Verordening Onderzoeken naar Doelmatigheid,Doeltreffendheid en Rechtmatigheid provincie Fryslân 2015

Verordening voor periodiek onderzoek door Gedeputeerde Staten naar de doelmatigheid , doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde bestuur op basis van artikel 217a Provinciewet

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Doelmatigheid:

  Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken.

• b. Doeltreffendheid:

  De mate waarin de geformuleerde beleidsdoelen en de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• c. Rechtmatigheid:

Het in overeenstemming zijn van het beleid en het beheer van middelen met geldende wet- en regelgeving.

Artikel 2 Onderzoeksplan

• 1. Gedeputeerde staten onderzoeken periodiek de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van delen van het beleid, de uitvoering daarvan en het beheer van middelen.

• 2. Gedeputeerde staten stellen hiertoe jaarlijks op basis van een risico-inschatting een onderzoeksplan vast, waarin de te onderzoeken onderwerpen worden benoemd.

• 3. De auditcommissie van provinciale staten, de rekenkamer(functie) en de provinciale accountant ontvangen het jaarlijkse onderzoeksplan ter kennisname.

• 4. Gedeputeerde staten geven jaarlijks in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting het onderzoeksplan over de te verrichten onderzoeken op hoofdlijnen weer.

• 5. Gedeputeerde staten vermelden daarbij welke eventuele verbanden er naar hun mening zijn tussen de onderzoeken van gedeputeerde staten en de voorgenomen en reeds lopende onderzoeken van de rekenkamer(functie).

Artikel 3 Onderzoeksrapportage

• 1. De uitkomsten van ieder onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen ter verbetering.

• 2. Gedeputeerde staten rapporteren jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag over de voortgang en over de resultaten van de onderzoeken naar de doelmatigheid, doeltreffenheid en rechtmatigheid.

• 3. De rekenkamer(functie) en de provinciale accountant ontvangen, op hun verzoek, de rapportages.

Artikel 4

De Verordening onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid provincie Fryslân 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie in het Provincieblad, waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 6 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Verordening onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid provincie Fryslân 2015’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Provinciale Staten van 28 oktober 2015.

de Voorzitter, de Statengriffier,

Toelichting

Algemeen

Toetsing op doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het provinciaal beleid en het beheer van de middelen is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid en beheer. Het behoort daarom tot de verantwoordelijkheid van gedeputeerde en provinciale staten dat periodiek getoetst wordt of bij de uitvoering van het provinciaal beleid wordt voldaan aan deze eisen. Ook dient periodiek te worden onderzocht of de inrichting van de provinciale organisatie – in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie – aan de eisen van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid voldoet.

Met de Wet dualisering provinciebestuur (2003) werd deze taak opgedragen aan gedeputeerde staten en werd een onderzoeksverordening verplicht gesteld. De verordening ‘Onderzoeken naar Doelmatigheid en Doeltreffendheid provincie Fryslân 2005 is nu zo’n 10 jaar in werking. In deze periode is de nodige praktijkervaring opgedaan met de onderzoeksfunctie en de regels die daaraan zijn gesteld. Dit vormt de aanleiding om de verordening opnieuw vast te stellen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Aan artikel 1 is een definitie van de term rechtmatigheid toegevoegd. Wet- en regelgeving wordt hierbij in brede zin uitgelegd. Daaronder worden ook provinciale verordeningen en interne regelgeving begrepen. De definitie van de begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid is op een aantal punten aangescherpt.

Artikel 2

Vanwege de overzichtelijkheid zijn artikelen 2 en 3 samengevoegd, omdat deze beide artikelen zien op het onderzoeksplan. Aan het eerste lid van artikel 2 is toegevoegd dat de onderzoeken, naast doelmatigheid en doeltreffendheid ook zien op de rechtmatigheid. In de praktijk blijkt namelijk dat het belangrijk is dat de interne onderzoeken naast de aspecten doelmatigheid en doeltreffendheid ook ingaan op het aspect rechtmatigheid. Deze benadering vloeit voor uit de provinciale visie op control zoals vastgelegd in de Nota ´Control, willen, weten, doen – over beheersing´ , vastgesteld door de directie mei 2012. Daarnaast is toegevoegd dat delen van het beleid en delen van het beheer van middelen kunnen worden onderzocht. Op deze manier biedt de verordening expliciet de ruimte om (deel)onderwerpen in plaats van gehele begrotingsprogramma’s te onderzoeken, waardoor facetten van het beleid kunnen worden onderzocht.

Rolverdeling interne onderzoeken, rekenkamer en provinciale accountant

Met name vanwege het aspect rechtmatigheid wordt opgemerkt dat de uitkomsten van de interne onderzoeken kunnen worden gebruikt voor de rechtmatigheidscontrole die de provinciale accountant uitvoert. Ten aanzien van alle drie de aspecten doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid geldt hetzelfde voor de onderzoeken van de Noordelijke rekenkamer. In de artikelen 2 en 3 is daarom opgenomen dat de Noordelijke rekenkamer en de provinciale accountant een overzicht van de te verrichten onderzoeken en de onderzoeksrapportages ontvangen.

Het derde lid van voormalige artikel 3 is komen te vervallen, aangezien de onderzoeken behoren tot de reguliere werkzaamheden van de provinciale organisatie. Voor de uitvoering van deze onderzoeken is (vaste) formatie gereserveerd, waardoor het inzichtelijk maken van de kosten en budgetten waaruit wordt geput ter dekking van de kosten van de onderzoeken in de praktijk geen toegevoegde waarde heeft.

Artikel 3

Vanwege de overzichtelijkheid zijn de voormalige artikelen 4 en 5 tot artikel 3 samengevoegd. Met de nieuwe redactie van artikel 3 wordt gerealiseerd dat op één plaats, namelijk in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag, op hoofdlijnen wordt gerapporteerd over de voortgang en over de resultaten van de onderzoeken.

Aanvullend kan worden opgemerkt dat er een monitoringssysteem is waarin alle aanbevelingen van de Noordelijke Rekenkamer, de provinciale accountant en de aanbevelingen uit de provinciale onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid zijn opgenomen. Periodiek wordt de auditcommissie geïnformeerd over de (voortgang in) de afhandeling van deze aanbevelingen. Bij de bestuursrapportages ontvangen provinciale staten als geheel een overzicht van de, naar het oordeel van gedeputeerde staten, afgehandelde aanbevelingen. Over het al dan niet afgehandeld zijn van de aanbevelingen die gericht zijn aan provinciale staten, zijnde de aanbevelingen van de Noordelijke rekenkamer en de provinciale accountant, nemen provinciale staten een besluit.