GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Bernheze

Regeling beheer en toezicht BRP, reisdocumenten en rijbewijzen Bernheze 2025
Inleiding
Voor de hele overheid en dus ook voor gemeenten geldt de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) voorheen Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe 'BRP-voorziening', gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term 'oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP' gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor de niet-ingezetene (RNI).
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen).
Leeswijzer
Het eerste hoofdstuk heeft betrekking op de aanwijzing van functionarissen, die worden belast met verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan die taken zullen vervullen, waarbij de inhoud daarvan zich niet zal beperken tot de GV of het gegevensmagazijn.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder beheert als bronhouder de inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie personen.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden, door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie omtrent niet-inwoners uit de BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Bernheze,
Gelet op:
- –Wet Basisregistratie personen
- –Besluit Basisregistratie personen
- –Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
- –Verordening basisregistratie personen….
- –Paspoortwet
- –Paspoortuitvoeringsregeling Nederland
- –Reglement rijbewijzen
besluiten:
vast te stellen, de navolgende Regeling beheer en toezicht BRP, reisdocumenten en rijbewijzen Bernheze 2025
Hoofdstuk
1

Aanwijzen functionarissen
Artikel
1
De informatiebeheerder BRP is de teamcoach van team KCC en burgerzaken. Als plaatsvervanger is de kwaliteitsmedewerker burgerzaken aangewezen.
Artikel
2
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met en bevoegd zijn tot:
- –Privacy beheer BRP;
- –Functioneel beheer BRP;
- –Gegevensbeheer BRP;
- –Gegevensverwerking BRP;
- –Beveiligingsbeheer reisdocumenten en rijbewijzen;
- –Autorisatiebeheer reisdocumenten en rijbewijzen;
- –Toezichtbeheer
- –Fraudecoördinator BRP
- –Het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8 lid 2, sub e, van de wet Brp bedoelde verklaring;
- –De toegang tot de inloopkluis
- –De toegang tot afdeling burgerzaken;
- –De aanwijzing van functionarissen op het gebied van reisdocumenten en rijbewijzen.
Artikel
3
2.1
Informatiebeheerder BRP
- –Taken: Beheren van de inhoud en kwaliteit van gegevens in de GV, stellen van leverings- en privacyvoorwaarden.
- –Verantwoordelijkheden: Zorgdragen voor functioneel inhoudelijk beheer en verstrekkingenbeheer.
- –Bevoegdheden: Aanwijzen van functionarissen voor functioneel inhoudelijk beheer en verstrekkingenbeheer.
2.2
Privacybeheerder BRP
- –Taken: Adviseren over privacyvraagstukken, toetsen van verzoeken om gegevensverstrekking, adviseren over gegevenskoppelingen.
- –Verantwoordelijkheden: Zorgdragen voor naleving van privacyregels, adviseren van de informatiebeheerder, toetsen op doelbinding en rechtmatigheid.
- –Bevoegdheden: Geven van advies en initiëren van privacygerelateerde besluiten.
2.3
Functioneel Beheerder BRP
- –Taken: Uitvoeren van functioneel inhoudelijk beheer en verstrekkingenbeheer.
- –Verantwoordelijkheden: Naleving van leverings- en privacyvoorwaarden.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van functionele beheertaken.
2.4
Gegevensbeheerder BRP
- –Taken: Verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de gegevens in de GV.
- –Verantwoordelijkheden: Controle van gegevensverwerking en waarborgen van data-integriteit.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van gegevensbeheertaken.
2.5
Gegevensverwerking BRP
- –Taken: Verwerken van gegevens, afhandelen berichtenverkeer, versturen kennisgevingen, toetsen brondocumenten en afhandeling inzageverzoeken.
- –Verantwoordelijkheden: Naleving van wet BRP en AVG.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van gegevensverwerkingstaken.
2.6
Beveiligingsbeheerder Reisdocumenten en rijbewijzen
- –Taken: Beveiliging van gegevens en naleving van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
- –Verantwoordelijkheden: Implementatie van beveiligingsmaatregelen en beheer van beveiligingsincidenten.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van beveiligingsbeheertaken.
2.7
Autorisatiebeheerder reisdocumenten en rijbewijzen
- –Taken: Verantwoordelijk voor toekennen, wijzigen en intrekken van autorisaties.
- –Verantwoordelijkheden: Waarborgen autorisatiebeheer.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van veiligheidsvoorschriften PUN en reglement rijbewijzen.
2.8
Fraudecoördinator BRP
- –Taken: Detectie en preventie van fraude, toezicht op naleving wet- en regelgeving.
- –Verantwoordelijkheden: Behandeling van fraudemeldingen, uitvoeren van fraudeonderzoeken, periodieke evaluatie van procedures.
- –Bevoegdheden: Uitvoeren van toezicht- en fraudetaken.
2.9
Toezichtbeheer BRP
- –Taken: opleggen bestuurlijke boete, betreden van woning, inlichtingen te vorderen, onderzoek te doen.
- –Verantwoordelijkheden: burger wijzen op verplichting ingevolge wet Brp.
- –Bevoegdheden: Opleggen bestuurlijke boete.
Artikel
4
Jaarlijks voert de informatiebeheerder een controle uit op de uitgevoerde beveiligingsinspanningen, conform de richtlijnen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Daarnaast beoordeelt de informatiebeheerder of de procedure en de uitvoering nog met elkaar in overeenstemming zijn. Indien dit niet het geval is, wordt beoordeeld of de procedure geactualiseerd moet worden of dat medewerkers geïnstrueerd moeten worden op een juiste toepassing van de procedure.
Artikel
5
De slotbepalingen bevatten specifieke bepalingen over de geldigheid, wijzigingen en uitzonderingen van deze regeling.
Bijlagen
Bijlage 1: Begrippen
- –Bevat definities en toelichtingen van de in deze regeling gebruikte begrippen.
Bijlage 2: Besluiten van de Informatiebeheerder
- –Omvat de besluiten betreffende de aanwijzing van functionarissen voor de beschreven rollen.
Hoofdstuk
2

Het informatiebeheer BRP
Artikel
6
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.
Artikel
7
De informatiebeheerder voorziet in:
- a.
de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
- b.
de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
- c.
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;
- d.
het administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
- e.
het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
- f.
de richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie Personen.
Artikel
8
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
- a.
de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;
- b.
de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel
9
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de volgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie:
- a.
persoonsinformatievoorziening;
- b.
beveiliging BRP;
- c.
gegevenskwaliteit;
- d.
personeelsaangelegenheden.
Artikel
10
De informatiebeheerder beslist:
- a.
over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
- b.
op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- c.
op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;
- d.
over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
Artikel
11
De informatiebeheerder ziet erop toe dat:
- a.
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
- b.
de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 9 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet Brp, de Verordening basisregistratie personen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
- c.
de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;
- d.
alle in artikel 1 genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
- e.
de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Artikel
12
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.
Hoofdstuk
3

Het privacybeheer BRP
Artikel
13
De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening basisregistratie personen.
- a.
De privacybeheerder is in het kader van de wet BRP verantwoordelijk voor:
- b.
de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;
- c.
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de AVG.
Artikel
14
De privacybeheerder adviseert in het kader van de wet BRP over:
- a.
de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet Brp respectievelijk artikel 15 van de AVG (inzage);
- b.
de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;
- c.
de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- d.
de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de AVG;
- e.
de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de BRP aan overheidsorganen en derden.
Artikel
15
De privacybeheerder is bevoegd:
- a.
op grond van het in artikel 28 genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de BRP aanwijzingen te geven;
- b.
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de BRP, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.
Artikel
16
De privacybeheerder is betrokken bij alle aan de Wet BRP gerelateerde bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de AVG voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk
4

