PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van de provincie Fryslân

Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent reizen (Provinciaal Reisbesluit Fryslân 2019)
Gedeputeerde Staten van Fryslân, gelet op artikel 125 Ambtenarenwet en artikel 3.1.4 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling provincies besluiten vast te stellen het Provinciaal Reisbesluit Fryslân 2019.
Besluit nr. 01676913 d.d 19 november 2019 van Gedeputeerde Staten van Fryslân
Hoofdstuk

I Algemene bepalingen
Artikel
1

Reikwijdte van het besluit
1.
Aan de werknemer die voldoet aan de voorwaarden van dit reisbesluit wordt een tegemoetkoming verstrekt in de kosten van woon-werkverkeer, dienstreizen en verblijf.
2.
Als van een derde een vergoeding wordt ontvangen voor de in het eerste lid bedoelde kosten, wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge dit besluit aanspraak bestaat.
Artikel
2

Begripsomschrijvingen
1.
CAP: de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies
2.
Werknemer:
- a.
de ambtenaar in de zin van de CAP
- b.
de werknemer in de zin van artikel 1.1 onder hh van de CAP
3.
Standplaats: het gebouw, gebouwencomplex, terrein of vervoermiddel (o.a. vaartuig) waar de werknemer gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht, dan wel, de door de werkgever aangewezen locatie.
4.
Dienstreis: een naar het oordeel van de leidinggevende noodzakelijke verplaatsing van een werknemer buiten de standplaats, alsmede het hiermee verband houdende verblijf in Nederland. Een reis voor een door de werkgever vergoede cursus, opleiding of training wordt tevens aangemerkt als dienstreis.
5.
OV-chipkaart: een door de NS of andere vervoerder verstrekte chipkaart.
Artikel
3

Tijdelijke plaatsing elders
1.
Indien en zodra is te voorzien dat de werknemer, voor een periode van ten minste vier weken, werkzaamheden gaat verrichten vanuit één bepaalde plaats buiten zijn gebruikelijke standplaats is de leidinggevende bevoegd die plaats als standplaats aan te merken. De vergoeding volgens hoofdstuk II van dit Reisbesluit wordt dan aan de nieuwe tijdelijke situatie aangepast.
2.
De leidinggevende kan ook bepalen dat de werknemer in afwijking van het bepaalde in hoofdstuk III van dit Reisbesluit, aanspraak heeft op de tegemoetkoming in de reis- en pensionkosten op grond van de Verplaatsingskostenregeling Provincie Fryslân.
Hoofdstuk

II Vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer
Artikel
4

Reiskostenvergoedingen algemeen
1.
Om in aanmerking te komen voor een vergoeding voor de kosten van woon-werkverkeer of verstrekking van vervoersbewijzen kiest de werknemer voor één van de volgende vervoersvormen:
- a.
Lopend of gebruik van de fiets;
- b.
Openbaar vervoer;
- c.
Voertuig dat rijdt op groen aardgas, biogas, biodiesel, bio-(m)ethanol, elektriciteit of een plug in hybride voertuig.
2.
De werknemer kan per kalendermaand wisselen van vervoersvorm. Indien de werknemer heeft gekozen voor openbaar vervoer, dan kan de wijziging alleen plaatsvinden als dit past binnen de voorwaarden van het afgesloten abonnement.
3.
De werkgever bepaalt of een vaste maandelijkse vergoeding wordt uitbetaald, een trajectkaart wordt verstrekt of kosten op declaratiebasis worden vergoed. Van belang hierbij is hoeveel dagen per week de werknemer reist. De werkgever kiest voor de goedkoopste optie.
4.
Bij aanspraak op een kilometervergoeding voor lopen, fietsen of een ander vervoermiddel volgens dit hoofdstuk wordt de betreffende afstand door de werkgever berekend met behulp van de ANWB routeplanner. Hierbij wordt uitgegaan van de kortste route volgens de routeplanner tussen de woning en de standplaats of de woning en het opstappunt openbaar vervoer of carpoolplaats. Daartoe wordt van beide locaties de postcode en het huisnummer gebruikt.
5.
Bij aanspraak op een kilometervergoeding volgens dit hoofdstuk wordt per maand een vaste vergoeding verstrekt. Het maximale aantal dagen waarvoor een vergoeding wordt verleend, is bepaald op 206 werkdagen per jaar voor een voltijdwerker. Als een werknemer doorgaans op minder dan 5 dagen per week werkt, wordt dit aantal naar evenredigheid aangepast.
6.
De vergoeding op basis van artikel 6 en artikel 8 samen is gemaximeerd tot het in artikel 6 lid 1 genoemde bedrag.
7.
Indien in redelijkheid kan worden aangenomen dat sprake zal zijn van langdurige afwezigheid wegens ziekte, wordt de maandelijkse vergoeding in de maand waarin de werknemer zich ziek meldt en de eerstvolgende maand doorbetaald, waarna deze wordt stopgezet. De maandelijkse uitbetaling wordt weer toegekend in de maand volgend op de maand waarin de werknemer zijn werkzaamheden hervat.
8.
Indien de werknemer een onjuiste verklaring heeft gegeven over het gebruikte vervoermiddel vervalt het recht op een vergoeding volgens dit hoofdstuk en worden ten onrechte vergoede bedragen teruggevorderd.
Artikel
5

