldaan aan de nationale en/of Europese aanbestedingsregels en de WNT.
Subsidie-ontvanger
Een natuurlijke persoon, rechtspersoon of samenwerkingsverband aan wie namens de provincie Zuid-Holland een subsidie is verstrekt. In nadere regels, als bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, Asv (artikel 3, tweede lid, van de Asv 2013) wordt de doelgroep nader ingevuld.
2.

Controleaanpak accountant
2.1

Wet- en regelgeving (normenkader)
Voor de controle van het financieel verslag of de jaarrekening vormen de in de beschikking tot subsidieverlening (inclusief eventuele wijzigingen) genoemde subsidieverplichtingen, beschrijving van de subsidiabele activiteiten en projectduur het uitgangspunt. In de beschikking staat evenwel niet alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving opgenomen.
Voor de werkzaamheden van de accountant is de volgende wet- en regelgeving relevant:
- •Algemene wet bestuursrecht (Awb). Hierbij is artikel 4:45 van belang.
- •Algemene subsidieverordening Zuid-Holland (Asv). Hierbij zijn van belang de artikelen 2.5 (niet-subsidiabele kosten), 2.6 (algemene weigeringsgronden), 2.7 (weigeringsgronden incidentele subsidies), 2.9 (berekeningswijzen en kostenbegrippen), 3.1 t/m 3.6 (paragraaf 3 verplichtingen) en 4.3 (verantwoording subsidies vanaf € 125.000,00). De artikelen 5.1 t/m 5.4 (paragraaf 5) alleen indien sprake is van een boekjaarsubsidie.
- •Algemene subsidieverordening Zuid-Holland 2013 (Asv 2013). Hierbij zijn van belang de artikelen 16 (niet-subsidiabele kosten), 11 (algemene weigeringsgronden), 12 (weigeringsgronden projectsubsidies), 13 (weigeringsgronden incidentele subsidies), 18 t/m 21 (pararaaf 6 verplichtingen) en 23 (verantwoording subsidies vanaf € 125.000,00). De artikelen 32 t/m 36 (paragraaf 11) alleen indien sprake is van een boekjaarsubsidie.
- •De relevante bepalingen uit de subsidieregeling en/of het openstellingsbesluit voor zover de subsidie op basis van een wettelijke grondslag is verstrekt. Voor de accountant zijn hierbij bepalingen inzake subsidiabele en/of niet-subsidiabele kosten van belang, alsmede bepalingen omtrent berekeningswijzen en kostenbegrippen en eventuele bijzondere verplichtingen of voorwaarden.
- •De accountant moet ook controleren of de nationale en/of Europese aanbestedingsregels en de Wet normering topinkomens (WNT) op de betreffende verantwoording van toepassing is en deze regelgeving is nageleefd. Onder paragraaf 4.2 zijn specifieke aandachtspunten hieromtrent opgenomen.
Ten overvloede wijzen wij erop dat begrotingssubsidies en incidentele subsidies zonder wettelijke grondslag worden verstrekt en er in die gevallen dus ook geen sprake is van een subsidieregeling of openstellingsbesluit waaraan moet worden getoetst. De accountant dient aan de hand van de verleningsbeschikking vast te stellen of de subsidie is verstrekt onder de (oude) Asv 2013 of de (nieuwe) Asv die op 1 januari 2025 in werking is getreden.
Samenvatting
De beschikking (inclusief eventuele wijzigingen hierin) en de hierboven opgesomde wet- en regelgeving vormen het normenkader voor de accountant, echter alleen indien en voor zover de hierin opgenomen bepalingen de grondslag vormen voor de in de hoofdstuk 4 opgesomde werkzaamheden. Van de accountant wordt niet verwacht dat hij de financiële verantwoording toetst aan alle bepalingen die in de wet- en regelgeving zijn opgenomen.
2.2

