PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Zuid-Holland

Regeling zakelijke mobiliteit
Gelet op artikel 158, lid 1, sub c, van de Provinciewet;
Gelet op artikel 4.1.4 lid 1, van de cao provinciale sector 2022;
Overwegende dat het wenselijk is dat in het kader van woon-werkverkeer of dienstreizen, medewerkers van de provincie zo duurzaam mogelijk reizen;
Overwegende dat het daarom noodzakelijk is om de Verplaatsingskostenregeling woon-werkverkeer provincie Zuid-Holland 2011 en de Dienstreisregeling provincie Zuid-Holland 2011 te actualiseren;
Overwegende dat het daartoe wenselijk is de Verplaatsingskostenregeling woon-werkverkeer provincie Zuid-Holland 2011 en de Dienstreisregeling provincie Zuid-Holland 2011 in te trekken en een nieuwe regeling vast te stellen;
Besluiten vast te stellen de volgende regeling:
Regeling zakelijke mobiliteit
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1

Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- -ambtenaar: medewerker die bij de provincie Zuid-Holland werkzaam is op grond van een arbeidsovereenkomst in zin van art. 7:610 BW;
- -declaratie en Verantwoordingssysteem: applicatie waarmee ambtenaren van de provincie alle reizen in het kader van zakelijke mobiliteit moeten declareren en verantwoorden;
- -dienstreis: reizen tussen de verschillende kantoren van de provincie, andere werklocaties van de provincie, deelkantoren van andere organisaties, reizen van en naar andere niet provinciale locaties voor werk- overleg, projectbezoek, samenwerken met collega’s op initiatief van de werkgever, cursussen, het Goede Gesprek in overleg met je manager, afscheid van een collega op initiatief van de werkgever en een teamuitje op initiatief van de werkgever;
- -maximale kilometervergoeding: maximale onbelaste kilometervergoeding als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964;
- -privéauto: auto die de ambtenaar gebruikt voor zakelijke mobiliteit, zijnde geen dienstauto;
- -privéfiets: fiets die de ambtenaar gebruikt voor zakelijke mobiliteit zijnde geen dienstfiets of speed pedelec;
- -STOEP: afkorting die staat voor Stappen (S), Trappen (T), Openbaar vervoer (OV), Elektrisch (E) of Privé (P) en dat als afwegingskader binnen de provincie gebruikt wordt voor duurzaam reizen;
- -thuiswerkvergoeding: vergoeding die de ambtenaar ontvangt voor de kosten van het thuiswerken, zoals opgenomen in de cao;
- -woonadres: adres waarop de ambtenaar volgens de gegevens in het personeelsinformatiesysteem woont;
- -woon-werkverkeer: reizen tussen het woonadres van de ambtenaar en een kantoor van de provincie, een andere werklocatie of buitenlocatie van de provincie, deelkantoren bij andere organisaties of reizen op initiatief van de ambtenaar tussen het woonadres van de ambtenaar en een niet provinciale locatie om te werken;
- -zakelijke mobiliteit: woon-werkverkeer en dienstreizen die een ambtenaar maakt in het kader van zijn werkzaamheden voor de provincie.
Artikel
2

Afweging
1.
De ambtenaar reist in het kader van zakelijke mobiliteit zo duurzaam mogelijk.
2.
De ambtenaar maakt bij elke reis de afweging welke manier van reizen het meest duurzaam is waarbij in ieder geval wordt meegewogen:
- a.
de noodzaak van de reis; en
- b.
het fysiek aanwezig moeten zijn.
3.
Bij het plannen van een reis in het kader van zakelijke mobiliteit kiest de ambtenaar conform STOEP eerst voor:
- a.
het lopend (Stappen), fietsend (Trappen), met het openbaar vervoer (OV) of een combinatie daarvan afleggen van de reis, en als dat niet doelmatig mogelijk is;
- b.
het gebruik van een elektrisch vervoersmiddel (E) zoals een dienstauto, en als dat niet mogelijk is;
- c.
het gebruik van een privé-vervoersmiddel (P).
Artikel
3

