GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Voorschoten

Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2025
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten;
overwegende dat:
- -het college op 28 mei 2024 het besluit heeft genomen om de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie te wijzigen;
- -het daarom nodig is om de Budgethoudersregeling te actualiseren om zo de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan personen werkzaam binnen de ambtelijke organisatie toe te kennen om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;
gelet op artikel 29 en 30 van de Financiële Verordening van de gemeente Voorschoten 2023;
besluit:
vast te stellen de ‘Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2025’.
Hoofdstuk
1.

Algemeen
Artikel
1.

Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- -Afdelingshoofd: een medewerker, belast met en verantwoordelijk voor de leiding van een afdeling en die deel uitmaakt van het managementteam.
- -Afdelingsbudgethouder: afdelingshoofd die budget beheert.
- -Ambtelijke organisatie: het geheel van medewerkers van de gemeente Voorschoten die het bestuur van de gemeente ondersteunen bij het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van beleid.
- -Budget: op een kostenplaats beschikbaar gestelde financiële middelen. Deze kunnen zowel uit baten als lasten bestaan.
- -Budgethouder: medewerker die budget beheert.
- -College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten.
- -Externe inhuur: een organisatie of een natuurlijke persoon waarmee geen arbeidsrelatie bestaat, die tegen betaling en in opdracht van de gemeente Voorschoten werkzaamheden verricht die bestaan uit het inzetten van personele capaciteit of specifieke deskundigheid.
- -Gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten
- -Gemeentesecretaris: de secretaris zoals bedoeld in artikel 100 en volgende van de Gemeentewet.
- -Griffie: de raadsgriffie van de gemeente Voorschoten.
- -Griffier: de raadsgriffier van de gemeente Voorschoten zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.
- -Hoofdbudgethouder: gemeentesecretaris.
- -Investeringsbudget: een door de raad beschikbaar gesteld investeringskrediet voor het doen van een investering waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven.
- -Mandaat: de bevoegdheid om namens het college besluiten te nemen .
- -Medewerker: een functionaris in dienst van de gemeente Voorschoten of een door externe inhuur bij de gemeente Voorschoten werkzame persoon.
- -Niet beïnvloedbare kosten: het deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen.
- -Portefeuillehouder: een lid van het college dat in het bijzonder verantwoordelijk is voor één of meerdere beleidsterreinen.
- -Prestatie akkoord verklaarder (PAV-er): medewerker die voor het beheer van budgetten de geleverde prestaties van diensten en de aanneming van werk en goederen controleert.
- -Project: een verzameling van gebudgetteerde activiteiten met een definieerbaar begin en eind alsmede een beoogd concreet resultaat.
- -Projectbudgethouder: budgethouder van één of meerdere projecten.
- -Projectsubbudgethouder: medewerker met de budgetverantwoordelijkheid van één of meerdere projecten
- -Rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met de van belang zijnde wet- en regelgeving.
- -Rekenkamer: de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg.
- -Teambudgethouder: teamleider die budget beheert.
- -Teamleider: een medewerker, zijnde de manager van een team, die deel uitmaakt van het managementteam.
- -Verplichting: het financiële gevolg van het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk of verlening van diensten aan de gemeente, van een subsidiebesluit, of van een besluit tot uitkering.
- -Vierogenprincipe: de functiescheiding in het financiële proces tussen diegene die de geleverde prestatie controleert en diegene die een factuur goedkeurt.
Artikel
2.

Samenhang Mandaatbesluit
Bij de uitoefening van de bevoegdheden in deze regeling moeten de regels van het actuele Mandaatbesluit van de gemeente Voorschoten in acht worden genomen, waarbij in geval van twijfel het mandaatbesluit prevaleert.
Hoofdstuk
2.

Aanwijzing en vervanging
Artikel
3.

