Provinciaal blad van Noord-Brabant
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Noord-Brabant | Provinciaal blad 2018, 4228 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Regeling van de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Brabant houdende mandaat commissaris Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant 2018
De commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant;
Gelet op de artikelen 59a, tweede lid, en 176, tweede lid, van de Provinciewet;
Gelet op Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten hebben besloten tot herinrichting van de ambtelijke organisatie, onder meer door het scheiden van hiërarchische en operationele bevoegdheden en het laten verrichten van alle operationele werkzaamheden in programma’s en projecten en daartoe, vanwege de aard en de omvang van die wijzigingen ter vervanging van de bestaande regeling op 5 juni 2018 de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018 hebben vastgesteld;
Overwegende dat Gedeputeerde Staten in het verlengde daarvan ook de regeling omtrent hun bestuurs- en beheersbevoegdheden hebben herzien en daartoe -gezien de aard en omvang van die wijzigingen- een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen;
Overwegende dat de commissaris van de Koning om die reden de regeling omtrent de overdracht van zijn bevoegdheden daaraan wenst aan te passen en daartoe gezien de aard en omvang van die wijzigingen ook een geheel nieuwe regeling wenst vast te stellen;
Artikel 1
- 1.
- 2.
Daar waar in deze regeling wordt gesproken over mandaat, respectievelijk ondermandaat tot het nemen van besluiten ter uitoefening van bestuurs- en beheersbevoegdheden, wordt daar tevens onder verstaan volmacht, respectievelijk ondervolmacht en machtiging tot het uitoefenen van daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.
- 3.
- 4.
Hoofdstuk 2 Vertegenwoordiging provincie buiten rechte
Artikel 2
- 1.
De commissaris van de Koning verleent aan de secretaris, de algemeen directeur, de directeuren, programmamanagers en H-managers binnen hun respectieve takenpakket, ter uitvoering van door Provinciale Staten, dan wel door of namens Gedeputeerde Staten genomen besluiten volmacht tot het namens hem en onder zijn verantwoordelijkheid vertegenwoordigen van de provincie buiten rechte.
- 2.
- 3.
De verlening van ondervolmacht als bedoeld in het tweede lid, vindt plaats door middel van het instellen van projecten als bedoeld in artikel 8 van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018, onder voorwaarde dat in de catalogus van bevoegdheden als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018 in die mogelijkheid is voorzien.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Hoofdstuk 3 Afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat terzake van de beslissingsbevoegdheid commissaris van de Koning
Artikel 4
Het mandaat aan de kabinetschef heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, geen betrekking op:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Hoofdstuk 4 Ondertekeningsmandaat terzake van de beslissingsbevoegdheid van Gedeputeerde Staten
Artikel 6
- 1.
Met instemming van Gedeputeerde Staten verleent de commissaris van de Koning op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet ondertekeningsmandaat aan de secretaris en de algemeen directeur in geval van afdoening van besluiten, die door Gedeputeerde Staten op grond van de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018 zijn gemandateerd aan de secretaris en de algemeen directeur.
- 2.
Van het ondertekeningsmandaat, bedoeld in het eerste lid, is uitgesloten correspondentie die geen bestuurlijke afdoening vereist, maar die op grond van een wettelijk voorschrift of gezien de aard daarvan toch door de voorzitter van Gedeputeerde Staten en de secretaris persoonlijk ondertekend moet worden.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Artikel 7
- 1.
Onverminderd artikel 6 verleent de commissaris van de Koning op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet eveneens ondertekeningsmandaat aan directeuren, programmamanagers, projectleiders en H-managers, ten aanzien van stukken die uitgaan van Gedeputeerde Staten, voor zover het gaat om stukken die betrekking hebben op hun werkterrein.
- 2.
Van het ondertekeningsmandaat, bedoeld in het eerste lid, zijn uitgesloten de stukken en correspondentie die politiek of bestuurlijk gevoelige stellingnames dan wel besluiten inhouden, alsmede gevoelige correspondentie met belangrijke bestuursorganen, respectievelijk met andere gewichtige relaties van het provinciaal bestuur.
Hoofdstuk 5 Overige bepalingen
Artikel 8
- 1.
De uitoefening van de op basis van deze regeling gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018 vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht, alsmede van de geldende beleids- en uitvoeringsregels.
