30 146
Instellen P-Direkt als baten-lastendienst

nr. 14
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR BESTUURLIJKE VERNIEUWING EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 maart 2006

Tijdens het Algemeen Overleg op 16 november jl. over mijn brief over P-Direkt (Tweede Kamer 2005–2006, 30 146, nr. 4) heb ik toegezegd de Kamer op een aantal punten nader te zullen informeren. Ook in het overleg op 23 februari jl. is een aantal vragen gesteld. Met deze brief informeer ik uw Kamer terzake.

Stand van zaken nieuw scenario

– In mijn brief d.d. 10 november jl. (Tweede Kamer 2005–2006, 30 146, nr. 5) heb ik de Kamer reeds geïnformeerd over IBM en de aanschaf van licenties die worden ingezet in het nieuwe scenario.

– In de afgelopen maanden is onderzocht op welke alternatieve wijze P-Direkt alsnog gerealiseerd kan worden. De onderzoeken bevinden zich nu in een afrondende fase. Deels gaat het hierbij om onderzoek door derden van technische aard, zoals de vergelijking tussen diverse payroll-instrumenten en de koppelbaarheid van systemen.

– Leidend element in het alternatieve scenario zal zijn een meer geleidelijke veranderaanpak, die rekening houdt met de uiteenlopende startpositie van de diverse ministeries. Zo hebben sommige ministeries al een vorm van digitale zelfbediening ingevoerd, terwijl anderen daar nog mee moeten beginnen, en zo is bij sommige ministeries de overstap uit het oude IPA-salarissysteem al gerealiseerd, en moeten anderen die overstap nog maken. Deze veranderaanpak moet er ook voor zorgen, dat elk ministerie zo snel mogelijk de vruchten kan plukken van de ontwikkeling richting P-direkt, en geen last heeft van een remmende voorsprong.

– De nieuwe koers wordt momenteel in een Masterplan beschreven, dat volgens planning eind april in het PSG-beraad wordt vastgesteld. Op dat moment moet ook de actualisatie van de kosten-batenanalyse beschikbaar zijn.

– In april of mei verwacht ik uw Kamer integraal te kunnen informeren over het nieuwe scenario. Daarin zal ik de aangepaste aanpak ook nader verantwoorden.

Intussen is vooruitlopend op het definitieve Masterplan al zo veel als mogelijk begonnen met voorbereidingen. Zo heb ik een stuurgroep ingesteld die uiterlijk in juni a.s. voorstellen doet voor de vereenvoudiging van de HRM-processen bij de ministeries. Deze stuurgroep neemt daarmee het ontwerpwerk over dat oorspronkelijk aan IBM was opgedragen. Voorts wordt reeds een begin gemaakt met de dienstverlening van de baten-lastendienst P-Direkt. De dienstverlening van P-Direkt heeft vooralsnog betrekking op het beheer en de exploitatie van een decentraal systeem voor de digitale personeelsdossiers, van de zelfbedieningstool Emplaza, en op het opdrachtgeverschap voor de instandhouding van het IPA-systeem.

In het overleg van 23 februari sprak u uw zorg uit over onnodige tussenstappen op weg naar de vorming van P-Direkt. Berichtgeving over een mogelijk afwijkende keuze voor het payroll-instrument van Pink Roccade van het ministerie van Justitie was hiervoor de aanleiding. Zoals ik ook in het overleg van 23 februari duidelijk heb gemaakt, is en blijft het de inzet van het kabinet om P-Direkt met zo min mogelijk tussenstappen te realiseren, mits dat uit een oogpunt van kosten en risico’s ook verantwoord is. Ik kan derhalve ook niet uitsluiten dat tussenstappen noodzakelijk zijn. Ik kan u wel toezeggen, dat indien tussenstappen noodzakelijk zijn en daarover ook eerder besluiten moeten worden genomen, ik u daarover informeer alvorens die besluiten worden genomen.

Verderop in deze brief geef ik nader tekst en uitleg over de contacten met Pink Roccade.

Overzicht gemaakte kosten, aangegane verplichtingen en personele uitstroom

Door het lid Van Hijum is gevraagd om een overzicht van alle door BZK en de ministeries voor P-Direkt gemaakte kosten in de jaren 2004 en 2005 en aangegane verplichtingen.

