PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Fryslân

Subsidieregeling Kunstinstellingen Fryslân 2026-2028
Gedeputeerde Staten van Fryslân,
gelet op het bepaalde in art. 1.3 van de Algemene Subsidieverordening 2022 van de provincie Fryslân;
besluiten:
de Subsidieregeling Kunstinstellingen Fryslân 2026-2028 als volgt vast te stellen:
Paragraaf
1.

Algemene bepalingen
Artikel
1.1.

Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Aanvrager: Rechtspersoon zonder winstoogmerk die de subsidie aanvraagt op grond van deze regeling;
- b.
Accommodatie: Gebouw waar professionele podiumkunstvoorstellingen worden gegeven;
- c.
Adviescommissie: De door Gedeputeerde Staten ingestelde adviescommissie Kunstinstellingen die Gedeputeerde Staten adviseert over de beoordeling en rangschikking van de ingediende aanvragen en de subsidiehoogte;
- d.
Asv 2022: Algemene Subsidieverordening provincie Fryslân 2022;
- e.
Awb: Algemene wet bestuursrecht;
- f.
Meerjarenplan: Een plan met een profielschets en de doelstellingen van de aanvrager en programmalijnen voor de periode 2026-2028 met een vertaling in concrete activiteiten voor 2026 en een globale uitwerking van de activiteiten in 2027 en 2028;
- g.
Podiumkunst(en): Uitvoerende kunst(en) op het gebied van muziek, muziektheater, theater en dans, die worden uitgevoerd op een podium en in aanwezigheid van publiek;
- h.
Reguliere activiteiten: Alle activiteiten die te maken hebben met de exploitatie van de aanvragende instelling;
- i.
UAsv: Uitvoeringsregeling Asv provincie Fryslân 2022.
Artikel
1.2

Doel
Met deze regeling willen Gedeputeerde Staten bijdragen aan een divers, aansprekend en toekomstbestendig ecosysteem van professionele kunstenorganisaties in Fryslân.
Artikel
1.3

Doelgroep
1.
Subsidie op grond van deze regeling kan uitsluitend worden aangevraagd door culturele instellingen binnen de professionele kunsten die voldoen aan alle hierna genoemde voorwaarden:
- a.
de aanvrager dient rechtspersoonlijkheid te bezitten zonder winstoogmerk;
- b.
uit de statuten moet blijken dat de primaire doelstelling van de aanvrager ligt op het vlak van de kunsten.
2.
Culturele instellingen die genoemd zijn in de beleidsnota ‘Tosken yn in nije tiid’ en aan wie daarin een meerjarige subsidiebijdrage is toegezegd kunnen geen aanvraag op grond van deze regeling indienen.
3.
Accommodaties voor podiumkunsten kunnen geen aanvraag op grond van deze regeling indienen.
4.
Organisaties die uitsluitend of overwegend activiteiten op het gebied van amateurkunst verrichten, kunnen geen aanvraag op grond van deze regeling indienen.
Artikel
1.4

Subsidiabele activiteiten en kosten
Onverminderd het bepaalde in artikelen 2.4, 2.7 en 2.8 van de UAsv komen voor subsidie alle activiteiten van een culturele instelling in aanmerking, voor zover noodzakelijk en adequaat in relatie tot het doel van de subsidie.
Artikel
1.5

Subsidieplafond en hoogte subsidie
1.
Het subsidieplafond voor het verstrekken van subsidies in het kader van deze regeling bedraagt voor de gehele periode 2026-2028 € 10.332.900
2.
Het per aanvraag maximaal te verlenen subsidiebedrag voor de gehele periode 2026-2028 is € 1.587.000.
3.
Aanvragers die in de periode 2021-2025 meerjarig gesubsidieerd werden door de provincie Fryslân, wordt op jaarbasis niet meer dan 120% verleend van het bedrag dat zij in 2025 ontvangen, tenzij de aanvrager kan aantonen dat voor verplichte matching van een reeds toegekende rijkssubsidie een hoger bedrag noodzakelijk is.
4.
De hoogte van de verleende subsidie bedraagt voor de gehele periode 2026-2028 na beoordeling per aanvraag minimaal € 90.000.
5.
De verstrekte subsidies kunnen jaarlijks geïndexeerd worden.
Artikel
1.6

Weigeringsgronden
Onverminderd het bepaalde in artikel 2.4 van de Algemene Subsidieverordening provincie Fryslân 2022 wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien:
- a.
De aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in deze regeling;
- b.
Voor de activiteit, dan wel een deel van de activiteit, waarvoor subsidie wordt aangevraagd reeds een andere subsidie door de provincie Fryslân is verstrekt;
- c.
Het te verlenen subsidiebedrag voor de periode 2026-2028 lager is dan € 90.000,-;
- d.
De aanvraag
  - i.
op één van de beoordelingscriteria ‘artistiek-inhoudelijke kwaliteit’ en ‘bedrijfsmatige gezondheid’ een onvoldoende (lager dan een 6) scoort, of
  - ii.
op meer dan één van de overige beoordelingscriteria een vijf scoort, of
  - iii.
op één of meer beoordelingscriteria lager dan een vijf scoort.
Paragraaf
2