Niet doelmatig vervoer
1.
Een werklocatie kan niet doelmatig lopend, fietsend of per openbaar vervoer worden bereikt als één van de volgende omstandigheden zich voordoet:
- a.
de loopafstand tussen de werklocatie en de dichtstbijzijnde halte van het openbaar vervoer is groter dan anderhalve kilometer;
- b.
het openbaar vervoer stopt niet ten minste tweemaal per uur bij een werklocatie, zowel bij aanvang als bij het einde van een werkdag;
- c.
bij gebruik van het openbaar vervoer komt als gevolg van de ligging van de werklocatie de persoonlijke veiligheid van de ambtenaar in gevaar;
- d.
de bedrijfsarts is van oordeel dat de ambtenaar om medische redenen niet lopend, fietsend en/of met het openbaar vervoer kan reizen;
- e.
de ambtenaar moet veel werkgerelateerde goederen vervoeren in het belang van de dienst;
- f.
de ambtenaar op een dag meerdere werklocaties moet bezoeken waardoor gebruikmaking van openbaar vervoer niet praktisch is.
Artikel
4

Berekening vergoeding en verantwoording
1.
De vergoeding van de reiskosten vindt plaats op grond van het aantal gereisde kilometers en het gekozen vervoersmiddel.
2.
Het aantal gereisde kilometers wordt bepaald aan de hand van de in het declaratie- en verantwoordingssysteem ingevoerde kortste reisroute, en wordt afgerond op één decimaal achter de komma.
3.
Voor situaties waarin het declaratie en verantwoordingssysteem het aantal kilometers niet kan vaststellen, beslissen gedeputeerden staten over het aantal kilometers.
4.
Reizen die niet door middel van het declaratie en verantwoordingssysteem zijn bepaald en verantwoord als bedoeld in het tweede lid worden beschouwd als privéreizen.
5.
Privéreizen komen niet voor vergoeding in aanmerking en de kosten daarvan worden verrekend met het salaris van de ambtenaar.
6.
De ambtenaar verantwoordt de gemaakte reizen uiterlijk binnen twee maanden.
7.
Reiskosten die na twee maanden worden gedeclareerd komen niet in aanmerking voor vergoeding.
8.
Indien na controle blijkt dat op basis van deze regeling vergoedingen of voorzieningen ten onrechte zijn verstrekt, worden deze vergoedingen en voorzieningen ingetrokken en teruggevorderd door verrekening met het salaris van de ambtenaar.
9.
Als blijkt dat de ambtenaar de bepalingen uit deze regeling overtreedt kunnen naast de verrekening, als bedoeld in het achtste lid, rechtspositionele sancties volgen.
Hoofdstuk
2

Vergoedingen en voorzieningen woon-werkverkeer en dienstreizen
Artikel
5

Vergoeding stappen
1.
De ambtenaar die zich lopend verplaatst in het kader van zakelijke mobiliteit ontvangt de maximale kilometervergoeding, mits de reisafstand minimaal 1 kilometer bedraagt.
Artikel
6

Vergoeding fietsen
1.
De ambtenaar die zich op zijn privéfiets verplaatst in het kader van zakelijke mobiliteit ontvangt de maximale kilometervergoeding.
2.
De dienstfiets wordt gebruikt voor dienstreizen en niet voor woon-werkverkeer.
3.
De ambtenaar kan voor dienstreizen gebruikmaken van een OV-fiets van en naar een halte van het openbaar vervoer.
4.
Dienstfietsen en OV-fietsen worden niet meegenomen naar het woonadres.
Artikel
7

