Vergaderjaar 2024-2025
Tweede Kamer der Staten-Generaal
2
Kamerstukken
29 362

Modernisering van de overheid
32 802

Toepassing van de Wet open overheid
26 643

Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Nr. 373

BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 17 maart 2025
In het kader van de Wet open overheid hebben het Rijk, VNG, IPO en UvW meerjarenplannen opgesteld ter verbetering van de informatiehuishouding.
1
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW)
,
2
Kamerstukken 29 362 en 32 802 en 26 643, nr. 344.
Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) heeft op 13 mei 2024 een advies uitgebracht over deze meerjarenplannen.
3
Bijlage bij Kamerstuk 32 802, nr. 95.
In deze brief reageren we als Rijk en koepels van medeoverheden gezamenlijk op het advies op onze meerjarenplannen.
Algemeen
Het ACOI constateert in haar advies «Alles is niets» dat er een goede beweging in gang is gezet. Uit de verschillende plannen blijkt dat er veel inzet is bij alle overheidslagen om de informatiehuishouding en openbaarheid te verbeteren.
Het ACOI adviseert om verschillende vraagstukken meer in samenhang op te pakken:
- 1.
Vul de huidige meerjarenplannen aan met – of samen tot – een nationale aanpak;
- 2.
Zorg voor langjarige planning en financiering;
- 3.
Realiseer landelijke regie via een Nationaal Coördinator Openbaarheid en Informatiehuishouding (NCOI);
- 4.
Maak inhoudelijke keuzes voor het beheer van informatie.
Daarnaast bevat het advies concrete aanbevelingen die relevant zijn voor specifieke overheidsorganisaties.
We zijn het ACOI zeer erkentelijk voor zijn advies en we onderschrijven net als het ACOI het belang van interbestuurlijke samenwerking. Dit advies is een belangrijke stap in de doorontwikkeling van onze plannen.
Nationale aanpak voor openbaarheid en informatiehuishouding
Het ACOI adviseert om de huidige meerjarenplannen aan te vullen met of samen te voegen tot een nationale aanpak. Een nationale aanpak moet er volgens het ACOI voor zorgen dat overheidsorganisaties beter en vanuit een inhoudelijke visie samenwerken.
We nemen deze aanbeveling deels over. Overheidsorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatievoorziening en dienstverlening. Bovendien bestaan er daardoor verschillen tussen overheidsorganisaties. Binnen deze context vinden we het natuurlijk wel belangrijk om zoveel mogelijk samen op te trekken. Daarom werken we gezamenlijk aan verschillende initiatieven, waaronder de actualisatie van onze meerjarenplannen en een gezamenlijke (innovatie)agenda.
Actualisatie meerjarenplannen
We zien het belang en de voordelen die het beter op elkaar laten afstemmen van de meerjarenplannen hebben in het realiseren van onze doelen. Daarom grijpen wij dit advies aan om bij de actualisatie van onze meerjarenplannen in 2025 zoveel mogelijk tot een afgestemde aanpak te komen. Hierbij zullen de gezamenlijke innovatieagenda en de visies op open overheid en informatiehuishouding (waar in 2025 aan wordt gewerkt) belangrijke bouwstenen zijn.
Een gezamenlijke innovatieagenda: versnellen naar een digitale en open overheid
De komende tijd zullen we samenwerken aan een innovatieagenda voor uitdagingen op het gebied van informatiehuishouding en openbaarheid. Hierbij zetten we in op innovatieve oplossingen, waaronder het gebruik van AI. Deze oplossingen moeten helpen bij het automatiseren van werkprocessen in informatiebeheer, bij de afhandeling van Woo-verzoeken en het actief openbaar maken van informatie. Daarnaast moet het de samenleving helpen om relevante openbaar gemaakte informatie beter en sneller te vinden. Andere thema’s waar we in het kader van de innovatieagenda mee aan de slag gaan zijn:
- • beheer dataverzamelingen en datakwaliteit
- • waardering en selectie van informatie
- • monitoring
Overheidsbreed werken organisaties zelf al aan innovatieve initiatieven op deze onderwerpen. We willen deze initiatieven samenbrengen om tot oplossingen te komen en toe te werken naar breed bruikbare producten en werkwijzen. Ook organisaties buiten de overheid, zoals kennisinstellingen en het bedrijfsleven, willen we hierbij betrekken. Hiermee stimuleren we dat niet iedere organisatie zelf het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
We bouwen met de innovatieagenda voort op de genoemde prioriteiten uit de Kamerbrief bij de meerjarenplannen
4
Kamerstukken 29 362 en 32 802 en 26 643, nr. 344.
