GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Gouda

Regeling Streekarchief Midden-Holland
De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas, ieder voor zover zij voor de eigen gemeenten bevoegd zijn,
overwegende dat:
- •het Streekarchief Midden-Holland is ontstaan uit een fusie van de streekarchieven Hollands Midden en Krimpenerwaard”, om te gaan samenwerken op het gebied van het archief;
- •de gemeenschappelijke regeling “Regeling Streekarchief Midden-Holland” is aangegaan door de hierboven genoemde raden en colleges en dat deze op 1 januari 2005 in werking is getreden;
- •bij de gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam is ingesteld;
- •in verband met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen d.d. 1 juli 2022 het noodzakelijk is de huidige gemeenschappelijke regeling te wijzigen;
gelet op:
- •de Wet gemeenschappelijke regelingen;
- •de Gemeentewet;
- •de Archiefwet;
BESLUITEN:
de “Regeling Streekarchief Midden-Holland”, zoals laatstelijk gewijzigd op 29 juli 2021, te wijzigen, waarvan de tekst als volgt komt te luiden:
HOOFDSTUK
I:

Begripsbepalingen
Artikel
1
1.
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
- a.
archiefbescheiden: de bescheiden die behoren tot de ingevolge artikel 12, eerste lid en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet overgedragen of nog over te dragen archieven, alsmede verzamelingen van documenten, welke tot toelichting op de bovengenoemde archieven kunnen dienen;
- b.
Archiefwet: de Archiefwet 1995;
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente;
- d.
deelnemende gemeente: een aan de regeling deelnemende gemeente;
- e.
Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;
- f.
raad: de gemeenteraad van een deelnemende gemeente;
- g.
regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland;
- h.
streekarchief : het rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam als bedoeld in artikel 2 van de regeling;
- i.
streekarchivaris: de functionaris die is belast met de dagelijkse leiding en de bedrijfsvoering van het streekarchief;
- j.
Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen.
2.
In de regeling worden bepaalde artikelen van de Gemeentewet en van enkele andere wetten van toepassing verklaard. Waar in die wetsartikelen wordt gesproken van gemeente, raad, college van burgemeester en wethouders respectievelijk burgemeester, dient daarvoor te worden gelezen: het streekarchief, algemeen bestuur, dagelijks bestuur, respectievelijk voorzitter.
HOOFDSTUK
II:

Het Openbaar Lichaam
Artikel
2
1.
Er is een openbaar lichaam, genaamd "Streekarchief Midden-Holland".
2.
Het Streekarchief Midden-Holland is gevestigd te Gouda.
Artikel
3
Het bestuur van het streekarchief bestaat uit:
- a.
het algemeen bestuur;
- b.
het dagelijks bestuur;
- c.
de voorzitter.
HOOFDSTUK
III:

Doelstelling, taken en bevoegdheden
Artikel
4
1.
Het streekarchief heeft tot doel de uitvoering van de gemeentelijke taken voor de deelnemende gemeenten in het kader van de Archiefwet.
2.
In het kader van deze taakopdracht draagt het streekarchief zorg voor onder andere:
- a.
de aanstelling van een streekarchivaris, die voor de deelnemende gemeenten geldt als de gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet;
- b.
het in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet;
- c.
het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
het toezicht op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, die nog bij de deelnemende gemeente berusten;
- e.
integraal digitaal informatiebeheer (duurzaamheid, betrouwbaarheid en veiligheid) in samenwerking met de deelnemers;
- f.
de inrichting en het beheer van een studiezaal ter raadpleging van archiefbescheiden;
- g.
het (interactief) betrekken van diverse publieksgroepen en (werk)gemeenschappen bij de lokale en regionale geschiedbeoefening en archiefbeheer;
- h.
de mogelijkheid van hergebruik van informatie (open data) en inbedding van de (digitale) collectie in externe platforms.
3.
De per gemeente te verrichten werkzaamheden worden jaarlijks vastgelegd in een werkprogramma, waarin opgenomen:
- a.
een basispakket, bestaande uit algemene collectieve taken en standaardtaken, gekoppeld aan het aantal strekkende meters dat is overgedragen;
- b.
taken op verzoek van een deelnemende gemeente, die uitdrukkelijk niet voor alle gemeenten worden uitgevoerd.
4.
Ten behoeve van een adequate voorbereiding en uitvoering van de hiervoor bedoelde taken zijn aan het streekarchief bevoegdheden van regeling en bestuur inzake de eigen huishouding, toegekend binnen de grens van artikel 30 van de Wgr.
5.
Aan het streekarchief is, ten behoeve van de in het eerste lid genoemde doelstelling, de bevoegdheid toegekend een of meer rechtspersonen op te richten en/ of deel te nemen in een of meer bestaande dan wel te vormen rechtspersonen.
6.
Het streekarchief kan taken en opdrachten, anders dan bedoeld in het eerste lid, uitvoeren voor één of meerdere deelnemende gemeenten of externe opdrachtgevers als deze daarom verzoeken en voor zover:
- a.
deze redelijkerwijs aansluiten bij de in het eerste lid genoemde taken en doelstelling en deze de daar genoemde taken en doelstelling niet belemmeren;
- b.
deze worden uitgeoefend tegen minimaal kostendekkende tarieven;
- c.
van de opdrachtgever een bijdrage wordt verlangd in alle kosten van het aangaan dan wel beëindigen van de taken;
- d.
van de opdrachtgever wordt verlangd dat hij zich verbindt de taken af te nemen gedurende een minimumperiode, al dan niet met een nader te bepalen opzegtermijn.
7.
Voor zover de diensten vallen binnen het kader van de in dit artikel vermelde taken, is het streekarchief tot een maximum van 20% van haar omzet bevoegd tot het verrichten van diensten voor andere publiekrechtelijke of overheidsgedomineerde privaatrechtelijke rechtspersonen. Met deze rechtspersonen en organisaties moeten dienstverleningsovereenkomsten afgesloten worden. Het dagelijks bestuur dient in te stemmen met een dergelijke dienstverleningsovereenkomst.
HOOFDSTUK
IV:

Het algemeen bestuur
§
1.

De samenstelling
Artikel
5
Door de raad van elke deelnemende gemeente worden twee leden uit het college van burgemeester en wethouders of de raad aangewezen.
Artikel
6
1.
De raden wijzen zo mogelijk in de eerste vergadering van elke zittingsperiode de leden van het algemeen bestuur aan.
2.
De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een tijdvak gelijk aan dat van de leden van de gemeenteraad.
3.
Een lid van het algemeen bestuur treedt af wanneer:
- a.
hij geen lid meer is van het college of de raad;
- b.
hij als zodanig ontslag neemt;
- c.
de raad die hem heeft aangewezen hem als zodanig ontslag verleent;
- d.
de zittingsperiode van de raad eindigt.
4.
Na het tussentijds ontstaan van een vacature in het algemeen bestuur wijst de betreffende raad in haar eerstvolgende vergadering een nieuw lid van het algemeen bestuur aan.
5.
Van een aanwijzing tot lid van het algemeen bestuur geeft het college binnen een week kennis aan de voorzitter van het streekarchief
Artikel
7
Een lid van het algemeen bestuur kan niet tevens medewerker in dienst van of op grond van een overeenkomst van opdracht werkzaam zijn voor het streekarchief dan wel in dienst van een deelnemende gemeente.
§
2.

De bevoegdheden.
Artikel
8
1.
Alle bevoegdheden in het kader van de regeling, die niet aan het dagelijks bestuur, de voorzitter of de streekarchivaris zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur.
2.
Bij de uitoefening van deze bevoegdheden zijn de bij de Gemeentewet voor de raad gestelde bepalingen zoveel mogelijk van toepassing.
3.
Het algemeen bestuur kan besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zoals bedoeld in artikel 4, vijfde lid van deze regeling, dan wel het ontbinden daarvan of het beëindigen van deelname daaraan, voor zover dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang.
4.
Het besluit als bedoeld in het derde lid wordt niet genomen dan nadat aan de raden een ontwerpbesluit is toegezonden en deze in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen, overeenkomstig artikel 31a van de Wgr.
5.
Indien deze regeling of de WGR dat bepaalt, of indien het algemeen bestuur dat in voorkomende gevallen nodig acht, worden besluiten van het algemeen bestuur vooraf voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden.
§
3.

De werkwijze.
Artikel
9
1.
Op het houden van de vergaderingen van het algemeen bestuur is artikel 22 van de Wgr van toepassing.
2.
Het op grond van lid 1 door het algemeen bestuur vast te stellen reglement van orde wordt ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten.
Artikel
10
1.
Het aantal stemmen van een lid van het algemeen bestuur staat in relatie tot het aantal inwoners van de gemeente die hij vertegenwoordigt. Een lid uit een gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente steeds over één stem extra.
2.
Voor het vaststellen van de aantallen inwoners worden steeds de meest recente door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari gehanteerd.
HOOFDSTUK
V:

Het dagelijks bestuur
§
1.

De samenstelling.
Artikel
11
Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden, die worden gekozen door en uit het algemeen bestuur.
Artikel
12
1.
De aanwijzing van de leden van het dagelijks bestuur vindt plaats in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling.
2.
Een lid van het dagelijks bestuur treedt af wanneer:
- a.
hij als zodanig ontslag neemt;
- b.
het algemeen bestuur hem als zodanig ontslag verleent;
- c.
hij ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn.
3.
Een lid van het dagelijks bestuur dat ontslag neemt of moet aftreden overeenkomstig het in het tweede lid sub c. bepaalde, blijft zijn functie waarnemen, totdat onherroepelijk in zijn opvolging is voorzien.
4.
Indien tussentijds een plaats in het dagelijks bestuur vacant komt en het openvallen van de plaats gaat gepaard met het openvallen van een plaats in het algemeen bestuur, dan stelt het algemeen bestuur het kiezen van een nieuw lid van het dagelijks bestuur uit, totdat de opengevallen plaats in het algemeen bestuur zal zijn bezet, doch voor niet langer dan drie maanden.
§
2.

