GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Lansingerland

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Lansingerland 2025
De raad van de gemeente Lansingerland;
gelezen het voorstel van het college van 11 november 2025;
gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet ;
gelezen het advies van de BAC;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Lansingerland 2025 (Controleverordening gemeente Lansingerland 2025).
Artikel
1.

Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a)
accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- b)
accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
- c)
Begeleidingscommissie Accountant Controle (BAC); een door de raad ingestelde commissie samengesteld uit leden van de gemeenteraad (zie Reglement van orde van de commissies gemeente Lansingerland 2025) die over alle zaken gaat die de raad en de accountant aangaan.
- d)
College: het college van burgemeester en wethouders;
- e)
deelverantwoording SiSa: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- f)
jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- g)
managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
- h)
raad: gemeenteraad;
- i)
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel
2.

Opdrachtverlening accountantscontrole
1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant op voordracht van de BAC. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordings-grens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter;
- f.
de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.
4.
In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.
5.
De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel
3.

Overige controles en opdrachten
1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden ((Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel
4.

Inrichting accountantscontrole
1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
- a.
De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
- b.
De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de BAC en vertegenwoordigers van de gemeente.
Artikel
5.

Informatieverstrekking door college
1.
Het college is verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk [datum] aan de raad.
5.
Het college overlegt de managementletter met een reactie vanuit het college aan de raad.
6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheids-verantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel
6.

Toegang tot informatie door accountant
1.
Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controle-werkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel
7.

Rapportering door accountant
1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheids-verantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Begeleidingscommissie Accountant Controle (BAC).
Artikel
8.

Intrekking oude regeling
De controleverordening gemeente Lansingerland 2024 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.
Artikel
9.

Inwerkingtreding en citeertitel
1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en de SiSa deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Lansingerland 2025.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 17 december 2025.
de griffier,
Eveline Hamelink-van Rens
de voorzitter
Jules Bijl

Artikelsgewijze toelichting Controleverordening gemeente Lansingerland 2025
Algemeen
Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden.
Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het college nauw betrokken. Het college kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.
Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.
Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het college en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het college ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het college een eigenstandige informatieplicht richting de raad.
Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het college
Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 1. Definities
In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de raad met een afschrift aan het college. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en het college.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien.
Eerste lid
Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst.
Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Tweede lid
Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan het college. De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen afgevaardigden namens het college het programma van eisen (in concept) op. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet.
Derde lid, onder a
Voor de accountantscontrole is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van toepassing, zoals vastgesteld door de minister op grond van artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet. Dit besluit bevat bepalingen over onder meer de omvangsbasis, de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
De omvangsbasis betreft de totale lasten van de gemeente, exclusief reservemutaties. Op grond van bijzondere activiteiten binnen een deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de betreffende deelverantwoording. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 2, zevende lid, van het BADO en biedt ruimte voor maatwerk bij de controle van specifieke deelverantwoordingen.
De goedkeuringstolerantie geeft aan binnen welke grenzen fouten en onzekerheden in de jaarrekening zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te kunnen komen.
De rapporteringstolerantie bepaalt wanneer afzonderlijke fouten en onzekerheden moeten worden toegelicht in het verslag van bevindingen van de accountant.
Indien deze grenzen worden overschreden, kan de accountant concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De actuele normen zoals opgenomen in het BADO zijn leidend bij de uitvoering van de controle.
De raad heeft de mogelijkheid om de in het BADO opgenomen toleranties aan te scherpen. In dat geval worden de aangepaste toleranties opgenomen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze aanscherping kan leiden tot een hogere prijsstelling, vanwege de extra werkzaamheden die dit voor de accountant met zich meebrengt.
De verantwoordingsgrens en eventuele rapportagegrenzen worden geregeld in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeente. De verantwoordingsgrens bepaalt boven welk bedrag het college verplicht is om fouten of onzekerheden te rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de raad een rapportagegrens vaststellen waarboven het college afwijkingen nader moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
Derde lid, onder b
Daarnaast heeft het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) ook betrekking op de deelverantwoordingen (SiSa) die afzonderlijk door de accountant moeten worden gecontroleerd. Ook voor deze deelverantwoordingen geldt een goedkeuringstolerantie die bepaalt binnen welke grenzen fouten en onzekerheden zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen. De bovengrens voor deze goedkeuringstolerantie is gelijk aan de goedkeuringstoleratie zoals beschreven in derde lid onder a.
De raad heeft de mogelijkheid om deze tolerantie aan te scherpen, bijvoorbeeld door een lager percentage vast te stellen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Een dergelijke aanscherping kan leiden tot extra werkzaamheden voor de accountant en daarmee tot een hogere prijsstelling.
Derde lid, onder c tot en met h
Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.
Vierde lid
De raad kan in het programma van eisen ter voorbereiding op het aantrekken van een nieuwe accountant, afspraken maken over de wijze waarop de raad de opdrachtgevende rol uitvoert. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen.
Vijfde lid
Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Eerste lid
Het eerste lid regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Lansingerland 2023 (artikel 213a Gemeentewet). Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen het college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien het college het voornemen heeft de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het college de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Tweede en derde lid
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Eerste lid
Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Het college is hierin volgend.
Tweede lid
In het tweede lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken wel zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
Derde lid
Verder moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit de raad en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder, de directeur bedrijfsvoering, teammanager financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doel-treffendheidsonderzoeken die door het college worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het college
Eerste lid
Het college is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.
Tweede lid
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het college zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
Derde lid
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.]
Vierde lid
In het vierde lid is een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moeten toevoegen.
Vijfde lid
Het vijfde lid gaat in op de wijze waarop het college de managementletter aanbiedt aan de raad.
Zesde lid
Het zesde lid gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden – terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Zevende en achtste lid
De zevende en achtste leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het college om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen.
Eerste lid
De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
Tweede lid
Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.
Artikel 7. Rapportering door accountant
Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Eerste lid
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controle-verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen.
Tweede lid
Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Derde lid
Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controle-verklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controle-verklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.
Vierde lid
Dit artikel geeft aan op welke wijze de accountant zijn verslag van bevindingen toelicht aan raad, raadscommissie of BAC.