Aanvraagprocedure
Artikel
2.1

Aanvraag
1.
Een aanvraag voor subsidie wordt ingediend met het door Gedeputeerde Staten beschikbaar gestelde digitale aanvraagformulier.
2.
Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als het aanvraagformulier volledig is ingevuld, is ondertekend en vergezeld gaat van de volgende verplichte bijlagen:
- a.
Meerjarenplan 2026-2028 van maximaal twintig pagina’s in minimaal lettergrootte 10 en regelafstand 1,0, op A4 formaat, incl. eventuele afbeeldingen;
- b.
Begroting 2026-2028 conform het daartoe ter beschikking gestelde model (uitgesplitst in een organisatiebegroting, activiteitenbegroting en formatieberekening en -toerekening);
- c.
Financiële verslaglegging over 2022 en 2023;
- d.
Uittreksel Kamer van Koophandel van maximaal drie maanden oud (indien de aanvraag op papier wordt ingediend);
- e.
Een verklaring waaruit blijkt dat de aanvrager de Governance Code Cultuur toepast, alsmede de uitgangspunten en principes van de Fair Practice Code en de Code Diversiteit en Inclusie onderschrijft;
4.
Aanvragen die op het uiterste moment van indiening niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen.
5.
Per instelling kan maximaal één aanvraag worden ingediend voor het subsidietijdvak 2026-2028.
Artikel
2.2.

Aanvraagperiode
Een aanvraag voor subsidie op grond van deze regeling kan worden ingediend van 20 januari 2025 tot en met uiterlijk 28 februari 2025 om 17.00 uur.
Paragraaf
3

Beoordeling en besluit
Artikel
3.1

Adviescommissie
1.
Gedeputeerde Staten leggen aanvragen die voldoen aan de formele vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen voor advies voor aan de adviescommissie K
2.
De adviescommissie heeft tot taak Gedeputeerde Staten te adviseren over de beoordeling en rangschikking van aanvragen aan de hand van de beoordelingscriteria. De adviescommissie mag tevens adviseren over de subsidiehoogte.
3.
De adviescommissie geeft per criterium een aantal punten en geeft gemotiveerd aan hoe zij tot haar beoordeling is gekomen.
4.
Per beoordelingscriterium kunnen maximaal 10 punten worden behaald.
5.
Gedeputeerde Staten stellen voor de adviescommissie een reglement vast. Daarbij regelen zij tenminste de instelling, de taak en de werkwijze van de commissie, alsmede de benoeming van de leden en de voorzitter, de vergoeding van de kosten en de vergoeding van de werkzaamheden van de leden van de commissie.
Artikel
3.2

Beoordelingscriteria
1.
De adviescommissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de volgende beoordelingscriteria:
- a.
Artistieke en inhoudelijke kwaliteit
- b.
Maatschappelijke waarde
- c.
Toegankelijkheid
- d.
Bedrijfsmatige gezondheid
2.
In de toelichting op deze regeling die onderdeel ervan uitmaakt, zijn de criteria en de wijze waarop de adviescommissies de criteria wegen, uitgewerkt
Artikel
3.3

Verdeelsystematiek
1.
Bij de beoordeling als bedoeld in artikel 3.1 en 3.2 worden de aanvragen door de adviescommissie op basis van het totaal aantal toegekende punten in een rangorde geplaatst
2.
De subsidie wordt volgens deze rangorde aan aanvragers totdat het subsidieplafond is bereikt.
3.
Indien twee of meer aanvragen gelijk zijn geëindigd die niet allemaal kunnen worden gehonoreerd omdat dan het subsidieplafond wordt overschreden, dan adviseert de commissie over een rangschikking van de betreffende aanvragen die in haar ogen het meeste bijdraagt aan een evenwichtige verdeling van de beschikbare middelen over diverse artistieke disciplines.
4.
Indien Gedeputeerde Staten het subsidieplafond verhogen, wordt eerst de subsidie van een aanvraag die wegens ontoereikendheid van het budget gedeeltelijk was gehonoreerd, alsnog verhoogd tot het geadviseerde bedrag. Vervolgens wordt steeds de eerstvolgende aanvraag gehonoreerd totdat het subsidieplafond is bereikt.
Paragraaf
4.

Verplichtingen
Artikel
4.1

Verplichtingen van de subsidieontvanger
1.
Onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit paragraaf 2.4 van de Asv 2022, paragraaf 2.4 van de UAsv en de Awb worden de volgende verplichtingen opgelegd aan de subsidieontvanger:
- a.
De ontvanger van subsidie dient jaarlijks voor 1 juni een tussentijds voortgangsverslag in. Bij beschikking wordt aangegeven waaraan deze dient te voldoen.
- b.
De ontvanger van subsidie dient over de volledige drie jaren een eindafrekening inclusief een beknopt activiteitenoverzicht in. Bij beschikking wordt aangegeven waaraan de eindverantwoording dient te voldoen.
- c.
De subsidieontvanger meldt direct schriftelijk aan Gedeputeerde Staten als:
  - i.
de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt niet of niet geheel zullen doorgaan; of
  - ii.
niet (geheel) aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan; of
  - iii.
er aanzienlijke artistieke of zakelijke wijzigingen zijn ten opzichte van het plan op basis waarvan subsidie is verstrekt; of
  - iv.
er wijzigingen zijn ten opzichte van het plan op basis waarvan subsidie is verstrekt en die redelijkerwijs tot een andere waardering van de aanvraag zouden hebben kunnen leiden.
2.
Indien de subsidieverlening lager is dan het aangevraagde subsidiebedrag, wordt bij de verleningsbeschikking de verplichting opgelegd dat de aanvrager een aangepast meerjarenplan en aangepaste begroting moet indienen.
Artikel
4.2.

