PROVINCIAAL BLAD
Officiële uitgave van provincie Zeeland.

Provincie Zeeland - Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland
Besluit van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 15 april 2014, nr. 14005154, houdende vaststelling van de
Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland.
Gedeputeerde Staten van Zeeland :
- • Gelet op artikel 3.2 van de Arbeidsomstandighedenwet inzake psychosociale arbeidsbelasting en de regeling procedure en bescherming bij vermoedens van een misstand bij de Provincie Zeeland d.d. 1-10-2009 en de regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk bij de Provincie Zeeland d.d.1 maart 2001;
- • Overwegende dat de regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk d.d.1 maart 2001, gepubliceerd in Provinciaal blad nr. 35 van 2011, niet meer aansluit bij de Provinciale organisatie;
- • Overwegende dat Gedeputeerde Staten derhalve voornemens zijn een nieuwe regeling inzake psychosociale arbeidsbelasting vast te stellen;
- • Overwegende dat Gedeputeerde Staten vanwege de omvang van de wijzigingen een geheel nieuwe regeling wenst vast te stellen;
- • Gezien de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 12 maart 2014.
hebben besloten de procedureregeling het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk met bijbehorende beleidslijn ongewenst gedrag bij Provincie Zeeland vast te stellen. Het besluit treedt in werking op 1 juni 2014.
Regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- 1.
seksuele intimidatie: de als ongewenst ervaren seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard waarbij tevens sprake is van één of meer van de volgende punten:
  - a.
onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor tewerkstelling.
  - b.
onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag wordt gebruikt of mede gebruikt als basis voor beslissingen die de medewerker raken.
  - c.
onderwerping aan dergelijk gedrag heeft tot doel of als gevolg dat de werkprestaties in onredelijke mate aangetast worden of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.
- 2.
pesten, agressie en geweld: voorvallen waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden, die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid.
- 3.
discriminatie: het anders behandelen van mensen of groepen (meestal minderheden) op basis van uiteenlopende kenmerken zoals afkomst, ras, geboorteland, geloof, politieke of religieuze overtuigingen, sociale gewoonten, sekse, seksuele geaardheid, taal, handicap, leeftijd, enzovoort. Discriminatie staat het grondbeginsel dat zegt dat alle mensen gelijk zijn, in de weg. Discriminatie veronderstelt echter niet alleen een afzonderlijke behandeling, maar ook het ontbreken van rechtvaardiging voor deze aparte behandeling.
- 4.
medewerker: degene, die werkzaam is bij de Provincie Zeeland hetzij in vaste dienst hetzij met een arbeidsovereenkomst, alsmede degene die als stagiair, uitzendkracht of anderszins tijdelijk werkzaam is.
- 5.
vertrouwenspersoon: degene tot wie de medewerker, die zich slachtoffer voelt van seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie of geweld zich kan wenden voor advies en ondersteuning.
- 6.
klager: een medewerker die zich slachtoffer voelt van ongewenst gedrag en daarover een klacht indient bij het management, de personeelsconsulent, een vertrouwenspersoon of de klachtencommissie.
- 7.
klachtencommissie: de commissie, die belast is met de behandeling van klachten ter zake van seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie of geweld.
- 8.
begeleidingscommissie: de commissie, die de vertrouwenspersonen begeleidt en ondersteunt.
Artikel 2 Benoeming vertrouwenspersonen
- 1.
Gedeputeerde Staten benoemen drie vertrouwenspersonen, zowel mannen als vrouwen moeten bij voorkeur beide vertegenwoordigd zijn.
- 2.
De vertrouwenspersonen worden benoemd aan de hand van een voordracht van de Ondernemingsraad.
- 3.
Tot vertrouwenspersoon kunnen alleen worden benoemd personen in dienst van de Provincie Zeeland.
Artikel 3 Taken van de vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen hebben tot taak:
- 1.
het bieden van eerste opvang aan de medewerker.
- 2.
het adviseren over de mogelijkheden het probleem aan te pakken, alsmede het zonodig doorverwijzen naar een hulpverlenende instantie.
