PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Drenthe

Verordening Statengriffie Drenthe
Besluit van Gedeputeerde Staten van Drenthe van 21 mei 2020, kenmerk BC/2020001160, team Bestuur en Concernzaken, tot bekendmaking van het besluit van Provinciale Staten inzake Actualisering Verordening Statengriffie Drenthe
Gedeputeerde Staten maken bekend dat Provinciale Staten in hun vergadering van 20 mei 2020 het volgende hebben besloten.
Besluit I-4
Provinciale Staten van Drenthe;
gelezen het voorstel van het Presidium van Provinciale Staten van Drenthe van 9 maart 2020, kenmerk
11/SG/202000790;
gelet op de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020;
BESLUITEN:
de Verordening Statengriffie Drenthe geheel herzien vast te stellen met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020;
Assen, 20 mei 2020
Provinciale Staten voornoemd,
mevrouw drs. J. Klijnsma, voorzitter
mevrouw mr. drs. S. Buissink, griffier
Gedeputeerde Staten voornoemd,
namens dezen,
mevrouw drs. C. J. Q. C. de Keijzer,
teammanager Bestuur en Concernzaken
Uitgegeven: 4 juni 2020
Verordening Statengriffie Drenthe
Algemeen Begripsbepalingen
In het kader van deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Griffiemedewerkers: de medewerkers van de Statengriffie exclusief de Statengriffier en de senior Statenadviseur/plv. griffier;
- b.
Presidium: het presidium als bedoeld in het Reglement van Orde;
- c.
Arbeidsvoorwaarden: de CAO van de provinciale sector en zijn uitvoeringsregelingen; alsmede overige provinciale Drentse regelgeving, afspraken en beleid betreffende de rechtspositie van het personeel opgenomen in het personeelshandboek van P&O
- d.
Senior statenadviseur/plaatsvervangend griffier: de plaatsvervangend statengriffier;
- e.
Statengriffie: Statengriffier, senior Statenadviseur/plv. griffier en griffiemedewerkers Provincie Drenthe;
- f.
Statengriffier: de griffier als bedoeld in artikel 97 juncto artikel 104 van de Provinciewet;
- g.
Werkgeverscommissie: de bestuurscommissie, zoals bedoeld in artikel 81 en 152 van de Provinciewet, die van de commissaris van de Koning en van Provinciale Staten de bevoegdheid heeft gekregen om de werkgeversrol uit te oefenen zoals beschreven in de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe.
Artikel
1.

Organisatie
- 1.
De Statengriffie bestaat uit een dienst onder leiding van de Statengriffier.
- 2.
De taken van de Statengriffie worden vastgesteld door Provinciale Staten.
- 3.
Voor toepassing van de Wet op de ondernemingsraden wordt de ambtelijke organisatie ten behoeve van Gedeputeerde Staten en de Statengriffie als één onderneming beschouwd.
Artikel
2.

Verantwoordelijkheid
De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de Statengriffie berust bij de Statengriffier of bij diens afwezigheid bij de senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier.
Artikel
3.

Algemene ondersteuning
- 1.
De Statengriffier handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van de griffier is bepaald in de Provinciewet, de Reglementen van orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten en Statencommissies of enig ander wettelijk voorschrift van Rijk of provincie.
- 2.
De Statengriffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van provinciale staten.
Artikel
4.

Agendering
De Statengriffier ondersteunt Provinciale Staten en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de Staten- en commissievergaderingen.
Artikel
5.

Bijstand statenvoorzitter
- 1.
De Statengriffier staat de voorzitter van Provinciale Staten ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van Provinciale Staten.
- 2.
De senior Statenadviseurs of de Statengriffier staan de voorzitters van de Statencommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de Statencommissies.
Artikel
6.

Vergaderingen van Provinciale Staten en Statencommissie
- 1.
De Statengriffier is aanwezig bij de Statenvergaderingen.
- 2.
De Statengriffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de Statencommissie-vergaderingen.
- 3.
De Statengriffier bewaakt ten behoeve van het presidium de tijdigheid en kwaliteit van de stukken voor en advisering aan Provinciale Staten.
- 4.
Indien het Presidium van oordeel is dat de tijdigheid en de kwaliteit van de stukken onvoldoende is, doet de statengriffier hiervan mededeling aan de secretaris.
- 5.
De senior Statenadviseur is aanwezig bij de vergaderingen van de Statencommissies. De Statengriffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de Statencommissies.
- 6.
De Statengriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan statenleden.
- 7.
De Statengriffier bewaakt de voortgang van de uitvoering van door Provinciale Staten genomen besluiten, aangenomen moties en amendementen, alsmede de nakoming van aan Provinciale Staten gedane toezeggingen.
Artikel
7.

