PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Utrecht

Besluit van provinciale Staten van Utrecht en de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht van 19 juni 2024, nummer UTSP-1307258352-7792 tot vaststelling van het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024 (Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024)
Provinciale Staten van Utrecht;
Gezien het voorstel van het Presidium van 22 mei 2024;
Commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;
Gelet op de artikelen 16, 80, 81, 82,104a , 104d, 104e, 143 en 176 van de Provinciewet;
Besluiten vast te stellen het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024:
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
Actuele vraag: een vraag tijdens een commissievergadering van een commissielid of een lid van Provinciale Staten aan een ander Statenlid of een fractie, aan Gedeputeerde Staten, of aan de commissaris van de Koning over een op dat moment spelende actuele kwestie waarbij beantwoording geen uitstel duldt;
Actualiteitenmotie: een voorstel van één of meerdere Statenleden om Provinciale Staten een richtinggevende uitspraak te laten doen over een actuele kwestie die niet voorzien had kunnen worden in voorgaande commissiecyclus en waarbij de behandeling gezien het actuele karakter geen uitstel duldt;
Agenderingsmotie: een voorstel van één of meerdere Statenleden over een niet spoedeisend onderwerp dat niet het afgelopen half jaar op de agenda van Provinciale Staten heeft gestaan en ook niet voorzien is voor een vergadering van Provinciale Staten in het komende half jaar;
Agenderingsvoorstel commissie: een voorstel van een Staten- of commissielid om een onderwerp toe te voegen aan een commissieagenda;
Amendement: een voorstel tot wijziging van een voor de vergadering van Provinciale Staten geagendeerde besluittekst, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen;
BOB-model het model Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming dat tijdens het vergaderproces van Provinciale Staten wordt gevolgd;
Commissielid: het lid dat als plaatsvervanger van een Statenlid mag optreden als woordvoerder namens de fractie in een Statencommissie. Ook: een Statenlid in een commissievergadering.
Fractiemedewerker een medewerker op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst van een fractie;
Fractievoorzittersoverleg: het overleg van de voorzitters van de in de Staten vertegenwoordigde fracties en de plaatsvervangend voorzitter onder voorzitterschap van de voorzitter van Provinciale State;
Geloofsbrieven: de schriftelijke bewijsstukken die een nieuw benoemd lid aan Provinciale Staten moet overleggen om te bewijzen dat hij/zij op wettige wijze is gekozen en dat er tegen zijn/haar verkiezing geen bezwaren bestaan;
Hamerstuk: een voorstel waarover geen beraadslaging en geen stemming door Provinciale Staten plaatsvindt;
Initiatiefvoorstel: een voorstel aan Provinciale Staten van één of meerdere Statenleden voor bijvoorbeeld een verordening, nieuw beleid of aanpassing van bestaande kaders;
Informatiebijeenkomst een bijeenkomst in de beeldvormende fase waarin inhoudelijke informatie wordt verschaft over een onderwerp en waar Statenleden, commissieleden en fractiemedewerkers verdiepende vragen kunnen stellen;
Interpellatie: een recht van een Statenlid om overeenkomstig de Provinciewet tijdens een vergadering van Provinciale Staten over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan (leden van) Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning te vragen;
Interruptie: een korte en bondige vraag, bedoeld om verduidelijking te krijgen op een bepaald punt;
Maidenspeech de eerste bijdrage van een nieuw Statenlid in een debat in Provinciale Staten over een Statenvoorstel;
Mondelinge vraag: een vraag van een lid van Provinciale Staten aan een ander lid van Provinciale Staten of aan een fractie, aan Gedeputeerde Staten, of aan de commissaris van de Koning, tijdens een vergadering van Provinciale Staten;
Motie: een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
Presidium: het regulier overleg van commissievoorzitters en de voorzitter van Provinciale Staten onder voorzitterschap van de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten;
Schriftelijke vraag: een op schrift geformuleerde vraag van een lid of meer leden van Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten of aan de commissaris van de Koning;
Spreektijdenregeling: een regeling die vastlegt hoeveel spreektijd elke fractie heeft in een vergadering;
Subamendement: een voorstel tot wijziging van een ingediend amendement;
Werkbijeenkomst: een bijeenkomst tijdens de beeldvormende fase waarbij door Gedeputeerde Staten inbreng kan worden opgehaald bij de Staten. Het betreft opinievorming, de wens tot het ophalen wordt vooraf kenbaar gemaakt en de opgehaalde inbreng is niet bindend.
Hoofdstuk
2

Toelating Statenleden en benoeming commissieleden
Artikel
1

Toelating Statenleden; nevenfuncties
1.
Provinciale Staten laten nieuwe Statenleden toe in een openbare vergadering op grond van het geloofsbrievenonderzoek.
2.
Het onderzoek van de geloofsbrieven van de door het centraal stembureau benoemde leden wordt opgedragen aan een commissie voor de geloofsbrieven, bestaande uit vijf leden van Provinciale Staten.
3.
Provinciale Staten benoemen de leden en de plaatsvervangend leden van de commissie voor de geloofsbrieven. Deze benoeming vindt plaats telkens na de opening van de eerste vergadering van de vierjarige zittingsperiode, voor de duur van die periode.
4.
De commissie benoemt uit hun midden een voorzitter. Deze benoeming geldt voor de duur van de zittingsperiode, en wordt meteen bekend gemaakt aan Provinciale Staten.
5.
De commissie brengt na het onderzoek aansluitend mondeling verslag uit in de openbare Statenvergadering en doet een voorstel voor het nemen van een besluit over de toelating van het benoemde lid.
6.
De leden die zijn toegelaten nemen zitting nadat hij/zij de vereiste eed of de belofte in handen van de voorzitter van Provinciale Staten hebben afgelegd.
7.
Na toelating doet ieder lid bij de voorzitter opgave van de andere functies dan het lidmaatschap van Provinciale Staten die worden vervuld, als bedoeld in artikel 11 van de Provinciewet. Een aanvulling of wijziging van deze opgave brengt het lid direct ter kennis van de voorzitter. Openbaarmaking geschiedt via de provinciale website.
Artikel
2

Benoeming commissieleden, niet zijnde lid van Provinciale Staten
1.
Elke fractie kan maximaal twee commissieleden niet zijnde lid van Provinciale Staten laten benoemen. Benoeming vindt plaats op voordracht van de betreffende fractie.
2.
Tot commissielid kunnen worden benoemd diegenen die voldoen aan de voorwaarden voor het lidmaatschap van Provinciale Staten, bedoeld in de artikelen 10 en 13 van de Provinciewet.
3.
Commissieleden die kunnen worden toegelaten op grond van lid 2 leggen in handen van de voorzitter van Provinciale Staten de eed of de belofte af als bedoeld in artikel 14 van de Provinciewet
4.
Provinciale Staten kunnen een commissielid ontheffen uit de functie, als die niet langer het vertrouwen van Provinciale Staten geniet. De beraadslagingen hierover vinden plaats in een besloten Statenvergadering.
5.
Als een fractie, die een commissielid heeft voorgedragen voor benoeming, niet meer in Provinciale Staten vertegenwoordigd is, is het voor het desbetreffende commissielid of -leden niet meer mogelijk deel te nemen aan de beraadslagingen en wordt het commissielid of -leden automatisch ontslag verleend.
6.
Commissieleden mogen besloten statencommissievergaderingen bijwonen. De regels rond geheimhouding die gelden voor Statenleden, gelden ook voor commissieleden. Commissieleden mogen niet deelnemen aan Statenvergaderingen.
7.
Ten aanzien van een commissielid zijn de artikelen 11, 13 lid 1 en 3 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing.
Provinciewet art. 35: Provinciale Staten benoemen de gedeputeerden. Art. 31 is van toepassing op de stemming inzake de benoeming.
Artikel
3

Benoeming gedeputeerden
1.
De Commissaris van de Koning informeert Provinciale Staten, voorafgaand aan de benoeming van leden van Gedeputeerde Staten, of er met het oog op integriteit beletselen zijn om over te gaan tot benoeming.
2.
De procedure voor de screening van deze kandidaat-leden van Gedeputeerde Staten is in een bijlage bij dit reglement opgenomen. Deze procedure wordt elke vier jaar opnieuw tegen het licht gehouden.
3.
Zo mogelijk vindt onmiddellijk na de voordracht een kennismaking plaats tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.
Artikel
4

Fracties
1.
Statenleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.
2.
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de Staten deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste Statenvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie zal voeren.
3.
De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.
4.
Als een of meer Statenleden van een of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als een of meer Statenleden en/of commissieleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.
5.
Als een of meer Statenleden van een of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden, is de naamvoering van deze fractie gelijk aan de achternaam van de fractievoorzitter en voor het overige voldoet deze fractie aan de vereisten uit artikel G2 van de Kieswet. De nieuwe naamvoering wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende Statenvergadering.
Eed (verklaring en belofte)
Provinciewet art. 14-1: Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van Provinciale Staten in de vergadering, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van Provinciale Staten benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van Provinciale Staten naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God almachtig (Dat verklaar en beloof ik)”.
Voor een commissielid luidt de eed (verklaring en belofte) als volgt: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van een commissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in deze functie te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als adviseur van het provinciebestuur naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God almachtig (Dat verklaar en beloof ik)”.
Hoofdstuk
3

Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Provinciale Staten en griffier
De voorzitter
Provinciewet art. 9: De commissaris van de Koning is voorzitter van Provinciale Staten.
Provinciewet art. 75-1-derde, vierde en vijfde volzin: Het voorzitterschap van Provinciale Staten wordt bij verhindering of ontstentenis van de commissaris waargenomen door het langstzittende lid van Provinciale Staten. Indien meer leden van Provinciale Staten even lang zitting hebben, dan vindt de waarneming van het voorzitterschap plaats door het oudste lid in jaren van hen. Provinciale Staten kunnen een ander lid van Provinciale Staten met de waarneming van het voorzitterschap belasten.
Artikel
5

Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter Provinciale Staten
1.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering van Provinciale Staten overeenkomstig de Provinciewet en dit reglement van orde.
2.
Provinciale Staten wijzen uit hun midden een eerste en een tweede plaatsvervangend voorzitter aan. Deze benoeming geldt voor de duur van de statenperiode. Zij vervangen de voorzitter bij afwezigheid. Bij ontstentenis van beide plaatsvervangend voorzitters worden zij vervangen door één van de commissievoorzitters.
3.
Provinciale Staten kunnen de door hen benoemde plaatsvervangend voorzitter uit de functie ontheffen als deze niet langer het vertrouwen van de Staten geniet.
4.
De beraadslagingen over lid 3 vinden plaats in een besloten vergadering.
5.
Bij woordvoering over zijn eigen portefeuille kan de voorzitter het voorzitterschap van de vergadering tijdelijk overdragen aan de plaatsvervangend voorzitter.
De griffier
Provinciewet art. 97-1: in iedere provincie is een secretaris en een griffier.
Provinciewet art. 104: Provinciale Staten benoemen de griffier. Zij zijn tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan.
Artikel
6

Griffier
1.
De griffier en de plaatsvervangend griffier leggen ten overstaan van Provinciale Staten in handen van de voorzitter de eed of belofte af.
2.
De griffier is bij elke vergadering van Provinciale Staten aanwezig.
3.
De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter deelnemen aan de beraadslagingen.
4.
De griffier staat de Staten, de leden van de Staten en de Statencommissies terzijde bij de uitoefening van hun taak.
5.
De griffier zorgt tijdens de vergaderingen van Provinciale Staten en de Statencommissies voor goede ambtelijke bijstand vanuit de griffie.
6.
De griffier is secretaris en adviseur van het Fractievoorzittersoverleg en het presidium.
7.
De griffier is belast met het begrotingsbeheer van de Staten.
8.
De griffier zorgt ervoor, dat de beslissingen van Provinciale Staten bekend worden gemaakt bij Gedeputeerde Staten en bij de door hen aangewezen personen die voor de uitvoering van de beslissingen van Provinciale Staten verantwoordelijk zijn.
9.
De onderdelen van de ambtelijke organisatie verrichten voor de griffie dezelfde werkzaamheden als zij voor elkaar verrichten. Zo nodig zien Gedeputeerde Staten daar op toe.
Hoofdstuk
4

Fractievoorzittersoverleg, Presidium, werkgeverscommissie en leiding griffie
Artikel
7