Vergoeding openbaar vervoer
1.
De ambtenaar die zich in het kader van zakelijke mobiliteit verplaatst met het openbaar vervoer kan gebruikmaken van een NS-businesscard.
2.
Met de NS-businesscard kan de ambtenaar zakelijk reizen met de trein, tram, bus, metro of OV-fiets.
3.
Indien gebruikt voor zakelijke mobiliteit is het reizen met de NS-businesscard voor de ambtenaar kosteloos.
4.
De ambtenaar reist standaard in de tweede klasse.
5.
De ambtenaar kan reizen in de eerste klasse, indien de treinreis langer is dan 30 minuten; en
- a.
het reizen in de eerste klasse het mogelijk maakt om te werken in de trein; of
- b.
er geen zitplaatsen zijn in de tweede klasse.
Artikel
8

Vergoeding privé vervoersmiddelen (elektrisch of fossiel)
1.
De ambtenaar die zich in het kader van zakelijke mobiliteit verplaatst met een eigen privéauto, motor of (brom)scooter ontvangt een vergoeding van €0,10 per kilometer, ongeacht het type brandstof.
2.
In afwijking van het eerste lid geldt voor een ambtenaar met een medische indicatie van de bedrijfsarts, de maximale kilometervergoeding.
3.
In afwijking van het eerste lid geldt voor een ambtenaar die in het kader van werkzaamheden voor de provincie Zuid-Holland minimaal twee keer per week gebruik moet maken van een eigen auto, de maximale kilometervergoeding indien hij hiervoor van de leidinggevende toestemming heeft gekregen.
4.
De toestemming, als bedoeld in het derde lid, wordt jaarlijks verlengd door de leidinggevende van de ambtenaar.
5.
In afwijking van het eerste lid heeft de provincie in het belang van de dienst, het recht om voor bepaalde groepen medewerkers maatwerkafspraken te maken met betrekking tot de te hanteren vergoeding.
Artikel
9

Parkeren
1.
De ambtenaar die in het kader van zakelijke mobiliteit met de eigen privéauto of motor reist kan gebruikmaken van de parkeergarage onder het provinciehuis, voor zover er een parkeerplaats beschikbaar is.
2.
De ambtenaar moet voor elk gebruik een parkeerplek reserveren.
3.
Het gebruik van openbare parkeerplaatsen wordt niet vergoed.
4.
Voor een ambtenaar als bedoeld in artikel 8, tweede lid of derde lid is altijd een parkeerplaats beschikbaar.
Artikel
10

Thuiswerkvergoeding
1.
De thuiswerkvergoeding is gelijk aan het bedrag dat is opgenomen in de geldende cao provinciale sector.
2.
De ambtenaar die op werkdagen thuiswerkt en voor dezelfde werkdag geen vergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt, daaronder begrepen een vaste reiskostenvergoeding, heeft recht op een thuiswerkvergoeding.
3.
De ambtenaar die op dezelfde werkdag thuiswerkt en een dienstreis maakt, heeft recht op een thuiswerkvergoeding en vergoeding van de kosten van de dienstreis.
Hoofdstuk
3

Bijzondere bepalingen dienstreizen
Artikel
11

Dienstreizen
De hoofdstukken 1 en 2 zijn van overeenkomstige toepassing op dienstreizen, tenzij in dit hoofdstuk anders is bepaald.
Artikel
12

Dienstauto
1.
De ambtenaar die een dienstreis maakt die niet met doelmatig vervoer, zoals bedoeld in artikel 3, lopend, fietsend of met het openbaar vervoer kan worden afgelegd, kan gebruikmaken van een dienstauto.
2.
De ambtenaar die een dienstreis maakt, mag de dienstauto gebruiken voor aansluitend woon-werkverkeer als dit in de reservering wordt aangegeven, waarbij onder aansluitend woon-werkverkeer wordt verstaan een dienstreis die begint na een werkafspraak op of na 16.00 uur en gaat naar het woonadres van de ambtenaar, of een reis van het provinciehuis naar het woonadres van de ambtenaar die start op of na 16.00 uur, waarbij de ambtenaar de dienstauto nodig heeft voor een dienstreis die de volgende dag vóór 10 uur start.
3.
Indien de dienstauto nodig is voor een andere dienstreis, behoudt de werkgever zich het recht voor het aansluitend woon-werkverkeer niet goed te keuren, of na goedkeuring, alsnog af te keuren.
4.
Een dienstauto wordt niet prívé gebruikt.
Artikel
13

gebruik privévervoersmiddelen
1.
Voor de kilometervergoeding van het gebruik van privé-vervoersmiddelen, auto, motor of bromfiets, voor dienstreizen geldt de volgende afbouwregeling:
- a.
2023: €0,21;
- b.
2024: €0,15;
- c.
2025: €0,10.
Artikel
14