Uitbetaling
1.
Jaarlijks wordt een voorschot uitbetaald van de verleende subsidie.
2.
Ambtshalve wordt per kalenderjaar één derde van de toegekende subsidie als voorschot uitbetaald. De termijn van uitbetaling wordt bij de subsidieverlening aangegeven.
Artikel
4.3

Verantwoording en vaststelling
1.
Ten aanzien van de verantwoording en vaststelling van de subsidie zijn hoofdstuk 3 van de Asv 2022 en hoofdstuk 3 van de UAsv onverminderd van toepassing.
2.
Bij de subsidieverlening wordt de wijze van verantwoording en vaststelling nader bepaald.
Paragraaf
5.

Wijzigingen
Artikel
5.1

Wijzigingsprocedure
1.
Wijzigingen als bedoeld in artikel 4,1, eerste lid sub c onder iii en iv, worden in de eerste plaats ambtelijk beoordeeld.
2.
Indien uit de beoordeling zoals bedoeld in het eerste lid volgt dat de oorspronkelijke beoordeling van de adviescommissie negatief zou kunnen worden beïnvloed, worden de wijzigingen ter advisering voorgelegd aan de adviescommissie.
2.
De ambtelijke beoordelaars en de adviescommissie beoordelen het gewijzigde plan aan dezelfde criteria, zoals genoemd in artikel 3.2, als de oorspronkelijke aanvraag.
3.
Indien de adviescommissie het gewijzigde plan een lagere beoordeling geeft dan zij voor de oorspronkelijke aanvraag gaf, wordt in beginsel geen toestemming verleend voor de wijzigingen.
Paragraaf
6.

Slotbepalingen
Artikel
6.1

Citeertitel
Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling Kunstinstellingen 2026-2028
Artikel
6.2

Inwerkingtreding
De subsidieregeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt gepubliceerd.
Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Fryslân van 10 december 2024
Voorzitter drs. A.A.M. Brok
Secretaris drs. ing. J.J. Algra