Ondersteuning Presidium
- 1.
De Statengriffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
Indien het Presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de statengriffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel
8.

Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien Provinciale Staten een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 151a van de Provinciewet instelt, ondersteunt de Statengriffier of de senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier deze commissie.
Artikel
9.

Ambtelijke bijstand
De Statengriffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de provinciesecretaris, zorg voor dat de leden van Provinciale Staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.
Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand.
Artikel
10.

Organisatie Statengriffie
- 1.
De Statengriffier geeft leiding aan de Statengriffie.
- 2.
De Statengriffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de Statengriffie.
- 3.
De senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier en de overige medewerkers van de Statengriffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de Statengriffier.
Artikel
11.

Verhindering en vervanging
- 1.
De senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier vervangt bij afwezigheid de Statengriffier.
- 2.
Indien de Statengriffier meer dan tien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het presidium.
Artikel
12.

Arbeidsvoorwaarden
- 1.
Op de Statengriffier en de medewerkers van de Statengriffie zijn de arbeidsvoorwaarden van toepassing zoals verwoord onder de begripsbepalingen onder sub c van deze verordening
- 2.
De uitvoering van de arbeidsvoorwaarden ten behoeve van de Statengriffier geschiedt door de Werkgeverscommissie. Behoudens voorbereidende besluiten voor zover het betreft aangaan, wijziging of beëindiging van de arbeidsovereenkomst. In vorenstaande gevallen worden de voorbereidende besluiten genomen door Provinciale Staten.
- 3.
De uitvoering van de arbeidsvoorwaarden ten behoeve van de medewerkers van de Statengriffie en de senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier, geschiedt door de Statengriffier.
- 4.
Provinciale Staten dragen hun werkgeversrol en de werkgeversbevoegdheden op aan de Werkgeverscommissie tot het uitvoeren van de werkgeversrol en werkgeversbevoegdheden voor zover niet aan Statengriffier opgedragen.
- Zie verder voor de taken en bevoegdheden de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe.
Artikel
13.