vergoeding van kilometers bij lopen of gebruik (elektrische) fiets
1.
De werknemer die te voet of per (elektrische) fiets naar de standplaats reist, komt in aanmerking voor een vergoeding per kilometer van 20 eurocent (prijspeil 2019) voor een afstand van maximaal 60 kilometer voor een enkele reis.
2.
De hoogte van de kilometervergoeding voor reizen per fiets, zoals bedoeld in het vorige lid wordt vastgesteld op basis van de regeling van de sector Rijk.
3.
De werknemer kan, via een daartoe bestemd formulier, de vergoeding aanvragen voor het gemiddelde aantal werkdagen per week. De werknemer verklaart voor het dagelijks reizen van en naar het werk alleen gebruik te maken van een fiets.
Artikel
6

Gebruik van openbaar vervoer
1.
De werknemer die met openbaar vervoer reist tussen de woonplaats en de standplaats, komt in aanmerking voor verstrekking van een vervoerbewijs (2e klasse) door de werkgever tot maximaal € 296,80 per maand (gebaseerd op een NS jaarkaart voor een reisafstand van 60 km, incl. 4% korting, zijnde € 3561,60 per jaar, prijspeil 2019).
2.
De hoogte van de vergoeding voor openbaar vervoer zoals genoemd in het vorige lid wordt vastgesteld op basis van de tarieven van de NS.
3.
De werkgever verstrekt op verzoek van de werknemer een OV-chipkaart met het toepasselijke abonnement of met de mogelijkheid van reizen op rekening. De OV-chipkaart blijft eigendom van de provincie Fryslân. De werknemer levert de OV-chipkaart in bij de provincie Fryslân als hij stopt met het gebruik van openbaar vervoer of op een ander/dan wel korter traject gaat reizen.
4.
Bij ziekte van een werknemer worden de beëindigings- of restitutiebepalingen van de vervoersmaatschappij gevolgd. De werknemer is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen. Meerkosten als gevolg van het niet meewerken kunnen op de werknemer worden verhaald.
5.
De werknemer kan verzoeken om tegen betaling van de meerprijs een abonnement voor een langer traject of voor de 1e klasse te ontvangen.
Artikel
7

Reizen met eigen auto en carpoolen of reizen met een elektrische scooter
1.
De werknemer die naar de standplaats reist of meereist (carpoolt) komt in aanmerking voor een kilometervergoeding als de werknemer voor het vervoer naar het werk gebruik maakt van een auto of ander vervoermiddel die rijdt op groen aardgas, biogas, biodiesel, bio-(m)ethanol, elektriciteit of een plug in hybride auto. De werknemer komt in aanmerking voor een vergoeding van 12 eurocent per kilometer.
2.
De werknemer die reist met een elektrische scooter krijgt een gelijke vergoeding als genoemd in het eerste lid van dit artikel.
3.
De kilometervergoeding wordt verstrekt voor een afstand vanaf 6 tot maximaal 60 kilometer enkele reis.
4.
De werknemer vraagt de vergoeding als bedoeld in het eerste lid van dit artikel aan, via het daartoe bestemde formulier, voor het gemiddelde aantal werkdagen per week waarvoor de werknemer verklaart voor woon-werkverkeer alleen gebruik te maken van een auto als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
Artikel
8

Reizen met eigen auto, specifieke groep
1.
Voor een werknemer met een andere standplaats dan Leeuwarden die de werklocatie niet goed met openbaar vervoer kan te bereiken, geldt een andere kilometervergoeding dan genoemd in artikel 7. Of de standplaats goed met het openbaar vervoer is te bereiken bepalen de P&O adviseur en de leidinggevende van de werknemer samen.
2.
De werknemer die met de eigen auto naar de standplaats reist of meereist (carpoolt) komt in aanmerking voor een kilometervergoeding van 19 eurocent per kilometer. De reisafstand wordt bepaald zoals vermeld in het vierde lid van artikel 4.
3.
De kilometervergoeding wordt alleen verstrekt voor de 6e tot de 60e kilometer enkele reis.
4.
De werknemer vraagt de vergoeding als bedoeld in het eerste lid van dit artikel aan, via het daartoe bestemde formulier.
Artikel
9