Toelichting subsidieregeling Kunstinfrastructuur Fryslân
Algemeen
In 2021 trad de nieuwe subsidieregeling Musea en Kunstinfrastructuur, onderdeel van de beleidsnota Nij Poadium, in werking. Ten opzichte van voorgaande subsidieregelingen is de subsidiesystematiek van de subsidieregeling Musea en Kunstinfrastructuur vernieuwd. Dit sloot aan op de ambities uit de nota Nij Poadium en de wens van de provincie Fryslân om samen met begunstigden een actieve en langdurige bijdrage te willen leveren aan het realiseren van de doelen van het cultuurbeleid. De provincie Fryslân wilde daarnaast met deze vierjarige regeling ook nieuwe spelers een kans geven om in aanmerking te komen voor een meerjarige subsidie.
De subsidieregeling Musea en Kunstinfrastructuur heeft sinds de inwerkingtreding inderdaad geleid tot de gewenste toetreding van nieuwe culturele spelers. Om inzicht te krijgen in wat er goed is gegaan en wat in een volgende periode na 2024 beter kan, had de provincie behoefte aan een evaluatie van de subsidieregeling Musea en Kunstinfrastructuur. In opdracht van de provincie Fryslân heeft Sira Consulting een evaluatie uitgevoerd naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de subsidieregeling. Sira Consulting heeft in juni 2022 haar rapport uitgebracht
1
Evaluatie subsidieregeling Musea en Kunstinfrastructuur provincie Fryslân, Onderzoek naar en aanbevelingen voor de subsi-dieregeling in het licht van Nij Poadium Sira Consulting 22 juni 2022.
. De aanbevelingen zagen niet alleen op de subsidieregeling, maar ook op de uitvoering en communicatie. Aanbevelingen uit het rapport zijn in voorliggende regeling verwerkt.
Tot slot is de regeling in zijn geheel vereenvoudigd en toegankelijker gemaakt.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1.3 Doelgroep
In deze regeling kan uitsluitend subsidie worden aangevraagd door culturele organisaties met rechtspersoonlijkheid zonder winstoogmerk. Dit zijn in ieder geval stichtingen en verenigingen met volledige rechtspersoonlijkheid.
In de beleidsnota ‘Tosken yn in nije tiid’ zijn culturele instellingen aangewezen die een meerjarige boekjaarsubsidie of andersoortige subsidie kunnen verwachten. Voor deze instellingen is deze regeling nadrukkelijk niet bedoeld. Om deze reden worden deze instellingen uitgesloten van de doelgroep.
Accommodaties voor podiumkunsten zijn uitgesloten van deze regeling. Dit zijn gebouwen waar professionele voorstellingen op het gebied van de podiumkunsten worden gegeven: schouwburgen, poppodia, etc.
Organisaties die uitsluitend of overwegend activiteiten op het gebied van amateurkunst verrichten, kunnen geen aanvraag op grond van deze regeling indienen.
Artikel 1.4 Subsidiabele activiteiten en kosten
Voor subsidie komen alle activiteiten van een culturele instelling in aanmerking. De subsidie is bedoeld voor alle kosten die te maken hebben met de reguliere activiteiten van een instelling. De kosten die subsidiabel zijn, moeten wel noodzakelijk en adequaat zijn. Daarom moet de aanvrager in zijn aanvraag de kosten nader onderbouwen en toelichten.
Is de aanvrager vóórdat de aanvraag voor de subsidie wordt ingediend al verplichtingen aangegaan, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten die vallen binnen de te subsidiëren periode, dan zijn deze ook subsidiabel. De aanvrager moet deze kosten wel in het meerjarenplan motiveren.
In artikelen 2.4 tot en met 2.8 UAsv staat uitgewerkt welke kosten niet subsidiabel zijn en op welke manier bepaalde subsidiabele kosten moeten worden berekend. In deze regeling werken echter alleen de bepalingen opgenomen in artikel 2.4, 2.7 en 2.8 UAsv door in deze regeling. Bij de beoordeling van de aanvragen wordt hier dus op getoetst. De reden dat slechts deze drie artikelen doorwerken is de volgende. Artikel 2.5 UAsv is niet van toepassing omdat de subsidie op grond van deze regeling wordt gezien als een andere exploitatiesubsidie (in relatie tot boekjaarsubsidie). Artikel 2.6 UAsv is niet van toepassing om dat eigen kosten niet gemaakt kunnen worden door rechtspersonen. De subsidie wordt in de basis verstrekt voor dekking van alle reguliere organisatiekosten en de activiteitskosten. Omdat overhead doorgaans onderdeel uitmaakt van de gesubsidieerde reguliere organisatiekosten, valt overhead in die gevallen wel onder de kosten die rechtstreeks aan de subsidiabele activiteiten zijn toe te rekenen. Daarnaast wordt bij de aanvraag de gehele organisatiebegroting met de gehele personeelsformatie en bijbehorende kosten uitgevraagd. De personeelskosten worden vervolgens, via een eveneens uitgevraagde activiteitenbegroting, toegerekend aan de activiteiten. Hiermee wordt een sluitend verband gelegd tussen de in de activiteitenbegroting opgenomen personeelskosten en de totale personeelskosten opgenomen in de organisatiebegroting. Hierdoor kunnen alle loonkosten en indirecte kosten opgevoerd en subsidiabel gesteld worden. Dit alles maakt dat de artikelen 2.5 en 2.6 UAsv niet van toepassing zijn.
Artikel 1.5 Subsidiehoogte en subsidieplafond
Het subsidieplafond bedraagt voor de periode 2026-2028 €10.332.900
Het maximum wat aan subsidie kan worden verleend aan een instelling is € 1.587.000gerekend over een periode van drie jaar. Het minimum, eveneens gerekend over drie jaar, is € 90.000.
Instellingen die in de periode 2021-2025 meerjarige subsidie ontvingen van de provincie, mogen in hun aanvraag op jaarbasis niet meer aanvragen dan 120% van het subsidiebedrag dat zij in 2025 ontvangen.
