Provinciaal blad 2015, 6516

Verordening van 23 september 2015 tot wijziging van de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013.

Provinciale Staten van Fryslân,

gelet op artikel 145 van de Provinciewet,

besluiten:

vast te stellen de volgende verordening tot wijziging van de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013.

Artikel I

De Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013 wordt als volgt gewijzigd:

• Aan artikel 1.1 wordt na onderdeel h, een onderdeel toegevoegd, dat luidt als volgt:
• beleidsperiode: de looptijd van een door Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten vastgesteld beleidsdocument, strekkende tot realisering van een of meerdere in de provinciale begroting genoemde beleidsprogramma’s, of onderdelen daarvan;
• In artikel 1.2, tweede lid, komen de woorden ‘Wet op de Jeugdzorg en’ te vervallen.
• Artikel 1.10 komt te luiden:

1.10 Niet subsidiabele kosten

• Er wordt in elk geval geen subsidie verstrekt voor:

  • kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit toe te rekenen zijn;
  • kosten, gemaakt na het verstrijken van het tijdvak waarvoor subsidie is

verstrekt, met uitzondering van kosten waarvoor op grond van artikel 1.12 toestemming is verkregen van Gedeputeerde Staten;

• kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of redelijkerwijs te verwachten prestaties;
• verrekenbare of compensabele omzetbelasting;
• boetes, financiële sancties en hiermee samenhangende kosten.
• kosten van vrijwilligersuren, voor zover gewaardeerd boven het minumumloon, uitgaande van een 36-urige werkweek;
• ongespecificeerde kosten, voor zover die hoger zijn dan 5% van de totale subsidiabele kosten.

  • Gedeputeerde Staten kunnen afwijken van het eerste lid, onderdeel f, indien en voorzover dit op grond van specifiek op het project of programma van toepassing zijnde Europeesrechtelijke bepalingen gewenst of noodzakelijk is.
  • Gedeputeerde Staten kunnen afwijken van het eerste lid, onderdeel g, indien de toepassing ervan naar het oordeel van Gedeputeerde Staten onredelijk zou zijn en de aanvrager die onredelijkheid in zijn aanvraag voldoende heeft onderbouwd.
• Artikel 1.12, eerste lid, komt als volgt te luiden:

  • Een subsidie-ontvanger kan reserves vormen met een deel van het verstrekte subsidiebedrag, voor zover deze reserves worden aangewend ter dekking van de kosten van een activiteit die additioneel is aan de activiteiten waarvoor boekjaarsubsidie is of wordt verstrekt. De additionele activiteit dient binnen dezelfde beleidsperiode uitgevoerd te worden. Voor de vorming van de reserves en de omvang en besteding ervan dient door Gedeputeerde Staten voorafgaande toestemming te zijn verstrekt.
• Aan artikel 1.12 wordt een vierde lid toegevoegd, dat luidt als volgt:

  • Gedeputeerde Staten kunnen op verzoek van de subsidie-ontvanger afwijken van het eerste tot en met het derde lid, indien toepassing ervan naar het oordeel van Gedeputeerde Staten onredelijk zou zijn en de subsidie-ontvanger die onredelijkheid in zijn aanvraag voldoende heeft onderbouwd.
• Van artikel 2.2 wordt het opschrift gewijzigd in “Aanvragen van een boekjaarsubsidie”.
• In artikel 2.2, eerste lid, wordt ‘1 oktober’ gewijzigd in ‘1 september’.
• Artikel 2.4 komt als volgt te luiden:

Artikel 2.4 Beslistermijn boekjaarsubsidie

1.Gedeputeerde Staten beslissen op aanvragen die voor 1 september zijn ontvangen,

voor 1 januari van het volgende kalenderjaar.

2.Gedeputeerde Staten beslissen op aanvragen die na 1 september zijn ingediend,

binnen 17 weken na de dag waarop de aanvraag is ontvangen.

