Besluit beperking openbaarheid van het College van Gedeputeerde Staten van Zeeland houdende archiefbescheiden Commissaris van de Koning 1970 – 1991

Gedeputeerde Staten van Zeeland,

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van het Nationaal Archief d.d. 9 februari 2022 met kenmerk 1113304.

Besluiten:

Tot de volgende beperkingen aan de openbaarheid van het archief van Commissaris van de Koning, 1970-1991 (inventarisnummers 1-1589), Provincie Zeeland

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummers:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
29	2065
41	2035
502	2054
503	2054
504	2055
505	2056
513	2064
514	2063
515	2066
516	2067
539	2060
620	2059
621	2067
622	2052
623	2063
624	2057
636	2062
645	2067
667	2053
668	2054
669	2054
670	2055
671	2056
672	2057
673	2053
1524	2042

Artikel 2

Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden opgeborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1, is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 3

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder bovengenoemde inventarisnummers is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de provinciearchivaris van Zeeland, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst. Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging archief Prov. taken van Commissaris van de Koning 1970-1991, Provincie Zeeland’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 19 juli 2022.

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

A.W. Smit, secretaris

Bezwaar

Belanghebbenden kunnen schriftelijk bezwaar maken tegen dit besluit bij:

Gedeputeerde Staten van Zeeland, t.a.v. de secretaris van de commissie voor bezwaarschriften,

Postbus 6001, 4330 LA Middelburg.

In het bezwaarschrift neemt u ten minste op uw naam en adres, de dagtekening van het bezwaarschrift, tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom. Het bezwaarschrift dient te worden ondertekend.

U moet het bezwaarschrift indienen binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is bekendgemaakt. Doorgaans is dat de dag na de datum van verzending. Overschrijding van de inzendtermijn kan ertoe leiden dat met uw bezwaren geen rekening wordt gehouden.

Als u overweegt bezwaar te maken, kunt u een informatiefolder aanvragen op telefoonnummer 0118-631000. U kunt de informatie ook downloaden via https://www.zeeland.nl/bezwaar-maken

Wij wijzen u erop dat het bezwaar niet de werking van het besluit schorst. U kunt een verzoek doen tot het treffen van een voorlopige voorziening. U richt het verzoek aan de voorzieningenrechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda, team bestuursrecht, Postbus 90006, 4800 PA Breda. Voor de behandeling van het verzoek is griffierecht verschuldigd.

Toelichting

Artikel 12, eerste lid van de Archiefwet 1995 verplicht de zorgdrager de archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats over te brengen.

Bij de formele overbrenging van de archiefbescheiden van de Commissaris van de Koning van de periode van 1970 – 1991 wordt onderscheid gemaakt tussen de Commissaris van de Koning als provinciaal orgaan en als rijksorgaan. Over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van de archiefbescheiden die zijn ontstaan bij de uitoefening van de provinciale taken heeft de provinciearchivaris geadviseerd. Deze worden overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats, i.c. het Zeeuws Archief.

De bescheiden die zijn ontstaan bij de uitoefening van de rijkstaken, dienen te worden overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, eveneens het Zeeuws Archief. Over het stellen van bovengenoemde beperkingen heeft de Algemeen Rijksarchivaris geadviseerd.

De over te brengen archiefbescheiden zijn in 2016 bewerkt in opdracht van de provincie en daarmee in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. Hierdoor voldoet dit archief tevens aan de eisen die worden gesteld aan materiële verzorging. Vervolgens is het archief tijdelijk uitgeplaatst, dus fysiek opgeslagen in de depots bij het Zeeuws Archief. De archiefbescheiden hoeven derhalve niet meer verhuisd te worden waardoor er geen extra kosten worden gemaakt.

De archiefbescheiden die formeel zijn overgebracht en in een archiefbewaarplaats berusten, zijn volgens artikel 14 van de wet in beginsel openbaar. Uitzonderingen hierop worden genoemd in de artikelen 15, 16 en 17 van de wet. Artikel 15 stelt dat bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c1˚ en 2˚, bedoelde archiefbescheiden de zorgdrager, na advies van de Provinciearchivaris én de Algemeen Rijksarchivaris, slechts beperkingen aan de openbaarheid kan stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:

• 1. de eerbieding van de persoonlijke levenssfeer;

• 2. het belang van de Staat en zijn bondgenoten;

• 3. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken personen of rechtspersonen, dan wel van derden.

Artikel 10 van het Archiefbesluit eist vervolgens dat er, indien de zorgdrager ingevolge artikel 15, eerste lid, van de wet beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden stelt, een daartoe strekkend besluit bij de verklaring van overbrenging van de archiefbescheiden wordt gevoegd. Dit kan na advies van de Provinciearchivaris én de Algemeen Rijksarchivaris. Deze documenten zijn een adviesdocument zoals bedoeld in genoemde bepaling van de wet, waardoor GS en de Commissaris van de Koning in staat worden gesteld een zorgvuldig besluit te nemen.