Voor de projectkosten van BZK verwijs ik u naar de begroting (Tweede Kamer, 2005–2006, 30 300, hoofdstuk VII, nr. 2).

De uitgaven van de ministeries kunnen worden onderverdeeld in projectkosten (€ 9,8 miljoen) en uitgaven aan activiteiten (€ 19,3 miljoen), ter voorbereiding van hun aansluiting op P-Direkt. Deze activiteiten bevatten onder meer de opschoning en digitalisering van personeelsdossiers, een activiteit welke ook zonder de oprichting van P-Direkt leidt tot efficiëntie van het P-beheer. De gemaakte kosten zijn gerelateerd aan de eerdere kosten-batenanalyse. Daaruit blijkt dat de kosten niet uit de pas lopen. De geactualiseerde kosten-batenanalyse zal ik u tezamen met het nieuwe scenario doen toekomen.

De aangegane juridische verplichting betreffende de huisvesting van de toekomstige P-Direkt organisatie is een bedrag van € 21,6 miljoen voor huisvesting voor een periode van 10 jaar. Aangezien P-direkt op een andere manier tot stand zal komen, vinden momenteel gesprekken plaats met de Rijksgebouwendienst over de beëindiging of overname van deze huurverplichting, hetgeen naar verwachting zal leiden tot een substantiële beperking van de daadwerkelijk te maken kosten.

De inmiddels gerealiseerde structurele uitstroom van personeel in de groep personeels- en salarisadministratie minus de noodzakelijke tijdelijke voorziening bedraagt ca 150 fte . Daarin zijn 41 fte van het per 1 januari jl. opgeheven agentschap IVOP inbegrepen.

Joint Audit, onderzoek Algemene Rekenkamer en Lessons learned

Het plan van aanpak voor de opzet van de Joint Audit van de auditdiensten van BZK en Financiën naar de contractrelatie tussen BZK en IBM heb ik de Kamer bij brief d.d. 14 december jl. aangeboden (Tweede Kamer 2005–2006, 30 146, nr. 7). De rapportage en mijn reactie daarop zal ik naar verwachting uiterlijk in april aan u doen toekomen.

Op 20 december jl. heeft uw Kamer ingestemd met de motie Van Hijum/Boelhouwer. In de motie wordt de regering verzocht de Rekenkamer te verzoeken een onderzoek in te stellen «naar de oorzaken van het mislukken van de aanbesteding van P-Direkt», en de resultaten daarvan uiterlijk op 1 maart 2006 aan de Kamer aan te bieden. Ik heb de Rekenkamer bij brief d.d. 6 februari gevraagd of aan het verzoek kan worden voldaan. De Rekenkamer heeft mij inmiddels bij brief d.d. 23 februari jl., waarvan u een afschrift hebt ontvangen, medegedeeld dat aan mijn verzoek voldaan zal worden en er naar gestreefd wordt op 8 juni aan uw Kamer te rapporteren.

Door BZK is in september 2005 een nota «lessons learned» opgesteld over de tot dan toe met het oprichtingstraject van P-Direkt opgedane ervaringen. Aan de Commissie Second Opinion is een review gevraagd op deze nota. Ik doe u hierbij beide stukken ter kennisname toekomen.¹ De conclusies uit beide stukken zijn niet meer bruikbaar geweest voor het destijds lopende traject. De samenwerking met IBM werd immers kort daarna verbroken. De «lessons learned» en de reactie daarop van de Commissie Second Opinion worden wel gebruikt bij de opzet van het nieuwe scenario. Ik heb de nota «Lessons learned» en de review van de Commissie Second Opinion beschikbaar gesteld voor de Joint Audit.

SAP-licenties

Door het lid Szabó is gevraagd om nadere informatie over de SAP-payroll van het ministerie van Financiën en het gebruik daarvan voor P-Direkt en de aanschaf van SAP-licenties voor P-Direkt.