Samenstelling Fractievoorzittersoverleg
1.
Er is een Fractievoorzittersoverleg met de fractievoorzitters, de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten als leden. Bij afwezigheid van een fractievoorzitter wordt zijn/haar plaats, na melding aan de griffier, ingenomen door een vaste vervanger. Vervanging door een ander Statenlid dan de vaste vervanger wordt overlegd met de voorzitter van het overleg.
2.
De voorzitter van Provinciale Staten is voorzitter van het Fractievoorzittersoverleg.
3.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten.
Artikel
8

Taken Fractievoorzittersoverleg
1.
Het Fractievoorzittersoverleg is belast met het regelen van alle zaken die verband houden met de organisatorische onderwerpen van de Staten, en alle overige voorkomende politiek relevante zaken, dit alles voor zover deze niet vallen onder de taken van het Presidium.
2.
Het Fractievoorzittersoverleg vergadert in ieder geval direct voorafgaand aan elke Statenvergadering en is belast met het doen van voorstellen aan de Staten met betrekking tot de afhandeling van de agenda van de betreffende Statenvergadering. Ook vergadert het overleg wanneer de voorzitter dit nodig vindt. Een vergadering vindt tevens plaats wanneer tenminste een derde van de leden of het Presidium daarom verzoekt.
Artikel
9

Quorum en besluitvorming Fractievoorzittersoverleg
1.
Het Fractievoorzittersoverleg kan alleen besluiten nemen indien meer dan de helft van de leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
2.
Indien een stemming noodzakelijk is, besluit het Fractievoorzittersoverleg met meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.
Artikel
10

Samenstelling en taak Presidium
1.
De voorzitter en de eerste plaatsvervangend voorzitter van Provinciale Staten vormen samen met de commissievoorzitters en de voorzitter van Praten met de Staten het Presidium. De eerste plaatsvervangend voorzitter is voorzitter van het Presidium. In voorkomende gevallen kan de voorzitter van het Presidium vervangen worden door een commissievoorzitter. De plaatsvervangend voorzitters van de commissies zijn plaatsvervangend lid van het Presidium.
2.
De provinciesecretaris, dan wel een door deze aangewezen ambtenaar, woont als adviseur de vergaderingen bij.
3.
Het Presidium vergadert in beginsel twee maal per vergadercyclus of zoveel als nodig is, en voorts wanneer een derde van de leden daar om verzoekt.
4.
Het Presidium draagt zorg voor een actueel Reglement van Orde passend bij de wijze van vergaderen van Provinciale Staten.
5.
Het Presidium stelt drie maanden voor aanvang van het volgende kalenderjaar een schema vast voor de in dat jaar te houden vergaderingen van Provinciale Staten en daartoe behorende organen.
6.
Het Presidium bewaakt primair de procedures rond het BOB-model, het besluitvormingsproces, de procedurele voortgang van de Strategische agenda van Provinciale Staten (SPS) en de daarbij horende strategische agendaplanning van de Staten en de Statencommissies. Tevens bepaalt het Presidium de initiële agenda van de Statenvergadering en alle overige zaken betreffende de vergaderorde.
7.
Het Presidium neemt niet eerder een besluit over de initiële agenda van de Statenvergadering dan dat de mogelijkheid tot motie- en amendementuitwisseling na afloop van de oordeelsvormende vergaderingen heeft plaatsgevonden.
8.
Het Presidium neemt op de maandag voorafgaand aan de Statenvergadering een besluit over het aan de initiële agenda toevoegen van vragen voor het vragenhalfuur en/of actualiteitenmoties.
9.
Bij (over)volle agenda’s verkrijgen de onderwerpen genoemd op de SPS in beginsel voorrang bij plaatsing op de agenda
10.
Zolang de voorzitters van de Statencommissies na een verkiezing nog niet zijn benoemd, worden de taken van het Presidium waargenomen door het Fractievoorzittersoverleg.
Artikel
11

Openbaarheid Fractievoorzittersoverleg en Presidium
1.
De vergaderingen en beraadslagingen van het Fractievoorzittersoverleg zijn besloten.
2.
Het besloten karakter van het Fractievoorzittersoverleg brengt met zich mee, dat voor zover er informatie van vertrouwelijke aard wordt uitgewisseld tijdens de vergaderingen en beraadslagingen, deze informatie niet openbaar wordt gemaakt, onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel.
3.
De afspraken en verslagen van het Fractievoorzittersoverleg zijn openbaar tenzij het Fractievoorzittersoverleg anders beslist.
4.
De vergaderingen, beraadslagingen, besluiten en verslaglegging van het Presidium zijn openbaar, tenzij het Presidium anders beslist.
5.
De verslagen van het Fractievoorzittersoverleg en het Presidium worden op het Stateninformatiesysteem gepubliceerd.
Hoofdstuk
5

Provinciale Staten
Artikel
12

Vergaderproces Provinciale Staten
1.
Het vergaderproces van Provinciale Staten verloopt volgens het BOB-model. In de Statencommissies ligt de nadruk op politieke oordeelsvorming. In de vergadering van Provinciale Staten ligt de nadruk op besluitvorming.
2.
De beeldvormende fase heeft tot doel de Statenleden en/of commissieleden in de gelegenheid te stellen informatie over een onderwerp te verkrijgen of een onderwerp in gesprek met andere aanwezigen te verkennen met als doel het verkennen en afbakenen van vraagstukken, het horen van het maatschappelijk veld en het inventariseren van knelpunten en keuzes.
3.
De volgende, niet uitputtende, soorten bijeenkomsten worden in de beeldvormende fase onderscheiden teneinde te kunnen komen tot politieke oordeelsvorming
- a.
Informatiebijeenkomsten
- b.
Werkbezoeken
- c.
Werkbijeenkomsten
- d.
Expert-meetings
4.
Deelname aan dergelijke bijeenkomsten zoals genoemd onder lid 3 zijn voorbehouden aan Statenleden, commissieleden en fractiemedewerkers
5.
Tijdig voor aanvang van een bijeenkomst als bedoeld onder lid 3 wordt door Gedeputeerde Staten aangegeven wat het doel en verwachting is
6.
De commissievergadering heeft als doel om op basis van het onderlinge debat tussen de diverse fracties, al dan niet met de gedeputeerde, te komen tot een politiek-inhoudelijk oordeel over aan de Staten voorgelegde voorstellen alsmede het formuleren van een advies daarover aan Provinciale Staten
7.
De vergadering van Provinciale Staten is de besluitvormende vergadering zoals bedoeld in de Provinciewet.
5.1

Voorbereiding vergadering Provinciale Staten
Vergadering
Provinciewet art. 17-1: Provinciale Staten vergaderen zo vaak als zij daartoe hebben besloten. Provinciewet art. 18: Provinciale Staten vergaderen na de periodieke verkiezing van hun leden voor de eerste maal in de nieuwe samenstelling op de dag met ingang waarvan de leden van Provinciale Staten in de oude samenstelling aftreden.
Vergadering op verzoek
Provinciewet art. 17-2: Voorts vergaderen zij indien de commissaris van de Koning het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit Provinciale Staten bestaan schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.
Oproep voor vergadering
Provinciewet art. 19-1: De commissaris roept de leden schriftelijk tot de vergadering op. 19-2: Tegelijkertijd met de oproeping brengt de commissaris dag, tijdstip en plaats van de
vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid, bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.
Artikel
13

Vergaderplanning
1.
Provinciale Staten vergaderen in beginsel eenmaal per maand, behalve in het zomerreces.
2.
De oproep voor de vergadering wordt tenminste 10 kalenderdagen voor de vergadering aan de leden verzonden, tezamen met de bijbehorende vergaderstukken. In geval van spoedeisendheid kan van deze termijn worden afgeweken.
3.
Indien er sprake is van een vergadering op verzoek, dan wordt deze gehouden binnen 14 kalenderdagen nadat het verzoek is ontvangen.
Artikel
14

Vaststellen agenda
1.
Bij aanvang van de vergadering regelen Provinciale Staten hun werkzaamheden op voorstel van de voorzitter en stellen de agenda vast.
2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter, zo nodig en zo mogelijk in overleg met het Presidium, een onderwerp aan de statenagenda toevoegen.
3.
Op voorstel van een lid van Provinciale Staten of de voorzitter kunnen Provinciale Staten bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen, van de agenda afvoeren of de volgorde wijzigen.
Artikel
15

Aanwezigheid Gedeputeerde Staten in Statenvergadering
De leden van Gedeputeerde Staten worden geacht om bij vergaderingen van Provinciale Staten aanwezig te zijn. Op uitnodiging van de voorzitter nemen zij deel aan de beraadslagingen.
5.2

Vergadering Provinciale Staten
Artikel
16

Presentielijst
1.
Ieder Statenlid tekent voorafgaand aan de Statenvergadering de presentielijst. Een lid dat na het openen van de vergadering binnen komt, tekent de lijst eveneens.
2.
Een lid dat vertrekt voor het einde van de vergadering meldt zich terstond af bij de griffie.
Artikel
17

Zitplaats
Ieder lid heeft in de vergaderzaal een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg met het Fractievoorzittersoverleg aan te wijzen. De leden nemen hun plaats in, zodra de voorzitter hen daartoe verzoekt.
Artikel
18

Opening en quorum
De voorzitter opent de vergadering zodra de aanvangstijd is bereikt en het aantal vereiste leden aanwezig is.
Provinciewet art. 20-1: De vergadering van Provinciale Staten wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Art. 20-2: Indien ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissaris van de Koning, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
Art. 20-3: Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Provinciale Staten kunnen echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Artikel
19

Deelname aan beraadslaging door anderen
1.
Provinciale Staten kunnen bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van Provinciale Staten, de Gedeputeerden en de voorzitter kunnen deelnemen aan de beraadslaging.
2.
Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een van de leden van Provinciale Staten genomen voordat de beraadslaging van het betreffende agendapunt begint.
Artikel
20

Ordevoorstel
1.
De voorzitter en Statenleden kunnen tijdens een vergadering altijd een ordevoorstel indienen.
2.
Over ordevoorstellen neemt de voorzitter meteen een beslissing.
Artikel
21

Schorsing en verdaging
1.
Statenleden kunnen verzoeken om een schorsing van de vergadering.
2.
De voorzitter schorst de vergadering indien die dit nodig acht en bepaalt de duur van de schorsing.
3.
Na raadpleging van de Staten kan de voorzitter de vergadering verdagen tot een gelijktijdig daarbij door hem/haar te bepalen dag en uur.
Artikel
22

Beraadslaging
1.
Statenvoorstellen waarbij geen motie of amendement tijdens de daaraan voorafgaande commissiebehandeling is aangekondigd worden aangemerkt als hamerstuk en als zodanig geagendeerd.
2.
Beraadslaging vindt plaats over Statenvoorstellen waarbij in of als gevolg van de daaraan voorafgaande commissiebehandeling een motie of amendement is aangekondigd.
3.
Bij de aankondiging zoals genoemd in het eerste lid wordt de inhoudelijke strekking van deze motie of amendement toegelicht door de desbetreffende indienende fractie(s)
4.
De fractie(s) die de motie of het amendement indient krijgt als eerste het woord tijdens de beraadslaging in de Statenvergadering
5.
De commissievoorzitter kan, gehoord het gevoelen van de commissie bij de behandeling van een voorstel, de mening zijn toegedaan een voorstel te agenderen in de Staten, ook wanneer geen moties en/of amendementen worden aangekondigd. De commissievoorzitter zal dit door middel van een commissieadvies gemotiveerd melden aan het Presidium bij de vaststelling van de agenda van Provinciale Staten.
Artikel
23

Sluiting beraadslaging
Wanneer niemand meer het woord wenst, sluit de voorzitter de beraadslaging.
5.3

Spreekregels vergadering Provinciale Staten
Artikel
24

Spreken in de vergadering
1.
Een lid van Provinciale Staten, een Gedeputeerde en andere sprekers spreken niet eerder dan nadat de voorzitter hen het woord heeft verleend.
2.
De voorzitter verleent het woord aan de fracties in aflopende volgorde van grootte bij agendapunten die niet op basis van moties en/of amendementen geagendeerd staan.
3.
Van deze volgorde kan worden afgeweken, wanneer een lid het woord vraagt over een persoonlijk feit, of om een motie of ordevoorstel in te dienen.
4.
Met toestemming van de voorzitter kan een spreker zijn/haar inbreng laten ondersteunen met opstelling dan wel verspreiding van demonstratiemateriaal, dan wel met het vertonen van filmpjes, foto’s en het doen horen van geluidsopnamen, binnen de technische mogelijkheden die de Statenzaal hiervoor heeft.
5.
Deze ondersteunende middelen mogen geen reclame uiting bevatten en niet in strijd zijn met de wet, de openbare orde en de goede zeden. Het ondersteunende materiaal dient gereed voor gebruik op de dag vóór de Statenvergadering om uiterlijk 12.00 uur bij de griffie te zijn ontvangen.
Artikel
25