:
- • Samen toewerken naar tijdige (wettelijke) afhandeling van Woo-verzoeken.
- • Gezamenlijk optrekken in het vinden van oplossingen voor moderne media, zoals e-mail, en chatberichten en sociale media archivering.
- • Overheidsbreed inzetten op (gebruik van bestaande) gedeelde standaarden (voor bijvoorbeeld metadata (MDTO), IT-architectuur en informatiemodellen).
Langjarige planning en structurele financiering
Het ACOI adviseert om – in het verlengde van de middelen die nu beschikbaar zijn – vanaf 2027 langjarige financiering te organiseren voor de coördinerende en ondersteunende activiteiten van BZK, OCW, VNG, IPO en UvW. Het ACOI acht dit van belang om te kunnen werken aan lange termijn oplossingen, inclusief het gebruik van nieuwe technologische ontwikkelingen, en om terugval te voorkomen.
Het toewerken naar een open overheid door openbaarheid van overheidsinformatie te stimuleren en het op orde krijgen van de informatiehuishouding is een langdurig proces. Tegelijkertijd zijn de financiële middelen beperkt, zoals beschreven in het regeerprogramma, en is er sprake van een taakstelling. Dit heeft mogelijke consequenties voor financiering op langere termijn. In het kader van de actualisatie van de meerjarenplannen zal bekeken worden of, en in welke mate, er aanvullende financiering beschikbaar kan worden gesteld voor de overheidsbrede inspanningen.
Regie op nationale aanpak
Het ACOI adviseert om een Nationaal Coördinator Openbaarheid en Informatiehuishouding aan te stellen die regie voert over de inhoud en uitvoering van de nationale aanpak. Zoals eerder gemeld aan uw Kamer zien we op dit moment geen meerwaarde in het opnieuw creëren van een aparte rol.
5
Kamerstuk 29 362, nr. 362.
Wel onderschrijven we het belang van stevige coördinatie, regie en interbestuurlijke samenwerking.
Kaders, standaarden en generieke voorzieningen
Als Minister van BZK wil ik – samen met de Staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering en de Minister van OCW – sterker gaan sturen met kaders, standaarden en generieke voorzieningen voor zowel de informatiehuishouding als openbaarmaking. Voor de informatiehuishouding gaat het hierbij om kaders voor digitale werkplekken met archivering en het zo breed mogelijk inzetten van ondersteunende toegankelijke tooling.
Daarnaast wil het kabinet overheidsorganisaties bevorderen om hun (digitale) informatie vanaf het moment van creatie effectief te beheren met de modernisering van de Archiefwet. Het Ministerie van OCW zal hiervoor, samen met de bestuurlijke en professionele belanghebbenden, een meerjarig implementatieprogramma opzetten. Het kabinet gaat hiervoor structureel investeren in het toezicht op de Archiefwet, en scholing en onderwijsaanbod voor archief- en informatieprofessionals.
6
Kamerstuk 36 471, nr. 96.
De modernisering van de Archiefwet draagt bij aan de doelen van het kabinet op gebied van goed bestuur, sterke democratische rechtsstaat, toekomstbestendig digitaliseren, transparante overheid en voorspelbaarheid richting medeoverheden.
We nemen ook maatregelen om de uitvoering van de Woo overheidsbreed te verbeteren en te harmoniseren, zoals aangekondigd in de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets.
7
Kamerstuk 32 802, nr. 94.
Dit doen we bijvoorbeeld door het opstellen van een algemene maatregel van bestuur waarin op hoofdlijnen nadere regels zullen worden gesteld over procesoptimalisatie bij de afhandeling van Woo-verzoeken en het versterken van (inhoudelijk) contact met verzoekers. Ook wordt de wetsevaluatie van de Woo naar voren gehaald. Daarnaast werken we aan het invoeren van de verplichte actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën uit de Woo. Sinds 1 november 2024 is de verplichting voor de eerste 5 categorieën ingegaan.
