PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Utrecht

Beleidsregel van Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht van 17 december 2024 (nr. UTSP – 281574880 - 22704) houdende regels inzake de subsidiabele kosten bij projectsubsidies
Gelet op:
- -de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 2022;
- -artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht,
Overwegende dat de geldende Beleidsregel subsidiabele kosten projectsubsidies moet worden geactualiseerd;
Besluiten vast te stellen de volgende beleidsregel:
Paragraaf
1

Bereik en inwerkingtreding
Artikel
1.1

Toepassingsbereik
De beleidsregel is van toepassing op alle projectsubsidies die vallen onder het toepassingsbereik van de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 2022 en in andere gevallen waarin (delen van) deze verordening van toepassing zijn verklaard. De beleidsregel is niet van toepassing indien en voor zover toepassing van de beleidsregel in strijd is met een verordening of andere hogere regelgeving. Daarnaast kan van de beleidsregel worden afgeweken voor zover deze niet verenigbaar is met een afgesloten samenwerkingsovereenkomst tussen overheden of een specifieke en gangbare landelijke of Europese systematiek voor de berekening van subsidiabele kosten.
Artikel
1.2

Definitie projectsubsidie
Een projectsubsidie wordt verstrekt voor duidelijk af te bakenen activiteiten, die gericht zijn op een bepaald eindresultaat. Het betreft activiteiten die één of een enkele keer en voor bepaalde tijd worden uitgevoerd.
Een projectsubsidie wordt verstrekt voor een projectperiode, zodanig dat de subsidiabele activiteiten binnen de projectperiode kunnen worden afgerond.
Paragraaf
2

Subsidiabele kosten projectsubsidies
Artikel
2.1

Kosten projectsubsidies
Voor projectsubsidie komen in aanmerking de redelijk gemaakte kosten door de aanvrager die direct verbonden zijn met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. Indirecte kosten zijn alleen subsidiabel als deze aantoonbaar samenhangen met de aangevraagde activiteit of sprake is van een toegepast IKS-tarief zoals benoemd onder artikel 2.2.
Met redelijke kosten worden de kosten bedoeld die in redelijke verhouding staan tot de subsidiabele activiteit.
Met direct verbonden kosten wordt bedoeld:
Kosten voor goederen, diensten of inzet van eigen personeel die gedurende de projectperiode worden ingezet voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten.
Kosten die buiten de projectperiode worden gemaakt zijn niet subsidiabel. Uitzondering hierop zijn onder andere administratieve handelingen voor de afwikkeling van de subsidie, accountantskosten ten behoeve van een vereiste controleverklaring en voorbereidingskosten om te komen tot een projectplan. Voorbereidingskosten zijn kosten die tot maximaal 18 maanden (tenzij anders vermeld in de subsidieregeling of op basis van andere afspraken) voor het indienen van de aanvraag gemaakt zijn. Het gaat hierbij onder andere om:
- a.
kosten van architecten, ingenieurs, adviseurs en extern deskundigen;
- b.
kosten van adviezen over duurzaamheid op milieu- en economisch gebied;
- c.
kosten van haalbaarheidsstudies;
- d.
kosten van voorbereiding als onderdeel van de zogenoemde VAT-kosten bij omvangrijke investeringskosten/bouwprojecten tot maximaal 16% van de subsidiabele kosten.
Naast Voorbereidingskosten behoren ook de kosten van Administratie en Toezicht gedurende het subsidieproject tot de VAT-kosten die tezamen maximaal 16% van de subsidiabele kosten bedragen.
Voorbereidingskosten zijn niet, of slechts beperkt subsidiabel wanneer er sprake is van staatssteun. Welke kosten subsidiabel zijn is afhankelijk van de staatssteunregels die van toepassing zijn in het specifieke geval.
Artikel
2.2

Doorberekening interne loonkosten
Voor de berekening van de subsidiabele loonkosten wordt gebruik gemaakt van een ‘vast tarief per uur-systematiek’ per benoemde functiegroep en betreft uitsluitend het aantal interne uren dat direct op de subsidiabele activiteiten betrekking heeft en wat blijkt uit een interne adequate urenregistratie. Dit betekent dat er alleen een beoordeling plaatsvindt om de correcte functiegroep te selecteren en dat daar vervolgens een vast uurtarief aan wordt gekoppeld.
De geldende, maximale tarieven per functiegroep staan vermeld op de provinciale website en worden per kalenderjaar bepaald. Deze tarieven worden jaarlijks aangepast op basis van de geldende Handleiding Overheidstarieven per kalenderjaar (tabel 2.1 gemiddelde directe loonkosten per salarisschaal, kolom 2 uurtarief productieve uren exclusief BTW). De op het moment van indiening van de aanvraag geldende uurtarieven gelden voor de gehele aangevraagde projectperiode.
Kosten per uur die de vastgestelde uurtarieven overstijgen, komen niet in aanmerking voor subsidie. Indien functies niet direct onder te brengen zijn onder één van benoemde functiegroepen, wordt in overleg met de provincie bepaald welke functiegroep het meest passend is. De doorberekening van loonkosten dient met aantal uren maal tarief per functiegroep in de aanvraag te worden opgenomen. Bij de uren kan naar evenredigheid worden uitgegaan van de productieve uren zoals van toepassing uit de dan geldende Handleiding Overheidstarieven.
Organisaties die tarieven hanteren die gebaseerd zijn op de integrale kostprijs systematiek (IKS) mogen deze ook gebruiken bij projectaanvragen bij de provincie Utrecht. Voorwaarde is dat de onderliggende toerekening systematiek die de basis vormt om tot deze tarieven te komen zijn getoetst en akkoord bevonden door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en het akkoord van RVO van de systematiek wordt overgedragen aan de provincie, inclusief de bijbehorende gehanteerde tarieven voor het betreffende jaar. Op basis van periodieke updates van RVO toetst de provincie of de goedgekeurde systematiek nog geldend is en de juiste tarieven worden toegepast.
Artikel
2.3