- 2.
Het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met financiële of mogelijke financiële gevolgen, geschiedt met inachtneming van het bepaalde in deze regeling en overigens voor zover daartoe in een vastgestelde begroting financiële middelen zijn toegekend.
’s-Hertogenbosch, 5 juni 2018
De commissaris van de Koning voornoemd,
prof. dr. W.B.H.J. van de Donk
Toelichting bij Regeling mandaat commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant 2018
Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening van de overgedragen bevoegdheden.
Deze mandaatregeling is opgedeeld in een vijftal hoofdstukken:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Het verlenen van ondertekeningsmandaat voor zaken waarvoor Gedeputeerde Staten de beslisbevoegdheid bezitten, maar waarvoor de commissaris van de Koning op grond van het bepaalde in artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet in eerste instantie verplicht is de uitgaande stukken namens het bestuursorgaan Gedeputeerde Staten te ondertekenen, tezamen met de secretaris.
- 5.
De definities in dit artikel leggen een relatie met de voor deze provincie vastgestelde Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018. Voor de wijze waarop de verdeling van de bevoegdheden is geregeld, is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan ten grondslag gelegde sturingsfilosofie uiteraard van groot belang.
Overigens zij er op deze plaats op gewezen, dat deze mandaatregeling niet afdoet aan de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun gelding houden.
Dit geldt evenzeer voor de vervangingsregelingen; hiervoor zijn, overwegend in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018, afzonderlijke regelingen vastgesteld.
Artikel 1, eerste lid, onder f, en vierde lid
Het hoofd Kabinetszaken vervult een specifieke rol waar het betreft zijn functioneren namens de commissaris van de Koning in zijn hoedanigheid van rijksorgaan. Om die reden is ervoor gekozen om daar de bij die rol behorende functieaanduiding van ‘kabinetschef’ te gebruiken.
Daarnaast ondersteunt het kabinet de commissaris onder meer bij zijn GS-portefeuille waaronder Bibob.
Vanwege het bijzondere karakter van deze twee hoofdtaken, hebben Gedeputeerde Staten besloten om de kabinetschef ten aanzien van het Kabinet zowel de functie van programmamanager als van H-manager te laten vervullen. Door het vierde lid is geborgd, dat hij de bevoegdheden kan uitoefenen die bij deze twee functie behoren.
Artikel 1, tweede en derde lid
Gelet op de definitie van het begrip mandaat in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt in deze regeling niet uitsluitend over ‘mandaat’ gesproken, maar ook over volmacht, respectievelijk machtiging. Volmacht is de privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat uit het publiek recht, terwijl machtiging betrekking heeft op feitelijke handelingen.
Bij vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte moet worden gedacht aan de verlening van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, veelal de ondertekening van overeenkomsten (convenanten daaronder begrepen) of het doen van aanbestedingen.
De volmacht/machtiging betreft vertegenwoordigingshandelingen inzake besluiten van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten. In de meeste gevallen zal het om besluiten door of namens Gedeputeerde Staten gaan. Als uitgangspunt geldt, dat ingeval van besluitvorming krachtens mandaat of ondermandaat, de vertegenwoordiging buiten rechte door dezelfde functionaris plaats heeft. Hoewel het derhalve meestal ambtenaren zullen zijn die de vertegenwoordiging zullen verrichten, kan het in specifieke situaties gewenst zijn dat de commissaris van de Koning zélf, dan wel een individuele gedeputeerde daarvoor het meest in aanmerking komt. In dit laatste geval kan een incidentele volmacht worden verleend.
Artikel 2, tweede, derde en vierde lid
Om praktische redenen en om af te kunnen stemmen op hetzelfde niveau als de onderliggende besluitvorming, is voorzien in de mogelijkheid van ondervolmacht. Omdat het veelal gaat om handelingen met belangrijke rechtsgevolgen, dient niettemin zorgvuldig te worden omgegaan met ondervolmacht. Daarom wordt ondervolmacht schriftelijk verleend en blijft verlening achterwege voor zover de aard van de volmacht zich daartegen verzet.
Het verlenen van ondermandaat ten aanzien van bevoegdheden van Gedeputeerde Staten aan projectleiders geschiedt door programmamanagers door middel van het instellen van projecten. Om de hiervoor genoemde reden is voor het verlenen van vertegenwoordigingsbevoegdheid hierbij aangesloten.