In het laatste lid is bepaald dat de verstrekte subsidies jaarlijks geïndexeerd kunnen worden. Deze indexatie (verhoging subsidiebedrag) wordt geacht te passen binnen het subsidieplafond.
Artikel 1.6 Weigeringsgronden
Naast de bepalingen in de regeling, blijven de bepalingen in de Awb en de Asv 2022van toepassing op de uitvoering van de regeling en de subsidieactiviteiten. De algemene weigeringsgronden uit artikel 2.4 Asv 2022 zijn daarmee ook van toepassing op aanvragen op grond van deze regeling:
Artikel 2.4 Asv 2022 stelt:
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 4:25 en 4:35 van de Awb weigeren Gedeputeerde Staten in elk geval een subsidie voor zover:
- a.
er een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager doelstellingen nastreeft of activiteiten ontplooit die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang, de goede zeden of de openbare orde;
- b.
de activiteiten van de aanvragen niet of niet in overwegende mate gericht zullen zijn op de provincie Fryslân, niet ten goede komen aan de ingezetenen van de provincie Fryslân of niet op andere wijze het belang van de provincie Fryslân dient;
- c.
ten aanzien van de subsidieaanvrager een uitstaand bevel tot terugvordering bestaat volgende op een eerdere beschikking van de Europese Commissie, waarin de steun onrechtmatig en onverenigbaar met de gemeenschappelijke markt is verklaard;
- e.
de kosten van de activiteit niet in een redelijke verhouding staan tot het te bereiken resultaat; of
- f.
er een gegronde reden bestaat dat de activiteit in financiële, organisatorische of technische zin niet haalbaar is.
Een subsidie kan worden geweigerd of ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden als bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.
Een subsidie kan met inachtneming van artikel 4:35 van de Awb daarnaast worden geweigerd, indien de aanvrager is opgenomen in het Subsidieregister misbruik en oneigenlijk gebruik van de provincie Fryslân.
Weigeringsgronden op basis van de regeling:
Onder a – subsidie wordt geweigerd als de aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in de regeling. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer de aanvraag niet past binnen het doel van de regeling of de aanvrager niet behoort tot de doelgroep van de regeling.
Onder b – de subsidie wordt geweigerd indien voor de activiteit, dan wel een deel van de activiteit, reeds een andere subsidie door de provincie Fryslân is verstrekt;
Onder c - Het te verlenen subsidiebedrag voor de periode 2026-2028 lager is dan € 90.000. Het betreft hier de totale subsidie over drie jaren voor de periode van 2026-2028. Niet het aangevraagde subsidiebedrag is hiervoor bepalend maar wat ná beoordeling door het college als subsidiebedrag wordt toegekend.
Onder d - De aanvraag wordt geweigerd als deze op één van de beoordelingscriteria ‘artistiek-inhoudelijke kwaliteit’ en ‘bedrijfsmatige gezondheid’ een onvoldoende (lager dan een 6) scoort. Tevens wordt geweigerd als op meer dan één van de overige criteria een 5 of op één van de criteria lager dan een 5 wordt gescoord. Kortom: de lat om voor subsidie in aanmerking te komen wordt inhoudelijk hoog gelegd.
Paragraaf 2 Aanvraagprocedure
Artikel 2.1 Aanvraag
Een aanvraag kan uitsluitend worden ingediend door middel van de (digitale) formulieren die op de website van de provincie Fryslân beschikbaar worden gesteld. Daarmee wordt uniformiteit verkregen van de gegevens die nodig zijn om de aanvragen te beoordelen. Op een andere manier een aanvraag voor deze regeling indienen is niet mogelijk. De aanvrager moet er ook voor zorgen dat alle gevraagde bijlagen samen met het ingevulde aanvraagformulier worden ingediend.
De aanvrager moet zorgen voor de juiste en correcte bijlagen en handtekeningen op het aanvraagformulier. Gebeurt de aanvraag digitaal dan wordt aangevraagd met e-herkenning, en is de rechtsgeldige ondertekening op die manier geborgd. Wordt de aanvraag op papier dan geldt het volgende. In de statuten of oprichtingsakten staat wie dit moet doen: wie van de rechtspersoon vertegenwoordigt en tekeningsbevoegd is. Dit kunnen ook vaak meerdere bestuursleden samen zijn, bijvoorbeeld de voorzitter en penningmeester. Het is in dat geval dan nodig dat u van beide bestuursleden de handtekening op het aanvraagformulier zet. En het is dan niet voldoende als alleen de voorzitter tekent. Wie moet tekenen verschilt dus per organisatie.
Bij de aanvraag moeten als verplichte bijlagen een Meerjarenplan 2026-2028 en een Begroting 2026-2028 (uitgesplitst in een organisatiebegroting, activiteitenbegroting en formatieberekening en -toerekening) worden ingediend. Voor de begroting worden modellen beschikbaar gesteld, die aanvragers verplicht moeten gebruiken. Daarmee wordt uniformiteit verkregen van de gegevens die nodig zijn om de aanvragen te beoordelen. Op een andere manier een aanvraag voor deze regeling indienen is niet mogelijk. De aanvrager moet er ook voor zorgen dat alle gevraagde bijlagen samen met het ingevulde aanvraagformulier worden ingediend.
Het meerjarenplan beschrijft de profielschets van de aanvrager en (culturele) doelstellingen die de aanvrager nastreeft. Voor de gehele subsidieperiode wordt een beschrijving van de programmalijnen verwacht, waarbij deze programmalijnen in ieder geval voor 2026 worden vertaald in concrete activiteiten. Voor de jaren 2027 en 2028 volstaat een globaler activiteitenplan.