Om te bepalen welke dossiers in aanmerking komen voor een dergelijke bepaling, op basis van de drie uitzonderingsgronden uit de wet, heeft de provincie, na advies van de Provinciearchivaris, een lijst met dossiers opgesteld. Als basis hiervoor zijn de dossierbeschrijvingen uit de inventaris gebruikt. De dossiers zijn tijdens een eerste controleslag voorlopig gewaardeerd met openbaar of niet openbaar. Bij de dossiers welke zijn gewaardeerd als niet openbaar is vervolgens de termijn van de beperking toegekend. Van de drie genoemde uitzonderingsgronden komt één uitzonderingsgrond voor, namelijk: de eerbieding van de persoonlijke levenssfeer.

Vervolgens is advies gevraagd bij de Algemeen Rijksarchivaris. Uit het advies van de Algemeen Rijksarchivaris zijn enkele opmerkingen gekomen, welke de Provincie in overleg met de Provinciearchivaris heeft verwerkt. Hier is tevens een motivering aan toegevoegd waarom het advies wordt gevolgd.

Zodra de zorgdragers een besluit hebben genomen over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van de over te brengen archieven, moet dat besluit op grond van artikel 3:42 lid 2 Awb gepubliceerd worden in Staatscourant. Dit besluit is een besluit waartegen bezwaar kan worden gemaakt. Op grond van artikel 3:45 Awb moet aan dit besluit een rechtsmiddelenclausule worden toegevoegd. Daarin wordt vermeld door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan bezwaar kan worden gemaakt. De beperkingen aan de openbaarheid worden in het besluit kenbaar gemaakt. Uit artikel 3:46 Awb volgt dat de beperkingsgrond en de geldigheidsduur van de openbaarheidsbeperkingen deugdelijk onderbouwd moeten zijn, wat voort is gekomen uit de adviezen van de Provinciearchivaris en de Algemeen Rijksarchivaris en is onderbouwd in de Besluiten beperking openbaarheid over te brengen archief van de Commissaris van de Koning 1970 – 1991.

Door de formele overbrenging naar de provinciale-, c.q. rijksarchiefbewaarplaats wordt het archief in beginsel openbaar en kan iedere burger die dat wil, het raadplegen. Met de gevolgde procedure is getracht zo min mogelijk beperkingen aan de openbaarheid te stellen hetgeen past bij de uitgangspunten transparantie en openbaarheid.

De inventarisnummers van archiefbescheiden betreffende de rijkstaken waaraan beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld, zijn opgenomen in de bijlage bij de bijgevoegde Besluiten beperking openbaarheid over te brengen archief van de Commissaris van de Koning 1970 - 1991 naar de rijksarchiefbewaarplaats Zeeuws Archief. Hierbij is tevens vermeld wat de grond voor de beperking is en hoe lang de openbaarheid van de archiefbescheiden onder het betreffende inventarisnummer wordt beperkt. De archiefbescheiden onder de inventarisnummers ten aanzien waarvan een beperking aan de openbaarheid wordt gesteld, kunnen vanaf de datum waarop de besluiten ingaan tot het moment dat de termijn van de beperking eindigt, alleen met toestemming van de rijksarchivaris in Zeeland worden geraadpleegd.

Motivering advies Nationaal Archief

Het advies van het Nationaal Archief t.a.v. de voorgestelde openbaarheidsbeperkingen wordt in zijn geheel overgenomen. Ten aanzien van de Koninklijke onderscheidingen is onderstaande keuze gemaakt.

Het Nationaal Archief adviseert om de dossiers inzake Koninklijke onderscheidingen niet langer te beperken dan nodig. Aanvankelijk stelde de provincie voor deze dossiers te beperken voor een periode van 75 jaar, vanwege mogelijk nog in leven zijnde personen waarbij o.a. de Archiefwet en de AVG van toepassing zijn. Het Nationaal Archief adviseert echter om de openbaarheid van deze dossiers voor een kortere periode te beperken.

Na afstemming met de Provinciearchivaris neemt de provincie dit advies over met de volgende motivering:

• De praktijk leert dat Koninklijke onderscheidingen vaak pas op latere leeftijd worden toegekend. Hierdoor is het mogelijk dat veel personen niet meer in leven zijn;

• Daarnaast bevatten de persoonsgegevens voornamelijk algemene persoonsgegevens die geen belemmering vormen voor het openbaar maken op grond van de Archiefwet, dan wel de AVG.

Tot slot zijn er, na een extra controle, nog een reeks dossiers beperkt. Dit, omdat deze dossiers onder andere stukken inzake het functioneren en ontslag van gemeentesecretarissen bevat. Daarnaast zijn er dossiers over de maatregelen inzake Zuid-Molukkers/Ambonezen beperkt. Binnen deze dossiers bevindt zich nog een groot aantal strafrechtelijke gegevens.