- 3.
het bieden van ondersteuning bij het realiseren van de door de medewerker gewenste oplossing.
- 4.
het adviseren over en behulpzaam zijn van de melder bij eventuele verder te nemen stappen.
- 5.
het ondersteunen en begeleiden van de medewerker die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen bij het indienen van een klacht ter zake bij de klachtencommissie en bij het horen door deze commissie.
- 6.
het verlenen van nazorg na de oplossing of na de behandeling van een klacht door de klachtencommissie met als doel na te gaan of het indienen van een klacht niet leidt tot repercussies voor de klager, of de ongewenste omgangsvormen zijn opgehouden, of de door het bevoegd gezag gestelde maatregel wordt uitgevoerd.
- 7.
het signaleren van algemene knelpunten in de organisatie.
- 8.
het met toestemming van de medewerker signaleren van concrete knelpunten bij functionarissen, die beroepshalve een verantwoordelijkheid hebben bij het aanpakken van seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie of geweld.
- 9.
het registreren van meldingen ten behoeve van een geanonimiseerd jaarverslag aan Gedeputeerde Staten en aan de hoofden van de organisatie-eenheden.
Artikel 4 Werkwijze van de vertrouwenspersonen
- 1.
De vertrouwenspersonen zijn verplicht tot geheimhouding van alle hen vertrouwelijk ter kennis gekomen informatie. De vertrouwenspersonen winnen niet zonder toestemming van de medewerker informatie in bij derden. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de benoeming tot vertrouwenspersoon van kracht.
- 2.
Indien een vertrouwenspersoon vermoedt dat hij door het bieden van hulp in een rolconflict kan geraken, kan de vertrouwenspersoon de medewerker verwijzen naar een andere vertrouwenspersoon.
Artikel 5 Beëindiging van de functie van vertrouwenspersoon
Gedeputeerde Staten verlenen de vertrouwenspersoon op zijn verzoek ontslag.
Artikel 6 Faciliteiten voor de vertrouwenspersoon
- 1.
Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de vertrouwenspersoon, ook na beëindiging van de functie, geen nadelen ondervindt als gevolg van de uitoefening van de functie van vertrouwenspersoon.
- 2.
De directie stelt de vertrouwenspersoon te allen tijde in de gelegenheid zijn functie naar behoren uit te voeren. De vertrouwenspersoon is gerechtigd het reguliere werk ogenblikkelijk te onderbreken.
- 3.
Vertrouwenspersonen moeten kunnen beschikken over een ruimte die geschikt is voor het voeren van vertrouwelijke gesprekken. Indien nodig maken zij afspraken en voeren zij gesprekken buiten de provinciale gebouwen, als daar nadere afspraken over nodig zijn overleggen zij dat met P&O.
Artikel 7 Begeleidingscommissie
- 1.
Gedeputeerde Staten benoemen de leden van de commissie voor een periode van 4 jaar.
- 2.
De commissie bestaat uit:
  - - een jurist
  - - een beleidsmedewerker belast met arbotaken
  - - een lid, benoemd op voordracht van de ondernemingsraad
  - - een lid, benoemd op voordracht van de commissie voor georganiseerd overleg
  - - een lid, benoemd op voordracht van het directieteam
Artikel 8 Taken van de begeleidingscommissie
- 1.
De commissie adviseert de vertrouwenspersonen en het management bij het verzorgen van voorlichting en publiciteit op het gebied van seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie of geweld. De commissie kan daarbij stimulerend en sturend optreden.
- 2.
De commissieleden adviseren desgevraagd de vertrouwenspersonen vanuit hun specifieke deskundigheid.
- 3.
De commissie toetst de toepassing en toereikendheid van het beleid ter zake en doet waar nodig voorstellen aan Gedeputeerde Staten.
- 4.
De commissie en haar leden zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen de commissie en haar leden vertrouwelijk ter kennis is gekomen.
Artikel 9 Klachtencommissie
- 1.
De commissie bestaat uit drie leden, zowel mannen als vrouwen.
- 2.
Gedeputeerde Staten en de commissie voor georganiseerd overleg wijzen elk een lid en een plaatsvervangend lid aan.
- 3.