Aanwijzing
1.
Het college mandateert het beheer van de (investerings)budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder.
2.
De griffier is de budgethouder voor de (investerings)budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad en voor zover van toepassing van de budgetten van de Rekenkamer.
3.
De hoofdbudgethouder kan het beheer van (investerings)budgetten aan afdelingshoofden en teamleiders mandateren, waarmee zij worden aangewezen als respectievelijk afdelingsbudgethouder en teambudgethouder.
4.
De afdelingshoofden en teamleiders kunnen het beheer van (een deel van) hun budgetten mandateren aan een medewerker die aan hen verantwoording aflegt, waarmee de medewerker wordt aangewezen als budgethouder.
5.
In aanvulling op artikel 3 lid 3 wordt de teamleider projecten aangewezen als de projectbudgethouder voor de projecten binnen het sociaal en ruimtelijk domein, waarbij de teamleider projecten het beheer van (een deel van) deze budgetten kan mandateren aan een medewerker. Deze medewerker wordt daarmee projectsubbudgethouder. De budgetverantwoordelijkheid voor de overige projecten ligt bij de hoofdbudgethouder. Daarnaast kan de teamleider projecten worden aangewezen als teambudgethouder voor overige budgetten.
6.
Iedere (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder wijst voor hun (investerings/project)budget één (of meerdere) prestatie akkoord verklaarder(s) aan. Bij het aanwijzen van (afdelings/team/project(sub))budgethouders en prestatie akkoord verklaarders en hun vervangers wordt te allen tijde het vierogenprincipe in acht genomen. De financiële administratie heeft de controlerende functie.
7.
Aanwijzingen tot (afdelings/team/project)budgethouder en prestatie akkoord verklaarder gebeurt schriftelijk of per mail. De financiële administratie wordt hiervan terstond op de hoogte gebracht.
8.
Aan elk budget wordt maximaal en tevens minimaal één (afdelings/team/project(sub))budgethouder gekoppeld.
Artikel
4.

Vervanging
1.
De hoofdbudgethouder wordt bij afwezigheid van de gemeentesecretaris vervangen door een locosecretaris.
2.
Een afdelingsbudgethouder wordt vervangen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau. Aanwijzing gebeurt door de gemeentesecretaris.
3.
Een teambudgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere teambudgethouder binnen dezelfde afdeling, of verticaal door de afdelingsbudgethouder of diens vervanger. Aanwijzing gebeurt door de afdelingsbudgethouder of hoofdbudgethouder.
4.
Een budgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere budgethouder binnen hetzelfde team, of verticaal door de teamleider of diens vervanger. Aanwijzing gebeurt door de teambudgethouder of diens vervanger.
5.
De projectbudgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere teamleider binnen dezelfde afdeling, of verticaal door het afdelingshoofd of diens vervanger.
6.
Vervanging van de projectsubbudgethouder wordt bepaald door de projectbudgethouder of diens vervanger.
7.
De griffier wordt als budgethouder vervangen door diens plaatsvervanger.
Hoofdstuk
3.

Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken
Artikel
5.

Verantwoordelijkheden
1.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor het beheer van de (investerings)budgetten binnen de kaders van de begroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
2.
De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de afdelingen over ontwikkelingen in de (investerings)budgetten.
3.
De afdelingsbudgethouders zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en het realiseren van inkomsten die tot de verantwoordelijkheid van een afdeling behoren.
4.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders zijn ieder voor hun (investerings)budgetten verantwoordelijk voor:
- a.
Het beheersen van de uitgaven door een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde middelen.
- b.
Het aangaan van verplichtingen nadat is geconstateerd dat het budget
  - i.
Toereikend is;
  - ii.
Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het beschikbaar is gesteld.
- c.
Het realiseren van de inkomsten zoals deze zijn opgenomen op de budgetten.
- d.
Het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.
- e.
Het zorgdragen dat leveranciers binnen de betalingstermijn betaald kunnen krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.
- f.
Opvolging geven aan incorrecte facturen/prestaties bij crediteuren/debiteuren.
- g.
Het vragen aan de leverancier om op de factuur een herleidbare codering (bijvoorbeeld kostenplaats of verplichtingennummer) op te nemen.
5.
De afdelingsbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen in de bestuurlijke P&C-cyclus.
6.
De (hoofd/afdelings)budgethouder is ieder voor diens budgetten verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording aan het college over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning- & controlcyclus. Dat zijn onder andere de actuele Financiële Verordening en het geldende inkoopbeleid.
7.
De prestatie akkoord verklaarder toetst de facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.
8.
De financiële administratie:
- a.
Is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders, prestatie akkoord verklaarders en hun vervangers, en wijzigingen hierin.
- b.
Bewaakt het goedkeuringsproces van het registreren van verplichtingen en het overgaan tot betalingen, alsook het nakomen van de betalingstermijnen.
- c.
Is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.
- d.
Is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen.
- e.
Memoriaalboekingen waarbij meer wijzigt dan de kostensoort moet akkoord worden gegeven door de betreffende (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder(s).
- f.
De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 8, lid 1 en 2 van de regeling genoemde kosten.
Artikel
6.