In incidentele gevallen komt het voor, dat het verlenen van een schriftelijke ondervolmacht aan een niet ondergeschikte wenselijk is. Bijvoorbeeld aan medewerkers van een notariskantoor in standaard- en routinematige gevallen. Daartoe is in dit artikellid de mogelijkheid geopend.
Bij de vertegenwoordiging van de provincie in rechte gaat het, in verband met de verplichte procesvertegenwoordiging bij civiele procedures, veelal om advocaten die namens de provincie optreden. Op grond van artikel 176, eerste lid, van de Provinciewet treedt de commissaris van de Koning op als vertegenwoordiger van de provincie in rechte. Aangezien het opdragen van deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen persoon in voorkomende gevallen op ad hoc basis zal plaatsvinden, hoeft in deze regeling daarover niets te worden vastgelegd.
Aan de kabinetschef wordt hier een algemeen mandaat verleend. Uitgangspunt is dat de afdoening mede de ondertekening omvat.
In dit artikel is, onverminderd artikel 10:3 Awb, een aantal categorieën van besluiten opgenomen dat niet voor mandatering in aanmerking komt. De bevoegdheid blijft derhalve bij de commissaris van de Koning zelf berusten.
Uiteraard kan ook in alle andere gevallen door de gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en worden aangestuurd op een besluit van de commissaris van de Koning. Ook kan de commissaris in incidentele gevallen het initiatief daartoe nemen en de besluitvorming aan zichzelf voorbehouden.
Hieronder worden mede begrepen stukken die bestemd zijn voor een andere gremia van Provinciale Staten, uitgezonderd die voor de Commissie voor klachten en verzoeken. Voor dit laatste is gekozen omdat dit een praktische werkwijze is en hiermee binnen de in deze procedure geldende termijnen gebleven kan worden. De uitzondering in dit artikellid vergt voor de gemandateerde overigens bijzondere attentie voor wat binnen de duale provinciale praktijk c.q. de ter zake gevoerde sturingsfilosofie gebruikelijk is met betrekking tot onderwerpen die – via de griffie – richting het presidium, de Staten of een ander orgaan van Provinciale Staten gaan.
Het vaststellen van beleidsregels als zodanig is uitgezonderd. De verdere uitwerking daarvan kan, indien de beleidsregels zulks toestaan, aan de gemandateerde worden overgelaten. Onder het vaststellen van een beleidsregel wordt mede begrepen het wijzigen of intrekken daarvan.
Beoogd wordt aan te geven dat de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van een convenant, wanneer die bevoegdheid aan de commissaris van de Koning toekomt, is voorbehouden aan de commissaris zélf.
Het afwijken van een advies is verstrekkend en behoort daarom aan de commissaris van de Koning.
Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking van het advies van de klachtencommissie geldt hetzelfde als voor de afwijking van het advies van de Hoor- en adviescommissie bij beslissingen op bezwaar.
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
De Kabinetschef wordt gemachtigd het hem verleende mandaat te ondermandateren aan een andere functionaris. Dit ondermandaat is een benoemd mandaat.
De medewerker zendt een afschrift van het besluit aan zijn naasthogere leidinggevende.
Onverminderd artikel 4 zijn enkele bevoegdheden in het derde lid van artikel 5 uitgezonderd van ondermandaten. Dit betekent dat zij door de kabinetschef zelf, en in voorkomende gevallen door de commissaris van de Koning, dienen te worden uitgeoefend.
Het herroepen van een primair besluit in bezwaar is verstrekkend. De verwijzing naar artikel 10:3, derde lid, van de Awb is van belang, omdat het mandaat of ondermandaat niet mag worden uitgeoefend door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt heeft genomen.
Deze beperking waarborgt de onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten.
De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat ondermandaat op ambtelijk niveau niet in de rede ligt.
Op een ondermandaatlijst, ingericht naar analogie van het voor ondermandaat van bevoegdheden van Gedeputeerde Staten voorgeschreven model, wordt nauwkeurig aangegeven bij wie en in welke gevallen de afdoenings- en ondertekeningsbevoegdheid ligt. Zaken die niet op een ondermandaatlijst staan vermeld, kunnen alleen worden afgedaan door de kabinetschef.
