PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Groningen

Instructie voor de griffier van de provincie Groningen 2024
PROVINCIALE STATEN van Groningen:
Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 18 september 2024;
Gelet op:
- -artikel 104a, tweede lid, van de Provinciewet;
- -Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen 2019;
- -Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019.
BESLUITEN
Vast te stellen de Instructie voor de griffier van de provincie Groningen 2024, luidende als volgt:
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
- a.
griffier: de functionaris bedoeld in artikel 97 en 104 Provinciewet;
- b.
griffie: het gedeelte van de provincieorganisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de Staten, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;
- c.
plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 104d lid 1 Provinciewet. Bij afwezigheid van de griffier zijn de in deze instructie geregelde zaken op de plaatsvervanger van toepassing;
- d.
werkgeverscommissie: een door de Staten op grond van artikel 81 Provinciewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;
- e.
secretaris: de functionaris bedoeld in artikel 97, 99 t/m 101 Provinciewet.
Artikel
2

Algemene taken
1.
De griffier verleent gevraagd en ongevraagd strategisch advies en ondersteuning aan de (voorzitter van de) Staten, de door de Staten ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.
2.
De griffier stuurt op voorstellen voor de Staten voor het op een fundamenteel richtinggevende en grensverleggende wijze ontwikkelen, innoveren, en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.
3.
De griffier adviseert en begeleidt onderzoekscommissies of de Staten bij andere onderzoeken.
4.
De griffier bevordert de constructieve verhoudingen tussen de Staten, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de provincie.
5.
De griffier zorgt voor (digitale) toegankelijkheid van de Staten voor de inwoner.
6.
De griffier ondersteunt en adviseert de Staten over de meerjarige strategische Statenplanning/agenda.
7.
De griffier heeft een vertrouwensfunctie of -rol voor de Staten- en commissieleden en de voorzitter.
Artikel
3

Intern en extern belangenbehartiger van de Staten
1.
De griffier vertegenwoordigt de Staten als intern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met onder andere de voorzitter, de secretaris, het college van gedeputeerde staten en de directie.
2.
De griffier vertegenwoordigt de Staten als extern belangenbehartiger en voert daarvoor overleg met diverse (belangen)organisaties in de provinciale omgeving als ook met de rekenkamer en accountant.
Artikel
4

Bestuurlijke besluitvorming
1.
De griffier stuurt vanuit een visie op het functioneren van de Staten binnen het duaal democratisch stelsel.
2.
De griffier is verantwoordelijk voor de transparantie en kwaliteit van de politiek bestuurlijke besluitvorming in het algemeen en navolgen van relevante wet- en (interne) regelgeving in het bijzonder.
3.
De griffier coacht en stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van Statenleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatief goede besluitvorming.
4.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de Staten.
Artikel
5

Hoeder van de provinciale democratie
1.
De griffier heeft een richtinggevende invloed op de vormgeving, invulling en doorontwikkeling van de provinciale democratie.
2.
De griffier doet voorstellen om de volksvertegenwoordigende rol van de Staten te versterken en evalueert deze rol periodiek.
3.
De griffier bevordert het duale samenspel tussen het college en de Staten onder andere door het hanteren van een meerjarige langetermijnstrategie gericht op het faciliteren van het primaat van de politiek en evalueert het functioneren van de Staten.
4.
De griffier geeft sturing aan de versteviging van de positie en herkenbaarheid van de Staten, zowel intern als extern, en aan de hiermee samenhangende strategische lange termijn doelen.
5.
De griffier draagt bij aan het bevorderen van de integriteit van Statenleden en respectvol handelen en daarmee gezonde omgangsvormen tussen en met de Staten(leden).
Artikel
6

Leidinggeven en integraal management
1.
De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers en is materieel leidinggevende van medewerkers (van de ambtelijke organisatie van het college) voor zover en zolang de ambtenaar bijstand verleent aan de Staten. Tevens is de griffier opdrachtgever bij inhuur via externe opdrachtnemers.
2.
De griffier bevordert het algeheel strategisch, tactisch en operationeel functioneren van de griffie.
3.
De griffier beheert de budgetten van de Staten en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding en legt hierover verantwoording af aan de Staten.
4.
De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangaande medewerkers van de Statengriffie. De griffier kan met de Provinciesecretaris afspraken maken over het overleg met de ondernemingsraad, alsmede de uitoefening van eventuele overige in de Wet op de ondernemingsraden aan de bestuurder opgedragen bevoegdheden.
5.
De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. De werkgeverscommissie regelt hiervoor alle benodigde (onder)mandaten, bevoegdheden, budgetten en andere verantwoordelijkheden, zodat de griffier de bedrijfsvoering effectief kan uitvoeren.
Artikel
7

Communicatie en voorlichting
1.
De griffier zorgt ervoor dat de Staten als zichtbare en benaderbare volksvertegenwoordiging stevig gepositioneerd is.
2.
De griffier volgt ontwikkelingen in de samenleving en vertaalt conclusies in structureel (communicatie)beleid.
3.
De griffier kan voorlichting geven aan inwoners over de provinciale politiek.
Artikel
8

Mandaat en machtiging
1.
Provinciale Staten verlenen mandaat en machtiging aan de griffier tot:
- a.
het aanwijzen van een of meerdere plaatsvervangend griffiers na overleg met de werkgeverscommissie;
- b.
het afhandelen van klachten in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, over bij de griffie werkzame medewerkers.
- c.
het vertegenwoordigen in bezwaar- en beroepsprocedures en het uitvoeren van alle relevante handelingen die daarmee samenhangen;
- d.
besluiten op verzoeken op grond van artikel 4.1. Wet open overheid;
- e.
besluiten op verzoeken op grond van artikel 15 tot en met 21 Algemene verordening gegevensbescherming;
- f.
het uitvoeren van feitelijke handelingen, niet zijnde privaatrechtelijke rechtshandelingen of besluiten zijn in de zin van artikel 1:3 Awb, die verband houden met de ondersteuning van Provinciale Staten.
2.
De griffier is bevoegd ondermandaat of ondermachtiging te verlenen van het bepaalde in het eerste lid onder c t/m f.
3.
In bestuurlijke gevoelige zaken wordt van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid gebruik gemaakt na voorafgaand overleg met de werkgeverscommissie.
4.
De griffier informeert de werkgeverscommissie periodiek en op verzoek tussentijds over de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid.
5.
De ondertekening van in mandaat genomen besluiten luidt:
Provinciale Staten van Groningen,
namens dezen:
(handtekening en de naam van de griffier)
de griffier.
Artikel
9

Slotbepalingen
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgevercommissie.
Artikel
10

Inwerkingtreding
1.
Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.
2.
De Instructie griffier provincie Groningen 2015 wordt ingetrokken.
Artikel
12

Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Ambtsinstructie griffier Provincie Groningen 2024.
Groningen, 13 november 2024
Provinciale Staten voornoemd:
René Paas, voorzitter
Nettie Engels, griffier