Slotbepaling
- 1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de Statengriffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van Provinciale Staten.
- 2.
Deze verordening, die kan worden aangehaald als Verordening Statengriffie Drenthe treedt in werking met ingang van de dag na datum publicatie in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari 2020.
Toelichting op de verordening Statengriffie Drenthe
In deze verordening zijn zowel bepalingen opgenomen over de organisatie van de Statengriffie als de instructie van de statengriffier.
Voor wat betreft de organisatie van de Statengriffie is in de vorm van een kader aangegeven hoe de organisatie is opgebouwd. Op deze wijze wordt voorkomen dat de verordening telkens moet worden aangepast bij iedere kleine wijziging van de organisatiestructuur van de Statengriffie.
Onder de provinciale Drentse regelgeving wordt onder andere, maar niet uitsluitend, het personeelshandboek van P&O verstaan.
Artikel 1
In dit artikel wordt aangegeven dat de Statengriffie organisatorisch is ingericht als een dienst onder leiding van de statengriffier. De positie van de griffie is wettelijk verankerd in de Provinciewet.
Voor toepassing van de Wet op de ondernemingsraden worden de Statengriffie en de reguliere ambtelijke organisatie onder Gedeputeerde Staten als één onderneming gezien. De provinciesecretaris fungeert als WOR-bestuurder en voert uit dien hoofde het overleg met de ondernemingsraad. Waar nodig en gewenst wordt de Statengriffie uitgenodigd het overleg bij te wonen, bijvoorbeeld als het zaken betreft met betrekking tot de Statengriffie.
Artikel 2
De hoofdverantwoordelijkheid van de statengriffier is de ondersteuning van Provinciale Staten.
De Statengriffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten en de individuele statenleden. De Verordening ambtelijke bijstand Provinciale Staten sluit daarbij niet uit dat statenleden zich in sommige gevallen rechtstreeks tot de ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie kunnen wenden.
Artikel 3
De statenagenda's worden vastgesteld door Provinciale Staten en kunnen voorbereid worden door het Presidium. De Statengriffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Artikelen 4 en 5
De commissaris van de Koning wordt in zijn functie van voorzitter van Provinciale Staten bijgestaan door de Statengriffier.
De Statengriffier zit naast de commissaris van de Koning tijdens Statenvergaderingen, laat het verslag verzorgen en verricht alle mogelijk denkbare ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens Statenvergadering naar de aanwijzingen van de statengriffier.
Artikel 7
Voor het Presidium als belangrijk instituut van de staten geldt hetzelfde als voor de staten in het algemeen. Het presidium wordt ondersteund door de statengriffier.
Artikel 8
Indien de staten een enquêtecommissie instellen, zullen zij behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de Statengriffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een Statencommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel worden aangenomen, dan wel vanuit de statenorganisatie gedetacheerd moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden.
Artikel 9
De Statengriffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de statenleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening ambtelijke bijstand Provinciale Staten. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de statengriffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de statengriffier kan de bewaking van de termijn zijn, waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de statengriffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikelen 10 en 11 en 13
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Artikel 12
In dit artikel is bepaald dat de arbeidsvoorwaarden van de provincie Drenthe, zoals de cao van de provinciale sector, alsmede overige provinciale Drentse regelgeving en afspraken integraal van toepassing zijn op de Statengriffier en het personeel van de Statengriffie
Voor toepassing van de Wet op de ondernemingsraden worden de Statengriffie en de reguliere ambtelijke organisatie onder Gedeputeerde Staten als één onderneming gezien. Ook vanuit dat oogpunt bezien ligt het in de rede dezelfde arbeidsvoorwaarden te hanteren voor beide groepen personeel. Om uitvoering van de arbeidsvoorwaarden op een werkbare manier mogelijk te maken, zijn bepaalde bevoegdheden door Provinciale Staten opgedragen aan de Statengriffier en de Werkgeverscommissie.
De Statengriffier zal ten aanzien van alle griffiemedewerkers, met uitzondering van de eigen arbeidsvoorwaardelijke positie van de Statengriffier, uitvoering geven aan de arbeidsvoorwaarden.
De Werkgeverscommissie heeft de bevoegdheid om uitvoering te geven aan de arbeidsvoorwaarden van de Statengriffier. Hieronder wordt verstaan het dagelijks werkgeverschap zoals het ontwikkelen functioneren, en beloning van de Statengriffier. De begrenzing ligt in de Provinciewet. Onderwerpen zoals het aangaan, het wijzigen of het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, blijven bij Provinciale Staten. Zie verder voor de taken en bevoegdheden de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe.
Bijlage