Aanvullende vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer en bij carpoolen
De werknemer die met openbaar vervoer reist naar de plaats alwaar zijn standplaats is gelegen of carpoolt komt in aanmerking voor een vergoeding van 5 eurocent per km vanaf de woning tot het opstappunt openbaar vervoer of carpoolplaats indien die afstand minimaal 4 tot maximaal 20 kilometer is én deze aanreisroute niet langer is dan 1/3 van het gehele traject van de woning naar het werk. Deze vergoeding wordt verstrekt voor het gemiddelde aantal werkdagen per week waarvoor de werknemer verklaart voor woon-werkverkeer gebruik te maken openbaar vervoer of carpoolt.
Hoofdstuk

III Vergoeding reiskosten en/of verblijfskosten bij dienstreizen
Artikel
10

Begin en einde van de dienstreis
1.
Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de standplaats het beginpunt en het eindpunt van de dienstreis is.
2.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kan de leidinggevende, na advies van de P&O-adviseur, in het belang van de taakuitoefening besluiten dat de woning van de werknemer of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis wordt aangemerkt. Er wordt dan geen tegemoetkoming verleend op basis van hoofdstuk II van dit Reisbesluit.
Artikel
11

Vergoeding wegens reiskosten bij dienstreizen
1.
Een dienstreis wordt in beginsel gemaakt met het openbaar vervoer. De werkgever kan daarbij aan de werknemer op diens verzoek:
- a.
een OV chipkaart verstrekken (1e klasse);
- b.
de werkelijke reiskosten van het openbaar vervoer vergoeden. De werknemer dient hiertoe het vervoerbewijs aan de werkgever te overleggen.
2.
Indien de werknemer gebruik maakt van een NS-kortingskaart, worden de werkelijke kosten vergoed. De leidinggevende kan besluiten ook de kosten van de kortingskaart te vergoeden.
3.
Voor dienstreizen, waarvoor niet van openbaar vervoer gebruik kan worden gemaakt, worden de door de werkgever ter beschikking gestelde dienstauto’s gebruikt. Een dienstreis wordt zodanig ingepland, dat gebruik van een dienstauto mogelijk is.
Indien gebruik van zowel openbaar vervoer als van een dienstauto niet mogelijk is, wordt een kilometervergoeding verstrekt voor gebruik van de eigen auto. De vergoeding bedraagt € 0,29 netto (norm 2019) per kilometer. Bij de declaratie worden het beginpunt en het eindpunt per gereden rit vermeld. Het aantal kilometers wordt berekend aan de hand van het bepaalde in het vierde lid van artikel 4. De kilometervergoeding wordt alleen verstrekt na schriftelijke toestemming van de leidinggevende voor een dienstreis waarvoor niet van openbaar vervoer of een dienstauto gebruik wordt gemaakt. Gemaakte noodzakelijke parkeerkosten ten behoeve van de dienstreis worden na declaratie vergoed.
4.
De kilometervergoeding wordt alleen verstrekt na schriftelijke toestemming achteraf van de leidinggevende voor een dienstreis waarvoor niet van openbaar vervoer of een dienstauto gebruik wordt gemaakt.
Gemaakte noodzakelijke parkeerkosten ten behoeve van de dienstreis worden na declaratie vergoed.
5.
De werknemer kan niet worden verplicht van een eigen auto gebruik te maken.
6.
Taxikosten kunnen worden vergoed indien het gebruik daarvan vooraf door de leidinggevende vooraf wordt aangemerkt als noodzakelijk en doelmatig.
7.
De leidinggevende is bevoegd een alternatieve en duurzame wijze van vervoer te regelen indien dit voor de werkgever voordelig is.
Artikel
12

Reizen naar het buitenland
Bij reizen naar het buitenland zijn de door de Minister van Binnenlandse Zaken vastgestelde Reisregeling buitenland en Reisbesluit buitenland van overeenkomstige toepassing. Voor een buitenlandse dienstreis in provinciaal belang, niet zijnde een reis naar een Europese instelling dan wel een reis in IPO- of SNN-verband, is vooraf toestemming van de directeur vereist. Het voornemen tot het maken van een dergelijke reis wordt tijdig aan de directeur gemeld, zodat de vereiste toestemming vooraf kan worden verkregen.
Artikel
13

