PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Limburg

Financiële Verordening Provincie Limburg 2024
Provinciale Staten van Limburg
Gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten van 8-10-2024, G-24-028
Gelet op artikel 105, eerste lid, juncto artikel 143, eerste lid Provinciewet
BESLUITEN
Vast te stellen de volgende verordening
Financiële Verordening Provincie Limburg 2024
Paragraaf
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Provincie Limburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- 2.
Administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- 3.
BBV: Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten:
Dit betreft het verslagleggingskader voor begroten en verantwoorden.
- 4.
Doelmatigheid:
de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.
- 5.
Doeltreffendheid:
de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.
- 6.
Exploitatiebudgetten:
baten en lasten, exclusief de mutaties reserves die nodig zijn voor de jaarlijkse provinciale begroting.
- 7.
Financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van data betreffende financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Provincie Limburg omvat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
  - a.
de financieel-economische positie;
  - b.
het financiële beheer;
  - c.
de uitvoering van de begroting;
  - d.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
  - e.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- 8.
Financieel beheer:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en rechten van de Provincie Limburg.
- 9.
Investeringsbudgetten: uitgaven in activa (bezittingen) van de Provincie die langer dan een jaar meegaan.
- 10.
Rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder provinciale verordeningen, statenbesluiten en collegebesluiten zoals genoemd in de vigerende kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.
Paragraaf
2

Begroting en verantwoording
Planning- en control uitgangspunten
Artikel
2.

Planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus bestaat uit een jaarlijkse cyclus.
- 1.
Voor aanvang van een begrotingsjaar stelt de Controlecommissie, op voorstel van de griffier na afstemming met het college, een overzicht vast m.b.t. de jaarlijkse P&C-cyclus. Hierin zijn in elk geval de data opgenomen voor het aanbieden aan Provinciale Staten door Gedeputeerde Staten van de Jaarstukken, de Voorjaarsnota, de Najaarsnota en de begroting met de bijhorende meerjarenraming.
- 2.
In de P&C-cyclus worden voor de behandeling van de begroting en de Jaarstukken de wettelijke termijnen en de gewenste voorbereidingstijd van tenminste zes weken voor de Staten in acht genomen.
- 3.
Uitgangspunt is behandeling van:
  - a.
de Jaarstukken voor de wettelijke termijn van 15 juli;
  - b.
de Voorjaarsnota voor het zomerreces;
  - c.
de Najaarsnota samen met de begrotingsbehandeling;
  - d.
de begrotingsbehandeling voor de wettelijke termijn van 15 november.
- 4.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat al het beleid waartoe Provinciale Staten hebben besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen van bovenstaande planning- en control producten is opgenomen.
Artikel
3

Voorjaarsnota
1.
Gedeputeerde Staten bieden uiterlijk in de maand mei van het lopende begrotingsjaar een Voorjaarsnota ter vaststelling aan.
2.
Deze Voorjaarsnota bevat:
- a.
Beleidsmatige richting en de kaders voor de programmabegroting van het volgende jaar en de drie opvolgende jaren. De resultaten van afgelopen boekjaar en het 1e kwartaal van het lopende boekjaar worden hierin betrokken.
- c.
Een actualisatie van het inhoudelijke en financiële perspectief incl. bijhorende begrotingswijzigingen.
Artikel
4

Programmabegroting
1.
Provinciale Staten stellen in ieder geval bij aanvang van de nieuwe statenperiode een programma-indeling vast. Uitgangspunten hierbij zijn:
- a.
Programma-indelingen zijn statenperiode overstijgend in verband met de politiek-bestuurlijke herkenbaarheid;
- b.
Bij taakmutaties kan hiervan worden afgeweken.
2.
Gedeputeerde Staten leggen voor ieder beleidsinhoudelijk begrotingsprogramma een geactualiseerd beleidskader voor aan Provinciale Staten ter vaststelling, uiterlijk één jaar na installatie van een nieuwe Staten. Zolang er geen geactualiseerd of nieuw beleidskader is vastgesteld, blijft het bestaande kader gelden, tenzij anders wordt besloten.
3.
De beleidskaders sluiten aan bij de programma-indeling van de programmabegroting uit de P&C-cyclus.
4.
Gedeputeerde Staten stellen per begrotingsprogramma indicatoren voor met betrekking tot de doelstellingen en de beoogde resultaten mits de data binnen de Statenperiode beschikbaar kan worden gesteld.
5.
Provinciale Staten stellen de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.
6.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke opgaven, doelstellingen, beoogde resultaten en geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door Provinciale Staten, kunnen worden getoetst.
Artikel
5