De accountantscontrole
Diepgang
De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij moet deze controle zodanig inrichten dat hij met een redelijke mate van zekerheid een uitspraak kan doen over de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoording.
Betrouwbaarheid en materialiteit
De controle van de financiële verantwoording moet zodanig worden uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden.
Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid in de financiële verantwoording, geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangsbasis (bronbedrag) geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele lasten die in de verantwoording zijn opgenomen.
Bij een integrale verantwoording via de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij het separaat financieel verslag (zie onderstaande materialiteitstabel), echter uitsluitend voor die posten, die betrekking hebben op de subsidie van de provincie Zuid-Holland. Ook hierbij geldt als omvangsbasis (bronbedrag) het totaalbedrag van de subsidiabele lasten, die in de verantwoording zijn opgenomen. Voor de overige posten hanteert de accountant voor controle van de jaarrekening de daarvoor gebruikelijke materialiteitspercentages. Afwijkingen en onzekerheden ten aanzien van de subsidieposten, worden meegenomen in de oordeelsvorming van de accountant over de jaarrekening als geheel, met inachtneming van de gebruikelijke materialiteitspercentages voor de overige posten.
Voor het verstrekken van de controleverklaring gelden de volgende toleranties*:
Soort verklaring | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend
Fouten in de verantwoording | ≤ 1% | > 1% en < 3% | N.v.t | ≥ 3%
Onzekerheden in de controle | ≤ 3% | > 3% en < 10% | ≥ 10% | N.v.t.
*Genoemde percentages zijn in overeenstemming met de normen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
Fouten en onzekerheden
Fouten en onzekerheden moeten worden gecorrigeerd, ook als deze onder de goedkeuringstolerantie vallen. De accountant wordt gevraagd om specifieke bevindingen, fouten en onzekerheden, die niet van invloed zijn op het oordeel, te melden in een verslag van bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie (ondergrens) van 1% van het totaalbedrag van de subsidiabele lasten. Dit verslag van bevindingen is vormvrij. Voor fouten en onzekerheden die wel van invloed zijn op het oordeel, geldt hetgeen onder het kopje ‘Geen goedkeurende verklaring’ staat vermeld.
Van een fout in de verantwoording is sprake als naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek blijkt dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van het normenkader in dit protocol. Fouten worden in absolute zin opgevat, saldering van fouten is daarom niet toegestaan.
Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende controle-informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom, als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de subsidievoorwaarden.
Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Indien de accountant bij de controle van de financiële verantwoording zowel fouten als onzekerheden aantreft, dan weegt de accountant deze bij de oordeelvorming altijd in onderlinge samenhang.
Geen goedkeurende verklaring
Als de omvang van de afwijkingen in de verantwoording en onzekerheden in de controle de vastgestelde materialiteit overschrijdt, zal een niet-goedkeurende verklaring worden afgegeven. Dit kan zijn een verklaring met een beperking, een verklaring met oordeelonthouding of een afkeurende verklaring. Het is van belang dat de accountant zo specifiek mogelijk is in de onderbouwing van de niet-goedkeurende verklaring en daarbij de beperking, oordeelonthouding of afkeuring, zoveel mogelijk kwantificeert in de onderbouwing van de niet-goedkeurende verklaring.
In het geval van een beperking dient de accountant in ieder geval ook duidelijk te vermelden of het gaat om een fout, dan wel een onzekerheid. Bij een oordeelonthouding of afkeurende verklaring moeten alle zaken worden vermeld, die leiden tot het desbetreffende oordeel. Alles wat de accountant niet vermeld in zijn verklaring, wordt door de accountant impliciet goedgekeurd.
3.

Inrichtingseisen financiële verantwoording
3.1

Algemene inrichtingseisen
De financiële verantwoording bestaat in beginsel uit een separaat financieel verslag, maar mag ook worden aangeleverd als onderdeel van de (geconsolideerde) jaarrekening. In de verantwoording dienen altijd het kenmerk en de datum van de subsidiebeschikking te zijn opgenomen.
De subsidie-ontvanger is op grond van artikel 3.4 Asv (artikel 21, eerste lid, onder a, Asv 2013) en de verleningsbeschikking verplicht om een projectadministratie bij te houden en die zodanig in te richten dat daar altijd de baten en lasten kunnen worden nagegaan die belangrijk zijn voor de vaststelling van de subsidie. Dit is extra van belang als de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, onderdeel zijn van een groter project. De baten en lasten met betrekking tot de subsidie dienen afzonderlijk en herkenbaar in de administratie van de subsidie-ontvanger te zijn geregistreerd. In het geval de subsidie-ontvanger hieraan niet heeft voldaan, dient hierover door de accountant te worden gerapporteerd in een verslag van bevindingen.
3.2

Financiële verantwoording door middel van een separaat financieel verslag
Voor een separaat financieel verslag bij de jaarrekening gelden de volgende inrichtingseisen:
- 1.
In het financieel verslag dient een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de begroting bij de subsidieaanvraag. Per verleende subsidie dienen de gerealiseerde baten en lasten te zijn opgenomen.
- 2.
In het geval van een toerekening van lasten aan subsidies dient in het financieel verslag een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen op het niveau van de daarin opgenomen posten.
- 3.
Wanneer in de verleningsbeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde activiteit zijn.
- 4.
Indien bij de verlening van de subsidie toestemming is gegeven om een reserve te vormen, dient deze reserve – en de mutaties daarvan – in het financieel verslag te worden vermeld.
3.3

Financiële verantwoording door middel van de jaarrekening
Voor de jaarrekening gelden de volgende inrichtingseisen:
- 1.
In de jaarrekening dienen bij de baten en lasten kolommen te zijn opgenomen voor de realisatie van het boekjaar, de begroting en de realisatie van het voorgaand boekjaar.
- 2.
In het geval van een toerekening van lasten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.
- 3.
De subsidie van de provincie Zuid-Holland dient afzonderlijk te worden opgenomen in de jaarrekening en in het geval meerdere subsidies vanuit de provincie Zuid-Holland zijn verstrekt, dient elke subsidie afzonderlijk in de jaarrekening te zijn opgenomen.
- 4.
Wanneer in de verleningsbeschikking onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde baten en lasten per benoemde activiteit zijn als onderdeel van de jaarrekening.
- 5.
Indien bij de verlening van de subsidie toestemming is gegeven om een reserve te vormen, dient deze reserve – en de mutaties daarvan – expliciet te worden benoemd in de toelichting op de jaarrekening.
4.

Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording
4.1

Algemene aandachtspunten
Periode
In de verantwoording mogen uitsluitend die baten en lasten worden meegenomen, die toegerekend kunnen worden aan de subsidiabele activiteiten en de subsidiabele projectperiode (zoals aangegeven in de beschikking). Lasten die gemaakt zijn na afloop van de projectperiode waarvoor de subsidie is verleend, mogen alleen in de verantwoording worden opgenomen als de provincie hiermee akkoord is gegaan. Indien lasten voor het uitvoeren van de controle door de accountant subsidiabel zijn, spreekt het voor zich dat deze lasten ook mogen worden opgenomen als zij worden gemaakt na het einde van de projectperiode.
Lasten
De lasten moeten volledig worden verantwoord. De verantwoorde lasten dienen te zijn gemaakt en betaald door de subsidie-ontvanger. Indien personeelskosten (interne lasten in de vorm van uren) subsidiabel zijn gesteld dient een controle te worden uitgevoerd op de administratieve organisatie en interne controle rondom de urenregistratie, waarbij alertheid is op signalen dat de uren mogelijk niet aan het project zijn besteed. Daarnaast legt de accountant ook een verband met de uitgevoerde activiteiten en aan de uren gerelateerde aanvullende controle-informatie afkomstig uit andere bronnen (bijvoorbeeld bevestiging uren door medewerker, presentielijsten, projectnotulen, bespreekverslagen, rapportages, agenda’s en verzuimadministratie). Het totaal aan informatie moet de accountant in staat stellen om op basis van professionele oordeelsvorming te bepalen of er voldoende zekerheid is om tot een oordeel te komen.
Baten
De baten moeten volledig worden verantwoord. Het gaat hierbij om de eigen bijdrage van de subsidie-ontvanger en bijdragen van derden (waaronder subsidies begrepen), voor zover die samenhangen met de gesubsidieerde activiteiten, alsmede de maximaal verleende subsidie en de met de gesubsidieerde activiteiten zelf gegenereerde baten. Als voor dezelfde activiteiten ook andere subsidies zijn aangevraagd, moet daarvan in de verantwoording melding worden gedaan, onder vermelding van de stand van zaken en hoogte van de bedragen. Indien de totale financiering vanuit subsidies hoger is dan 100% van de gerealiseerde lasten, dient dit expliciet te worden vermeld.
Bijdragen in natura
Baten en lasten met betrekking tot bijdragen ‘om niet’ respectievelijk “in natura” moeten zo goed mogelijk inzichtelijk worden gemaakt en voor zover mogelijk gekwantificeerd worden bij zowel de baten en lasten.
Berekening en waardering
De uitgangspunten voor de bepaling van de baten en lasten zijn gebaseerd op een gebruikelijke en controleerbare methode die in overeenstemming is met bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en de subsidie-ontvanger ook stelselmatig toepast, tenzij in de subsidieregeling of openstellingsbesluit hieromtrent specifieke instructies zijn opgenomen.
Ondertekening
De financiële verantwoording moet ondertekend zijn door het bestuur, tenzij er sprake is van een jaarrekening die gedeponeerd is bij de Kamer van Koophandel.
Alle stukken die bij de financiële verantwoording worden aangeleverd, dienen door de accountant te zijn gewaarmerkt.
4.2

Specifieke aandachtspunten
Aanbestedingsregels
Als de subsidie-ontvanger zelf geen aanbestedende dienst is en dus niet verplicht is om aan te besteden, dan gelden de aanbestedingsregels alleen voor de lasten die in het kader van het project zijn gemaakt en indien expliciet in de subsidieregeling en/of verleningsbeschikking is vermeld dat er wel moet worden aanbesteed.
Indien van toepassing dient een controle van de accountant ten aanzien van de aanbestedingsregels de volgende aspecten te bevatten:
- •Kennisnemen van de geldende aanbestedingsvoorwaarden en de wijze waarop aan deze voorwaarden binnen de standaardprocedures van de organisatie opvolging wordt gegeven;
- •Voor lasten, gerubriceerd per leverancier, binnen de subsidiedeclaratie boven de aanbestedingsgrenzen vaststellen dat de betreffende aanbestedingsvoorwaarden zijn nageleefd;
- •Nagaan (als ook opgetreden wordt als accountant voor de jaarrekening) of tijdens de jaarrekeningcontrole vastgesteld is of aanbestedingsregels zijn overtreden, dan wel (als een andere accountant de jaarrekeningcontrole doet) bij de organisatie navragen en schriftelijk laten bevestigen of door de accountant overtredingen van de aanbestedingsregels zijn vastgesteld.
WNT
Een overschrijding van de WNT-norm moet verplicht gemeld worden aan het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ook moet dit opgenomen worden in de jaarrekening.
4.3