De beide leden wijzen gezamenlijk een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, beiden geen deel uitmakende van, in dienst van of ondergeschikt aan het provinciaal bestuur.
- 4.
De secretaris is het lid aangewezen door Gedeputeerde Staten.
- 5.
De functie van vertrouwenspersoon, en het lidmaatschap van de begeleidingscommissie zijn onverenigbaar met het lidmaatschap of het plaatsvervangend lidmaatschap van de klachtencommissie en dat geldt ook voor de volgende functies vanwege verschillende rollen: P&O, OR, leidinggevende.
Artikel 10 Indienen van klachten
- 1.
Een klacht inzake seksuele intimidatie, pesten, discriminatie, agressie of geweld wordt door de klager schriftelijk bij de klachtencommissie ingediend met vermelding van degene, tegen wie de klacht is gericht. De klacht bevat:
  - - naam, functie en geboortedatum van de klager
  - - naam en functie van de aangeklaagde. Indien niet bekend, een beschrijving van aangeklaagde persoon en/of diens werkzaamheden
  - - de omschrijving van de gedragingen waartegen de klacht zich richt
  - - de datum of data van het incident of de incidenten
  - - vermelding wat klager reeds ondernomen heeft om het gedrag te doen stoppen
  - - dagtekening
  - - ondertekening door klager
- 2.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
- 3.
Tot het moment van uitspraak kan de klager zijn klacht intrekken. In dat geval worden alle stukken met betrekking tot de klacht vernietigd, met uitzondering van het procedureel verslag.
- 4.
Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als aangeklaagde bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de klachtencommissie de behandeling van de klacht op.
Artikel 11 Behandeling door de klachtencommissie
- 1.
De secretaris zendt de klager een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de klacht, waarin de secretaris meedeelt dat een commissie met de behandeling belast is.
- 2.
De secretaris zendt degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken.
- 3.
Voordat een klacht in behandeling wordt genomen, onderzoekt de commissie of haar leden betrokken zijn of zijn geweest bij de zaak, waarop een klacht betrekking heeft. Het lid, van wie de betrokkenheid aannemelijk is, laat zich vervangen.
  - a.
De commissie stelt de klager en degene, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Partijen kunnen zich door een adviseur laten bijstaan.
  - b.
De commissie hoort de klager en aangeklaagde in een hoorzitting. Op verzoek kan de commissie besluiten de klager en aangeklaagde afzonderlijk te horen.
  - c.
De klachtencommissie kan getuigen en deskundigen horen, voor zover dit naar het oordeel van de klachtencommissie en in verband met een zorgvuldige behandeling van de klacht noodzakelijk is. Zij stelt partijen hier vooraf van in kennis. De klachtencommissie zorgt ervoor dat de privacy van de getuigen wordt gewaarborgd.
  - d.
De getuige, die in dienst is van de Provincie Zeeland, wordt op geen enkele wijze als gevolg van het afleggen van een verklaring in zijn positie benadeeld.
- 4.
Alle stukken waarvan de commissie gebruik maakt om tot een advies te komen, zijn voor de klager en de aangeklaagde alsmede voor hun adviseurs toegankelijk.
- 5.
De commissie behandelt alle informatie die haar ter kennis komt vertrouwelijk.
- 6.
Van elke zitting wordt door de secretaris een verslag gemaakt. De verslagen zijn vertrouwelijk.
- 7.
De commissie maakt binnen 6 weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk en gemotiveerd advies over de klacht bekend.
- 8.
Indien de commissie voorziet dat de commissie haar werkzaamheden niet binnen de termijn kan voltooien, deelt zij dit mee aan partijen onder vermelding van een termijn, waarbinnen het advies te verwachten valt.
- 9.
Indien de klacht naar het oordeel van de commissie gegrond is, kan de commissie Gedeputeerde Staten voorstellen een disciplinaire of organisatorische maatregel dan wel beide maatregelen te nemen.
- 10.
Afschriften van het advies aan Gedeputeerde Staten worden gezonden aan de klager, de aangeklaagde, de vertrouwenspersoon en het hoofd van de organisatie-eenheid.