Kosten derden
Kosten derden zijn projectkosten waarvoor u facturen van anderen ontvangt. Het kan gaan om het inhuren van personele inzet, om uitbesteding dan wel om kosten voor aan het project geleverde producten die speciaal voor het project worden opgeleverd.
Artikel
2.3.1

Kosten van materialen, hulpmiddelen, apparatuur en gebouwen
De kosten van materialen, hulpmiddelen, apparatuur en gebouwen die worden aangeschaft ten behoeve van een project worden gesubsidieerd op basis van aanschafprijzen die gelden op het moment van indienen van de aanvraag. Bij de inzet van bestaande middelen voor het project mogen overeenkomstig de duur van het project afschrijvingskosten worden doorberekend. Hierbij moet worden uitgegaan van een minimale afschrijvingsduur van 5 jaar voor materialen, hulpmiddelen en apparatuur, 10 jaar voor verbouwingen en 40 jaar voor gebouwen.
2.3.2

Kosten van arbeid
Externe inhuur
Bij externe inhuur gaat het om het inhuren van een persoon. De geldende, maximale subsidiabele bijdrage in het uurtarief excl. BTW voor het inhuren van een persoon staat vermeld op de provinciale website en wordt per kalenderjaar bepaald. Deze wordt jaarlijks aangepast op de door Provinciale Staten vastgestelde indexering voor prijsontwikkeling. In specifieke gevallen kan een hoger tarief dan het gestelde maximum subsidiabel zijn. In die gevallen moet dat specifiek worden gemotiveerd en daarover expliciet door de provincie worden beslist. De opgegeven uurtarieven worden tevens op redelijkheid getoetst aan de hand van de dan geldende prijzen volgens de Prijzen en Tarievengids voor ZZP-ers. In deze gids wordt afhankelijk van de ervaring per functie een bandbreedte aangegeven voor minimale en maximale tarieven. Bij de subsidieaanvraag dient voor de inhuur van personen altijd het aantal uren maal het uurtarief in de offerte of factuur of ander relevant document zichtbaar te zijn. De op het moment van indiening van de aanvraag geldende uurtarieven gelden voor de gehele aangevraagde projectperiode.
Uitbesteding
Bij uitbesteding gaat het om diensten waarbij niet specifiek op inzet wordt gestuurd maar waarbij afspraken worden gemaakt over concreet op te leveren resultaten. Hierbij volstaat indien beschikbaar een gespecificeerde offerte, factuur of ander relevant document met een integrale totaalprijs. Deze totaalprijs wordt op redelijkheid beoordeeld en staat het de provincie vrij om een nadere toelichting te vragen.
Paragraaf
3

Niet subsidiabele kosten projectsubsidies
De volgende kosten worden geacht niet noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten en zijn derhalve niet subsidiabel (niet limitatief):
- a.
bestuurlijke, fiscale of andere sancties en boetes en samenhangende juridische kosten;
- b.
fooien en geschenken;
- c.
kosten van personeelsactiviteiten;
- d.
kosten van overboekingen en annuleringen;
- e.
gratificaties en bonussen;
- f.
kosten van een outplacementtraject;
- g.
toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen;
- h.
de kostenpost onvoorzien;
- i.
winstopslagen door de subsidieontvanger;
- j.
BTW als deze via de belastingaangifte / BTW-aangifte /met de Belastingdienst of via het BTW-compensatiefonds kan worden verrekend;
- k.
rentekosten;
- l.
kosten van intermediairs.
Paragraaf
4