Najaarsnota
1.
Gedeputeerde Staten bieden uiterlijk in de maand september van het lopende begrotingsjaar een Najaarsnota ter vaststelling aan.
2.
Deze Najaarsnota bevat:
- a.
Inhoudelijke verantwoording over de voortgang van de beoogde resultaten;
- b.
Een actualisatie van het financiële perspectief incl. bijhorende begrotingswijzigingen.
Artikel
6

Jaarstukken
1.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatieonderdelen naar de beleidsproducten van de programmaverantwoording.
2.
Gedeputeerde Staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. Relevante afwijkingen worden toegelicht en hebben betrekking op de verschillen tussen de begroting en realisatie uit de (gewijzigde) programmabegroting op begrotingsprogrammaniveau.
3.
Provinciale Staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de begrotingsprogramma’s en of de beleidsdoelen van de begrotingsprogramma’s voor het lopende jaar bijgesteld moeten worden.
Artikel
7

Budgettaire bevoegdheden
1.
Provinciale Staten autoriseren de exploitatiebudgetten en investeringsbudgetten op programmaniveau in de programmabegroting, Voorjaarsnota, Najaarsnota of een afzonderlijk PS-besluit. Nieuw beleid wordt bij alle vormen van besluitvorming als een separaat beslispunt opgenomen. Daarmee oefent Provinciale Staten transparant haar budgetrecht uit.
2.
Bij investeringsvoorstellen worden de looptijd (kaderstellend), bestedingsplan en de indicatieve financiële fasering vermeld. Hierbij wordt de leidraad kostenbegrotingssystematiek gehanteerd, conform het daarin gedefinieerde toepassingsbereik; zijnde investeringen in het domein van regionale bereikbaarheid.
3.
Voor exploitatiebudgetten wordt geëxpliciteerd hoe deze bijdragen aan de programmadoelen, wordt inzicht gegeven in de fasering en het in te zetten instrument (opdracht, subsidie, procesmiddelen).
4.
Gedeputeerde Staten opereren binnen dit kader. Hierbij geldt:
- a.
Bij verschuiving tussen productbudgetten met betrekking tot exploitatie binnen een programma is er geen sprake van een begrotingswijziging op programmaniveau, maar wordt dit gemeld in het betreffende Statenvoorstel dan wel P&C-product.
- b.
Verschuiving tussen investeringen met betrekking tot beheer van provinciale wegen zijn mogelijk zolang dit binnen het financiële en inhoudelijke kader valt van de vigerende Nota Onderhoud Infrastructurele Kapitaalgoederen.
5.
Bij inzet van middelen door Gedeputeerde Staten die buiten het financiële mandaat (niet opgenomen in de begroting, of vastgestelde begrotingswijziging) van Gedeputeerde Staten vallen gelden de volgende voorwaarden:
- a.
Bestedingen binnen de exploitatiebegroting of investeringsbegroting groter dan € 0,5 mln. vergen een vooraf door Provinciale Staten inhoudelijk en financieel vastgesteld kader.
- b.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat indien bij het inzetten van middelen uit verschillende door PS vastgestelde beleidskaders waarbij het totaalbedrag hoger is dan € 1 mln. deze inzet vooraf ter besluitvorming voorgelegd zal worden aan Provinciale Staten.
6.
Gedeputeerde Staten zijn gemachtigd tot bestedingen van specifieke uitkeringen als deze nog niet zijn opgenomen in de door Provinciale Staten vastgestelde programmabegroting en informeren Provinciale Staten actief over inzet en voorwaarden bij acceptatie van de aanvraag.
7.
Gedeputeerde Staten zijn gemachtigd om een deel van de programmareserves in te zetten in aanloop naar vaststelling beleidskader (maximaal 5%) per intensiveringspost als proces- en voorbereidingsmiddelen van de beleidskaders.
8.
Indien er sprake is van de drie O’s: onvoorzien, onvermijdbaar en onuitstelbaar en niet binnen redelijke termijn aan de voorwaarden uit lid 5 van dit artikel kan worden voldaan waarbij PS vooraf een besluit neemt, geldt de actieve informatieplicht.
Artikel
8

