GEMEENTEBLADOfficiële uitgave van de gemeente Pijnacker-NootdorpReglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Pijnacker-Nootdorp 2026 Het college van burgemeester en wethouders van Pijnacker-Nootdorp;gezien het advies van de afdeling CST d.d. 26 juni 2026;gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;besluit:vast te stellen het volgende Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Pijnacker-Nootdorp 2026. 1.BegripsbepalingDit reglement verstaat onder:
-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Pijnacker-Nootdorp of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;
-raad: de gemeenteraad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Pijnacker-Nootdorp of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.
2.Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in een bij dit reglement behorend “Uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling college” dat telkens bij een wijziging van de samenstelling van het college, doch in ieder geval bij de aanvang van een nieuwe collegeperiode, opnieuw wordt vastgesteld.2.Het in het eerste lid genoemde Uitvoeringsbesluit regelt in ieder geval:
a.De vervanging van de burgemeester in het geval van dienst verhindering of ontstentenis;
b.De onderlinge vervanging in het geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.
3.Dag en plaats van de vergaderingen1.Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9:30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis of op een door het college nader te bepalen locatie.2.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.4.Extra vergaderingen1.Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als één van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.2.De secretaris zorgt, na overleg met de voorzitter, voor een oproep voor deze extra vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.5.Opnieuw belegde vergaderingen1.Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens vier uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.2.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk drie uur vóór de vergadering aan de leden van het college.6.Verhindering en ontstentenis1.Bij verhindering of ontstentenis van:
a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens door het college daartoe aangewezen vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.
2.In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.7.Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen1.De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.2.Het college kan besluiten derden voor een (deel van de) vergadering uit te nodigen.8.Aanlevering van voorstellen en andere stukken1.Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op dinsdag 17:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.2.De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.3.De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaakssysteem.9.Agenda1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze in de regel uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.2.De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal beschikbaar in Notubiz. 3.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen uiterlijk tot 16:00 uur op de dag voor de vergadering worden aangemeld en aangeleverd bij de secretaris.4.Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.5.De gemeentesecretaris maakt de voorlopige agenda vóór de vergadering openbaar.10.Stemmingen1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.2.Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.3.Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.4.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.5.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.11.Spoedprocedure1.Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen via een digitale stemming; 2.Indien een meerderheid van het aantal zitting hebbende leden van het college digitaal akkoord gaat met het voorstel is het besluit tot stand gekomen;3.De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het laatst benodigde akkoord digitaal is gezet.4.Het spoedbesluit wordt op de besluitenlijst van de eerste volgende collegevergadering gezet;5.Wanneer, voordat er sprake is van een besluit als bedoelt in het eerste lid, één lid van het college aangeeft niet akkoord te gaan met het voorstel, wordt de spoedprocedure afgebroken en het voorstel geagendeerd voor bespreking in de eerstvolgende vergadering. 12.Verslag 1.De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.2.In het verslag staan in ieder geval:
a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;
b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;
c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en
d.een formulering van de door het college genomen besluiten.
3.Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt4.Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.13.Besluitenlijst1.De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op. 2.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.3.Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.14.Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.15.Intrekking oude reglementHet Reglement van orde college 2014 wordt ingetrokken.16.Inwerkingtreding en citeertitel1.Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Pijnacker-Nootdorp 2026.Vastgesteld in de vergadering van 26 juni 2026.het college van Pijnacker-Nootdorp,Annelies Kroeskamp Secretaris Björn LugthartBurgemeester