Verantwoording kosten van subsidies
- 1.
De subsidieontvanger is verplicht om kosten en bestede uren ordelijk op functiegroep en projectniveau vast te leggen zodat hiermee achteraf verantwoording kan worden afgelegd bij het vaststellingsverzoek of bij een mogelijke controle achteraf. Als ten behoeve van de verantwoording een controleverklaring is vereist dient de aanvrager zich er vooraf van te vergewissen dat sprake is van een controleerbaar deugdelijk tijdschrijfsysteem dat voldoet aan de richtlijnen van de Nederlandse Beroepsgroep voor Accountants.
- 2.
Van werkelijke materiële kosten en werkelijke kosten voor inhuur dienen in de administratie facturen aanwezig te zijn die herleidbaar zijn tot het project. Deze facturen kunnen worden opgevraagd bij een vaststellingsverzoek of controle achteraf. Indien een controleverklaring is vereist dan steunt de provincie in principe op het oordeel van de accountant.
- 3.
De subsidiabele kosten worden berekend op basis van een voor de subsidieontvanger gebruikelijke en controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die de subsidieontvanger stelselmatig toepast.
- 4.
Bij de vaststelling van de subsidie wordt bij het bepalen van de hoogte van de vaststelling rekening gehouden met het toegepaste subsidiepercentage zoals opgenomen in het besluit tot subsidieverlening.
Paragraaf
5

Verrekening inkomsten
Bij het bepalen van de maximale hoogte van de subsidie wordt rekening gehouden met de inkomsten uit een subsidiabele activiteit op de volgende wijze:
- 1.
Bij projectsubsidies die ambtshalve worden vastgesteld: bij aanvraag dient een redelijke inschatting gemaakt te worden van de verwachte inkomsten. Voor de berekening van de subsidie dienen deze inkomsten in mindering te worden gebracht op de totale subsidiabele kosten.
- 2.
Bij projectsubsidies die na een verzoek om vaststelling worden vastgesteld dient tevens opgave te worden gedaan van de daadwerkelijk genoten inkomsten in relatie tot de gesubsidieerde activiteit. Indien dit hoger is dan geraamd zal de subsidie naar evenredigheid lager worden vastgesteld.
Paragraaf
6

Slotbepalingen
Artikel
6.1

Intrekking
De beleidsregel subsidiabele kosten projectsubsidies van 2 november 2021 (nr. 8232FEDA) wordt ingetrokken.
Artikel
6.2

Inwerkingtreding
Deze beleidsregel treedt in werking op met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze wordt geplaatst.
Artikel
6.3

Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel projectsubsidies.
Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 17 december 2024.
Gedeputeerde Staten,
Voorzitter,
mr. J.H. Oosters
Secretaris,
mr. drs. A.G. Knol-van Leeuwen
Toelichting
De Beleidsregel projectsubsidies is opgesteld om transparant en gelijkwaardig aanvragen voor projectsubsidies financieel te beoordelen. Er wordt aangegeven welke kosten wel en niet subsidiabel zijn.
Artikel 2.2 Doorberekening interne loonkosten
Hierbij is gekozen voor een vast uurtarief per functiegroep. Deze werkwijze maakt het doen van een subsidieaanvraag aanzienlijk eenvoudiger en ook voor een subsidiebeoordelaar gemakkelijker om toe te passen. De beoordeling spitst zich er op toe te bepalen of de opgegeven functie binnen de functiegroep past en wordt zo nodig nader afgestemd met de aanvrager. De vaste uurtarieven zijn ontleend aan de Handleiding Overheidstarieven. De werkelijke directe loonkosten zullen meestal lager en incidenteel hoger zijn. Naast administratieve lastenverlichting beoogt deze vast-tarief-per uursystematiek de aanvrager te stimuleren personeel doelmatig in te zetten.
Verder is in de vaste uurtarieven geen vaste opslag voor indirecte kosten opgenomen. Hier is bewust voor gekozen omdat projectsubsidies bedoeld zijn voor stimulering van specifieke projectactiviteiten en niet voor dekking van reguliere exploitatiekosten. Doorberekening van projectgebonden indirecte kosten is toegestaan als deze aantoonbaar samenhangen met de uitvoering van de projectactiviteit.
Artikel 2.3.2 kosten van arbeid
Externe inhuur: De subsidiabele bijdrage aan externe inhuur is gemaximeerd conform het tarief zoals opgenomen op de provinciale website. De inhuur mag per uur meer kosten dan dit bedrag, maar is het surplus dan voor eigen rekening van de subsidieaanvrager.
Uitbesteding: De aanvrager moet desgevraagd kunnen aantonen dat, bijvoorbeeld op basis van referentieprojecten, sprake is van een redelijk bedrag voor het geleverde resultaat.
Paragraaf 4 Verantwoording kosten van subsidies
Het is van belang dat ten behoeve van de verantwoording altijd een urenregistratie wordt bijgehouden zodat de subsidiebeoordelaar dit ten behoeve van de subsidievaststelling of steekproef kan vergelijken met de oorspronkelijke raming. Indien als eis wordt gesteld dat ten behoeve van de verantwoording een controleverklaring moet worden bijgevoegd adviseren wij om de inrichting van de urenadministratie vooraf met de accountant af te stemmen zodat op dit punt mogelijk een bevinding achteraf tijdens de controle achterwege kan blijven.
Paragraaf 5 Verrekening inkomsten
Het wordt tegenwoordig redelijk geacht om inkomsten die voortvloeien uit de directe projectactiviteit bij de vaststelling te verrekenen met de subsidie. Zo wordt voorkomen dat winst wordt gemaakt met de subsidie en kan de provincie het verrekende bedrag opnieuw aanwenden.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl