PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van provincie Zuid-Holland.

Reglement van orde Adviescommissie Grevelingen
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Natuur- en recreatieschap Zuidwestelijke Delta,
gelet op:
artikel 5, tweede lid van het Instellingsbesluit Adviescommissie Grevelingen,
Besluit vast te stellen de navolgende regeling:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Adviescommissie Grevelingen van de Gemeenschappelijke regeling Natuur- en recreatieschap Zuidwestelijke Delta.
Artikel
1

Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- b.
commissie: de Adviescommissie Grevelingen;
- c.
regeling: de Gemeenschappelijke regeling Natuur- en recreatieschap Zuidwestelijke Delta;
- d.
instellingsbesluit: het Instellingsbesluit Adviescommissie Grevelingen;
- e.
voorzitter: de voorzitter van de commissie of diens plaatsvervanger;
- f.
secretaris: de secretaris van de commissie of diens plaatsvervanger;
- g.
lid of leden: lid of leden van de commissie.
Artikel
2

De voorzitter
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering waaronder begrepen het openen, schorsen, heropenen en sluiten van de vergadering;
- b.
het doen naleven van dit reglement;
- c.
het handhaven van de orde;
- d.
hetgeen de wet, de regeling, het instellingsbesluit of dit reglement hem verder opdraagt.
Artikel
3

De secretaris
1.
De secretaris is bij alle vergaderingen van de commissie aanwezig.
2.
De secretaris wordt in de gelegenheid gesteld aan de beraadslagingen deel te nemen.
3.
Bij verhindering of ontstentenis wordt de secretaris vervangen door een door de commissie daartoe aangewezen plaatsvervangend secretaris.
4.
De secretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de commissie en hetgeen de regeling, het instellingsbesluit of dit reglement hem/haar verder opdraagt.
5.
De secretaris is belast met het opstellen van de notulen en het bijhouden van de presentielijst van de vergadering van de commissie.
Artikel
4

Ingekomen stukken
Bij de commissie ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden toegezonden.
Artikel
5 Extra

vergadering
1.
Indien ten minste twee leden een extra vergadering nodig achten, verzoeken zij de voorzitter schriftelijk, onder opgave van redenen, om de leden van de commissie voor deze extra vergadering bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproeping voor de extra vergadering.
2.
De oproeping voor de extra vergadering wordt, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen, zo mogelijk uiterlijk vierentwintig uur van tevoren aan de leden van de commissie toegezonden.
Artikel
6

Verhindering vergadering
1.
Wanneer een lid verhinderd is om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijke bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel
7 Openbare

vergadering
De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie besluit dat met gesloten deuren wordt vergaderd.
Artikel
8

Agenda en oproeping
1.
De voorzitter roept de leden voor aanvang schriftelijk tot de vergadering op.
2.
De oproeping als bedoeld in het eerste lid wordt, voor zover dat mogelijk is, tenminste veertien dagen voor aanvang van de vergadering verzonden aan de leden.
3.
De agenda en de daarbij behorende voorstellen en overige stukken, met uitzondering van de in artikel 10 van de regeling genoemde geheime stukken, worden gelijktijdig met de oproeping verzonden aan de leden.
4.
Na opening van de vergadering stelt de commissie de agenda vast.
5.
Op voorstel van één of meer leden of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
Artikel
9

Aanvullende agenda-onderwerpen en stukken
1.
Na verzending van de oproeping, kan de voorzitter tot uiterlijk achtenveertig uur voor aanvang van de vergadering de agenda aanvullen met nieuwe onderwerpen.
2.
De aangevulde agenda en de bij de nieuwe onderwerpen behorende voorstellen en overige stukken worden met inachtneming van de in het eerste lid genoemde termijn aan de leden toegezonden.
Artikel
10

Presentielijst
1.
De leden plaatsen bij binnenkomst van de vergadering hun handtekening op de presentielijst.
2.
Na beëindiging van de vergadering wordt de presentielijst door ondertekening van de voorzitter en de secretaris vastgesteld.
Artikel
11

Opening van de vergadering
1.
De voorzitter opent de vergadering op de in de oproeping vermelde datum en tijdstip indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
2.
Indien op het in het eerste lid bedoelde datum en tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig is, kan de voorzitter de opening van de vergadering ten hoogste dertig minuten uitstellen.
Artikel
12 Adviezen

en overige besluiten
1.
De voorzitter sluit de beraadslaging over een onderwerp, voorstel of advies wanneer hij vaststelt dat deze voldoende is toegelicht.
2.
Na sluiting van de beraadslaging vraagt de voorzitter of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat zonder stemming het advies is uitgebracht of het voorstel is aangenomen.
3.
In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich van medestemmen dienden te onthouden in een aangelegenheid die het lid rechtstreeks of middelijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.
4.
Indien door de voorzitter of een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.
Artikel
13 Notulen
1.
Van iedere vergadering worden notulen gemaakt.
2.
De concept-notulen van de voorgaande vergadering worden binnen twee weken na afloop van de vergadering toegezonden aan de leden. Uitsluitend het gedeelte van de concept-notulen dat betrekking heeft op het onderwerp waarover zij het woord hebben gevoerd tijdens de vergadering, wordt aan overige personen dan de leden toegezonden.
3.
De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
4.
De notulen bevatten tenminste:
- a.
de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezig leden, alsmede de namen van afwezige leden, leden die de vergadering voortijdig hebben verlaten en overige personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd;
- b.
een vermelding van de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn behandeld;
- c.
een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord hebben gevoerd;
- d.
besluiten van de commissie;
- e.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich van stemming hebben onthouden.
5.
De notulen voor zover deze betrekking hebben op het behandelde in de vergadering waar- omtrent geheimhouding is opgelegd, worden niet openbaar gemaakt maar uitsluitend verspreid onder de leden
Artikel
14