Vergoeding wegens verblijfkosten
1.
De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven worden vergoed volgens het bepaalde in artikel 14.
2.
De hoogte van de vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte verblijfskosten in Nederland wordt vastgesteld op basis van de Reisregeling Binnenland van de sector Rijk.
3.
De hoogte van de maximale vergoeding voor daadwerkelijk gemaakte verblijfskosten in het buitenland wordt vastgesteld op basis van de tarieven zoals opgenomen in de Reisregeling Buitenland van de sector Rijk. Er worden geen forfaitaire bedragen vergoed.
4.
Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan vier uur en voor een dienstreis binnen dezelfde plaats.
Artikel
14

Overige verblijfskosten
1.
De vergoeding wegens verblijfkosten als bedoeld in artikel 10 onder a, omvat voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van € 5,07 (norm 1-1-2019) voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent), alsmede een bedrag van € 15,12 voor kleine uitgaven 's avonds (avondcomponent) vermeerderd met:
- a.
€ 15,67 voor een lunch (lunchcomponent);
- b.
€ 23,71 voor een avondmaaltijd (dinercomponent);
- c.
€ 103,72 voor logies (logiescomponent);
- d.
€ 10,13 voor een ontbijt (ontbijtcomponent) .
2.
De aanspraak op de in de aanhef van het eerste lid van dit artikel bedoelde vergoeding, bestaat slechts als voor het verkrijgen van de respectievelijke verstrekkingen kosten zijn gemaakt, en als voor de in onderdelen a, b, c of d bedoelde vergoedingen kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
3.
De werknemer die een vaste maandelijkse onkostenvergoeding voor kleine uitgaven ontvangt heeft geen recht op vergoeding van de dagcomponent.
4.
De werknemer die geen dienstreis maakt en minstens 10 uren dienst doet op één locatie mag een maaltijdvergoeding declareren tegen een bedrag gelijk aan de dagvergoeding.
5.
Bij aansluitende dienstreizen kan de avondcomponent, als bedoeld in lid 1, niet langer dan voor de eerste acht avonden worden toegekend. Voor ieder volgend etmaal, dat binnen die dienstreizen valt, wordt het bedrag van de avondcomponent gehalveerd.
6.
Voor een resterend gedeelte van een etmaal, dan wel voor een incidentele dienstreis van kortere duur dan een etmaal, worden de uit te keren bedragen voor verblijfkosten berekend overeenkomstig het eerste, tweede en derde lid, met dien verstande dat:
- a.
De dagcomponent slechts wordt toegekend, indien tevens wordt voldaan aan de voorwaarde dat ten minste 4 uren in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt;
- b.
de avondcomponent en de ontbijtcomponent slechts worden toegekend, indien tevens wordt voldaan aan de voorwaarde dat een overnachting in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt;
- c.
de lunchcomponent respectievelijk de dinercomponent slechts wordt toegekend, indien tevens wordt voldaan aan de voorwaarde dat de tijd tussen 12.00 uur en 14.00 uur respectievelijk tussen 18.00 uur een 21.00 uur geheel in het resterende gedeelte of in de dienstreis valt.
7.
Indien de in het eerste lid genoemde bedragen voor het personeel van de sector Rijk wijzigen, zijn zij voor het provinciaal personeel van dienovereenkomstige toepassing.
Artikel
15

Reisdeclaraties
1.
Het declareren van de reis- en verblijfkosten voor een dienstreis geschiedt door gebruik te maken van een daartoe door de werkgever vast te stellen werkwijze, onder overlegging van de nota’s, rekeningen e.d. van de gemaakte kosten, met uitzondering van bonnetjes voor kleine uitgaven.
2.
De aanspraak op een vergoeding vervalt, als de werknemer de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft. Per kalendermaand moet een aparte declaratie worden ingediend.
Hoofdstuk

IV Slotbepalingen
Artikel
16

Hardheidsclausule
Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de leidinggevende, na advies van de P&O adviseur, in een individueel geval of ten aanzien van een door hem aan te wijzen groep van werknemers, besluiten af te wijken van het bij of krachtens dit besluit bepaalde.
Artikel
17

Overgangsrecht en inwerkingtreding
1.
Het Provinciaal Reisbesluit Fryslân 2011 wordt ingetrokken;
2.
Deze regeling treedt in werking na publicatie in het provincieblad met dien verstande dat artikel 5, eerste en tweede lid, terugwerken tot en met 1 januari 2019.
Artikel
18

Citeerartikel
Deze regeling wordt aangehaald als: Provinciaal Reisbesluit Fryslân 2019.