Het ministerie van Financiën heeft, nadat in 2001 de aanbestedingsprocedure voor de vervanging van het IPA-systeem niet tot resultaat had geleid, er voor gekozen een eigen salarissysteem aan te schaffen dat zou aansluiten op de bestaande geautomatiseerde systemen die het ministerie voor zijn bedrijfsvoering in gebruik had. Dit werd vormgegeven in het Facilitair Salaris Centrum (FSC).

Drie andere ministeries (Verkeer en Waterstaat, Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en Economische Zaken) besloten vervolgens aan te sluiten bij het FSC. Voor Financiën ging het nieuwe systeem op 1 januari 2004 in productie; de andere drie ministeries volgden per 1 januari 2005. Na het mislukken van de aanbesteding van de vervanging van het IPA-systeem heeft BZK gekozen voor een hoger ambitieniveau: niet meer alleen de vervanging van IPA maar de ontwikkeling van een shared service centre voor HRM. Dit heeft geresulteerd in de Haalbaarheidsstudie SSC HRM (2002), het kabinetsstandpunt Vernieuwing HRM-stelsel (januari 2003) en het kabinetsbesluit tot oprichting van het SSC HRM (juli 2003). In dezelfde periode werd door alle partijen onderkend dat het goed zou zijn FSC af te stemmen op P-Direct. Vandaar ook dat BZK is gevraagd om de stuurgroep FSC voor te zitten en dat in het FSC-traject voorzieningen zijn afgesproken die compatibiliteit van FSC met andere systemen zou moeten waarborgen.

Bij de aanbesteding van de ICT-infrastructuur en procesinrichting voor P-Direkt is vervolgens aan de markt gevraagd te beoordelen in hoeverre reeds in de rijksdienst gerealiseerde ICT-oplossingen opnieuw in te zetten zouden zijn. IBM heeft daarop aangegeven dat de SAP-payroll van Financiën bruikbaar was, mits aangepast aan de beoogde dienstverlening van P-Direkt en aan een aanzienlijk grotere productiecapaciteit.

Om de totale dienstverlening van P-Direkt voor de gehele rijksdienst mogelijk te maken zijn vervolgens meer en ook andere SAP-licenties aangeschaft. Er is dus geen sprake geweest van paralleltrajecten, maar van het integreren van de werkende oplossing van het ministerie van Financiën in het traject van P-Direkt.

Relatie met Pink Roccade

Zoals bekend hebben de ministeries die niet zijn aangesloten op het Facilitair Salaris Centrum van het ministerie van Financiën hun salarisbetalingen gezamenlijk gegarandeerd door het instandhouden van het IPA-systeem. Het ministerie van Justitie bekostigt, vanwege zijn relatief grote omvang, een groot deel van de kosten van de instandhouding van IPA.

Om de mogelijkheid te onderzoeken van een alternatief voor de instandhouding van IPA heeft het ministerie van Justitie in april 2005 door Pink Roccade een haalbaarheidsonderzoek laten uitvoeren naar de combinatie van PerCC (het huidige HRM-systeem van Justitie) met PR2 (de payroll van Pink Roccade); zulks in verband met het uitstel van de startdatum van P-Direkt.

Op 1 april heeft Pink Roccade vervolgens een offerte uitgebracht voor het tot stand brengen van deze tussentijdse oplossing. Nadat de samenwerking tussen BZK en IBM was beëindigd is door Justitie aan Pink Roccade aangegeven dat een nieuw scenario voor de realisatie van P-Direkt door een taskforce zou worden vormgegeven en besluitvorming over het wel of niet gebruiken van PR2 pas zou worden genomen aan de hand van de uitkomsten van deze taskforce. Vanuit een opdracht van de taskforce heeft Pink Roccade in januari-februari jl. vervolgens meegewerkt aan de validatie van onderzoeken in het kader van het nieuwe scenario. In februari jl. is vervolgens, in het kader van de werkzaamheden van de taskforce, aan Pink Roccade een offerte gevraagd voor het koppelen van het PerCC-systeem aan het Facilitair Salarissysteem van het ministerie van Financiën.

In het overleg van 23 februari hebt u tot slot gevraagd om een totaaloverzicht van de activiteiten van de ministeries ter voorbereiding op P-Direkt. Dit overzicht zal ik u zo spoedig mogelijk doen toekomen.

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,

A. Pechtold

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.