Het Functioneel beheer BRP
Artikel
17
De functioneel beheerder BRP voorziet in:
- 1.
de communicatie bij storingen in hard- en software;
- 2.
de verzorging een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
- 3.
de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel beheerder BRP en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
- 4.
de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties;
- 5.
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
- 6.
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
- 7.
de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
- 8.
een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor problemen en klachten;
- 9.
de voorlichting aan de alle in artikel 1 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
- 10.
de coördinatie van werkzaamheden in geval van uitwijk, die gebruikers weer in staat stelt de BRP te gebruiken en werkzaamheden te hervatten, in overleg met ICT;
- 11.
de opmaak van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;
- 12.
het faciliteren in de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
- 13.
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.
Artikel
18
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
het beheer van de tabellen van de BRP;
- c.
het beheer van de gebruikersdocumentatie;
- d.
het tijdig opschonen van de relevante bestanden in iBurgerzaken.
Artikel
19
De functioneel beheerder BRP is bevoegd:
- a.
gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
- b.
instructies op te stellen omtrent het gebruik van het toepassingssysteem BRP.
Artikel
20
De functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen BRP.
Artikel
21
De functioneel beheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures vanuit functioneel beheertaken worden nageleefd.
Artikel
22
De functioneel beheerder BRP neemt deel aan:
- a.
het overleg genoemd in artikel 11;
- b.
het externe gebruikersoverleg.
Hoofdstuk
5

Het gegevensbeheer BRP
Artikel
23
De gegevensbeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
- a.
de juistheid, actualiteit, betrouwbaarheid en tijdigheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor de BRP;
- b.
het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de BRP;
- c.
de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;
- d.
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;
- e.
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de BRP.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de BRP opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.
Artikel
24
De gegevensbeheerder BRP voorziet in:
- –de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;
- –de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.
Artikel
25
De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de teamcoach KCC en Burgerzaken, vanuit de in artikel 22 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de BRP.
Artikel
26
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de BRP, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet Brp, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.
Artikel
27
De gegevensbeheerder BRP neemt deel aan het in artikel 11 genoemde overleg.
Hoofdstuk
6

De gegevensverwerking BRP
Artikel
28
De gegevensverwerkers BRP voorzien in:
- –het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
- –het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
- –de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
- –de behandeling van mutaties;
- –de behandeling van het netwerkverkeer;
- –de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
- –de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet BRP en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
- –de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;
- –
de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
  - –wijziging van het naamgebruik;
  - –vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de BRP;
- –de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;
- –de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP;
- –in het kader van de BRP de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de AVG;
- –de kennisgeving gerelateerd aan de BRP ingevolge artikel 19 van de AVG;
- –de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP respectievelijk artikel 15 van de AVG (inzage)
- –de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de BRP aan overheidsorganen en derden.
- –beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet Brp worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 25 van deze Regeling en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien
- –beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;
- –stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing.
Hoofdstuk
7