Artikel 12 Citeerartikel en inwerkingtreding
Deze regeling kan worden aangehaald als: regeling voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag op het werk van de Provincie Zeeland. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juni 2014.
Artikel 13 Intrekking
De regeling voorkomen en bestrijden van seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld op het werk 2011 wordt met ingang van 1 juni 2014 ingetrokken.
Ongewenst gedrag
Beleidslijn
15-03-2014
1. Inleiding
In de Arbowet (2007) wordt ongewenst gedrag geschaard onder het begrip psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Onder PSA wordt in de Arbowet verstaan: 'factoren in de arbeidssituatie die stress veroorzaken'. Het gaat hierbij om seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten en werkdruk.
Ongewenst gedrag maakt onderdeel uit van PSA en is als volgt te omschrijven: handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een persoon die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaart.
Deze beleidslijn gaat over ongewenst gedrag op het werk. Dit kan zijn seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie, pesten en treiteren. Voor de onderdelen agressie en geweld van derden bij buitendienstfuncties is een aparte beleidslijn opgesteld.
Agressie en geweld van derden waar buitendienstmedewerkers mee te maken kunnen hebben is van een andere aard en is daarom opgenomen in een aparte beleidslijn. De groep medewerkers die daar het meest mee in aanraking komt (met name buitendienstmedewerkers) krijgen periodiek training en voorlichting om met deze vormen van ongewenst gedrag om te gaan. Voor de overige vormen van ongewenst gedrag op het werk is voor deze medewerkers ook deze beleidslijn van toepassing.
Ter verduidelijking volgt hieronder een opsomming van de belangrijkste hoofdvormen van ongewenst gedrag op het werk:
- 1.
sociaal isoleren: iemand doodzwijgen, negeren of nadrukkelijk minachten;
- 2.
werk onaangenaam en onmogelijk maken: iemand constant de rotklussen geven, bestanden wissen op zijn/haar PC, informatie niet geven, natte sponzen op de stoel leggen, enz.;
- 3.
bespotten: vanwege uiterlijk, gedrag, wijze van praten, een andere levensstijl. De nadruk van de dader ligt steeds op zogenaamde 'geintjes';
- 4.
roddelen: op een voortdurend negatieve manier praten over een collega, functioneren ter discussie stellen;
- 5.
dreigen: variërend van dreigen met ontslag tot vage dreigementen in de trant van 'we krijgen jou nog wel', brieven of mails met dreigementen;
- 6.
lichamelijk geweld: iemand slaan, opsluiten, duwen e.d.;
- 7.
verbaal geweld: iemand op onbehouwen wijze uitschelden in grove bewoordingen;
- 8.
intimidatie: iemands gedrag beïnvloeden door hem bang te maken, te bedreigen;
- 9.
seksuele intimidatie: handtastelijkheden en intimiderende opmerkingen van seksueel getinte aard;
- 10.
discriminatie: iemand negatief beoordelen of behandelen op grond van niet ter zake doende kenmerken als ras, huidskleur, sekse, geaardheid, leeftijd e.d.
Wet en regelgeving
De aanpak van ongewenst gedrag maakt deel uit van het arbeidsomstandighedenbeleid. In de Arbeidsomstandighedenwet (artikel 3 lid 2) staat dat de werkgever een beleid met betrekking tot agressie, geweld en seksuele intimidatie moet voeren. Als hij dat niet doet, is hij strafbaar. De arbeidsinspectie kan de werkgever die geen beleid voert een boete geven voor deze overtreding.
Niet de gevoelens van de dader, maar die van het slachtoffer zijn doorslaggevend. Het is dan ook het slachtoffer dat bepaalt een vertrouwenspersoon in te schakelen. Ook kan het slachtoffer een klacht indienen bij een onafhankelijke commissie. Deze gang van zaken vloeit voort uit de regeling die de Provincie Zeeland hanteert als het gaat om ongewenste omgangsvormen op het werk (bijlage 1). Daarin staat dat degene die ongewenst gedrag ervaart, zich daartegen kan verweren. Het betreft de regeling "ongewenst gedrag"
2. Integrale beleidsmatige aanpak
De Provincie Zeeland zegt collectief nee tegen ongewenst gedrag. Dit komt tot uiting in het beleid dat is ontwikkeld en dat wordt uitgevoerd. Medewerkers krijgen informatie over de genomen maatregelen. Regelmatig worden workshops en trainingen voor medewerkers georganiseerd. In de werkoverleggen, jaargesprekken, intranet en het personeelsblad geven we aandacht aan omgangscultuur.
De Provincie Zeeland hanteert hierbij het volgende uitgangspunt:
Uitgangspunt
Ongewenst gedrag tolereren wij niet!
De leidinggevende bepaalt voor een belangrijk deel de sfeer op een afdeling. Om ongewenst gedrag te voorkomen moet een leidinggevende het tijdig herkennen en ingrijpen. Zodra het de kop opsteekt, is een opmerking als 'Zo gaan wij hier niet met elkaar om' vaak voldoende om de norm in de groep te creëren dat ongewenst gedrag niet geoorloofd is. Ook het tijdig geven van feedback op gedrag tussen medewerkers onderling voorkomt ongewenste situaties.
Als ongewenst gedrag al langer plaatsvindt, wordt het voor een leidinggevende moeilijker om in te grijpen. Een leidinggevende spreekt een medewerker ook aan op onvoldoende prestaties. Ongewenst gedrag is minstens even schadelijk voor het organisatiebelang en moet daarom bespreekbaar worden gemaakt.
Belangrijk is dat een leidinggevende zich niet laat verleiden tot discussies over het waarom van het ongewenst gedrag. Immers, meestal wordt de schuld bij het slachtoffer neergelegd. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd, ongeacht de oorzaak. En als iemand zijn collega's ondanks waarschuwingen blijft lastig vallen, moet een leidinggevende hier maatregelen voor treffen.
Het is van belang om het onderwerp hoog op de agenda te houden, aangezien het handhaven van een positieve omgangscultuur continue aandacht vereist. Ook hier geldt voorkomen is beter dan genezen.
De Provincie Zeeland heeft beleid ontwikkeld dat is gericht op preventie en maakt hierbij gebruik van de volgende beleidscyclus:
Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
Veilig, gezond en plezierig werken wil op de eerste plaats zeggen 'je bewust zijn van de risico's'. Om de risico's goed in beeld te krijgen wordt periodiek een RI&E uitgevoerd. In de digitale RI&E die de Provincie Zeeland hanteert zijn modules opgenomen die het onderwerp PSA behandelen. Deze modules worden uitgevoerd als onderdeel van de brede RI&E. Als richtlijn geldt dat de RI&E eens per 4 of 5 jaar moet worden geactualiseerd.
De ondernemingsraad kan nagaan of het probleem wordt besproken in de RI&E, waarin alle knelpunten op het gebied van arbeidsomstandigheden zijn opgesomd. Wanneer het niet wordt besproken, kan de OR beleid afdwingen op basis van de Arbowet.
Plan van Aanpak
De RI&E brengt in kaart welke risico's het werk voor medewerkers met zich meebrengt. Het Plan van Aanpak beschrijft welke maatregelen worden genomen om de geconstateerde risico's /knelpunten terug te dringen dan wel weg te nemen.
Op de eerste plaats wordt nagegaan of het mogelijk is de problemen bij de bron aan te pakken, zodat risico's kunnen worden voorkomen. Indien dit niet of maar in beperkte mate mogelijk is het van belang een gecontroleerde situatie te organiseren. Het risico blijft dan weliswaar bestaan, maar er worden voorzorgsmaatregelen genomen die de veiligheid van de medewerker vergroten. Als beide oplossingen onvoldoende soelaas bieden wordt overgegaan tot het nemen van beschermingsmaatregelen.
In het plan van aanpak worden de volgende zaken vermeld:
- • De knelpunten en risico's uit de RI&E
- • De prioriteiten
- • De oplossingsrichting
- • De planning
- • Degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering
De voortgang van uitvoering van de oplossingsrichting voor de risico's/knelpunten wordt periodiek met de verantwoordelijke leidinggevenden besproken en jaarlijks gerapporteerd aan het Directieteam en de Ondernemingsraad.
Periodiek Arbeids Gezondheidskundig Onderzoek (PAGO)
Periodiek kunnen er PAGO's in de organisatie gehouden worden op basis van de risico's die uit de RIE naar voren komen. In zo'n onderzoek zijn naast medische vragen ook vragen opgenomen over ongewenst gedrag.
Medewerkersonderzoek (MO)
De organisatie voert ook periodiek een medewerkersonderzoek uit. Dit onderzoek geeft onder andere zicht op de beleving van medewerkers op het gebied van PSA. Met de uitkomsten van dit onderzoek wordt het beleid indien nodig aangescherpt.
3. Meldingsprocedure
Wanneer een incident van ongewenst gedrag plaatsvindt, dan meldt de medewerker dit bij de direct leidinggevende. Mocht de medewerker daar, om wat voor reden dan ook, niet terecht kunnen of willen, dan kan hij/zij dit bespreekbaar maken met de naast hoger leidinggevende. Als ook dat geen optie is, kan de personeelsconsulent als aanspreekpunt dienen. De medewerker kan te allen tijde, los van de hiërarchische lijnen, kiezen voor een vertrouwenspersoon van de Provincie Zeeland als aanspreekpunt of een externe vertrouwenspersoon in de hoedanigheid van een bedrijfsmaatschappelijk werker of bedrijfsarts.
De medewerker moet zelf melding maken van het ongewenst gedrag, een ander mag dat niet voor de medewerker doen. Degene waarbij de melding terecht komt, zal in samenspraak met de medewerker zelf en eventueel de directeur maatregelen treffen om de medewerker te ondersteunen. De melding wordt geanonimiseerd besproken in de begeleidingscommissie om eventuele beleidsmaatregelen te treffen.
Maatregelen om de medewerker te ondersteunen kunnen zijn:
- – maatregelen tegen de persoon die het ongewenste gedrag heeft geuit;
- – ondersteuning aan de medewerker: het aanbieden van hulp van een maatschappelijk werker of andere (psychologische) hulp.
Maatregelen blijven altijd maatwerk, omdat het in overleg met de medewerker wordt afgestemd.
Het beleid dat de Provincie heeft ontwikkeld om ongewenst gedrag op het werk te voorkomen en te bestrijden is verankerd in een organisatiestructuur van vertrouwenspersonen, een begeleidingscommissie en een klachtencommissie.
Vertrouwenspersonen
Vertrouwenspersonen zijn collega’s bij wie alle medewerkers terecht kunnen die met agressie, pesten, treiteren, discriminatie of seksuele intimidatie, kortom ongewenst gedrag op het werk te maken krijgen. Het gaat hierbij om ongewenst gedrag van een collega ten opzichte van een andere collega. Alles wat tegen een vertrouwenspersoon in vertrouwen wordt gezegd, wordt vertrouwelijk behandeld. De vertrouwenspersonen zijn gehouden aan het protocol 'Omgaan met vertrouwelijkheid' (zie bijlage 2). De vertrouwenspersoon kan alleen praten over hetgeen hem/haar ter ore is gekomen als hij/zij hiervoor toestemming heeft van de melder.
De vertrouwenspersonen krijgen jaarlijks een training. Het is vooral van belang dat ze heel goed kunnen luisteren naar hetgeen de melder probeert te vertellen. Daarnaast is het belangrijk dat ze met doorvragen kunnen doordringen tot de kern van het probleem. Ze zijn partijdig en trekken één lijn met degene die hulp komt inroepen. De vertrouwenspersoon reikt de melder mogelijke oplossingsrichtingen aan met het doel dat hij/zij het probleem zelf oplost. Op verzoek van de melder kan de vertrouwenspersoon een prominentere rol innemen (bijvoorbeeld samen een gesprek aangaan met de leidinggevende).
De vertrouwenspersonen kunnen met elkaar klankborden. De Provincie Zeeland heeft in totaal 3 vertrouwenspersonen vanuit de eigen organisatie.
De contactgegevens van de vertrouwenspersonen staan op intranet.