• Aan artikel 2.9 wordt een zesde lid toegevoegd, dat luidt als volgt:

  • In het belang van een doelmatige subsidieverstrekking, kunnen Gedeputeerde Staten bij het verstrekken van subsidies vanaf € 25.000 afwijken van het derde en vierde lid en de bevoorschotting afhankelijk stellen van de financiële en inhoudelijke voortgang van de gesubsidieerde activiteiten.
• Artikel 3.7 komt als volgt te luiden:

Artikel 3.7 Verantwoording van subsidies vanaf € 125.000

• 1.Bij een subsidie vanaf € 125.000, wordt bij de aanvraag tot vaststelling overgelegd:

  • een activiteitenverslag waaruit blijkt dat de activiteit waarvoor subsidie is verstrekt overeenkomstig het besluit tot subsidieverlening is verricht en aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;
  • een financieel verslag, waarin in elk geval is opgenomen:

    • een opgave van het bedrag van de werkelijke subsidiabele kosten;
    • een opgave van het bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, met inbegrip van bijdragen van derden, en een opgave van het bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage.

      2.Gedeputeerde Staten kunnen in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, of bij de subsidieverlening afwijken van het eerste lid.
  • Artikel 3.7a komt als volgt te luiden:

Artikel 3.7aControle van het financieel verslag

1.De aanvrager is verplicht het financieel verslag te onderwerpen aan een onderzoek van een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op het accountantsberoep.

De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld van een goedkeurende verklaring van de onderzoeker, die ten minste bevat:

• een vermelding op welk project het onderzoek betrekking had en welke wettelijke voorschriften en verplichtingen op dat project, in het bijzonder op de verstrekte subsidie voor dat project, toepasselijk waren;
• een beschrijving van de reikwijdte van het onderzoek, waarin ten minste wordt vermeld welke richtlijnen voor het onderzoek in acht zijn genomen;
• een vermelding van de gebleken tekortkomingen naar aanleiding van het onderzoek;
• een oordeel over de verenigbaarheid van het activiteitenverslag als bedoeld in het eerste lid, onder a, met de projectadministratie.

  2.Gedeputeerde Staten kunnen in nadere regels als bedoeld in artikel 1.3, vierde lid, of bij de subsidieverlening afwijken van het eerste lid.
• Artikel 3.7c komt als volgt te luiden:

Artikel 3.7c Financiële verantwoording boekjaarsubsidies vanaf € 125.000

Bij de subsidieverlening kunnen Gedeputeerde Staten bepalen dat een subsidie-ontvanger van een boekjaarsubsidie vanaf € 125.000 bij zijn verzoek tot vaststelling, in plaats van of naast het financieel verslag, een jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek overlegt.

M.Artikel 3.7b, artikel 3.7d en artikel 3.7e vervallen.

Artikel II

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst.

Toelichting op de wijzigingen

Algemeen

Op grond van de herontwerp van het proces van boekjaarsubsidies, gebleken behoeften van aanvragers en ervaringen met het werken met onderhavige ASV, worden enkele artikelen gewijzigd.

Artikelsgewijze toelichting op de wijzigingen

A.

De wijziging genoemd onder D. brengt met zich mee dat er een begripsbepaling van het begrip ‘beleidsperiode’ opgenomen dient te worden.

B.

Door het wegvallen van de provinciale rol bij de bekostiging van de jeugdzorg, kan deze bepaling deels komen te vervallen.

C.

Hierin worden drie zaken geregeld. Ten eerste een technische wijziging in artikel 1.10 onder b., waardoor het vormen en voeden van bestemmingsreserves conform artikel 1.12 niet leidt tot uitsluiting van subsidiabele kosten. Ten tweede blijkt er in de praktijk behoefte aan een norm voor het omgaan met een post onvoorzien. Een dergelijke post kan bij diverse aanvragen reëel zijn. Als uitgangspunt wordt genomen dat de post onvoorzien niet hoger mag zijn dan 5% van de subsidiabele kosten.