Daarnaast blijft het in uitzonderingsgevallen, onder goedkeuring van de commissaris van de Koning, toegestaan om voor andere besluiten mandaat aan een medewerker te verlenen.
Bij het gebruikmaken van de ondertekeningsbevoegdheid en ter bepaling of hij daarvoor de verantwoordelijkheid kan dragen, slaat de mandataris acht op de navolgende aspecten:
- -
- -
- -
- -
- -
Zodra kan worden aangenomen dat één van deze aspecten een overwegende rol kan gaan spelen behoort ondertekening en afdoening in het geval van ondermandaat toch door de Kabinetschef plaats te vinden dan wel, ingeval van mandaat, toch door de commissaris van de Koning.
De wijze van ondertekening van de betreffende besluiten dient als volgt te zijn:
De commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Brabant,
Handtekening van de kabinetschef.
……………… (naam kabinetschef), kabinetschef
Ingeval van ondermandaat worden de gegevens van de kabinetschef vervangen door die van de medewerker.
In dit artikel wordt ondertekeningsmandaat verleend door de commissaris van de Koning op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet aan de secretaris en de algemeen directeur voor zover het betreft de ondertekening van stukken voortvloeiende uit besluiten waarbij de afdoening door Gedeputeerde Staten is gemandateerd aan deze functionarissen. Tevens is voorzien in een regeling voor het verlenen van ondermandaat. De in artikel 59a, tweede lid, voorgeschreven toestemming van Gedeputeerde Staten is neergelegd in de Regeling mandaat Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 2018.
De secretaris heeft ondertekeningsmandaat indien stukken zijn afgedaan door het college.
Een bijzondere voorziening is getroffen voor de ondertekening van stukken en correspondentie die uitgaan op basis van besluiten die door Gedeputeerde Staten zelf zijn genomen, maar waarbij ondertekening –niettemin- in mandaat kan plaatsvinden. Voorwaarde is dan wel, dat de aard van de te ondertekenen stukken en correspondentie zich daar niet tegen verzet. Zo zal ondertekening door voorzitter en sectretaris dienen plaats te vinden in geval van stukken of correspondentie die politiek of bestuurlijk gevoelige stellingnames inhouden, alsmede gevoelige correspondentie met belangrijke bestuursorganen, zoals bewindslieden en dagelijkse besturen van grote gemeenten, waterschappen en provincies, respectievelijk met andere gewichtige relaties van het provinciaal bestuur.
Ten overvloede zij opgemerkt, dat het hier uitsluitend ondertekening van stukken en correspondentie betreft, nimmer de ondertekening van de besluiten zelf.
Dit artikel treedt in de plaats van het dienovereenkomstige besluit dat de toenmalige Commissaris van de Koningin op 26 januari 1999 heeft genomen. Dat besluit wordt daarom bij de vaststelling van deze regeling ingetrokken.
Dit artikel geeft het kader aan waarbinnen de op basis van deze mandaatregeling verleende bevoegdheden dienen te worden uitgeoefend.
Omdat de commissaris van de Koning als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk is, dient deze over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken. De gemandateerde dient derhalve verantwoording af te leggen aan de commissaris van de Koning en deze laatste dient over controlemogelijkheden te beschikken. Dit geldt evenzeer de ondergemandateerde en zijn leidinggevende.
De controle beperkt zich, gelet op de aard van de mandaatverhouding en een verondersteld vertrouwen van het bestuursorgaan in de gemandateerde, in beginsel tot controle achteraf, waarbij het initiatief primair ligt bij degene aan wie het mandaat is verleend.
De mandaatgever kan het initiatief zo nodig aan zich trekken (art.10:7 Awb) of de gemandateerde verzoeken hem alle inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (art.10:6, tweede lid, Awb).
Voor de terugkoppeling aan de commissaris van de Koning en leidinggevenden is in het tweede lid van artikel 9 een regeling getroffen. Een basisvoorwaarde voor het kunnen uitoefenen van deze controle is wel, dat registratie van de bevoegdheidsuitoefening krachtens mandaat, ondermandaat, volmacht en ondervolmacht of machtiging plaatsheeft. Alleen dan is controle op zinvolle wijze mogelijk.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2018-4228.html