Reglement Provinciale Adviescommissie Film 2016-2019

Gedeputeerde Staten van Limburg

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet en het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht bekend dat zij in hun vergadering van 3 november 2015besloten om de portefeuillehouder Cultuur te mandateren om vast te stellen:

Reglement Provinciale Adviescommissie Film 2016-2019

Artikel 1 Instelling

Gedeputeerde Staten van Limburg, hierna te noemen “het college”, stellen een Provinciale Adviescommissie Film in, hierna te noemen: de “PAF”.

Artikel 2 Positionering

Ten behoeve van een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door het college inzake hierna verder te definiëren subsidieaanvragen, baseert het college deze op basis van een hierna verder te definiëren deskundige en inhoudelijke beoordeling door een onafhankelijke adviescommissie.

Artikel 3 De PAF

• 1. De PAF bestaat uit minimaal 2 ten hoogste 6 leden (inclusief de voorzitter), welke door het college worden benoemd en op persoonlijke titel zitting zullen hebben.

• 2. De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Cultuur het ambtelijk secretariaat van de PAF. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de PAF en is uitsluitend voor de door hem/haar verrichtte ondersteunende werkzaamheden verantwoording verschuldigd aan de PAF.

• 3. De leden van de PAF worden door het college benoemd tot en met de definitieve afhandeling van de hierna verder te definiëren subsidieaanvragen die binnen de Nadere subsidieregels Film (PB 2015, nr. 7411) zijn ingediend.

• 4. Bij de benoeming van de leden en de samenstelling van de PAF gaat het college uit van een afgewogen maar brede samenstelling van onafhankelijke, deskundige specialisten op het gebied van film.

• 5. Het college benoemt de voorzitter van de PAF.

• 6. Het lidmaatschap van de PAF kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd, door schriftelijke kennisgeving aan het college. Wanneer een lid gedurende langere tijd niet voldoende functioneert, kan het college, gehoord de voorzitter en de ambtelijk secretaris, het commissielidmaatschap van het desbetreffende lid tussentijds beëindigen.

Artikel 4 Taken

• 1. De adviserende taakstelling richting college van de PAF betreft een inhoudelijke en integrale beoordeling van en advisering over subsidieaanvragen in het kader van de Nadere subsidieregels Film (PB 2015, nr. 7411), zoals gesteld in artikel 9 van voornoemde subsidieregels. Dit betekent een afgewogen beoordeling waarbij rekening wordt gehouden met relevante provinciale beleidsspeerpunten uit het Uitvoeringsprogramma Cultuur juli 2015 t/m 2017 en met relevante subsidiecriteria, zoals gesteld in de Nadere subsidieregels Film en de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening 2012 Provincie Limburg.

• 2. Op verzoek van de Provincie Limburg adviseert de PAF naast het gestelde in het eerste lid van dit artikel ook over belangrijke, film gerelateerde, beleidsonderwerpen.

• 3. De PAF adviseert het college schriftelijk over de subsidieaanvragen die zij van de Provincie Limburg ontvangt.

• 4. Het college besluit inzake de betreffende subsidieaanvragen met inachtneming van het advies van de PAF. Het college kan gemotiveerd van dit advies afwijken.

Artikel 5 Adviezen

• 1. In de beoordeling van de subsidieaanvragen zal de PAF haar deskundige oordeel geven over de artistieke kwaliteit en de inhoudelijke en financiële haalbaarheid van de aanvragen zoals gesteld in artikel 9 van de Nadere subsidieregels film. De formele toets van de subsidieaanvraag vindt plaats binnen de Provinciale organisatie.

• 2. De PAF zal de aanvragen gemotiveerd rangschikken op basis van haar deskundig oordeel ten aanzien van de artistieke kwaliteit en de inhoudelijke en financiële haalbaarheid.

• 3. De beoordelingscriteria zoals benoemd in bijlage 1 en 2, van de Nadere subsidieregels Film worden specifiek benoemd in de adviezen.

Artikel 6 Werkwijze vergaderingen

• 1. De PAF vergadert zo vaak als nodig is om binnen de in de Algemene Subsidieverordening 2012 Provincie Limburg gestelde beslistermijn over alle complete subsidieaanvragen te kunnen adviseren, bij voorkeur in het Gouvernement te Maastricht.

• 2. De vergaderingen en de vergaderstukken van de PAF zijn niet openbaar. Het advies dat de PAF aan het college uitbrengt, is wel openbaar.

• 3. Het aantal leden dat aan de vergadering van de PAF dient deel te nemen om adviezen te kunnen vaststellen, bedraagt minimaal de helft van de PAF plus de (plaatsvervangend) voorzitter.

• 4. De PAF beslist bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid (inclusief de voorzitter) één stem heeft. Indien de stemmen staken, beslist de (plaatsvervangend) voorzitter.

• 5. De PAF bepaalt zelf haar vergaderorde en legt dit vast in de vergaderverslagen.

• 6. Stukken die van de PAF uitgaan, worden steeds ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter en de ambtelijk secretaris.

• 7. De voorzitter en/of commissieleden onthouden zich van deelname aan vergaderingen, advisering en/of stemming indien het een aangelegenheid betreft die hen persoonlijk aangaat of indien het gaat om een instantie waarvan zij (bestuurs)lid zijn of waaraan zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig zijn. Dit wordt ter vergadering vastgelegd in het vergaderverslag.

Artikel 7 Vacatiegelden

De leden van de PAF ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen van de PAF en voor de reiskosten, op grond van de "Verordening regelende de geldelijke en andere rechtspositionele voorzieningen ten behoeve van gedeputeerden, staten- en commissieleden Provincie Limburg 2012”.

Artikel 8 Wijzigingen

Tussentijdse wijziging van dit reglement vindt plaats door het college, gehoord de PAF. Het college kan hierbij ook beoordelen of een besluit tot tussentijdse wijziging van de PAF nodig is.

Artikel 9 Overige zaken

Indien voor een bepaalde wijze van adviseren dit reglement ergens niet in voorziet, beslist de PAF. Het college wordt hierover vooraf schriftelijk om instemming gevraagd.

Artikel 10 Slotbepaling

De leden van de PAF hebben een algemene inspanningsverplichting om door afdoende afgewogen inhoudelijke beoordelingen, tijdig onderbouwd advies te geven ter optimale voorbereiding van de betreffende besluitvorming door het college.

Artikel 11 Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2016 en eindigt op 1 januari 2020, met dien verstande dat het van toepassing blijft voor subsidieaanvragen die voor die datum zijn ingediend.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Provinciale Adviescommissie Film 2016 - 2019.

Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 3 november 2015

Gedeputeerde Staten

namens dezen,

G.P.J. Koopmans