Bevoegdheden
In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:
- 1.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot het bedrag van diens budget en een maximumbedrag op basis van hun rol en functie:
  - a.
Hoofdbudgethouder: geen maximum
  - b.
Afdelingsbudgethouder: € 1.000.000
  - c.
Teambudgethouder: € 250.000
  - d.
Budgethouder: € 50.000
  - e.
Projectbudgethouder: € 1.000.000
  - f.
Projectsubbudgethouder: € 250.000
- 2.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder is bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan de financiële administratie tot het innen van een som geld van een derde partij.
- 3.
De hoofd- of afdelingsbudgethouder is bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget te overschrijden tot maximaal 10% van het budget, op voorwaarde dat zij het college hierover zo snel mogelijk informeren.
- 4.
Het is de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder alleen toegestaan binnen een taakveld neutraal budgetten aan te passen onder de voorwaarde dat:
  - a.
de wijziging geen gevolgen heeft voor het door de raad vastgestelde beleid.
  - b.
de wijziging geen saldo-effect heeft op de totale lasten en totale baten binnen het taakveld.
  - c.
de wijziging geen mutaties in de reserves betekent.
  - d.
de overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd.
  - e.
de toerekening van de algemene kosten genoemd onder artikel 8, eerste en tweede lid, niet wordt beïnvloed.
  - f.
personele budgetten niet worden ingezet voor materiële lasten.
Artikel
7.

Taken
In het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn onderstaande taken beschreven.
- 1.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders kunnen ieder voor hun budgetten de volgende processtappen uitvoeren:
  - a.
Het aanmaken van verplichtingen voor iedere opdracht met een waarde hoger dan € 2.500, zodat de actuele stand van het budget kan worden berekend.
  - b.
Het verplichtingsnummer doorgeven aan de leverancier, zodat die dat kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd.
  - c.
Het accorderen van de verplichtingen.
- 2.
Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de prestatie akkoord verklaarder. Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.
- 3.
Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de prestatie akkoord verklaarder voldoende voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.
- 4.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder informeert de portefeuillehouder tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hun toegekende budgetten van minimaal € 10.000.
- 5.
De (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder kan de taken uit artikel 7, lid 1 en artikel 7 lid 4 overdragen aan de prestatie akkoord verklaarder, met uitzondering van de taak uit artikel 7, lid 1, onderdeel c.
Artikel
8.

Bijzondere budgetten
1.
Voor bepaalde lasten ontvangst de gemeente Voorschoten centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op verschillende budgetten van mogelijk meerdere (typen) budgethouders. Dit betreft kosten voor publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en motorrijtuigenbelasting. Deze lasten worden centraal berekend en geboekt.
2.
De personeelslasten (salarissen en afdracht van premies en belastingen), kapitaallasten, interne doorbelastingen, dotaties aan voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend en geboekt.
3.
De kosten uit het eerste en tweede lid van dit artikel worden door de financiële administratie verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende budgetten van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouders.
4.
De teamleider verantwoordelijk voor de financiële administratie is verantwoordelijk voor de verdeling en boeking van de posten in artikel 8, eerste en tweede lid. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.
Hoofdstuk
4.

Overige bepalingen
Artikel
9.

Functiescheiding
1.
De functie van (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder en prestatie akkoord verklaarder kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben. Uitvoerende functionarissen van de financiële administratie kunnen daardoor geen budgethouder of prestatie akkoord verklaarder zijn.
2.
De rol van (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder mag niet gecombineerd worden met de rol als prestatie akkoord verklaarder met betrekking tot dezelfde verplichting/factuur.
3.
Declaraties of eigen facturen van de (hoofd/afdelings/team/project(sub))budgethouder dienen te worden goedgekeurd door de leidinggevende. Declaraties of facturen van de hoofdbudgethouder dienen te worden goedgekeurd door diens vervanger.
Artikel
10.

Hardheidsclausule
In gevallen waarin deze Budgethoudersregeling niet voorziet beslist het college.
Artikel
11.

Citeertitel en inwerkingtreding
1.
Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2025’.
2.
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2025.
3.
De Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019 wordt hiermee ingetrokken, maar blijft van toepassing op de periode vóór de inwerkingtreding van deze regeling.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders, gehouden op 11 februari 2025.
E.A. van Wattingen,
gemeentesecretaris
drs. N. Stemerdink,
burgemeester