Het meerjarenplan bevat tevens een risicoparagraaf. De aanvraag dient te beschrijven welke risico’s de aanvrager onderkent. Bij een buitenfestival kan dit bijvoorbeeld slecht weer zijn. Het kan ook gaan om een subsidie die niet wordt verleend of tegenvallende sponsorinkomsten. Er wordt verwacht dat de aanvraag aangeeft hoe wordt omgegaan met deze risico’s en/ of (financiële) tegenvallers. Heeft de aanvrager dan een plan B?
De datum van binnenkomst is de datum waarop de aanvraag volledig is. De aanvraag wordt na binnenkomst gecontroleerd op volledigheid. Dit betekent onder meer dat wordt bekeken of alle gevraagde stukken zijn bijgeleverd en alle handtekeningen onder de documenten staan. Hoe later in de openstellingstermijn een aanvraag wordt ingediend, hoe korter de tijd is die resteert om te controleren of de aanvraag volledig is. Het risico van het juist en volledig indienen van de aanvraag ligt bij de indiener van de aanvraag.
De subsidieregeling is een zogenaamde ‘tenderprocedure’. Deze is gebonden aan strenge regels. Alle aanvragers moeten gelijk worden behandeld en een gelijke kans maken op subsidie. Nagezonden informatie mag om die reden niet worden meegenomen in de beoordeling. Daarom wordt de uiterste datum voor het indienen van de aanvraag strikt gehanteerd. Aanvragen die op het uiterste moment van indiening niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen.
Verder wordt geen informatie opgevraagd als de aanvraag incompleet of onvoldoende helder is. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager dat de aanvraag alle noodzakelijke informatie en stukken bevat die voor beoordeling nodig is. En dat de aanvraag voor de gestelde deadline is ingediend.
Indien de aanvraag nog steeds onvolledig is als de termijn van openstelling is verstreken, wordt deze niet behandeld. De aanvrager ontvangt dan een afwijzing. Als de aanvraag per post wordt ingediend, dan is de datum poststempel bepalend voor de datum van binnenkomst.
Per instelling kan slechts één keer subsidie worden aangevraagd in het kader van deze regeling.
Paragraaf 3 Beoordeling en besluit
Artikel 3.1. Adviescommissie
Het college van Gedeputeerde Staten is van mening dat een zo objectief mogelijke beoordeling van de aanvragen slechts kan worden gerealiseerd als een commissie van deskundigen Gedeputeerde Staten over de ingediende aanvragen adviseert. Elke aanvraag die voldoet aan de formele vereisten om voor subsidie in aanmerking te komen, wordt voor advies voorgelegd aan de adviescommissie Kunstinfrastructuur.
De adviescommissie adviseert over de beoordeling en rangschikking van aanvragen aan de hand van de beoordelingscriteria en adviseert tevens over de subsidiehoogte.
De adviescommissie kan per beoordelingscriterium maximaal 10 punten geven. De adviescommissie moet daarbij gemotiveerd aan hoe zij tot haar beoordeling is gekomen.
Gedeputeerde Staten stellen voor elk van de commissies een reglement vast. In het reglement zijn bepalingen opgenomen over onder meer de benoeming van de leden en voorzitter, de werkwijze van de adviescommissie en welke vergoedingen de leden en voorzitter ontvangen.
De adviescommissie heeft 6 weken de tijd om haar adviezen uit te brengen. Aan de hand van de adviezen bepalen Gedeputeerde Staten welke instellingen voor drie jaar een subsidie zullen ontvangen.
Artikel 3.2 Beoordelingscriteria
De adviescommissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de volgende beoordelingscriteria:
- a.
Artistieke en inhoudelijke kwaliteit
- b.
Maatschappelijke betekenis
- c.
Toegankelijkheid
- d.
Bedrijfsmatige gezondheid
De criteria worden toegepast om vast te stellen welke aanvragen het beste passen bij de doelstellingen van deze regeling. Voor alle criteria geldt dat de commissie het profiel van de instelling meeneemt bij de beoordeling. Dat betekent dat de gelegde zwaartepunten binnen ieder van de vier criteria niet bij iedere instelling hetzelfde hoeven te zijn. Voorbeeld: zo zal bij de ene aanvrager onder artistieke kwaliteit verbeeldingskracht belangrijker zijn (bv. een dansgezelschap), en bij de ander de visie op talentontwikkeling (bv. een jeugdtheaterschool).
Artistieke en/of inhoudelijke kwaliteit
Bij het beoordelen van dit criterium weegt de adviescommissie in ieder geval de volgende zaken mee:
- •Vakdeskundigheid: Hoe verzekert de aanvrager zich van relevante vakdeskundigheid in de voor haar relevante artistieke disciplines?
- •Verbeeldingskracht: Hoe borgt de aanvrager dat ze de bezoeker en/of deelnemer prikkelt, ontroert, of aan het denken zet? In andere woorden: hoe zorgt aanvrager ervoor dat ze datgene wat zij wil uitdrukken ook daadwerkelijk overdraagt op het publiek?
- •Positionering: Heeft de aanvrager een duidelijke (artistieke) signatuur die onlosmakelijk verbonden is met de instelling? Hoe komt die signatuur terug in het projectplan? En zijn de activiteiten daardoor onderscheidend ten opzichte van vergelijkbare instellingen in Fryslân?
- •Samenwerking: Wat voor inhoudelijke samenwerkingen heeft de aanvrager met andere partijen in het culturele veld? Hoe dragen die samenwerkingen bij aan de doelstellingen van de organisatie, en aan de kwaliteit van de beschreven plannen en activiteiten?