Beleid rondom programmareserves
1.
Per programma wordt tenminste één programmareserve ingesteld. Het doel van een programmareserve is om geoormerkte middelen, ter uitvoering van het aan het begrotingsprogramma gelieerde beleidskader, te reserveren.
2.
Middelen in een programmareserve zijn niet inzetbaar door Gedeputeerde Staten tot het moment dat Provinciale Staten in één van de bijstellingsmomenten (Voorjaarsnota, begroting, Najaarsnota of separaat besluit) instemmen met de (gedeeltelijke) omzetting van de programmareserve in een exploitatiebudget met in achtneming van artikel 7 lid 3.
Artikel
9

Wensen en bedenkingen
1.
In het kader van de actieve informatieplicht moeten in onderstaande situaties Provinciale Staten wensen en bedenkingen uiten, voordat door GS hierover een besluit kan worden genomen:
- a.
Het verstrekken van leningen en borgstellingen aan niet-overheden voor bedragen groter dan € 1 mln. voor zover het niet afgedekt is door eerdere besluitvorming,
- b.
Het aanpassen van het uitstaand agiokapitaal in de verbonden partij (vermeerderingen en verminderingen) voor zover het niet afgedekt is door eerdere besluitvorming.
- c.
Het door de verbonden partij inzetten van kapitaal buiten de statutaire doelstelling, geldend ten tijde van investeringsbesluit PS voor bedragen groter dan € 1 mln.
- d.
Bestedingen die budgettair binnen de kaders van de begroting vallen, maar waarvan op voorhand bekend is dat deze verplichtingen met zich meedragen die op termijn buiten de gestelde voorwaarden zoals vermeld in artikel 7 vallen.
- e.
Bij het stapelen van directe provinciale financiële instrumenten. Onder het stapelen van provinciale financiële instrument wordt verstaan: het combineren van de instrumenten leningen, erfpacht, borgstellingen en/of agiokapitaal, waarbij de totale investering (met de gecombineerde inzet van deze instrumenten) meer dan € 1 mln. bedraagt.
Onder het uiten van wensen en bedenkingen wordt verstaan richtinggevende uitspraken en suggesties van PS die door GS betrokken worden bij besluitvorming. Wensen en bedenkingen zijn geen verzoek om instemming van PS. GS behouden hun eigen verantwoordelijkheid.
2.
Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten over het al dan niet opvolgen van de geuite wensen en bedenkingen.
Artikel
10