De bevoegdheden
Artikel
13
Aan het dagelijks bestuur van het streekarchief is opgedragen:
- a.
het voorbereiden van hetgeen het algemeen bestuur ter overweging en beslissing moet worden voorgelegd;
- b.
het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur;
- c.
het toezicht op het beheer van de inkomsten en de uitgaven van het streekarchief;
- d.
het toezicht op het beheer en het onderhoud van alle werken, inrichtingen en eigendommen van het streekarchief;
- e.
het houden van toezicht op al hetgeen het streekarchief aangaat.
§
3.

De werkwijze
Artikel
14
Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast. Het reglement wordt aan het algemeen bestuur ter kennis gebracht.
HOOFDSTUK
VI:

Voorzitter en secretaris
§
1.

De voorzitter
Artikel
15
1.
Het algemeen bestuur wijst in haar eerste vergadering in nieuwe samenstelling een van de drie in artikel 11 van deze regeling bedoelde leden van het dagelijks bestuur aan als voorzitter.
2.
De voorzitter treedt af, wanneer
- a.
hij als zodanig ontslag neemt;
- b.
het algemeen bestuur hem als zodanig ontslag verleent;
- c.
hij ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn.
3.
De voorzitter die ontslag neemt of overeenkomstig het tweede lid sub c. moet aftreden, blijft zijn functie waarnemen, totdat onherroepelijk in zijn opvolging is voorzien.
4.
Bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door een ander lid van het dagelijks bestuur, aan te wijzen door het dagelijks bestuur.
Artikel
16
1.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.
2.
De voorzitter draagt er zorg voor dat de besluiten naar behoren worden uitgevoerd.
3.
De voorzitter vertegenwoordigt het streekarchief in en buiten rechte. De voorzitter kan de vertegenwoordiging aan een door hem gemachtigde schriftelijk opdragen.
4.
Indien de voorzitter deel uitmaakt van het bestuur van een deelnemende gemeente die partij is in een geding of bij een buitengerechtelijke rechtshandeling, waarbij het streekarchief is betrokken, oefent één van de andere twee leden uit het dagelijks bestuur deze bevoegdheid uit, daartoe aangewezen door het dagelijks bestuur.
§
2.

De secretaris
Artikel
17
1.
De streekarchivaris wordt door het algemeen bestuur tevens aangewezen als secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.
2.
Het dagelijks bestuur benoemt op voordracht van de streekarchivaris een plaatsvervangend secretaris.
3.
Artikel 103 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
Artikel
18
1.
Aan de secretaris van het streekarchief is opgedragen:
- a.
het administratief voorbereiden en vastleggen van de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur;
- b.
het rapporteren over de uitvoering van de genomen besluiten;
- c.
de uitvoering en bewaking van de procedurele verplichtingen die voortvloeien uit de gemeenschappelijke regeling.
2.
De secretaris is bevoegd om deel te nemen aan de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur en aan eventuele commissievergaderingen. Hij heeft daarin een adviserende stem.
Artikel
19
Het algemeen bestuur regelt de verantwoordelijkheden en de positie van de secretaris nader in de organisatieverordening, bedoeld in artikel 27 lid 6 van deze regeling.
§
3.

De voorzitter en de secretaris
Artikel
20
De voorzitter en de secretaris ondertekenen de stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan.
HOOFDSTUK
VII:

Commissies
Artikel
21
1.
Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter kunnen commissies van advies instellen. In het instellingsbesluit worden de taak, de samenstelling, het voorzitterschap, de werkwijze en de bekostiging geregeld.
2.
Het algemeen bestuur stelt een adviescommissie in van gebruikers van het streekarchief, waarin onder meer de vertegenwoordigers van historische verenigingen zitting hebben.
HOOFDSTUK
VIII :