- •Talentontwikkeling: Zijn de activiteiten van belang voor de keten van artistieke talentontwikkeling? Welke visie heeft de instelling zelf op haar plek in die keten? Hoe komt die visie tot uiting in de beschreven plannen en activiteiten?
Maatschappelijke betekenis
De provincie vindt het belangrijk dat kunstinstellingen niet geïsoleerd opereren, maar stevig ingebed zijn in de Friese samenleving. De maatschappelijke waarde van cultuur is één van de redenen om provinciaal cultuurbeleid te voeren. Instellingen die provinciale subsidie ontvangen, moeten die maatschappelijke waarde in de praktijk brengen.
Bij het beoordelen van dit criterium weegt de adviescommissie in ieder geval de volgende vragen mee:
- •Welke visie heeft de organisatie op haar betekenis voor de Friese samenleving. Hangt die visie samen met de beschreven activiteiten?
- •Op welke wijze dragen de artistieke en/of inhoudelijke activiteiten bij aan maatschappelijke debatten en vraagstukken?
- •Op wat voor manier zet de aanvrager zich in voor het gebruik van het Fries of van streektalen, binnen de activiteiten of daarbuiten?
- •Wat voor samenwerkingen gaat de aanvrager aan met partijen buiten de culturele sector? Hoe dragen die samenwerkingen bij aan de maatschappelijke inbedding van de organisatie?
Toegankelijkheid
Provinciaal gesubsidieerde kunstinstellingen moeten bijdragen aan de ambitie dat het cultuuraanbod in de provincie voor iedereen die dat wil toegankelijk is. De provincie hanteert de brede definitie van het begrip ‘toegankelijkheid’, in lijn met de landelijke Code Diversiteit & Inclusie. Die definitie bestaat uit:
- o
fysieke toegankelijkheid
- o
bereikbaarheid van voorzieningen
- o
informatieve toegankelijkheid
- o
digitale toegankelijkheid
- o
sociale toegankelijkheid
- o
financiële toegankelijkheid
Bij het beoordelen van dit criterium weegt de adviescommissie in ieder geval de volgende vragen mee:
- •Wat is de visie van de aanvrager op de betekenis van toegankelijkheid? Past die visie bij het profiel van de instelling?
- •Op welke doelgroepen richt de instelling zich? Wordt daarbij ook ingezet op doelgroepen voor wie de drempel tot de activiteiten hoog lijkt te zijn? Leidt die inzet er daadwerkelijk toe dat de beoogde doelgroepen in staat worden gesteld gebruik te maken van het aanbod?
- •Welke activiteiten onderneemt de aanvrager om specifiek kinderen en jongeren te bereiken? Passen die activiteiten inderdaad goed bij de doelgroep?
- •Draagt de organisatie, door haar standplaats of door spreiding van activiteiten, bij aan een evenwichtige verdeling van cultuuraanbod over de provincie?
- •Hoe laat de instelling zien met diepgang te reflecteren op de toepassing van de Code Diversiteit & Inclusie?
Bedrijfsmatige gezondheid
Iedere culturele instelling die door de provincie Fryslân wordt gesubsidieerd, moet financieel, organisatorisch en bedrijfsmatig op orde zijn.
Bij het beoordelen van dit criterium weegt de adviescommissie in ieder geval de volgende vragen mee:
- •Blijkt op basis van de ingeleverde jaarcijfers en de meerjarenbegroting dat de aanvrager in staat is realistisch te begroten?
- •Is er sprake van een gezonde financieringsmix? Leunt de instelling zwaar op één enkele subsidieverstrekker?
- •Geeft de instelling goed inzicht in de belangrijkste financiële en organisatorische risico’s? Zijn de plannen voor de omgang met negatieve scenario’s realistisch?
- •Treedt de aanvrager op als een goed werk- en opdrachtgever? Hierbij horen in ieder geval de activiteiten die de aanvrager onderneemt om de Fair Practice Code voor de culturele sector na te leven.
Per criterium kan een aanvraag maximaal 10 punten krijgen.
Artikel 3.3 Verdeelsystematiek
Op basis van de beoordeling worden de aanvragen die voor honorering in aanmerking komen door de adviescommissie in een rangorde geplaatst. De commissie adviseert Gedeputeerde Staten om de subsidie volgens deze rangschikking aan aanvragers in de categorie ‘honoreren’ toe te kennen, totdat het subsidieplafond is bereikt.
Het toekennen volgens de rangorde kan ertoe leiden dat twee of meer organisaties een gelijk aantal punten hebben, maar dat deze aanvragen niet allemaal kunnen worden gehonoreerd omdat dan het subsidieplafond wordt overschreden. In dat geval adviseert de commissie die aanvraag te honoreren die in haar ogen het meeste bijdraagt aan een evenwichtige verdeling van de beschikbare middelen over diverse artistieke disciplines. Hiermee wordt een criterium aangelegd waar potentiële subsidieaanvragers niet zozeer invloed op kunnen uitoefenen. Er wordt gekeken naar de andere verleningen en welke artistieke disciplines al ondersteund worden. Gaat er al drie keer subsidie naar een toneelinstelling, er zijn een toneelinstelling en een festivalinstelling gelijk geëindigd, dan komt die toneelinstelling minder snel in aanmerking voor de subsidie.
De adviescommissie adviseert bij elke aanvraag ook over de subsidiehoogte. Uitgangspunt is dat de subsidie wordt verleend conform aanvraag. De adviescommissie adviseert alleen lager toe te kennen, indien het meerjarenplan of de financiële bijlagen daar reden toe geven.
Indien de subsidieverlening lager is dan het aangevraagde subsidiebedrag, wordt in de beschikking de verplichting opgelegd dat de aanvrager een aangepast meerjarenplan en aangepaste begroting moet indienen. Deze worden beoordeeld volgens de procedure genoemd in artikel 5.1.