Beveiligingsbeheer reisdocumenten en rijbewijzen
Artikel
29
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten heeft rechtstreekse verantwoordelijkheid naar de burgemeester zonder tussenkomst van leidinggevenden in de lijn en wordt aangewezen door de burgemeester.
Artikel
30
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten mag geen werkzaamheden uitvoeren die betrekking hebben op de processen reisdocumenten en rijbewijzen. Er dient sprake te zijn van volledige functiescheiding met zowel de operationele taken, de beheersactiviteiten en/of de ICT-aspecten.
Artikel
31
De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten is verantwoordelijk voor:
- –het controleren van de functiescheiding;
- –het toezicht op het beheer en de ontwikkeling van beveiligingsprocessen reisdocumenten;
- –toezien op jaarlijkse instructie aan medewerkers;
- –het toetsen van de uitvoering van regelgeving en procedures ten aanzien van het reisdocumentenproces;
- –het signaleren van afwijkingen in de beveiligingsvoorschriften;
- –de status van de fysieke beveiliging;
- –het resultaat van de jaarlijkse controle;
- –de (jaarlijkse) evaluatie van de beveiligingsprocessen en de status van de fysieke beveiliging ;
- –het verzorgen van een managementrapportage aan de burgemeester.
Artikel
32
De werkzaamheden van de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten bevatten ten minste:
- –het zo nodig laten ontwikkelen van nieuwe beveiligingsprocedures;
- –het laten onderhouden/aanpassen van bestaande beveiligingsprocedures;
- –het bekend laten maken en toelichten van (nieuwe/gewijzigde) procedures bij medewerkers;
- –het laten verzorgen van de beveiligingsonderwerpen tijdens het werkoverleg;
- –het aanspreken van medewerkers in het geval van (bijna) incidenten of gevaarlijk gedrag;
- –het laten verzorgen van periodieke voorlichting (tenminste 1 x per jaar) op het gebied van beveiliging om het risicobewustzijn op peil te houden/te verhogen;
- –overleg binnen de eigen organisatie of met derden indien de te behandelen beveiligingsaspecten raakvlakken vertonen met de beveiliging van de Basisregistratie personen, reisdocumenten en rijbewijzen;
- –het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen ten aanzien van technische, organisatorische of fysieke verbeteringen;
- –voorraadadministratie, de status van fysieke en financiële voorraden, de toepassing van functiescheiding en de kwaliteit van de uitvoering van procedures;
- –het laten uitvoeren van een periodiek onderzoek naar de bouwkundige en elektrotechnische staat van de beveiliging;
- –het bewaken van de uit te voeren acties voortvloeiend uit dit onderzoek of het jaarlijkse beveiligingsplan;
- –het laten verrichten van onderzoek bij afwijkingen in de levering en/of voorraden;
- –het bijstellen van het jaarlijkse beveiligingsplan op basis van de gehouden audit;
- –het onderzoeken of de betreffende inspanningen en uitgaven in de onderzochte periode daadwerkelijk hebben bijgedragen aan de realisatie van het beoogde doel (effectiviteit) en het nagaan of de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten (doelmatigheid);
- –het steekproefsgewijs laten uitvoeren van tussentijdse controles op het gebied van Rapportage en verantwoording;
- –controle op toegang tot RAAS, aanvraagstations en mobiel vingerafdruk-apparaat;
- –controle op de voorgeschreven wijziging van de pincode van de identificatiekaart.
Artikel
33
De jaarlijkse rapportage aan de burgemeester bevat minimaal informatie over:
- –de uitkomsten of verrichtingen van de uit te voeren/uitgevoerde onderzoeken;
- –het vaststellen van de identiteit;
- –het controleren van de echtheid van reisdocumenten;
- –het controleren van de volledigheid van de aanvraag;
- –het controleren van het gezag/toestemming;
- –het accepteren van de foto;
- –het bepalen van het recht op verstrekken;
- –alertheid op fraudesignalen;
- –het bijhouden van vakkennis;
- –geconstateerde afwijkingen bij de levering van documenten;
- –geconstateerde afwijkingen in de fysieke/administratieve/financiële voorraad;
- –gevaarlijk gedrag van medewerkers of het niet opvolgen van procedures;
- –geconstateerde tekortkomingen in de beveiligingsvoorzieningen;
- –het verrichte accountantsonderzoek;
- –de wijziging van procedures/afspraken of de naleving hiervan;
- –het zoekraken of in buiten gebruik van sleutels/sluitcodes /badges;
- –handelingen die afwijken van de voorgeschreven functiescheidingsprocedure.
Hoofdstuk
8