Indien de kosten mede afhankelijk zijn van nog onbekende feiten en omstandigheden kan een hoger percentage redelijk zijn. Een dergelijke onderbouwing dient door de aanvrager te worden geleverd. Naarmate de afwijking van de standaard groter is, worden bij de beoordeling hogere eisen gesteld aan deze onderbouwing. Op grond van onderdeel f worden kosten van vrijwilligersuren niet meer vergoed, voor zover die kosten uitstijgen boven het minimumloon.

D.

Verduidelijkt wordt dat het aanwenden van niet-bestede middelen van een boekjaarsubsidie, door het vormen van bestemmingsreserves, niet alleen de goedkeuring van Gedeputeerde Staten behoeft. Met deze aanpassing wordt expliciet gemaakt dat de relatie tussen de subsidie en de prestatie blijft bestaan. Wordt een subsidie deels niet in het tijdvak besteed, dan kunnen deze niet-bestede middelen, onder voorwaarden, worden aangewend voor het vormen of voeden van een bestemmingsreserve. Daarbij worden dan wel gelijktijdig afspraken gemaakt voor het leveren van een additonele (niet-reguliere) prestatie door de instelling, binnen dezelfde beleidsperiode.

E.

De ruimte voor eventuele reservevorming bij boekjaarsubsidies is gemaximeerd in artikel 1.12, tweede en derde lid. In een enkel geval kan een dergelijk maximum leiden tot ongewenste beperkingen voor de te bereiken resultaten. In het toegevoegde lid krijgen Gedeputeerde Staten een vrijstellingsmogelijkheid, indien handhaving van deze normen leiden tot kennelijke onredelijkheid, gelet op de te behalen resultaten.

F.

Het woord “jaarsubsidie” in het opschrift van artikel 2.2sloot niet aan bij het gebruik van “boekjaarsubsidie” in de rest van deze verordening.

G .en H.

Deze technische wijziging houdt verband met het herontwerp van het proces van boekjaarsubsidies. De voorgestelde wijziging van het tweede lid van artikel 2.4, hangt samen met de wijziging van het eerste lid van artikel 2.4. Het proces wordt vier weken naar voren geschoven en de uiteindelijke beslissing wordt niet later aan de instellingen bekendgemaakt dan nu het geval is.

I.

In de uitvoeringspraktijk blijken er zich soms situaties voor te doen, die leiden tot wenselijke bijstelling van de bevoorschotting. Met name doen die zich voor bij onvoorziene vertraging in de uitvoering van de afgesproken prestatie en/of besteding van middelen. De wijziging stelt GS ook in staat de bevoorschotting op voorhand niet te binden aan data maar afhankelijk te maken van financiële en inhoudelijke voortgang van een project en bijvoorbeeld bevoorschotting afhankelijk te maken van rapportage daarover. Vooral indien de subsidie een hoog risicoprofiel kent, is een dergelijk extra sturingsmechanisme gewenst.

J.

Deze wijziging verbetert de leesbaarheid, door niet meer te verwijzen naar een ander artikel. De (nu expliciet genoemde) eisen sluiten beter aan bij de praktijk.

K.en M.

Met deze aanpassing van artikel 3.7a wordt voor zowel de subsidie-ontvanger als de dienst duidelijker aan welke eisen de accountantsverklaring ten aanzien van het financieel verslag moet voldoen. In verband met de wijziging van artikel 3.7a, kan artikel 3.7b komen te vervallen; hetgeen daar in werd geregeld, is vervat in het nieuwe artikel 3.7a.

L.en M.

Door deze wijzigingen wordt de uitvoering op dit punt vereenvoudigd (artikel 3.7d en 3.7e komen te vervallen); tegelijkertijd komt er meer ruimte voor maatwerk. Per boekjaarinstelling wordt bepaald op welke wijze de verantwoording op dit punt plaatsvindt. Zo kan bij bepaalde instellingen de jaarrekening voldoende zijn om tot een goede afrekening te komen van de boekjaarsubsidie. Van andere instellingen, bijvoorbeeld instellingen die in mindere mate hun inkomsten ontlenen aan subsidie, kan het voor een goed inzicht nodig zijn, naast de jaarrekening een financieel verslag te vragen.