Informatie en verantwoording
Artikel
22
1.
Indien het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter beschikt over informatie waarvan wordt ingeschat dat de raden van de deelnemende gemeenten die informatie nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, wordt deze informatie gedeeld door middel van:
- a.
rechtstreekse schriftelijke verzending aan de raden via de griffies, of
- b.
mededeling te doen in een raadsinformatiebijeenkomst bij de deelnemende gemeenten.
2.
Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden de door één of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen schriftelijk en zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk na de eerstvolgende bestuursvergadering.
3.
In ieder geval worden actief, zonder dat daarvoor een verzoek van de raden noodzakelijk is, openbaar gemaakt de vergaderstukken en verslagen van het algemeen bestuur overeenkomstig het bepaalde in de Wet open overheid.
Artikel
23
1.
Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad die hem heeft aangewezen alle inlichtingen, die door de raad of één of meer leden daarvan worden verlangd, op een door die raad nader te bepalen wijze voor zover deze informatie niet al actief conform artikel 22 van deze regeling is overlegd.
2.
Een lid van het algemeen bestuur is verantwoording verschuldigd aan de raad die hem heeft aangewezen voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.
3.
De raad kan een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur dat zijn vertrouwen niet meer bezit, als zodanig ontslag verlenen. Op het ontslagbesluit zijn de hoofdstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing.
Artikel
24
1.
Het dagelijks bestuur brengt aan de raden ter kennis de besluiten van het algemeen bestuur betreffende:
- a.
de begroting, de rekening en het werkprogramma, zoals bedoeld in artikel 30, artikel 31 en artikel 4 lid 3 van deze regeling;
- b.
het reglement van orde zoals bedoeld in artikel 9 lid 2 van de regeling, subsidiair artikel 16 van de Gemeentewet;
- c.
de aankoop en verkoop van onroerende zaken.
2.
Voor zover de besluiten bedoeld in lid 1 de goedkeuring behoeven van Gedeputeerde Staten, brengt het dagelijks bestuur de beslissing van dit college ter kennis van de raden.
Artikel
25
1.
De leden van het dagelijks bestuur verstrekken - tezamen dan wel afzonderlijk - aan het algemeen bestuur alle inlichtingen die door het algemeen bestuur dan wel één of meer leden daarvan, hetzij mondeling in een vergadering van het algemeen bestuur, hetzij schriftelijk worden verlangd en wel door:
- a.
mondelinge beantwoording van de gestelde vragen in dezelfde vergadering van het algemeen bestuur;
- b.
toezending van bepaalde aangewezen stukken zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek daartoe;
- c.
schriftelijke beantwoording van de gestelde vragen zo spoedig mogelijk na ontvangst daarvan.
2.
Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of één lid daarvan, nadat inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.
3.
Het dagelijks bestuur – de leden tezamen dan wel afzonderlijk – zijn aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur.
4.
Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit.
HOOFDSTUK
IX:

Vergoedingen
Artikel
26
Het algemeen bestuur kan voor leden van commissies, die geen bestuurder of ambtenaar zijn van een deelnemende gemeente, een regeling vaststellen tot tegemoetkoming in de kosten, respectievelijk tot vergoeding van hun werkzaamheden.
HOOFDSTUK
X:

Streekarchivaris en ambtelijk apparaat
Artikel
27
1.
Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing of ontslag van de streekarchivaris.
2.
De streekarchivaris wordt bij verhindering of ontstentenis vervangen op een door het algemeen bestuur te bepalen wijze.
3.
De streekarchivaris is belast met:
- a.
het –binnen de kaders gesteld door algemeen en/of dagelijks bestuur- geven van leiding aan het apparaat en de medewerkers van het streekarchief;
- b.
het voorbereiden van hetgeen het dagelijks bestuur ter overweging en beslissing moet worden voorgelegd;
- c.
het uitvoeren van de besluiten van het dagelijks bestuur;
- d.
het beheer van de inkomsten en uitgaven;
- e.
het beheer en het onderhoud van alle werken, inrichtingen en eigendommen.
4.
De streekarchivaris is bevoegd tot benoeming, schorsing, ontslag, dan wel de tewerkstelling op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, van personeel.
5.
De streekarchivaris is bevoegd om -binnen de kaders van de begroting- financiële verplichtingen aan te gaan en prioriteiten te stellen bij de uitvoering van bedoelde plannen.
6.
Het algemeen bestuur regelt de verantwoordelijkheden en de positie van de streekarchivaris nader in een organisatieverordening, zoals bedoeld in artikel 159 van de Gemeentewet.
7.
De streekarchivaris is verplicht om eenmaal per kwartaal, binnen een maand na afloop van het betreffende kwartaal, het dagelijks bestuur te informeren over de voortgang van de uitvoering van de dienstdoelstellingen die zijn vastgelegd in de begroting.
8.
De streekarchivaris is verplicht om onvoorziene ontwikkelingen, waarvan de gevolgen buiten het kader van begroting vallen, met spoed voor te leggen aan het dagelijks bestuur.
9.
De streekarchivaris informeert de voorzitter maandelijks over de voortgang van de taken uit lid 3.
Artikel
28
1.
Het ambtelijk apparaat bestaat uit medewerkers die in dienst zijn aangesteld van het streekarchief.
2.
Het algemeen bestuur stelt de formatie van het ambtelijk apparaat vast.
3.
Het algemeen bestuur bepaalt onder welke voorwaarden arbeidsovereenkomsten worden aangegaan.
4.
Op het personeel in dienst van het streekarchief is de CAO Samenwerkende gemeentelijke organisaties (CAO SGO) en zijn de lokale regelingen van het Streekarchief Midden-Holland (het Personeelshandboek van het Streekarchief Midden-Holland) van toepassing.
HOOFDSTUK
XI:

Financiële bepalingen
Artikel
29
1.
Met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het kasbeheer van het streekarchief en met betrekking tot de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het streekarchief zijn de artikelen 212 tot en met 215, met uitzondering van artikel 213a, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
2.
De deelnemende gemeenten zullen er steeds zorg voor dragen dat het streekarchief over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
3.
Indien aan het algemeen bestuur blijkt dat een deelnemende gemeente weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het algemeen bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.
Artikel
30
1.
Op het voorbereiden en vaststellen van de begroting is het bepaalde in de artikelen 34, 34b en 35 van de Wgr van toepassing.
2.
In de begroting wordt aangegeven de naar raming door de deelnemende gemeenten voor het jaar, waarop de begroting betrekking heeft, verschuldigde bijdrage voor het basispakket, bedoeld in artikel 4 lid 3 van deze regeling, waarbij een verdeelsleutel wordt gehanteerd die zowel rekening houdt met het aantal inwoners als met het aantal in beheer gegeven strekkende meters archiefbescheiden en terabytes digitale informatie.
3.
De deelnemende gemeenten betalen bij wijze van voorschot jaarlijks vóór 1 februari de in het derde lid bedoelde bijdrage.
4.
Terstond na de vaststelling wordt de begroting in afdruk toegezonden aan de raden die elk het voor de betreffende gemeente als algemene bijdrage geraamde bedrag, in de gemeentebegroting opnemen.
5.
Met betrekking tot wijziging van de begroting is het bepaalde in lid 2 en 5 van overeenkomstige toepassing.
6.
Van het bepaalde in het voorgaande lid kan worden afgeweken ten aanzien van begrotingswijzigingen die zowel:
- a.
geen wijziging inhouden van de gemeentelijke algemene bijdrage bedoeld in lid 2;
- b.
passen binnen het algemeen en financieel beleid, zoals vastgelegd in de (meerjaren-) begroting.
7.
Af- en overschrijving op posten van de begroting zonder begrotingswijziging is mogelijk, wanneer hiertoe bij een - door Gedeputeerde Staten goedgekeurd- besluit van het algemeen bestuur machtiging is verleend, mits af- en overschrijvingen geen negatief effect hebben op de gemeentelijke algemene bijdrage.
Artikel
31
1.
Onder overlegging van de conceptjaarrekening met toelichting legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de inkomsten en uitgaven over het verstreken dienstjaar. Het dagelijks bestuur voegt daarbij een verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, ingesteld door de op grond van artikel 29 van de regeling, subsidiair artikel 213 van de Gemeentewet, aangewezen accountant.
2.
Op het voorbereiden en vaststellen van de jaarrekening is het bepaalde in de artikelen 34 en 34b van de Wgr van toepassing.
3.
Artikel 201 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
4.
De vaststelling van de rekening strekt het dagelijks bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.
5.
In de rekening wordt de door de deelnemende gemeenten over het betreffende jaar werkelijk verschuldigde algemene bijdrage opgenomen.
6.
Het streekarchief kent een egalisatiefonds dat tot doel heeft te voorkomen dat de deelnemende gemeenten elk jaar worden geconfronteerd met een nabetaling of een terugbetaling, omdat de in de rekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming in de begroting. De maximale vulling van dit fonds bedraagt 10 % van het begrotingstotaal.
Het saldo van de jaarrekening wordt ten bate of ten laste van het egalisatiefonds gebracht, zolang het hierboven genoemde maximum niet is bereikt, respectievelijk zolang het fonds over voldoende middelen beschikt.
HOOFDSTUK
XII:

Evaluatie
Artikel
32
1.
Op gezamenlijk of afzonderlijk verzoek van de deelnemende gemeenten, kan het algemeen bestuur binnen iedere zittingstermijn, de in artikel 4 van deze regeling beschreven doelstelling en de in het kader daarvan uitgevoerde taken, evalueren.
2.
De deelnemende gemeente die hiertoe verzoekt, zal het verzoek motiveren.
3.
Het algemeen bestuur zal na een verzoek als bedoeld in lid 1 van dit artikel overgaan tot evaluatie indien alle deelnemende gemeenten instemmen met een evaluatie. Het algemeen bestuur stelt vervolgens vast op welke wijze de behartiging van de belangen van de regeling zal worden geëvalueerd en stelt de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten hiervan in kennis.
4.
Het verslag van de evaluatie wordt in ieder geval toegezonden aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.
HOOFDSTUK
XIII:

Geschillen
Artikel
33
1.
Geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wgr worden eerst voorgelegd aan een eigen Geschillencommissie.
2.
Deze Geschillencommissie bestaat uit drie personen, aan te wijzen door de partijen waartussen het geschil bestaat. Het bestuur faciliteert het instellen van de commissie.
3.
De commissie hoort de bij het geschil betrokken bestuursorganen en het bestuur en brengt advies uit aan de betrokken partijen.
4.
Na ontvangst van het advies treden de in het derde lid bedoelde partijen nogmaals in overleg om te trachten tot een gezamenlijke oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de Wgr, voor te leggen aan gedeputeerde staten.
5.
De kosten voor de Geschillencommissie worden door de gemeenschappelijke regeling van het streekarchief en de betreffende deelnemer(s) ieder in gelijke delen gedragen.
HOOFDSTUK
XIV:

Toetreding, wijziging en opheffing
Artikel
34
Toetreding door andere gemeenten vindt plaats indien:
- a.
de bestuursorganen van de betreffende gemeente daartoe strekkende besluiten nemen;
- b.
de betreffende gemeente en het streekarchief overeenstemming hebben bereikt over eventuele voorwaarden voor toetreding;
- c.
de bestuursorganen van ten minste tweederde deel van de deelnemende gemeenten met de toetreding en de voorwaarden bedoeld onder b instemmen;
- d.
Gedeputeerde Staten de toetredingsbesluiten goedkeuren.
Artikel
35
1.
Zowel het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, als de bestuursorganen der deelnemende gemeenten kunnen voorstellen tot wijziging van de regeling doen.
2.
Aan een besluit van het algemeen bestuur daartoe kan eerst uitvoering worden gegeven, nadat het is bekrachtigd bij besluiten van de raden en burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten.
3.
De wijziging gaat in op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het desbetreffende besluit is ingeschreven in de registers als bedoeld in artikel 136 van de Wgr.
Artikel
36
1.
De regeling wordt opgeheven indien de bestuursorganen van tenminste tweederde deel van het aantal deelnemende gemeenten daartoe besluiten.
2.
In geval van opheffing van de regeling besluit het algemeen bestuur tot liquidatie en stelt hij daarvoor de nodige regels.
3.
Het liquidatieplan wordt door het algemeen bestuur, de bestuursorganen van de deelnemende gemeenten gehoord, vastgesteld. Het behoeft de goedkeuring van Gedeputeerde Staten.
4.
Het liquidatieplan regelt de gevolgen voor het ambtelijk apparaat en voorziet in de verplichtingen van de deelnemende gemeenten tot deelneming in de personele gevolgen van de beëindiging van de regeling.
5.
In geval van opheffing van het streekarchief wordt een resterend saldo verdeeld over de deelnemende gemeenten naar rato van de stemverhouding bedoeld in artikel 10 lid 1 van deze regeling.
6.
De bestuursorganen van het streekarchief blijven in functie totdat de liquidatie is voltooid.
HOOFDSTUK
XV:

Uittreding
Artikel
37
- 1.
Iedere deelnemer kan een aankondiging indienen tot uittreden.
- 2.
De daartoe strekkende aankondiging tot uittreden van het college van burgemeester en wethouders, na toestemming van de raad, wordt terstond door toezending ter kennis gebracht van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.
- 3.
De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het dagelijks bestuur de aankondiging heeft ontvangen.
- 4.
Het dagelijks bestuur zendt de aankondiging tot uittreding van een deelnemer aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten.
- 5.
Alvorens een deelnemer tot een besluit tot uittreding komt, wordt over het verzoek daartoe eerst overleg met de andere deelnemers gevoerd.
- 6.
Een besluit tot uittreding kan niet eerder worden genomen dan drie jaar na toetreding tot deze regeling.
- 7.
Een uittredingsbesluit wordt van kracht twee kalenderjaren na het verstrijken van het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen. Tenzij het dagelijks bestuur in overleg met de uittredende gemeente een kortere termijn bepaalt.
- 8.
Het dagelijks bestuur draagt naar aanleiding van het uittredingsverzoek van een deelnemer zorg voor het opstellen en vaststellen van een concept uittredingsplan en een concept voorlopige uittreedsom. Het algemeen bestuur maakt het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom aan de deelnemende gemeente die wenst uit te treden kenbaar.
- 9.
Het algemeen bestuur stelt het definitieve uittredingsplan en de voorlopige en definitieve uittreedsom vast.
- 10.
De bestuursorganen van een deelnemer kunnen eerst een definitief besluit tot uittreding nemen, indien het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom bekend zijn.
- 11.
Het dagelijks bestuur zendt het besluit tot uittreding aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten.
- 12.
Van een besluit van uittreding van een deelnemer wordt door het dagelijks bestuur kennis gegeven aan gedeputeerde staten.
Artikel
38
1.
Het dagelijks bestuur stelt ten behoeve van het concept uittredingsplan en de bepaling van de concept voorlopige uittreedsom een projectgroep samen die onder leiding van een onafhankelijke (externe) deskundige het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom voorbereidt.
2.
De projectgroep inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept uittredingsplan en berekent een concept voorlopige uittreedsom.
3.
Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding.
4.
Het dagelijks bestuur wijst een onafhankelijke (externe) deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht dan wijst het dagelijks bestuur deze aan op basis van een bindende opdracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden, onder voorzitterschap van de voorzitter van het streekarchief, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger namens de uittredende deelnemer. De kosten voor het inschakelen van een externe deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer.
5.
Het dagelijks bestuur geeft, na oplevering van het concept uittredingsplan door de projectgroep, de accountant van het streekarchief opdracht om het door de projectgroep voorbereide concept uittredingsplan en het voorstel voor een concept voorlopige uittreedsom te toetsen. De kosten voor het toetsen zijn voor rekening van de uittredende deelnemer.
6.
Het concept uittredingsplan met de concept voorlopige uittreedsom, wordt op voorstel van de projectgroep, vastgesteld en vrijgegeven voor het indienen van zienswijzen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur zendt daartoe het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen gedurende acht weken hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur indienen.
7.
Alvorens het dagelijks bestuur het concept uittredingsplan vast stelt en vrij geeft voor zienswijzen, stelt het een aanwezige ondernemingsraad van het streekarchief of een vertegenwoordiging van het personeel in de gelegenheid om advies uit te brengen over de personele en organisatorische gevolgen die voortvloeien uit het concept uittredingsplan.
8.
Het dagelijks bestuur voegt de ingediende zienswijzen bij het concept uittredingsplan en het voorstel voor de concept voorlopige uittreedsom, en zendt dit geheel ter besluitvorming aan het algemeen bestuur.
Artikel
39
1.
Het uittredingsplan wordt, met in achtneming van het concept uittredingsplan en de ingediende zienswijzen, vastgesteld door het algemeen bestuur. In het uittredingsplan worden de systematiek en de specifieke condities, waaronder de financiële gevolgen van uittreding en de voorlopige uittreedsom geregeld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op evenwichtige wijze worden afgewogen.
2.
Uiterlijk 8 maanden na het kenbaar maken van de aankondiging tot uittreden, stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast.
3.
Vaststelling van het uittredingsplan geschiedt bij unaniem besluit.
4.
Het dagelijks bestuur informeert de uittredende en overige gemeenten over het door haar vastgestelde uittredingsplan en voegt de ingediende zienswijzen met reactie bij het uittredingsplan.
5.
Het algemeen bestuur regelt de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding. Tot deze financiële voorwaarden behoort de bepaling, dat een uittredende deelnemer nog twee jaar, vanaf het jaar van uittreding van het streekarchief, een bijdrage in de jaarlijkse (vaste) exploitatielasten van het streekarchief betaalt. De bijdrage kan worden omgezet in een éénmalige uittredingssom.
6.
Het uittredingsplan bevat de systematiek voor de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding, te betalen door de uittredende deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom.
7.
Voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast.
8.
Uiterlijk 8 maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in het eerste lid en op een gemiddelde van de jaarrekeningen van de voorafgaande vier begrotingsjaren.
9.
Een uittredende deelnemer kan géén recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom of zakelijk recht van het streekarchief. Wel kan de uittreding tot gevolg hebben dat deelnemende partijen nader onderhandelen over de eigendomspositie, zakelijke rechten of gezamenlijk aangehouden reserveposities, indien aanwezig, van het streekarchief. De uitkomst van onderhandelingen zal als bijlage worden toegevoegd aan het uittredingsplan.
10.
Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen.
Artikel
40
1.
De voorlopige respectievelijk definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van directe kosten van uittreding (frictiekosten en desintegratiekosten), verminderd met het aandeel van de uittredende deelnemer in het eigen vermogen minus de bestemmingsreserves van het streekarchief op de datum van uittreding.
2.
De frictiekosten en desintegratiekosten worden berekend op basis van de principes van goed koopmanschap en de principes van accounting.
3.
Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten te maken door de gemeenschappelijke regeling die het directe gevolg zijn van de beslissing tot uittreding van een deelnemer, zoals maar niet uitsluitend, de inhuur van deskundigen, een accountant en advocaat.
4.
Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de gemeenschappelijke regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer, ontstaan als direct gevolg van de uittreding. Onder desintegratiekosten wordt mede verstaan alle kosten uit overige verplichtingen, zoals de afbouw van risico’s alsmede de door deelnemende gemeenten aangegane langlopende contractuele betalingsverplichtingen.
5.
Het vierde lid is van overeenkomstige toepassing op kosten te dragen door de gemeenschappelijke regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan binnen een periode van 5 jaar vanaf het moment van uittreding als direct gevolg van de uittreding.
6.
Het streekarchief brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van het eigen vermogen van de uittredende deelnemer minus de bestemmingsreserves van de gemeenschappelijke regeling zoals genoemd in lid 1, in rekening bij de uittredende deelnemende gemeente. De uittredende deelnemende gemeente is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, op de wijze zoals genoemd in artikel 44 van deze regeling.
7.
Kosten die de uittredende deelnemende gemeente maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van die uittredende gemeente.
Artikel
41
1.
De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding. Beleidswijzigingen, wijziging van economische omstandigheden en wijziging van inzichten die zich voordoen of opkomen na het moment van de daadwerkelijke uittreding kunnen niet worden betrokken bij de bepaling van de hoogte van de definitieve uittreedsom.
2.
Feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan na het moment van daadwerkelijke uittreding kunnen niet leiden tot wijziging van de hoogte van de uittreedsom, tenzij de uitgetreden deelnemende gemeente dan wel het algemeen bestuur kan aantonen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou zijn bepaald indien:
- a.
de wederpartij onjuiste inlichtingen heeft verstrekt waarvan deze diende aan te nemen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou luiden, indien deze onjuiste inlichtingen niet zouden zijn verstrekt;
- b.
de wederpartij inlichtingen die hem op het moment van het bepalen van de uittreedsom bekend waren niet heeft verstrekt, terwijl de wederpartij redelijkerwijs had moeten aannemen dat deze inlichtingen van invloed zouden kunnen zijn op de bepaling van de hoogte van de uittreedsom.
3.
De tussen de deelnemende gemeenten bestaande verhoudingen en afspraken met betrekking tot niet definitief afgehandelde of later alsnog ingediende schadeclaims op grond van schade ontstaan binnen de periode van deelneming, zullen gedurende een periode van 30 jaren ongewijzigd gecontinueerd worden, als waren zij nog gezamenlijk deelnemende gemeenten aan het streekarchief. Het vorenstaande geldt voor wat betreft besluitvorming ten aanzien van vraagstukken betreffende schadeclaims, als ook financiële inbreng van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de aan dit onderwerp verbonden kosten, voor zover die voor rekening en risico van het streekarchief komen en voor zover de bestemmings- en algemene reserves bezien vanuit de reservepositie van het streekarchief, niet toereikend zijn om die schade (geheel of gedeeltelijk) te dekken.
Artikel
42
Na uittreding van de uittredende gemeente, zal de gemeenschappelijke regeling gewijzigd dienen te worden conform artikel 35 van deze regeling. Het dagelijks bestuur draagt hier zorg voor.
Artikel
43
1.
Het streekarchief en haar dagelijks en algemeen bestuur zijn gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het dagelijks bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemende gemeente.
2.
De vertegenwoordiger van de uittredende gemeente in het algemeen bestuur, houdt gedurende de periode vanaf het besluit tot uittreding tot de daadwerkelijke uittreding, bij de beraadslaging en besluitvorming door het algemeen bestuur rekening met de belangen van het streekarchief zoals deze zich kunnen voordoen vanaf het moment van daadwerkelijke uittreding. Indien nodig onthoudt deze vertegenwoordiger zich van beraadslaging en besluitvorming.
3.
De waarde van de formatie die de uittredende gemeente overneemt van het streekarchief wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom.

