Controleverordening Provincie Limburg 2016

Provinciale Staten van Limburg

maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet en gezien het voorstel van Gedeputeerde Staten van 15 december 2015, bekend dat zij in hun vergadering van 5 februari 2016 hebben vastgesteld:

De controleverordening Provincie Limburg 2016

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder

a) Accountant: een door Provinciale Staten aangewezen

• registeraccountant of

• accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met

  de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

b) Accountantscontrole:

de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant;

c) Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de

  Provinciewet, wordt opgedragen aan een door de Provinciale Staten aan te wijzen accountant.

• 2. Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten treden in nader overleg omtrent de uitvoering van

  aanbesteding van de accountant.

• 3. Aanwijzing van de accountant vindt plaats met inachtneming van de vigerende Beleidsregels

  aanbesteding Provincie Limburg.

Artikel 3 Informatieverstrekking door College

• 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het College draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen,  nota's, Collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,  berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigen Gedeputeerde Staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Gedeputeerde Staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten. Tussen het tijdstip van verzending van deze stukken, direct na de vergadering waarin Gedeputeerde Staten deze stukken behandelen, en het tijdstip van de vergadering waarin Provinciale Staten deze stukken behandelen moet een termijn van 6 weken in acht worden genomen.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. Provinciale Staten stellen jaarlijks het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de provincie vast.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het controleprotocol de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 3. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de Jaarrekeningcommissie en Gedeputeerde Staten.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Provincie.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en  verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun  medewerking verlenen.

• 3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de ambtenaren van de Provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het College is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Provincie is.

• 2. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het College bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de Provincie is.

• 3. Gedeputeerde Staten kunnen de door provinciale staten aangewezen accountant opdracht geven voor specifieke controlewerkzaamheden. Voor andere werkzaamheden verlenen gedeputeerde staten alleen dan opdracht aan deze accountant als vaststaat dat de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit van zijn bevindingen van niet bestuurlijke aard aan gedeputeerde staten en de algemeen directeur.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten om commentaar voorgelegd.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door Provinciale Staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Jaarrekeningcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking, een dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

Artikel 9 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Provincie Limburg 2016”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten, gehouden op 5 februari 2016.

Provinciale Staten voornoemd

de griffier,

mw. drs. J.J. Braam

de voorzitter,

dhr. drs. Th.J.F.M. Bovens