Spreektermijnen
1.
De bespreking van een onderwerp of voorstel vindt plaats in twee termijnen, tenzij Provinciale Staten anders beslissen.
2.
Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
Artikel
26

Spreektijdenregeling
1.
Het Presidium stelt, indien gewenst, een spreektijdenregeling vast.
2.
De voorzitter kan een afwijkend voorstel voor de spreektijd doen.
Artikel
27

Spreekplaats
1.
De leden, gedeputeerden en overige sprekers spreken in beginsel in eerste termijn vanaf het katheder. De tweede termijn kan vanaf de zitplaats plaatsvinden. Dit is ter beoordeling aan de voorzitter, in overleg met de vergadering.
2.
Interrupties worden in beginsel geplaatst via de interruptiemicrofoons.
Artikel
28

Maidenspeech
1.
Een nieuw Statenlid wordt in de gelegenheid gesteld om bij de eerste bijdrage van dit Statenlid in een debat over een Statenvoorstel, een speech te houden.
2.
Voor deze speech wordt vijf minuten spreektijd toegekend. Wanneer deze vijf minuten voorbij zijn komt de verdere spreektijd ten laste van de resterende spreektijd van de fractie waartoe dit Statenlid behoort.
3.
Wanneer de maidenspeech binnen deze vijf minuten wordt afgerond, wordt de resterende tijd niet toegevoegd aan de speektijd van de fractie.
4.
Het is niet toegestaan om interrupties te plegen tijdens de maidenspeech.
Artikel
29

Interrupties
1.
De voorzitter kan interrupties toelaten. Deze dienen te bestaan uit korte, bondige opmerkingen of vragen zonder inleiding.
2.
De voorzitter kent per interruptie maximaal drie uitwisselingen per fractie toe.
Artikel
30

Insprekers
1.
De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering van Provinciale Staten op hun verzoek in de gelegenheid het woord te voeren tijdens de vergadering. Dit inspreekrecht beperkt zich tot agendapunten die zonder voorafgaande bespreking in een Statencommissie zijn geagendeerd voor de Statenvergadering.
2.
Het verzoek hiertoe wordt tenminste één week voor de vergadering ingediend bij de griffier.
3.
Voor de inspreker is een spreektijd van vijf minuten beschikbaar.
4.
Het inspreken vindt plaats voorafgaand aan de bespreking van het betreffende agendapunt.
5.4.

Handhaving orde vergadering Provinciale Staten
Provinciewet art. 26-1: De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
Art. 26-2: Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Art. 26-3: Hij (de voorzitter) kan Provinciale Staten voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
31

Handhaving orde
1.
De voorzitter zorgt ervoor dat een spreker niet wordt gestoord in zijn/haar woordvoering.
2.
De voorzitter kan de spreker, die afwijkt van het onderwerp waarover wordt beraadslaagd, tot de behandeling van het onderwerp terugroepen.
3.
De voorzitter roept de spreker die de orde verstoort of zich onbetamelijke of beledigende uitdrukkingen veroorlooft tot de orde. Indien het lid hieraan geen gehoor geeft, kan de voorzitter hem het woord ontnemen. Dit lid mag dan verder niet meer aan de beraadslagingen over het betreffende punt in de betrokken vergadering deelnemen.
4.
De voorzitter kan bepalen, dat hetgeen onder 3 tot de maatregel van ontneming van het woord heeft geleid niet in het verslag van de vergadering wordt opgenomen.
5.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde (door toehoorders) vanaf de publieke tribune is verboden.
6.
Bij ordeverstoring vanaf de publieke tribune kan de voorzitter de betreffende persoon/personen van de publieke tribune laten verwijderen of de publieke tribune sluiten.
5.5

Verslaglegging vergadering Provinciale Staten
Artikel
32

Verslag openbare Statenvergadering
1.
Van openbare vergaderingen van Provinciale Staten wordt een woordelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt openbaar gemaakt via de provinciale website.
2.
Van openbare vergaderingen van Provinciale Staten wordt daarnaast een digitale beeld- en geluidsopname gemaakt die live wordt uitgezonden via de website van de provincie en na afloop raadpleegbaar is via de provinciale website.
3.
De besluiten van Provinciale Staten worden na ondertekening bekend gemaakt via de provinciale website.
Hoofdstuk
6

Procedures bij stemming
6.1

Algemeen
Artikel
33

Aanvang stemming
1.
Provinciale Staten gaan niet eerder over tot stemming dan nadat de voorzitter de beraadslagingen heeft gesloten.
2.
De voorzitter kondigt een te houden stemming duidelijk aan. Bij stemming nemen de Statenleden hun plaats in de vergaderzaal in.
Provinciewet 28-1: Een lid van Provinciale Staten neemt niet deel aan de stemming over:
- a.
een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;
- b.
de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.
Artikel
34

Stemverklaring
Voordat tot stemming wordt overgegaan heeft ieder Statenlid het recht zijn/haar uit te brengen stem kort te motiveren.
Artikel
35

Volgorde van stemming
1.
Indien een amendement op een ontwerpbesluit is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd. Daarna over het (eventueel geamendeerde) ontwerpbesluit.
2.
Ingeval sprake is van een subamendement wordt eerst over het subamendement gestemd.
3.
Moties worden in stemming gebracht nadat over het ontwerpbesluit is gestemd.
4.
Bij meerdere moties en amendementen bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat de meest verstrekkende het eerst in stemming wordt gebracht.
Artikel
36

Mogelijkheden stemmen
Het stemmen gebeurt:
- 1.
digitaal via een digitaal stemsysteem
- 2.
door middel van handopsteking
- 3.
hoofdelijk, of
- 4.
via stembriefjes
Provinciewet art. 32-3: Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd is het aangenomen.
Art. 32-4: Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van de stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend.
Art. 32-5: Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een ingevolge het vierde lid opnieuw belegde vergadering, is het voorstel niet aangenomen.
Art. 32-6: Onder een voltallige vergadering wordt verstaan een vergadering waarin alle leden waaruit Provinciale Staten bestaan, voor zover hij zich niet van deelneming aan de stemming moesten onthouden, een stem hebben uitgebracht.
Artikel
37

Besluitvorming hamerstukken en aantekening
1.
Over hamerstukken vindt geen beraadslaging plaats tenzij een Statenlid hierom vraagt.
2.
Indien geen van de leden om stemming vraagt bij een hamerstuk, dan stelt de voorzitter voor het besluit zonder stemming vast te stellen. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening vragen dat hij/zij geacht worden tegengestemd te hebben; in dat geval wordt het besluit met de stemmen van de overige leden geacht te zijn genomen.
6.2

Stemmen over zaken
Artikel
38

Werkwijze stemming
1.
Ieder aanwezig Statenlid brengt rechtstreeks de stem uit, tenzij een Statenlid zich ingevolge de Provinciewet van stemming moet onthouden.
2.
Heeft een Statenlid zich bij het uitbrengen van de stem vergist, dan kan die deze vergissing nog herstellen voordat het volgende Statenlid heeft gestemd. Bemerkt het Statenlid deze vergissing pas later, dan kan die nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, wel aantekening vragen van de vergissing; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
3.
De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee.
Artikel
39

Werkwijze hoofdelijke stemming
Provinciewet art. 32-2: Bij hoofdelijke oproeping is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem voor of tegen uit te brengen.
- 1.
Ieder Statenlid kan verzoeken om hoofdelijke stemming.
- 2.
Vóór de hoofdelijke oproeping haalt de voorzitter een nummer uit een envelop waarin zich evenveel nummers bevinden als het aantal leden dat Provinciale Staten telt. Dit nummer correspondeert met een naam op de presentielijst. De stemming begint bij dit Statenlid en vervolgens volgt de voorzitter de volgorde van de presentielijst.
- 3.
De leden van Provinciale Staten brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.
- 4.
De griffier houdt de uitgebrachte stemmen bij op een stemlijst. De uitslag van de stemming wordt aan de hand van deze stemlijst bepaald.
- 5.
Heeft een Statenlid zich bij het uitbrengen van de stem vergist, dan kan die deze vergissing nog herstellen voordat het volgende Statenlid gestemd heeft. Bemerkt het Statenlid de vergissing pas later, dan kan die nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen van de vergissing; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
6.3

Stemmen over personen - schriftelijke stemming
Artikel
40

Stemcommissie
1.
Over voorstellen tot benoeming, voordracht of aanbeveling van personen wordt schriftelijk gestemd. Als dit aan de orde is, benoemt de voorzitter vier Statenleden tot de stemcommissie.
2.
Voorafgaand aan de stemming stelt de voorzitter vast hoeveel leden in de Statenzaal aanwezig zijn en zich niet op grond van artikel 28 van de Provinciewet moeten onthouden van stemmen.
3.
De stemcommissie onderzoekt of het aantal van de stembriefjes overeenkomt met het aantal van de aanwezige stemgerechtigde Statenleden, tekent aan op wie de stemmen zijn uitgebracht en rapporteert aan Provinciale Staten in de openbare vergadering de uitslag.
Artikel
41

Stemming over personen
1.
Ieder aanwezig Statenlid dat zich niet ingevolge de Provinciewet van stemming moet onthouden is verplicht het hem/haar uitgereikte stembriefje in te dienen.
2.
Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen zijn.
3.
Er kan niet worden gestemd op personen die niet voorgedragen zijn. Een stem op een niet-voorgedragen persoon wordt ongeldig verklaard.
4.
Op voorstel van de voorzitter kunnen Provinciale Staten besluiten om de stemming over verschillende functies in één stembriefje op te nemen.
Provinciewet art. 31-2: Indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt, wordt in dezelfde vergadering een herstemming gehouden.
Artikel
42

Vrije stemming
1.
Bij een keuze uit meer dan twee personen is sprake van een vrije stemming.
2.
Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.
3.
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen waarop bij de tweede stemming de meeste stemmen zijn uitgebracht. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt door middel van een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
4.
Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist meteen het lot.
Artikel
43

Beslissing door het lot
1.
Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben door de griffier op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.
2.
Deze briefjes worden, nadat zij door de stemopnemers zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembus geponeerd en omgeschud.
3.
Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembus. Degene wiens naam op dit briefje staat vermeld, is gekozen.
Artikel
44

Geldigheid en vernietiging van stembriefjes
1.
Stembriefjes moeten identiek zijn.
2.
Wanneer het aantal ingeleverde stembriefjes niet overeenkomt met het aantal aanwezige stemgerechtigde leden worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
3.
Niet of niet behoorlijk ingevulde stembriefjes tellen voor de bepaling van de meerderheid niet mee.
4.
In geval van twijfel over de geldigheid van een stembriefje beslist de voorzitter van de stemcommissie.
5.
De griffier zorgt ervoor, dat de stembriefjes onmiddellijk na afloop van de vergadering worden vernietigd.
Hoofdstuk
7

Besloten vergadering Provinciale Staten
Artikel
45

Algemeen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
46

Procedure besloten Statenvergadering
Provinciale Staten kunnen in beslotenheid vergaderen. Hiervoor gelden de bepalingen zoals opgenomen in de Provinciewet. Het protocol geheimhouding GS en PS Provincie Utrecht maakt onderdeel uit van dit Reglement van Orde.
Artikel
47

Geheimhouding Provinciale Staten
Voor de afloop van de besloten Statenvergadering beslissen Provinciale Staten, overeenkomstig artikel 84 van de Provinciewet, of voor de inhoud van de stukken en het behandelde geheimhouding zal gelden.
Artikel
48

Verslag besloten Statenvergadering
1.
Conceptverslagen van besloten Statenvergaderingen worden uitsluitend voor de Statenleden, commissieleden en leden van Gedeputeerde Staten ter beschikking gesteld op een daartoe geschikt deel van het stateninformatiesysteem.
2.
De conceptverslagen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering nemen Provinciale Staten een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag.
Hoofdstuk
8