Artikel 44
1.
Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom biedt het dagelijks bestuur de uitredende gemeente de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in één keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur conform de voorkeur van de uittredende gemeente of de uittredende gemeente de uittreedsom in een aantal termijnen (het aantal termijnen zal naar redelijkheid door het bestuur bepaald worden) of in één keer dient te betalen. In geval van betaling in één termijn, dient die betaling binnen 6 maanden na uittreding plaats te vinden.
2.
De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom.
HOOFDSTUK
XVI:

Burgerparticipatie
Artikel
45
1.
Het streekarchief beschikt over een adviescommissie van gebruikers van het streekarchief op grond van artikel 21, lid 2, van deze regeling. De adviescommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het algemeen bestuur over de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van taken van het streekarchief.
2.
Inwoners wordt de mogelijkheid geboden gebruik te maken van spreekrecht bij vergaderingen van het algemeen bestuur, conform het bepaalde in het Reglement van Orde van het algemeen bestuur. Hiertoe kan men in contact treden met de secretaris.
HOOFDSTUK
XVII:

Duur van de regeling
Artikel
46
De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
HOOFDSTUK
XVIII:

Het archief
Artikel
47
1.
Voor de uitvoering van de Archiefwet en de daaraan verbonden voorschriften is door het streekarchief een eigen Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer opgesteld .
2.
Als archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het streekarchief.
3.
De streekarchivaris is belast met het beheer van de naar de bewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en met het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats bedoeld in lid 2.
HOOFDSTUK
XIX:

Overgangs- en slotbepalingen
Artikel
48
1.
Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 42 van de Algemene wet bestuursrecht. Overeenkomstig artikel 26, lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het college van de gemeente Gouda de wijziging van de regeling tijdig bekend in het gemeenteblad. De wijziging van de regeling treedt in werking na deze bekendmaking
2.
Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op de opname in het register, bedoeld in artikel 26, tweede lid van de Wgr, maar uiterlijk en zo nodig met terugwerkende kracht per 1 januari 2005, gewijzigd per 1 januari 2016, 1 januari 2020, 1 juli 2024.
3.
Dit besluit wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland, 3e wijziging.