8
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2024-3089.html
Deze openbaar gemaakte documenten van alle overheidsorganisaties zijn centraal vindbaar, doorzoekbaar en toegankelijk via het Woo-zoekportaal.
Betekenisvol openbaar maken
Naast het verplichte openbaar gaan maken van de 17 informatiecategorieën uit de Woo, wil ik ook meer regie voeren op de inspanningsverplichting voor actieve openbaarmaking (vrijwillige openbaarmaking). Ik werk samen met (mede)overheden, maatschappelijke partijen en andere experts aan voorstellen voor «betekenisvolle transparantie»: openbaarmaking van overheidsinformatie waar de samenleving behoefte aan heeft. En ook het ACOI wordt om advies gevraagd. Uiteindelijk moet dit leiden tot beleid voor de inspanningsverplichting, waarmee het voor de samenleving duidelijker wordt wat zij van de overheid kan verwachten. Ook bestuursorganen krijgen hiermee helderheid over wat er onder de inspanningsverplichting verstaan wordt en hoe zij hiermee aan de slag kunnen.
Monitoring en toezicht
Het is belangrijk om te weten hoe het met de informatiehuishouding en openbaarheid van organisaties en de uitvoering van de Woo gesteld is, zodat er gericht gestuurd kan worden op vooruitgang en verbetering. Op dit moment zijn er verschillende monitors in gebruik. Rijksorganisaties doen jaarlijks een meting naar de volwassenheid van hun informatiehuishouding
9
http://www.rijksictdashboard.nl/informatiehuishouding
en rapporteren in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over de afhandeling van Woo-verzoeken. VNG, IPO en UvW voeren jaarlijks een monitor uit naar de stand van de implementatie van de Woo en de informatiehuishouding.
10
http://www.vng.nl/nieuws/stand-van-zaken-implementatie-woo-bij-gemeenten
;
www.ipo.nl/media/5vnk5bcr/monitor-implementatie-wet-open-overheid_10-09-2024.pdf
;
www.unievanwaterschappen.nl/meer-oog-voor-transparantie-bij-waterschappen
Daarnaast hebben bestuursorganen de verplichting (art. 3.5 Woo) om in hun begroting en jaarverslag aandacht te besteden aan de wijze waarop zij uitvoering geven aan de Woo. Als onderdeel van de actualisatie van de meerjarenplannen bekijken we of het mogelijk is deze verschillende vormen van monitoring met elkaar in lijn te brengen.
Ook onafhankelijk toezicht is van belang voor het duurzaam toegankelijk krijgen en houden van overheidsinformatie; de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is daarom versterkt. In de nieuwe Archiefwet wordt de aanstelling van een toezichthoudende archivaris verplicht voor gemeenten, provincies en waterschappen. De nieuwe Archiefwet verplicht organisaties van de centrale overheid bovendien om incidenten bij het beheren van informatie te melden bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
Inhoudelijke keuzes voor het beheer van informatie
Het ACOI stelt dat het een onmogelijke taak is om alle knelpunten rond de duurzame toegankelijkheid van informatie tegelijkertijd aan te pakken. Het ACOI adviseert daarom om inhoudelijke keuzes te maken voor het beheer van informatie en de belangen van burgers hierin voorop te stellen. Hieronder volgt een reactie op de verschillende adviezen die het ACOI over de inhoudelijke keuzes heeft opgenomen.
Geef prioriteit aan het gecontroleerd bewaren en vernietigen van informatie die het belangrijkste is voor burgers
We vinden het belangrijk dat informatie die raakt aan het belang van burgers duurzaam toegankelijk is. Binnen de kaders van de (huidige en de voorgestelde nieuwe) Archiefwet maken we daarvoor gebruik van selectielijsten waarin is vastgelegd hoe lang we welke informatie bewaren. Deze selectielijsten worden vastgesteld vanuit het organisatie-, burger- en erfgoedperspectief. Selectielijsten zijn openbaar en tijdens het vaststellingsproces is het mogelijk om een zienswijze in te dienen. Elke organisatie heeft een selectielijst en kan daarbij dus focus leggen op de voor burgers en bedrijven belangrijke informatie. Alhoewel prioritering een keuze is van de individuele overheidsorganisaties, moedigen wij overheidsorganisaties aan om prioriteit te geven aan goed beheer van informatie die belangrijk is voor burgers. Dat betekent bewaren wat van belang is en verantwoord vernietigen wat weg moet.
