GEMEENTEBLADOfficiële uitgave van de gemeente HelmondRichtlijnen materiële verzorging analoge archiefbescheiden

1.Vaststellen richtlijnen materiële verzorging analogearchiefbescheiden;

InleidingDit document betreft een richtlijn m.b.t. de te gebruiken materialen voor analoge archiefbescheiden. Hiermee conformeren wij ons aan de eisen zoals opgenomen in de Archiefregeling1wetten.nl - Regeling - Archiefregeling - BWBR0027041 en het Normblad materiële staat2Normblad materiële staat | Nationaal Archief zoals vastgesteld door het Nationaal Archief.1AlgemeenBij het bewerken van analoge archieven is het van belang om de materiële verzorging aan te laten sluiten op het soort archief (vernietigen of bewaren). Gemeente Helmond kiest ervoor om bij de bewerking van analoge archiefbescheiden, welke langer dan 50 jaar bewaard zullen worden, de volgende uitgangspunten te hanteren*:

•Gebruik zuurvrij karton

•Gebruik zuurvrije zippels

•Geen nietjes of paperclips laten zitten

•Geen plastic hoesjes

•Thermisch papier aanvullen/vervangen op volgende wijze:Dit soort papier niet opnemen in dossiers, wordt op termijn onleesbaar.Werkwijze, thermisch papier kopiëren met blanco a4 erbovenop en densiteit instellen op zwart.

•Gebruik speciale plakband

•Dossieromslagen en dozen met potlood beschrijven

Bovenstaande is niet uitputtend beschreven. In alle gevallen zorgen we ervoor dat de materiële staat van onze archieven in overeenstemming is de eisen die hieraan gesteld worden door het Nationaal Archief met het gestelde in de Archiefregeling en het Normblad materiële staat.*Daar waar dit vanuit het verleden niet is toegepast zal dit stapsgewijs hersteld gaan worden2Gebruikte materialenVoor afbeeldingen en bestelinformatie zie hoofdstuk 4. 2.1Vernietigbare archiefbescheidenVoor vernietigbare archiefbescheiden (vernietigingstermijn < 50 jaar) worden gebruikt:

•Gele zippels

•Oranje tab- / scheidingsstrook

•Chamois tab- / scheidingsstroken

•Binnenmap Chamois

•Archiefdozen bruin

2.2Op termijn over te brengen archiefbescheidenVoor de op termijn over te brengen (te bewaren) archiefbescheiden en archiefbescheiden met een vernietigingstermijn langer dan 50 jaar worden gebruikt:

•Groene zippels

•Oranje tab- / scheidingsstrook

•Chamois tab- / scheidingsstroken

•Binnenmap Chamois

•Archiefdozen blauwgrijs

3Inkopen van materialenMaterialen worden, indien mogelijk, besteld bij CIB Centraal InkoopBureau | MKB Kantoorartikelen.De feitelijke bestelling wordt gedaan via het Intern servicepunt (ISP). Hiervoor maak je een Topdeskmelding aan en kiest voor het bestellen van kantoorartikelen. Controleer vooraf aan het bestellen de juiste bestelnummers en eisen aan de materialen. Reden is dat bestel- of artikelnummers in de loop der tijd wel eens veranderen.4Afbeeldingen van materialenDit hoofdstuk bevat de afbeeldingen van de materialen en evt. hun bestelinformatie.Bundelmechaniek Djois JalemaClipex petrol, artikelnummer: 531558Bundelmechaniek Djois JalemaClip geel, artikelnummer 531532Scheidingsstrook Quantore 230x120mm oranje, artikelnummer: 504351Scheidingsstrook Quantore 230x120mm chamois, artikelnummer 504348Archiefdoos Amsterdam zuurvrij folio ICN 3/11 blauwgrijs, artikelnummer: 212601Archiefdoos Amsterdam zuurvrij folio ICN 4/10 bruin, artikelnummer: 212600Binnenmap zuurvrij folio ICN1 Chamois, artikelnummer: 212421Plakband elders bestellen