Provinciaal blad van Utrecht
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Utrecht | Provinciaal blad 2015, 1077 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de provinciale organen (Besluit Informatiebeheer Provincie Utrecht 2014).
Artikel 1.
- 1.
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, Stcrt. Nr. 70, 6 januari 2010;
- g.
- 2.
Artikel 9.
De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden binnen de provinciale organisatie betreffende de door de provincie uitgevoerde taken evenals met het beheer van de archiefbescheiden van de provincie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 14.
- 1.De provinciesecretaris draagt er zorg voor dat uit alle archiefbescheiden of uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
- 3.
Artikel 16.
De provinciesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Artikel 17.
- 1.In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden en met vermelding van het artikel uit de selectielijst op basis waarvan kan worden vernietigd.
- 2.
Artikel 20.
De provinciesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status, niet in aanmerking komen.
Artikel 21.
De provinciesecretaris laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven, worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de provinciale organisatie die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de provinciesecretaris.
Artikel 28.
Voor dat tot vernietiging van archiefbescheiden wordt overgegaan stelt de provinciesecretaris een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst met vernietigbare bescheiden moet goedgekeurd worden door de provinciearchivaris, welke goedkeuring geldt als door hem verleende machtiging tot vernietiging.
In artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014 is bepaald dat Gedeputeerde Staten voorschriften vaststellen voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Deze voorschriften zijn in dit Besluit Informatiebeheer vastgelegd. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en het bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is van toepassing op digitale (bijvoorbeeld e-mail en officiële uitingen via sociale media) en op papieren archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en het beheer van archiefbescheiden.
De provincie houdt bij de inrichting van haar informatiehuishouding rekening met de uitgangspunten uit de interprovinciale Baseline Informatie op Orde. Hierin zijn vooral uitspraken vastgelegd over de kwaliteit van de informatiearchitectuur. Dit besluit informatiebeheer sluit aan bij die uitgangspunten met als doel het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden.
Onder d en e, beheer archiefbescheiden en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om over specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder archiefbescheiden worden ook informatieobjecten verstaan zoals ingevulde velden in een informatiesysteem (zoals genoemd in artikel 3.3. Van NEN 2082). Hieronder kunnen ook GIS-systemen vallen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare archieven. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren archieven als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening, zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels over het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de archieven voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.
Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, en vooral digitale archiefbescheiden, niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid, zoals omschreven in de Archiefregeling, hoeven te voldoen, zijn daarvoor op de betreffende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 17 van dit besluit.
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris. De archiefbewaarplaats zal meer bevatten dan alleen archiefbescheiden, maar allerlei informatie in of ontleend aan documenten. Zo zal het archief van Anton Geesink, dat in 2011 naar het Utrechts Archief ging, weinig archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet bevatten, maar past het begrip documentaire verzameling er beter bij.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Het Besluit informatiebeheer regelt complementair, dat de provinciearchivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Het gaat hier om regels voor praktisch gebruik van de archiefbescheiden en de ruimten waarin dat gebeurt. Omdat het feitelijk beheer van het provinciale archief is opgedragen aan Het Utrechts Archief wordt hier de directeur van Het Utrechts Archief genoemd als verantwoordelijke functionaris.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften betreffende selectie en vernietiging rekening te houden. Indien het nodig blijkt een al gearchiveerd document te wijzigen (met vastlegging van de juiste autorisatie tot wijziging) dient opnieuw te worden vastgesteld welke vernietigingstermijn van toepassing is, of start de vernietigingstermijn op het moment waarop de uiteindelijke versie van het document wordt gearchiveerd.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden gevolgd. Het gaat hierbij ook om de volledigheid van de documenten: als een document met bijlagen is verzonden, dienen zowel het document zelf als die bijlagen te worden bewaard.
Het opstellen van de procedures wordt aan de provinciesecretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen, kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De opstelling van de procedures wordt aan de provinciesecretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties te leggen met de verschillende werkprocessen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen, kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Het opstellen van de procedures wordt aan de provinciesecretaris overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen, kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Het gaat zowel om ingekomen, uitgaande en interne post als ook om ander informatieverkeer tussen systemen.
Archiefwettelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld bij vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefwettelijke regels over selectie en vernietiging te worden toegepast.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de ontstaansfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot een informatie-infarct leiden.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2015-1077.html