Omdat voor de aanvrager duidelijk moet zijn hoe diens aanvraag is beoordeeld, dient de adviescommissie gemotiveerd aan te geven hoe zij tot haar (eind)advies is gekomen. Dit advies maakt onderdeel uit van het uiteindelijke besluit van Gedeputeerde Staten. Slechts in uitzonderlijke gevallen kunnen Gedeputeerde Staten van dit advies afwijken.
Paragraaf 4 Verplichtingen
Artikel 4.1 Verplichtingen van de subsidieontvanger
De subsidieontvanger moet over de jaren 2026 en 2027 een tussentijds voortgangsverslag indienen. In de beschikking, waarmee de subsidie over de periode 2026-2028 wordt bepaald, wordt aangegeven wat van de ontvanger verwacht wordt.
Op het eind van de subsidieperiode moet de subsidieontvanger een eindafrekening indienen, inclusief een beknopt activiteitenoverzicht over de volledige drie jaren. De ontvanger moet hiermee onder meer laten zien waar de subsidie aan uitgegeven is. In de beschikking, waarmee de subsidie over de periode 2026-2028 wordt bepaald, wordt aangegeven wat van de ontvanger verwacht wordt.
Gedurende de subsidieperiode kunnen zich veranderingen voordoen. Alle veranderingen die wezenlijk zijn voor de subsidiëring moeten worden gemeld. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als bepaalde activiteiten komen te vervallen, als er sprake is van wijzigingen bij de artistiek verantwoordelijken of als er aanzienlijke veranderingen zijn in de financiering van de activiteiten en/of organisatie. Ook kan in het subsidiebesluit een verplichting zijn opgenomen op grond waarvan andere specifieke zaken gemeld moeten worden.
Als er sprake is van een wezenlijke artistieke wijziging dan wordt de adviescommissie om een nader advies gevraagd. De adviescommissie beoordeelt of de wijziging dermate ingrijpend is dat een gewijzigd subsidiebesluit moet worden genomen. Dit is verder uitgewerkt in artikel 5.1 en de toelichting daarbij.
Indien de subsidieverlening lager is dan het aangevraagde subsidiebedrag, verandert de begroting en kan de aanvrager vanzelfsprekend niet het gehele plan uitvoeren. Daarom wordt bij de verleningsbeschikking de verplichting opgelegd dat de aanvrager een aangepast meerjarenplan en aangepaste begroting moet indienen. Deze worden opnieuw beoordeeld.
Artikel 4.2 Uitbetaling
Bij de subsidieverlening wordt ook bepaald of een voorschot wordt uitgekeerd. Het uitgangspunt is dat telkens een derde van de verleende subsidie als voorschot wordt uitbetaald. De termijn (lees tijdstip) waarop wordt uitgekeerd wordt bij de beschikking bekend gemaakt.
Artikel 4.3 Verantwoording en vaststelling
De wijze van verantwoording en vaststelling wordt aangegeven in de subsidieverleningsbeschikking. Daarbij is het uitgangspunt dat, in het geval van een verantwoording op basis van de werkelijke kosten en opbrengsten, de berekeningswijze genoemd in artikel 3.3, derde lid, UAsv wordt gevolgd.
Paragraaf 5 Wijzigingen
Artikel 5.1 Wijzigingsprocedure
Zoals in paragraaf 2 is uitgelegd is de subsidieregeling een zogenaamde ‘tenderprocedure’, die gebonden is aan strenge regels. Alle aanvragers moeten gelijk worden behandeld en een gelijke kans maken op subsidie. Dit maakt ook dat wijzigingen niet zondermeer mogelijk zijn. Een eerder hoger beoordeelde aanvraag kan niet zomaar gewijzigd worden, omdat de dan eerder lager beoordeelde aanvraag, en met name de aanvrager, hierdoor benadeeld kan worden.
De praktijk leert echter ook dat enige wijzigingen tijdens een subsidieperiode van vier jaren onvermijdelijk zijn. Om deze reden is in dit artikel de wijzigingsprocedure beschreven.
De Raad van State en het College van Beroep voor het bedrijfsleven bepalen in jurisprudentie (o.a. ECLI:NL:CBB:2012:BY0655, ECLI:NL:RVS:2014:1799 en ECLI:NL:CBB:2019:101) dat wijzigingen van projecten binnen een tendersubsidieregeling mogelijk is, zo lang de wijziging niet essentieel is en daardoor geacht wordt geen invloed te hebben op de oorspronkelijke beoordeling die de aanvraag heeft gekregen. Essentiële wijzigingen zijn in beginsel niet toegestaan omdat daardoor andere aanvragers benadeeld worden. Deze lijn komt voort uit rechtspraak van het Hof van Justitie in het kader van aanbestedingsprocedures, ook procedures waarin schaarse rechten centraal staan.
Eerst worden de gemelde wijzigingen (of het wijzigingsverzoek) ambtelijk beoordeeld aan de hand van dezelfde criteria als de oorspronkelijke aanvraag. Is de beoordeling dat de wijzigingen geen effect hebben op de oorspronkelijke beoordeling van de adviescommissie, dan is dus niet sprake van een essentiële wijziging, dan kan aan de wijzigingen meegewerkt worden. Is de verwachting dat de wijzigingen negatief effect hebben op de oorspronkelijke beoordeling dan worden de wijzigingen ter beoordeling voorgelegd aan de adviescommissie. Ook de adviescommissie beoordeelt aan de hand van dezelfde criteria als bij de oorspronkelijke aanvraag. Leidt dit tot een zelfde of hogere score (niet-essentiële wijziging), dan kan aan de wijzigingen worden meegewerkt. Leidt de beoordeling tot een lagere score, dan wordt in beginsel niet aan de wijzigingen meegewerkt. Dit kan nog anders zijn als de beoordeling weliswaar tot een lagere score leidt, maar andere subsidieaanvragers hierdoor niet benadeeld worden (bijvoorbeeld wel lagere score, geen lagere rangschikking). In dat geval behoort meewerken aan de wijzigingen ook tot de mogelijkheden.
In het uiterste geval kan bij essentiële wijzigingen een beroep worden gedaan op de hardheidsclausule in de Asv 2022. Hiervoor gelden echter de stringente eisen uit die verordening.