Instrumenten van Statenleden
Artikel
49

Vragenhalfuur
1.
In elke vergadering van Provinciale Staten kunnen Statenleden vragen stellen tijdens het vragenhalfuur.
2.
De behandeling van de vragen neemt hooguit een half uur in beslag, tenzij de vergadering op voorstel van de voorzitter anders beslist.
3.
De vragen kunnen worden gericht aan een ander lid van Provinciale Staten, een fractie, een lid van Gedeputeerde Staten of het college van Gedeputeerde Staten of aan de commissaris van de Koning.
4.
Het Statenlid dat vragen wil stellen maakt dit voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter via de griffier kenbaar. De vragen worden uiterlijk 48 uur voor aanvang van de Statenvergadering ingediend bij de griffier.
5.
De voorzitter meldt bij aanvang van de vergadering dat er vragen zijn, alsmede het onderwerp waarop de vragen betrekking hebben. De vragen kunnen geen betrekking hebben op een onderwerp dat in dezelfde vergadering een onderwerp van bespreking is.
6.
De voorzitter geeft de indienende fractie eenmaal het woord, tenzij de voorzitter hem in de gelegenheid stelt een aanvullende vraag te stellen.
7.
Afhankelijk van de inhoud van de vragen, worden de antwoorden gegeven tijdens de Statenvergadering dan wel worden de vragen schriftelijk afgehandeld.
8.
Tijdens het vragenhalfuur kan geen motie worden ingediend.
9.
De vragen mogen geen betrekking hebben op reeds ingediende en nog niet beantwoorde schriftelijke vragen.
Artikel
50

Actuele vragen commissievergaderingen
1.
Tijdens elke commissievergadering wordt de mogelijkheid geboden om een actuele vraag te stellen.
2.
Onder actuele vragen moet worden verstaan vragen die geen uitstel verdragen, aangaande op dat moment spelende actuele kwesties.
3.
De vragen kunnen worden gericht aan een ander lid van de commissie, een fractie, (een lid van) het college van Gedeputeerde Staten of aan de commissaris van de Koning.
4.
De vragen kunnen betrekking hebben op onderwerpen vallend zowel binnen als buiten de specifieke portefeuille van de commissie.
5.
De termijn van indiening is minimaal 24 uur voor aanvang van de desbetreffende commissievergadering. De vraag wordt ingediend bij de secretaris van de betreffende commissie.
6.
De voorzitter meldt bij aanvang van de vergadering dat er actuele vragen zijn, alsmede het onderwerp waarop de vragen betrekking hebben. De vragen kunnen geen betrekking hebben op een onderwerp dat in dezelfde vergadering een onderwerp van bespreking is of betrekking hebben op reeds ingediende en nog niet beantwoorde schriftelijke vragen.
7.
De voorzitter geeft de indienende fractie de gelegenheid de actuele vraag te stellen waarna beantwoording volgt.
8.
Vervolgens worden de overige fracties door de voorzitter in de gelegenheid gesteld één aanvullende vraag in lijn met de gestelde actuele vraag te stellen, waarna wederom beantwoording volgt en de behandeling wordt afgerond.
Artikel
51

Schriftelijke vragen
1.
Ieder Statenlid kan schriftelijke vragen stellen aan Gedeputeerde Staten, aan een lid van dit college of aan de commissaris van de Koning.
2.
Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd en schriftelijk, voorzien van de naam van de indiener(s) - via de Statengriffie - ingediend bij het college van Gedeputeerde Staten.
3.
De leden van Provinciale Staten worden geïnformeerd over de ingekomen schriftelijke vragen.
4.
De indiener ontvangt binnen 30 kalenderdagen schriftelijk een inhoudelijk antwoord.
5.
Is beantwoording binnen deze termijn niet mogelijk, dan informeren Gedeputeerde Staten de indiener over de reden van de termijnoverschrijding en geven aan op welke termijn Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koning de vragen beantwoorden. De overige leden van Provinciale Staten worden hierover ook geïnformeerd.
6.
De gevraagde antwoorden op de schriftelijke vragen worden aan Provinciale Staten als geheel gegeven.
Artikel
52

Agenderingsvoorstel Statencommissie
1.
Een agenderingsvoorstel voor een Statencommissie wordt schriftelijk en vergezeld van een toelichting uiterlijk een week voor de vergadering waarin het aan de orde zal worden gesteld ingediend bij de commissievoorzitter.
2.
In bijzondere gevallen kan de commissievoorzitter, indien hem de behandeling urgent voorkomt, afwijking van de voorgeschreven termijn van inlevering toestaan.
3.
Indien het voorstel wordt ondersteund door ten minste drie fracties wordt het voorstel aan de agenda toegevoegd.
Artikel
53

Motie
1.
Tijdens diens woordvoering in de Statenvergadering heeft ieder Statenlid het recht een of meerdere moties in te dienen, mits deze passen binnen de grenzen van het onderwerp dat op de agenda staat
2.
Moties worden zoveel als mogelijk gemotiveerd tijdens een commissievergadering en in beginsel een week voor de Statenvergadering aangekondigd.
3.
De motie wordt ingediend bij de voorzitter, tijdens de behandeling van het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.
4.
Een motie wordt pas onderdeel van het debat nadat deze in de vergadering is ingediend bij de voorzitter en is toegelicht.
Artikel
54

Actualiteitenmotie
1.
Een lid kan bij de voorzitter het verzoek doen voor het indienen van een actualiteitenmotie. Dit verzoek dient 48 uur voor aanvang van de vergadering voldoende gemotiveerd te worden ingediend via de griffier bij de voorzitter van Provinciale Staten.
2.
Een actualiteitenmotie speelt in op een dan spelende actualiteit waarvan de behandeling geen uitstel duldt. Het spoedeisende karakter blijkt uit de in de motie opgenomen motivering.
3.
Een actualiteitenmotie wordt ingezet in het geval één of meerdere fractie(s) een onderwerp in Provinciale Staten wil(len) agenderen door middel van een motie.
4.
Een actualiteitenmotie wordt afgehandeld in één en dezelfde vergadering als waar het wordt ingediend.
5.
Over een actualiteitenmotie volgt beraadslaging in één termijn waarbij eerst het woord wordt gegeven aan de indiener, waarna het college in de gelegenheid gesteld wordt te reageren. Vervolgens kunnen, voor zover gewenst, andere fracties een korte inbreng leveren. De indiener krijgt tot slot het laatste woord.
6.
De indienende fractie krijgt één minuut extra spreektijd voor de toelichting van de actualiteitenmotie. Deze minuut wordt niet aan de totale spreektijd van die fractie gevoegd.
7.
Bij een actualiteitenmotie kan geen andere motie worden ingediend door een andere fractie.
Artikel
55

Agenderingsmotie
1.
Een lid kan bij de voorzitter van een commissie het verzoek doen voor het behandelen van een agenderingsmotie. Dit verzoek dient 48 uur voor aanvang van de vergadering bij de secretaris van de betreffende commissie ingediend te worden.
2.
Een agenderingsmotie betreft een voorstel over een niet spoedeisend onderwerp en betreft een onderwerp dat niet afgelopen half jaar op de agenda heeft gestaan en ook niet voorzien is voor een vergadering van Provinciale Staten in het komende half jaar.
3.
Een agenderingsmotie wordt voorafgaand aan de vergadering van Provinciale Staten besproken in een commissievergadering teneinde een inhoudelijk meer verdiepend debat te verkrijgen bij de behandeling van de motie in de vergadering van Provinciale Staten.
4.
Een agenderingsmotie wordt na behandeling in de commissie 48 uur voor aanvang van de Statenvergadering ingediend via de griffier bij de voorzitter van Provinciale Staten, en afgehandeld in dezelfde Statenvergadering als waar het wordt ingediend.
5.
Over een agenderingsmotie volgt beraadslaging in één termijn waarbij eerst het woord wordt gegeven aan de indiener, waarna het college in de gelegenheid gesteld wordt te reageren. Vervolgens kunnen, voor zover gewenst, andere fracties een korte inbreng leveren. De indiener krijgt tot slot het laatste woord.
6.
De indienende fractie ontvangt één minuut extra spreektijd voor de toelichting van de agenderingsmotie. Deze minuut wordt niet aan de totale spreektijd van die fractie toegevoegd.
7.
Bij een agenderingsmotie kan geen andere motie worden ingediend door een andere fractie.
Artikel
56

Amendement
1.
Tijdens zijn/haar woordvoering in de Statenvergadering heeft ieder Statenlid het recht een of meerdere amendementen voor te stellen op een in behandeling zijnde besluittekst.
2.
Amendementen worden zoveel als mogelijk gemotiveerd tijdens een commissievergadering en in beginsel een week voor de Statenvergadering aangekondigd.
3.
Een amendement wordt ingediend bij de voorzitter van Provinciale Staten, tijdens de behandeling van het onderwerp waarop het betrekking heeft.
4.
Een amendement wordt pas onderdeel van debat nadat deze tijdens de Statenvergadering is ingediend bij de voorzitter en is toegelicht.
Artikel
57

Initiatiefvoorstel
1.
Ieder Statenlid kan een voorstel doen aan Provinciale Staten voor een verordening of voor een concrete beleidsbeslissing.
2.
Het voorstel dient via de griffier bij de voorzitter van Provinciale Staten ingediend te worden.
3.
Het Presidium bepaalt in overleg met de indiener de wijze van behandeling van het voorstel.
4.
Provinciale Staten nemen geen besluit over een voorstel dan nadat Gedeputeerde Staten in de gelegenheid zijn gesteld Provinciale Staten te informeren over hun eventuele wensen en bedenkingen.
Artikel
58

Interpellatie
1.
Ieder Statenlid kan inlichtingen vragen over een onderwerp dat niet op de agenda staat indien die van oordeel is dat Gedeputeerde Staten of een lid van dit college of de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten verantwoording moeten afleggen voor het door hen gevoerde bestuur.
2.
Het verzoek wordt uiterlijk 48 uur voor de vergadering – via de griffier - bij de voorzitter ingediend en bevat het onderwerp en de te stellen vragen. Het verzoek wordt zo spoedig mogelijk gedeeld met de leden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.
3.
In bijzondere gevallen kan de voorzitter, indien deze de behandeling urgent voorkomt, afwijking van de voorgeschreven termijn van indiening toestaan. Het voorstel moet dan in ieder geval vóór aanvang van de vergadering bij de voorzitter zijn ingediend.
4.
Indien een derde deel van het aantal leden van Provinciale Staten het verzoek steunt dan vindt de interpellatie in dezelfde vergadering plaats.
5.
In eerste termijn stelt de interpellant de vragen aan het college van Gedeputeerde Staten waarna beantwoording vanuit het college volgt. Enkel de interpellant kan interrupties plegen op deze beantwoording.
6.
In tweede termijn kan de interpellant aanvullende vragen aan het college stellen. De overige fracties worden daarna in de gelegenheid gesteld aanvullende vragen te stellen waarna beantwoording vanuit het college volgt.
7.
Bij interpellatie kan in derde termijn een motie worden ingediend door de interpellant.
Artikel
59

Recht van onderzoek
1.
Provinciale Staten kunnen besluiten tot het verrichten van onderzoeken.
2.
Indien Provinciale Staten besluiten tot een onderzoek wordt er bij verordening een onderzoekscommissie ingesteld en worden nadere regels afgesproken conform de bepalingen in art. 151A-E van de Provinciewet.
Artikel
60

Verslag en verantwoording bij lidmaatschap van andere organisaties
1.
Een Statenlid of een lid van het college, dat door de Staten is aangewezen tot lid van het (algemeen) bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het (algemeen) bestuur aan de orde zijn geweest. De bespreking van dit verslag kan plaatsvinden in de betreffende Statencommissie.
2.
Ieder Staten- of commissielid kan aan het lid als bedoeld in lid 1 mondelinge of schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van deze vragen, vastgesteld in art. 46 en 47, zijn van overeenkomstige toepassing.
3.
Wanneer een Statenlid het lid als bedoeld in lid 1 ter verantwoording wil roepen over zijn wijze van functioneren in het betreffende (algemeen) bestuur, besluiten de Staten over het toestaan daarvan.
4.
Indien het door de Staten aangewezen lid van het (algemeen) bestuur van een openbaar lichaam of een ander gemeenschappelijk orgaan niet langer het vertrouwen van de Staten heeft, wordt in een besloten vergadering over zijn/haar ontslag beraadslaagd.
5.
Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de Staten één van zijn leden of een lid van het college heeft benoemd of aangewezen.
Verantwoording; inlichtingen
Provinciewet art. 167-1: Gedeputeerde staten en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan Provinciale Staten verantwoording verschuldigd over het door hen gevoerde bestuur.
Art. 167-2: Zij geven Provinciale Staten alle inlichtingen die Provinciale Staten voor de uitoefening van hun taak nodig hebben.
Art. 167-3: Zij geven Provinciale Staten mondeling of schriftelijk de door één of meerdere leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Art. 167-4: Zij geven Provinciale Staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien Provinciale Staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen Gedeputeerde Staten geen besluit dan nadat Provinciale Staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van Gedeputeerde Staten hebben kunnen brengen.
Art. 167-5: Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid Provinciale Staten zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.
Hoofdstuk
9