Investeringen regionale bereikbaarheid
Het grootste investeringsvolume van de Provincie bevindt zich in het domein van regionale bereikbaarheid. Dit artikel ziet op de investeringscomponent (activeerbaar op basis van artikel 16). Exploitatiebudgetten vallen onder artikel 7 en 8. Investeringen in dit domein zijn gemaximeerd middels het kapitaallastenplafond (voorheen het heroverwegingsbesluit). Middels vaststelling van het kapitaallastenplafond oefent PS haar budgetrecht uit:
- 1.
Provinciale Staten stellen het kapitaallastenplafond vast, te herijken bij start van iedere Statenperiode. Het kapitaallastenplafond maximeert de kapitaallasten die vallen binnen het programma regionale bereikbaarheid, en is daarmee bepalend voor de investeringsruimte in dit domein. Het totaal kapitaallastenplafond valt uiteen in 4 onderdelen.
  - a.
Onderhouds- en vervangingscomponent: Kapitaallasten met betrekking tot vervanging of levensduur verlengend onderhoud van bestaande infrastructuur areaal (weg/spoor/fiets).
  - b.
Investeringscomponent bestaand: kapitaallasten met betrekking tot investeringen in nieuwe infrastructuur (weg/spoor/fiets) of functionele verbetering van bestaande infrastructuur.
  - c.
Investeringscomponent nieuw: Kapitaallasten, nog te besluiten, met betrekking tot investeringen in nieuwe infrastructuur (weg/spoor/fiets) of functionele verbetering van bestaande infrastructuur.
  - d.
Risicocomponent: kapitaallasten als gevolg van een kredietoverschrijding ná het initieel kredietbesluit voor het projectbudgetten uit de investeringscomponent (a, b en c).
- 2.
In het kader van de onderhouds- en vervangingscomponent (lid 1 a.) stellen Provinciale Staten ten minste eenmaal in de vier jaar de nota Onderhoud infrastructurele kapitaalgoederen vast inzake het beheer en onderhoud van bestaande kapitaalgoederen. Daarin wordt tevens een gewenst kwaliteitsniveau van onderhoud vastgesteld. Investeringen binnen de vigerende onderhoudsplanning, als onderdeel van de nota infrastructurele kapitaalgoederen, maken onderdeel uit van het investeringsplan in de reguliere P&C-cyclus.
- 3.
Besluitvorming over de 4 componenten, zoals genoemd in lid 1, wordt vormgegeven aan de hand van de leidraad kostenbegrotingssystematiek.
- 4.
Inzet van de onder lid 1. gedefinieerde investeringsruimte is in de volgende gevallen onderhevig aan goedkeuring van PS:
  - a.
Nieuwe investeringen (provinciaal deel) boven de € 2,5 mln. aan het eind van de haalbaarheidsfase waarin projectbudget (projectkrediet), scope en voorkeursvariant wordt vastgesteld. Besluiten onder deze grens vallen onder de bevoegdheid van het college van Gedeputeerde Staten.
  - b.
Een eerste bijstelling van het projectbudget als gedurende de planvormingsfase op basis van de actuele raming sprake is van een overschrijding van 5% of meer van het projectbudget en groter dan € 2,5 mln.
  - c.
Uitwisseling tussen de componenten b en ci van lid 1. Het is niet toegestaan om ruimte in de risicocomponent of vervangings- en onderhoudscomponent (lid 1a en 1b) in te zetten voor nieuwe projecten.
- 5.
Een aanbestedingsresultaat dat het bijgesteld projectbudget overschrijdt betekent dat niet tot gunning overgegaan kan worden. GS kan hiervan afwijken indien overschrijding opgevangen kan worden binnen de risicocomponent lid 1d en niet meer dan 5% van het (bijgesteld) projectbudget bedraagt.
- 6.
Inzet van de risicocomponent (lid 1 d) kan alleen plaatsvinden indien er reeds een projectbudget is vastgesteld. Dit kan vervolgens op 3 manieren:
  - a.
Vooraf ter besluitvorming aan PS voorleggen middels een separaat Statenvoorstel.
  - b.
Achteraf aan PS ter besluitvorming voorleggen, indien de bijstelling zich binnen de 5% marge bevindt, zoals opgenomen in artikel 10 lid 4 sub b. Via een regulier P&C-product.
  - c.
Achteraf aan PS ter besluitvorming voorleggen, indien het aanbestedingsresultaat zich binnen de 5% marge bevindt, zoals opgenomen in artikel 10 lid 5. Via een regulier P&C-product.
- 7.
Provinciale Staten worden periodiek geïnformeerd via het IPML (Integraal Programma Mobiliteitsopgaven Limburg) over de volgende aspecten:
  - a.
Projectstatus.
  - b.
Beschikbare risicoreserve ruimte afgezet tegen de actuele risico inschatting.
  - c.
Ruimte binnen de individuele componenten van het kapitaallastenplafond.
Artikel
11

Uitvoering begroting
1.
Gedeputeerde Staten stellen regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2.
Gedeputeerde Staten dragen ten aanzien van de programmabegroting er zorg voor dat:
- a.
De lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de beleidsproducten van de programmabegroting;
- b.
De budgetten uit de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
De lasten van de beleidsproducten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere beleidsproducten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de lasten op begrotingsprogrammaniveau binnen de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Paragraaf
3

Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel
12

Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
1.
Provinciale Staten stellen vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de Jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, willen worden geïnformeerd over rechtmatigheid. Deze vaststelling gebeurt op basis van het normenkader rechtmatigheid, zoals opgenomen in artikel 13, lid 2.
2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Provincie, inclusief de dotaties aan de reserves.
3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 350.000 nader toegelicht.
Artikel
13

Voorwaardencriterium
1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als omschrijving van de doelgroep, heffings- en/of declaratiegrondslag, normbedragen, bevoegdheden, administratieve bepalingen, voeren van een administratie, het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken, aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. In lijn met de Kadernota rechtmatigheid alsook het vigerende Controleprotocol accountantscontrole worden de aspecten met betrekking tot recht, hoogte en duur betrokken in het rechtmatigheidsonderzoek.
2.
Het college van Gedeputeerde Staten bieden Provinciale Staten jaarlijks uiterlijk in de laatste jaarvergadering van Provinciale Staten ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college van Gedeputeerde Staten operationaliseren dit normenkader –daar waar nodig- in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
Artikel
14