Autorisatiebeheer reisdocumenten en rijbewijzen
Artikel
34
De autorisatiebevoegde reisdocumenten is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de burgemeester (zonder tussenkomst van de leidinggevenden in de lijn).
Artikel
35
De autorisatiebevoegde reisdocumenten is verantwoordelijk voor:
- –Het autorisatiebeheer (onder andere: aanvraag, uitgifte en intrekking) van identificatiekaarten en de registratie van de personen aan wie hij gedurende een bepaald tijdvak een identificatiekaart verstrekt en daarmee hem de bevoegdheid verleend tot het verrichten van handelingen binnen het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS) of het rijbewijssysteem.
- –Het in bewaring houden en het gebruik van de opstartkaarten ten behoeve van de aanvraagstations.
- –Het houden van toezicht op het zorgvuldige en stipt uitvoeren van de regelgeving en procedures geldend voor de omgang met het RAAS en het rijbewijssysteem.
Artikel
36
De werkzaamheden van de autorisatiebevoegde reisdocumenten omvatten ten minste:
- –het dagelijks (laten) controleren of de gegevens op de back-up tapes goed zijn weggeschreven, door het controleren van de logbestanden;
- –het indien nodig afhandelen van systeemsignalen;
- –het dagelijks (laten) opstarten van de aanvraagstations;
- –het na gebruik onmiddellijk (laten) opslaan van de opstartkaarten in de kluis in de kluisruimte;
- –het onderhouden van contact met de leverancier van de systemen;
- –het bekend maken van en toelichting geven over nieuwe of gewijzigde procedures binnen het RAAS of het rijbewijssysteem, in de richting van de betrokken medewerkers;
- –het toekennen, wijzigen en intrekken van autorisaties na overleg met beveiligingsfunctionaris reisdocumenten;
- –het bijhouden van een registratie van uitgereikte autorisaties en het afleggen van verantwoording hierover;
- –het aan de leverancier melden van diefstal, verlies of onzorgvuldig gebruik van identificatiekaarten;
- –het bijhouden van de registratie van ontvangen opstartkaarten;
- –het aan de leverancier melden van een defecte of verloren opstartkaart;
- –het opsturen van defecte opstartkaarten naar de leverancier;
- –het op juiste wijze laten archiveren van brondocumenten;
- –het periodiek uitvoeren van controles op het gebied van autorisaties, functioneel gebruik en correcte verslaglegging van handelingen.
Hoofdstuk
9

Fraudecoördinator BRP
Artikel
37
De fraude coördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.
Hij is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.
Artikel
38
De fraude coördinator voorziet in:
- •het actief controleren en signaleren van woon- en adresfraude;
- •het ondernemen van actie bij fraudegevallen;
- •het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;
- •de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan;
- •een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraude-onderzoeken.
Artikel
39
De fraude coördinator neemt deel aan het in artikel 12 genoemde overleg.
Hoofdstuk
10

Toezichthouder BRP
Artikel
40
De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet Brp.
Artikel
41
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38 Wet BRP), de wijziging van diens adres (artikel 2.39 Wet BRP), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 t/m 2.42 Wet BRP), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43 Wet BRP), en de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
Artikel
42
De toezichthouder ziet erop toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de wet Brp.
Artikel
43
De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken bevoegd:
- –met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);
- –zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;
- –zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;
- –inlichtingen te vorderen;
- –inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;
- –zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;
- –onderzoek te doen;
- –rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de wet Brp, als genoemd in artikel 32.
Artikel
44
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensbeheerder en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensbeheerder.
Artikel
45
De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.
toezichthouder neemt bij gebruik van deze bevoegdheid binnen de gemeente Bernheze ter zake geldende beleidsregels in acht.
Artikel
46
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoeksrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
Hoofdstuk
11

Overige functies
Artikel
47
In de bijlage van deze regeling worden tevens aangewezen:
- –Medewerkers die namens het college van burgemeester en wethouders bevoegd zijn tot het afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring (VOE);
- –Medewerkers die toegang hebben tot de inloopkluis burgerzaken;
- –Medewerkers die toegang hebben tot afdeling burgerzaken;
- –Autorisatiebevoegden aanvraagstation, belast met het aanvragen, uitreiken en intrekken van autorisaties in het aanvraagstation;
- –Autorisatiebevoegden RAAS en rijbewijzen, belast met het aanvragen, uitreiken en intrekken van autorisaties in het RAAS en het rijbewijssysteem;
- –Ontvangstbevoegden, belast met het in ontvangst nemen van de zending reisdocumenten en rijbewijzen van de distributeur;
- –Aanvraagmedewerkers mobiel vingerafdrukopname-apparaat, belast met het in voorkomende gevallen kunnen en mogen gebruiken van het mobiele vingerafdrukapparaat;
- –Aanvraagbevoegde medewerkers, bevoegd voor het in behandeling nemen van de aanvraag van een reisdocument of rijbewijs;
- –Uitreikbevoegde medewerkers, bevoegd voor het uitreiken van een aangevraagd reisdocument of rijbewijs.
Hoofdstuk
12