Statencommissies
9.1

Taken en samenstelling Statencommissies
Artikel
61

Taken
1.
Het werkterrein van een Statencommissie wordt aan het begin van iedere statenperiode bepaald.
2.
Een Statencommissie heeft een adviserende taak. Een Statencommissie brengt onder meer advies uit aan Provinciale Staten over alle voorliggende voorstellen en vergaderstukken, alsmede ingekomen stukken van derden.
3.
Een daartoe aangewezen adviescommissie kan door Provinciale Staten worden belast met het onderzoek naar, het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid, de jaarrekening en het verslag. Deze commissie voert ook periodiek overleg met de accountant.
Artikel
62

Samenstelling
1.
Commissieleden kunnen in elke commissievergadering het woord voeren, met dien verstande dat er per fractie twee zetels beschikbaar zijn in een commissievergadering. De commissievoorzitter kan hiervan afwijken.
Artikel
63

Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter
1.
De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van een Statencommissie worden door Provinciale Staten benoemd.
2.
De voorzitter is onafhankelijk en belast met de voorbereiding en de leiding van de vergadering van de Statencommissie overeenkomstig de Provinciewet en dit reglement van orde.
Artikel
64

Ondersteuning griffie
De Statencommissie wordt bijgestaan door een door de griffier aan te wijzen Statenadviseur en secretaris.
Artikel
65

Aanwezigheid Gedeputeerde Staten commissievergadering
1.
De leden van Gedeputeerde Staten worden uitgenodigd om bij Statencommissievergaderingen aanwezig te zijn.
2.
De leden van Gedeputeerde Staten kunnen worden uitgenodigd om bij de vergaderingen van een adviescommissie aanwezig te zijn.
9.2

Vergaderplanning en agenda Statencommissie
Artikel
66

Vergaderplanning Statencommissies
Extra commissievergaderingen kunnen op worden voorstel van de commissievoorzitter worden ingepland of indien een derde deel van het aantal fracties dat in Provinciale Staten is vertegenwoordigd het onder opgaaf van redenen aan de commissievoorzitter vraagt.
Artikel
67

Agenderen onderwerpen commissievergadering
1.
Statenbrieven, memo’s of ingekomen stukken worden op verzoek van minimaal drie fracties ter bespreking toegevoegd aan de agenda van de desbetreffende commissievergadering.
2.
Het verzoek tot agenderen wordt door middel van het daartoe ontwikkelde format uiterlijk om 9.00 uur 7 kalenderdagen voorafgaande aan de desbetreffende commissievergadering ingediend bij de griffie.
3.
Indien voldaan is aan hetgeen vermeld onder lid 2 wordt het onderwerp als bespreekpunt toegevoegd aan de agenda.
Artikel
68

Agenda en vergaderstukken Statencommissie
1.
De commissievoorzitter stelt een concept agenda op.
2.
Bij aanvang van de commissievergadering stelt de Statencommissie de definitieve agenda bij meerderheid vast.
3.
Op voorstel van een Statenlid of de voorzitter kan de Statencommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen van de agenda afvoeren of de volgorde wijzigen.
4.
De agenda en de bijbehorende vergaderstukken zijn tenminste 10 kalenderdagen voor de vergaderdag ter beschikking in het stateninformatiesysteem. Alleen stukken met een spoedeisend karakter kunnen later worden aangeboden.
9.3

Vergadering Statencommissie
Artikel
69

Openbaarheid vergaderingen
1.
De vergaderingen van de Statencommissie zijn openbaar.
2.
De Statencommissie kan in beslotenheid vergaderen.
Artikel
70

Quorum
1.
De Statencommissie mag slechts beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal fracties zoals vertegenwoordigd in Provinciale Staten aanwezig is.
2.
Indien een half uur na de opening van de vergadering het vereiste aanwezige aantal fracties nog niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter in overleg met de leden of de vergadering wordt uitgesteld. Indien gekozen wordt voor uitstel, dan bepaalt de voorzitter dag en tijdstip van de nieuwe vergadering. Deze dag en tijdstip liggen tenminste 48 uur na de uitgestelde vergadering.
3.
Als conform het tweede lid een nieuwe vergadering is belegd, dan is in die vergadering de aanwezigheid van een derde deel van het aantal fracties voldoende om te besluiten over de onderwerpen die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld. Dit geldt ook als de vergadering niet wordt uitgesteld.
Artikel
71

Ordevoorstel
1.
Een commissielid kan tijdens een commissievergadering altijd een ordevoorstel indienen.
2.
Over ordevoorstellen neemt de voorzitter meteen een beslissing.
Artikel
72

Schorsing
1.
Commissieleden kunnen verzoeken om een schorsing van de vergadering.
2.
De voorzitter schorst de vergadering indien hij/zij dit nodig vindt en bepaalt de duur van de schorsing.
9.3.1

Spreekregels commissievergadering
Artikel
73

Spreken in de vergadering
1.
Een commissielid en een Gedeputeerde spreken niet eerder dan nadat de voorzitter hen het woord heeft verleend.
2.
Per agendapunt vindt woordvoering in principe plaats door één commissielid dat spreekt namens de eigen fractie.
3.
De commissievoorzitter kan afwijken van de bepaling in lid 2.
Artikel
74

Spreektijd
1.
De spreektijdenregeling zoals vastgesteld door de Presidium wordt gehanteerd, tenzij de Statencommissie anders beslist.
2.
Aan het begin van de vergadering wordt de spreektijd vastgesteld.
Artikel
75

Spreektermijnen
1.
De beraadslaging over geagendeerde stukken vindt plaats in maximaal twee termijnen, tenzij de Statencommissie anders beslist.
2.
In de eerste termijn beantwoordt de Gedeputeerde de aan hem gestelde vragen.
3.
In de tweede termijn vindt ten behoeve van de oordeelsvorming het politieke debat tussen fracties plaats.
4.
Het college van Gedeputeerde Staten neemt geen deel aan het debat in tweede termijn; zij krijgen zo nodig de gelegenheid om misverstanden of feitelijke onjuistheden weg te nemen.
5.
Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.
Artikel
76

Interrupties
1.
De voorzitter kan interrupties toelaten. Interrupties vinden plaats via de voorzitter en bestaan uit korte en bondige opmerkingen of vragen zonder inleiding.
2.
De voorzitter kent per interruptie maximaal drie uitwisselingen per fractie toe.
Artikel
77

Advies van de commissie
1.
Indien de voorzitter vaststelt dat een voorstel voldoende is besproken, sluit hij/zij de beraadslaging.
2.
Vervolgens vat de voorzitter het advies van de commissie samen. Zo nodig kan de voorzitter bij het formuleren van het gevoelen van de commissie de stemverhoudingen in Provinciale Staten in de afwegingen mee nemen.
3.
Het advies kan inhouden om het voorstel als hamerstuk of als bespreekstuk voor te leggen aan Provinciale Staten, waarbij het agenderen als bespreekstuk in ieder geval aan de orde is als een motie of amendement is aangekondigd bij de behandeling van het voorstel in de commissievergadering
4.
Het advies kan ook luiden dat een voorstel niet wordt doorgeleid naar Provinciale Staten, maar voorzien van het standpunt van de commissie aan Gedeputeerde Staten wordt terug gegeven.
5.
In het advies worden naast het standpunt van de commissie, eventuele onbeantwoord gebleven vragen en discussiepunten opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de in de vergadering aangekondigde moties en amendementen.
6.
De commissie kan besluiten om voorstellen schriftelijk te behandelen.
Artikel
78

Spreekrecht belangstellenden
1.
Belangstellenden kunnen zich tot de griffie richten met het verzoek om tijdens “Praten met de Staten’ te mogen spreken over onderwerpen die behoren tot het terrein van de provincie. Dit verzoek wordt uiterlijk twee kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering bij de griffie ingediend.
2.
Het verzoek tot inspreken wordt niet gehonoreerd indien sprake lijkt te zijn van acquisitie of een ander commercieel doeleinde en tevens wordt het verzoek tot inspreken niet gehonoreerd van insprekers of organisaties welke gelieerd zijn aan een politieke partij die zitting heeft in Provinciale Staten.
3.
Verzoeken kunnen betrekking hebben op in desbetreffende vergaderronde geagendeerde als niet geagendeerde onderwerpen.
4.
Insprekers kunnen niet het woord voeren over:
- a.
benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen;
- b.
een gedraging waarover een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
- c.
over een besluit waartegen bezwaar of beroep bij de rechter openstaat of heeft opengestaan;
- d.
onderwerpen waarvoor de commissie een hoorzitting heeft gehouden of zal houden.
5.
De maximale tijd voor het inspreken tijdens ‘Praten met de Staten’ is vijf minuten per inspreker. Afhankelijk van het aantal insprekers kan de voorzitter anders besluiten.
6.
Uitgaande van één uur totale spreektijd wordt de tijd verdeeld over de insprekers die zich hebben gemeld voor ‘Praten met de Staten’ met dien verstande dat een inspreker maximaal vijf minuten totale spreektijd per vergadering krijgt.
7.
Van de inspraak wordt verslag gemaakt.
8.
Aansluitend aan het formele gedeelte zoals verwoord onder lid 1 t/m 6, vindt een vervolg plaats van ‘Praten met de Staten’ waarbij in een informele setting verder gesproken kan worden. Hiervan wordt geen verslag gemaakt.
Artikel
79

Werkwijze inspreken belangstellenden
1.
Insprekers als bedoeld in artikel 78 worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld om hun zienswijzen mondeling toe te lichten. De leden van Provinciale Staten en commissieleden worden daarna in de gelegenheid gesteld om eventuele vragen te stellen aan de inspreker. Daarbij gaan de Statenleden niet in discussie met de inspreker.
2.
Provinciale Staten nemen de nadere zienswijze van de inspreker voor kennisgeving aan zonder verdere mogelijkheid tot het stellen van vragen aan of tot gedachtewisseling met de inspreker. Gelegenheid hiertoe is in het aansluitende informele gedeelte .
3.
Het college van Gedeputeerde Staten neemt geen deel aan de beraadslagingen, tenzij daartoe uitgenodigd door de voorzitter.
9.3.2

Handhaving orde vergadering Statencommissies
Artikel
80

Handhaving van de orde
1.
De voorzitter zorgt ervoor dat een spreker niet wordt gestoord in zijn/haar woordvoering.
2.
De voorzitter kan de spreker, die afwijkt van het onderwerp waarover wordt beraadslaagd, tot de behandeling van het onderwerp terugroepen.
3.
De voorzitter roept de spreker die de orde verstoort of zich onbetamelijke of beledigende uitdrukkingen veroorlooft tot de orde.
4.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op ander wijze verstoren van de orde (door toehoorders) is verboden.
5.
Bij ordeverstoring kan de voorzitter de betreffende persoon/personen laten verwijderen of de publieke tribune sluiten.
9.3.3

Verslaglegging commissievergadering
Artikel
81

Verslag openbare commissievergadering
1.
Van de openbare commissievergaderingen wordt een woordelijk verslag gemaakt. Het concept verslag wordt binnen acht werkdagen aan de commissieleden ter beschikking gesteld.
2.
Indien er binnen tien kalenderdagen vóór de eerstvolgende commissievergadering geen wijzigingsvoorstellen worden ingediend door de leden, wordt het verslag geacht te zijn vastgesteld.
3.
Zijn er op het concept verslag wijzigingsvoorstellen ingediend, dan vindt de vaststelling van het verslag plaats tijdens de eerstvolgende commissievergadering.
Hoofdstuk
10