Begrotingscriterium
1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door Provinciale Staten geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door Provinciale Staten is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 7.
3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag op programmaniveau, zoals openomen in artikel 7 Budgettaire bevoegdheden. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4.
Begrotingsonrechtmatigheden hebben primair betrekking op overschrijding van lasten en investeringskredieten. Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen kunnen onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt c.q. niet tijdig aan PS zijn gemeld. Tijdig wordt hierbij gezien als binnen de termijnen van de vastgestelde P&C-cyclus, zoals opgenomen in paragraaf 1 van deze verordening. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding of onderschrijding van baten, lasten of investeringen waarbij direct gerelateerde inkomsten of uitgaven de overschrijding compenseren;
- b.
Er is sprake van een overschrijding of onderschrijding van baten, lasten of investeringen op een open-einde regeling;
- c.
De overschrijding of onderschrijding van baten, lasten of investeringen is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. In deze rapportage wordt inzicht gegeven in de stand van de bestedingen (realisatie en verplichtingen) per begrotingsprogramma.
- d.
Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en onvermijdbaar zijn maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd.
- e.
Een overschrijding van 10% of € 1,6 mln. zoals ook is aangegeven in de Beleidsnota en aanpak rechtmatigheidsverantwoording Provincie Limburg.
Alle begrotingsoverschrijdingen –voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden- worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen worden alleen meegenomen als begrotings-onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording indien deze niet (afdoende) zijn toegelicht in de jaarrekening bij het betreffende programma. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt op basis van lid 2 aangegeven welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd. Deze begrotingsonrechtmatigheden worden toegelicht bij het betreffende programma. De dan nog resterende begrotingsonrechtmatigheden worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Artikel
15

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en provinciale eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2.
Het college van Gedeputeerde Staten zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen.
Paragraaf
4

Financieel beleid
Artikel
16

Waardering en afschrijving vaste activa
1.
Investeringen met zowel economisch als maatschappelijk nut worden geactiveerd en afgeschreven, conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
2.
Investeringsprojecten met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs lager dan het grensbedrag ad € 50.000 worden in beginsel niet geactiveerd, met uitzondering van infrastructurele investeringen waarvoor geen grensbedrag wordt gehanteerd.
3.
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd.
Afschrijvingen
4.
In geval van afschrijving wordt de lineaire afschrijvingsmethodiek gehanteerd.
5.
De afschrijving is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; deze is gelijk aan de economische levensduur van een investering.
6.
Bij nieuwe investeringen wordt de volgende richtlijn voor de afschrijving in acht genomen:
Bedrijfsgebouwen, inventaris, technische installaties
- a.
40 jaar: bedrijfsgebouwen, waarbij voor onderdelen, waarvoor een kortere gebruiksduur wordt verwacht, de componentenmethode wordt toegepast;
- b.
10-25 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, verbouwingen, kantoormeubilair.
Railinfrastructuur
- c.
40 jaar: investeringen in railinfra van medeoverheden (investeringen in activa van derden)
- d.
50 jaar: (vervangings)investeringen in railinfra van de Zuid-Limburgse Stoomtrein Maatschappij;
Provinciale wegen
- e.
15 jaar: vervangen asfalt provinciale wegen (uitsluitend indien levensduur verlengend);
- f.
40 jaar: rehabilitatie provinciale wegen waarbij asfalt en fundering wordt vervangen (levensduur verlengend);
- g.
40 jaar: nieuwbouw provinciale weg;
- h.
15 jaar: versterken kunstwerken (uitsluitend indien levensduur verlengend);
- i.
80 jaar: rehabilitaties en nieuwbouw kunstwerken;
- j.
40 jaar: vervangen afwatering (kolken, duikers, buffers e.d.) en vervangen aansluitingen op gemeentelijke rioleringen of wateropvang;
- k.
15 jaar: wegmeubilair, afschermvoorzieningen, faunavoorzieningen, bewegwijzering, openbare verlichting, verkeersregelinstallaties en overige elektrische systemen.
Overige activa:
- l.
5 jaar: vervoermiddelen;
- m.
3-5 jaar: apparatuur automatisering en overige apparatuur. Dit wordt per component afzonderlijk bepaald;
- n.
geen afschrijving: gronden en terreinen.
7.
Voor investeringen met economisch nut start de afschrijving ná de gereed melding van die investering; in geval van op zichzelf staande deelprojecten worden die afzonderlijk op hun gereed melding getoetst.
8.
Voor investeringen met een maatschappelijk nut start de afschrijving in het jaar nadat uitgaven zijn gedaan; investeringen die zich over meerdere jaren uitstrekken worden per jaarschijf als afzonderlijk actief behandeld.
9.
Resultaatafhankelijke (extra) afschrijving op investeringen zijn niet toegestaan.
Artikel
17