Overzicht van wijzigingen Verordening Statengriffie Drenthe
- a.
onder Begripsbepalingen, sub f
‘rechtspositionele regelingen: de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) en zijn uitvoeringsregelingen, alsmede overige provinciale Drentse regelgeving en afspraken betreffende rechtspositie en personeel’
wordt gewijzigd in
‘sub c: Arbeidsvoorwaarden: de CAO van de provinciale sector en zijn uitvoeringsregelingen; alsmede overige provinciale Drentse regelgeving, afspraken en beleid betreffende de rechtspositie van het personeel opgenomen in het personeelshandboek van P&O’
- b.
onder Begripsbepalingen, sub g,
‘Werkgeverscommissie: de commissie, die door Provinciale Staten is gemandateerd om de werkgeversrol uit te oefenen’
wordt gewijzigd in
‘Werkgeverscommissie: de bestuurscommissie, zoals bedoeld in artikel 81 en 152 van de Provinciewet, die door de commissaris van de Koning de volmacht en machtiging hebben heeft gekregen en van Provinciale Staten de bevoegdheid heeft opgedragen om de werkgeversrol uit te oefenen zoals beschreven in de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe’.
- c.
Artikel 12, eerste lid,
‘Op de Statengriffier en de medewerkers van de Statengriffie zijn de rechtspositionele regelingen van de provincie Drenthe van toepassing.’
wordt gewijzigd in
‘Op de Statengriffier en de medewerkers van de Statengriffie zijn de arbeidsvoorwaarden van toepassing zoals verwoord onder de begripsbepalingen sub c van deze verordening.’
- d.
Artikel 12, tweede lid,
‘De uitvoering van de rechtspositie ten behoeve van de Statengriffier geschiedt door de werkgeverscommissie behoudens voor zover het betreft het nemen van besluiten met betrekking tot de benoeming, aanstelling, overplaatsing, schorsing, disciplinaire maatregelen of ontslag.
Wordt gewijzigd in
‘De uitvoering van de arbeidsvoorwaarden ten behoeve van de Statengriffier geschiedt door de Werkgeverscommissie. Behoudens voorbereidende besluiten voor zover het betreft aangaan, wijziging of beëindiging van de arbeidsovereenkomst.’
- e.
Artikel 12 derde lid, wordt
‘De uitvoering van de rechtspositie ten behoeve van de medewerkers van de Statengriffie en de senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier, geschiedt door de Statengriffier’.
gewijzigd in
‘De uitvoering van de arbeidsvoorwaarden ten behoeve van de medewerkers van de Statengriffie en de senior Statenadviseur/plaatsvervangend griffier, geschiedt door de Statengriffier’.
- f.
Artikel 12, vierde lid,
‘Provinciale Staten mandateren hun werkgeversrol en werkgeversbevoegdheden aan de werkgeverscommissie voor zover niet gemandateerd aan de Statengriffier.
De werkgeverscommissie vervult alle bij het werkgeverschap behorende taken en bevoegdheden zoals dat door Provinciale Staten aan haar is gemandateerd.
Zie hiervoor ook de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe.’
wordt gewijzigd in
‘Provinciale Staten dragen hun werkgeversrol en de werkgeversbevoegdheden op aan de Werkgeverscommissie tot het uitvoeren van de werkgeversrol en werkgeversbevoegdheden voor zover niet aan Statengriffier opgedragen. Zie verder voor de taken en bevoegdheden de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe.’
- g.
Toelichting op artikel 12
‘In dit artikel is bepaald dat de rechtspositionele regelingen van de provincie Drenthe, alsmede overige provinciale regelgeving en afspraken integraal van toepassing zijn op het personeel van de Statengriffie. Voor toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden worden de Statengriffie en de reguliere ambtelijke organisatie onder Gedeputeerde Staten als één onderneming gezien. Ook vanuit dat oogpunt bezien ligt het in de rede één rechtspositie te hanteren voor beide groepen personeel. Om uitvoering van de rechtspositie op een werkbare manier mogelijk te maken, zijn bepaalde bevoegdheden door Provinciale Staten gemandateerd aan de Statengriffier en de Werkgeverscommissie griffie Provinciale Staten van Drenthe.
De Statengriffier zal ten aanzien van alle medewerkers van de Statengriffie, met uitzondering van de eigen rechtspositionele positie van de Statengriffier, uitvoering geven aan de rechtspositie van de medewerkers van de Statengriffie.
De Werkgeverscommissie is door Provinciale Staten gemandateerd om uitvoering te geven aan de rechtspositie van de griffier. Hieronder wordt onder meer verstaan het ontwikkelen, functioneren, beoordelen en belonen van de griffier. De begrenzing ligt in de Provinciewet. Onderwerpen zoals benoeming, ontslag, disciplinaire maatregelen blijven bij Provinciale Staten.
Voorts is de Werkgeverscommissie gemandateerd besluiten te nemen over een reorganisatie, wijziging functiehuis en wijziging medezeggenschapsstructuur van de Statengriffie.
wordt gewijzigd in
‘In dit artikel is bepaald dat de arbeidsvoorwaarden van de provincie Drenthe, zoals de cao van de provinciale sector, alsmede overige provinciale Drentse regelgeving en afspraken integraal van toepassing zijn op de Statengriffier en het personeel van de Statengriffie.
Voor toepassing van de Wet op de ondernemingsraden worden de Statengriffie en de reguliere ambtelijke organisatie onder Gedeputeerde Staten als één onderneming gezien. Ook vanuit dat oogpunt bezien ligt het in de rede dezelfde arbeidsvoorwaarden te hanteren voor beide groepen personeel. Om uitvoering van de arbeidsvoorwaarden op een werkbare manier mogelijk te maken, zijn bepaalde bevoegdheden door Provinciale Staten opgedragen aan de Statengriffier en de Werkgeverscommissie.
De Statengriffier zal ten aanzien van alle griffiemedewerkers, met uitzondering van de eigen arbeidsvoorwaardelijke positie van de Statengriffier, uitvoering geven aan de arbeidsvoorwaarden.
De Werkgeverscommissie heeft de bevoegdheid om uitvoering te geven aan de arbeidsvoorwaarden van de Statengriffier. Hieronder wordt verstaan het dagelijks werkgeverschap zoals het ontwikkelen functioneren, en beloning van de Statengriffier. De begrenzing ligt in de Provinciewet. Onderwerpen zoals het aangaan, het wijzigen of het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, blijven bij Provinciale Staten. Zie verder voor de taken en bevoegdheden de Verordening Werkgeverscommissie Statengriffie Provinciale Staten van Drenthe ’.