Slotbepalingen
Artikel
48
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht BRP, reisdocumenten en rijbewijzen Bernheze 2025.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Bernheze op 18 februari 2025
De secretaris
P.M.M.H. Hurkmans
De burgemeester
mr. M.W.J.M. de Man
Bijlage
1

Begrippen
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
- 1. | De wet Brp: | de Wet Basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);
- 2. | Gemeentelijke voorziening: | de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens omtrent de ingeschrevenen van gemeente Bernheze waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;
- 3. | Het gegevensmagazijn: | het magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van gemeente Bernheze;
- 4. | De ingeschrevene: | diegene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;
- 5. | Centrale voorzieningen: | de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
- 6. | Het autorisatiebesluit: | een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
- 7. | De informatiebeheerder: | de functionaris die namens het college burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van autorisatiebesluiten;
- 8. | Het informatiebeheer: | het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
- 9. | Het plan Informatiebeveiliging: | het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
- 10. | Beveiligingsbeheer: | het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
- 11. | Beveiligingscontrol: | het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan Informatiebeveiliging;
- 12. | Gegevensbeheer | het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
- 13. | Systeembeheer: | het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
- 14. | Applicatiebeheer: | het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
- 15. | Privacybeheer: | het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
- 16. | Gegevensverwerking: | het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
- 17. | Toezicht: | het geheel van activiteiten die worden ondernomen ter bewerkstelliging van het nakomen van verplichtingen door burgers, die op grond van de Wet BRP voor hen gelden.
Bijlage
2

Aanwijzing beheerfunctionarissen door de informatiebeheerder
Privacy beheerder BRP | Kwaliteitsmedewerker
vervanger | Senior Medewerker Burgerzaken Backoffice
Functioneel beheerder BRP | Medewerker Team burgerzaken
vervanger | Senior Medewerker Burgerzaken Backoffice
Gegevensbeheerder BRP | Kwaliteitsmedewerker
vervanger | Senior Medewerker Burgerzaken Backoffice
Gegevensverwerkers | Medewerkers van burgerzaken
Beveiligingsbeheerder | Security Officer
vervanger | Privacy Officer
Autorisatiebeheer | Medewerker Team Burgerzaken
vervanger | Senior Medewerker Burgerzaken Backoffice
Fraudecoördinator BRP | Kwaliteitsmedewerker
vervanger | Medewerker Burgerzaken Backoffice
Toezichthouder BRP | Medewerkers van burgerzaken, BOA’s, Toezichthouder Bouw, RO en ondermijning, Toezichthouder veiligheid en ondermijning, Juridische Beleidsmedewerkers, Medewerkers Veiligheid, Coördinator Maasland Interventie Team en Toezichthouder Bouw.
Afnemen verklaring onder ede | Kwaliteitsmedewerker, Medewerkers Team Burgerzaken en Medewerkers Burgerzaken Backoffice.
Toegang tot de inloopkluis | Teamcoach burgerzaken, medewerkers van burgerzaken, bodes, BHV-ers, all round medewerkers administratie en Security Officer.
Toegang tot burgerzaken | Medewerkers burgerzaken, medewerkers KCC, teamcoaches, secretaris, burgemeester, CIO, Security Officer, Privacy Officer, bodes, klantmanagers, BHV-ers, schoonmakers IBN
Autorisatiebevoegden aanvraagstations en RAAS | Kwaliteitsmedewerker, Medewerkers Team Burgerzaken, Medewerkers Burgerzaken Backoffice, Senior Medewerker Burgerzaken Backoffice en Frontofficemedewerker Burgerzaken.
Lokaal beheer RAAS | Medewerkers van Team Burgerzaken.
Aanvraagbevoegden reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team Burgerzaken.
Verzenden van reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team Burgerzaken
Ontvangstbevoegden reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team burgerzaken
Beheer en reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team Burgerzaken
Uitreiken van reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team Burgerzaken en medewerkers van het KCC
Vernietigen van reisdocumenten en rijbewijzen | Medewerkers van Team Burgerzaken en medewerkers van het KCC
Registreren van vermissingen | Medewerkers van Team Burgerzaken.
Mobiel aanvraagstation | Medewerkers van team Burgerzaken.