Deelneming derden aan de vergadering
De commissie kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde toe te staan tijdens een vergadering zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen.
Artikel 15 Uitleg reglement
ln de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel
16

Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen van de Adviescommissie Grevelingen van de Gemeenschappelijke regeling Natuur- en recreatieschap Zuidwestelijke Delta.
Artikel
17

Inwerkinqtredinq
Dit Reglement treedt in werking op de dag na publicatie.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 8 oktober 2015.
Het algemeen bestuur voornoemd,
De voorzitter, F.J. Tollenaar
De secretaris, C.T. Ploeger

Toelichting

Algemeen
Op grond van artikel 5 van het instellingsbesluit dient het algemeen bestuur een reglement van orde vast te stellen voor de vergaderingen van de commissie. Het reglement van orde heeft als doel de vergaderingen van de commissie op ordentelijke wijze te laten verlopen. Uit oogpunt van uniformiteit is er voor gekozen om het reglement van orde grotendeels, voor zover dat mogelijk is, overeen te laten komen met het reglement van orde van het dagelijks bestuur.

Artikelsgewijze toelichting
Voor zover nodig wordt hieronder voor een aantal artikelen een nadere toelichting gegeven.

Artikel 3 secretaris
Op grond van artikel 6, eerste lid van het instellingsbesluit en artikel 23 van de regeling is de secretaris van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur tevens de secretaris van de commissie. Artikel 3 bepaalt dat de secretaris aanwezig is bij de vergaderingen van de commissie en aan de beraadslagingen mag deel nemen. De secretaris is echter geen lid van de commissie en neemt dus geen deel aan de besluitvorming binnen de commissie ten aanzien van adviezen of andere voorstellen.

Artikel 5 extra vergadering
Artikel 5 is een verdere uitwerking van mogelijkheid om op grond van artikel 5, tweede lid van het instellingsbesluit een extra vergadering te belegen buiten het vaste vergaderschema.
In het eerste lid van artikel 5 van het instellingsbesluit is bepaald dat de commissie tenminste twee keer per jaar vergadert. Dit om te waarborgen dat de commissie in ieder geval adviseert omtrent de beheer- en ontwikkelingsplannen binnen het werkgebied van de commissie. Daarnaast kunnen op grond van artikel 5, tweede lid van het instellingsbesluit het bestuur van de regeling, de voorzitter van de commissie en tenminste twee leden van de commissie aangeven dat een extra vergadering dient te worden belegd indien dit noodzakelijk is. Naar mag worden aangenomen, zal jaarlijks een vergaderschema worden vastgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de noodzakelijke advisering ten behoeve van het bestuur van de regeling.

Artikel 6 Verhindering vergadering
Dit artikel is van belang om in een vroeg stadium te kunnen constateren dat een quorum voor de vergadering wellicht niet gehaald kan worden en alvast voorbereidingen kunnen worden getroffen voor het beleggen van een eventuele nieuwe vergadering.

Artikel 7 Besloten vergadering
De vergaderingen van de commissie vinden in principe plaats in het openbaar. Wel kan de commissie besluiten dat een (gedeelte van) een vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt.

Artikel 8 Agenda en oproeping
De in artikel 10 van de regeling genoemde stukken betreffen stukken omtrent waarvan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de commissie zelf geheimhouding heeft opgelegd. De leden van de commissie zijn op grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gehouden om ten aanzien van dit soort stukken geheimhouding te betrachten. Overigens geldt deze geheimhoudingsplicht ook voor anderen die kennis hebben genomen van stukken waarop geheimhouding rust.
Het opleggen van geheimhouding zal naar verwachting niet vaak plaatsvinden door de commissie zelf. In het merendeel van de gevallen zal het dagelijks bestuur de geheimhouding opleggen. Op grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering met quorum, de geheimhouding te bekrachtigen anders komt deze te vervallen.
Op grond van artikel 8, vijfde lid kan de commissie besluiten om onderwerpen van de agenda af te voeren of toe te voegen. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid, met name voor zover dit betreft het afvoeren van onderwerpen, moet wel rekening worden gehouden met artikel 3, derde lid van het instellingsbesluit. In laatstgenoemd artikel is bepaald dat de commissie geacht wordt positief geadviseerd te hebben indien zij niet binnen de door het algemeen bestuur of dagelijks bestuur gestelde termijn heeft geadviseerd.

Artikel 11 Opening van de vergadering
In artikel 11, eerste lid is bepaald dat de voorzitter pas de vergadering kan openen indien voldoende quorum aanwezig is. Gelet op de bezetting van de commissie zal dit het geval zijn indien vijf van de negen leden aanwezig zijn.

Artikel 12 Adviezen en overige besluiten
Gelet op de adviserende bevoegdheid van de commissie is de belangrijkste taak van de commissie te besluiten tot het uitbrengen van adviezen aan het algemeen bestuur of dagelijks bestuur. Naast adviezen kan de commissie ook andere besluiten nemen, zoals ingevolge artikel 7 het besluit om een openbare vergadering te houden. Alhoewel de regeling of de Wet gemeenschappelijke regelingen niets bepaald omtrent de inhoud van de adviezen, mag er van worden uitgegaan dat de commissie haar adviezen voldoende motiveert. Met name zal dit laatste van belang zijn ten aanzien van negatieve adviezen of adviezen waarbij de commissie adviseert voorstellen te wijzigen.