GEMEENTEBLAD
Officiële uitgave van de gemeente Leidschendam-Voorburg

Verordening van de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg houdende regels omtrent de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024 (Verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024)
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg,
gelezen het voorstel van de Werkgroep Verordeningen van 12 september 2024,
gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;
Besluit vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024, luidende:
HOOFDSTUK
1.

ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel
1.

Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- -commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
- -commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
- -wet: Gemeentewet.
Artikel
2.

Instelling raadscommissies
Er is een raadscommissie Samenleving waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
Samenkracht en burgerparticipatie
- 2.
Wijkteams
- 3.
Inkomensregelingen
- 4.
Begeleide participatie
- 5.
Arbeidsparticipatie
- 6.
Maatwerkvoorzieningen
- 7.
Maatwerk dienstverlening 18+
- 8.
Maatwerk dienstverlening 18-
- 9.
Geëscaleerde zorg 18+
- 10.
Geëscaleerde zorg 18-
- 11.
Openbaar basisonderwijs
- 12.
Onderwijshuisvesting
- 13.
Onderwijsbeleid en leerling zaken
- 14.
Sportbeleid en activering
- 15.
Sportaccommodaties
- 16.
Cultuurpresentatie, cultuurproductie & cultuurparticipatie
- 17.
Musea
- 18.
Cultureel erfgoed
- 19.
Media
- 20.
Volksgezondheid
- 21.
Bestuur
- 22.
Burgerzaken
- 23.
Crisisbeheersing en brandweer
- 24.
Openbare orde en veiligheid
- 25.
Algemene dekkingsmiddelen, overhead en vennootschapsbelasting
- 26.
Ruimtelijke plannen m.b.t. onderwijs, sport, kinderopvang, zorg en cultuur.
- 27.
Economie (inclusief economische ontwikkeling en economische promotie).
Er is een raadscommissie Omgeving waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
- 1.
Ruimtelijke ordening
- 2.
Grondexploitatie (niet-bedrijven terreinen)
- 3.
Wonen en bouwen
- 4.
Verkeer en Vervoer
- 5.
Parkeren
- 6.
Recreatieve havens
- 7.
Openbaar vervoer
- 8.
Openbaar groen en (openlucht) recreatie
- 9.
Riolering
- 10.
Afval
- 11.
Milieubeheer
- 12.
Fysieke bedrijfsinfrastructuur
- 13.
Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen
- 14.
Begraafplaatsen en crematoria.
Artikel
3.

Taken
Een raadscommissie:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.
- d.
biedt een lid, indien 48 uur van te voren aangemeld, de mogelijkheid politieke vragen te stellen aan het college of de burgemeester m.b.t. een niet geagendeerd onderwerp,
- e.
biedt het college of de burgemeester de mogelijkheid, indien 48 uur van te voren aangemeld, een mededeling te doen m.b.t. een niet geagendeerd onderwerp,
- f.
biedt een lid, indien 48 uur van te voren aangemeld, de mogelijkheid een procesvraag te stellen aan het college of de burgemeester m.b.t. de stand van zaken en tijdsplanning ten aanzien van moties en toezeggingen die over de datum zijn.
Artikel
4.

Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
- 1.
Raadsleden zijn lid van beide raadscommissies, met inachtneming van lid 5.
- 2.
Ook niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.
- 3.
De raad benoemt op voordracht van de fracties de niet-raadsleden als raadscommissielid. Fracties van vier of meer leden kunnen maximaal één niet-raadslid voordragen als lid van de raadscommissies. Fracties kleiner dan vier leden kunnen maximaal twee niet-raadsleden voordragen van de raadscommissies.
- 4.
In een raadscommissie mag iedere fractie met maximaal drie leden, uitgezonderd de commissievoorzitter, vertegenwoordigd zijn. Per agendapunt kunnen maximaal twee commissieleden per fractie deelnemen aan de beraadslaging.
- 5.
De raad benoemt de commissievoorzitters. Commissievoorzitters zijn geen lid van de raadscommissie waarvoor zij zijn benoemd. Bij afwezigheid van de commissievoorzitter voorziet de agendacommissie in het voorzitterschap.
Artikel
5.

Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.
- 3.
De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.
- 4.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
- 5.
Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 6.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 7.
Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.
Artikel
6.

De commissiegriffier
- 1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
- 2.
Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.
- 3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar.
- 4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.
HOOFDSTUK
2.

VERGADERINGEN
PARAGRAAF
1.

VOORBEREIDING
Artikel
7.

Oproep en agenda
- 1.
De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een oproep en de agenda met de daarbij behorende stukken.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.
- 3.
Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing.
- 4.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld , met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad).
- 5.
Voorts vergadert een raadscommissie als haar voorzitter het nodig acht of als ten minste twee fracties schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoeken.
Artikel
8.

Publiceren van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep gepubliceerd. Als na het verzenden van de oproep stukken worden gepubliceerd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
Artikel
9.

Openbare kennisgeving
- 1.
Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in lokale media en op de website van de gemeente.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
PARAGRAAF
2.

VERGADERING
Artikel
10.

Presentielijst
- 1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel
11.

Opening vergadering en quorum
- 1.
Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad) vertegenwoordigd is.
- 2.
Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
- 3.
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad) vertegenwoordigd is.
Artikel
12.

Advies; geen stemmingen
- 1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, bepaalt de commissievoorzitter, gehoord de beraadslaging, de inhoud van het advies.
- 2.
Per agendapunt zijn de volgende adviezen mogelijk:
  - a.
Oordeelsvorming over een raadsvoorstel of raadsbrief is afgerond en de raadscommissie adviseert dat dit een hamerstuk wordt op de agenda van de raad;
  - b.
Oordeeldsvorming over een raadsvoorstel of raadsbrief is nog niet afgerond en de raadscommissie adviseert dit te agenderen voor een volgende raadscommissie, met een duiding van hoofdpunten van nadere oordeelsvorming, of
  - c.
Oordeelsvorming over een raadsvoorstel of raadsbrief is vrijwel afgerond en de raadscommissie adviseert dit te agenderen voor de raad, met een concrete duiding van resterende bespreekpunten.
- 3.
In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.
- 4.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde. Deze stemmingen vinden plaats met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad).
Artikel
13.

Spreektermijnen en spreektijden
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad).
- 2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
- 3.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
- 5.
Iedere fractie en het college krijgt spreektijden toegewezen in de verhouding 75% en 25%. De agendacommissie stelt de spreektijden vast. Iedere fractie krijgt in de vergadering een vooraf door de agendacommissie vastgestelde spreektijd. Interrumperen tijdens een interpellatiedebat is mogelijk in de tweede termijn. Interpellant voert niet vaker dan twee maal het woord, ieder ander raadslid of collegelid niet vaker dan eenmaal.
Artikel
14.

Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad).
Artikel
15.

Spreekrecht burgers
- 1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.
- 2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12 uur op de dag van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van naam, contactgegevens en het onderwerp waarover het woord wordt gevoerd.
- 3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
- 4.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 5.
Het spreekrecht duurt maximaal dertig minuten, tenzij de commissievoorzitter in het belang van de orde van de vergadering anders bepaalt.
- 6.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.
Artikel
16.

Handhaving orde en schorsing
- 1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
- 2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad) verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Artikel
17.

Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad)
Artikel
18.

Verslag
- 1.
Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.
- 2.
Uit een verslag blijkt in ieder geval:
  - a.
de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
  - b.
een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
  - c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
  - d.
een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;
  - e.
een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en
  - f.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
- 3.
Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.
- 4.
Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.
- 5.
Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.
PARAGRAAF
3.

BESLOTEN VERGADERINGEN
Artikel
19.

Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel
20.

Verslag besloten vergadering
- 1.
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
- 2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.
- 3.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel
21.

Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
PARAGRAAF
4.

TOEHOORDERS EN PERS
Artikel
22.

Toehoorders en pers
- 1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
- 2.
Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
- 3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
- 4.
De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.
Artikel
23.

Geluid- en beeldregistraties
Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.
HOOFDSTUK
3.

SLOTBEPALINGEN
Artikel
24.