Verblijfkosten
1.
De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds worden vergoed tot ten hoogste de normen van de voor het rijkspersoneel geldende Reisregeling binnenland, zoals bedoeld in de cao Rijk.
2.
Het eerste lid vindt geen toepassing ten aanzien van reizen die verband houden met het regelmatig verrichten van arbeid:
- a.
op een kantoor van de provincie;
- b.
ter bediening van een kunstwerk;
- c.
wegens het houden van toezicht op de uitvoering van een werk, waar een directieverblijf aanwezig is.
3.
Geen aanspraak op een maaltijdvergoeding bestaat, indien tijdens een dienstreis de gelegenheid bestaat al dan niet tegen betaling maaltijden vanwege de provincie te ontvangen.
4.
Verblijfkosten worden niet vergoed, wanneer de ambtenaar een dienstreis van korter dan vier uren maakt, dan wel wanneer de reizen beperkt blijven tot een straal van 5 km tot het woonadres van de ambtenaar.
5.
Voor reizen, die een verblijf buiten de woonplaats vergen van langer dan drie dagen en reizen die de ambtenaar veelvuldig moet maken, kunnen gedeputeerde staten een lagere vergoeding wegens verblijfkosten vaststellen die als bedoeld in het eerste lid.
Artikel
15

Buitenlandse reizen
1.
Gedeputeerde staten kunnen aan de ambtenaar toestemming verlenen tot het maken van een buitenlandse dienstreis.
2.
Verzoeken voor toestemming worden volgens de interne procedure voor buitenlandse dienstreizen gedaan.
3.
Van de buitenlandse dienstreizen wordt een register bijgehouden.
4.
Vliegreizen worden met economy class gemaakt.
5.
In afwijking van het eerste lid, wordt een buitenlandse reis waarbij het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is of waarbij de grensoverschrijding niet noodzakelijkerwijs leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachting in het buitenland, aangemerkt als een dienstreis binnen Nederland.
Artikel
16

Aanvang en einde dienstreis
1.
Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de dienstreis aanvangt op het tijdstip dat de ambtenaar zijn woonadres of de werkplek verlaat en eindigt op het tijdstip dat de ambtenaar aldaar terugkeert.
2.
Indien de reis niet in de woonplaats of op de werkplek van de ambtenaar eindigt, wordt het tijdstip, bedoeld in het eerste lid, door gedeputeerde staten bepaald.
3.
Twee of meer dienstreizen kunnen als één reis worden aangemerkt, wanneer deze zijn aan te merken als een voortgezette reis.
Hoofdstuk
4

Slotbepalingen
Artikel
17

Bijzondere gevallen
Gedeputeerde staten kunnen in bijzondere gevallen afwijken van deze regeling.
Artikel
18

Evaluatie
De werking van deze regeling zal in ieder geval één jaar na de inwerkingtreding van deze regeling worden geëvalueerd.
Artikel
19

Intrekking oude regeling
De Verplaatsingskostenregeling provincie Zuid-Holland 2011 en de Dienstreisregeling provincie Zuid-Holland 2011 worden ingetrokken.
Artikel
20

Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de uitgifte van het provinciaal blad waarin deze regeling wordt geplaatst.
Artikel
21

Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling zakelijke mobiliteit.
Den Haag, 24 januari 2023
Gedupeerde staten van Zuid-Holland,
drs. J. Smit,
voorzitter
drs. M.J.A. van Bijnen MBA,
secretaris