Besloten vergadering Statencommissies
Artikel
82

Algemeen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde voor de vergaderingen van Statencommissies van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
83

Procedurevoorschriften besloten commissievergadering
1.
De Statencommissie kan in beslotenheid vergaderen. Het protocol geheimhouding is van toepassing.
2.
De deuren worden gesloten indien een derde van het aantal in Provinciale Staten vertegenwoordigde fracties of de commissievoorzitter het nodig oordeelt. De Statencommissie beslist vervolgens achter gesloten deuren of in beslotenheid zal worden vergaderd.
3.
De Statencommissie neemt het besluit tot beslotenheid, zoals bedoeld in het voorgaande lid, bij meerderheid van stemmen op basis van vertegenwoordigde fracties en de geldende stemverhouding in Provinciale Staten. Dit besluit wordt niet genomen voordat alle fracties in de gelegenheid zijn gesteld om fysiek aanwezig te zijn.
4.
Voor de afloop van de besloten commissievergadering beslist de Statencommissie, overeenkomstig de artikelen 23, 80 en 84 Provinciewet of omtrent de inhoud van de stukken en hetgeen in de vergadering is behandeld, geheimhouding zal gelden.
5.
Ingeval de Statencommissie in beslotenheid heeft vergaderd wordt er een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt voor alle Statenleden, commissieleden en leden van Gedeputeerde Staten beschikbaar gesteld op het daartoe geschikte deel van het stateninformatiesysteem.
6.
Indien in de commissievergadering overeenkomst lid 4 is besloten tot geheimhouding, is het verslag niet openbaar totdat Provinciale Staten op grond van artikel 86 lid 4 Provinciewet, de verplichting tot geheimhouding opheffen.
Hoofdstuk
11

Pers
Artikel
84

Pers
Vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de aan hen door de griffie aangewezen plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
Artikel
85

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de Statenvergadering en commissievergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de griffier en volgen de aanwijzingen van de griffier op.
Hoofdstuk
12

Overgangs- en slotbepalingen
Artikel
86

Uitleg reglement
1.
In gevallen waarin dit reglement van orde niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement van orde beslissen Provinciale Staten op voorstel van de voorzitter.
2.
In gevallen waarin dit reglement van orde voor de vergaderingen van de Statencommissies niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit reglement van orde, beslist de Statencommissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Artikel
87

Afwijken
Provinciale Staten kunnen altijd besluiten van de bepalingen van dit reglement af te wijken mits twee derde van de leden het daarmee eens is en op voorwaarde dat de afwijking niet in strijd is met de wet.
Artikel
88

Citeerartikel
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2024.
Artikel
89

Intrekken
Het Reglement van Orde Provinciale Staten provincie Utrecht 2020 en alle navolgende wijzigingen hiervan worden ingetrokken.
Artikel
90

Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking met ingang van 19 juni 2024. Als het provinciaal blad waarin dit reglement wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 19 juni 2024, treedt het in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst, en werkt dit reglement terug tot en met 19 juni 2024.
Aldus vastgesteld in de (openbare) vergadering van provinciale staten van 19 juni 2024.
Provinciale Staten van Utrecht;
Voorzitter,
Griffier,
Bijlage
bij