Kies vaker voor geautomatiseerde opslag en ordening
Geautomatiseerde opslag en ordening is van groot belang om de grote hoeveelheden informatie duurzaam toegankelijk te maken. ICT-systemen moeten daarom op zo’n manier worden ingericht dat medewerkers optimaal worden ondersteund in het beheer van informatie.
We onderschrijven de richting die het ACOI aangeeft. Zo wordt al gewerkt aan voorzieningen om bepaalde informatie (zoals chatberichten) van zogenoemde sleutelfunctionarissen automatisch veilig te stellen. Ook wordt bij de Rijksoverheid gewerkt aan een goede moderne digitale werkomgeving. Medewerkers moeten in deze werkomgeving optimaal ondersteund worden om snel, adequaat en opgavegericht samen te werken. Er wordt daarbij zoveel mogelijk uitgegaan van één bron, kopieën worden geminimaliseerd. Ook moet op dezelfde manier over de grenzen van de eigen organisaties heen gewerkt kunnen worden. Metadata, archivering en mate van openbaarheid wordt bij de creatie van informatie geregeld. Zo kunnen professionals hun verantwoordelijkheden ten aanzien van openbaarheid en informatiehuishouding daadwerkelijk uitoefenen. Duurzame toegankelijkheid en archivering by design principes zijn hier leidend in. Over de ontwikkeling van deze nieuwe werkomgeving zijn we ook voortdurend in overleg met de medeoverheden, zodat we van elkaar blijven leren.
Maak een speerpunt van vernietiging van digitale informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken
We delen de notie van het ACOI dat er prioriteit moet worden gegeven aan het gecontroleerd bewaren en vernietigen van informatie. Het Nationaal Archief werkt op dit moment, in samenwerking met BZK en OCW, aan een project voor het verbeteren van de uitvoering van selectielijsten. Het hoofddoel van dit digitale selectieproject is het vergroten van de hoeveelheid (digitale) informatie die op tijd volgens de selectielijsten wordt vernietigd of overgebracht. Ook hiervoor geldt dat we de opgedane kennis delen met de medeoverheden, zodat we van elkaar blijven leren.
Neem verantwoord afscheid van oudere informatie die niet (meer) beheerd wordt
Het ACOI adviseert om de inspanningen vooral te richten op recente informatie en verantwoord afscheid te nemen van oudere informatie. We zijn het zeer eens met de aanbeveling om geen grote operaties op touw te zetten om achterstanden weg te werken, maar te kiezen voor het toepassen van bestaande selectielijsten.
Het eerdergenoemde digitale selectieproject moet daarbij helpen. Daarbij kiezen we ervoor om de mate van beheer geen doorslaggevende rol bij vernietiging te laten spelen, maar de afweging binnen de selectielijst te volgen.
Tot slot
We realiseren ons dat we voor een grote opgave staan en dat ook in de komende jaren inspanningen nodig blijven op openbaarheid en informatiehuishouding. Goede samenwerking tussen overheidsorganisaties en regie op die samenwerking is daarbij in het belang van zowel de burger als de ambtenaar. Overheidsinformatie moet nu en in de toekomst goed beheerd worden, zodat het gebruikt kan worden voor betrouwbare dienstverlening en betekenisvolle openbaarmaking van informatie. Hiervoor is goed leiderschap noodzakelijk, in alle lagen van de overheid. De afgelopen jaren is al ingezet op interbestuurlijke samenwerking, en we vinden het belangrijk om deze samenwerking nog verder te versterken vanuit de één overheidsgedachte. De innovatieagenda en de actualisatie van de meerjarenplannen zijn belangrijke stappen in de volgende fase van onze samenwerking en brengen onze initiatieven op het gebied van openbaarheid en informatiehuishouding samen.
Mede namens de Staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering en de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J.J.M.
Uitermark