Kostprijsberekening
1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de Provincie wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de Provincie verleende diensten.
2.
Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de in gebruik zijnde activa betrokken, evenals vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa betrokken voor rechten als bedoeld in artikel 223, eerste lid, provinciewet, de compensabele btw.
Artikel
18

Beleid rondom lastneming van subsidies
1.
Bij subsidies wordt de last verantwoord in het jaar waarin de subsidieontvanger start met de uitvoering van de activiteiten op basis van de startdatum van de projectperiode in de subsidieverleningsbeschikking, tenzij:
- a.
De verstrekte subsidie een boekjaar/exploitatiesubsidie betreft: uit de subsidiebeschikking blijkt onomstotelijk dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend in één of meerdere volgende jaren zullen plaatsvinden.
- b.
De verstrekte subsidie een meerjarige projectsubsidie betreft, het individuele subsidiebedrag het hierna gedefinieerde grensbedrag overschrijdt en die boekjaar overschrijdend is.
2.
Provinciale Staten stellen het in lid 1 sub b genoemde grensbedrag voor vier jaar vast.
3.
Bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking wordt voor zover de verstrekte projectsubsidie nog niet als last in het boekjaar is verantwoord onder de post “Niet uit de balans blijkende verplichtingen”.
4.
Een verstrekte projectsubsidie, vallende onder lid 1 sub b, wordt bij afgifte van de subsidieverleningsbeschikking op basis van het bestedingsritme van de begrote jaarlijkse kosten zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, toegerekend aan de betreffende boekjaren.
Artikel
19

Toerekening overhead
De wijze van toerekening van de werkelijke overheadlasten bij de Jaarstukken vindt plaats op basis van de voorgecalculeerde verdeelsleutel, zoals gehanteerd bij de begroting (na wijziging).
Artikel
20

Incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten dienen op productniveau afzonderlijk te worden gespecificeerd in het overzicht incidentele baten en lasten behorende bij de programmabegroting en Jaarstukken.
Artikel
21

Beleidskader Sturing in samenwerking
Gedeputeerde Staten bieden tenminste eenmaal in de statenperiode een actueel beleidskader “Sturing in Samenwerking” ter vaststelling aan Provinciale Staten aan. In dit kader zijn ook de beleidsregels voor reserves en voorzieningen verwerkt.
Artikel
22