Reglement van Orde provincie Utrecht 2024
- 1.
Processtappen screeningprocedure kandidaat gedeputeerde
- 2.
Protocol Geheimhouding GS en PS Provincie Utrecht 2023
- 3.
Memorandum afspraken Statenmemo en Statenbrief
1.
Processtappen screeningsprocedure kandidaat gedeputeerden
Stap | Beschrijving | Planning
1. | Ruim vóór de verkiezingen (ca. een jaar tot 9 maanden vooraf, maar feitelijk doorlopend) heeft de commissaris vooral een agenderende rol. In gesprekken met de fractievoorzitters kan hij aandacht vragen voor het belang van integer openbaar bestuur en dat partijen daar bij de selectie van potentiële kandidaten voor de kieslijsten volop aandacht voor moeten hebben. Hij attendeert de fractievoorzitters daarbij op de Handreiking integriteitstoetsing die het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties in samenwerking met de VNG, het IPO en de UvW heeft opgesteld. Deze handreiking wordt naar alle partijen in Provinciale Staten gestuurd. De primaire verantwoordelijkheid met betrekking tot integriteit ligt bij de kandidaat bestuurder zelf. ledere bestuurder dient voor zichzelf af te wegen of er voor het functioneren als provinciebestuurder voor hem of haar belemmeringen zijn. Daarnaast heeft de partij een verantwoordelijkheid in het bespreekbaar maken en beoordelen van integriteit. | X – 9 maanden (na de zomer)
3. | In overleg met de griffier wordt een bijeenkomst belegd met de (beoogd) lijsttrekkers, in aanwezigheid van de kabinetschef en griffier over het proces rond verkiezingen, collegevorming en integriteit. De commissaris bericht dat hij de kandidaten zal vragen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen en dat het aanvragen en verkrijgen van een VOG tijd kost (de spoedaanvraagprocedure voor bestuurders kost ca. 9 werkdagen). Zodra de personele bezetting voor het nieuwe college bekend is (dat wil zeggen bij de college-dragende partijen zijn de kandidaat gedeputeerden bekend, dat kan al bij de start van de onderhandelingen zijn) kan een VOG aangevraagd worden. | X – 3 maanden (januari)
5. | Voorafgaand aan de coalitievorming maakt de commissaris met onderhandelende partijen afspraken over de manier waarop hij tussentijds wordt geïnformeerd over het verloop van de college-onderhandelingen. Zodra de namen van kandidaat gedeputeerden aan de commissaris zijn gemeld kan voor zover onder 3. nog niet is gebeurd de VOG aangevraagd worden. Tevens wordt de kandidaat gedeputeerden door de kabinetschef gevraagd een CV te overleggen en een vragenlijst in te vullen en toe te zenden (zie hieronder) voor open bronnenonderzoek. | X (maart/april)
6. | De commissaris nodigtde kandidaten uitvoor een individueel gesprek. In deze gesprekken komt aan de orde: - –of er belemmeringen zijn voor het uitoefenen van het ambtvan gedeputeerde; - –de vereisten uit de Provinciewet; - –alle anderezaken die relevant kunnen zijn in het kadervan integriteit, zoals nevenfuncties, relaties, financiële belangen en zakelijke contacten. De kandidaten wordttevens gevraagd de VOG te overleggen. Bij dit gesprek is de kabinetschef aanwezig die een vertrouwelijk verslag opstelt. Het gesprekdient een tweeledig doel. Ten eersteis het de bedoeling dat kandidaten zich bewust worden van mogelijke risico's op het gebied van integriteit. Ten tweede kan door inzicht te krijgen in eventuele risico's het toekomstig functioneren als bestuurder worden versterkt. Onderwerpen die tijdens het gesprek aan de orde komen zijn nevenfuncties, financiële of andere belangen, persoonlijke contacten, familie/vrienden en mogelijke andere relaties die een risico op belangenverstrengeling of integriteitsdiscussie met zich meebrengen. Het is niet aan de commissaris een oordeel te vellen over de benoembaarheid van een kandidaat. Indien de commissaris een risico of een belemmering voor een benoeming signaleert, zal hij dit bespreken met de kandidaat. Indien de commissaris daartoe aanleiding ziet zal hij ook de partij van de kandidaat gedeputeerde hierover berichten. Het is vervolgens de verantwoordelijkheid van de partij en de betrokkene een beslissing te nemen over de voordracht voor benoeming. | X + 12 werkdagen
7. | Na afloop van de gesprekken bericht de commissaris de betrokken kandidaat bestuurder over zijn bevindingen en stuurt de kandidaat bestuurder zijn verslag. Wanneer de kandidaat akkoord geeft kan het verslag tevens doorgezonden worden naar zijn of haar fractievoorzitter. Na akkoord gaat het verslag tevens naar de fractievoorzitters van de overige coalitiepartijen. | X+ 14 werkdagen
8. | De commissaris brengt vervolgens per brief verslag uit aan alle fractievoorzitters waarin hij zijn bevindingen met hen deelt. In deze brief zal de cvdK aangeven of hij belemmeringen m.b.t. integriteit ziet voor benoeming van de kandidaten. Het oordeel daarover is aan Provinciale Staten. Tevens brengt de commissaris verslag uit aan de plv. voorzitter van Provinciale Staten. | X+ 14 werkdagen
9. | Tot slot volgt de vergadering van Provinciale Staten met benoeming en beëdiging van de gedeputeerden. | z.s.m.
2. Protocol Geheimhouding GS en PS Provincie Utrecht 2023
Preambule
Het protocol geheimhouding Gedeputeerde Staten (GS) en Provinciale Staten (PS) provincie Utrecht bevat de regels en afspraken over hoe in de praktijk wordt omgegaan met het opleggen en opheffen van geheimhouding op informatie. Het protocol bevat ook regels over wordt omgegaan met beslotenheid van vergaderingen. De uitwerking van beide onderwerpen in dit protocol geldt zowel ten aanzien van GS als PS, die allebei een eigen Reglement van Orde kennen. In dit protocol zijn ook de relevante bepalingen opgenomen, zoals deze op grond van de Provinciewet gelden voor de commissaris van de Koning (cvdK) en commissies zoals bedoeld in hoofdstuk V Provinciewet, (verder te noemen ‘commissie’).
Dit protocol volgt wat is vastgelegd in wetgeving over geheimhouding en beslotenheid. Dit betreft met name de Wet open overheid (Woo), de Provinciewet (Pw), de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Reglementen van Orde van GS en PS van de provincie Utrecht.
Het protocol maakt deel uit van het Reglement van Orde van Provinciale Staten (art. 46 RvO PS)
1 Uitgangspunten
- 1.1
Vergaderingen en informatie van de provincie zijn in beginsel openbaar (art. 110 Grondwet), tenzij regelgeving anders bepaalt, zie bijvoorbeeld art. 54 Pw. Geheimhouding vormt een uitzondering op de openbaarheid en kan alleen worden opgelegd als daar een wettelijke grondslag voor is.
- 1.2
GS hebben een informatieplicht aan PS waaruit volgt dat Statenleden een informatierecht hebben (art. 167 Pw). De verstrekte informatie is in beginsel openbaar, tenzij sprake is van toepassing van één of meer uitzonderingsgronden die in art. 5.1 van de Woo zijn opgenomen, specifieke wetgeving of voortvloeien uit de algemene geheimhoudingsplicht van art. 2:5 Awb (zie hieronder).
- 1.3
Geheimhouding geldt voor iedereen die kennisneemt van informatie waarop geheimhouding rust op grond van de Pw. Ook zonder dat geheimhouding is opgelegd op grond van de Pw, is eenieder die betrokken is bij de uitvoering van een taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, gehouden tot geheimhouding. De vertrouwelijkheid van de informatie kan voortvloeien uit specifieke regelgeving (zoals bijvoorbeeld de Wet Bibob of de Aanbestedingswet), overeenkomst of de aard van de informatie. Deze algemene aanvullende geheimhoudingplicht volgt uit art. 2:5 Awb. Schending van het ambtsgeheim levert een strafbaar feit op (art. 272 Sr).
2 Opleggen en opheffen van geheimhouding
- 2.1
Opleggen en opheffen van geheimhouding
  - 2.1.1
PS, GS, de cvdK en een commissie zoals bedoeld in hoofdstuk V van de Pw, kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij hen berust (art. 84 Pw).
  - 2.1.2
Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
  - 2.1.3
Als informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan PS is verstrekt, duurt die verplichting voort totdat PS de geheimhouding opheffen (art. 86 lid 4 Pw). Zij doen dit niet voordat het bestuursorgaan van wie de informatie afkomstig is gehoord is.
- 2.2
Delen van informatie waarop geheimhouding rust
  - 2.2.1
Het orgaan (PS, GS, cvdK, commissie) dat de geheimhouding op grond van art. 84 Pw heeft opgelegd, is op grond van art. 85 Pw bevoegd die informatie met de andere organen te delen, zoals hieronder aangegeven.
  - 2.2.2
PS kunnen informatie ten aanzien waarvan krachtens art. 23 Pw, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan GS, de cvdK, de rekenkamer en aan een commissie.
  - 2.2.3
GS kunnen informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan PS, de rekenkamer en een commissie.
  - 2.2.4
De cvdK kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan PS, GS, de rekenkamer en een commissie.
  - 2.2.5
Een commissie kan informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan PS, GS, de cvdK en de rekenkamer. Wanneer in een commissie leden van PS zitting hebben, moet de commissie de informatie waarop de verplichting tot geheimhouding is opgelegd, verstrekken aan PS.
  - 2.2.6
Indien GS of de cvdK informatie waarop geheimhouding rust verstrekken aan een commissie waarin leden van PS zitting hebben, verstrekken GS of de cvdK die informatie tevens aan PS.
  - 2.2.7
Indien GS, de CvdK of een commissie informatie waarop geheimhouding rust verstrekken aan PS, kunnen PS die informatie verstrekken aan ‘anderen’. PS kunnen regels stellen over het verstrekken van deze informatie (art. 85 lid 6 Pw).
  - 2.2.8
PS verstrekken geheime informatie, zoals genoemd in art. 85 lid 6 Pw, die afkomstig is van GS, de cvdK of een commissie aan anderen, alleen op basis van een door PS genomen besluit.
  - 2.2.9
PS verstrekken informatie waarop geheimhouding rust die afkomstig is van GS, de cvdK of een commissie, niet aan anderen voordat zij het bestuursorgaan van wie de informatie afkomstig is, gehoord hebben.
  - 2.2.10
PS stellen schriftelijk de voorwaarden vast waaronder ‘anderen’ zoals bedoeld in het voorgaande kennis kunnen nemen van de informatie waarop de geheimhouding rust.
- 2.3
Registratie van opleggen en opheffen van geheimhouding door PS en GS (art. 86 Pw)
  - 2.3.1
Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op de informatie ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt (art. 86 lid 1 Pw).
  - 2.3.2
Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
  - 2.3.3
Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld (art. 86 lid 3).
  - 2.3.4
Als informatie onder de verplichting tot geheimhouding aan PS is verstrekt, zijn alleen PS bevoegd om de geheimhouding op te heffen (art. 86 lid 3 Pw en artikel 2.1.3. van dit protocol). Zij doen dit niet voordat het bestuursorgaan van wie de informatie afkomstig is, gehoord is.
- 2.4
Schending van de opgelegde verplichting tot geheimhouding op grond van art. 86 lid 2
Pw
Een lid van PS of van een door PS ingestelde commissie, dat in strijd handelt met de verplichting tot geheimhouding, kan bij besluit van PS ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.
- 2.5
Nadere afspraken/uitwerking met betrekking tot de registratie
  - 2.5.1
GS laten alle informatie waarop zij geheimhouding opleggen, registreren door de provinciesecretaris.
  - 2.5.2
PS laten alle aan hen, in welke samenstelling dan ook, overlegde informatie waarop geheimhouding is opgelegd registreren door de griffier.
  - 2.5.3
Bij de registratie door provinciesecretaris of griffier wordt aangegeven, voor zover mogelijk, wanneer de geheimhouding wordt opgeheven.
  - 2.5.4
Provinciesecretaris en griffier houden de registraties bij in een gezamenlijk register, dat jaarlijks wordt geactualiseerd. Indien nodig bereiden zij een opheffingsbesluit voor.
3
Beslotenheid van vergaderingen en geheimhouding en vertrouwelijkheid van het behandelde, genomen besluiten en verslagen
- 3.1
Besloten vergaderingen van PS en commissies (art. 23 Pw)
  - 3.1.1
PS en commissies vergaderen in principe in het openbaar. In een openbare vergadering van een Statencommissie kan op verzoek van een derde van het aantal in Provinciale Staten vertegenwoordigende fracties, of op verzoek van de voorzitter de commissie, besloten worden om de deuren te sluiten. In een openbare Statenvergadering worden de deuren gesloten, wanneer ten minste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
  - 3.1.2
Als PS of een commissie vervolgens besluiten om achter gesloten deuren te vergaderen dan is de informatie die daar wordt behandeld geheim.
  - 3.1.3
Van een vergadering achter gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij PS besluiten de verplichting tot geheimhouding op te heffen.
  - 3.1.4
PS maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de gebruikelijke wijze openbaar. PS laten openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
- 3.2
Besloten vergaderingen van GS en opleggen en opheffen van geheimhouding in GS
  - 3.2.1
GS vergaderen, conform art. 54, eerste lid Pw, met gesloten deuren, voor zover GS niet anders hebben bepaald.
  - 3.2.2
De daarvoor in aanmerking komende besluiten uit de GS-vergadering worden opgenomen in een openbaar GS-verslag, voor zover GS niet anders hebben bepaald.
  - 3.2.3
De beraadslagingen van GS over stukken die aan GS zijn voorgelegd en over de standaardagendapunten, zoals de rondvraag, worden opgenomen in een niet-openbaar GS-verslag, vanwege het besloten karakter van de vergadering. Het niet-openbare GS-verslag bevat geen besluiten.
  - 3.2.4
GS kunnen, op grond van art. 84 Pw, geheimhouding opleggen op grond van een belang, genoemd in art. 5.1 van de Woo over een kwestie die in hun vergadering wordt behandeld en omtrent de informatie die aan hen wordt overgedragen. De geheimhouding moet opgenomen zijn in de beslispunten in het GS-advies, waarbij ook een onderbouwing hiervoor (reden en duur) is opgenomen. Het GS-advies en/of de nader benoemde bijlagen bij het GS-advies moet(en) op elke pagina voorzien zijn van de aanduiding “GEHEIM”.
  - 3.2.5
Als geheimhouding wordt opgelegd, zijn het behandelde, de genomen besluiten en het verslag geheim. Hiertoe wordt een apart GS-verslag gemaakt welke op elke pagina voorzien wordt van de aanduiding “GEHEIM”.
- 3.3
Verstrekken van mondelinge informatie door GS (of de CvdK) aan PS, commissie of de rekenkamer.
  - 3.3.1
GS en de cvdK kunnen op grond van art. 84 Pw onder geheimhouding naast schriftelijke informatie (‘stukken’) ook andere (zoals mondelinge) informatie verstrekken aan PS, een commissie en de rekenkamer. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt (art. 86 lid 1 Pw).
  - 3.3.2
Indien de informatie waarop geheimhouding rust ook mondelinge informatie betreft, wordt deze informatie gedeeld in een besloten bijeenkomst.
  - 3.3.3
GS delen aan het begin van de bijeenkomst mee dat en waarom de informatie geheim is.
  - 3.3.4
Van het besprokene wordt een verslag gemaakt. Dit verslag is niet openbaar tot het moment waarop het orgaan dat bevoegd om de geheimhouding op te heffen, besluit tot openbaarmaking. Indien het informatie is waar PS (-leden) kennis van kunnen nemen, dan is PS bevoegd tot opheffen van de geheimhouding.
  - 3.3.5
Indien de besloten bijeenkomst een PS vergadering of een commissievergadering betreft, zijn de regels omtrent beslotenheid, verslaglegging en openbaarmaking van toepassing zoals genoemd in art. 23 Pw.
Toelichting
Uitgangspunt: informatie openbaar
In de informatiestroom is openbaarheid het uitgangspunt tussen GS en PS. Niettemin kunnen er altijd omstandigheden zijn die aanleiding geven om van deze hoofdregel af te wijken, waardoor informatie niet op de gebruikelijke wijze wordt verstrekt. Voor gevallen waarin overheidsorganen wel informatie willen uitwisselen, maar openbaarheid van die informatie niet aan de orde is, bestaat de mogelijkheid tot het verstrekken van informatie onder de verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding is geregeld in de artikelen 84, 85 en 86 van de Provinciewet. Deze regeling staat los van de geheimhouding die rechtstreeks uit de wet voortvloeit. Dergelijke geheimhouding kan dan ook niet door bestuursorganen opgelegd dan wel opgeheven worden.
Naast geheimhouding op grond van de Provinciewet kan een plicht tot geheimhouding ook voortvloeien uit:
- •specifieke wet- en regelgeving
- •een overeenkomst met derden
- •de (vertrouwelijke) aard van de informatie.
Men kan en mag om deze redenen niet zonder meer er van uitgaan dat - indien geen geheimhouding is opgelegd op grond van de Provinciewet - , informatie zonder meer openbaar is. Zoals vastgelegd in art. 2:5 Awb geldt dit voor iedereen die betrokken is bij de uitvoering van taak van een bestuursorgaan. Dit geldt onder andere voor ambtenaren, maar ook voor Statenleden.
Commissies
Waar in de regelgeving een commissie wordt genoemd, moet in aanmerking worden genomen dat het gaat om commissies zoals genoemd in hoofdstuk V van de Provinciewet. Daarbij kunnen de verschillende commissie worden onderscheiden:
- •de Statencommissie (art. 80 Pw)
- •de bestuurscommissie (art. 81 Pw)
- •andere commissies (art. 82 Pw, bijvoorbeeld adviescommissies).
In de regel maken statenleden deel uit van een Statencommissie. Dit heeft tot gevolg dat indien een Statencommissie besluit tot geheimhouding of informatie ontvangt met de verplichting tot geheimhouding, deze informatie moet worden gedeeld met PS in zijn geheel. Daaruit vloeit eveneens voort dat PS dan exclusief bevoegd zijn om de geheimhouding op te heffen. Zie ook hieronder.
Een voorzitter van een commissie kan een voorstel doen tot het opleggen van geheimhouding in commissieverband, maar is niet eigenstandig bevoegd deze geheimhouding op te leggen.
Delen van informatie onder geheimhouding.