Bij het ontstaan van een vacature vindt afstemming plaats met de begeleidingscommissie over de eventuele invulling. Daarnaast kunnen de vertrouwenspersonen ruggespraak houden met de externe bedrijfsmaatschappelijk werker en/of de externe bedrijfsarts. Deze ruggespraak vindt alleen plaats als de melder hiermee akkoord gaat en vindt geanonimiseerd plaats.
De vertrouwenspersonen hebben een belangrijke rol in preventieve zin. Ze voeren regelmatig wandelganggesprekken, waarbij medewerkers worden ondersteund bij het in de kiem smoren van een mogelijk probleem. Het gaat hierbij met name om ondersteuning van de 'melder' bij het geven van adequate feedback aan degene die het ongewenst gedrag vertoont. De wandelganggesprekken worden door de vertrouwenspersonen niet aangemerkt als melding, maar bieden wel informatie die geanonimiseerd waardevol kan zijn voor het management.
Begeleidingscommissie
Ter ondersteuning van het werk van de vertrouwenspersonen en het management heeft de Provincie een begeleidingscommissie. Deze commissie signaleert knelpunten en adviseert het management.
Daarnaast organiseert de begeleidingscommissie dat er voorlichting wordt gegeven aan alle medewerkers van de Provincie. Op intranet is de organisatiestructuur beschreven en worden de vertrouwenspersonen genoemd. In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers wordt hier aandacht aan besteed. Verder wordt via interne media aandacht voor het onderwerp gevraagd. Dit alles met het doel de omgangscultuur te verbeteren.
Om de taken en werkwijze goed op elkaar afgestemd te houden, vergaderen de begeleidingscommissie en de vertrouwenspersonen in de regel minimaal een keer per jaar gezamenlijk. In die vergaderingen worden knelpunten gesignaleerd en aangepakt en wordt een gezamenlijke strategie uitgezet. Klachtencommissie
Als een impasse ontstaat, kan de medewerker ook besluiten om, eventueel na overleg met de leidinggevende en/of personeelsconsulent en/of vertrouwenspersoon, zich te wenden tot de klachtencommissie.
Binnen zes weken na ontvangst van de klacht zorgt de commissie na onderzoek voor een schriftelijk advies aan Gedeputeerde Staten. In dat advies staat of de klacht al of niet gegrond is en waarom. De commissie kan Gedeputeerde Staten adviseren tot disciplinaire of organisatorische maatregelen ten opzichte van de beklaagde over te gaan. Ook een combinatie van die twee is mogelijk. Zie voor meer informatie over de klachtenprocedure van de klachtencommissie bijlage 3.
Bijlage 1 Protocol omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen
- 1.
De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager^{[1]} of andere personen die een beroep op hem doen of tot wie hij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon aan diegene die contact met hem heeft gezocht geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
De vertrouwenspersoon zorgt voor een zorgvuldige vertrouwelijke verslaglegging en archivering van vertrouwensdossiers. Aan een vertrouwensdossier is een termijn van vijf jaar verbonden. De vertrouwenspersoon legt procedureel verantwoording af aan de begeleidingscommissie en op verzoek aan Gedeputeerde Staten.
- 2.
De vertrouwenspersoon kan te allen tijde een beroep doen op het verschoningsrecht^{[2]}.
- 3.
De vertrouwenspersoon kan de geheimhoudingsplicht doorbreken (1) als klager of een andere persoon waarmee de vertrouwelijkheid is aangegaan schriftelijk toestemming geeft tot het doorbreken van deze geheimhoudingsplicht of (2) wanneer er zich zeer ernstige situaties voordoen die aanleiding geven de geheimhoudingsplicht te doorbreken. In dit laatste geval wordt het bepaalde onder punten 6 en 7 in acht genomen.
Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om de geheimhoudingsplicht te doorbreken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van die plicht indien aan zoveel mogelijk van de hieronder genoemde voorwaarden is voldaan:
  - • alles is in het werk gesteld om toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen;
  - • de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood bij het handhaven van de geheimhouding;
  - • slechts door de geheimhouding te doorbreken kan het probleem worden opgelost;
  - • voor de vertrouwenspersoon is het vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkene(n) of derde(n) ernstig gevaar of schade zal opleveren;
  - • de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat doorbreking van de geheimhouding de verwachte schade aan betrokkene(n) of derde(n) in belangrijke mate kan voorkomen of beperken de doorbreking van de geheimhouding dient hierop toegespitst en in omvang zo beperkt mogelijk te zijn.