Financieringsfunctie
1.
Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
het tijdig beschikken over voldoende liquide middelen om de doelstellingen zoals opgenomen in de door Provinciale Staten vastgestelde programmabegroting uit te kunnen voeren;
- b.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico, koersrisico, liquiditeitsrisico, operationeel risico en kredietrisico;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de rentelasten en (financierings)kosten bij rekening-courantverhoudingen met banken en bij het inlenen van liquide middelen door middel van kortlopende en langlopende geldleningen);
- d.
het optimaliseren van het rendement op (tijdelijk) overtollige liquide middelen en de uitstaande financiële posities.
2.
Gedeputeerde Staten dragen bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
het tijdig beschikken over voldoende liquide middelen om de doelstellingen zoals opgenomen in de door Provinciale Staten vastgestelde programmabegroting uit te kunnen voeren;
- b.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico, koersrisico, liquiditeitsrisico, operationeel risico en kredietrisico;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de rentelasten en (financierings)kosten bij rekening-courantverhoudingen met banken en bij het inlenen van liquide middelen door middel van kortlopende en langlopende geldleningen);
- d.
het optimaliseren van het rendement op (tijdelijk) overtollige liquide middelen en de uitstaande financiële posities.
3.
Gedeputeerde Staten nemen bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
de Wet fido (Wet financiering decentrale overheden), de Ruddo (Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden) en de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden zijn leidend;
- b.
voor het aantrekken van geldleningen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste twee prijsoffertes bij concurrerende marktpartijen gevraagd;
- c.
bij het uitzetten van overtollige liquide middelen bij Nederlandse decentrale overheden dient dit zo optimaal mogelijk te worden gedaan, waarbij het rentepercentage op transactiedatum minimaal gelijk dient te zijn aan het rentepercentage op een staatsdeposito binnen schatkistbankieren met vergelijkbare looptijd;
- d.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;
- e.
bij het opereren op de financiële markten wordt zodanig gehandeld dat de toegang tot de markten niet in gevaar komt;
- f.
overeenkomsten voor rekening-courant verhoudingen, voor het aantrekken en uitzetten van leningen en het verlenen van borgstellingen luiden uitsluitend in euro;
- g.
Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten indien de renterisiconorm in enig in de meerjarenbegroting gepresenteerd boekjaar dreigt te worden overschreden en indien de kasgeldlimiet voor een derde achtereenvolgend kwartaal dreigt te worden overschreden.
4.
Het verstrekken van leningen en borgstellingen anders dan genoemd in lid 2 sub c van dit artikel en het door middel van agiokapitaal investeren in provinciale deelnemingen worden uitsluitend gedaan uit hoofde van het publiek belang voor Limburg en binnen de door Provinciale Staten vastgestelde kaders van het vigerende beleidskader Sturing in Samenwerking zoals beschreven in artikel 21. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het publiek belang voor Limburg om tot het verstrekken van een lening of borgstelling of het doen van een agiostorting over te gaan.
5.
Gedeputeerde Staten stellen nadere uitvoeringsregels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid van dit artikel en leggen deze uitvoeringsregels, alsmede de taken, rollen en bevoegdheden vast in een Treasurystatuut. Het Treasurystatuut wordt ter kennisneming aan Provinciale Staten aangeboden.
Artikel
23

Registratie bezittingen, activa en vermogen
1.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
2.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Provincie systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden, registergoederen en bedrijfsmiddelen jaarlijks worden gecontroleerd.
3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisneming aan Provinciale Staten aangeboden.
Paragraaf
5:

Paragrafen bij de begroting en Jaarstukken
Artikel
24

Paragrafen in de Programmabegroting en Jaarstukken.
In de Programmabegroting en Jaarstukken worden in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, alsmede tot de provinciale heffingen. In de paragrafen wordt tenminste opgenomen datgene dat nader bepaald is in de artikelen 10 tot en met 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording.
In de begroting en jaarstukken wordt een extra paragraaf duurzaamheid toegevoegd.
In de Jaarstukken wordt daarnaast een extra paragraaf Portfoliomanagement toegevoegd. Deze geeft inzicht in de financiële vaste activa, financiering ervan, rendement en risico’s.
Paragraaf
6

Financiële organisatie en administratie
Artikel
25

Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- 1.
het sturen en het beheersen van activiteiten, processen en risico’s in de Provincie als geheel en in de diensten;
- 2.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
- 3.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- 4.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- 5.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- 6.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel
26

Financiële administratie
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat:
- 1.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- 2.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, het CBS, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Provincie.
Artikel
27

Financiële organisatie
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor en leggen (in een besluit) vast:
- 1.
een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van de provinciale taken aan de organisatieonderdelen;
- 2.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- 3.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.
Artikel
28

Interne controle
1.
Gedeputeerde Staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen Gedeputeerde Staten maatregelen tot herstel.
2.
Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een beleidsregel rondom voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Deze regel wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geactualiseerd.
Artikel
29

Inwerkingtreding
1.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële Verordening Provincie Limburg 2024" en treedt in werking een dag na publicatie in het provinciaal blad.
2.
De Financiële Verordening Provincie Limburg 2023 wordt ingetrokken.
Artikel
30

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Financiële Verordening Provincie Limburg 2024
Maastricht, d.d. 1 november 2024
Provinciale Staten voornoemd
de voorzitter,
de heer E.G.M. Roemer
de griffier,
de heer mr. A.O.J. Pregled
De secretaris van Gedeputeerde Staten van Limburg,
De heer D.F. Timmer