Na het besluit om informatie geheim te verklaren, kan in een aantal gevallen deze informatie met een ander orgaan worden gedeeld. Dat is geregeld in artikel 85 van de Provinciewet. Bij het verstrekken van geheime informatie vermeldt het orgaan dat de geheimhouding oplegt, dat op die informatie een verplichting tot geheimhouding rust. Degene die informatie ontvangt waarop een verplichting tot geheimhouding rust, dient die geheimhouding in acht te nemen en mag de informatie derhalve niet delen met anderen. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is ook als enige bevoegd die informatie met andere organen te delen. Deze regel kent één uitzondering, namelijk voor het geval waarin geheime informatie met PS wordt gedeeld. In dat geval zijn enkel nog PS bevoegd om die informatie te delen met anderen.
Opheffen geheimhouding
De verplichting om geheimhouding in acht te nemen duurt voort totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, de geheimhouding weer opheft. Deze regel kent twee uitzonderingen, namelijk in het geval een commissie de geheimhouding heeft opgelegd en in het geval geheime informatie met PS is gedeeld. Als een commissie de geheimhouding heeft opgelegd, kan de geheimhouding ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. Is geheime informatie met PS gedeeld, dan zijn PS altijd exclusief bevoegd de geheimhouding op te heffen
Bekrachtiging
Voorheen moest de geheimhouding op de informatie die met PS onder geheimhouding werd gedeeld, worden bekrachtigd door PS. Dit is nu anders. Vanaf het moment dat informatie waarop geheimhouding rust met PS wordt gedeeld, zijn PS degene die beslist over het voortduren of opheffen van de geheimhouding en over de mogelijkheid stukken waarop geheimhouding rust aan anderen te verstrekken. In het protocol is opgenomen dat zij dit niet doen, voordat zij het orgaan van wie de informatie afkomstig is gehoord hebben.
Informeren individuele statenleden
De mogelijkheid om individuele statenleden onder geheimhouding te informeren is in de huidige wetgeving vervallen. Met het vervallen van deze mogelijkheid wordt het uitgangspunt van gelijkheid in de informatiepositie tussen statenleden benadrukt. Die gelijkheid komt in het inlichtingenrecht specifiek tot uitdrukking: indien één lid verzoekt om informatie, wordt deze aan alle leden ter beschikking wordt gesteld.
De wetgever, zo blijkt uit de Memorie van Toelichting, heeft hiermee niet de mogelijkheid willen uitsluiten dat bijvoorbeeld in de context van een besloten Presidium of Fractievoorzittersoverleg, informatie in vertrouwelijkheid kan worden gedeeld, zonder dat deze informatie met alle statenleden moet worden gedeeld.
De plicht tot geheimhouding zal in een dergelijke context met name voortvloeien uit de aard van de casuïstiek en het vertrouwelijke karakter van de informatie.
Wet open overheid (Woo)
Op grond van de jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State moet een verzoek tot openbaarmaking van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust, tevens opgevat worden als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Alleen door middel van een verzoek op grond van de Wet open overheid (hierna: Woo) kan betrokkene de betreffende informatie proberen te achterhalen. Wel brengt dit met zich dat de opgelegde verplichting tot geheimhouding (telkens) door middel van een Woo-verzoek ter discussie kan worden gesteld.
Nu de bevoegdheid tot het opheffen van de geheimhouding exclusief bij PS berusten in het geval de informatie met de PS is gedeeld, zal ook op een verzoek tot het opheffen van de geheimhouding door PS moeten worden beslist.
Schending van de geheimhouding en sanctie
PS hebben op grond van de gewijzigde Provinciewet de mogelijkheid gekregen te besluiten, dat wanneer een statenlid dat de geheimhouding schendt, hij/zij voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie verstrekt krijgt. Een dergelijk statenbesluit staat los van de beoordeling van de strafwaardigheid van schending van de geheimhouding in de zin van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Relevante wetsartikelen
Artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht
- 1.
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
- 2.
Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.
Artikel 3:46 Algemene wet bestuursrecht
Een besluit dient te berusten op een deugdelijke motivering.
Artikel 3:47 Algemene wet bestuursrecht
- 1.
De motivering wordt vermeld bij de bekendmaking van het besluit.
- 2.
Daarbij wordt zo mogelijk vermeld krachtens welk wettelijk voorschrift het besluit wordt genomen.
- 3.
Indien de motivering in verband met de vereiste spoed niet aanstonds bij de bekendmaking van het besluit kan worden vermeld, verstrekt het bestuursorgaan deze binnen een week na de bekendmaking.
- 4.
In dat geval zijn de artikelen 3:41 tot en met 3:43 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 110 Grondwet
De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen.
Artikel 23 van de Provinciewet
- 1.
De vergadering van provinciale staten wordt in het openbaar gehouden.
- 2.
De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een tiende van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
- 3.
Provinciale staten beslissen vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
- 4.
Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat provinciale staten haar opheffen.
- 5.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij provinciale staten besluiten de verplichting, bedoeld in het vierde lid, op te heffen.
- 6.
Provinciale staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Provinciale staten laten openbaarmaking achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 24 van de Provinciewet
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
- a.
de toelating van nieuw benoemde leden;
- b.
de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening;
- c.
de invoering, wijziging en afschaffing van provinciale belastingen; en
- d.
de benoeming en het ontslag van gedeputeerden.
Artikel 54 van de Provinciewet
- 1.
De vergaderingen van gedeputeerde staten worden met gesloten deuren gehouden, voor zover gedeputeerde staten niet anders hebben bepaald.
- 2.
Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van gedeputeerde staten.
Artikel 60 van de Provinciewet
- 1.
Provinciale staten kunnen regelen van welke beslissingen van gedeputeerde staten aan de leden van provinciale staten kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kunnen provinciale staten de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan.
- 2.
Gedeputeerde staten laten de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.
- 3.
Gedeputeerde staten maken de besluitenlijst van hun vergaderingen op de in de provincie gebruikelijke wijze openbaar. Zij laten de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 80 van de Provinciewet
- 1.
Provinciale staten kunnen statencommissies instellen die besluitvorming van provinciale staten kunnen voorbereiden en met gedeputeerde staten of de commissaris kunnen overleggen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van provinciale staten inzage hebben in stukken waaromtrent door de commissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
- 2.
De commissaris en de gedeputeerden zijn geen lid van een statencommissie.
- 3.
Bij de samenstelling van een statencommissie zorgen provinciale staten, voor zover het de benoeming betreft van leden van provinciale staten, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in provinciale staten vertegenwoordigde groeperingen.
- 4.
Een lid van provinciale staten is voorzitter van een statencommissie.
- 5.
De artikelen 19 en 21 tot en met 23 zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een statencommissie, met dien verstande dat in artikel 19 voor «commissaris» wordt gelezen «voorzitter van de statencommissie».
Artikel 81 van de Provinciewet
- 1.
Provinciale staten, onderscheidenlijk gedeputeerde staten, kunnen bestuurscommissies instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door provinciale staten, onderscheidenlijk gedeputeerde staten, zijn overgedragen. Zij regelen daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop zij inzage hebben in de stukken waaromtrent door een bestuurscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang.
- 2.
De commissaris en de gedeputeerden zijn geen lid van een door provinciale staten ingestelde bestuurscommissie. Leden van provinciale staten zijn geen lid van een door gedeputeerde staten ingestelde bestuurscommissie.
- 3.
Artikel 19 van de Bekendmakingswet is van overeenkomstige toepassing op een besluit tot instelling van een bestuurscommissie.
- 4.
De artikelen 19, tweede lid, 22 en 23, eerste tot en met vijfde lid, zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vergadering van een door provinciale staten ingestelde bestuurscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor «de commissaris» wordt gelezen: de voorzitter van een bestuurscommissie.
- 5.
Voor zover zulks in verband met de aard en omvang van de overgedragen bevoegdheden nodig is, regelen gedeputeerde staten de openbaarheid van vergaderingen van een door hen ingestelde bestuurscommissie.
Artikel 82 Provinciewet
- 1.
Provinciale staten of gedeputeerde staten kunnen andere commissies dan bedoeld in de artikelen 80, eerste lid, en 81, eerste lid, instellen.
- 2.
Artikel 81, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
- 3.
Provinciale staten of gedeputeerde staten regelen ten aanzien van een door hen ingestelde andere commissie de openbaarheid van de vergaderingen. Artikel 23, vierde en vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing op vergaderingen met gesloten deuren van een door provinciale staten ingestelde andere commissie.
- 4.
Artikel 19 van de Bekendmakingswet is van overeenkomstige toepassing op een besluit tot instelling van een andere commissie.
Artikel 84 Provinciewet
Provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust.
Artikel 85 Provinciewet
- 1.
Provinciale staten kunnen informatie ten aanzien waarvan krachtens artikel 23, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.
- 2.
Gedeputeerde staten kunnen informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding hebben opgelegd, verstrekken aan provinciale staten, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.
- 3.
De commissaris van de Koning kan informatie ten aanzien waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan provinciale staten, gedeputeerde staten, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V.
- 4.
Een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kan informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning en de rekenkamer.
- 5.
Indien gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning overeenkomstig het tweede of derde lid informatie verstrekken aan een commissie waarin leden van provinciale staten zitting hebben, verstrekken gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning die informatie tevens aan provinciale staten.
- 6.
Indien gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekken aan provinciale staten, kunnen provinciale staten die informatie verstrekken aan anderen. Provinciale staten kunnen regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning of een commissie en die tevens aan provinciale staten is verstrekt.
Artikel 86 Provinciewet
- 1.
Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.
- 2.
Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
- 3.
Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
- 4.
Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan provinciale staten is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het derde lid voort totdat de provinciale staten haar opheffen.
- 5.
Een lid van provinciale staten of van een door provinciale staten ingestelde commissie als bedoeld in hoofdstuk V dat in strijd handelt met het tweede lid kan bij besluit van provinciale staten ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.
Artikel 167 van de Provinciewet
- 1.
Gedeputeerde staten en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan provinciale staten verantwoording schuldig over het door hen gevoerde bestuur.
- 2.
Zij geven provinciale staten alle inlichtingen die provinciale staten voor de uitoefening van hun taak nodig hebben.
- 3.
Zij geven provinciale staten mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.
- 4.
Zij geven provinciale staten vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder e, f en h, indien provinciale staten daarom verzoeken of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de provincie. In het laatste geval nemen gedeputeerde staten geen besluit dan nadat provinciale staten hun wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van gedeputeerde staten hebben kunnen brengen.
- 5.
Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 158, eerste lid, onder f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid provinciale staten zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het ter zake genomen besluit.
Artikel 5.1 Wet open overheid
- 1.
Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
  - a.
de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
  - b.
de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
  - c.
bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
  - d.
persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;
  - e.
nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.
- 2.
Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
  - a.
de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;
  - b.
de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;
  - c.
de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
  - d.
de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
  - e.
de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  - f.
de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;
  - g.
de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
  - h.
de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;
  - i.
het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.
- 3.
Indien een verzoek tot openbaarmaking op een van de in het tweede lid genoemde gronden wordt afgewezen, bevat het besluit hiervoor een uitdrukkelijke motivering.
- 4.
Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. Het bestuursorgaan doet mededeling aan de verzoeker van de termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden.
- 5.
Uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieu-informatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden.
- 6.
Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade.
- 7.
Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu.
Artikel 272 Wetboek van Strafrecht Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht.
3. MEMORANDUM
AFSPRAKEN STATENMEMO EN STATENBRIEF
ONDERWERP | Afspraken gebruik Statenmemo en Statenbrief
DATUM | 01‑03‑2024
DOCUMENTNUMMER | UTSP-1400676291-5418
AAN | Leden van het Presidium
TEAM | TSG
Achtergrond:
In uw vergadering van 31 januari jl. heeft u de gespreksnotitie ‘Statenbrief of memo?’ besproken. Daarin is geschetst dat er volgens de griffie onduidelijkheid bestaat over wanneer een Statenmemo, opgesteld door één gedeputeerde, naar PS wordt gestuurd en in welke situaties Gedeputeerde Staten, als collegiaal bestuur, een Statenbrief opstellen.
U heeft in uw vergadering de griffie gevraagd om in overleg met het GS-secretariaat tot een notitie te komen met richtlijnen voor wanneer een memo of Statenbrief gepast is.
Overleg
Bij het gevraagde overleg tussen het GS-secretariaat en de griffie bleek dat er wél duidelijke (en goed werkbare) regels bestaan over wanneer een Statenmemo wordt gebruikt of een Statenbrief wordt opgesteld. Die regels zijn vervat in ‘De wegwijzer voor Gedeputeerde Staten’ (paragraaf 2.3 ‘Actieve informatieplicht’ op pagina 6-7) die bij het aantreden van het huidige college medio 2023 nog is geüpdatet.
Informatie via Statenbrief of Statenmemo
Hieronder is de letterlijke tekst uit de wegwijzer voor GS weergegeven:
2.3 Actieve informatieplicht: Statenbrief, memo of mededeling
GS en elk van hun leden afzonderlijk zijn aan PS verantwoording schuldig en geven PS alle inlichtingen die PS nodig hebben voor de uitoefening van hun taak. Deze actieve informatieplicht is verwoord in artikel 167 van de Provinciewet. Binnen de provincie Utrecht zijn daarvoor drie instrumenten voorhanden: de Statenbrief, een memo of een mededeling.
Een Statenbrief is college breed en wordt gebruikt om PS te informeren over een beslissing van GS, over een beleidsontwikkeling/proces, over het afdoen van een motie of om iets onder de aandacht te brengen van PS. De informatie bevat een politiek standpunt of raakt meerdere portefeuilles. Statenbrieven zijn altijd ter informatie aan PS, er kan in een Statenbrief geen besluit aan PS voorgelegd worden. Het is aan PS zelf om een Statenbrief te agenderen voor bespreking. Het verzenden van een Statenbrief is een besluit van GS, de Statenbrief ligt altijd eerst voor in de collegevergadering.
Met een memo kan een gedeputeerde PS informeren. Deze informatie bevat geen politiek standpunt en betreft alleen technische informatie binnen de portefeuille. Het gaat dan bijvoorbeeld om extra actuele informatie in een lopend traject of n.a.v. een agendapunt in de Statenvergadering, de beantwoording van (technische) vragen n.a.v. de commissiebehandeling of het afdoen van een toezegging of openstaande vraag. Een memo kan een gedeputeerde zelfstandig naar PS sturen; indien gewenst kan een gedeputeerde een memo ter informatie op de GS-agenda laten zetten.
Een mededeling kan gedaan worden aan het begin van een commissievergadering. Mededelingen dienen wel vooraf bij de commissievoorzitter (via de griffie) aangemeld te zijn. Mededelingen zijn doorgaans kort van aard en betreffen vaak een politieke actualiteit.
Extra voorbeelden bestuursadviseurs
Vanuit de bestuursadviseurs zijn nog enkele verduidelijkende voorbeelden gegeven waarbij in het verleden memo’s (terecht) zijn gebruikt en die het nieuwsgerichte, snelle karakter daarvan onderstrepen:
- •Memo n.a.v. een ontvangen brief van het Rijk of gemeente;
- •Memo n.a.v. een gerechtelijke uitspraak die voor de provincie van belang is en waarvan PS snel op de hoogte moet worden gebracht;
Advies
(Her)bevestiging van de afspraken over het gebruik van Statenmemo en Statenbrief.