Inwerkingtreding en citeertitel en intrekking
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024.
- 3.
De Verordening op de raadscommissie Leidschendam-Voorburg 2021 wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 10 december 2024.
De griffier, De voorzitter,
R.G.R. Jeene, M.W. Vroom

Toelichting
Artikel 3. Taken
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
In Leidschendam-Voorburg wordt uitgegaan van het tweede model, waarin het debat in de raad niet uitgesloten wordt.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kader stellend, controlerend en volks vertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar de agendacommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 2 van het Reglement van orde van de raad 2024 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. De agendacommissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).
De punten onder d, e en f bieden flexibele ruimte op de agenda. Deze punten kunnen op de agenda worden opgenomen onder de noemer ‘vragen en mededelingen’.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Raadsleden zijn uit hoofde van hun raadslidmaatschap tevens commissielid in alle raadscommissies, Een uitzondering op deze regel is gemaakt voor de voorzitters van de commissies (ze ook de toelichting op lid 5).
Alleen de commissieleden, niet zijnde raadsleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies.
Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Verder moeten zij ook de ambtseed afleggen en mogen zij bepaalde handelingen niet verrichten. Ook de gedragscode voor raadsleden is voor hen van toepassing. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het tweede lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet.
Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. Zie hiervoor artikel 4 van het Reglement van orde van de raad. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Het vierde lid bepaalt dat iedere fractie met maximaal 3 commissieleden in een vergadering van de commissie aanwezig mag zijn, waarvan er maximaal 2 per onderwerp het woord mogen voeren. Deze bepaling geldt alleen voor de aanwezigheid en woordvoering per vergadering. Het betreft niet het lidmaatschap als zodanig, maar is puur praktisch van aard. Het voorkomt dat onnodig veel leden aan de vergadertafel plaatsnemen.
Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld en in 2019 nogmaals in de Eerste Kamer. Een voorzitter is geen lid van de commissie waarvoor hij/zij is benoemd. De voorzitter kan dus niet aan de beraadslagingen en stemmingen van artikel 12, lid 4 deelnemen, ook niet als hij/zij zich laat vervangen. De achtergrond hiervan is dat een voorzitter te allen tijde neutraal en onafhankelijk moet kunnen opereren. De waarnemend voorzitters kunnen gewoon lid zijn van de betreffende commissie.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen (tweede lid) en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.
Artikel 7. Oproep en agenda
Bij verzending van de concept agenda van de commissies naar de fracties (de dag na de vergadering van de agendacommissie) wordt de totaallijst meegestuurd van alle ingekomen stukken raad van de maand daaraan voorafgaand en de LIS van de maand daaraan voorafgaand. Deze lijsten worden tevens in de vergadering van de agendacommissie geagendeerd als de concept agenda’s worden besproken en vastgesteld.
Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In het eerste lid gaat het om een agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (tweede lid).
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.
Artikel 8. Publiceren van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de oproep gepubliceerd. De stukken worden op elektronische wijze aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid).
Artikel 9. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: AWB). Er is voor gekozen om dit zowel via de lokale media te doen als elektronisch. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in de verordening te zijn, zie artikel 3:42, tweede lid, juncto 2:14 van de AWB. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd voor spoedeisende gevallen.
Artikel 10. Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 11. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien blijkens de presentielijst een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad) vertegenwoordigd is en deze leden de presentielijst hebben getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag ervan uit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 12. Advies; geen stemmingen
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ AWB-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Artikel 13. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (tweede lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid) met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad).
Artikel 14. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 15. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is ervoor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening op de raadscommissies 2021. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid). In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.
In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken. Op basis van artikel 18, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.
Artikel 16. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (vierde lid). Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.
Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 17. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie met een gewogen meerderheid (op basis van de omvang van de fractie in de gemeenteraad). Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt, geldt een plicht tot geheimhouding van rechtswege als bedoeld in artikel 23, vierde lid, artikel 82, vijfde lid en hoofdstuk Va van de wet en zal een raadscommissie moeten besluiten of die plicht voortduurt dan wel wordt opgeheven.
Artikel 20. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vijfde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.
Artikel 21. Opheffing geheimhouding
Een raadscommissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 22. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang tot de vergadering kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.