- 5.
De vertrouwenspersoon brengt betrokkene(n) op de hoogte van het voornemen tot het doorbreken van de geheimhouding alvorens dit daadwerkelijk te doen. Na het doorbreken van de geheimhouding zal de vertrouwenspersoon wijzen op de mogelijkheid om een andere vertrouwenspersoon te verzoeken betrokkene verder bij te staan.
[1] Formeel spreken we over melder/veroorzaker in het informele stadium (melding van een ongewenste omgangsvorm c.a.), zodra sprake is van een meer formeel stadium spreken we over klager/aangeklaagde.
[2] Aan de functie van vertrouwenspersoon gekoppeld recht om geen getuigenis af te hoeven leggen (ambtsgeheim).
[3] Bijvoorbeeld een externe jurist.
Bijlage 2 Klachtenprocedure klachtencommissie
Klachten moeten schriftelijk worden ingediend. Behalve de klacht op zich, moet duidelijk zijn tegen wie die is gericht. Duidelijk moet zijn van wie de klacht afkomstig is, anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Voordat de commissie aan de slag gaat, wordt nagegaan of een of meerdere leden vanuit andere invalshoeken bemoeienis met de zaak heeft/hebben. Als dat het geval is, dan moeten die leden worden vervangen door hun plaatsvervangers. Zodoende wordt ondervangen dat eventuele partijdigheid ontstaat.
De secretaris stuurt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging van de klacht. Ook degene op wie de klacht betrekking heeft krijgt post van de secretaris. Hem of haar wordt de klacht toegezonden, inclusief de eventuele bijlagen.
De commissie hoort beide partijen. Dat hoeft niet per se in één zitting te zijn. Zowel de klachtencommissie, klager als de aangeklaagde kunnen aangeven voorkeur te hebben voor een aparte hoorzitting. Op die wens wordt ingegaan. Ook kunnen beiden zich laten bijstaan door een adviseur. Beide partijen ontvangen de verslagen van de verhoren, zodat zij zich kunnen verweren.
Het staat de commissie vrij derden over de zaak te horen. Als zij daartoe overgaan, moeten zij dat melden aan de twee partijen.
De secretaris maakt een verslag van alle zittingen.
De stukken, waarover de commissie beschikt, zijn toegankelijk voor klager en aangeklaagde, inclusief hun eventuele adviseurs. De verslagen kunnen verzonden worden nadat de betreffende gehoorde zich schriftelijk akkoord heeft verklaard met het verslag.
Partijen binden zich aan vertrouwelijkheid over hetgeen met de klacht en de daarmee gepaard gaande procedure samenhangt.
Binnen zes weken na ontvangst van de klacht zorgt de commissie voor een schriftelijk advies aan Gedeputeerde Staten. In dat advies staat of de klacht al of niet gegrond is en waarom. De commissie kan GS adviseren tot disciplinaire of organisatorische maatregelen ten opzichte van de beklaagde over te gaan. Ook een combinatie van die twee is mogelijk.
Een afschrift van het advies wordt gezonden aan beide partijen, de vertrouwenspersoon die bij de zaak betrokken is en aan het hoofd van de organisatie-eenheid van beide partijen. Soms zal dat één eenheid zijn, in andere gevallen zullen klager en aangeklaagde niet dezelfde werkplek delen en moeten dus de hoofden van beide afdelingen worden geïnformeerd.
De commissie kan - als zij denkt dat dit nodig is - de behandelingstermijn van zes weken verruimen. Zij deelt de verdaging mee aan partijen en geeft aan wanneer het advies kan worden verwacht.
Aldus vastgesteld in de vergadering van Gedeputeerde Staten van 15 april 2014.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
A.W. Smit, secretaris
Uitgegeven 4 juni 2014
De secretaris, A.W. Smit