GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente De Ronde Venen

Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente De Ronde Venen 2025
De gemeenteraad van de gemeente De Ronde Venen,
gelezen het voorstel van het presidium van 17 februari 2025;
- •gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 87, 88, 89, 147 en 149 van de Gemeentewet;
- •de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
- •de handreiking burgemeesters en de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester en het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambstdragers;
- •gehoord het overleg van de fractievoorzitters d.d. 17 februari 2025;
b e s l u i t :
De “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente De Ronde Venen 2025” vast te stellen.
Hoofdstuk
1

Algemene bepalingen
Artikel
1.
De commissie heeft tot taak:
- a.
het voorbereiden van de aanbeveling voor een nieuw te benoemen burgemeester, inclusief het beoordelen van de kandidaten;
- b.
het voorbereiden en voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester;
- c.
het voorbereiden en voeren van het herbenoemingsgesprek met de burgemeester;
- d.
het voorbereiden van de aanbeveling van herbenoeming van de burgemeester.
Artikel
2.

Samenstelling commissie
1.
De commissie bestaat uit één lid per fractie gevormd door de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst benoemd zijn verklaard. De leden van de commissie worden door de raad benoemd.
2.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel
3.

Ambtelijke ondersteuning
1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2.
De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
3.
De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter aanvullende ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd. Deze kan worden uitgenodigd voor vergaderingen van de commissie.
4.
De secretaris, plaatsvervangend secretaris en gemeentesecretaris zijn geen lid van de commissie en hebben daarin geen stemrecht.
Artikel
4.

Adviseur
1.
De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2.
De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 5, tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
3.
De adviseur is geen lid van de commissie, heeft geen stemrecht en kent geen plaatsvervanger.
Artikel
5.

Vergaderingen
1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van het aantal leden dit noodzakelijk acht.
2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaatsheeft;
- c.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaatsheeft;
- d.
de ambtelijke ondersteuning en adviseur(s), voor zover de commissie dat nodig acht.
3.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal ledenaanwezig is.
4.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste achtenveertig uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van deze termijn worden afgeweken.
Artikel
6.

Stemming
1.
De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
2.
Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.
3.
De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.
Artikel
7.

Verslag
1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk en vertrouwelijk een verslag van bevindingen uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
2.
Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een conceptaanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
3.
Het gevoelen van een minderheid van de leden van de commissie wordt op hun verzoek in het verslag vermeld.
Artikel
8.

Geheimhouding
1.
Op alle informatie van de commissie rust volgens de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2.
De vergaderingen van de commissie zijn volgens de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4.
De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.
5.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt volgens de wet geen informatie verstrekt over de inhoud van de stukken of wat in de vergadering of in het gesprek is besproken.
6.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
7.
De geheimhoudingsplicht blijft volgens de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel
9.

Archivering
1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
3.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4.
De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.
Hoofdstuk
2

Bepalingen inzake de benoeming
Artikel
10.

Informatie over gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel
11.

Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
2.
Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel
12.

Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Hoofdstuk
3

Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel
13.

Informatie over en gesprek met de burgemeester
1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel
14.

Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1.
Het in artikel 7 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
2.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel
15.

Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk
4

Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel
16.

Aantal
1.
De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel
17.

Voorbereiding en inhoud
1.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
3.
Ter voorbereiding op het klankbordgesprek wordt het voorgaande verslag ter inzage gelegd voor leden van de commissie en de burgemeester.
Artikel
18.

Bijzondere bepalingen inzake het verslag
1.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester gelegenheid te reageren op het concept.
2.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
3.
Raadsleden kunnen het verslag onder geheimhouding inzien bij de griffier. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk
5

Slotbepalingen
Artikel
20.

Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel
21.

Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden gewijzigd, behalve lopende een procedure voor benoeming of herbenoeming.
Artikel
22.

Intrekking
De “Verordening op de vertrouwenscommissie, klankbordgesprek, benoeming en herbenoeming burgemeester De Ronde Venen 2023” wordt ingetrokken
Artikel
23.

Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente De Ronde Venen 2025".
Artikel
24.

Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van gemeente De Ronde Venen op 20 februari 2025
De griffier,
De voorzitter,