Financiële verantwoording door middel van een separaat financieel verslag
De accountant dient het volgende vast te stellen:
- 1.
Het financieel verslag is opgesteld conform het kader in paragraaf 3.2 van dit protocol.
- 2.
Het financieel verslag bevat een vergelijking met de baten en lasten opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.
- 3.
Afwijkingen ten opzichte van de begroting die 10% of meer bedragen en afwijkingen van € 10.000,00 of meer bij posten in de begroting ten opzichte van de realisatie zijn toegelicht in het financiële verslag, met vermelding van de omvang van de afwijking.
- 4.
De baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord in het financieel verslag.
- 5.
De subsidie-ontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in paragraaf 2.1 van dit protocol.
- 6.
De toevoeging dan wel onttrekking aan de reserve, indien van toepassing, voldoet aan de voorwaarden uit artikel 5.4 van de Asv (artikel 36 van de Asv 2013).
- 7.
Het inhoudelijk verslag (activiteitenverslag) is verenigbaar met het separaat financieel verslag en bevat geen tegenstrijdigheden.
4.4

Financiële verantwoording door middel van de jaarrekening
De accountant dient het volgende vast te stellen:
- 1.
De jaarrekening is opgesteld conform het kader in paragraaf 3.3 van dit protocol
- 2.
De jaarrekening bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar en zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.
- 3.
Afwijkingen ten opzichte van de begroting die 10% of meer bedragen en afwijkingen van € 10.000,00 of meer bij posten in de begroting ten opzichte van de realisatie, zijn toegelicht in de jaarrekening, met vermelding van de omvang van de afwijking.
- 4.
De jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva (balans) en de baten en lasten (exploitatierekening).
- 5.
De baten en lasten in de jaarrekening zijn volledig en juist verantwoord.
- 6.
De baten en lasten per verleende subsidie zijn volledig en juist verantwoord.
- 7.
De subsidie-ontvanger heeft niet in strijd gehandeld met de aan de subsidie verbonden verplichtingen volgens het normenkader dat is genoemd in paragraaf 2.1 van dit protocol.
- 8.
De toevoeging dan wel onttrekking aan de reserve, indien van toepassing, voldoet aan de voorwaarden uit artikel 5.4 van de Asv (artikel 36 van de Asv 2013).
- 9.
Het inhoudelijk verslag (activiteitenverslag) is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen tegenstrijdigheden.
5.

Modeltekst verklaring accountant
Als basis voor de verklaring dient de meest actuele voorbeeldtekst van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) te worden gehanteerd. Afhankelijk van de situatie (verklaring bij separaat financieel verslag of verklaring bij de jaarrekening) dient door de accountant de voor die situatie toepasselijke voorbeeldtekst te worden gebruikt.
De accountant dient wel expliciet te vermelden dat de verklaring in overeenstemming met dit accountantsprotocol van de provincie Zuid-Holland is opgesteld.
6.

Reviewbeleid
Gedeputeerde staten heeft als subsidieverstrekker te allen tijde de mogelijkheid een review uit te voeren of te laten uitvoeren bij de accountant belast met het onderzoek naar de informatie opgenomen in de aanvraag tot vaststelling teneinde na te gaan of het onderzoek met inachtneming van de relevante regelgeving en dit accountantsprotocol is uitgevoerd. Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles. De accountant belast met het onderzoek en verantwoordelijk voor het verstrekken van het accountantsproduct bij de aanvraag tot vaststelling stemt er mee in dat de onderzoeksdossiers ten behoeve van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter inzage worden gegeven. Voorts zal de accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken die in het kader van voornoemde reviews worden opgevraagd. De eventuele extra financiële lasten, voor het inschakelen van deze accountant in verband met de review, zijn voor rekening van de subsidie-ontvanger.
De subsidie-ontvanger en de accountant zullen door gedeputeerde staten vooraf schriftelijk op de hoogte worden gesteld als een review wordt uitgevoerd.
7.

Inwerkingtreding
Dit accountantsprotocol treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.
Den Haag, 17 december 2024
Gedeputeerde staten van Zuid-Holland
drs. M.J.A. van Bijnen MBA, secretaris
A.W. Kolff, voorzitter